UUUUU r r 1 T t

K E P E U U A N KURSUS DALAM PERKHIDMATAN UNTUK PEMBANTU TADBIR SEKOLAR MENENGAH DI

BAHAGIAN KUCHINCfSAh5ARirIHAN

Oleh

THOMAS KANYAN SIAM

Tesis ini dikemukakan sebagai memenuhi sebahagian daripada syarat untuk penganugerahan

Ijazah Sarjana Sains Pen~bangunan S~lmber Manusia

Fakulti Sains Kognitif dan Pembangunan hlanusia UNIVERSITI MALAYSIA SARAWAK

Jun 1998

Tiada b&agim daripada tesis ini telah dikemukakan untuk rnenyokong sesuatu permohonan untuk rnendapatkari Irelayakan ijazah rang lain di universiti ini atau universiti lain alau institusi pengajian tinggi lain.

Perubahan baru datarn perkhidmatan awam dan beberapa masalab. kewangan yang dibangkitkan. menuntut kqerluan rnen,wjudkan beberapa lcursus bagi mengatasi masalah ini. Kajian ini dibuzt untuk rnenentukzn saaa ada Pembantu Tadbir mernerlukm kursus dalam perkhidmatan dalam bidang berkaitan untuk menyediakan diri mereka menghadapi perubahan tersebut. Sctakat manakah keperluan tersebut? Di antara bidang- bidang tersebut, yang manakah sangat diperlukan? Adakah terdarat perbezaan keperlum terhadap bidang tersebut mengikut faktor demografi dan adakah terdapat hubungan di antara keperluan dengan faktor demografi terpilih.?Soalan iii merupakan soaran ymg dijawab oleh kajian ini.

Borang soalselidik dipnakan untuk mengutip data. Borang soalselidik ini mengandungi dua bahagian iaitu, maklumat demografi Pembantu Tadbir <an 55 item h r s u s dalam perkhidmatan dipilih menggunakan 5-mata skala ordinal jenis Likert rang dikategorilcan kepada Iapan bidang utama kursus dalam perkhidmatan, iaitu pengumsan, tehologi maklumat, berkomunikasi, pengumsan prestasi, pentadbiran, perkhidmatan, kewangm dan pen~e lenggara~ stor.Borang soal selidik yang telah menepati kebolehpercayaan melebihi 0.8 dihantar kepada 93 orang Pembantu Tadbir di 44 buah selcolah menengah di Bahagian KuchinglSarnarahan. Terdapat 8 1 borang dikembalikan. Analisis me~ggunakan SPSS Versi 6.0

Wasil kajian mendapati kesemua lapan bidang yang disenaraikan diperlukan, dengan bidang teknologi maklumat paling diperlukan, dikuti bidang pengumsan kewangan Wanya terdapat perbezaan min keperluan kursus dalam perkhidmatan yang signifikan terhadap bidang pentadbiran mengi'kut jantina, perbezaan min yang signifikan terhadap bidang bcrkomunikasi, teknologi maklumat, pentadbiran, pengurusan prestasi dan penyelenggaraan stor mengikut saiz sekolah d m perbezaan min yang signifikan terhadap bidang pentadbiran dan teknologi maklumat mengikut pengalaman.Terdzpat hubungan negatif lemah yang signifikan di antara keperluan kursus dalan perkhidmatan dengan oengalarnan, saiz sekolah d m bilangan kaititangan. Seterusnya dicadangkan kursus d a l m perkhidmatan dalarn bidang teknologi maklumat dan pengumsan kewangan diberi keutamaan. Dalam mernilih peserta berkursus dalam bidang pentadbiran Pembantu Tadbir perempuan diberi kesempatan dahulu. Pembantu Tadbir yang kurang berpengalaman perlu diberi keutamaan untuk berkursus unhk meningkatkan kemahiran dan menambah ilmu di samping mernberi gala'kkan kepada Adalah dicadangkan kajian serupa di tempat lain. Dicadangkan kajian terperinci tentang faktor-faktor saiz sekolah yang mempengaruhi keperluan Pembantu Tadbir untuk berkursus.

New development in civil service and financial weaknesses highlighted, generate a need for retraining.. This study was designed to determine if there is a need for in-service courses for Administrative Assistant to prepare for this change. To what extent thme are perceived as needed? Are them any signijicant diflerence in mean ofperceived in-service need with regard to demographic factor? Are there any relationship between in service course need with selected demographic factor? This is the question which need to be answered by this research.

