pengurusan pengetahuan full paper 17nov final 09 2009... · 2 sumber : unit permodenan tadbiran...
TRANSCRIPT
MESYUARAT PEMBENTANGAN KERTAS PENYELIDIKAN JABATAN BIL. 3/2009
21 – 23 DISEMBER 2009 DEWAN NUSANTARA, MENARA SRI SAUJANA
INSPEN
KERTAS PENYELIDIKAN
PENGURUSAN PENGETAHUAN (K-MANAGEMENT) DI JABATAN PENILAIAN DAN PERKHIDMATAN HARTA
(JPPH)
FAZIAH ABD. RASID - INSPEN
2009 --------------------------------------------------------------- Institut Penilaian Negara (INSPEN)
Jabatan Penilaian Perkhidmatan Harta (JPPH) Kementerian Kewangan
24
i
ABSTRAK
Kertas penyelidikan ini akan membincangkan aspek berkaitan dengan pengurusan
pengetahuan di dalam sesebuah organisasi khususnya di Jabatan Penilaian dan Perkhidmatan
Harta. Pengurusan pengetahuan (knowledge management) telah muncul sebagai satu bidang
yang harus diketahui dan difahami. Keperluan untuk mengurus pengetahuan menjadi semakin
jelas, sesuai dengan kepentingannya strategik, ditambah pula dengan contoh-contoh kejayaan
mereka yang telah mengurusnya. Organisasi-organisasi di negara ini khususnya JPPH harus
mengetahui langkah-langkah yang perlu diambil ke arah perlaksanaan pengurusan
pengetahuan. Oleh itu adalah diharapkan hasil dari kajian ini akan dapat mengenal pasti tahap
kefahaman warga JPPH terhadap konsep pengurusan pengetahuan; mengenalpasti sistem
pengurusan pengetahuan untuk mewujudkan tempat penyimpanan pengetahuan,
meningkatkan penyampaian pengetahuan, memperbaiki persekitaran pengetahuan dan
menguruskan pengetahuan; dan membudayakan perkongsian ilmu pengetahuan. Daripada
335 borang soal selidik yang diedarkan, sejumlah 147 borang berjaya dikutip yang
menjadikan 43.88% kadar respon. Data ini telah dianalisis menggunakan ”Statistical
Package for Sosial Science” (SPSS) perisian 13.0. Dapatan kajian menunjukkan tahap
kefahaman kepada konsep pengurusan pengetahuan adalah rendah. Majoriti bersetuju bahawa
keperluan perlaksanaan pengurusan pengetahuan adalah penting iaitu sebanyak 87.1%
(n=128). Keputusan kajian mencadangkan supaya JPPH membangunkan Sistem Portal
sebagai sistem pengurusan pengetahuan. Langkah awal yang perlu dilaksanakan oleh pihak
pengurusan dan warga kerja JPPH adalah membudayakan perkongsian ilmu dan pengetahuan.
Kata kunci : pengetahuan, pengurusan pengetahuan, budaya perkongsian ilmu/pengetahuan
1
PENGURUSAN PENGETAHUAN (K-MANAGEMENT)
DI JABATAN PENILAIAN DAN PERKHIDMATAN HARTA (JPPH)
FAZIAH ABD RASID
Institut Penilaian Negara (INSPEN)
No. 5, Persiaran Institusi Bangi, 43000 Kajang,
1.0 PENGENALAN
1.1 Pendahuluan
Pengetahuan adalah sebagai salah satu input yang amat penting dan menyumbang
kepada pembangunan dan pembentukkan daya saing kepada sesebuah organisasi
( Applegate et.al., 1996; Chen et al., 2007)(petikan dari Daim, N.(2008). Oleh itu
untuk terus bersaing, organisasi perlulah mengumpul, menggunakan dan
menyimpan pengetahuan secara efisen yang mana ia merupakan sebahagian
daripada proses pengurusan pengetahuan. Ini bermakna dengan adanya
pengurusan pengetahuan yang baik, ia akan dapat membantu organiasai untuk
terus belajar yang mana pengetahuan baru dapat dipraktikkan dan boleh diguna
pada bila-bila masa ia diperlukan (Brandenburg dan Carroll, 1995).
Bagi sektor awam di Malaysia, pengurusan pengetahuan pada masa ini telah
menjadi teknik pengurusan untuk mengembalikan prestasi dan mewujudkan
kompetensi yang lebih tinggi kepada organisasi-organisasi kerajaan. Ini kerana
organisasi tersebut sering dilabelkan sebagai tidak cekap, birokrasi dan
perkhidmatan kurang memuaskan. Pengurusan Pengetahuan dilihat sebagai satu
elemen dalam memantapkan sistem penyampaian perkhidmatan kepada
pelanggan. Ianya juga penting bagi kejayaan sebuah organisasi dan mampu
berdaya saing dengan organisasi. Melalui cetusan idea Tun Dr. Mahathir
Mohamed, Pelan Induk Ekonomi Berasaskan Pengetahuan (Knowledge Economy
Master Plan) akan merealisasikan Malaysia sebagai sebuah negara yang
ekonominya berasaskan pengetahuan untuk mengekalkan kadar pertumbuhan
2
ekonomi dan meningkatkan daya saing di peringkat antarabangsa. Petikan ucapan
Datuk Seri Najib Tun Razak sempena pembukaan Persidangan Antarabangsa E-
Government Enhancement via Knowledge Management pada 22 September 2006
menyatakan, “Pengurusan pengetahuan perlu dilihat sebagai alat berkesan
bukan sahaja untuk merealisasikan Malaysia sebagai negara K-economy tetapi
dapat memantap dan meningkatkan sistem penyampaian perkhidmatan kepada
rakyat. Dalam menghadapi cabaran besar yang wujud sekarang, sektor awam
perlu telus, bertanggungjawab, cekap dan mementingkan rakyat dalam
menyampaikan perkhidmatannya.”1
Setiap pekerja mempunyai pengetahuan, pengalaman dan kemahiran yang
tersimpan di dalam dirinya yang dikatakan sebagai pengetahuan tasit. Melalui
pengurusan pengetahuan segala ilmu ini boleh diekstrakkan, disusun atur, dan
diguna semula oleh organisasi sebagai input untuk pekerja-pekerja yang lain.
Petikan dari Taufik (2003) De Jarnett (1996), menyatakan pengurusan
pengetahuan adalah merupakan satu pembentukkan pengetahuan yang mana ia
perlu selari dengan pemahaman pengetahuan, penyebaran pengetahuan dan
menggunakannya serta pengubahsuaian pengetahuan supaya menjadi lebih mudah
difahami dan efektif. Walau bagaimanapun, proses yang amat penting di dalam
pengurusan pengetahuan yang perlu ada bagi sesebuah organisasi adalah
bagaimana pengetahuan tersebut dapat disebar dan dipindahkan ke lokasi di mana
ia diperlukan dan boleh diguna dengan sebaiknya.
Menurut Professor Yogesh Malholta dari Syracuse University, New York,
perubahan paradigma pengurusan perlu dilakukan dalam suasana ekonomi yang
menekankan kepada aspek pengetahuan dan maklumat pada beberapa perkara
seperti:
i. Strategi Perniagaan
ii. Reka Bentuk dan Kegunaan Teknologi
iii. Peranan Pengurusan Atasan
1 http://www.bernama.com/bernama/v3/bm -1/3/2009
3
iv. Kaedah Proses Pengetahuan dalam Organisasi
v. Aset Pengetahuan Organisasi
vi. Reka Bentuk Organisasi
Perubahan-perubahan yang berlaku dalam suasana yang global seharusnya
menyedarkan sesebuah organisasi itu khususnya JPPH agar menjadi lebih
bersedia. YAB Dato’ Seri Dr Mahathir Mohammad pernah berkata mengenai
Pengurusan Pengetahuan atau Knowledge Management (KM),”In the pursuit of
information, knowledge and wisdom, we must be prepared to face the reality. We
must embrace change, pursue novelty, and crave innovation. We must learn.
Even harder still, we must learn. We must remember to forget old ways. We must
force ourselves into new habits. We must build the new processes, institutions
and organizations that are necessary for the Information Age”.
1.2 Latar Belakang Kajian
Di Malaysia, semenjak tahun 1990an lagi, telah banyak organisasi mula mengorak
langkah bagi melaksanakan pengurusan pengetahuan bagi mencapai daya saing
yang tinggi. Ia bermula dari pengaruh positif yang dibawa oleh syarikat-syarikat
multinasional seperti Microsoft dan Hewlet Packard (HP) yang mana ia telah
membawa kepada amalan, proses dan aplikasi pengurusan pengetahuan ke negara
ini (Chowdry, 2006).
Begitu juga dalam sektor awam kini telah mula melaksanakan pelbagai program
dan aktiviti yang menjurus kepada pelaksanaan e-Kerajaan ke arah pemupukan
organisasi berpengetahuan. Ini disokong dengan laporan dari MAMPU2 yang
menyatakan kerajaan akan menggunakan teknologi maklumat dan komunikasi
(ICT) sebagai pemangkin dan mendorong pembangunan, pertukaran dan integrasi
maklumat supaya pengetahuan dapat diurus kemudian digunakan dan dikongsi
2 Sumber : Unit Permodenan Tadbiran Pengurusan Malaysia (MAMPU), 2007
4
bersama. Di bawah Pelan Tindakan : Strategic Response 3 : Facilitate sharing of
knowledge and experience by capturing information across government . Enam
agensi kerajaan sedang dalam kajian pembangunan perlaksanaan Sistem
Pengurusan Pengetahuan. Agensi tersebut ialah MAMPU, EPU, KKDN, MOSTI
dan Jabatan Statistik.
Bagi organisasi yang dalam perlaksanaan pengurusan pengetahuan, pelbagai
kaedah atau sistem digunakan. Kesemua kaedah atau sistem ini adalah untuk
memboleh ahli dalam organisasi tersebut boleh menyelesaikan masalah,
mengurangkan kos dan membolehkan penciptaan inovasi yang baru melalui
proses perkongsian pengetahuan dari mekanisma pengurusan pengetahuan.
Oleh itu, sudah semestinya JPPH sebagai sebuah organisasi kerajaan harus
mengambil pendekatan yang sewajarnya untuk menguruskan pengetahuan yang
merupakan aset amat bernilai ada di dalam organisasi. Ini bagi membolehkan
JPPH memantapkan sistem penyampaian perkhidmatan kepada pelanggan dan
mampu berdaya saing dengan agensi lain samada dikalangan sektor kerajaan
mahupun swasta.
JPPH bermula sebagai Bahagian Penilaian di Perbendaharaan Malaysia pada 1
Jun 1957. Kemudian pada 1 Januari 1987, Bahagian ini di naik taraf kepada
Jabatan dan dikenali sebagai Jabatan Penilaian & Perkhidmatan Harta (JPPH), di
bawah Kementerian Kewangan. Sehingga kini JPPH telah mempunyai 49
cawangan dengan kekuatan sumber manusia seramai 2,101 orang. JPPH
mempunyai tiga perkhidmatan teras iaitu:
i. Program Penilaian dan Perkhidmatan Harta
Program ini memberi nasihat kepada Kerajaan Persekutuan, Kerajaan
Negeri, Badan-badan Berkanun dan Pihak Berkuasa Tempatan mengenai
perkara yang berkaitan dengan penilaian harta tanah untuk pelbagai
maksud percukaian seperti duti setem, duti harta pusaka, cukai keuntungan
5
harta tanah, kadaran dan carum membantu kadar. Program ini juga
bertanggungjawab terhadap aspek nilaian harta tanah berkaitan urusan
penswastaan dan pelaburan, perundingan harta untuk pembelian dan
penjualan, menentukan nilai pampasan dalam proses pengambilan tanah,
menentukan premium tanah untuk maksud tukar syarat dan pemberian
milik tanah serta penilaian untuk pinjaman perumahan, insurans, sewaan
dan lain-lain nilaian modal.
ii. Program Maklumat Harta Tanah (NAPIC)
Merupakan Pusat Maklumat Harta Tanah Negara. Ia menjadi rujukan
utama untuk mendapatkan maklumat dan sumber data berkaitan dengan
harta tanah.
iii. Institut Penilaian Negara (INSPEN)
Sebagai penggerak utama dalam membangunkan pengetahuan dan
kemahiran modal insan jabatan dan industri amnya melalui latihan dan
penyelidikan dalam bidang harta tanah.
Dalam usaha untuk terus kekal bersaing dan relevan pada setiap masa dan
memastikan keberkesanan sistem penyampaian perkhidmatan kepada
pelanggan, melalui pengurusan kualiti diutamakan. JPPH menyedari
bahawa pengurusan kualiti dan produktiviti menjadi struktur asas kualiti,
dan sumber manusia yang kompeten kerja, amanah dan mempunyai sikap
positif adalah aset yang paling penting bagi sesuatu organisasi dan
produktiviti jabatan.
Dalam pengurusan organisasi JPPH telah memperkenalkan berbagai garis
panduan, prosedur, polisi dan sebagainya untuk panduan dalam
melaksanakan tugas. Antaranya adalah bagi Program Penilaian Buku
Arahan JPPH menjadi rujukan utama, NAPIC melalui Buku Arahan
NAPIC manakala INSPEN melalui Buku Arahan INSPEN.
6
1. 3 Penyataan Masalah
Dari semakan dan pemerhatian yang telah dijalankan didapati dalam pengurusan
organisasi, JPPH tidak menjurus secara khusus dalam Pengurusan Pengetahuan.
Pengurusan Pengetahuan dilaksanakan secara tidak langsung melalui penyediaan
antaranya Manual Proses Kerja, Buku Arahan, Fail Meja, Amalan Standard
Penilaian, Surat Pekeliling, Polisi dan sebagainya dan juga melalui bahan
penerbitan seperti yang diterbitkan oleh NAPIC dan INSPEN.
