pelan tindakan strategik kesatuan pegawai eksekutif … · untuk mencapai prestasi yang selaras...

PELAN TINDAKAN STRATEGIK KEPAK 2016 - 2020

DISEDIAKAN OLEH PPTWP 1

PELAN TINDAKAN STRATEGIK

KESATUAN PEGAWAI EKSEKUTIF (KEPAK)

1. LATAR BELAKANG

A. PENDAHULUAN

Pelan Tindakan Strategik1 Kesatuan Pegawai Eksekutif 2016 -

2020 (KEPAK) dihasilkan dengan tujuan untuk menyediakan satu garis

panduan, perancangan dan penetapan sasaran untuk mencapai kejayaan

organisasi yang lebih mampan dan menyeluruh serta membawa KEPAK

untuk berada di tahap yang sebenar.

Setiap organisasi perlu mempunyai pelan tindakan strategik atau

rangka kerja yang tetap dan tepat bagi membawa organisasi tersebut ke

arah kecemerlangan.

Pelan Tindakan Strategik KEPAK merupakan satu proses

penambahbaikan dan peningkatan untuk memantapkan organisasi

KEPAK di dalam menyediakan KEPAK untuk menjadi sebuah organisasi

yang kukuh, mantap dan cemerlang di Malaysia.

KEPAK mempunyai kelebihan dan kekuatan tersendiri yang perlu

di gilap dan di gembleng sepenuhnya.

KEPAK juga perlu menyediakan misi dan visi yang jelas agar dapat

di jadikan sebagai matlamat utama dalam perancangan jangka panjang

KEPAK.

1 “Perancangan strategik adalah satu proses untuk meletakkan kedudukan organisasi

untuk mencapai prestasi yang selaras dengan tujuan penubuhan organisasi, hasrat jangka

panjang dan untuk menetapkan matlamat yang realistik, objektif yang sesuai dengan misi dalam

tempoh yang ditetapkan dalam kapasiti organisasi”. (McNamara, 2007).



2. SKIM PERKHIDMATAN

A. PERKHIDMATAN PENOLONG PEGAWAI TADBIR

KEPAK komited dan sentiasa teguh dengan matlamat asal

perjuangan untuk memartabatkan Skim Perkhidmatan Penolong Pegawai

Tadbir.

KEPAK akan terus membuat permohonan secara berterusan untuk

penambahbaikan Skim Perkhidmatan Penolong Pegawai Tadbir dari masa

ke semasa sehingga mencapai matlamat yang dicita-citakan.

3. PEMANTAPAN ORGANISASI

A. PENGURUSAN ORGANISASI

Pentadbiran dan pengurusan KEPAK akan di kendalikan dengan

lebih professional, kemas dan teratur dengan dibantu oleh pentadbiran

sepenuh masa.

Sebagai sebuah organisasi peringkat kebangsaan dan mempunyai

keahlian yang besar, adalah penting untuk pentadbiran dan pengurusan

organisasi ini di tadbir dengan lebih professional bagi meningkatkan

keyakinan dan kebolehpercayaan di kalangan ahli.

Organisasi yang mantap memerlukan kerjasama semua pihak dan

iltizam serta komitmen yang tinggi di dalam membawa perubahan

kepada usaha untuk memantapkan organisasi ini.



B. BIRO

Biro merupakan unit tambahan di dalam sesebuah organisasi yang

di tubuhkan dengan tujuan memberi peluang kepada Ahli-Ahlinya untuk

sama-sama membantu organisasi utama secara tidak langsung.

Pelantikan Pengerusi Biro dan Setiausaha Biro adalah penting bagi

memastikan setiap Biro dapat berfungsi dengan lebih baik dan berkesan.

Pengerusi Biro merupakan pemimpin utama yang menggerakkan Biro,

memimpin perjalanan Biro, menyelia dan memastikan kejayaan program

Biro tersebut

Setiausaha Biro yang di lantik perlulah memainkan peranan

sebagai pemangkin dan pelaksana ke arah kejayaan pelaksanaan sesuatu

program yang telah di rancang.

Keanggotaan Biro adalah sangat kritikal bagi memastikan Biro

dapat bergerak dengan lebih aktif dan mencapai matlamat yang

diharapkan.