A questionnaire which was divided into two sections, consist demographic information of Administrative Assistant and 55 in-sem-ce courses preference including eight open-ended question suggesting other in-service course need on a 5 point ordinal Likert type scale arranged into 8 main fields, consist of management, information technology~ communication, perjiumance management, administration, service, financial management and store maintenance was used to collect data. The questionnaire which recorded a 0.8 alpha scale after validation were sent to 93 Administrative Assistants from 44 secondary schools in Kuching/Samarahan Division with 81 subjects responded.

The result of this study indicate that infomation technology was most needed followed by financial management. There was a signifcant differences in mean of perceived in- service course need in the field of administration in relation to sex, signijicance d~rerence in mean of perceived in-service course need toward, communication, information technolom, administration, performance management and store maintenance in relation to school size, and signiJcant dtfference in mean of perceived in-service course need toward the field of administration and in formation technology in relation to experience. A weak negative signiJicance relationship was reported between in-service course need with experienca, size of school and number of staf It is suggested that priority be given to in-service course in the field of information technology and financial management for Administrative Assistant. In selecting phrticipant f i r in- service course in the f d d of administration, female Administrative Assistant should be considered more. Those less experience should be given more opportunity to participate in in-sewice course to improve their skill as well as acquiring knowledge in various related field. Encouragement should be extended to Administrative Assistant from big school to participate in in-service course. It is suggested that a similar study be done on the same subject elsewhere. Further research should be done on fac#ors which contribute to the reason why Administrative Assistant from big school were less motivated to participate in in-service cows5

Lakaran ~ & r a f i

Thomas Kanyan ak Siam telah dilahirkan pada 14 Ogos 1962 di Tapang Pungga, Lubok Antu. Beliau mendapat pendidikan awal di SRK Skarok, Lubok Antu, Sekolah Menengah Kerajaan Lubok Antu, Kolej Datuk Patinggi Abang Haji Abdillah, Kuching. Selepas tamat Tingkatan 5, beliau melanjutkan pelajaran ke Pusat Asasi Sains, Universiti Malaya dan ICursus Sains di Universiti yang sama. Beliau dianugerahkan ljazah Sarjana Muda Sains (Kepujian) pada tahun 1987. Selepas tamat pengajian ijazah pertama, beliau bertugas sebagai guru sandaran tidak terlatih di SM Vokasional Betong dan SMK Santubong, ICuching. Beliau mengikuti kursus Diploma Pendidikan Lepas Ijazah di Maktab Perguruan Batu Lintang pada tahun 1991, seterusnya dilantik ke jawatan Pegawai Perkhidmatan Pendidikan Siswazah DG3 pada 1 Ogos 1992. Bertugas di SMK Santubong sehingga April 1992 dan seterusnya dilantik sebagai Penolong Pengarah (Tatatertib) di Sektor Pengurusan Perkhidmatan Pendidikan, Jabatan Pendidikan Negeri Sarawak sebelum mengihti Program Kembar IAB/UNlMAS 1996/97.

Khas untuk anak-anak yang dikasihi, Jeremy, Laura Jasmine dun Daniel serta istemewa untuk isteri tercinta Meng Eng atas sokongan dun inspirasi yang diberikan lcepada saya dun juga kepada kedua ibzrbapa, Siam dun Radok yang sentiasa mendoakan lcejayaan anakcnya.

PENGHARGAAN

Terlebih dahulu pengkaji ingin menpcapkan setinggi-tinggi penghargaan kepada penyelia, Profesor Razali Arof yang telah banyak membimbing, memberi sokongan dan dorongan bukan sahaja semasa menyiapkan tesis ini, tetapi juga sepanjang kursus ini.

Ucapan terima kasih juga dirakamkam kepada Bahagian Perancangan dan Penyelidikan Kementerian Pendidikan Malaysia dan Jabatan Pendidikan Negeri Sarawak di atas kebenaran yang telah diberikan untuk menjalankan kajian ini. Tidak lupa juga kepada Bahagian Biasiswa Kementerian yang telah membiayai pengajian ini. Terima kasih juga diucapkan kepada Ketua Sektor, Sektor Pengumsan Perkhidmatan Pendidikan, Jabatan Pendidikan Sarawak, Dr Hj Adi Badiozaman Tuah yang banyak membantu membuat kajian ini.

Tidak lupa juga, ucapan tcrima kasih ini saya tujukan kepada Pengetua sekolah ~nenengah di Bahagian Kuching/Samarahan serta responden yang memberi kerjasama rnenjayakan kajian ini.

