pengurusan_pejabat

15/06/2011

1

PANDUAN PENGURUSAN PEJABAT

(PEKELILING PERKHIDMATAN BIL 5/2007)

PANDUAN PENGURUSAN PEJABAT

Dikuatkuasakan pada 30 April 2007 Menggantikan Arahan Perkhidmatan 1974 Dikuatkuasakan melalui Pekeliling Perkhidmatan

Bilangan 5 tahun 2007 Digubal berasaskan AP dan ditambahbaik dengan

mengambil kira : Kemajuan teknologi maklumat Multimedia Kaedah tradisional

PENGENALAN

Digunapakai bersama pekeliling, surat pekeliling atau peraturan lain yang berkuatkuasa dari semasa ke semasa sebagai rujukan dari segi prosedur dan tatacara pelaksanaan yang lebih terperinci

Meliputi aspek asas dan prinsip penting bagi memberi ruang untuk perubahan serta menggalakkan inovasi dan kreativiti

PENGENALAN

Digunapakai oleh semua Perkhidmatan Awam Kerajaan Negeri, Pihak Berkuasa Berkanun (Persekutuan dan Negeri) dan Pihak Berkuasa Tempatan

MENGANDUNGI 10 BAHAGIAN

BAH 1 - PENGURUSAN AM PEJABAT BAH 2 - PENTADBIRAN SUMBER MANUSIA BAH 3 - KEPERIBADIAN DAN KETRAMPILAN BAH 4 - PENGURUSAN PERHUBUNGAN PELANGGAN BAH 5 - SISTEM PENYAMPAIAN PERKHIDMATAN BAH 6 - URUSAN SURAT KERAJAAN BAH 7 - PENGURUSAN FAIL BAH 8 - PENYELENGARAAN, PEMELIHARAAN DAN

PELUPUSAN REKOD AWAM BAH 9 - PENGURUSAN KOMUNIKASI DAN TEKNOLOGI

MAKLUMAT BAH 10 - INVENTORI DAN BEKALAN PEJABAT

PERINCIAN BAHAGIANBAH 1 PENGURUSAN AM PEJABAT

Peranan KerajaanTanggungjawab Ketua JabatanMeyemak Semula Fungsi JabatanMenilai Semula aktiviti JabatanUndang-undang Dan PeraturanSenarai TugasKemudahan KomunikasiPerhimpunan Bulanan

15/06/2011

2

PERINCIAN BAHAGIAN

BAH 1 PENGURUSAN AM PEJABAT

Ruang PejabatKebersihan PejabatPencegahan KebakaranKhidmat NasihatPenyelarasan Dan PemantauanProgram Kebajikan

PEKELILING / SURAT PEKELILING / PERATURANYANG BERKAITAN

y Pekeliling Am Bil. 2/1982, Bil. 2/2000y PKPA Bil. 8/1991, Bil. 1/2008, Bil. 4/1991, Bil. 9/91, Bil. 1/2002,

Bil. 8/91y Pekeliling Perkhidmatan Bil. 4/2002, Bil.18/2005, Bil. 6/1989y Pekeliling Perbendaharaan Bil. 12/1994, Bil. 3/2001,y Surat Pekeliling Am Bil. 1/1993, Bil. 4/1982, Bil. 8/1981, Bil.

5/1993y Surat Pos Malaysia (21.4.1999)y Perintah Am Bab E

PERINCIAN BAHAGIAN

BAH 2 PENTADBIRAN SUMBER MANUSIA

Rekod Perkhidmatan PegawaiMaklumat Dalam Rekod PerkhidmatanPenyelenggaraan Rekod PerkhidmatanRekod KehadiranPenilaian PrestasiPemupukan Budaya Kerja PositifPembangunan Modal Insan

PERINCIAN BAHAGIAN

BAH 2 PENTADBIRAN SUMBER MANUSIA

Sijil PenghargaanPewartaanPengeurusan Maklumat Sumber Manusai Secara Elektronik


y Pekeliling Perkhidmatan Bil. 4/2002, Bil. 3/2002, Bil. 2/2002y Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5/2001y Surat Pekeliling Am Bil. 11/1981, Bil. 1/2004y Surat Edaran JPA (31 Mei 2005)y Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 2/2009, Bil. 15/2008