AJK Biro perlu menyumbang tenaga dan idea bagi memastikan

setiap program yang di jalankan mencapai matlamat yang diharapkan.

AJK Biro yang akan di pilih perlulah mempunyai kesungguhan dan

komiten yang jitu terhadap Biro.

Antara kelebihan Biro adalah seperti berikut :

i. merupakan satu peluang latihan dan pendedahan kepada

generasi pemimpin pelapis untuk menimba ilmu dan

pengalaman berhubung aspek pengurusan dan pentadbiran

organisasi.

ii. menjadi satu pasukan pelaksana yang mantap dan bersedia

menjalankan tugas pada setiap masa.

iii. membantu, menyokong dan mengukuhkan sesebuah

organisasi yang didalam konteks ini adalah KEPAK.



iv. membantu KEPAK di dalam menjalankan pelbagai aktiviti.

v. meningkatkan hubungan silaturahim di kalangan anggota

ahli organisasi.

Bagi mewujudkan persefahaman dan meningkatkan lagi kerjasama

di kalangan ahli Biro, satu Sesi Intensif Percambahan Minda Biro-Biro

KEPAK yang melibatkan Pengerusi, Setiausaha dan AJK Biro perlu di

adakan dengan tujuan berikut :

i. Memberi penerangan tentang objektif penubuhan.

ii. Memilih Ahli Jawatankuasa Biro.

iii. Mendapatkan maklumbalas daripada AJK Biro tentang

program.

iv. Membuat perancangan untuk program-program KEPAK

bagi penggal 2015 / 2017.



4. JALINAN HUBUNGAN

A. KUNJUNGAN HORMAT KE ATAS PEMIMPIN NEGARA

KEPAK perlu mewujudkan hubungan sosial yang lebih erat dan

dinamik di antara pemimpin, individu, organisasi dan masyarakat.

KEPAK perlu menonjolkan diri dan menunjukkan keberadaan

KEPAK di persada negara. KEPAK tidak lagi boleh bersendirian dan

berperjuang untuk sesuatu matlamat tanpa diketahui oleh pimpinan

negara.

KEPAK perlu menampilkan diri dan menyerlahkan dirinya dengan

yakin di hadapan dan di mata Pemimpin Negara. Dengan cara ini secara

tidak langsung Pemimpin Negara akan mendapat maklumat dan

pengetahuan yang lengkap dan tepat tentang fungsi dan peranan yang

telah dan akan di mainkan KEPAK serta sumbangan Penolong Pegawai

Tadbir di dalam sistem pentadbiran Kerajaan.

KEPAK perlu mengadakan Kunjungan Hormat sebagai tanda

perkenalan dengan Pemimpin Negara.

Berikut adalah cadangan Kunjungan Hormat :

i. Y.A.B. Dato’ Seri Dr Ahmad Zahid Hamidi

Timbalan Perdana Menteri Malaysia

ii. Y.B. Dato’ Seri Mustapha Mohamad

Menteri Perdagangan Antarabangsa dan Industri

iii. Y.B. Dato’ Seri Hamzah Zainuddin

Menteri Perdagangan Dalam Negeri dan Hal Ehwal Pengguna

iv. Y.B. Dato’ Ahmad Husni Hanadzlah

Menteri Kewangan II



v. Y.B. Dato’ Seri Azalina Othman

Menteri Di Jabatan Perdana Menteri

vi. Y.B. Dato’ Razali Ibrahim

Timbalan Menteri Di Jabatan Perdana Menteri

B. KUNJUNGAN HORMAT KE ATAS PIMPINAN TERTINGGI

PERKHIDMATAN AWAM

Mewakili Penolong Pegawai Tadbir dan juga sebagai Penjawat

Awam, KEPAK perlu mengadakan kunjungan hormat ke atas Pimpinan

Tertinggi Perkhidmatan Awam.

