penilaian_prestasi.ppt

PENILAIAN PRESTASI (PP)

Definisi:PP – merupakan proses penilaian thd pencapaian semasa atau terdahulu staf yang dilakukan secara berkala dan berterusan dibandingkan dengan sasaran yang telah ditetapkan.

3 elemen ptg proses PP:(a) Penetapan piawai /sasaran/KPI kerja,

(b) Penilaian thd pencapaian sebenar berbanding piawai yang ditetapkan, (c) Maklumbalas untuk penambaikan ke arah pencapaian piawai.



Aktiviti PSM yang paling kritikal: MENGAPA?• Sering menimbulkan masalah/pertikaian• Kesan kepuasan/ ketidakpuasan staf/motivasi• Berkaitan perkembangan kerjaya (periok nasi)• Maruah (dignity)/ harga diri staf

BAGAIMANA MENGATASINYA ?• Staf perlu jelas apa organisasi harapkan drp mereka.• Apa yang staf perlu lakukan utk mencapai objektif.• Bagaimana utk memperbaiki kelemahan staf.

MENGAPA PRESTASI SESEORANG PERLU

DINILAI (kepentingan)?

Kepentingan umum- untuk menentukan:• Tahap kemampuan staf melaksanakan sesuatu

tugas.• Status, perancangan & pembangunan kerjaya

staf (latihan dsb)• Alat menentukan gaji & ganjaran kepada staf• Guna tenaga organisasi. (Ch.: menentukan

tahap produktiviti, pencapaian serta sumbangan staf terhadap organisasi).

KEPENTINGAN PENILAIAN PRESTASI

A) Kepada Staf/pekerja:

• Mendapat maklumbalas mengenai prestasi kerjanya samada:- memenuhi piawai/sasaran/KPI ditetapkan,- sesuai/tidak utk kenaikan pangkat/ganjaran lain.

• Memberi motivasi (jika staf percaya proses PP telah dilaksanakan dengan adil).

• Menetapkan piawai/sasaran baru (dengan persetujuan bersama).

• Staf tahu apa yang dihendaki organisasi.• Memberi peluang staf membaiki

kelemahan/latihan.

B) Kpd pengurus/ketua :• Membantu mengenalpasti kemajuan &

perkembangan staff dibawah,• Mengklasifikasikan staf kategori cemerlang,

sederhana & lemah,• Membantu pengurus menangani 3 kategori tadi

(ganjaran, latihan, program pengukuhan),• Membantu dalam perancangan organisasi

(peruntukan kewangan),• Mengenalpasti masalah kerja dan pekerja (staf),• Menentukan klasifikasi kerja (mencabar, perlu

kreativiti tinggi, kesediaan menghadapi tekanan & kemampuan berinteraksi) yang sesuai kepada staf (elak bazir & kecewa, tingkat keberkesanan & kepuasan).

Kepentingan penilaian prestasiKEPENTINGAN PENILAIAN PRESTASI

C) Kpd organisasi

Kepentingan penilaian prestasiKEPENTINGAN PENILAIAN PRESTASI

MATLAMAT PENILAIAN PRESTASI

PP – Berfungsi sebagai satu sistem yang formal menilai prestasi staf dan menyampaikan maklum balas tahap pencapaian kpd staf.

5 matlamat umum PP:(1) Asas membuat keputusan personel.

- menentukan kedudukan staf dalam organisasi, kenaikan pangkat.

(2) Menyediakan maklum balas thd pencapaian pekerja.

- menjangka, mengenalpasti & bertindak mengikut keperluan dan harapan pekerja.

KEPENTINGAN PENILAIAN PRESTASIMATLAMAT PENILAIAN

PRESTASI

(3) Sebagai panduan/peringatan kepada ketua/pengurus.

- Mengetahui dan menganalisis masalah yang dihadapi staf (ke akar umbi).

- Masalah kerja (persekitaran) atau staf (pengetahuan, kemahiran, sikap dll).

- Melaksanakan tindakan penyelesaian.


PRESTASI

(4) Menyediakan program latihan (perkembangan profesional) dan pembangunan staf.

• Mengatur program latihan dan pembangunan yang sesuai kepada staf (& penilai) berdasarkan prestasi mereka utk meningkat kemahiran/kepakaran.


PRESTASI

(5) Menentukan ganjaran setimpal

- Ganjaran setimpal dengan prestasi

(kenaikan gaji, bonus, pangkat, dll yang sesuai dengan pencapaian).

