pengurusan aset dan stor - · pdf filetanggungjawab tindakan ... disimpan didalam kabinet...

NO.KELUARAN : 05 PROSEDUR KUALITI UMUM

NO.PINDAAN : 00 PENGURUSAN TARIKH KUAT KUASA : 15.02.08 MUKA SURAT : 1/11

PENGURUSAN ASET DAN STOR

BPG-PUP-09

Februari 2008


Disediakan oleh:

………………………………

Diluluskan oleh:

……………………………

Nama: RAMLAH BT. MOHAMED Nama: DATIN ASARIAH BINTI MIOR SHAHARUDDIN

Jawatan: KETUA PENOLONG PENGARAH

Jawatan: PENGARAH BAHAGIAN PENDIDIKAN GURU

Tarikh: 15 FEBRUARI 2008 Tarikh: 15 FEBRUARI 2008

SALINAN TERKAWAL

Dokumen ini ialah salinan digital dan tidak memerlukan tandatangan - Jawatankuasa Dokumentasi Induk




BPG-PUP-09

Februari 2008

PENGURUSAN ASET DAN STOR 1.0 OBJEKTIF

Prosedur ini bertujuan memastikan wujudnya pengurusan pangkalan data yang tepat

dan kemaskini; pengesanan dan pemantauan; membolehkan keadaan aset diketahui;

serta memudahkan penyelenggaraan, pelupusan dan penggantian aset

2.0 SKOP

Prosedur ini diguna pakai oleh Bahagian Pendidikan Guru dan institut pendidikan guru

bagi mengenal, mengawal, menyimpan, menjaga, menyelenggara, mendapatkan

semula dan melupuskan barang mengikut Pekeliling Perbendaharan Bil.5 Tahun 2007

3.0 DOKUMEN RUJUKAN 3.1 Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2007

3.2 Tatacara Pengurusan Aset

3.3 Dokumen Rujukan Harta Modal Dan Inventori

3.3.1 Laporan Penerimaan KEW.PA 1

3.3.2 Daftar Harta Modal Bhg. A KEW.PA -2

3.3.3 Daftar Harta Modal Bhg. B KEW. PA-2

3.3.4 Daftar Inventori KEW.PA 3

3.3.5 Senarai Daftar Harta Modal KEW.PA 4

3.3.6 Senarai Daftar Inventori KEW.PA 5

3.3.7 KEW.PA 6

3.3.8 Senarai Aset Alih Kerajaan KEW.PA 7

3.3.9 KEW.PA8

3.4 Dokumen Pelupusan Aset

3.4.1 Lantikan Sebagai Lembaga Pemeriksa KEW.PA-15

3.4.2 Perakuan Pelupusan Aset KEW.PA-16

3.4.3 Laporan Lembaga Pemeriksa KEW.PA -17

3.4.4 Sijil Penyaksian Pemusnahan Aset KEW.PA -18

3.4.5 Sijil Pelupusan Aset KEW.PA -19




BPG-PUP-09

Februari 2008

3.5 Dokumen Kehilangan Dan Hapus Kira

3.5.1 Laporan Awal Kehilangan Aset KEW.PA -28

3.5.2 Pelantikan Jawatankuasa Penyiasat KEW.PA -29

3.5.3 Laporan Akhir Kehilangan Aset KEW.PA.30

3.5.4 Sijil Hapus Kira Aset KEW.PA -31

3.6 Dokumen Alat Tulis:

3.6.1 Kad Kawalan Stok (3) (KEW..300 J3-Pin .1/89)

3.6.2 Kad Petak (Lampiran 92) (KEW.300 -J4

3.6.3 Borang LAM-PUP 06-01

4.0 SINGKATAN

4.1 Singkatan

WP : Wakil Pengurusan

TWP : Timbalan Wakil Pengurusan

KPP : Ketua Penolong Pengarah

PP : Pegawai Pengawal

PA : Pegawai Aset

PDJ : Pegawai Dokumen Jabatan

KPT : Ketua Pembantu Tadbir

PK : Prosedur Kualiti

MK : Manual Kualiti

PEK/PE : Pegawai Eksekutif Kanan / Pegawai Eksekutif

PT(S) : Pembantu Tadbir

PAP : Pembantu Am Pejabat




BPG-PUP-09

Februari 2008

5.0 TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN

Tanggungjawab Tindakan

WP/TWP 1. Bertanggungjawab melantik Pegawai sebagai Pegawai Aset (PA) untuk mengurus dan dikemukakan kepada pegawai pengawal.