Akhir sekali penghargaan dan terilna kasih juga saya ucapkan kepada pensyarah program kembar Pasca-Siswazah, kakitangan FSICPM, rakan-rakan kohort yang banyak membantu, serta rakan-rakan lain yang tidak dapat dinyatakan di sini yang secara langsung atau tidak langsung telah membantu menyiapkan tesis ini.

Thomas Kanyan Siam Program Kembar Pasca-Siswazah IABNNIMAS 1996'97

KANDUNGAN

Abstrak

Abstract

Lakaran BiograB

Dedikasi

Penghargaan

Senarai Jadual

Senarai Rajah

Se~rarai Singltatan

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Pengenalan 1.2 Penyataan Masalah 1.3 Objektif Penyelidikan 1.4 Definisi IConsep 1.5 Kepentingan Kajian P .6 Batasan Kajian I

BAB I1 IUJIAN LITERATUR DAN KERANGKA ICONSEP

2.1 .Pengenalan 2.2.Konsep Keperluan

2.2.1 Faktor Mempengaruhi Keperluan Kursus 2.3 Kepentingan Kursus 2.4.Tugas-Tugas Perkeranian 2.5 ICajian Lepas Berkaitan Tugas-Tugas Perkeranian 2.6 Kerangka Konsep

ii

iii

iv

v

vi

vii

X

xi

xii

BAB I11 METODOLOGI

3.1 Pengenalan 3.2 Instrumen Kajian 3.3 Populasi 3.4 Kaedah Pengumpulan Data 3.5 Penganalisaan Data

3.5.1 Penentuan Tahap Keperluan 3.5.2 Ujian t 3.5.3 Kaedah ANOVA 3.5.4 Korelasi Pearson

BAB IV DAPATAN KAJIAN

4.1 Pengenalan 4.2 Huraian Populasi

4.2.1 Jantina 4.2.2 Umur 4.2.3 Pengalaman 4.2.4.Saiz Sekolah Mengikut Enrolmen 4.2.5 Bilangan Kakitangan Sekolah 4.2.6 Jenis Sekolah

4.3 Keperluan Kursus Dalam Perkhidmatan Mengikut 54 Bidang Utama.

4.4 Perbezaan Keperluan Kursus Dalam Perkhidmatan 5 9 Mengikut Faktor Demografi

4.4.1 Perbezaan Kursus Dalam Perkhidmatan Mengikut Jantina.

4.4.2 Perbezaan Keperluan Kursus Dalam Perkhidmatan Mengikut Saiz Sekolah

4.4.3 Perbezaan Kursus Dalam Perkhidmatan Mengikut Jenis Seltolah.

4.4.4 Perbezaan Kperluan Kursus Dalam Perkhidmatan Mengikut Umur.

4.4.5 Perbezaan Keperluan Kursus Dalam Perkhidmatan Mengikut Pengalaman.

4.4.6 Perbezaan Keperluan Kursus Dalam Perkhidmatan Mengikut Bilangan Kakitangan

4.5 Hubungan antara Keperluan Kursus Dalam 76 Perkhidmatan dengan Faktor Demografi

4.6 Respons ke Atas Soalan Terbuka 7 8 4.7 Kesimgulan Dapatan Kajian 79

viii

BAB V RINGKASAN, IMPLIKASI DAN CADANGAN

5.1 Ringkasan 5.2 Implikasi

5.2.1 Ilnplikasi kepada Organisasi 5.2.2 Implikasi kepada Bidang Illnu

5.1 Cadangan Kajian

Bibliografi

Lampiran A

Lampiran B

SENARAI JADUAL

Nild M~balehpwcilya~tars Item-Itm Kursus Ddm Perkhidmatan Untuk Pembantu Tadbir

Kaedah Statistik Yang Digunakan Untuk Menganalisa Data

Ringkasan Peratusan Ciri-Ciri Demografi

Min Respon terhadap Item-Item Kursus Dalam Perkhidmatan mengikut Kategori Bidang

Min Persepsi Keperluan Kursus Dalam Perkhidmatan Mengikut Bidang

Susunan Rank Keperluan Kursus Dalam Perkhidmatan Mengikut Bidang

Hasil Ujian-t bagi Perbandingan Keperluan Kursus Dalam Perkhidmatan Responden Terhadap Lapan Bidang Utama Mengikut Jantina.

