pengurusan penyelenggaraan pmm-pk-ps-10 pengurusan penyelengg… · bantu mengajar serta alat-alat...

PENGURUSAN PENYELENGGARAAN

PMM-PK-PS-10

NO. KELUARAN 05

TARIKH KUATKUASA 06 JUN 2013

DISEDIAKAN OLEH DILULUSKAN OLEH

NAMA Mohd As’ri Bin Chik Mejar (K) Zolkarnain Bin Hj. Jobshi AMP

JAWATAN Wakil Pengurusan Pengarah

TARIKH 03 Jun 2013 04 Jun 2013

KAWALAN DOKUMEN Rekod Pindaan

Tajuk Prosedur Pengurusan penyelenggaraan

No. Prosedur

PMM-PK-PS-10

Bil Penerangan Pindaan M/Surat No

Pindaan Baru

Tarikh Kuatkuasa

1.

Menggantikan : a) Logo Politeknik b) Nama Pengarah c) Nama Wakil Pengurusan

- 00 01 Julai 2011

2.

Asal : 2.1 Tiada Tukang / Operator Loji pada DEFINISI 2.2 C. Penyelenggaraan Infrastruktur

Item 5. Melaporkan kerosakan infrastruktur dengan menggunakan BPI ( Lampiran 5 )

2.3 Lampiran 5 : Borang Penyelenggaraan Infrastruktur Tindakan Unit Pembangunan dan Penyelenggaraan -Cop dan Tandatangan Juruteknik Bertugas - Ulasan Pegawai Pembangunan Dan Penyelenggaraan/Pembantu Teknik Pindaan : 2.1 Tukang / Operator Loji ditambah pada DEFINISI 2.2 C. Penyelenggaraan Infrastruktur

Item 5. Melaporkan kerosakan infrastruktur dengan menggunakan BPI ( Lampiran 5)

2.3 Lampiran 5 : Borang Penyelenggaraan Infrastruktur Tindakan Unit Pembangunan dan Penyelenggaraan -Cop dan Tandatangan Pegawai Bertugas - Ulasan Jurutera

5

8,9

Lampiran 5 5

8,9

Lampiran 5

00 01 Julai 2011

3.

Asal: - Tiada Jadual Penyelenggaraan Perisian

ICT pada DEFINISI, REKOD KUALITI & LAMPIRAN.

Pindaan: 4.0 Jadual Penyelenggaraan Perisian ICT

ditambah pada DEFINISI. 6.0 Jadual Penyelenggaraan Perisian ICT

ditambah pada REKOD KUALITI 7.0 Jadual Penyelenggaraan Perisian ICT

ditambah pada LAMPIRAN

6, 9, 17

6 9

Lampiran 6

00 01 Julai 2011

2

PMM-PK-PS-10 Pengurusan

Penyelenggaraan ISO 9001:2008

Keluaran 05

Pindaan 00

Tarikh Berkuatkuasa 06 JUN 2013

1.0 OBJEKTIF

Prosedur ini adalah untuk memberi panduan bagi memastikan pengurusan

penyelenggaraan peralatan dan infrastruktur adalah 100% dilaksanakan mengikut

jadual perancangan yang ditetapkan supaya proses pemberian latihan separa

profesional berjalan dengan sempurna dan lancar.

2.0 SKOP

Prosedur ini digunapakai oleh Politeknik Merlimau untuk menguruskan

penyelenggaraan peralatan dan infrastruktur yang merangkumi bangunan, kawasan

kerja dan kemudahan yang berkaitan.

3.0 RUJUKAN

3.1 Manual Kualiti : 6.3, 7.4.2, 7.4.3, 7.5.1, 8.2.3, 8.2.4

3.2 PMM-PK-PS-04 : Pengurusan Perolehan Bekalan/Perkhidmatan

3.3 Panduan Perbendaharaan Tatacara Pengurusan Stor, Tatacara

Pengurusan Aset Alih Kerajaan Kementerian Kewangan Malaysia yang

terkini.

3.4 Arahan Perbendaharaan, Kementerian Kewangan Malaysia yang terkini.

3.5 Manual Peralatan

3



Keluaran 05

Pindaan 00


4.0 DEFINISI

JKPAK Jawatankuasa Pengurusan Aset Alih Kerajaan Politeknik

Merlimau.