PA 2. Bertanggungjawab mengadakan Kursus dan Pemantauan mengenai Pekeliling Perbendaharan Bil. .5 Tahun 2007 Tatacata Pengurusan Aset kepada Pembantu Tadbir Stor/PE

PT(S)

3. Penerimaan Aset Alih

3.1. Bertanggungjawab ke atas setiap barang yang diterima dari pembekal menepati spesifikasi yang ditetapkan.

3.2. Memastikan kuantiti barang yang diterima mengikut pesanan

3.3. Memastikan aset diterima dalam keadaan yang baik,sempurna dan selamat digunakan.

3.4. Memastikan sekiranya terdapat kerosakan pada aset tersebut perlu disediakan KEW.PA-1

PT(S) 4. Pendaftaran Aset

4.1. Memastikan setiap barang yang diterima mestilah di daftarkan kad Harta Modal ke KEW.PA-2 dan KEW.PA-4 dan

4.2. Daftar Inventori KEW.PA-3 dan KEW.PA-5

PT (S) 5. Memastikan butiran maklumat di dalam KEW.PA-2 dan KEW.PA-3 hendak diisi dengan lengkap dan tepat dan ditandatangani oleh Ketua Jabatan / Penerima Aset




BPG-PUP-09

Februari 2008


PT(S)

6. Memastikan Semua Barang Didaftarkan Ke Borang Berikut:

6.1. Daftar Harta Modal,

a) KEW.PA-2

b) KEW.PA-2 (BAHAGIAN B)

c) KEW.PA-4

d) KEW.PA-6

e) KEW.PA-7

6.2. Daftar Inventori,

a) KEW.PA-3

b) KEW.PA-5

c) KEW.PA-6

d) KEW.PA-1

PT(S)/PAP 7. Pelabelan Aset:-

7.1. Memastikan semua aset yang diterima hendaklah di labelkan tanda Hak Kerajaan Malaysia (HKM) di tempat yang mudah dilihat dan sesuai pada aset berkenaan.

7.2. Memastikan setiap aset hendaklah ditanda nama dengan Nombor Siri Pendaftaran.

PT(S)/PAP

8. Bertanggungjawab kepada setiap pergerakan aset bagi tujuan pinjaman atau penempatan sementara hendaklah direkodkan pada KEW.PA-6

9. Memastikan setiap borang KEW.PA-2 dan KEW.PA-3 disimpan dalam fail kulit keras.

10. Memastikan semua borang-borang berkenaan mestilah disimpan didalam kabinet besi yang berkunci.

PT(S)/PAP 11. Memastikan senarai aset mengikut lokasi aset itu ditempatkan dan didaftarkan menggunakan KEW.PA-7 satu salinan disimpan di dalam fail manakala satu salinan lagi hendaklah dipamerkan dilokasi berkenaan.




BPG-PUP-09

Februari 2008


PA/PEK/PE/KPT

12. Laporan Tahunan Harta Modal Dan Inventori

12.1. Bertanggungjawab membuat Laporan tahunan Harta Modal dan Inventori KEW.PA-8 untuk dikemukakan ke Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun berikutnya.

PT(S)

13. Penggunaan Borang J3 Dan J4 ( Alat Tulis Pejabat)

14. Penerimaan Barang:

14.1. Bertanggungjawab merekod semua barang yang diterima daripada pembekal ke kad J3

14.2. Bertanggungjawab merekod semua Pengeluaran barang dari stor ke kad J4

14.3. Bertanggungjawab memastikan barang-barang yang diterima mestilah disemak kuantiti dan dalam keadaan baik sebelum direkodkan ke kad J3

15. Penyimpanan Barang:

15.1. Memastikan barang-barang yang diterima dari pembekal disimpan dengan kemas,teratur dan menggunakan ruang yang maksima.