Dari segi pengurusan organisasi melalui pembangunan IT, didapati perlaksanaan
sistem pengkomputeran adalah secara ’stand alone’ di mana JPPH menggunakan
Valuation Information System (VIS), NAPIC pula sedang membangunkan
Property Information System Malaysia (PRISM). Manakala di INSPEN
menggunakan berbagai sistem seperti SPML, PORTAL STAF, ILMU, BIO-
METRIK dan sebagainya.
Dengan ini boleh dibuat rumusan bahawa di setiap perkhidmatan teras di JPPH
mempunyai sistem pengurusan yang berbeza, penghasilan produk yang berlainan
dan sudah pasti kemahiran dan pengetahuan yang berbeza. Di mana setiap
produk yang dihasilkan adalah dari olahan data atau maklumat yang berbeza dan
melalui kaedahnya masing-masing dan lebih kepada mendokumentasikan bahan
atau data tersebut.
Dengan suasana organisasi yang mana berlaku kehilangan pengetahuan dan
pengalaman disebabkan persaraan, berhenti kerja dan pertukaran tempat kerja
atau berpindah ke organisasi lain adalah suatu kerugian kepada organisasi
khususnya JPPH. Kehilangan pengetahuan dan pengalaman ini memberi kesan
yang ketara terutamanya bagi golongan pengurusan dan profesional.
Menyedari hakikat ini suatu media atau kaedah pengurusan pengetahuan yang
baik perlu diwujudkan bagi tujuan perkongsian dan pengekalan pengetahuan.
7
Pengetahuan tersebut boleh diguna semula dan dirujuk dengan tujuan untuk
pentadbiran dan pengurusan organisasi dalam terus memberikan perkhidmatan
yang terbaik dan cekap kepada pelanggan.
Oleh itu sudah sampai masanya untuk JPPH sebagai sebuah organisasi
perkhidmatan awam mengurus dan melaksanakan proses mengumpulkan dan
menjanakan semula aset pengetahuan khususnya dalam bidang penilaian harta
tanah. Satu kaedah diperlukan iaitu Pengurusan Pengetahuan. Melalui
pengurusan ini, pengetahuan yang terdapat dalam persekitaran organisasi boleh
diolah semula menjadi sesuatu yang bernilai. Ia boleh dijadikan sebagai
mekanisme untuk organisasi melihat hala tuju dan berjaya mencapai matlamat
organisasi. Ini disokong oleh Nonaka (1994) yang menyatakan pengurusan
pengetahuan atau knowledge management yang berkesan dikira sebagai faktor
kejayaan sesebuah organisasi. Ini sealiran dengan tuntutan K-ekonomi iaitu
memfokuskan pengetahuan sebagai penggerak pertumbuhan ekonomi kerana
pengetahuan dapat meningkatkan keupayaan faktor-faktor pengeluaran yang lain
menjadikannya produk dan proses yang baru.
Oleh itu, tujuan kajian ini adalah untuk mengenal pasti bagaimanakah sistem
pengurusan pengetahuan boleh membantu mengumpulkan sumber aset
pengetahuan dan memberi input kepada proses membuat keputusan dan
perlaksanaan dalam mencapai matlamat organisasi dan pembangunan sumber
manusia.
8
1.4 Objektif Kajian
Berdasarkan kepada permasalahan kajian yang telah dibincangkan di dalam para
1.3, maka objektif kajian ini adalah untuk:
i. Mengenalpasti tahap kefahaman warga JPPH terhadap pengurusan
pengetahuan.
ii. Mengenalpasti sistem pengurusan pengetahuan untuk mewujudkan tempat
penyimpanan pengetahuan, meningkatkan penyampaian pengetahuan,
memperbaiki persekitaran pengetahuan dan menguruskan pengetahuan.
iii. Membudayakan perkongsian ilmu pengetahuan.
1.5 Skop Kajian
Skop kajian tertumpu kepada persekitaran pengurusan pengetahuan bagi
pengetahuan teknikal dan pengkhususan kepada kumpulan pengurusan dan
profesional dan kumpulan sokongan satu di Jabatan Penilaian dan Perkhidmatan
Harta.
1.6 Soalan Penyelidikan
i. Sejauhmana warga JPPH tahu berkaitan dengan Pengurusan Pengetahuan?
ii. Sejauhmana kepentingan ilmu pengetahuan dalam pengurusan organisasi
JPPH?
iii. Bagaimana pengurusan pengetahuan sekarang di JPPH?
iv. Mengapa perlu menguruskan ilmu pengetahuan?
v. Apakah sistem yang digunakan untuk menguruskan pengetahuan?
vi. Bagaimanakah cara untuk membudayakan perkongsian ilmu?
9
1.7 Kepentingan Kajian
Dengan adanya sistem pengurusan pengetahuan ia akan dapat menunjukkan
bagaimana proses perkongsian dan pembentukan aset pengetahuan di kalangan
ahli-ahli organisasi di seluruh JPPH di mana aset ini amat berharga dalam
membentuk pekerja yang berinformasi dan berpengetahuan luas.
Pengurusan pengetahuan yang baik akan dapat menyumbang kepada inisiatif
peningkatan prestasi melalui kemudahan perolehan pengetahuan, penggunaan
semula pengetahuan, perkongsian dan penciptaan pengetahuan serta pengurangan
masa bagi mencapai kecekapan.
Ia juga akan memberi input kepada pihak pengurusan untuk meningkatkan dan
memperbaiki pemantapan sistem penyampaian perkhidmatan kepada pelanggan,
mencapai matlamat organisasi, mewujudkan kompetensi yang lebih tinggi kepada
organisasi dan mewujudkan satu komuniti yang berasaskan pengetahuan.
10
2.0 KAJIAN LITERATUR
2.1 Ilmu Pengetahuan
Pengetahuan adalah gabungan pengalaman, nilai maklumat kontekstual,
pandangan pakar dan kefahaman yang menyediakan perkitaran dan rangka kerja
untuk penilaian dan menggabungkan pengalaman dan maklumat baru. Dalam
organisasi ia bukan sahaja terdapat pada dokumentasi dan simpanan tetapi juga di
dalam amalan-amalan harian organisasi seperti kerja-kerja harian, proses-proses
yang berlaku, pengalan dan norma-norma yang diguna pakai (Davenport et
al.1998).
Menurut Drucker (1995), ilmu pengetahuan adalah maklumat yang mengandungi
sesuatu atau seseorang individu samada dengan menjadi asas kepada tindakan
atau dengan menjadikan individu mampu mengambil tindakan yang berbeza atau
lebih berkesan.
Ilmu pengetahuan tidak seperti harta yang boleh dilihat, ilmu pengetahuan tidak
susut atau rosak apabila dipindahkan, malah ia berkembang apabila digunakan
dan nilainya menurun jika tidak digunakan ( Sveiby,2000).
Nonaka dan Takeuchi (1995) mendefinisikan ilmu pengetahuan sebagai
kepercayaan yang sebenar iaitu apabila seseorang membina ilmu pengetahuan, dia
akan mengetahui sesuatu situasi baru dengan cara memegang kepada kepercayaan
yang sebenar dan terus komited terhadapnya. Setiap individu perlu membina
semula keupayaan untuk bertindak dalam keadaan sebenar melalui pengalaman.
Manakala menurut Suruhanjaya Bangsa-bangsa Bersatu Mengenai Sains dan
Teknologi untuk Pembangunan, pengetahuan merangkumi kemahiran praktikal
yang diperolehi melalui pembelajaran secara amali dan keupayaan yang
diperolehi melalui pendidikan formal dan latihan di samping kemahiran
11
pengurusan yang dipelajari melalui amalan dan hasil penyelidikan dan
pembangunan (P&P)3.
Ilmu pengetahuan adalah berbeza daripada data dan maklumat. Menurut
McFadden et.al. (1999) menyatakan data adalah pengumpulan fakta, pengukuran
serta statistik. Data tidak membawa maksud ilmu pengetahuan dimana data
hanyalah sekumpulan nombor yang belum ditafsirkan. Data merupakan bahan
binaan yang paling awal di dalam pembentukan atau penciptaan ilmu
pengetahuan. Ia menjadi semakin bermakna dan memberi nilai di dalam
kehidupan manusia (Davenport et al, 1998). Setelah diproses dan dianalisis, data
menjadi maklumat, yang mengandungi makna-makna dan dapat digunakan di
dalam membuat keputusan.
Manakala maklumat pula adalah sebagai bahan perantaraan dalam membina
pengetahuan kerana maklumat memberikan makna ’apa’ kepada sesuatu,
sementara pengetahuan memberi pengertian ’mengapa’. Pembelajaran individu
berlaku apabila seseorang itu menerima maklumat, memprosesnya secara kognitif
dan memberi kesan kepada ilmu pengetahuan, kemahiran dan sikapnya.
Pembelajaran organisasi berlaku apabila maklumat diintegrasikan di dalam
strategi, sistem, struktur dan proses organisasi melalui pengalaman organisasi
akan membentuk ilmu pengetahuan. Data dan maklumat diubah menjadi
pengetahuan apabila diterjemahkan oleh manusia. Rajah 2.1 menunjukkan
bagaimana data diproses menjadi maklumat kemudian bertindak menjadi
pengetahuan.
3 www.epu.gov.my –Mengukur Isi Kandungan Pengetahuan
12
Rajah 2.1: Proses Penghasilan Pengetahuan
Sumber : Morris and Miller (1999)(dalam Taufik Mohammad (2003)
Apabila memperkatakan ilmu pengetahuan ia dikategorikan kepada pengetahuan
tacit, pengetahuan explicit dan pengetahuan budaya (Nonaka et al, 1995).
Pengetahuan tasit (tacit knowlegde) – ia tidak boleh dilihat, berbentuk subjektif,
kognitif. Ia boleh didapati dari proses dalaman seseorang individu dan disimpan
dalam diri individu itu sendiri. Pengetahuan jenis ini juga dikenali sebagai
pengalaman, reaksi dan bakat. Ianya sukar didokumentasikan.
Pengetahuan eksplisit (explicit knowledge) – ia boleh dilihat, bersifat objektif,
rasional dan pengetahuan berbentuk teknikal sebagai contoh polisi, prosedur,
dokumen atau pangkalan data dan akan menjadi lebih berguna jika ia boleh
dikongsi dan digunakan dalam satu kumpulan tanpa mengira masa dan tempat.
Pengetahuan budaya (cultural knowledge)- adalah kepercayaan dan norma yang
digunakan oleh anggota organisasi untuk memberi nilai dan makna kepada
maklumat dan pengetahuan baru.
DATA
PENGE-
TAHUAN
PENGA-
LAMAN
TEORI
MAK
LUMAT
13
Walaupun pengetahuan tasit adalah sukar didokumenkan tetapi dengan kemajuan
teknologi kini mampu membantu pertukaran pengetahuan tasit kepada eksplisit
dengan mudah. Justeru, pengetahuan boleh didokumenkan, disimpan, diurus,
disebar serta digunakan oleh pengguna yang lain dan kuasa pengetahuan itu
sendiri akan semakin bertambah. Manusia dan ilmu pengetahuannya adalah
sumber paling bernilai dan merupakan faktor utama di dalam memastikan
kejayaan sesebuah organisasi. Ia juga berkemampuan dan berkuasa untuk
mengubah organisasi menjadi lebih cemerlang.
Dalam pembentukkan atau penghasilan ilmu pengetahuan Nanoka dan Takeuchi
(1995) telah memperkenalkan model penciptaan pengetahuan yang melibatkan
interaksi pengetahuan tasit dan explisit yang mewujudkan proses kitaran di antara
keduanya yang melibatkan ’Socialisation’, ’Externalisation’, ’Combination’ dan
’Internalisation’.
Menerusi model SECI (Nonaka dan Takeuchi, 1995) seperti di rajah 2.2
menjelaskan bagaimana penciptaan pengetahuan dilaksanakan dan diurus
prosesnya secara efektif.
Rajah 2.2: Proses Penciptaan Pengetahuan (Nonaka, 1995)
14
Socialization ( tasit ����tasit)
Iaitu proses perkongsian pengetahuan tasit di antara individu, rakan sekerja atau
dikalangan pelanggan. Fasa ini merupakan perkembangan pengetahuan dalam
bentuk personal, iaitu perpindahan pengetahuan individu kepada individu yang
lain.
Externalization ( tasit ����eksplisit)
Iaitu melibatkan penyataan dan penterjemahan pengetahuan tasit kepada bentuk
yang boleh difahami oleh individu lain. Di mana pengetahuan tasit akan ditukar
kepada pengetahuan eksplisit
Combination (eksplisit ���� eksplisit )
Iaitu pertukaran pengetahuan eksplisit kepada bentuk set pengetahuan eksplisit
yang lebih kompleks. Pengetahuan ini diperolehi dengan menganalisis
pengetahuan eksplisit yang sedia ada
Internalization (eksplisit ���� tasit)
Iaitu pertukaran penciptaan pengetahuan eksplisit yang baru ke dalam
pengetahuan tasit organisasi
2.2 Pengurusan Pengetahuan
Pengurusan pengetahuan merupakan suatu proses untuk mengurus, mengenal
pasti dan berkongsi aset pengetahuan yang tersimpan pada seseorang termasuk
kepakaran dan pengalaman yang zahir dan tersembunyi. Adalah menjadi
kerugian jika aset tersebut tidak dipindahkan dan dikongsi dikalangan ahli
organisasi.