Kunjungan hormat ini bertujuan seperti berikut :

i. Mewujudkan hubungan yang erat di antara KEPAK dengan

Pimpinan Tertinggi.

ii. Meningkatkan kerjasama di antara KEPAK dengan Pimpinan

Tertinggi.

iii. Bertukar-tukar idea dan pendapat mengenai isu-isu semasa.

iv. Mendapatkan panduan dan nasihat daripada Pimpinan

Tertinggi.

v. Memahami aspirasi dan expectation Pimpinan Tertinggi.

vi. Menerangkan mengenai aktiviti, pencapaian dan rancangan

KEPAK kepada Pimpinan Tertinggi.



Cadangan kunjungan hormat adalah ke atas :

i. Y.Bhg Tan Sri Dr Mohd Ali Hamsa

Ketua Setiausaha Negara

ii. YBhg Tan Sri Mohamad Zabidi Zainal

Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam.

iii. YBhg Tan Sri Dr Mohd Irwan Serigar

Ketua Setiausaha Perbendaharaan

iv. Y.Bhg Dato’ Azih Muda,

Presiden CUEPACS.



5. KEWANGAN

A. KEWANGAN

KEPAK memerlukan sumber kewangan untuk mengerakkan aktiviti

dan membiayai pelbagai kegiatannya pada masa yang akan datang.

Pentadbiran KEPAK yang akan di uruskan secara sepenuh masa juga

akan memerlukan belanja yang besar.

Adalah perlu untuk KEPAK menyediakan satu rancangan untuk

kegiatan ekonomi yang dapat menjana pendapatan yang seterusnya

akan dapat di salurkan untuk tujuan

Cadangan awal adalah menubuhkan sebuah syarikat enterprise

yang akan menjalankan perniagaan dengan menggunakan konsep

perkongsian keuntungan di mana sebahagian daripada keuntungannya

dibahagikan kepada KEPAK dan sebahagian lagi di gunakan untuk

menampung aktiviti.

Modal awal perniagaan ini akan di sediakan oleh KEPAK.

Pelaksanaan penubuhan dan perjalanan syarikat ini akan di perincikan

lagi dan di bentangkan untuk perbincangan yang lebih mendalam.

Kebanyakan pertubuhan NGO, pertubuhan politik, persatuan,

kesatuan dan yayasan di peringkat Kebangsaan dan Negeri mempunyai

anak syarikat bagi menjalankan perniagaan dan menjana pendapatan

untuk membantu organisasi induk tersebut.



B. KOPERASI KEPAK

KEPAK perlu membuka sebuah Koperasi bagi memberi peluang

kepada Ahli-Ahlinya untuk melibatkan diri dengan lebih aktif di dalam

bidang perniagaan yang terbuka luas.

Selaras dengan hasrat Kerajaan untuk memastikan peluang

ekonomi dinikmati oleh segenap lapisan masyarakat, maka penubuhan

Koperasi ini di yakini akan memberi manfaat jangka panjang kepada

Ahli-Ahli KEPAK.

KEPAK perlu mengambil bahagian di dalam bidang perniagaan

yang mampu memberikan pulangan yang lumayan.

KOPERASI ini juga secara tidak langsung akan memberi peluang

dan ruang kepada Ahli-Ahli KEPAK untuk mengekalkan hubungan

selepas melalui tempoh persaraan.



6. BANGUNAN KEPAK

A. BANGUNAN KEPAK

KEPAK perlu menetapkan impian dan matlamat untuk memiliki

bangunan sendiri dalam tempoh lima (5) tahun yang akan datang.

Sebuah Jawatankuasa Tetap Bangunan KEPAK perlu di tubuhkan dan

akan dipengerusikan oleh Presiden KEPAK.

Jawatankuasa ini akan merangka tujuan, peraturan, pelan tindakan

dan mekanisma program untuk mengumpul dana, cadangan tempat,

prospek dan konsep bangunan. Bangunan KEPAK ini merupakan satu

matlamat, harapan dan lambang kejayaan KEPAK.

Satu Akaun Tabung Bangunan KEPAK akan di buka dengan

sasaran kutipan berjumlah RM 800,000.00 untuk tempoh dua (2) tahun

mulai 1 Ogos 2016 – 30 Julai 2018.



7. KERJASAMA DI DALAM PERKHIDMATAN AWAM

A. JABATAN PERKHIDMATAN AWAM (JPA)

KEPAK perlu membina hubungan yang lebih rapat dan strategik

dengan Jabatan Perkhidmatan Awam (JPA) dan menjadikannya sebagai

rakan yang akrab.