15.2. Memastikan barang-barang yang menarik dan senang dicuri disimpan di dalam kabinet berkunci

16. Pengeluaran Barang Dari Stor Ke Unit-Unit.

16.1. Bertanggungjawab menyediakan borang LAM-PUP-06-01 dua (2) salinan satu disimpan dalam fail dan satu(1) lagi disimpan oleh penerima

16.2. Mendapat tandatangan dari PPG/TPPG/KPP/Pengarah IPG/KUKP/PEK/PE oleh pegawai yang memerlukan barang

16.3. Memastikan borang permohonan pengeluaran barang diisi oleh pegawai berkenaan dan telah diluluskan oleh pegawai yang diberi kuasa.

16.4. Memastikan barang-barang yang dipohon telah direkodkanke kad J4

16.5. Memastikan pengeluaran barang dalam jumlah kuantiti yang munasabah/diminta.




BPG-PUP-09

Februari 2008


PAP

17. Pengiraan stok

17.1. Memastikan pengiraan stok dilakukan dari masa kesemasa

TPW/KPP/PA/PEK/PE

18. Verifikasi Stok

18.1. Bertanggungjawab melantik Lembaga Pemverifikasi Stok terdiri dari dua orang yang bukan bekerja dalam organisasi tersebut.

18.2. Memastikan verifikasi stok dilaksanakan dalam tempoh yang telah ditetapkan.

18.3. Bertanggungjawab menyediakan borang laporan Verifikasi Stok (Kew. 300 – S) dalam dua (2) salinan

18.4. Memastikan perakuan di Kew 300T telah diverifikasi mengikut masa yang telah ditentukan.

18.5. Memastikan Laporan Kew.300-S dan Kew .300-UI telah dikemukakan ke Bahagian Kewangan tidak lewat dari tarikh bulan berikut.

PEK/PE/KPT 19. Pelupusan

19.1. Bertanggungjawab menguruskan perlantikan ahli lembaga pemeriksa mengikut borang KEW. PA 15.

19.2. Bertanggungjawab mendapatkan Perakuan Pelupusan (PEP) KEW.PA-16

19.3. Bertanggungjawab mendapatkan Laporan Lembaga Pemeriksa Aset Alih Kerajaan KEW.PA-17

19.4. Bertanggungjawab menyemak dan memastikan permohonan pelupusan lengkap dan teratur

19.5. Bertanggungjawab mengemukakan permohonan pelupusan kepada urusetia BPG ke Kuasa Melulus:-

19.6. Perbendaharaan melalui Pegawai Pengawal.

19.7. Pegawai Pengawal atau pegawai-pegawai yang diwakilkan kuasa




BPG-PUP-09

Februari 2008


19.8. Bertanggungjawab memaklumkan kelulusan kepada Jabatan untuk tindakan

19.9. Bertanggungjawab memohon pelanjutan tempoh pelupusan

19.10. Bertanggungjawab memohon kelulusan meminda kaedah pelupusan

19.11. Bertanggungjawab melantik dua orang saksi yang terdiri daripada sekurang-kurangnya Pegawai Kumpulan Sokongan I bagi pelupusan melalui kaedah pemusnahan

19.12. Bertanggungjawab mendapatkan Sijil Penyaksian Pemusnahan Aset KEW.PA-18

19.13. Memastikan memperolehi Sijil Pelupusan Aset KEW.PA-19 bagi semua pelupusan yang telah dilaksanakan

19.14. Bertanggungjawab mengemukakan KEW.PA-19 kepada Kuasa Melulus

19.15. Memastikan Laporan Tahunan Pelupusan Aset KEW.PA-20 telah di hantar ke Urusetia Aset Alih Kerajaan sebelum 15 Mac tahun berikut.

PA 20. Mengenal pasti aset yang hendak dilupuskan dan menyediakan maklumat aset dalam KEW.PA-17.

PEK/PE 21. Memastikan pelupusan yang telah diluluskan hendaklah dilaksanakan dalam tempoh tiga (3) bulan dari tarikh surat kelulusan

PEK/PE/KPT 22. Menyediakan Laporan kehilangan dengan serta merta kepada Ketua Jabatan.

