PENGALAMAN PENTADBIRAN SETIAUSAHA KERAJAAN

NEGERI KELANTAN DALAM PENGEMASKINIAN MAKLUMAT HRMIS

2

3

Jabatan Negeri 28

Pihak Berkuasa Tempatan Negeri 12

Pihak Berkuasa Berkanun Negeri 6

Jumlah Keseluruhan Jabatan/ Agensi negeri 46

4

* Status perjawatan sehingga 31 Disember 2009

KATEGORI AGENSI PERJAWATAN PENGISIAN KEKOSONGAN

Jabatan Negeri 5 564 4 142 1 422Pihak BerkuasaTempatan Negeri

2 637 1 815 822

Pihak BerkuasaBerkanun Negeri

2 035 1 288 747

JUMLAH 10 236 7 245 2 991

1. Pentadbiran Kerajaan Negeri Kelantan mulamelaksanakan pengisian maklumat HRMIS pada17 Ogos 2007 melalui edaran surat arahan JPA.

2. Dalam hal ini, YB. Dato’ Sri Setia RajaSetiausaha Kerajaan Negeri Kelantan yang jugamerupakan Ketua Perkhidmatan negeri adalahpegawai bertanggungjawab dalam pelaksanaandan pemantauan HRMIS di jabatan/ agensinegeri.

5

6

3. Sub-unit Pengurusan Data (HRMIS) telahditubuhkan di bawah Unit PembangunanOrganisasi, Bahagian Pengurusan SumberManusia.

4. Diketuai oleh seorang Penolong Setiausaha(Pembangunan Organisasi) gred N48 dandibantu oleh Penolong Pegawai Tadbir gred N32,Penolong Pegawai Teknologi Maklumat gredF29, Pembantu Tadbir (Perkeranian/ Operasi)gred N17 dan Juruteknik Komputer gred FT17.

7

8

5. Pihak JPA telah meluluskan tambahan satuperjawatan skim Pembantu Tadbir(Perkeranian/ Operasi) gred N17 kepada UnitHRMIS, Pejabat Setiausaha Kerajaan NegeriKelantan melalui Surat Kelulusan PerjawatanBil. N36 Tahun 2008 berkuatkuasa pada 1Disember 2007.

9

1. Pemasangan talian mula dilaksanakan hanya pada 18April 2008 di Pejabat SUK sebelum diperluaskan kejabatan/ agensi lain.

2. Kebanyakan talian di Pejabat-pejabat SUK laindipasang di Pejabat Pembangunan Negeri. Sebaliknya,talian EG*Net bagi negeri Kelantan pula pada mulanyadipasang di Jabatan Pembangunan Persekutuan (JPP),bukan di Pejabat Pembangunan Negeri Kelantan.

10

11

3. Permohonan pemasangan telah dikemukakanterus kepada pihak MAMPU melalui suratbertarikh 31 Julai 2007 dan akhirnyapemasangan talian disiapkan pada 18 April2008.

4. Kelajuan asal talian adalah 384 Kbps sebelumdinaiktaraf kepada 512 Kbps pada 24 Oktober2008.

• Surat arahan pertama dikeluarkan selepaspemasangan talian EG*Net dan integrasi kerangkaian Kelantan*Net berjaya disempurnakan.

• Surat arahan/ peringatan kepada Ketua Jabatan/agensi terus dikeluarkan secara berperingkat.

12

• Jabatan/ agensi negeri berkaitan dipohonuntuk mengemaskini maklumat HRMISdengan menumpang di jabatanberhampiran.

• Pentadbiran SUK pernah mengarahkansemua jabatan/ agensi negeri kemaskinimaklumat HRMIS secara berkelompok diKota Darulnaim ketika talian EG*Netbelum dipasang di jabatan/ agensi negeri.

13

• Telah diadakan sebanyak empat sesi:13–14 Ogos 2008, 15–16 Ogos 2008, 3–6November 2008 dan 1–5 Februari 2009.

• Melibatkan semua 46 jabatan/ agensinegeri dengan hampir 100 orang peserta.

14

15

• Mesyuarat diadakan dengan mensasarkanjabatan/ agensi negeri yang masih belummencapai tahap peratusan pengemaskinianseperti dikehendaki pentadbiran ini.