- Ganjaran setimpal merupakan insentif

MATLAMAT PENILAIAN PRESTASI

CADANGAN KITARAN PENILAIAN PRESTASI

1. Mesyuarat awalan (awal tahun)

2. Penetapan SKT (mengambilkira prestasi staf).

3. Proses pengumpulan maklumat (pencerapan berkala & sepanjang tahun, penyeliaan & bimbingan berterusan, maklumat 360, temuduga).

4. Pemarkahan utk penentuan tahap prestasi (kemahiran P&P, kualiti peribadi, hubungan & kerjasama, kegiatan & sumbangan, penghasilan kerja, pengetahuan & kemahiran).

5. Pernyataan penilaian & maklumbalas (perbincangan antara penilai & dinilai).

6. Mesyuarat keputusan rasmi tahap prestasi.

7. Keputusan rasmi tahap prestasi (Disampaikan kpd guru).

8. Tindakan susulan

Hubungan, kepentingan & implikasi PP dengan aktiviti sumber manusia lain

a) Dgn aktiviti prekrutan staf

Apa itu prekrutan ? Analisis kerja? Spesifikasi kerja?Deskripsi kerja ? Perancangan sumber manusia (strategik)?

• PP menyediakan maklum balas semasa untuk menilai keberkesanan proses perekrutan dan pemilihan staf.

• Proses PP (teknikal & pengurusan) terhadap tugas & kemahiran disesuaikan dengan deskripsi yang digunakan dalam proses perekrutan dan pemilihan dan,

• ch.: interview untuk pemilihan pengetua, guru besar; ‘ujian’ dan ‘inteview’ keguruan utk kemasukan ke F/Pendidikan Universiti Awam.

(b) Dgn aktiviti pemilihan staf

Apakah aktiviti pemilihan staf ? Sesuai & layak (berdasarkan pengalaman, sikap-dedikasi, kemahiran/kebolehan, pengetahuan, keperibadian, kelayakan)?

• Pemilihan tepat berdasarkan PP yang betul

(oleh penilai yang tahu tahap pencapaian/ kebolehan dengan tugas baru) *Pemilihan berlaku dua hala (organisasi dan calon).

Hubungan & implikasi PP dengan aktiviti sumber manusia yang lain



c) Dgn aktiviti pampasan & ganjaran

(i) PP penentu kadar bayaran gajiBerdasarkan PP (boleh diukur), keputusan (keadilan perlu dicapai) akan dibuat untuk menentukan status/kadar bayaran gaji/upah/pampasan yang setimpal kepada staf.

Penilaian berterusan bermula dari awal, dan menyeluruh boleh mengurangkan bias .



(ii) PP sebagai rujukan utama (proses pengambilan)

Sebagai asas yang boleh digunakan dalam penentuan tahap gaji atau jumlah gaji yang diberikan kepada staf di atas sumbangan mereka.

Hubungan, kepentingan & implikasi PP dengan aktiviti sumber manusia yang lain -

pampasan & ganjaran

(iii) PP sebagai alat untuk membezakan gaji staf/pekerja

(iv) PP mengambil kira sumbangan peribadi sebagai penentuan gaji dan ganjaran.

(v) PP penentu kepada keadilan pemberian gaji dan ganjaran.

Hubungan, kepentingan & implikasi PP dengan aktiviti sumber manusia yang lain -pampasan & ganjaran

Hubungan, kepentingan & implikasi PP dengan aktiviti sumber manusia yang

lainc) Dengan program latihan dan

pembangunan staf.

• PP mengenalpasti kekuatan dan kebolehan staf.

• PP mengenalpasti kelemahan staf.

• PP mengukur tahap keberkesanan latihan/kursus/workshop.


d) Dgn pembangunan kerjaya

BINCANGKAN


e) Dgn perhubungan industri

BINCANGKAN


f) Dgn aktiviti keselamatan dan kesihatan staf

BINCANGKAN

Isu & cabaran PP dalam organisasi

• Memastikan pelaksanaan sistem PP menjurus ke arah kejayaan pelaksanaan strategik, matlamat dan misi keseluruhan organisasi untuk mencapai kelebihan persaingan.

• Bias terhadap jantina, demografi, kaum, dll.• Penilai tidak berkelayakan menilai• PP dan pengekalan staf yang kompeten tinggi.• Jaminan keberkesanan sistem PP terhadap memenuhi

tuntutan kualiti (staf dan produk/perkhidmatan yang dihasilkan)

• Penggunaan teknologi moden dalam PP• dll

Strategi meningkatkan keberkesanan pelaksanaan sistem penilaian prestsi

• Bincangkan (Langkah-langkah untuk mengatasi cabaran tadi)

(1) Penilaian pengurus/supervisor

• Biasanya pengurus mengetahui dengan mendalam pencapaian staf

• Pengurus mengetahui dengan mendalam keperluan kerja.