PERINCIAN BAHAGIAN

BAH 3 KEPERIBADIAN DAN KETRAMPILAN

KeperibadianTatakelakuanPakaianTanda Nama

15/06/2011

3


y Pekeliling Perkhidmatan Bil. 2/1985y Surat Pekeliling Am Bil. 8/1983y Peraturan-peraturan Pegawai Awam (Kelakuan & Tatatertib)

1993

PERINCIAN BAHAGIAN

BAH 4 - PENGURUSAN PERHUBUNGAN PELANGGAN

Mengutamakan PelangganKemudahan PelangganPiagam PelangganPengurusan Aduan AwamPengurusan Media


y PKPA Bil. 1/2008, Bil. 1/2009y Pekeliling Perkhidmatan Bil. 7/2005y Surat Edaran KSN (16.2.2005)

PERINCIAN BAHAGIAN

BAH 5 SISTEM PENYAMPAIAN PERKHIDMATAN

Perkhidmatan KaunterPerkhidmatan Telefon BerkualitiSistem dan ProsedurManual Prosedur Kerja Dan Fail MejaBorang PermohonanLesen Dan PermitPungutan Hasil


y PKPA Bil. 1/2008, Bil. 8/1991, Bil. 1/2002

PERINCIAN BAHAGIAN

BAH 6 URUSAN SURAT KERAJAAN

PendahuluanPenyediaanPendaftaran Dan PengedaranPengurusan Surat Terperingkat

15/06/2011

4

DEFINASI :

SEJENIS KOMUNIKASI SEHALA BAGI MENYAMPAIKAN MAKLUMAT/PESANAN DARI SATU PIHAK KEPADA PIHAK YANG LAIN

SATU DOKUMEN YANG MENYATAKAN HASRAT

PENYEDIAAN SURAT RASMI

* menggunakan kertas rasmi

* hendaklah jelas maksudnya

* dimulakan dengan tuan/puan

* diakhiri dengan saya yang menurut perintah

* perlu ada nombor rujukan

* perlu ada tajuk surat

* punya perenggan

* bernombor mukasurat

* satu surat satu perkara

MENGALAMATKAN SURAT

9 DIALAMATKAN KEPADA YANG MENGEPALAI

JABATAN FIRMA PEGUAM PERSEORANGAN

PENERIMAAN SURAT

1. PENGASINGAN SURAT

JABATAN UNTUK PERHATIAN PERSENDIRIAN TERSALAH ALAMAT

i) SURAT UNTUK JABATAN

i) Buka

ii) Cop tarikh terima

iii) Rekod dalam daftar mel

iv) Failkan dalam fail berkenaan

v) Minitkan

Srt (drp) bertarikh (no. rujukan) (perkara surat) dikdgkan (tarikh fail srt)

ii) SURAT UNTUK PERHATIAN

i) Cop tarikh terima atas sampul

ii) Serah kepada yang berkenaan

15/06/2011

5

SURAT UNTUK PERHATIAN

TIDAK BOLEH DIBUKA OLEH ORANG LAIN

KECUALI

YANG BERKENAAN TIADA DI PEJABAT UNTUK SATU JANGKA MASA YANG AGAK LAMA

iii) SURAT PERSENDIRIAN

TIDAK BOLEH DIBUKA OLEH ORANG LAIN

iv) SURAT TERSALAH ALAMAT

DIKEMBALIKAN KE PEJABAT POS


y PKPA Bil. 1/2003y Surat Pekeliling Am Bil. 8/1980, Bil. 1/1993, Bil. 3/1981y Surat PKPKKM{KPKK200/55 Klt.7(21)}(21.8.1999)y Arahan Keselamatan

PERINCIAN BAHAGIAN

BAH 7 PENGURUSAN FAIL

Kepentingan Pengurusan FailPengkelasan FailPengkelasan Perkara dan PengkodanProsedur PengurusanSistem Pengurusan Dokumen Dan Rekod ElektronikPembangunan Sistem Aplikasi BerkomputerPelupusan Fail