UPP Unit Pembangunan & Penyelenggaraan

UTM Unit Teknologi Maklumat

Jurutera Jurutera ialah ialah pegawai yang dilantik untuk

menyelaraskan penyelenggaraan dan pembaikan

bangunan, infrastruktur dan kemudahan kerja yang

berkaitan termasuk perkhidmatan sokongan di Politeknik

Merlimau

PTM Pegawai Teknologi Maklumat ialah pegawai yang dilantik

untuk mengurus dan menyelenggara komputer dan

perkakasan.

Penolong Pegawai Aset

Jabatan / Unit

Pegawai yang dilantik oleh Ketua Jabatan untuk

menyelaras dan menguruskan Aset Alih Jabatan / Unit.

Pegawai Perolehan

Jabatan / Unit

Pegawai Perolehan Jabatan / Unit ialah pegawai yang

dilantik untuk menguruskan perolehan di Jabatan / Unit.

Penyelia BMB

Pensyarah yang dilantik oleh Ketua Jabatan untuk

menguruskan bengkel / makmal / bilik kuliah dan peralatan

yang terdapat di dalamnya.

Penolong Jurutera Pembantu Teknik J29 yang dilantik oleh Jabatan

Perkhidmatan Awam

4



Keluaran 05

Pindaan 00


Juruteknik / Tukang /

Operator Loji / Juruteknik

Komputer

Dilantik oleh Bahagian Perjawatan dan Perkhidmatan KPT

Jabatan Perkhidmatan Awam

Pembekal Pembekal ialah syarikat yang dilantik oleh Politeknik

melalui prosedur perolehan untuk membekal sebarang

bentuk bekalan / perkhidmatan.

Peralatan Semua Aset Alih Kerajaan termasuklah komputer, alat

bantu mengajar serta alat-alat yang digunakan di bilik

kuliah, bilik seminar, dewan kuliah, makmal dan bengkel.

Peralatan Jabatan / Unit Peralatan yang terdapat di Jabatan / Unit selain dari

peralatan infrastruktur.

Infrastruktur Infrastruktur merangkumi kemudahan dan bangunan.

Peralatan Infrastruktur Merangkumi peralatan / kemudahan sokongan yang

diperlukan untuk menjalankan kerja dan proses

pengajaran dan pembelajaran.

Penyelenggaraan Penyelenggaraan ialah kerja-kerja penyelenggaraan dan

pembaikan kerosakan peralatan dan infrastruktur.

Penyelenggaraan Berkala

Kerja-kerja penyelenggaraan berjadual yang diambil untuk

memeriksa, menservis, membaiki atau mengganti

komponen atau sumber fizikal secara teratur supaya dapat

berfungsi dengan lancar secara berterusan.

Penyelenggaraan

Pembaikan

(Corrective Maintenance)

Kerja-kerja penyelenggaraan yang dilaksana untuk

membaiki atau mengganti komponen atau sumber fizikal

supaya dapat berfungsi mengikut standard yang

ditetapkan.

5



Keluaran 05

Pindaan 00


KEW.PA-9

Borang Aduan Kerosakan Aset Alih Kerajaan ialah borang

yang digunakan oleh Pegawai untuk melaporkan

kerosakan peralatan.

KEW.PA-13

Senarai Aset Alih Kerajaan yang memerlukan

penyelenggaraan

KEW.PA-14

Daftar penyelenggaraan Harta Modal

BPI Borang Penyelenggaraan Infrastruktur

BKBK

Jadual Penyelenggaraan

Perisian ICT

Borang Kebenaran Membawa Keluar Alat

Borang merekodkan maklumat hasil penyelenggaraan

perisian ICT.

6



Keluaran 05

Pindaan 00


5.0 PROSEDUR KERJA

Tanggungjawab Tindakan

A. Penyelenggaraan Pembaikan Peralatan (Corrective

Maintenance)

Semua Pegawai 1. Membuat laporan kerosakan peralatan menggunakan

borang KEW. PA-9 (Lampiran 1).

2. Menyerahkan KEW. PA-9 (Lampiran 1) kepada Penolong

Pegawai Aset Jabatan / Unit / Juruteknik / Penyelia BMB

Penolong Pegawai

Aset Jabatan / Unit /

Juruteknik / Penyelia

BMB

3. Melaksanakan proses penyelenggaraan pembaikan

Peralatan (Rujuk PMM-AK-(PK-PS-10)-01: Langkah 1 a) -

19).