PEK/PE/KPT 23. Menyediakan laporan awal KEW.PA-28 dalam tempoh 2 hari bekerja dari tarikh kehilangan dan kemukakan kepada Pegawai Pengawal bersama salinan laporan

PP 24. Melantik Jawatankuasa Penyiasat dengan mengunakan format KEW.PA-29 untuk dikemukakan kepada pegawai pengawal

PEK/PE/KPT 25. Menyediakan dan mengemukakan laporan akhir KEW.PA-30




BPG-PUP-09

Februari 2008


PA/PEK/PE 26. Kehilangan Dan Hapus Kira

26.1. Bertanggungjawab sebagai Urus Setia Kehilangan keatas BPG/IPG

26.2. Bertanggungjawab melaporkan kehilangan aset .

26.3. Bertanggungjawab menyediakan laporan awal,bagi kes kehilangan.

26.4. Bertanggungjawab melantik Jawatankuasa Penyiasat secara bertulis dan dikemukakan kepada Pegawai Pengawal.

26.5. Bertanggungjawab menghantar laporan akhir kehilangan yang dikemukakan oleh Lembaga Penyiasat.

26.6. Bertanggunjawab mengemukakan dokumen-dokumen ke Urusetia KPM.

26.7. Bertanggungjawab memaklumkan keputusan yang telah diterima dari urusetia Aset Alih Kerajaan di Bahagian Perolehan KPM

26.8. Bertanggungjawab mengemukan Sijil Hapus Kira kepada urusetia dan Perbendaharan dalam tempoh 1 bulan dari tarikh kelulusan dan memaklumkan kedudukan tindakan jika ada




BPG-PUP-09

Februari 2008

6.0 REKOD KUALITI

Bil. Rekod Lokasi Tempoh Disimpan

Lampiran

1. Laporan Penerimaan

KEW.PA 1 Stor BPG/IPG 7 tahun LAM-PUP-09-01

2. Daftar Harta Modal Bhg. A

KEW.PA -2Stor BPG/IPG 7 tahun LAM-PUP-09-02

3. Daftar Harta Modal Bhg. B

KEW. PA-2Stor BPG/IPG 7 tahun LAM-PUP-09-03

4. Daftar Inventori KEW.PA 3 Stor BPG/IPG 7 tahun LAM-PUP-09-04

5. Senarai Daftar Harta Modal


6. Senarai Daftar Inventori

KEW.PA 5Stor BPG/IPG 7 tahun LAM-PUP-09-06

7. Daftar Pergerakan Harta

Modal dan Inventori

KEW.PA 6

Stor BPG/IPG 7 tahun

8. Senarai Aset Alih Kerajaan


9. Laporan Tahunan Harta

Modal KEW.PA8 Stor BPG/IPG 7 tahun LAM-PUP-09-08

10. Lantikan Sebagai Lembaga Pemeriksa KEW.PA-15

Stor BPG/IPG 7 tahun LAM-PUP-09-09

11. Perakuan Pelupusan Aset KEW.PA-16


12. Laporan Lembaga Pemeriksa KEW.PA -17


13. Sijil Penyaksian Pemusnahan Aset Alih Kerajaan KEW.PA -18


14. Sijil Pelupusan Aset KEW.PA -19





BPG-PUP-09

Februari 2008

Bil. Rekod Lokasi Tempoh Disimpan

Lampiran

15. Laporan Tahunan Aset Alih Kerajaan KEW.PA -20


16. Laporan Awal Kehilangan Aset Alih Kerajaan KEW.PA -28


17. Pelantikan Jawatankuasa

Penyiasat Kehilangan Aset

Alih Kerajaan KEW.PA -29


18. Laporan Akhir Kehilangan

Aset Alih Kerajaan

KEW.PA.30


19. Sijil Hapus Kira Aset Alih

Kerajaan KEW.PA -31 Stor BPG/IPG 7 tahun LAM-PUP-09-18

20. Kad Kawalan Stok (3)

(KEW.300 J3-Pin .1/89) Stor BPG/IPG 7 tahun -

21. Kad Petak (Lampiran 92)

(KEW.300 -J4) Stor BPG/IPG 7 tahun -

22. Borang LAM-PUP 06-01 Stor BPG/IPG 7 tahun -

pengurusan aset dan stor - · pdf filetanggungjawab tindakan ... disimpan didalam kabinet...

Documents