• Apa kelemahan ? Tidak berpeluang memahami pekerja.

SUMBER MAKLUMAT PENILAIAN PRESTASI

(2) Penilaian rakan sejawat

Rakan sejawat:

• Sumber terbaik untuk mendapatkan matlumat kerja.

• Berpeluang mengamati aktiviti kerja.

• Berpengetahuan mendalam mengenai keperluan kerja.

• Apa kelemahan-kenalan rapat-bias (?)


(3) Penilaian diri sendiri

Staf :• Berpeluang mengamati kelakuan mereka

sendiri.• Selalu berpeluang melihat hasil kerja mereka

sendiri.• Diberi kebebasan turut serta dalam

menentukan masa depan sendiri.• Kelemahan ? Cenderung beri markah lebih


(4) Penilaian pelanggan• Penilaian sangat sesuai apabila

organisasi/syarikat sangat berminat mengumpulkan maklumat samada untuk menentukan apakah produk/perkhidmatan yang dikehendaki pelanggan atau bagi memastikan kualiti khidmat/produk yang ditawarkan. Contoh: Penilaian pelajar UKM ke atas pensyarah.


(5) Maklum balas 360 darjah• Satu proses penilaian prestasi kerja staf di mana

maklumat prestasi staf diperolehi drp semua yg mempunyai hubungkait dengan staf (dinilai) seperti oleh subordinate, rakan sekerja, pelanggan dan pembekal.

• Memberi peluang pelbagai pihak menilai.• Mengambil kira pandangan semua.• Andaian- Individu yg terlibat secara langsung

dengan staf setiap hari mempunyai banyak maklumat dan perspektif luas berbanding pengurus/penyelia.


Kelebihan penilaian 360 darjah• Membolehkan staf melihat dan membandingkan

kekuatan dan kelemahan dirinya berbanding jangkaan prestasi yg dibuat orang lain.

• Berupaya mengurangkan diskriminasi jantina, etnik, geografi.

• Sumber maklumat yang pelbagai dapat mengurangkan rasa curiga terhadap staf yang dinilai.

SUMBER PENILAIAN PRESTASI

(6) Rekod/ data ICT

Pencapaian/ KPI yang di muatnaik ke dalam sistem sepanjang tahun. Contoh: Buku, artikel journal, pembentangan

k/kerja, menjalankan penyelididikan, dsb.


KESILAPAN PENILAIAN PRESTASI

(1) Kesan halo

Keadaan dimana- ciri-ciri atau sifat peribadi staf yang tiada kaitan dengan kerja yang dilakukan mempengaruhi penilaian terhadap dirinya.

(2) Stereotaip

Penilai mengkategorikan staf mengikut kriteria peribadi seperti umur, jantina, bangsa dan kecacatan.


(2) Atribusi

Penilai meletakkan penyebab atau mengaitkan prestasi cemerlang staf dengan penyebab yang bersifat luaran seperti nasib, memegang jawatan mudah, dsb.


(3) Kesan kebelakang

Penilaian prestasi kuat dipengaruhi oleh perbuatan kebelakang (terkini) staf.


(4) Ralat murah hati atau ketegasan

Penilai cenderung menjadikan proses penilaian berlaku dengan mudah tanpa sebarang masalah dan ini menyebabkan memberi penilaian yang lebih tinggi dari sepatutnya.

Dan sebaliknya bagi yang terlampau tegas.



(5) Kecenderungan memusat

Merupakan strategik selamat di mana tiada staf mendapat penilaian terlalu tingi atau rendah.

Cenderung memberi penilaian sederhana bagi semua staf.

Strategi meningkatkan keberkesanan pelaksanaan sistem penilaian prestasi

(1)Mengadakan kursus/ seminar

Pelaksanan penilaian prestasi berkesan kepada pegurus/ penilai prestasi.

Pengurus/ penilai akan mengadakannya selepas itu di peringkat sekolah.


(2) Menyediakan sistem penilaian yang mudah difahami, bersifat KPI (boleh diukur) dan ringkas untuk

dilaksanakan.


(3) Tidak menukar sistem penilaian sewenang-wenangnya

• Mengelakkan kekeliruan,

• Jika berlaku perubahan penjelasan sebelum dilaksanakan.

• Ruang penambaikan disediakan.

• Disemak secara formal, berkala/ berterusan terutamanya jika ada maklum balas negatif.