FAEDAH PENGGUNAAN

Semua maklumat, surat, permohonan berkenaan sesuatu perkara akan dikumpul dalam satu fail

Memudahkan pengesanan maklumat untuk tindakan

Memudahkan latihan kepada kakitangan baru

Memudahkan pertukaran kakitangan

TUJUAN

UNTUK MENYENANGKAN TATACARAPENDAFTARAN DAN PENGENDALIANFAIL DENGAN CARA MENGGUNAKANSENARAI PENGKELASAN YANG TELAHDITENTUKAN DAN DIBERIKAN NOMBORKOD MASING-MASING

15/06/2011

6

BILA FAIL BOLEH DIWUJUDKAN

PERKARA BARU

FAIL LAMA DITUTUP

PEMBUKAAN FAIL BARU

9 Tentukan tajuk fail9 Tentukan nombor rujukan fail9 Tentukan/pilih kulit fail mengikut taraf keselamatan9 Tuliskan tajuk fail & nombor rujukan fail pada kulit fail

baru

9 Buat catatan atas kertas minit9 Kandungkan surat dalam fail

PENYAMBUNGAN FAIL

BILA FAIL LAMA DITUTUP

tebal fail satu inci nombor kandungan/folio sampai kepada angka

seratus

GUNA TAJUK YANG SAMA

GUNA NOMBOR RUJUKAN SAMA TAPI JILID BERIKUTNYA

PENYEDIAAN NOMBOR RUJUKAN FAIL

Nama Organisasi/Bah(TK)/Kod Organisasi/Kod Perkara Utama/Kod Pecahan Perkara Utama/Kod Pecahan Kecil Perkara Utama

PENGEDARAN FAIL

fail keluar/masuk direkodkan fail telah digunakan hantar ke bilik pendaftaran fail tebal diberikan jilid fail berperingkat diasingkan simpan dalam perhatian (sdp)

SIMPAN DALAM PERHATIAN (SDP)

fail diperlukan pada masa atau tarikh yang ditetapkan oleh pegawai

kerani fail catat SDP fail yang diperlukan dalam buku harian rasmi atau buku daftar

fail diperolehi dari tempat simpanan pada masa dan tarikh yang diperlukan

15/06/2011

7

PERKARA YANG PERLU DIAMBIL PERHATIAN BILA BUKA FAIL

beri tajuk ringkas yang sesuai

satu fail satu perkara

satu tajuk jangan ada lebih fail induk

beri pengkelasan yang sesuai

WARNA KULIT FAIL

RAHSIA BESAR KUNING PALANG MERAH

RAHSIA - MERAH JAMBU PALANG MERAH

SULIT - HIJAU

TERHAD - PUTIH

TERBUKA - PUTIH


y Panduan Sistem Fail Bagi Agensi-Agensi Kerajaan (MAMPU-1986)

y Pekeliling Ketua Audit Negara Bil. 6/2000y PKPA Bil. 2/2002y Arahan Keselamatany Akta Arkib Negara Malaysia 2003 (Akta 629)

PERINCIAN BAHAGIAN

BAH 8 PENYELENGGARAAN, PEMELIHARAAN DAN PELUPUSAN REKOD AWAM

PendahuluanTanggungjawab Ketua Jabatan Dan Ketua AgensiPenyelenggaraan Dan Pemeliharaan Rekod AwamPembaikan KecilBilik RekodPenyediaan Jadual Pelupusan rekod (JPR)Program Rekod PentingPelan Tindakan Bencana

DEFINASI

SEMUA JENIS GAMBAR, SURAT, DOKUMEN, REKOD, DAFTAR, BAHAN BERCETAK, BUKU, PETA, PELAN, LUKISAN, GAMBAR, MIKROFILEM, FILEM WAYANG GAMBAR DAN RAKAMAN SUARA YANG DITERIMA ATAU DIKELUARKAN OLEH MANA-MANA JABATAN KERAJAAN DALAM APA JUA BENTUK UNTUK TUJUAN MENJALANKAN DAN MENUNAIKAN URUSAN RASMI MEREKA.