• Sasaran baru ditetapkan bagi memastikanperatusan pengemaskinian jabatan/ agensidan keseluruhan terus meningkat.

• Mesyuarat telah diadakan sebanyak tiga kaliiaitu pada 3 Jun 2009, 15 Julai 2009 dan19 Oktober 2009

16

• Jabatan/ agensi negeri yang telah mencapaiprestasi pengemaskinian yang cemerlangakan membantu jabatan/ agensi yang masihbelum mencapai sasaran pengemaskinianyang telah ditetapkan.

• Sebagai contoh, Majlis Daerah Machang yangkonsisten mencatatkan peratusan cemerlangsejak April 2009 membantu Pejabat Tanahdan Jajahan Machang dalam mengemaskinimaklumat kakitangan jabatan berkenaan.

17

18

3 April 2009

5 Jun 2009

7 Ogos 2009

4 Sep. 2009

6 Nov.2009

4 Dis. 2009

12 Feb. 2010

5 Mac 2010

Peratusan Maklumat Rekod Peribadi (%) 94.78 99.92 100 100 100 100 100 100

Peratusan Maklumat ProfilPerkhidmatan (%)

95.00 100 100 100 100 100 100 100

3 April 2009

5 Jun 2009

7 Ogos 2009

4 Sep. 2009

6 Nov.2009

4 Dis. 2009

12 Feb. 2010

5 Mac 2010

Peratusan Maklumat Rekod Peribadi (%) 87.04 86.83 95.99 96.77 100 100 100 100

Peratusan Maklumat ProfilPerkhidmatan (%)

49.24 58.02 91.53 93.14 100 100 100 99.37

• Melakukan sesi lawatan ke jabatan/ agensiataupun menjemput jabatan/ agensiberkaitan ke pentadbiran ini bagimembincangkan masalah dan kaedahterbaik dalam mengatasi permasalahanpengemaskinian maklumat HRMIS.

19

20

• Bahagian Pengurusan Sumber Manusia, PejabatSUK Kelantan dan Suruhanjaya PerkhidmatanNegeri Kelantan menguruskan pengisianperjawatan samada pelantikan baru mahupunpenempatan kenaikan pangkat di unit HRMISjabatan negeri.

• Arahan juga telah dikeluarkan kepada BadanBerkanun dan Pihak Berkuasa Tempatan negeribagi memastikan semua perjawatan unit HRMISagensi yang diluluskan pihak JPA diisi secepatmungkin.

21

• HRMIS dijadikan agenda tetap dalamMesyuarat-mesyuarat utama peringkatnegeri seperti Mesyuarat PengurusanPeringkat Ketua Jabatan, MesyuaratKetua-ketua Jajahan dan MesyuaratPengurus-pengurus Sumber Manusia

22

23

• Surat tunjuk sebab pernah dikeluarkankepada empat jabatan/ agensi negeri di ataskegagalan mengatasi paras pengemaskinianyang ditetapkan.

• Hasilnya, prestasi pengemaskinian bagikeempat-empat jabatan/ agensi berkenaantelah mencatatkan peratusan kenaikan yangmendadak.

24

25

• pentadbiran negeri telah menganugerahkansijil dan plak penghargaan kepada sembilanbuah jabatan/ agensi yang cemerlang dalammengemaskini maklumat HRMIS sempenaMajlis Sambutan Hari Kualiti Peringkat NegeriKelantan yang telah diadakan pada 12November 2009.

26

27

28

29

• Laporan pengemaskinian terbaru yangmenyenaraikan kedudukan agensi mengikutkadar peratusan pengemaskinian akandipaparkan. Melalui tindakan ini, agensi akancuba bersaing antara satu sama lain dalammendapatkan kedudukan yang lebih baikdaripada sebelumnya.

• Portal ini boleh dilayari melaluihttp://www.bpsm.kelantan.gov.my/

30

31

• Setiap laporan terbaru pengemaskinianmaklumat dan berita terkini tentang HRMISakan dikemukakan kepada jabatan/ agensi danpegawai bertanggungjawab melalui e-mel.

• Melalui penggunaan medium e-mel, sebarangmaklumat ataupun maklumbalas segera dapatdiperolehi dengan cepat dan pantas.

32

33

34

35