Ini disokong dengan ulasan-ulasan penyelidik terdahulu seperti Malhotra, 1998;
Probst, 1998; Miles et al, 1998, Nevis et al, 1995; Huber,1991, menyatakan
pengurusan pengetahuan merupakan satu usaha merekabentuk keupayaan
15
organisasi memperoleh, berkongsi dan menggunakan pengetahuan untuk
kelangsungan dan kejayaan dalam membentuk sistem, struktur dan nilai
organisasi yang menyokong proses pengurusan pengetahuan. Petikan dari
Suhaimi S.(2002) dari (Ulrich et al, 1993), menyatakan pengurusan pengetahuan
menyediakan asas-asas yang kukuh kepada keupayaan pembelajaran di dalam
organisasi dengan mencipta peluang-peluang yang besar terhadap pembelajaran,
memperkembangkan tahap pembelajaran peringkat individu ke peringkat
organisasi yang lebih luas lagi, dan membina daya dorongan serta peluang untuk
ahli organisasi mempelajari sesuatu dari ahli-ahli yang lain.
Menurut Choo (1997) organisasi menghasilkan dan menggunakan maklumat di
dalam tiga bidang strategik iaitu:
Pertama, organisasi menterjemah maklumat tentang persekitarannya di dalam
usaha untuk membina pengertian dan makna terhadap apa yang sedang berlaku
organisasi tersebut dan apa yang sedang dilakukan.
Kedua, organisasi tersebut akan mencipta pengetahuan baru dan menukar dan
menggabung kepakaran dan pengetahuan ahli-ahli organisasi di dalam usaha
mempelajari dan membuat inovasi.
Ketiga, organisasi memproses dan menganalisis maklumat yang diperolehi untuk
memilih dan melaksanakan tindakan yang sewajarnya.
Oleh itu pengurusan pengetahuan yang betul caranya akan memudahkan
pembangunan, pengumpulan, perancangan, penyebaran, penggunaan dan
pemanfaatan. Antara implikasinya adalah sebagaimana berikut:
a) Perkongsian pengetahuan dengan penuh 'ketelusan' demi kemajuan
organisasi.
b) Inovatif - menjadikan sebarang idea bernas kepada keuntungan positif dan
berorientasikan keputusan.
16
c) Bekerja dengan lebih pintar dan bukannya terlalu bergantung kepada
pemimpin atau sistem atau prosedur yang terlalu ketat.
Rumusan boleh dibuat bahawa pengurusan pengetahuan merupakan kegiatan
mengurus pengetahuan yang dianggap penting oleh mana-mana organisasi. Ia
merangkumi langkah-langkah mengenal pasti dan merekodkan pengetahuan itu
dan menjadikannya mudah untuk dirujuk dengan tujuan untuk memperbaiki
perjalanan organisasi tersebut. Dalam keadaan ini apa yang direkodkan itu sering
disebut sebagai amalan-amalan terbaik (best practices) yang boleh dipelajari dan
digunakan oleh orang lain.
Pada kebiasaannya, pengurusan pengetahuan mempunyai kaitan dengan beberapa
’modal’ iaitu:
• Modal manusia (human capital): sumber manusia dan kepintaran
• Modal struktur (structure capital) : sumber yang berbentuk fizikal dan
teknologi
• Modal pelanggan (customer capital) : maklumat dan pengetahuan tentang
pelanggan (dalaman dan luaran)
• Modal pesaing (competitor capital): maklumat dan pengetahuan tentang-
tentang pesaing.
2.3 Kepentingan Pengurusan Pengetahuan Dalam Organisasi
Dalam suasana K-ekonomi, tumpuan utama asas ekonomi telah berpindah dari
pengeluaran (production) kepada pengetahuan (knowledge). Seperti yang telah
dinyatakan di atas membentuk satu cabaran baru kepada organisasi, terutamanya
dari segi pengurusannya. Kelebihan kompetitf sesebuah organisasi itu bergantung
kepada pengetahuan yang dimilikinya: apa yang ia tahu, bagaimana ia
menggunakan apa yang ia tahu, dan secepat manakah mampu mempelajari /
mengetahui tentang sesuatu yang baru.
17
Penemuan kajian oleh Syed-Ikhsan dan Rowland (2004) menyatakan bahawa
pengurusan pengetahuan secara praktisnya merupakan strategi utama dalam
menguruskan pengetahuan di dalam Sektor Perkhidmatan Awam Malaysia.
Beliau juga yakin Malaysia akan berjaya dalam Pengurusan Pengetahuan (K-
Management) dan bergerak selari dengan pembangunan K-Economy. K-based
Economy Strategis Master Plan (KESMP) yang diperkenalkan dalam tahun 2002
menunjukkan betapa seriusnya kerajaan membuat tranformasi ke arah
Knowledge-based Economy (K-economy).
Sama ada disedari atau tidak, pengetahuan sememangnya sudah sedia wujud di
dalam organisasi. Apa yang baru bukanlah pengetahuan itu, tetapi
pengurusannya. Pengetahuan berkembang sejajar dengan kematangan sesebuah
organisasi. Orang-orang dalam organisasi tersebut akan mempelajari
pengalaman-pengalaman yang baru dari masa ke semasa. Ini akan memandu
mereka untuk bertindak ke atas situasi-situasi yang serupa yang mungkin
dihadapi di masa hadapan. Pengalaman seperti ini harus direkodkan untuk
dipelajari oleh orang lain. Di sini, dua perkara dapat dicapai:
• Pengetahuan disampaikan dan dikongsi sesama individu-individu dalam
organisasi. Ini akan dapat membantu mereka mempelajari dan berkongsi
amalan terbaik masing-masing. Sikap ’kedekut ilmu’ hanya akan
membataskan perkembangan idea-idea baru dan tidak akan membawa
kepada kejayaan secara keseluruhan.
• Pengetahuan dapat dikekalkan dalam organisasi dan tidak akan hilang
apabila seseorang meninggalkan organisasi.
Perlaksanaan Pengurusan Pengetahuan telah menampakkan kejayaan kepada
organisasi. Petikan Aznan (2002) menyatakan, Brooking, A. (1996) dalam
kajiannya terdapat organisasi yang melaksanakan pengurusan pengetahuan telah
berjaya menyelamatkan syarikat daripada menanggung kerugian besar. Salah
sebuah organisasi tersebut ialah sebuah syarikat petroleum yang bercadang untuk
melakukan satu kajian seismik di Teluk Mexico. Sebelum syarikat tersebut
18
sempat memulakannya, seorang eksekutif teringat bahawa mereka bukan sahaja
telah pun mengkaji kawasan tersebut, malahan sudah menjalankan beberapa usaha
penggerudian yang tidak mendatangkan hasil. Ingatan eksekutif tersebut telah
berjaya menyelamatkan syarikat daripada membazirkan sejumlah wang yang agak
besar.4
Jika merujuk kepada perlaksanaan pengurusan pengetahuan di dalam negara,
Bank Negara Malaysia (BNM) telah mengorak langkah dalam bidang ini mulai
tahun 1999. Laporan Bank Negara Malaysia (2005) menyatakan strategi
menerapkan amalan Pengurusan Pengetahuan (KM) dalam proses pekerjaan telah
menyumbang kepada pewujudan persekitaran yang lebih sesuai bagi pekerja
pengetahuan di bank. Satu pencapaian utama ialah kejayaan menyiapkan projek
taksonomi korporat Bank Negara Malaysia. Taksonomi merupakan rangka kerja
klasifikasi maklumat yang telah digunakan sebagai asas untuk membentuk sistem
pengurusan simpanan pengetahuan yang dikenali sebagai Hab Pengetahuan Bank.
Dengan disokong oleh enjin carian dan dasar keselamatan maklumat, Hab
Pengetahuan menunjukkan dengan jelas pengetahuan yang ada dan akses kepada
pengetahuan. Ini sekaligus memudahkan lagi proses mendapatkan, penggunaan
semula, perkongsian dan penciptaan pengetahuan.
2.4 Perlaksanaan Pengurusan Pengetahuan Dalam Organisasi.
Perlaksanaan pengurusan pengetahuan harus dilihat kepada organisasi itu sendiri
kerana tidak ada satu cara yang ’betul’ atau ’tetap’. Dalam melaksanakan
pengurusan pengetahuan di dalam sesebuah organisasi, terdapat beberapa isu
umum yang harus diberi perhatian iaitu:
• Persoalan berkenaan konteks: Apakah proses, situasi dan keadaan yang
paling penting, di mana proses, situasi dan keadaan ini berlaku berulang
kali, dan di dalam proses, situasi dan keadaan tersebut pengetahuan
4 Petikan laporan Financial Times pada 21hb. Februari 1996 artikel yang ditulis oleh Tom Lester
19
dihasilkan dan digunakan dalam organisasi? Bagaimanakah semuanya itu
berkait dengan matlamat organisasi tersebut?
• Persoalan berkaitan dengan manusia. Siapakah orang-orang penting
dalam konteks-konteks di atas?
• Persoalan berkaitan dengan kandungan. Apakah maklumat-maklumat
yang penting bagi menjamin keberkesanan prestasi orang-orang di dalam
konteks-konteks tersebut?
Dengan jawapan kepada persoalan-persoalan ini maka ia akan dapat membantu
mengenalpasti pengetahuan-pengetahuan yang kritikal di dalam sesebuah
organisasi itu.
Setelah mengenalpasti pengetahuan yang ada di dalam sesebuah organisasi
tersebut adalah baik pengetahuan itu diklasifikasikan mengikut kategori. Ini
adalah kerana berbeza jenis pengetahuan berlainan cara menguruskannya.
Petikan dari Aznan (2002) menyatakan Peter Novins dan Richard Armstrong
(1997) mencadangkan pengetahuan dibahagikan kepada 4 kategori iaitu:
a) ‘Quick Access Knowledge’ (Maklumat Capaian Cepat)
Pengetahuan ini senang dipindahkan kepada orang lain untuk digunakan
semula, tetapi tidak dapat diaplikasikan pada semua keadaan. Contohnya
pengetahuan tentang seorang pelanggan penting yang tidak suka kepada
asap rokok. Semua anggota organisasi yang berhubung dengan pelanggan
tersebut perlu berhati-hati tentang perkara ini, dan ianya mudah untuk
dikongsi, tetapi ia hanya berkaitan dengan pelanggan itu sahaja.
b) ‘Broad-based Knowledge’ (Pengetahuan Umum)
Pengetahuan jenis ini bukan sahaja mudah untuk dipindahkan malah
berguna pada banyak keadaan. Contohnya, polisi dan prosedur daripada
agensi-agensi kerajaan yang ada kaitan dengan operasi organisasi.
20
Pengetahuan ini dan cara untuk mencapainya harus disebarkan kepada
semua yang berkaitan dalam organisasi itu.
c) ‘Complex Knowledge’ (Pengetahuan Kompleks)
Pengetahuan ini dapat digunakan pada banyak keadaan tetapi sukar untuk
dipindahkan. Contohnya ialah kaedah dan tatacara mengendalikan projek-
projek yang berskala besar. Pengetahuan ini dipindahkan menerusi sesi
latihan dan penerangan yang berstruktur kepada semua anggota organisasi
yang berkenaan.
d) ‘One-off Knowledge’ (Pengetahuan Jarang Guna)
Pengetahuan ini sukar dipindahkan dan tidak dapat digunakan pada
banyak keadaan. Contohnya pengetahuan tentang perisian komputer yang
tidak digunakan dengan meluas di dalam organisasi tersebut. Pengetahuan
ini tidak perlu diuruskan secara formal dan hanya dipindahkan kepada
sesiapa yang berminta secara tidak formal.
Rajah 2.3: Kategori Pengetahuan
Broad-based Knowledge (Pengetahuan Umum)
Mudah dipindahkan dan berguna dalam banyak
keadaan. Perlu disebar kepada
organisasi dan ada caranya
Complex Knowledge (Pengetahuan Kompleks)
Sukar dipindahkan tapi perlu digunakan dalam banyak
keadaan Dipindah melalui latihan &
penerangan
One-off Knowledge (Pengetahuan Jarang Guna)
Sukar dipindahkan dan tidak dapat diguna dalam banyak
keadaan
Dipindah kepada yang berkaitan sahaja
Quick Access Knowledge (Maklumat Capaian Cepat)
Senang dipindah tetapi tidak dapat diaplikasikan kepada
semua Boleh dikongsi pengetahuan
tersebut secara lisan
KKKK
21
Pengurusan pengetahuan bukan sahaja setakat mengenalpasti kategori
pengetahuan tetapi ianya perlu diurus. Mengikut Amrit Tiwana (2000) terdapat
sepuluh langkah dalam rangka kerja proses untuk melaksanakannya dan ia
merupakan aktiviti yang kompleks. Sepuluh langkah ini akan memberi panduan
keseluruhan ke atas proses merekabentuk strategi, rekabentuk, membangun dan
melaksanakan satu Sistem Pengurusan Pengetahuan yang selaras dengan strategi
organisasi.
Langkah-langkah tersebut terbahagi kepada empat fasa utama iaitu:
Fasa 1 : Penilaian Infrastuktur
a) Langkah 1 : Analisa infrastruktur yang sedia ada- mengkaji jurang
kritikal dari aspek teknologi.
b) Langkah 2 : Penyelarasan pengurusan pengetahuan dengan strategi
organisasi – menyelaraskan kedua-dua strategi bagi memenuhi matlamat
organisasi.
Fasa 2 : Analisis, Rekabentuk dan Pembangunan Sistem Pengurusan
Pengetahuan
a) Langkah 3 : Rekabentuk infrastruktur pengurusan pengetahuan-
memilih komponen infrastruktur berdasarkan arkitektur sistem pengurusan
pengetahuan iaitu 7 layers (Amrit Tiwana, 2000)
b) Langkah 4 : Audit sistem dan aset pengetahuan sedia ada- audit dilakukan
untuk membuat penilaian awal ke atas sistem dan aset pengetahuan yang
ada.
c) Langka 5 : Menubuhkan pasukan pengurusan pengetahuan – tenaga pakar
dikenalpasti bagi memastikan kejayaan proses di dalam fasa ini.