B. Penyelenggaraan Berkala Peralatan / Perisian

Penolong Pegawai

Aset Jabatan / Unit /

Penyelia BMB /

Juruteknik

4. Melaksanakan proses penyelenggaraan berkala peralatan.

(Rujuk PMM-AK-(PK-PS-10)-01 : Langkah 20-28).

5. Melaksanakan penyelenggaraan perisian ICT dengan

menggunakan Jadual Penyelenggaraan Perisian ICT

(Lampiran 6)

C. Penyelenggaraan Infrastruktur

Semua Pegawai 6. Melaporkan kerosakan infrastruktur dengan menggunakan

BPI ( Lampiran 5)

7. Menyerahkan BPI ( Lampiran 5) kepada Ketua Jabatan /

Unit untuk perakuan dan kelulusan.

Ketua Jabatan / Unit 8. Membuat pengesahan dan menyokong permohonan

Penyelenggaraan Infrastruktur.

7



Keluaran 05

Pindaan 00


Tanggungjawab Tindakan

Semua Pegawai 9. Menyerahkan BPI (Lampiran 5) yang telah disahkan

kepada PPP.

Jurutera 10. Menjalankan Proses Penyelenggaraan Infrastruktur (Rujuk

PMM-AK-(PK-PS-10)-02: Langkah 1-19 ).

8



Keluaran 05

Pindaan 00


6.0 REKOD KUALITI

Bil. Jenis Rekod Tempoh

Simpanan Lokasi Lampiran

1. KEW. PA-9 Mengikut Jangka Hayat Aset

Bilik Peralatan 1

2. KEW. PA – 13

Mengikut Jangka Hayat Aset

1. Bilik Ketua

Jabatan / Unit

2. Makmal/

Bengkel/Kelas

2

3. KEW. PA – 14 Mengikut Jangka Hayat

Aset Bilik Peralatan 3

4. BKBK 1 Tahun Bilik Peralatan 4

5. BPI 1 Tahun Bilik PPP 5

6.

Jadual

Penyelenggaraan

Perisian ICT

Mengikut Jangka Hayat

Aset Sewaan

Unit Teknologi

Maklumat 6

LAMPIRAN 1

KEW.PA-9

BORANG ADUAN KEROSAKAN ASET ALIH KERAJAAN

Bahagian I (Untuk diisi oleh Pegawai Aset) 1. Jenis Aset : 2. Keterangan Aset : 3. Nombor Siri Pendaftaran : 4. Kos penyelenggaraan

terdahulu (jika ada) : 5. Pengguna Terakhir : 6. Tarikh Kerosakan : 7. Perihal Kerosakan __________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 8. Syor Pegawai Aset __________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Nama : ......................…………………………………….…………………. Jawatan : ………………………..............................……………………........ Tarikh : …………………………………………..............................………. Bahagian II (Keputusan Ketua Jabatan) Diluluskan / Tidak Diluluskan* …………………………………. Tandatangan Nama : …………………………………………… Jawatan : …………………………………………... Tarikh : …………………………………………... Nota: * Potong mana yang berkenaan

LAMPIRAN 2

KEW. PA-13 SENARAI ASET ALIH KERAJAAN

YANG MEMERLUKAN PENYELENGGARAAN (diisi oleh Pegawai Aset)

Kementerian :

Jabatan/ Bahagian :

Bil. No. Siri Pendaftaran Aset Jenis/Jenama/Model Lokasi Aset Catatan

KEW.PA-14

DAFTAR PENYELENGGARAAN HARTA MODAL (diisi oleh Pegawai Aset)

Sub Kategori : No. Siri Pendaftaran :

Jenis : Lokasi :

(a) Tarikh

(b) Butir-butir kerja

(c) No. Kontrak/Pesanan Kerajaan dan Tarikh

(d) Nama Syarikat/Jabatan Yang Menyelenggara

(e) Kos (RM)

(f) Nama dan

Tandatangan

Nota a) Tarikh pembaikan/penyelenggaraan yang telah dilakukan bagi harta modal berkenaan.

