PENILAIAN PRESTASI

Definisi Penilaian prestasi bermaksud sistem formal semakan dan penilaian berkala ke atas prestasi kerja individu atau kumpulan (Mondy, R. W. , Noe , R.M & Premeaux , S.R , 2002). Penilaian prestasi ditakrifkan sebagai apa jua prosedur yang melibatkan penetapan piawaian kerja, penilaian prestasi sebenar pekerja berbanding piawaian dan pemberian maklum balas kepada pekerja (Dessler, G., 2003).

Siapa yang patut dinilai? Prestasi atlet Pengurus Pegawai pemasaran (kewangan, pengeluaran, fasiliti) Juruteknik Kerani Pemandu kenderaan Pengawal keselamatan dll

Kelebihan Pekerja yang dinilai berpeluang mengetahui kelemahannya dan perlu dipertingkatkan. Memberi peluang kapada pekerja mengemukakan pendapatnya . Penilai dapat mengetahui bidang kelemahan yang wujud dengan tepat yang membolehkan mencari jalan pembaikan yang praktikal. Penilai dapat mengeksploitasi pendapat dari pekerja ke arah memajukan prestasi dengan menguntungkan organisasi .

Tujuan Penilai Prestasi Perancangan sumber manusia Kenal pasti individu yang berkelayakan untuk dinaikkan pangkat. Tentukan kekuatan dan kelemahan ahli dalam organisasi.

Pengambilan dan pemilihan Membuat ramalan mengenai prestasi calon-calon yang memohon bekerja dalam organisasi.

Latihan dan Pembangunan Keperluan-keperluan tertentu terhadap latihan, pelajaran dan perkembangan diri seorang pekerja.

Perancangan dan Pembangunan kerjaya. Kenal pasti kekuatan, kelemahan dan potensi pekerja

Pentadbiran Pampasan Penilaian prestasi berguna buat pengurus untuk membuat keputusan memberikan ganjaran kepada kakitangan.

Perhubungan Dalaman Pekerja Data-data yang diperolehi daripada penilaian prestasi adalah berguna bagi proses-proses menentukan pekerja-pekerja yang manakah boleh dinaikkan pangkat , turun pangkat , ditamatkan perkhidmatan atau di tukarkan

Menilai Potensi Pekerja Memberi fokus kepada prestasi pekerja di masa hadapan , dapat mengenalpasti pekerja-pekerja yang berpotensi dan mempunyai harapan untuk meningkat serta mengekalkan prestasi kerjanya di dalam kerja yang baru

Piawaian Prestasi Piawaian prestasi adalah satu piawaian hasil kerja yang ditetapkan oleh organisasi dan ia akan digunakan dalam menilai pencapaian pekerja. Piawaian prestasi perlu diterangkan dengan jelas kepada semua pekerja. Boleh dinyatakan secara kualitatif dan kuantitatif.

4 elemen yang perlu diambil kira oleh pihak pengurusan sumber manusia dalam menetapkan piawaian prestasi (Ab. Aziz Yusof, 2005) ;

1. Hubungan Strategik2. Kekurangan Kriteria 3. Pencemaran Kriteria 4. Kebolehpercayaan

Individu Yang Terlibat Menjalankan Penilaian Jabatan Sumber Manusia bertanggungjawab untuk membentuk dan merangka program penilaian. Jabatan ini perlu memastikan bahawa penilaian prestasi ini dapat diterima baik oleh semua pekerja.

Penyelia/Pengurus

Penilaian 360

Pekerja Bawahan / Subordinat

Pelanggan

Rakan Sekerja

Diri Sendiri

Ciri-Ciri Nilaian Penilaian prestasi yang dibuat haruslah dan semestinya menumpukan kepada kriteria-kriteria yang berkaitan dengan pekerjaan seseorang pekerja sahaja . Jangkaan pencapaian atas pekerjaan (performance expextation). Standardization Penilai yang layak ( Qualified appraisers ). Employee access to result

Proses PenilaianKenal pasti matlamat.