22
d) Langkah 6 : Merekabentuk pelan sistem pengurusan pengetahuan –
perancangan pembangunan arkitektur serta komponen di setiap lapisan
dikenalpasti.
e) Langka 7 : Pembangunan sistem pengurusan pengetahuan- melibatkan
pembangunan penuh ke atas setiap lapisan yang ada.
Fasa 3 : Aturan Kedudukan
a) Langkah 8 : Perlaksanaan metodologi RDI – meliputi pemilihan dan
perlaksanaan projek pilot bagi memperkenalkan sistem yang dibangunkan.
b) Langkah 9 : Mengurus perubahan, budaya dan penghargaan-melibatkan
peranan yang perlu dimainkan oleh mereka yang dibangunkan.
Fasa 4 : Penilaian
a) Langkah 10 : Menilai prestasi dan pemilihan ukuran – mengukur nilai
perkhidmatan atau perniagaan yang terlibat dan melibatkan hasil pulangan
dari pelaburan yang telah dibuat.
Penerangan 10 langkah di atas diterjemahkan dalam Rajah 2.4.
23
Rajah 2.4: The 10 Steps KM Road MAP (Sumber : Tiwana, 2000)
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia (MAMPU)
dalam kajian Penyiasatan Kandungan Pengetahuan Malaysia (MyKe) telah
mengenal pasti empat komponen Pemudah Pengetahuan dan empat komponen
Tindakan Pengetahuan yang mana seterusnya akan membawa kepada dua Hasil
yang Didorong oleh Pengetahuan ( Rujuk Rajah 2.5). Kesemua komponen-
komponen yang telah dikenalpasti ini boleh dijadikan panduan untuk
membangunkan Sistem Pengurusan Pengetahuan.
1. Analyze the Existing Infrastructure
2. Align KM and Business Strategy
4. Audit Existing Knowledge Assets & System
6. Create the KM Blueprint
3. Design the KM Infrastructure
5. Design the KM Team
7. Develop the KMS
9. Manage Chance, Culture and Reward Structure
8. Deploy, Using RDI Methodology
10. Evaluation Performance, Measure ROI and
Incremental refine the KMS
24
Rajah 2.5 : Model Pengukuran Kandungan Pengetahuan
Sumber : www.epu.gov.my –Mengukur Isi Kandungan Pengetahuan
2.5 Sistem Pengurusan Pengetahuan
Bagi mewujudkan kemudahan proses perkongsian pengetahuan, organisasi perlu
melihat ke hadapan mengenai kebolehan teknikal yang ada dan menfokuskan
kepada persekitaran yang bermaklumat secara keseluruhannya. Rajah 2.6
menunjukkan, dalam mengimbangkan budaya bermaklumat dengan teknologi,
pengurusan pengetahuan telah membawa kepada tiga sumber utama dalam
organisasi iaitu kakitangan, proses dan juga teknologi bagi membolehkan
organisasi tersebut menggunakan dan berkongsi pengetahuan serta maklumat
secara lebih efektif. Dalam hal teknologi, ia adalah sebagai alat perhubungan
dalam mewujudkan perkongsian pengetahuan.
• Persekitaran perniagaan
• Suasana permintaan
• Struktur pasaran dan industri
PEMUDAH (Stok Pengetahuan)
E1 : Keupayaan Sumber Manusia
E2 : Kepimpinan Pengetahuan E3 : Teknologi/ Infrastruktur
E4 : Persekitaran Pengetahuan
Tindakan
(Proses Pengetahuan /Aliran )
K1 : Penjanaan Pengetahuan
K2 : Perolehan Pengetahuam
K3 : Perkongsian Pengetahuan
K4 : Penggunaan Pengetahuan
KOMPONEN PENGETAHUAN
Inovasi (O1)
• Produk baru atau yang ditambahbaik
• Proses baru atau yang ditambahbaik
• Organisasi yang ditambahbaik
Prestasi Ekonomi (O2)
• Produktiviti yang meningkat
• Keuntungan yang bertambah
HASIL PENGETAHUAN
Faktor Luaran
25
Rajah 2.6: Kunci Bagi Merealisasikan Perkongsian Pengetahuan
Hasil kajian penyelidikan oleh Hall C (2000) dari United State menyatakan 30%
organisasi telah membangunkan Portal Maklumat Perniagaan untuk menyokong
proses pengurusan pengetahuan dan 60% daripadanya telah melaksanakan portal
tersebut kerana perkembangan pekerja dalam organisasi yang aggresif dan
perubahan yang pantas.
Taufik (2003) menyatakan, Brent J. B. (2000) membuat rumusan bahawa
organisasi yang menghadapi cabaran dan perubahan yang pantas dalam
perniagaan, pertambahan perkembangan maklumat, pekerja yang ramai dan servis
bertambah membuatkan organisasi tersebut melaksanakan pengurusan
pengetahuan. Ini merupakan petunjuk kepada kejayaan organisasi tersebut dan
akan meningkatkan inovasi, tindakbalas dan persaingan dalam organisasi
(Hackbarth, G.,1998;Alavi, M & Leider, D.E,.2001) dan akhirnya ia akan menjadi
’Organisasi yang bermaklumat dan berpengetahuan’ (Applegate et al,1999).
Seperti yang telah dijelaskan Model Nonaka dan Takeuchi(1995) membahagikan
pengetahuan kepada dua jenis iaitu pengetahuan eksplisit dan pengetahuan tasit.
Pergerakan diantara dua jenis pengetahuan membentuk pengetahuan baru.
Berlaku juga empat jenis interaksi di mana dari tasit kepada tasit
(Kemasyarakatan), dari eksplisit kepada eksplisit (Gabungan), dari tacit kepada
eksplisit (Luaran) dan dari eksplisit kepada tasit (Dalaman). Berdasarkan kepada
mod perbualan pengetahuan ini, Mentzas(1997) telah menentukan bahagian-
Orang
Ramai Proses
Teknologi
Pengetahuan
26
bahagian Teknologi Maklumat yang spesifik yang dapat menyokong dan
mencungkil jenis interaksi tersebut:
Jadual 2.1 : Sokongan Teknologi Maklumat dan contoh peralatan
perkongsian bagi mod-mod pengetahuan (Mentzas, 1997)
Mod Sokongan Kepada Contoh Peralatan
Kemasyarakatan
(Socialisation)
• Komunikasi tidak
formal
• Perbincangan atas talian (online) semasa bekerja
• Pengumpulan soalan
• Penemuan Maklumat
• Senarai perbincangan
• Papan Buletin
• Usaha sama hypermedia
• Persidangan Multimedia
• Aplikasi brainstorming
Dalaman
(Internalisation)
• Pencarian metodologi
dan Proses LLS
• Dokumentasi
perkongsian
pengetahuan
• Penafsiran pengetahuan
• Pangkalan data Pengajaran Pembelajaran
• Pentafsiran Maklumat
• Pengesanan sejarah proses
• CBT hypermedia
• Gudang Data/ Perlombongan data
Luaran
(Externalisation) • Pemetaan konsep
pengetahuan tasit :
pengkelasan/
persembahan
• Pembentukkan memori
organisasi
• Perjalanan pemilikan
persendirian
• Rangkaian semantic
• Pengetahuan ontologis
• Rangkaian penerbitan
• Tekanan teknologi
• Agen teknologi
• Perhujahan isu
Gabongan
(Combination) • Penyelarasan keputusan
• Perkongsian maklumat
• Komunikasi komputer
• Carian dan penapisan pengurusan dokumen
• Perjalanan Sistem
• Kumpulan DSS
Jika merujuk kepada perkembangan dalam negara didapati permintaan dan
keperluan kepada pengurusan pengetahuan menunjukkan perkembangan yang
menggalakkan di mana menurut Index Pembangunan Ekonomi Berasaskan
Pengetahuan (KDI) Malaysia berada di kedudukan tangga ke 17 berbanding
27
716
1031
1646
1837
2218
2989
3525
3539
4005
4037
4149
4164
4250
4320
4436
4469
4658
4730
4857
4910
5273
6126
0 2000 4000 6000 8000
India (22)
Indonesia (21)
Filipina (20)
Thailand (19)
China (18)
MALAYSIA (17)
Korea Selatan (16)
N. Zealand (15)
Singapura (14)
Ireland (13)
Jerman (12)
Australia (11)
Kanada (10)
U.Kingdom (9)
Belanda (8)
Sw itzerland (7)
Norw ay (6)
Finland (5)
Jepun (4)
Denmark (3)
Sw eden (2)
Amerika Syarikat(1)
dengan 21 negara-negara maju yang lain. KDI dikira berasaskan beberapa faktor
utama terpilih yang diperlukan untuk menggerakkan ekonomi berasaskan
pengetahuan iaitu infrastruktur komputer, infrastruktur pendidikan dan latihan,
serta penyelidikan dan pembangunan (P&P) dan teknologi. Rajah 2.7
menunjukkan Indeks Pembangunan Eknomi Berasaskan Pengetahuan 2004.
Rajah 2.7 : Indeks Pembangunan Ekonomi Berasaskan
Pengetahuan 2004
Sumber : www.epu.gov.my –Mengukur Isi Kandungan Pengetahuan
EPU.( 2004)
Laporan dari MAMPU (2007)5 menyatakan bahawa di bawah projek
MyGovernment Portal sebanyak 900 websites merangkumi agensi-agensi
Kerajaan Persekutuan, Kerajaan Negari dan Pihak Berkuasa Tempatan telah
dibangunkan. Manakala perbelanjaan ICT juga meningkat, carta pie di bawah
menunjukkan jumlah peruntukkan kewangan dari tahun 2001 hingga 2010.
5 Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia (MAMPU), Seminar ICT, Julai 2007
28
Rajah 2.8 : Agihan Peruntukkan Kewangan Untuk Pembangunan
ICT bagi RM Ke-8 dan RM Ke-9
Di bawah Pelan Tindakan: Strategic Response 3: Facilitate sharing of knowledge
and experience by capturing information across government 6 agensi kerajaan
sedang dalam kajian pembangunan perlaksanaan Sistem Pengurusan Pengetahuan.
Jadual 2.2 menunjukkan agensi-agensi kerajaan yang terlibat dengan
perlaksanaan Sistem Pengurusan Pengetahuan.
Jadual 2.2: Strategic Response 3: Facilitate sharing of knowledge and
experience by capturing information across government
Sumber : Unit Permodenan Tadbiran Pengurusan Malaysia (MAMPU), 2007
Inisiatif Jangka masa Agensi Utama
Knowledge Management Framework
(Kajian)
2008 MAMPU
Knowledge Bases:
• Economic Intelligence
• Security Intelligence
• Research & Development
• Government Statistics
• Project Management-best practices,
tools & techniques, methodologies and
templates
2009
2009
2009
2009
2009
EPU
KKDN
MOSTI
Jab. Statistik
MAMPU
KOS PEMBANGUNAN ICT
RM746.73j
2001, 22.88%
RM838.98j
2002, 27.95%
RM558.29j
2003, 18.60%
RM427.37j
2004, 14.24%
RM14.33j
2005, 0
KOS PEMBANGUNAN ICT
RM746.73j
2001, 22.88%
RM838.98j
2002, 27.95%
RM558.29j
2003, 18.60%
RM427.37j
2004, 14.24%
RM14.33j
2005, 0
JUMLAH KOS PROJEK DALAM RMKE-8
RM4.1B (2007 -2010)
RM1.6B (2006)
JUMLAH KOS PROJEK DALAM RMKE-9
29
Laporan dari MAMPU jelas menunjukkan bahawa kerajaan amat serius dengan
pembangunan teknologi maklumat. Kerajaan akan menggunakan teknologi
maklumat dan komunikasi (ICT) sebagai pemangkin dan mendorong
pembangunan, pertukaran dan integrasi maklumat. Ia juga menerajui usaha untuk
menggalakkan strategi pembangunan aktiviti berasaskan pengetahuan dan
membangunkan mekanisme pembelajaran yang lebih berkesan supaya
pengetahuan dapat digunakan dan dikongsi bersama.
2.6 Budaya Perkongsian Pengetahuan
2.6.1 Perkongsian pengetahuan
Pengetahuan yang ada di sesebuah organisasi boleh dibahagikan ke dalam
beberapa kategori. Dengan mengetahui ciri-ciri dan peranan pengetahuan,
seseorang itu perlulah memahami, mengambil, mempersembahkan dan
menggunakan pengetahuan tersebut dengan sebaik mungkin bagi menghasilkan
idea-idea baru untuk bersaing di peringkat antarabangsa (Dixon, 2002).
Selain itu juga, pengurusan pengetahuan melibatkan putaran aktivti iaitu
pengetahuan perlu dibangunkan, disimpan, disalurkan dan perlu digabungkan.
Sebagai keputusannya, memanipulasikan pengetahuan dengan menggunakan alat-
alat bantu sama ada teknologi atau bukan teknologi, organiasi akan dapat
mencapai kedudukan yang strategik berbanding dengan persaingannya
(Drucker,2000).
30
2.6.2 Elemen perkongsian pengetahuan
Dalam membangukan proses perkongsian maklumat dalam sesebuah organisasi,
terdapat tiga elemen utama yang perlu diambil perhatian. Elemen tersebut ialah
manusia, tempat dan maklumat seperti tertera di rajah 2.9. Ketiga-tiga elemen ini
perlu untuk mewujudkan perkongsian yang efektif.