Hasil Ujian t bagi Perbandingan Keperluan ICursus Dalam Perkhidmatan Responden Terhadap Bidang Pentadbiran Mengikut Jantina

f

Hasil Ujian-t bagi Perbandingan Keperluan Kursus Dalam Perkhidmatan Responden Terhadap Lapan Bidang Utama Mengikut Saiz Sekolah

Hasil Ujian t bagi Perbandingan Min Keperluan Kursus Dalam Perkhidmatan Responden Terhadap Bidang Berkomunikasi Mengikut Saiz Sekolah

Hasil Ujian t bagi Perbandingan Min Keperluan Kursus Dalam Perkhidmatan Responden Terhadap Bidang Pengurusan Prestasi Mengikut Saiz Sekolah.

Hasil Ujian t bagi Perbandingan Min Keperluan Kursus Dalam Perkhidmatan Responden Terhadap Bidang Benyelenggaraan Stor Mengikut Saiz Sekolah.

Hasil Ujian t bagi Perbandingan Min Keperluan Kursus Dalam Perkhidmatan Responden Terhadap Bidang

Pentadbiran Mengikut Saiz Sekolah

Hasil Ujian t bagi Perbandingan Min Keperluan Kursus Dalam Perkhidmatan Terhadap Bidang Teknologi Maklumat Mengikut Saiz Sekolah.

Hasil Ujian-t bagi Perbandingan Keperluan Kursus dalam Perkhidmatan Responden Terhadap Lapan Bidang Utama Mengikut Jenis Sekolah.

Keputusan ANOVA bagi Perbandingan Min Keperluan Kursus Dalam Perkhidmatan Terhadap Lapan Bidang Utama Mengikut Umur.

Keputusan bagi Perbandingan Min Keperluan Kursus Dalam Perkhidmatan Terhadap Lapan Bidang Utama Mengikutr Pengalaman.

Keputusan ANOVA bagi Perbandingan Min Keperluan Kursus dalam Perkhidmatan ~espofiden Terhadap Bidang Pentadbiran Mengikut Pengalaman.

Keputusan ANOVA bagi Perbandingan Min Keperluan Kursus Dalam Perkhidmatan Responden Terhadap Bidang Teknologi Maklumat Mengikut Pengalaman

Keputusan ANOVA bagi Perbandingan Min Keperluan Kursus Dalam Perkhidmatan Terhfidap Lapan Bidang Utama Mengikut Bilangan Kakitangan,

Kaitan antara Ciri-Ciri Demografi Dengan Keperluan Kursus Dalam Perkhidmatan.

SENARAI RAJAH

1.1 Pendidikan untuk Kemahiran Vokasional, Peringkat 3 9 Kelas Rendah

1.2 Kerangka Konsep Yang Menemukan Daya' Positif Dan 4 1 Negatif Membentuk Daya Motivasi Yang Dimanifestasikan Melalui Tahap Keperluan Responden

Berkom Khidmat Prestasi S tor Tadbir Tekmal urus Wang

Senarai Singkatan

Berkomunikasi Perkhidmatan Pengurusan Prestasi Penyelenggaraan Stor Pentadbiran Teknologi Maklumat P engurusan Pengurusan Kewangan

BAB 1

PENDAHULUAN

f .I Pengenalan

Dalam bukunya bertajuk, Thriving on Chaos, Tom Peter (1987), menyatakan

sepuluh ramuan penting untuk satu Batihan yang berjaya pada masa akan datang. Sepuluh

perkarsn tersebut ialah;

a) Fokuskan latihan peringkat kemasukan yang ekstensif terhadap kemahiran yang

mengutainakan keunikan sesebuah syarikat.

b) Layani setiag pekerja sebagai pekerja yang berdaya inaju.

6) Perlu ada latihan semula.

d) Peruntukan masa dan wang sewajarnya untuk latihan.

e) Latiha11 dalam perkhidmatan adalah penting.

f ) Tidak ada had kemahiran yang boleh diajar.

g) Anggapkan latihan itu sebagai bahagian yang penting untuk anjakan strategik sesebuah

srganisasi,

h) Utamakan ilatihan semasa krisis.

i) Latihan sepatutnya bemula dengan pihak pengurus.

j) Gunakan latihan untuk mengajar nilai dan wawasan organisasi.

Cadangan di atas berpandangan jauh dan didasarkan atas beberaga perubahan yang

berfaku di dunia sekarang seperti persaingan global, reorganisasi korporat dan kemajuan

teknologi seiring dengan desakan sosial dan ekonomi yang menuntut kepentingan latihan

di tempat kerja( Carrel1 et.al. 1995).