(4) Penilaian prestasi hendaklah dilakukan berdasarkan pencapaian kerja staf (prestasi) sebagaimana yang telah ditetapkan (dipersetujui) dalam piawai prestasi (SKT).


(5) Semua penilaian hendaklah disemak dengan teliti oleh ketua/pengurus atasan sebelum sesi sebenar temuduga penilaian dilaksanakan


(6) Jabatan Sumber Manusia (KPM-Bahagian Sumber Manusia; di sekolah ?) menyediakan sistem penyimpanan maklumat yang lengkap serta sistematik untuk kemudahan akses dan keselamatan/kerahsiaan penyimpanan.


(7) Cuba melibatkan staf dari peringkat awal proses penilaian prestasi supaya mereka tidak berasa terasing dengan proses tersebut.


(8) Melantik penemuduga-penemuduga terlatih (arif) untuk mengendalikan sesi temuduga penilaian prestasi.


(9) Ganjaran dan pengiktirafan yang sesuai perlu diberikan kepada staf

yang telah menunjukkan peningkatan prestasi walaupun peningkatannya kecil.


(10) Mendapat maklumat untuk penilaian prestasi – 360 (kebaikan seperti dibincangkan sebentar tadi)

MOTIVASI DAN PRESTASI

• Konsep motivasi menjelaskan bagaimana gelagat manusia (staf) boleh didorong.

• Motivasi merupakan satu proses psikologi yang meransang dan mengarahkan tindakan secara berterusan bagi mencapai sesuatu matlamat.

• Kepekaan terhadap keperluan dan kehendak staf adalah salah satu sifat yang baik seorang ketua/pengurus.


• Teori Motivasi Maslow (TMM): pencapaian diri, penghormatan diri, sosial, keselamatan dan fisiologi

• TMM: manusia mempunyai beberapa tingkat keperluan secara teratur.

• TMM: Setiap tingkat keperluan mempunyai darjah kepentingan tertentu berbanding yg lain.

• TMM: Andaian- manusia perlu memenuhi keperluan tingkat bawah sebelum keperluan tingkat atas ingin dicapainya.


• TMM: Andaian- apabila sesuatu tingkat keperluan dipenuhi, maka ia tidak lagi menjadi asas motivasi bagi mendorong manusia bertindak, tapi tingkat keperluan berikutnya pula akan mendorong tercetusnya sesuatu perlakuan, bertindak pelbagai cara bagi mencapai dan memuaskan dirinya


Implikasinya- Pengurus perlu sedar:

• Tingkat-tingkat yang atas dalam hierarki TMM boleh bertindak sebagai motivasi kepada staf.

• Kehendak staf adalah berbeza.

• Semangat motivasi staf bergantung kepada apa yang telah mereka miliki.


• Daya usaha staf bergantung kepada tingkat motivasi yang ditawarkan.

• Kebolehan pengurus mengwujudkan suasana (budaya/iklim) yang positif bersesuaian dengan keperluan dan matlamat individu adalah kunci motivasi staf.

• Motivasi prestasi meningkat kepuasan kerja

• Apakah tanda-tanda yang menunjukkan wujud motivasi tinggi atau rendah dalam kalangan staf ?

KAEDAH MEMOTIVASI STAF

• Wang (upah, gaji, bonus, elaun) (kenapa?) Sebagai asas untuk mencapai semua keperluan dalam TMM ? Apakah implikasi dalam proses penilaian prestasi ? (keadilan ?).

• Kenaikan pangkat (gaji naik, status, kuasa & kawalan, kemajuan diri dan menerima keistimewaan tertentu. Implikasi: Sistem penilaian prestasi jujur dan adil serta peluang kenaikan pangkat berdasarkan prestasi kerja perlu diwujudkan.


• Penghargaan (pelbagai bentuk)

Boleh meningkatkan ketekunan, sikap positif dan semangat terhadap kerja.

• Reka bentuk kerja –memberi tanggungjawab, kepercayaan dan kuasa kepada staf


• Kumpulan kerja – individu memerlukan kumpulan untuk keperluan perhubungan, matlumat, ganjaran dan katlamat tertentu.

• Penglibatan staf – dalam membuat keputusan, penentuan matlamat organisasi dapat motivasi, prestasi, kepuasan dan kesan yang positif terutamanya pada peringkat pelaksanaan.- Staf akan berasa diperlukan dan dihargai

oleh organisasi.- Staf akan meluah buah fikiran, tabah, gigih, sabar bertanggungjawab untuk menjayakan kerja mereka.

penilaian_prestasi.ppt

Documents