Rajah 2.9 : Elemen-Elemen Dalam Perkongsian Pengetahuan
(Federal Aviation Administration, FAA)
a. Manusia
Pengetahuan yang wujud adalah dengan adanya manusia. Pemberi maklumat atau
pengetahuan perlu mengetahui apa yang ingin disampaikan kepada pengguna
pengetahuan yang lain. Pemberi pengetahuan juga boleh menjadi pengguna
pengetahuan, di mana pengguna mengunakan pengetahuan yang telah dikongsi
oleh pengguna lain sebagai bahan rujukan dalam menyelesaikan sesuatu masalah.
Penyumbang atau pemberi pengetahuan boleh dikategorikan sebagai teman
sekerja, pakar-pakar, rakan-rakan dan juga pelanggan kepada organisasi.
Maklumat
Perkongsian
Pengetahuan
Manusia Tempat
31
b. Tempat
Tempat menerangkan di mana pengetahuan yang ingin dikongsi perlu diletakkan.
Pengetahuan yang terdapat di sini membolehkan pengguna pengetahuan
berkongsi idea tentang sesuatu perkara atau masalah. Ia juga dapat membentuk
komuniti yang mempunyai kepakaran dalam bidang masing-masing dalam
menjalankan sesuatu projek. Bagi pengguna yang pengetahuannya berada pada
tahap yang rendah dalam organisasi, meraka dapat mempelajari sesuatu perkara
yang berguna bagi memperbaiki mutu pekerjaan yang dilakukan. Tempat
perkongsian pengetahuan juga dapat menyediakan jawapan bagi sesuatu masalah
yang berlaku.
c. Maklumat
Maklumat yang terdapat dalam proses perkongsian pengetahuan terdiri daripada
struktur atau tidak berstruktur. Kedua-dua jenis pengetahuan ini, membolehkan
pengguna untuk mencipta sesuatu pengetahuan yang baru. Pengetahuan yang
dikongsikan juga diklasifikasikan dan dicapai oleh pengguna pengetahuan.
Pengetahuan yang ingin dikongsi perlu mempunyai makna atau berguna kepada
pengguna.
2.6.2 Budaya perkongsian pengetahuan
Ketiga-tiga elemen di atas adalah penting untuk membentuk perkongsian
pengetahuan, tetapi jika tidak diterap budaya berkongsi kepada semua warga kerja
maka elemen perkongsian pengetahuan (sharing knowledge) di dalam
pengurusan pengetahuan (knowledge management) tidak akan berjaya.
Budaya perkongsian pengetahuan boleh diterangkan sebagai satu tempat di mana
warga kerja organisasi dapat berkongsi secara terbuka, dapat mengajar dan
32
mempelajari antara satu sama lain, idea-idea yang diberikan adalah bebas dan
pengetahuan yang didapati dari sumber lain dapat digunakan. Perkongsian
pengetahuan boleh berlaku dengan pelbagai cara seperti persidangan, mesyuarat,
soal jawab dan sebagainya. Perkongsian pengetahuan seharusnya mempunyai
nilai-nilai organisasi seperti bagaimana sesuatu masalah boleh diselesaikan dan
bagaimana cara setiap warga kerja berfikir.
Sebarang halangan yang wujud kepada proses perkongsian pengetahuan dan perlu
ditukar untuk menjadikan lebih menyokong kepada budaya perkongsian
pengetahuan. Angel and Elizabeth (2002), mengariskan empat sebab utama
mengapa budaya adalah sebagai asas kepada proses perkongsian pengetahuan:
• Budaya akan membentuk pemikiran manusia atau kakitangan mengenai
pengetahuan apakah yang penting.
• Budaya akan menentukan perhubungan di antara tahap-tahap pengetahuan.
Sebagai contoh, apakah pengetahuan yang tergolong dalam organisasi dan
individu.
• Budaya akan membentuk interaksi sosial tentang pengetahuan.
• Budaya akan membentuk kepada penciptaan dan pembentukan
pengetahuan baru.
2.7 Kesimpulan
Dalam kajian literatur ini telah dikenalpasti perkara-perkara yang berkaitan
pengurusan pengetahuan mempunyai pengertian yang luas dan komponen-
komponen seperti sistem pengurusan pengetahuan dan aset pengetahuan.
Daripada literatur juga mendapati untuk menyediakan Sistem Pengurusan
Pengetahuan ia memerlukan ’tool’ iaitu teknologi yang boleh digunakan dalam
mewujudkan perkongsian pengetahuan dalam organisasi. Ini secara tidak
langsung dapat meningkatkan proses pembuatan keputusan, meningkatkan daya
kreativiti dan inovasi kakitangan dan komunikasi. Ia adalah satu aspek yang
33
penting dalam memperkembangkan pengurusan pengetahuan. Salah satu
daripadanya adalah melalui ialah pembangunan Sistem Portal.
Walau sehebat mana sistem yang digunakan jika budaya perkongsian tidak
diserapkan ke dalam organisasi dan warga kerjanya, apa-apa sistem yang
dibangunkan untuk menguruskan pengetahuan tidak dapat dilaksanakan dengan
jayanya.
34
3.0 METODOLOGI KAJIAN
Metodologi kajian adalah bermula dengan asas kajian, persampelan, instrumen
kajian, pengumpulan data, kajian rintis, ujian kebolehpercayaan dan proses
analisis data.
3.1 Asas Kajian
Penyelidikan ini adalah berbentuk kajian bukan eksperimen dan menggunakan
kaedah kuantitif bagi menilai tahap kefahaman berkaitan dengan konsep
pengurusan pengetahuan di kalangan Pegawai Penilaian di Jabatan Penilaian dan
Perkhidmatan Harta. Sejauhmana kepentingan ilmu pengetahuan dalam
pengurusan organisasi JPPH. Bagaimanakah pengetahuan yang ada diuruskan
dan apakah sistem yang sesuai digunakan untuk menguruskan ilmu pengetahuan.
Adalah diharapkan dengan hasil ujian ini akan dapat dijadikan sebagai panduan
kepada pihak pengurusan dalam membuat perancangan awal untuk
membangunkan Pengurusan Pengetahuan di JPPH.
3.2 Reka Bentuk Kajian
Reka bentuk kajian berkait rapat dengan klasifikasi kajian. Kajian ini adalah
kajian tindakan iaitu untuk mengenalpasti cara melakukan sesuatu yang paling
berkesan. Penyelidik akan membuat edaran soalselidik dengan memilih
responden secara rawak. Contoh Borang Soalselidik adalah seperti di Lampiran
A.
Temubual secara ’semi-struture ’dijalankan dengan beberapa agensi kerajaan
yang sedang atau dalam perancangan untuk melaksanakan pengurusan
pengetahuan.
35
3.3 Instrumen Kajian
Di peringkat ini data-data yang diperolehi akan dianalisis bagi mencapai objektif
kajian. Dengan menggunakan data-data primer dan sekunder yang diperolehi
penyelidik akan membuat analisis sebagaimana berikut:
3.3.1 Analisa Statistik SPSS
Penyelidik akan menghasilkan pelbagai bentuk taburan data yang
dikehendaki menerusi arahan seperti Frequencies dan persembahan data
menerusi jadual dan graf. Tujuan analisis ini adalah untuk mengetahui
tahap kefahaman warga JPPH dengan Konsep Pengurusan Pengetahuan.
Untuk mendapatkan darjah kesegeraan dan kepentingan perlaksanaan
pengurusan pengetahuan di JPPH.
3.3.2 Analisa Perbandingan
Analisa perbandingan dijalankan di antara agensi kerajaan yang sedang
atau dalam perancangan melaksanakan pengurusan pengetahuan. Agensi
tersebut ialah MAMPU, Jabatan Statistik dan Bank Negara untuk melihat
perancangan perlaksanaan pengurusan pengetahuan dan sistem yang
digunakan untuk menguruskan pengetahuan.
3.4 Populasi Dan Persampelan Kajian
Persampelan adalah merujuk kepada proses memilih jumlah elemen yang
mencukupi daripada populasi supaya pemahaman terhadap sifat-sifat sampel dan
memungkinkan pengkaji membuat generalisasi terhadap sifat-sifat populasi
sampel berkenaan (Sekaran, 2000). Bagi tujuan persampelan ini, kaedah
’Stratified Sample’ digunakan dengan edaran borang soal selidik secara rawak kepada
kumpulan persampelan. Ini adalah kerana kategori responden adalah berbagai
36
kumpulan gred perjawatan. Pecahan populasi kajian adalah seperti di dalam
Jadual 3.1 di bawah
Jadual 3.1 : Pecahan Populasi Kumpulan Gred Perjawatan
Bil. Kumpulan Gred Perjawatan Jumlah
Perjawatan
1. Kumpulan Pengurusan & Profesional (W48 dan ke atas) 65
2. Kumpulan Pengurusan & Profesional (W41-W44) 192
3. Kumpulan Sokongan 1 (W27 – W36) 426
JUMLAH 683
Sumber : Ibu Pejabat Jabatan Penilaian & Perkhidmatan Harta, 2009
Untuk tujuan kajian ini sebanyak 335 borang soal selidik telah diedarkan supaya
memperolehi respon yang tinggi.
3.5 Pengumpulan Data
3.5.1. Data Primer
Data primer merupakan data mentah atau data asal yang dikutip dan dikumpulkan
sendiri oleh penyelidik. Pengumpulan data dibuat melalui:
i. Sebaran soalselidik kepada responden untuk mendapatkan maklumbalas
secara kuantitatif mengenai sesuatu perkara. Soalselidik seperti di
Lampiran A.
Sebanyak 300 soal selidik telah dihantar melalui email dan edaran kepada
responden seperti berikut di seluruh cawangan JPPH. Jadual 3.2
menunjukkan pecahan populasi, sampel dan edaran soalselidik.
37
Jadual 3.2 : Pecahan Populasi, Bilangan Responden (sampel) dan Peratusan
Edaran Soalselidik Berdasarkan Stratifed Sample
Kategori
Responden
Jumlah
Populasi
Bilangan
Responden
% Edaran
Soalselidik
Jumlah &
Peratusan
Maklumbalas
Borang
Soalselidik
Kumpulan Pengurusan &
Profesional (W 48 & ke
atas)
65
45
69.23%
29
(64.44%)
Kumpulan Pengurusan &
Profesional (W41-W44)
192
140
72.30%
44
(31.43%)
Kumpulan Sokongan 1
(W27 – W36)
426
150
35.21%
74
(37.00%)
JUMLAH
683
335
49.04%
147
(43.88%)
ii. Temubual bersemuka dijalankan dengan beberapa agensi kerajaan yang
sedang atau dalam perancangan untuk melaksanakan pengurusan
pengetahuan. Responden yang ditemubual adalah pegawai yang
dipertanggungjawabkan untuk melaksanakan pengurusan pengetahuan di
agensi berkaitan. Agensi tersebut ialah MAMPU, Jabatan Statistik dan
Bank Negara Malaysia.
38
3.5.2 Data Sekunder
Di dalam proses penulisan kajian ini bagi mencapai objektif dan soalan
kajian, ia menggunakan pendekatan iaitu, akan mengkaji dan mendapatkan
data sekunder daripada bahan cetak seperti:
i. Kajian-kajian atau penyelidikan terdahulu
ii. Buku-buku rujukan berkaitan
iii. Jurnal dan buletin
iv. Laporan dari agensi berkaitan berkaitan Sistem Pengurusan
Pengetahuan.
3.6 Kajian Rintis
Kajian secara rintis (Pilot Study) telah dilaksanakan pada 10 Oktober 2009 bagi
menguji kebolehpercayaan instrument yang digunakan. Kajian rintis ini telah
diadakan terhadap 10 responden daripada kumpulan gred perjawatan W41 – W52.
Menurut Hair et al. (2007), bagi tujuan kajian rintis, jumlah subjek yang paling
sedikit ialah empat atau lima orang dan paling maksima tidak lebih daripada 30.
3.7 Ujian Kebolehpercayaan
Bagi kajian ini, Alpha Cronbach digunakan untuk menguji kebolehpercayaan.
Alpha Cronbach menunjukkan bagaimana item-item yang digunakan sebagai satu
set pengukuran adalah berkaitan secara positif antara satu sama lain.
Kebolehpercayaan sesuatu pengukuran diuji melalui ketekalan dan kestabilannya.
Semakin hampir Alpha Cronbach kepada 1, semakin tinggi kebolehpercayaan
terhadap ketekalannya. Rule of thumbs bagi nilai Alpha Cronbach oleh Hair et al.
(2007) yang dijadikan panduan rujukan adalah seperti yang ditunjukkan di dalam
Jadual 3.3.
39
Jadual 3.3 : Nilai Alpha Cronbach
Alpha Kekuatan Perkaitan
< 0.6 Lemah
0.6 - < 0.7 Sederhana
0.7 - < 0.8 Baik
0.8 - < 0.9 Sangat Baik
0.9 Cemerlang
Sumber : Hair et.al. (2007) (petikan dari Daim. N,2008)
Keputusan kebolehpercayaan bagi kajian rintis adalah seperti yang ditunjukkan di
dalam Jadual 3.4.
Jadual 3.4 : Menunjukkan Keputusan Ujian Kebolehpercayaan
(Reliability Statistics)
Berdasarkan kepada jadual di atas, Alpha Cronbach bagi kedua-dua ujian berada
pada tahap yang baik. Ini menunjukkan responden telah menjawab soalselidik
secara konsisten.
3.8 Teknik Analsis Data
Bagi tujuan kajian, data yang diperolehi akan dianalisis dengan menggunakan
perisian statistik iaitu ‘Statical Package For Sosial Science’ (SPSS) versi 13.0.
Teknik analisis yang digunakan adalah analisis deskriptif. Ia merangkumi
Perkara
Cronbach's Alpha
No. of Items
Kajian Rintis .700 31
Ujian Selepas
penambahbaikan Borang
Soal selidik
.791 31
40
analisis terhadap peratusan dan frekuensi maklumbalas responden. Ia juga
digunakan untuk mengetahui pandangan responden terhadap tahap dan kefahaman
konsep pengurusan pengetahuan dan darjah kesegeraan perlaksanaan pengurusan
pengetahuan di JPPH.