Cadangan yang dikemukakan oleh Tom Peter (1 987) di atas tidak merujuk kepada

satu golongan pekerja sahaja. Ianya dituju kepada sesiapa sahaja sama ada seorang

pengunis tertinggi atau kakitangan bawahan seperti kerani. Cadangan di atas jika diterima

pakai akan memberi harapan loam kepada mereka yang menganggap diri kurang atau

lernah di dalam bidang tertentu. Ramai majikan sedar bahawa orang boleh belajar perkara-

perkara yang komplek dengan syarat ianya telah didedalikan dan difahami. Hams disedari

juga bahawa seseorang pekerja itu bole11 berdaya maju. Oleh yang dernikian latihan bukan P

sahaja dengan tujuan untuk rnenguntungkan sesebuah organisasi itu sahaja tetapi untuk

memgerkembangkan indidvidu itu sendiri.

Menyedari hakikat bahawa pentingnya latihan, maka Perkhidmatan Awam

Malaysia telah menggariskan beberapa dasar dan strategi yang dapat mendokong

pencapaian objektif tersebut (Ahmad Sarji, 1994). Objektif tersebut ialah ;

a) mencapai Perkhidmatan Awam yang progresif,

b) mewujudkan kemajuan dan perkembangan kurnpulan pentadbiran dan pakar yang

berkebolehan, cekap dan sentiasa maju selaras dengan kemajuan saintifik, ikhtisas dan

teknik pengurusan di dalam dan di luar Perkhidmatan Awam,

c) mengurangkan pertukaran dan kesusutan kakitangan Perkhidmatan Awam,

d) mencapai kecekapan dan ekonomi yang paling berkesan,

e) mencapai pentadbiran latihan yang sama bagi keseluruhan Perkhidinatan Awam sesuai

dengan dasar kerajaan; dan

memberi peluang Iatihan yang adil dan saksama bagi semua kakitangan Perkhidmatan

Awam.

Program-program yang telall dikenalpasti dan dirancang serta diberi penekanan

untuk mencapai objektif seperti di atas selaras dengan Pembaharuan Ferkhidmatan Awam

ialah seperti berikut (Alunad Sarji, 1994);

a) Pengurusan dan peningkatan kualiti dan produktiviti.

b) Penambahbaikan sistern dan prosidur.

c) Penarnbahbaikan perkhidmatan kaunter.

d) Teknologi maklumat.

e) Perlaksanaan Dasar Persyarikatan Malaysia.

f ) Disiplin dan Akauntabiliti.

g) Perlaksanaan Sistem Saraan Baru.

h) Penyesuaian saiz Perkhidmatan Awam.

i) PeningkatanPengurusanKewangan.

Di bidang teknologi maklumat misalnya, pengkomputeran adalah fokus utama di

kebanyakan Jabatan Icerajaan untuk menambahbaik tahag kualiti dan perkhidmatan

mereka. Program teknologi maklumat telahgun dimasukkan dalam Rancangan Malaysia

Keenam dengan objektif untuk meningkatkan produktiviti kngsi ogerasi Kerajaan,

menyediakan serta memudahkan pemerolehan maklumat, memajukan infiastruktur

teknologi maklumat serta menambah keberkesanan pengurusan ( Ahrnad Sarji, 1993).

Untuk mencapai objektif ini, kerajaan sedang menumpukan perhatian kepada bidang-

bidang seperti pengkomputeran agensi kerajaan, memajukan infrastruktur teknologi

maklumat, melaksanakan piawaian dan garispanduan, menggalakkan usahasama dengan

sektor swasta dan memperkukuhkan tahap latihan serta pembangunan sumber manusia.

Dalam bidang kewangan, Unit Sistem Pengurusan Kewangan(USPK),

Perbendaharaan Malaysia telah membangunkan sistem dengan objektif untuk

mengkomputerkan penyelenggaraan dan penyesuaian Buku Vot, bagi mendapatkan

maklumat kewangan yang terperinci, tepat, kemaskini dan cepat yang secara manuahya

adalah sukar untuk diperolehi. Pada bulan Februari 1989, Sitem Buku Vot Berkomputer

telah diuji di Hospital Besar Seremban sebagai satu daripada keperluan Sistem Belanjawan

Yang Diubahsuai (MBS). Sistem ini telah diperkemaskan dan ditingkatkan bersesuaian

dengan keperluan Pusat Tanggungjawab.

Jabatan Pendidikan Negeri Sarawak juga tidak ketinggalan dari segi me'laksanakan

Sistem Buku Vot Berkomputer. Kursus Buku Vot Berkomputer menggunakan Versi 4.0

telahpun didadakan kepada semua Pusat Tanggungjawab pada tahun 1996. Dengan sistem

hi, penyesuaian B u h Vot dengan Laporan terperinci Perbelanjaan dari Pejabat

Perakaunan dapat dilakukan. Ini akan dapat membantu jabatan mengawal peruntukkan dan

perbelanjaan di bawah kawalan masing-masing serta mernbantu pihak pengurusan dalam

membuat keputusan mengenai kewangan.