b) Butir-butir kerja Keterangan mengenai kerja-kerja pembaikan termasuk alat ganti yang dibeli c) No. Kontrak/No. Pesanan Rasmi Kerajaan beserta tarikh No. Rujukan Pesanan Kerajaan/ No.Kontrak beserta tarikh d) Nama Syarikat/Jabatan yang menyelenggara Nama syarikat atau Jabatan yang melaksanakan kerja-kerja penyelenggaraan.

e) Kos Kos alat ganti atau kos pembaikan atau kedua-duanya sekali. f) Nama dan Tandatangan Pegawai Aset/ Pegawai Pengangkutan hendaklah menandatangani bagi mengesahkan butir-butir penyelenggaraan tersebut

LAMPIRAN 3

LAMPIRAN 4

POLITEKNIK MERLIMAU

BORANG KEBENARAN MEMBAWA KELUAR PERALATAN

(Diisi dalam 2 salinan)

BAHAGIAN A : PENGHANTARAN PERALATAN

No. Inventori Alat / No. Siri

Nama Alat

Model

Tarikh Dikeluarkan

Pegawai Yang Mengeluarkan

Nama Syarikat / Pembekal Yang

Menerima :

Nama Wakil Syarikat

No. Kad Pengenalan

Tarikh

Tandatangan & Cop Syarikat

BAHAGIAN B : PENGESAHAN PENERIMAAN PERALATAN DARI

PEMBEKAL

Pegawai yang menerima

Tarikh

Catatan

Tandatangan Penerima Tandatangan Wakil Pembekal

___________________ _____________________

PS-10(4) (06-06-13)

Kerosakan ini telah / tidak dibaiki dan telah dimaklumkan kepada pelapor

………………………………………..………………………………… PEGAWAI PEMBANGUNAN DAN PENYELENGGARAAN

POLITEKNIK MERLIMAU

* Untuk item 2 dan 3 sahaja

Untuk tindakan UPP :

Tarikh Terima: No. Rujukan UPP :

BUTIRAN PERMOHONAN

Nama Pemohon :

Jabatan / Unit : Lain-lain :

No. Samb :

No. Tel. Bimbit :

Blok : Lokasi :

BIL JENIS PENYELENGGARAAN / KEROSAKAN

( Borang ini diisi untuk satu jenis kerosakan sahaja )

Tarikh : Tandatangan Pemohon :

PERAKUAN & KELULUSAN KETUA JABATAN / UNIT

Permohonan ini disahkan dan disokong untuk keperluan Jabatan / Unit

............................................... Tandatangan / Cop dan Tarikh

TINDAKAN UNIT PEMBANGUNAN DAN PENYELENGGARAAN

Item Kategori Kerosakan Tandakan ( √ )

1 Kerosakan ini dibaiki terus.

2 Kerosakan yang boleh dibaiki tetapi memerlukan perolehan alat ganti.

3 Kerosakan yang perlu dibaiki oleh kontraktor atau pembekal luar.

4 Kerosakan yang tidak boleh / tidak perlu dibaiki.

TARIKH DI BAIKI :

COP DAN TANDATANGAN JURUTEKNIK / TUKANG / OPERATOR LOJI :

ULASAN JURUTERA

*No. Pesanan Kerajaan : ............................................................. *Tarikh Pesanan Kerajaan : .............................................................

BORANG PENYELENGGARAAN INFRASTRUKTUR ( Diisi dalam 2 salinan )

LAMPIRAN 5

Tandatangan/Cop dan Tarikh

LAMPIRAN 6

JADUAL PENYELENGGARAAN PERISIAN ICT

JABATAN / UNIT : ___________________________________________

LOKASI : ___________________________________________

JENIS PERALATAN : ___________________________________________

BIL PERALATAN : _____________________

PENYELENGGARAAN : TARIKH SELESAI:

Penyelenggaraan Berkala Update Virus Pattern, Scandisk & Defragmenter, update application, clear log files, OS replacement / upgrade, format, any software related.

Bil Peralatan No. Siri Peralatan No. Siri Pendaftaran Aset Status

Yang Menjalankan Penyelenggaraan

Tandatangan, Cop dan Nama Juruteknik

Pengesahan

Tandatangan, Cop dan Nama Penolong Pegawai Aset

Tandatangan, Cop dan Nama Pegawai Teknologi Maklumat

* Guna borang lain jika ruangan yang disediakan tidak mencukupi

pengurusan penyelenggaraan pmm-pk-ps-10 pengurusan penyelengg… · bantu mengajar serta alat-alat...

Documents