Analisa kualitatif dan kombinasi kedua-duanya juga dilakukan. Data- data adalah
diperolehi dari Soalan Terbuka (Open Ended Questions) dalam Borang Soal
Selidik tersebut dan jawapan dari temubual yang dijalankan dengan agensi-agensi
yang telah dikenalpasti oleh penyelidik.
41
3.9 Rangka Kerja Operasi
Rajah 3.1 : Carta Alir Metodologi Kajian
3.10 Rumusan
Melalui metodologi kajian ini, ianya akan membantu penyelidik dalam membuat
analisa dan menghasilkan keputusan analisa yang sistematik dan tepat.
Cadangan Kajian
Objektif Kajian
• Mengenalpasti tahap kefahaman warga JPPH terhadap pengurusan
pengetahuan.
• Mengenalpasti sistem pengurusan pengetahuan untuk mewujudkan tempat
penyimpanan pengetahuan, meningkatkan penyampaian pengetahuan,
memperbaiki persekitaran pengetahuan dan menguruskan pengetahuan.
• Membudayakan perkongsian ilmu pengetahuan.
Analisis Sistem Semasa Kajian Literatur
Cadangan dan Pemilihan Metodologi Pembangunan
Sistem Pengurusan Pengetahuan
KAJIAN PRODUK CADANGAN
Analisis Data
42
4.0 ANALISIS DATA
Data yang diperolehi telah dianalisis dengan menggunakan perisian SPSS versi
13.0. Analisis deskriptif dibuat untuk menerangkan ciri-ciri demografi dan juga
latar belakang responden. Analisis frekuensi dijalankan dan akan diterjemahkan
dalam bentuk jadual dan graf. Selain daripada itu, ia juga digunakan bagi melihat
penilaian secara langsung oleh responden terhadap kefahaman mereka berkaitan
dengan konsep pengurusan pengetahuan.
4.1 Analisis Statistik Deskriptif
Daripada 335 borang soal selidik yang telah diedarkan kepada ketiga-tiga
kumpulan perjawatan seperti di Jadual 3.2 di Jabatan Penilaian dan Perkhidmatan
Harta, sejumlah 147 borang soalselidik yang telah diterima yang menjadikannya
43.88% kadar respon (sila rujuk jadual 4.1).
4.1.1 Demografi dan Latar Belakang Responden
Jadual 4.1 menunjukkan bahawa majoriti responden adalah kumpulan gred W48
dan ke atas iaitu dengan kekerapan 64.44% (n=29 responden). Kemudian di
ikuti dengan kumpulan sokongan satu iaitu Penolong Pegawai Penilaian (W27 –
W36) sebanyak 37% (n=74 responden) dan akhir sekali kumpulan Pegawai
Penilaian (W41 – W44) sebanyak 31.43% (n=44 responden).
Jadual 4.1 : Taburan Kekerapan Responden Mengikut Jawatan
Bilangan Peratus ( % )
Kumpulan Pengurusan & Profesional
(W 48 dan ke atas)
29 64.44
Kumpulan Pengurusan & Profesional (W41-W44) 44 31.43
Kumpulan Sokongan 1( W27 –W36) 74 37.00
Jumlah 147 43.88
43
4.1.2 Kefahaman Warga JPPH Terhadap Konsep Pengurusan
Pengetahuan
Sejauh mana warga JPPH tahu, sama ada JPPH ada mempraktikkan pengurusan
pengetahuan boleh dibuktikan dari keputusan analisis di Jadual 4.2.
Berdasarkan jadual di atas, didapati hanya 32.7% responden sahaja yang tahu
bahawa di JPPH adalah mempraktikkan pengurusan pengetahuan, sedangkan
42.9% mengatakan tidak ada pengurusan pengetahuan di JPPH. Manakala 24.5%
tidak tahu. Majoriti responden tahu tentang definisi Pengurusan Pengetahuan
iaitu sebanyak 83.7% (n=123) menyatakan pengurusan pengetahuan adalah satu
proses menguruskan pengetahuan dan maklumat dalam organisasi bagi
meningkatkan nilai perkhidmatan.
Jadual 4.3 Peratusan Responden Yang Tahu Definisi Pengurusan
Pengetahuan
Jadual 4.2 : Mempraktikkan Pengurusan Pengetahuan di JPPH
Bilangan Peratus (%)
Ya 48 32.7
Tidak 63 42.9
Tidak Tahu 36 24.5
Jumlah 147 100
Definisi Pengurusan Pengetahuan
7 4.8 4.8 4.8
3 2.0 2.0 6.8
5 3.4 3.4 10.2
123 83.7 83.7 93.9
9 6.1 6.1 100.0
147 100.0 100.0
Kaedah pengurusan
terkini
Merupakan strategik
terbaru untuk persediaan
bersaing
Kaedah sangat bernilai untuk pengurusan
maklumat Satu Proses pengurusan
pengetahuan dan
maklumat
Lain-lain
Total
Valid
Frequency Percent Valid Percent Cumulative
Percent
44
4.1.3 Kesedaran dan Komitmen Warga JPPH Terhadap Pengurusan
Pengetahuan
Jadual 4.4 : Menunjukkan Kesedaran dan Komitmen Warga JPPH
Terhadap Pengurusan Pengetahuan
Ya Tidak Tidak
Tahu
Jumlah
Arif dengan Konsep
Pengurusan Pengetahuan
18
(12.2%)
129
(87.8%)
147
(100%)
Semua lapisan tahu Konsep
Pengurusan Pengetahuan
11
(7.5%)
136
(92.5%)
147
(100%)
Kenyataan bertulis bagi
Pengurusan Pengetahuan
20
(13.6%)
87
(59.2%)
40
(27.2%)
147
(100%)
Bagi mengetahui tahap kesedaran dan komitmen warga JPPH terhadap
pengurusan pengetahuan, Jadual 4.3 memberi gambaran bahawa kebanyakannya
tidak arif (87.8%) dan tidak tahu dengan konsep pengurusan pengetahuan
(92.5%). Ini bermakna tahap kesedaran dan komitmen kepada konsep pengurusan
pengetahuan adalah rendah.
Ini disokong dengan keputusan analisis sebanyak 86.4% menyatakan tidak ada
dan tidak tahu samada ada atau tiada kenyataan bertulis berkaitan dengan
pengurusan pengetahuan di mana-mana bahagian di dalam pejabat di cawangan
JPPH.
Jika di analisis secara terperinci mengikut kategori perjawatan didapati majoriti
kumpulan sokongan satu iaitu Penolong Pegawai Penilaian tidak arif berkaitan
dengan konsep pengurusan pengetahuan di JPPH seperti yang tertera di Jadual 4.5
45
Jadual 4.5 : Arif dengan Konsep Pengurusan Pengetahuan
( Analisis Crosstabulation)
Dari Jadual 4.6, secara keseluruhan menunjukkan hanya 29.3% (n=43)
menyatakan tahu tentang tindakan yang diambil oleh pihak jabatan berkaitan
dengan perlaksanaan polisi, panduan dan bahan rujukan yang ada dalam bentuk
bertulis, pekeliling teknikal, SMKT, Portal JPPH, latihan berterusan dan
sebagainya. Ini menunjukkan JPPH telah melaksanakan pengurusan pengetahuan
tetapi bukan dalam konteks Konsep Pengurusan Pengetahuan yang di
ketengahkan masa kini.
Jadual 4.6 : Tahu Tentang Tindakan Dalam Melaksanakan
Pengurusan Pengetahuan
Walaupun begitu merujuk kepada analisis mengikut kumpulan perjawatan adalah
di dapati bahawa hampir 55% (n=16) gred perjawatan W48 dan ke atas iaitu
Ketua-ketua Cawangan dan Penilaian Daerah tidak tahu berkaitan dengan
Jawatan Arif dengan Konsep Pengurusan
Pengetahuan
% Tidak arif
dengan Konsep
Pengurusan
Pengetahuan Ya Tidak Total
P&P 48 dan ke atas 3 26 29 89.65%
P&P 41 - 44 8 36 44 81.81%
AVO 27 - 36 7 67 74 90.54%
Total 18 129 147 87.75%
Tahu tentang tindakan
dalam melaksanakan
Pengurusan
Pengetahuan Total
Ya Tidak
Jawatan P&P W48 dan ke atas 13 16 29
P&P W41 - W44 15 29 44
W27 – W36 15 59 74
Total 43 104 147
46
perlaksanaan pengurusan pengetahuan di organisasi sendiri. Manakala sebanyak
65.9% (n=29) kumpulan Pegawai Penilaian juga tidak tahu. Majoriti responden
dari Kumpulan Sokongan Satu iaitu Penolong Pegawai Penilaian tidak tahu
adanya tindakan-tindakan berkaitan dengan pengurusan pengetahuan di cawangan
masing-masing iaitu hampir 80% (n=59). Secara keseluruhannya 70.7%
responden tidak tahu tentang perkara ini.
4.1.4 Kepentingan Perlaksanaan Pengurusan Pengetahuan
Dari analisis kajian di Jadual 4.7 didapati 87.1% (n=128) menyatakan pengurusan
pengetahuan adalah penting di dalam sesebuah organisasi dan 94.6% (n=139)
menyatakan pengurusan pengetahuan perlu dilaksanakan di JPPH. Ini jelas
menunjukkan bahawa warga JPPH mahukan suatu pendekatan lebih efektif untuk
menjanakan pengetahuan, meningkatkan mutu perkhidmatan bagi menjadi sebuah
organisasi yang cemerlang dan dapat memberi perkhidmatan yang terbaik kepada
pelanggan.
Jadual 4.7 : Keperluan Perlaksanaan Pengurusan Pengetahuan
di Jabatan Penilaian & Perkhidmatan Harta
Ya Tidak Tidak
Tahu
Bilangan
Kepentingan Pengurusan
Pengetahuan
128
(87.1%)
2
(1.4%)
17
(11.6%)
147
(100%)
Keperluan Perlaksanaan
Pengurusan Pengetahuan
139
(94.6%)
8
(5.4%)
147
(100%)
Jumlah 60 100
47
4.1.5 Kemudahan Infrastruktur (Teknologi Maklumat) Yang Terdapat di
Jabatan Penilaian dan Perkhidmatan Harta (JPPH)
JPPH mempunyai Sistem Pengurusan Teknologi Maklumat (IT) yang digunakan
dalam menjalankan tugas seharian, antara sistem-sistem yang ada, adalah seperti
Window 2000, 2003, 2007, Window XP, website, Portal, VIS, PRISM, ILMU, e-
Transfer, STPH untuk semakan status kes secara online untuk tujuan tukar syarat
dan pinjaman perumahan.
Dari maklum balas soal selidik terdapat juga responden mengutarakan beberapa
kelemahan dari sistem yang ada, antaranya ialah:
i. Masih ada cawangan JPPH menggunakan Window 98 menjalankan tugas-
tugas seharian di mana perkara ini tidak seharusnya berlaku.
ii. Kemudahan internet tidak menyeluruh, walaupun ada tetapi
penggunaannya tidak secara meluas.
iii. Tahap pencapaian perlu ditingkatkan supaya maklumat dapat diperoleh
dengan cepat dan lengkap.
iv. Tahap teknologi dan infrastruktur perlu ditingkatkan.
Teknologi maklumat (IT) adalah infrastruktur yang penting dalam pembangunan
Sistem Pengurusan Pengetahuan dan ianya melibatkan kos yang tinggi. Oleh itu,
teknologi yang dibangunkan haruslah difikirkan keberkesanannya dan mesra
pengguna supaya dapat menarik minat pengguna untuk memberi input, ilmu,
pengetahuan dan pengalaman, mencari maklumat dam berkongsi pengetahuan.
Untuk membangunkan Sistem Pengurusan Pengetahuan, majoriti responden
mencadangkan kemudahan IT seperti di Jadual 4.7.
48
Adalah didapati majoriti responden menyatakan Sistem IT untuk Knowledge
Management merupakan yang paling utama perlu diadakan. Gabungan GIS,
Wireless, Security dan Asset/Infrastructure merupakan komponen yang berkaitan
dengan pembangunan Sistem Pengurusan Pengetahuan dalam bentuk ‘Knowledge
Management Tools’.
Sebanyak 31.9% (n=23) responden bersetuju untuk supaya JPPH merancang dan
membangunkan Sistem Portal untuk Pengurusan Pengetahuan dan majoriti
responden adalah dari kumpulan Pengurusan dan Profesional iaitu W41 dan ke
atas. Sila rujuk jadual 4.9.
Jadual 4.9 : Membangunkan Sistem Portal di JPPH
Jadual 4.8 : Kemudahan IT mengikut Cadangan Keutamaan
Responden
Cadangan Sistem Peratus Mengikut
Keutamaan
1. Knowledge Management 68.6
2. GIS 65.7
3. Wireless 51.4
4. Security 48.6
5. Storage 44.3
6. Asset/ Infrastructure Management 28.6
7. e-Commerce 25.7
8. Enterprise Portal 22.9
9. Customer Relation Management 22.0
10. Enterprise Resource Planning 14.3
Jawatan * MEMBANGUNKAN SISTEM PORTAL Crosstabulation
Count
7 15 22
15 25 40
1 9 10
23 49 72
P&P 48 dan ke atas
P&P 41 - 44
AVO 27 - 36
Jawatan
Total
Ya Tidak
MEMBANGUNKAN
SISTEM PORTAL
Total
49
Oleh itu rangkaian teknologi yang ada atau dalam perancangan untuk
perlaksanaan boleh diperkembangkan dengan menambahkan dan meningkatkan
fungsinya untuk digunakan sebagai medium pengurusan pengetahuan. Adalah
dikenal pasti bahawa JPPH dalam perancangan untuk memperkembangkan Sistem
Teknologi Maklumat melalui cadangan perancangan yang sedang disediakan oleh
Delloitte Sdn. Bhd.