Bagi xnencapai objektif-objektif yang terkandung di bawah Dasar Latihan kerajaan

serta merealisasikan program tersebut dilaksanakan sebaik mungkin, aktiviti-aktiviti latihan

telah dirancang dan dilaksanakan secara sistematik. Strategi latihan yang diamakan ialah

seperti memberi pendedahan dan pcningkatan pengetahuan dan kemahiran mengenai

perkembangan dan kemajuan teknologi serta aspek pengurusan semasa melalui kursus-

kursus jangka pendek dan jangka pertengahan.

Icemahiran yang perlu diperolehi melalui latihan seperti yang disebutkan tadi bulcan

sahaja untuk golongan pengurus sahaja. Kakitangan kerajaan lain juga dilibatkan bersama,

Ini adalah sebagai menyahut cadangan pembangunan sumber manusia seperti yang

dinyatakan dalaln Rancangan Malaysia Ketujuh (RMT) yang menjangkakan bahawa

gunatenaga kategori pekerja perkeranian dan berkaitan akan n-ieningkat pada kadar 3 2 %

setahun dan merupakan 11.7 % daripada pekerja baru yang diwujudkan. Dengan

bertambahnya pengpnaan teknologi maklulnat dalam pentadbiran dan pengumsan

pejabat, kemahiran pekerja dalam kategori ini dijangka berafih kepada prosidur kerja yang

lebih berotomasi. Akan terdapat peningkatan pennintaan terhadap pekerja ter1ati.h dalam

kemahiran mengendalikan papan kekunci dan pengetahuan perisisan komputes.

Merujuk khusus kepada tugas-tugas perkcranian, Lund ( I 993 J) rneranlalkan

peranan dan peluang pekerjaan kakitangan perkeranian akan datang.

"As ofJice technology continues to become more soplzisticated and

widespread the role of clerical workers will continue to expand to a

more skilled ... and professional level( Lund, 1993, p. 94). "

Menurut Sheal (1992), dengan perubahan yang begitu cepat dalam bidang

teknologi dan sistem kerja, banyak industri tradisional dan tugas-tugas perkeranian telah

berubah secara radikal atau menjadi usang. Tugas baru telah diwujudkan, terutarna sekali

dalam sektor perkhidmat an dan industri berasaskan maklumat . Oleh yang dernikian adalah

periu untuk seseorang itu untuk menyediakan diri dengan keadaan. 'f-

Dengan merujuk khusus kepada kakitangan perkeranian, wajarlah mereka

melengkapkan diri dengan kemahiran setelah peluang untuk memperkembangkan diri

diberikan kepada mereka sekiranya mereka bersikap positif demi menambah kemahiran

masing-masing. Menurut Gerber & Velde (1 996), kakitangan perkeranian bertanggapan

mereka perlu mahir. Kemahiran tersebut dirujuk sebagai pembangunan untuk kemahiran

asas, kemahiran adalah sebagai pernilikan pengetahuan yang perlu, kemahiran adalah

sebagai pernilikan ciri-ciri peribadi yang baik, kemahiran sebagai pekerja yang cekap dan

kemahiran sebagai fleksibel dan berfikiran holistik. Latihan sewajarnya perlu untuk

mereka.

Dalam perkhidmatan kerajaan, tugas melatih kakitangannya tennasuk dalam

senarai objektif eksplisit INTAN, bertujuan menainbah ilmu dan kemahiran kakitangannya

seperti kakitangan sokongan termasuk kakitangan perkeranian. Sementara objektif

implisitnya, ialah mewujudkan semangat kepunyaan, kesetiaan dan akauntabiliti kepada

organisasi (Halun Shafie & Sta Maria, 1997 ). Program latihan tersebut termasuk kursus

kemahiran seperti berkomunikasi dan kemahiran bahasa. Turut dirnasukan dalam latihan ini

ialah pembentukan pasukan dan peinbinaan pasukan di antara kumpulan.

Walau bagaimanapun kerapkali kursus yang dijalankan tidak mencapai objektihya.