(AKTA ARKIB NEGARA)

REKOD

o tidak boleh dimusnahkan tanpa kelulusan dari Ketua Pengarah Arkib Negara

o ketua jabatan bertanggungjawab melakukan kajian semula setiap tahun bagi menyenaraipindahkan semua rekod yang berusia 5 tahun dari tarikh ianya ditutup)

15/06/2011

8

PEMELIHARAAN REKOD

TERHINDAR DARI AIR, PANCARAN MATAHARI TERUS MENERUS

BILIK BERHAWA DINGIN PUNYA PEREDARAN UDARA YANG BAIK JIKA

TIADA HAWA DINGIN

DIBERSIHKAN SELALU SETIAP ENAM BULAN PERIKSA TEMPAT

SIMPANAN REKOD

PERSEKITARAN DISEMBUR RACUN SERANGGA

PEMELIHARAAN REKOD

DILARANG MAKAN, MINUM, MEROKOK, LEPAK

DILARANG JADI STOR PENYIMPANAN BARANGAN LAIN TERUTAMA BERBENTUK CECAIR

SIMPAN REKOD ATAS RAK YANG PUNYA JARAK 6 INCI DARI ARAS LANTAI

JANGAN SUSUN TERLALU PADAT KERINGKAN REKOD DENGAN DIANGINKAN

MUSUH-MUSUH REKOD

TIKUS LIPAS ANAI-ANAI MANUSIA HABA/SUHU KELEMBAPAN SILVERFISH BOOKLICE DLL

REKOD YANG TERUS DISIMPAN DI JABATAN ATAS KEPERLUAN TETAPI TELAH MENCAPAI USIA 20 TAHUN DARI TARIKH IANYA DIWUJUDKAN PERLU MENDAPAT KELULUSAN KHAS DARI JABATAN ARKIB NEGARA UNTUK TERUS MENYIMPANNYA


y Akta Arkib Negara Malaysia 2003 (Akta 629) y Surat Pekeliling Am Bil. 1/1997y Peraturan-peraturan Pelupusan Rekod Awam,

Akta Arkib Negara Malaysia 2003 (Akta 629)

PERINCIAN BAHAGIAN

BAH 9 PENGURUSAN KOMUNIKASI DAN TEKNOLOGI MAKLUMAT

PendahuluanPelan Strategik Teknologi MaklumatPerolehan Pekakasan Dan PerisianRangka Dan Keselamatan Teknologi Maklumat

15/06/2011

9

PERINCIAN BAHAGIAN

BAH 9 PENGURUSAN KOMUNIKASI DAN TEKNOLOGI MAKLUMAT

Penggunaan Perkhidmatan :InternetEmelPerisian

Pembangunan Sistem AplikasiLaman Web Jabatan


y PKPA Bil. 1/2003. y Surat Pekeliling Am Bil. 2/2000, Bil. 4/2004y Pekeliling Am Bil. 3/2000, Bil 1/2001, Bil. 2/2003, Bil.

6/1999, Bil. 1/2000

PERINCIAN BAHAGIAN

BAH 10 INVENTORI DAN BEKALAN PEJABAT

PendahuluanPerolehanKawalan PenggunaanPenyimpananPenyelenggaraanPemeriksaanPelupusanHapus Kira


y Akta Acara Kewangan 1957y Arahan Perbendaharaany Pekeliling Perbendaharaan Bil. 2/1991, Bil. 3/1990y Panduan Perbendaharaan Tatacara Pengurusan Story Surat Pekeliling Am Bil. 2/1995y Tatacara Pengurusan Stor Verifikasi Stok, Penyelenggaraan &

Pembaikan Mesin Pejabat, Pelupusan Barang

y Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 7/1995, Bil. 2/1997, Bil. 3/2002y Arahan Pentadbiran Kementerian Kewangan (7.1.2002)y P.U.(B) Akta Perwakilan Kuasa 1956

pengurusan_pejabat

Documents