4.2 Cadangan Sistem Untuk Pengurusan Pengetahuan
Hasil dari analisis kualitatif mendapati, kebanyakan responden mencadangkan
perkongsian pintar iaitu ICT di mana pengetahuan dapat disebar, diperoleh
dengan pantas, mudah dan berkesan dan perkara ini mampu dilaksanakan oleh
semua pihak dan menjadi rangka kerja yang memandu ke arah kecemerlangan
organisasi. Antara sistem tersebut adalah seperti Sistem Portal, E-Group dan
sebagainya.
4.2.1 Analisa Perbandingan Sistem Pengurusan Pengetahuan
i. Analisa perbandingan dijalankan di antara agensi kerajaan yang sedang
atau dalam perancangan melaksanakan pengurusan pengetahuan. Agensi
tersebut ialah Bank Negara Malaysia, Jabatan Statistik dan Unit
Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia (MAMPU).
Ini adalah untuk melihat perancangan perlaksanaan pengurusan
pengetahuan dan sistem yang digunakan dalam menguruskan
pengetahuan.
50
ii. Pengurusan Pengetahuan di Bank Negara Malaysia
Bank Negara Malaysia mula membangunkan Sistem Pengurusan
Pengetahuan mulai tahun 1999. Jadual 4.10 di bawah menunjukkan
kronologi perlaksanaan Sistem Pengurusan Pengetahuan di Bank Negara.
Bank Negara telah mewujudkan Knowledge Management Center
Jadual 4.10 : Kronologi Pelaksanaan Sistem Pengurusan
Pengetahuan di Bank Negara Malaysia
Agensi Bank Negara Malaysia : A Knowledge Based
Organisation
Hala tuju KM • Leading central bank, with farsightedness, and an
ability to deal with the new challenges.
• Equipped with the expertise and the means.
• Our key stakeholders must be able to comprehend our
strategies and policies, and have confidence in our
actions
• Bank must transform itself into a knowledge-based
organization
Faktor
menjurus
kepada KM
• Increasing complexity, need for speedy decisions &
actions, continuous change & increased in stakeholders
expectation
• Increasing focus on intellectual capital
• The pace at which knowledge is rendered obsolete
• No longer able to rely on traditional repository
• Focus on organisational learning
• KM is important to the overall strategy to ensure
efficiency & effectiveness
Kronologi
KM
SMC 1999 - The KBO Vision & Taskforce
Mid-2000 - Taskforce Recommendations
14 Oct 2000 - Launch of 5-year initiative
2001 – 2002 - Infrastructure Development & Usage
2002 – 2003 - Enhancing KM Processes
2003 – 2004 - KM Measurement
2004 – 2007 - KM Embedded
2006 - Knowledge & Learning Organisation
Prinsip KM • Knowledge originates & resides in peoples’ minds
• Knowledge sharing -trust
• Knowledge sharing -encouraged & rewarded
• Technology enables new knowledge behaviors
51
• Management support & resources
• Measurement to evaluate the level of knowledge in the
Bank
• Knowledge must be managed & preserved to develop &
create new ideas
Fasa
Pembangunan
KM
Phase 1 : Initial
KM Strategy, KM Infrastructure, Knowledge Processes,
Repositories
Phase 2 : Aware
Knowledge Policy, Knowledge Sharing Culture
Phase 3 :Reuse and Leverage
Knowledge culture, Learning organization
Phase 4 : Institutionalize
Knowledge permeating,
Intellectual Capital Measurement
Teknologi • Information Repository :Document Management
Systems (EDMS), FEDS Data Browser
• Collaboration: Visual Discussion Room (VDR), E-mail
• Learning: E-Learning
• Expert Locator: Corporate Yellow Pages (CYP)
• Knowledge Portal: Smart Desktop, Content
Management System(CMS), Dept Homepage
• Workflow: Task Management & Project Management
(iPROMT)
• Enterprise Portal
• Membangunkan Kijang Net
Mewujudkan
Knowledge
Management
Center
• Corporate Taxonomy :Design a comprehensive
information map and navigation system
• Content Management Policy
• KM Measurement: Designing appropriate indicators
and data collection methods
• K-Audits: Assessing the state of KM within the Bank
• K-Processes and Tools: Promoting effective KM
processes within the Bank
• Information Services: Upgrading the Library facilities
to meet future needs of the Bank
• KMO Development : Continuous development of skill
and competencies
• Knowledge Space : Providing spaces for collaboration
and knowledge sharing
52
Kesimpulan Bank Negara Malaysia membangunkan pengurusan
pengetahuan secara menyeluruh sehingga wujudnya
Knowledge Management Centre
Sumber : Bank Negara Malaysia
iii. Pengurusan Pengetahuan di Jabatan Statistik
Jabatan Statistik telah membangunkan Sistem Pengurusan Pengetahuan
yang dinamakan National Enterprise –Wide Statistical Systems (NEWSS).
Sistem ini telah wujud tetapi pengoperasian belum dilaksanakan.
Hasil temubual dengan pegawai pelaksana menyatakan, pihak jabatan
dalam proses untuk menyediakan panduan perlaksanaan sistem.
Disamping itu juga pihak pengurusan mengadakan kursus pengurusan
pengetahuan untuk penerapan kefahaman Konsep Pengurusan
Pengetahuan kepada warga kerjanya.
53
Salinan Functional Design Specification For The Knowledge
Management System bagi Jabatan Statistik boleh dirujuk dalam dokumen
yang disertakan.
Jabatan Statistik telah menjadikan Bank Negara sebagai model untuk
membangun dan melaksanakan sistem pengurusan pengetahuan di
organisasinya.
iv. Pengurusan Pengetahuan di Unit Pemodenan Tadbiran dan
Perancangan Pengurusan Malaysia (MAMPU)
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia
(MAMPU) dalam proses untuk membangunkan sistem pengurusan
pengetahuan. MAMPU juga menjadikan Bank Negara sebagai model
untuk membangunkan Sistem Pengurusan Pengetahuan.
Sebagai persediaan awal, pihak MAMPU telah mula menerapkan
kefahaman berkaitan dengan konsep pengurusan pengetahuan kepada
warga kerjanya di dalam kursus induksi.
Dengan perlaksanaan pengurusan pengetahuan, MAMPU berusaha untuk
mencapai perkara-perkara berikut:
i. Meningkatkan keberkesanan/kecekapan operasi untuk menjadikan
perkhidmatan awam yang berteraskan kualiti
ii. Penjimatan masa
iii. Penerapan budaya dan kelakuan berilmu
iv. Inovasi
v. Menyahkan proses ‘redundant’ dan selaraskan operasi
vi. Penggunaan ICT sebagai ‘repository’ pusat dengan capaian yang
mudah
vii. Pemantapan dalam membuat keputusan
54
viii. Dapat mengelakkan kehilangan ilmu disebabkan persaraan dan
penempatan pegawai
ix. Menggalakkan aliran ide yang menjurus kepada inovasi.
x. Menjadikan pengkhidmat sebagai “knowledge managers” and
“knowledge workers”
xi. Pindahkan anggota/ ilmu antara jabatan, organisasi untuk
memperluaskan dan mendapatkan ilmu.
xii. Laksanakan “exit interview” apabila anggota meninggalkan
organisasi atau bersara.
Dari maklum balas pegawai yang di temu bual di Jabatan Statistik dan
MAMPU adalah didapati kedua-dua agensi kerajaan ini menjadikan
Sistem Pengurusan Pengetahuan Bank Negara Malaysia sebagai model
untuk membangunkan Sistem Pengurusan Pengetahuan di jabatan masing-
masing.
4.3 Membudayakan Perkongsian Ilmu Pengetahuan
Tanpa disedari oleh warga kerja, JPPH sememangnya telah melaksanakan budaya
perkongsian ilmu pengetahuan melalui kaedah-kaedah berikut:
i. Program latihan dan kursus yang diadakan di INSPEN.
ii. Program ‘attachment’ di luar negara
iii. Bengkel kualiti
iv. Program Visiting Experts
v. Melalui bahan-bahan penerbitan yang dikeluarkan jabatan khususnya
INSPEN dan NAPIC.
vi. Ulasan buku melalui penerbitan Khazanah Ilmu/buletin dan sebagainya
vii. Perkongsian ilmu dan pengalaman dalam mesyuarat
viii. Simposium/seminar/ persidangan
ix. Mentor/ Mentee
55
x. Jaringan komunikasi/perbincangan
xi. Sesi perhimpunan pagi dan sebagainya
Walaupun banyak kaedah perkongsian pengetahuan yang disenaraikan, tetapi
sejauh mana ilmu pengetahuan dan pengalaman tersebut dapat dikongsi atau
sejauh mana keberkesanannya? Ini adalah kerana bagi pengetahuan eksplisit
boleh dikongsi melalui bahan penerbitan, tetapi sekiranya pengetahuan tasit
adalah sukar untuk diukur tahap penerimaannya dan kesediaan seseorang itu
untuk berkongsi pengetahuan, kemahiran dan pengalaman.
Kenyataan ini dikukuhkan dengan analisis kualitatif dari maklum balas soalan
terbuka (open ended question), mendapati kebanyakan responden mencadangkan
sebelum dilaksanakan Sistem Pengurusan Pengetahuan, perlu diterapkan budaya
perkongsian ilmu. Budaya perkongsian pengetahuan merupakan satu elemen
penting dalam Konsep Pengurusan Pengetahuan.
Analisis ini telah menjawab objektif kajian yang ketiga iaitu membudayakan
perkongsian ilmu pengetahuan.
4.3 Rumusan
Berdasarkan perbincangan mengenai penemuan kajian, adalah didapati bahawa
tahap kefahaman dengan konsep pengurusan pengetahuan warga kerja JPPH
adalah rendah.
Analisis ini juga telah menjawab objektif kajian kedua iaitu mengenalpasti sistem
pengurusan pengetahuan untuk mewujudkan tempat penyimpanan pengetahuan,
meningkatkan penyampaian pengetahuan, memperbaiki persekitaran pengetahuan
dan menguruskan pengetahuan.
56
Manakala budaya perkongsian ilmu pengetahuan perlu diterapkan kepada semua
warga JPPH.
57
5.0 RUMUSAN & CADANGAN
Dalam bahagian ini akan dibincangkan dan dibuat perbandingan hasil analisis
kajian dengan kajian-kajian terdahulu. Hasil daripada dapatan kajian, beberapa
cadangan akan dikemukakan yang mana adalah diharapkan ia akan dapat
membantu pihak pengurusan dalam membuat perancangan untuk melaksanakan
Pengurusan Pengetahuan di JPPH.
5.1 Perbincangan Dapatan Kajian
Hasil daripada kajian dan analisis data ianya dapat menjawab ketiga-tiga objektif
kajian.
5.1.1 Objektif pertama: Mengenalpasti tahap kefahaman warga JPPH terhadap
pengurusan pengetahuan
Penemuan kajian oleh Syed-Ikhsan dan Rowland (2005) menyatakan bahawa
pengurusan pengetahuan adalah merupakan strategi utama dalam menguruskan
pengetahuan di dalam Sektor Perkhidmatan Awam Malaysia.
Walau bagaimanapun, hasil analisis mendapati tahap kefahaman warga kerja
JPPH terhadap pengurusan pengetahuan adalah rendah. Analisis menunjukkan
87.8% responden tidak tahu berkaitan dengan Konsep Pengurusan Pengetahuan.
Responden tidak tahu apa yang dikatakan pengurusan pengetahuan. Ini adalah
kerana konsep ini adalah asing bagi mereka sedangkan JPPH sememangnya telah
melaksanakan pengurusan pengetahuan.
Oleh itu, sebagai sebuah organisasi sektor awam, penyelidik berpendapat tahap
kefahaman warga kerja JPPH dengan konsep pengurusan pengetahuan perlulah
dipertingkatkan. Ini adalah untuk membolehkan warga JPPH telah bersedia
untuk menjadi sebuah organisasi yang berpengetahuan.
58
5.1.2 Objektif kedua : Mengenalpasti sistem pengurusan pengetahuan untuk
mewujudkan tempat penyimpanan pengetahuan, meningkatkan
penyampaian pengetahuan, memperbaiki persekitaran pengetahuan dan
menguruskan pengetahuan.
Seperti yang dijelas dalam kajian literatur terdapat dua jenis ’tools’ untuk
membangunkan pengurusan pengetahuan iaitu ’Non-ICT driven tools’ dan ‘ICT-
driven tool’s. Menurut beberapa kajian terdahulu seperti Hall C (2000), Brent J.
B. (2000) dan Mentzas(1997) menyatakan teknologi maklumat memainkan
peranan yang penting dalam perlaksanaan pengurusan pengetahuan.
Hasil keputusan analisis mendapati majoriti responden (63.3%) menyatakan
Sistem IT untuk Knowledge Management merupakan yang paling utama perlu
diadakan. Disokong dengan keputusan analisis perbandingan dari ketiga-tiga
agensi kerajaan itu MAMPU, Jabatan Statistik dan Bank Negara Malaysia yang
membangunkan sistem IT iaitu Kijang-net di Bank Negara Malaysia, NEWSS6 di
Jabatan Statistik dan Sistem Portal di MAMPU yang dikenali Portal K-MAMPU.
Oleh itu penyelidik mencadangkan untuk melaksanakan pengurusan pengetahuan
di JPPH perlulah dibangunkan satu sistem teknologi maklumat yang bersesuaian
dengan proses kerja dan perkhidmatan yang diberikan oleh JPPH.