Ini adalah disebabkan oleh keperluan peserta yang menghadiri kursus tidak diketahui dan

dikenalpasti sebelum kursus diadakan. Misalnya, untuk kursus yang dianjurkan oleh IAB,

keperluan kursus dikenalpasti inelalui kerjasama IAB dengan Kementerian Pendidikan atau

Jabatan Pendidikan Negeri. Pemilihan peserta berdasarkan pilihan orang lain. Keperluan

kursus perlu dikenalpasti kerana, menurut Johnson (1 967);

a) orang akan lebih produktif da'iam menjalankan tugas semasa mereka serta bersedia

untuk maju,

b) kerana kejayaan sesebuah organisasi itu menghendakkan sernua orang rnelaksanakan

tugas pada tahap yang optimum,

6) kerana mereka yang baik.. .. boleh inelakukan suatu tugas yang baik, mahu melakukan

kerja yang baik dan akan melakukan kerja yang ba ik... sekiranya mereka diberi

peluang, dan

d) k a n a masa, wang dan usaha boleh terbazir melalui kursus yang tidak berdasarkan

keperluan.

1.2 Pernyataan Masalah

Merujuk kepada kenyataan Ketua Setiausaha Negara pada 21 Jun 1997,

kakitangan sokongan yang tidak digerlukan apabila kerajaan elektronik dilaksanakan kelak

akan dilatih seniula dan ditempatkan bekerja di syarikat swasta (New Straits Times, 22 Jun

1997). Kakitangan sokongan tersebut boleh inendapat pekerjaan dengan mudah dalam

sektor swasta. Di sektor perhotelan memerlukan ramai pelayan yang boleh diisi oleh

mereka daripada perkhidmatan kerajaan. Seorang jurutaip di jabatan kerajaan boleh dilatih

sebagai kerani atau pegawai berpangkat rendah di pertubuhan swasta. Dengan yang

demikian industri perhotelan tidak perlu mengambil pekerja asing kerana Malaysia

mernpunyai pekerja yang sesuai diteinpatkan da'lam sektor berkenaan dan kakitangan

tersebut boleh dilatih untuk tugas tersebut.

Cadangan menlgerkecikan Perkhidmatan Awam tumt dicadangkan oleh Ketua

Pengarah Jabatan Perkhidmatan Awam pada 13 Ogos 1997 (Berita Harian, 14 Ogos

1997). Di sini kakitangan sokongan yang menyuinbang kepada 85% sektor awam akan

dikurangkan. Kenyataan ini selaras dengan satu ka~ian yang dibuat oleh Institute of

Enlploymeizt Research, 1 989 di United Kingdom yang menyat akan bahawa tugas-tugas

perkeranian atau kesetiausahaan, yang bertenaga mahir secara manual akan berkurangan.

Menurut Menteri Kewangan Malaysia, Datuk Seri A M U ~ ~ Ibrahim semasa

membentangkan belanjawan tahun 1998, sebanyak 2700 jawatan Pembantu Tadbir telah

diinansuhkan ( New Straits Times, October, 18 1997). Ini satu petanda bahawa jawatan ini

sernakin kurang diperlukan. Bagi mereka yang sedang berkhidmat dalam bidang tersebut

perlu mencari alternatif seperti meinperolehi kemahiran lain dan menyediakan diri untuk

tugas-tugas lain di samping memperkukuhkan kemahiran individu supaya lebih kornpetitif

dalam dunia yang penuh persaingan.

Dalam perkembangan sebaliknya pula, Jabatan Perkhidmatan Awam telah

meluluskan 14,000 jawatan kakitangan sokongan terrnasuk jawatan perkeranian kepada

Perkhidmatan Pendidikan Malaysia. Tujuannya adalah untuk mengurangkan beban tugas

Penambahan jawatan ini diharap dapat membantu guru menumpukan sepenuh perhatian

~nereka kepada tugas-tugas mengajar.

Dalam bidang pengurusan kewangan yang secara langsung melibatkan tugas-tugas

perkeranian beberapa kelemahan telah dikenalpasti. Menurut Bahagian Odit Sekolah

Kementerian Pendidikan Malaysia, beratus-ratus buah sekolah telah didapati

membelanjakan wang tanpa justifikasi, gagal mengembalikan hasil dan menyalahgunakan

peruntukkan dalam tahun 1993 (New Straits Times ,26 October 1997). Jumlah wang yang

terlibat ini ialah sebanyak RM2.5 juta. Sehingga penghujung JuIai 1996, banyak sekolah

belurn lagi menyelesaikan masalah tersebut yang melibatkan wang berjumlah RM1.48 juta.