Tetapkan piawaian KerjaPelaksanaan Kerja Menilai Prestasi Maklum Balas

Kaedah Penilaian Prestasi1. Skala Pengkadaran Grafik 2. Kaedah Pemeringkatan 3. Agihan Terpaksa 4. Perbandingan Pasangan

5. Kaedah Gelagat6. Senarai Semakan 7. Skala Pengkadaran Berasaskan Gelagar 8. Pengurusan Mengikut Objektif

1. SKALA PENGKADARAN GRAFIK Skala Pengkadaran Grafik (graphic rating scales) melibatkan kaedah penilaian menggunakan skala atau garisan yang menunjukan lingkungan pelbagai kriteria prestasi. Antara kriteria yang digunakan : Pencapaian kerja dari segi kualitatif dan kuantitatif Kemahiran yang diperlukan : K.Komunikasi Pengetahuan kerja Kelakuan kerja : kebolehpercayaan

5 langkah dalam penggunaan SPG : Maklumat penghuraian kerja pembentukkan skala Pemilihan darjah untuk setiap kriteria Nilaikan prestasi pekerja Jumlahkan markah

Contoh Borang Kaedah Skala Pengkadaran Grafik

2. KAEDAH PEMERINGKATAN Kaedah Pemeringkatan (Ranking Method) merupakan kaedah penilaian prestasi yang paling mudah. Mengikut kaedah ini, pekerja dalam organisasi dipertingkatkan daripada prestasi yang terbaik kepada prestasi paling lemah. Semua pekerja dibandingkan serentak. Tidak mempunyai kriteria seperti SPG

Kebaikan : Semua pekerja dapat disusun dengan cepat Mengelkkan masalah penilaian yang terlalu longgar atau tegas kerana tidak melibatkan skala pengkadaran

Kelemahan : ketepatan terjejas apabila pemeringkatan beberapa jabatan digabungkan ke dalam satu pemeringkatan untuk seluruh organisasi tidak dapat memberi maklum balas tentang kekuatan dan kelemahan pekerja secara jelas dan terperinci

Contoh Borang Kaedah Pemeringkatan

3. AGIHAN TERPAKSA Agihan Terpaksa (forced distribution); terdapat berbagaibagai peratusan daripada jumlah pekerja dalam organisasi akan diagihkan kepada beberapa kategori tertentu. Berdasarkan taburan normal untuk mengagihkan pekerja cemerlang, sederhana, kurang baik.

Borang Agihan Terpaksa

4. PERBANDINGAN PASANGAN Dikenali juga sebagai Paired Comparison Method. Seorang pekerja itu akan dipasangkan dengan seorang pekerja lain bagi tujuan penilaian prestasi. Prestasi keduaduanya akan dibandingkan untuk mengetahui prestasi siapa lebih baik atau lemah. Dinilaikan secara keseluruhan atau ikut kriteria.

Langkah-langkah dalam Kaedah Perbandingan PasanganBentuk senarai pekerja yang dinilaikan prestasinya

Pilih 2 orang pekerja

Ulang perbandingan pasangan bagi setiap pekerja.

Bandingkan kedua-dua pekerja dan pilih mana yang lebih baik

Jumlahkan bilangan kali setiap pekerja telah dipertingkatkan.

Kelebihan cepat dan mudah digunakan apabilaorganisasi itu kecil dan hanya beberapa pekerja dinilai memudahkan tugas penilai kerana hanya dua orang dibandingkan setiap kali, bukan semua pekerja serentak

Kelemahan Tempoh masa yang panjang apabila bil. Pekerja ramai.

Contoh Borang Kaedah Perbandingan Pasangan

5. KAEDAH INSIDEN KRITIKAL Critical Incidents merupakan pelbagai pertanyaan yang menghuraikan prestasi pekerja dari segi kelakuan yang positif dan negatif. Penilai akan mencatatkan contohcontoh kritikal kelakuan kerja ini semasa pekerja sedang menjalankan tugasnya. Kelakuan yang sederhana tidak dikumpulkan.

Kelebihan Maklum balas yang lebih terperici dan tepat Memberikn maklumat tentang tindakan yang boleh diambil untuk mengahatsi kelemahan pekerja.

Kelemahan Memerlukan masa dan kos bagi membentuk senarai kejadian kritikal untuk setiap organisasi.

6. SENARAI SEMAKAN Senarai semakan (checklist) mengandungi siri pernyataan yang menghuraikan kelakuan yang berhubung dengan kerja. Contoh : Sesuatu insiden positif ialah pekerja rela menghadiri sesi latihan apabila diminta oleh penyelianya.

Kelebihan : Mudah digunakan oleh penilai

Kelemahan : Bias (berat sebelah) mungkin wujud perbandingan antara pekerja adalah sukar dilakukan kerana setiap insiden itu ditandakan dan bukan dikadarkan.