5.1.3 Objektif ketiga : Membudayakan Perkongsian Ilmu Pengetahuan.
Penerapan nilai budaya perkongsian ilmu adalah penting kepada semua warga
kerja JPPH tanpa mengira kategori perjawatan. Perlu ditanamkan ke dalam minda
dan tindakan warga kerja bahawa apa sahaja ilmu, pengetahuan, pengalaman dan
kemahiran perlulah dikongsi bersama untuk menjadikan warga kerja JPPH
sebagai ‘knowledge managers’ dan ‘knowledge workers’. Perkongsian ilmu
6 National Enterprise-Wide Statistical Systems (NEWSS)
59
pengetahuan merupakan satu elemen penting untuk memastikan kejayaan
perlaksanaan Sistem Pengurusan Pengetahuan.
5.20 Cadangan Kepada Pihak Pengurusan
Daripada keputusan analisis dan rumusan kajian, terdapat dua jenis cadangan iaitu
cadangan jangka pendek dan cadangan jangka panjang.
5.2.1 Cadangan jangka pendek
Untuk meningkatkan kefahaman warga kerja JPPH kepada Konsep
Pengurusan Pengetahuan dan membudayakan perkongsian ilmu beberapa
cadangan tersenarai di bawah boleh difikirkan oleh pihak pengurusan
jabatan untuk melaksanakannya.
i. Perlu diadakan kursus-kursus berkaitan dengan pengurusan
pengetahuan. Topik pengurusan pengetahuan perlu juga
dimasukkan dalam syllabus kursus induksi, kursus pengurusan dan
akauntabiliti dan sebagainya.
ii. Diadakan Sudut Pengurusan Pengetahuan (Knowledge
Management Conner), dengan menyediakan artikel, buletin,
majalah dan sebagainya sebagai bahan rujukan ringan.
iii. Pegawai atau ‘task force’ yang dikenal pasti untuk melaksanakan
pengurusan pengetahuan ini perlu dihantar berkursus atau
‘attachment’ samada dalam negara atau luar negara untuk
mendapatkan kemahiran dan pengetahuan untuk perlaksanaan
Sistem Pengurusan Pengetahuan di JPPH.
iv. Diadakan semula perkongsian ilmu semasa perhimpunan pagi.
v. Mana-mana kursus-kursus yang dikenal pasti mempunyai tahap
himpunan ilmu pengetahuan yang tinggi atau input yang dari
pakar-pakar/ profesional dalam bidang berkaitan, dirakam dalam
bentuk audio visual dan disimpan dalam bentuk digital supaya
60
boleh diguna dan dikongsi bersama seluruh cawangan JPPH pada
bila-bila masa. Melalui rakaman, pengetahuan tasit seseorang itu
dapat disimpan dan boleh diulang dengar di masa hadapan
walaupun pemberi ilmu pengetahuan itu telah tiada.
5.2.2 Cadangan Jangka Panjang
Adalah dicadangkan JPPH membangunkan satu sistem teknologi
maklumat sebagai peralatan untuk perlaksanaan pengurusan pengetahuan.
Untuk melaksanakan sistem teknologi maklumat ini berapa perkara perlu
difikirkan dan diambil tindakan. Untuk tujuan ini adalah dicadangkan
menggunakan pendekatan yang dicadangkan oleh Amrit Tiwana (2000),
iaitu 10 langkah ke Arah Pengurusan Pengetahuan7
Langkah-langkah tersebut terbahagi kepada empat fasa utama iaitu:
Fasa 1 : Penilaian Infrastuktur
a) Langkah 1 : Analisa infrastruktur yang sedia ada- mengkaji jurang
kritikal dari aspek teknologi.
b) Langkah 2 : Penyelarasan pengurusan pengetahuan dengan
strategi organisasi – menyelaraskan kedua-dua strategi bagi
memenuhi matlamat organisasi.
7 ‘The Knowledge Management Toolkit, Practical Techniques for Building A Knowledge Management
System, Prentice Hall, 2000”.
61
Fasa 2 : Analisis, Rekabentuk dan Pembangunan Sistem Pengurusan
Pengetahuan
a) Langkah 3 : Rekabentuk infrastruktur pengurusan pengetahuan-
memilih komponen infrastruktur berdasarkan arkitektur sistem
pengurusan pengetahuan iaitu 7 layers (Amrit Tiwana, 2000)
b) Langkah 4 : Audit sistem dan aset pengetahuan sedia ada- audit
dilakukan untuk membuat penilaian awal ke atas sistem dan aset
pengetahuan yang ada.
c) Langka 5 : Menubuhkan pasukan pengurusan pengetahuan –
tenaga pakar dikenalpasti bagi memastikan kejayaan proses di
dalam fasa ini.
d) Langkah 6 : Merekabentuk pelan sistem pengurusan pengetahuan
– perancangan pembangunan arkitektur serta komponen di setiap
lapisan dikenalpasti.
e) Langka 7 : Pembangunan sistem pengurusan pengetahuan-
melibatkan pembangunan penuh ke atas setiap lapisan yang ada.
Fasa 3 : Aturan Kedudukan
a) Langkah 8 : Perlaksanaan metodologi RDI – meliputi pemilihan
dan perlaksanaan projek pilot bagi memperkenalkan sistem yang
dibangunkan.
b) Langkah 9 : Mengurus perubahan, budaya dan penghargaan-
melibatkan peranan yang perlu dimainkan oleh mereka yang
dibangunkan.
62
Fasa 4 : Penilaian
a) Langkah 10 : Menilai prestasi dan pemilihan ukuran – mengukur
nilai perkhidmatan atau perniagaan yang terlibat dan melibatkan
hasil pulangan dari pelaburan yang telah dibuat.
Berdasarkan kepada sepuluh langkah yang diutarakan oleh (Amrit Tiwana,
2000), dan berdasarkan analisis perbandingan dengan tiga agensi kerajaan
yang telah dan dalam perlaksanaan pengurusan pengetahuan, adalah
dicadangkan perlaksanaan Knowdege Management Center oleh Bank
Negara Malaysia dijadikan model asas perancangan dan perlaksanaan
Pengurusan Pengetahuan di Jabatan Penilaian dan Perkhidmatan Harta.
Untuk peringkat awal, memandangkan pihak pengurusan Bahagian
Teknologi Maklumat sedang dalam perlaksanaan menyediakan Pelan
Strategik Teknologi Maklumat dan Kajian Semula Sistem Maklumat
Penilaian JPPH maka adalah dicadang di dalam spesifikasi tersebut
dimasukan spesifikasi Sistem Pengurusan Pengetahuan.
63
RUJUKAN
Adler dan Ziglio E (1996). Gazing Into The Oracle: The Delphi Method And Its
Application To Social Policy and Public Health. Jessica Kingsley Publishers.
Amat Taap Manshor (2001). Challenges and Potentials in Human Resource Development
in a Knowledge-Based Economy: A Malaysia Perspective. In D.N Abdulai (Ed),
Malaysia and the K-Economy, Challenges, Solution and the Road A Head.
Amrit Tiwana (2000), The Knowledge Management Toolkit : Pratical Techniques for
Building a Knowledge Management System. USA: Prentice Hall PTR.
Angel, C., Elizabeth F. C. (2002). Knowledge-sharing Dilemmas.
http:www.findarticles.com/cf.dls
Aznan Zuhid Bin Saidin (2002), Pengurusan Pengetahuan Sebagai Satu Elemen
Pengurusan Organisasi Era K-Ekonomi
Azlan Mohd Zain, Azizah Abd Rahman, Mohamad Syakiran Muhammad. Perkongisan
Pengetahuan : Permasalahan ISO 9000. Universiti Teknologi Malaysia.
Bank Negara Malaysia (2005). Laporan Tahunan 2005. Kuala Lumpur: Percetakan
Kumpulan Utusan Sdn. Bhd.
Bank Negara Malaysia (2007). Laporan Tahunan2005.. Kuala Lumpur: Percetakan
Kumpulan Utusan Sdn. Bhd.
Brandenburg, A.M. And M.S. Caroll (1995). Your Place or Mine? The Effect of Place
Creation on Enviroment Values and Landscpe Meanings. Society andNatural
Resources
Brooking ,A. (1996). Intellectual Capital. 1st Ed. Nueva York : International Thomson
Businees Press.
Ucaptama – Disiplin Pengurusan Pengetahuan Penting Bagi Malaysia – Najib Tun
Razak pada 12 Sept. 2006, retreived dari www.bernama.com (1.2.2009)
Chowdry, N. (2006). Building KM in Malaysia, Retreived dari www.kmtalk.net.htm
Choo, Shun Wei (1997). The Knowing Organisation : How Organisation Use
Information To Construct meaning Create Knowlegde, and make Decisions,
Oxford University Press.
64
Davenport, Thomas H., L, Prusak and Lawrence Prusak (1998). Working Knowledge :
How Organisation Manage What They Know, Boston : Harvard Business School
Press.
Dato’ Seri Dr. Mahathir Mohamad (2001). Ucapan semasa Perhimpunan Teknologi
Maklumat dan Komunikasi (ICT) Untuk K -Ekonomi.
Dixon, N. (2002). The Neglated Receiver of Knowledge Sharing. Ivey Business Journal.
35
De Jarnett, L. (1996). Knowledge The latest Thing. Information Strategy, The Executives
Journal, Vol.12
Druker, P (1995). The Inforamtion Executives Truly Need. Harvard Business Review,
Jan-Feb, pp 54-62
Hair, J.F, Money, A.H., Samouel, P. & Page, M. (2007). Research Methods for Business.
West Sussex, England : John Wiley & Sons Ltd.
Ikujiro Nonaka & Hirotaka Takeuchi (1995). LAC Region’s Leading With Impact Projet
Team – Book Review The Knowledge –Creating Company. Oxford University
Press.
Ilmu Kunci Utama K-Ekonomi – Berita Minggu Online -23 April 2000 (Ahad)
Jay Liebowitz (1957), Knowledge Management – Learning From Knowledge
Engineering
Jabatan Perkhidmatan Awam (2009). Himpunan Amalan Pengurusan Sumber Manusia.
Kalsom Salleh, Syed Noh Syed Ahmad, Syed Omar Sharifuddin Syed Ikhsan ( 2005).
KM Strategy For E-Government :A Case Study of Local Authotities in Malaysia.
Leadship Centre, National Institute of Public Administration (INTAN), Kuala
Lumpur
Malhotra. Y.(1998). Knowledge Assets in The Global Economy : Assessment of National
Intellectual Capital. Journal of Global Information Management Special Issue on
Knowledge Management.
McFadden F.R., Hoffer J.A. dan Prescott M.B. (1999). Modern Datbase Management,
Reading, MA: Addison-Wesley
Mentzas, G. (1997), Imformation Technology Infratructure for Enabling Corporate
Knowledge Management, present at the ”Knowledge Management and The
65
Learning Organisation” workshop of The European Information Technology
Confererce 1997
Mohamad Syakiran bin Muhammad (2004), Sistem Pengumpulan Pengetahuan
Penyelesaian Masalah ISO 9000, Universiti teknologi Malaysia.
Nazmona Mat Ali(2002), Shamsul Sahibuddin, Norhawaniah Zakaria, Mohd Najib
Razali. Pembentukan Kitaran Penciptaan Pengetahuan Menggunakan Teknik
Delphi di Dalam Pengurusan Pengetahuan.
Nik Zafri bin Abdul Majid; Learning Organization
Nonaka , I. & Takeuchi, H. (1994), Dynamic Theory of Organisation Knowledge
Creation, Organisational Science.
Nonaka I, dan Takeuchi H. (1995). The Knowledge-Creating Company: How Japanese
Companies Create the Dynamics of Innovation? New York: Oxford University
Press.
Nor Asikin Salleh: Pengurusan Ilmu Pengetahuan Dalam Organisasi
Norlinda Daim (2008). Budaya Organisasi dan Perkongsian Pengetahuan: Faktor
Kejayaan Kritikal, Universiti Utara Malaysia
Petikan laporan Financial Times pada 21hb. Februari 1996 artikel yang ditulis oleh Tom
Lester
Rosidah Bt Rashid: Menggunakan Sistem Pengurusan Ilmu (KMS) Dalam Koperasi
Sekaran, U. (2000). Research Method for Business ; A skill Building Approch (3rd ed.).
New York :John Wiley & Son, Inc.
Suhaimi Sudin (2002), Pengurusan Pengetahuan Yang Strategik: Pengupayaan
Organisasi Di Dalam K-Ekonomi
Syed Omar Sharifuddin bin Syed-Ikhsan and Fytton Rowland (2004). Benchmarking
Knowledge Management in A Public Organisation in Malaysia. Benchmarking :
An International Journal Vol.11,3,2004 pp.238-266 @ emerald Group Publishing
Limited.
Syed Omar Sharifuddin bin Syed-Ikhsan and Fytton Rowland (2004). Knowledge
Management in A Public Organation in Malaysia : Do People Really Share?.
Leadship Centre, National Institute of Public Administration (INTAN), Kuala
Lumpur
66
Sveiby,.K.E. (2000). Towrds a Knowledge based Theory of The Firms. Paper present at
The ANZAM Confernce, Macquirie University, Sydney.
Taufik Bin Mohamad (2003), Portal Pengetahuan Sebagai Pusat Pengetahuan :
Pelaksanaan Pengurusan Pengetahuan di Sektor Awam, Universiti teknologi
Malaysia
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia (MAMPU), Seminar
ICT, Julai 2007
Ulrich, D., Glinow, M. Von and Jickm T. High Impact Learning : Building and Diffusing
Learning Capability. Organisational Dynamic 22 (Autumn 1993).
www.epu.gov.my –Mengukur Isi Kandungan Pengetahuan (2004)