Menurut laporan itu lagi, sebanyak 232 sekolah gagal menyediakan dan

mengesahkan rekod yang mencukupi ke atas perbelanjaan peruntukan yang berju~nlah

RM1.77 juta pada tahun tersebut. Untuk tujuan odit wang tersebut sepatutnya digunakan

bagi membiayai kos bekalan dan perkhidmatan pada tahun tersebut. Sehingga Julai 1996,

anasalah ini belum lagi selesai dengan 145 sekolah masih belum dapat mengemukakan

dokumen dan rekod mencukupi ke atas perbelanjaan berjumlah RM688,OOO.

4

Perkembangan di atas menuntut perubahan dari segi sikap dan kemahiran di

kalangan kakitangan yang secara langsung terlibat dengannya. Pengwujudan kerajaan

elektronik memerlukan kakitangan yang mahir dalam bidang komputer atau papan

kekunci. Di samping itu kesan kerajaan elektronik memungkinkan seseorang kakitangan

Pertambahan bilangan kakitangan sokongan seperti kakitangan perkeranian di

sekolah menuntut kesediaan kakitangan mengambilalih tugas yang selama ini dilakukan

oleh orang lain. Di sekolah kerani sekolah harus dapat memberi khidmat kepada pelawat,

pelajar dan guru. Dalam memberi khidmat tersebut kemahiran berkoinunikasi seperti

~nenulis laporan, mencatat minit perlu dirniliki. Seperti yang Halim Shafie & Sta Maria

(1997) sarankan, kakitangan sokongan seperti kakitangan perkeranian adalah jendela

perkhidmatan awam, maka wajarlah mereka menerima cabaran tersebut dengan

nnelengkapkan diri dengan kemahiran yang setimpal.

Dalam pada itu, Laporan Bahagian pdit Sekolah Kementerian Pendidikan,

menggambarkan terdapat keleinahan dari segi pengurusan kewangan di peringkat sekolah.

Pentadbiran kewangan didapati lemah, sistein perekodan tidak kemaskini, inventori tidak

teratur. Persoalan yang timbul di sini ialah, adakah mereka yang bertanggungjawab

terhadap perkara tersebut terlatih, mahir atau tidak. Sekiranya kelemahan tersebut akibat

kurangnya kernahiran dalaln bidang pengurusan kewangan, pentadbiran atau penyimpanan

rekod wajarlah kursus lanjutan diberi kepada mereka. Sebaliknya pula sekiranya

kelemahan tersebut disebabkan oleh sikap, maka wajarlah kursus seperti pengurusan

prestasi serta pengurusan diikuti oleh kakitangan berkenaan. Cadangan ini selaras dengan

objektif eksplisit dan implisit INTAN ( Halim Shafie & Sta Maria, 1997).

Persoalan timbul di sini ialah tentang sama ada kakitangan perkeranian sedar

tentang kepentingan mempunyai kemahiran tersebut. Sekiranya mereka sedar, setakat

tnanakah mereka memerlukannya? Perlunya kemahiran dalam bidang tersebut mungkin

berbeza-beza di kalangan Pembantu Tadbir disebabkan oleh ciri-ciri tertentu. Tidak kurang

juga keperluan untuk memperolehi kemahiran tersebut berkaitan dengan suasana tempat

kerja? Menurut Moran (1993) dalam Velde (1997), kajian oleh Australian National

Training Authority mendapati latihan untuk kakitangan perkeranian telah diabaikan.

Misalnya, walaupun teknologi telah memperkenalkan pertambahan dalam kemahiran baru,

latillan dan peluang pekerjaan, belum ada aliran kerjaya rang jelas untuk kakitangan ini. Ini

adalah disebabkan oleh ramai di kalangan pekerja ini ialah perempuan yang mempunyai d

aliran kerjaya terhad. Mereka belajar kemahiran semasa bekerja. Di Malaysia keadaan

mungkin berbeza kerana dasar latihan menggariskan peluang yang seadil mungkin untuk

kakitangan Perkhidmatan Awam diberi latihan (Ahrnad Sarji, 1994). Persoalannya ialah,

adakah kakitangan tersebut memerlukannya atau tidak? Memandangkan belum ada kajian

terhadap keperluan kursus dalam perkhidinatan untuk kakitangan perkeranian sekolah

menengah di bahagian hi , maka sukar dipastikan sama ada mereka memerlukannya

ataupun tidak ? Inilah yang cuba dikaji oleh kajian ini dengan harapan dapat menentukan

masalah serta keperluan kursus dalam perkhidmatan bagi kakitangan perkeranian sekolah

menengah di Bahagian KuchingISamarahan.

11.3 Objektif Penyelidikan

Velde (1 997) rnemetik Lund (1 993), bahawa para majikan mendapati asas kejayaan