Contoh Borang Kaedah Senarai Semakan

7. SKALA PENGKADARAN BERASASKAN GELAGAT Skala Pengkadaran Berasaskan Gelagat (Behaviourally Anchored Rating Scales, BARS) merupakan skala yang dibentuk berdasarkan kelakuan kerja dan keperluan prestasi yang baik dan buruk.

Langkah-langkah membentuk Skala Pengkadaran Berasaskan GelagatMembentukkan insiden kritikal

Membahagikan insiden kritikal kepada beberapa ketegori yang digunakan sebagai titik rujukan.

Mengagihkan kategori prestasi sebagai titiktitik disepanjang satu skala. Jumlah titik itu biasanya 7 atau 9.

Mengkadarkan prestasi secara memilih kategori prestasi yang relevan. Nilai point adalah titik rujukan yang berkenaan.

Kelebihan : Teknik yang lebih jelas dan tepat kerana menggunakan senarai semakan dan juga skala pengkadaran Maklum balas yang lebih spesifik

Kelemahan : Masa dan kos yang terlibat dalam membentuk skala pengkadaran setiap jenis kerja Rumit

8. PENGURUSAN MENGIKUT OBJEKTIF Juga dikenali sebagai Management By Objective (MBO). Lima langkah asas : Individu merancang diskripsi tugas dengan ketua masing-masing untuk menentukan kandungan kerja dan relatif tugas yang utama . Individu mengemukakan target atau sasaran prestasi bagi setiap tugas dalam penilaian yang dibuat . Individu berbincang dengan ketua bagi meetapkan program sasaran . Menentukan terdapatnya cara untuk mengukur kemajuan . Ketua dan pekerja akan bertemu di penghujung tempoh penilaian bagi membincangkan prestasi individu untuk mencapai sasaran yang ditetapkan .

Elemen utama dalam MBO :

Elemen Kaedah Pengurusan Mengikut Objektif (Ab. Aziz Yusof, 2005)

Kelebihan : meningkatkan motivasi dan komitmen pekerja untuk mencapaimatlamat prestasi mereka. mengutamakan kemajuan dalam mencapai objektif spesifik dan bukan ciriciri keperibadian.

Kelemahan : banyak masa dan usaha yang terlibat oleh kedua dua pihak penyelia dan pekerja dalam menetapkan objektif, serta mengukur dan membincangkan kemajuan yang mahu dicapai.

PENILAIAN PROGRAM

Penting dalam meninjau pencapai objektif. Mencari kelemahan dan kelebihan programm yang dijalankan bagi mengelakkan program akan datang dapat diuruskan dengan lebih baik. Mesyuarat penilaian (post mortem) perlu diadakan dalam masa sebulan. Mengikut Shone & Parry (2004); penilaian boleh berbentuk makluat kuantitatif dan kualitatif

Penilaian KuantitatifData kehadiran penonton, peserta Data penjualan tiket ( jika berkenaan)

Penilaian KualitatifPersepsi penonton dan peserta (soal selidik/temu bual)Maklum balas staf/pegawai/ sukarelawan/ sponsor

Profil penonton

Akaun dan laporan kewangan

Persepsi penonton dan peserta :

Penyediaan Soal Selidik Prosedur Mengedar Dan Memungut Soal Selidik Analisis dan Laporan Penilaian

Bidang yang dinilai Soalan mudah difahami

Edarkan borang Maklumkan tentang kutipan

Membuat analisis berdasarkan t/blas penonton. Cadangan Laporan dan memaklumkan.

RUJUKANAb. Aziz Yusof. (2005). Penilaian Prestasi Kepentingan dan Permasalahan. Kuala Lumpur : Utusan Noryanti Binti Husssin. (2007). Pembangunan Sistem Penilaian Prestasi Berdasarkan Teknik Skala Perkadaran Bergrafik.Universiti Teknologi Malaysia. Diakses pada Februari 19, 2012,daripada http://eprints.utm.my/6415/1/NoryantiHussinMFSKSM2007TTT.pdf Mondy, R. W. , Noe , R.M & Premeaux , S.R , (2002). Human Resource Management. 8th ed. New Jersey : Prentice Hall. Shone, A. & Parry, B. (2004). Successful Event Management : A Practical Handbook (2nd ed.). London : Thompson Definisi Konsep dan Aspek Penilaian Prestasi. (2008). Diakses pada Februari 17, 2012, daripada http://arifomar.blogspot.com/2008/12/definasi-konsepdan-aspek-penilaian.html