KEPAK boleh membantu dan melibatkan diri dengan menjadi rakan

yang akrab dan aktif kepada JPA.

Antara sumbangan dan khidmat yang boleh di berikan oleh KEPAK

adalah seperti berikut :

i. Mengemukakan satu usul / cadangan / syor / pandangan

kepada JPA setiap empat (4) bulan berhubung dengan isu

penambahbaikan perkhidmatan awam.

ii. Membantu JPA dengan lebih aktif di dalam urusan

penerangan dan persediaan kepada Penolong Pegawai Tadbir

yang baru di lantik.

B. AGENSI KERAJAAN / BADAN BERKANUN

KEPAK perlu membina hubungan yang lebih erat dengan agensi

kerajaan / badan berkanun. KEPAK boleh mendapat banyak manfaat

melalui kerjasama dengan agensi kerajaan / badan berkanun ini.



8. PENGHARGAAN

A. SEKALUNG BUDI

Penolong Pegawai Tadbir merupakan aset penting kepada

Kerajaan. Justeru itu, adalah perlu untuk KEPAK merakamkan

penghargaan kepada Penolong Pegawai Tadbir dengan mengeluarkan

Anugerah Sijil Cemerlang KEPAK (ASC) sebagai penghargaan dan

pengiktirafan kepada anggota KEPAK yang telah menjalankan khidmat

mereka dengan cemerlang pada setiap tahun.

KEPAK Negeri boleh mencalonkan nama seorang Wakil daripada

setiap negeri untuk menerima ASC ini.

ASC ini akan di sampaikan semasa Persidangan Tahunan KEPAK

yang diadakan setiap dua (2) tahun sekali.

Penghargaan ini juga boleh di berikan kepada Penolong Pegawai

Tadbir yang akan bersara.



9. MEDIA MASSA / MEDIA ELEKTRONIK

A. SIARAN MEDIA

Siaran media merupakan suatu saluran penting didalam

menyampaikan berita, maklumat, tujuan, maksud, pandangan, ulasan,

pendapat, pendirian atau hasrat serta memberi penjelasan berhubung

sesuatu perkara.

KEPAK perlu mengeluarkan siaran media pada kadar satu

kenyataan setiap dua (2) bulan. Siaran media yang di keluarkan

hendaklah sebagai ulasan, sokongan, pandangan atau huraian terhadap

sesuatu isu.

B. MEDIA SOSIAL

KEPAK perlu lebih aktif dan membuka ruang untuk perhubungan

yang lebih konstruktif di dalam menggunakan media sosial pada masa

ini.

KEPAK perlu menyediakan satu platform di dalam Twitter untuk

tujuan hebahan dan perbincangan.



10. INOVASI

A. HARI KEPAK

KEPAK akan mengadakan Hari KEPAK bagi membolehkan ramai

ahli untuk datang dan mendapatkan maklumat berkaitan KEPAK. Hari

KEPAK ini akan di adakan pada setiap Sabtu pertama pada setiap bulan

mulai April 2016 dan masa perjumpaan adalah mulai jam 10.00 pagi

hingga 3.00 petang.

Pelaksanaan Hari KEPAK ini merupakan satu inovasi dan

transformasi perkhidmatan dalaman yang paling penting yang telah dan

akan di tawarkan oleh KEPAK kepada ahli-ahlinya.

Dengan adanya Hari KEPAK ini, akan wujud perjumpaan yang lebih

kerap di kalangan Ahli KEPAK. Ini secara tidak langsung akan membuka

jalan kepada perhubungan yang lebih erat dan mewujudkan semangat

bekerja yang lebih jitu untuk KEPAK.

Perbincangan dan Mesyuarat Biro juga boleh di adakan pada hari

tersebut. Penolong Pegawai Tadbir daripada Negeri-Negeri juga akan

mendapat peluang untuk hadir ke Rumah KEPAK dan bertemu secara

langsung dengan pimpinan KEPAK apabila mendapat tahu mengenai

aktiviti Hari KEPAK ini.

Presiden dan Ahli Jawatankuasa akan bertugas mengikut jadual

semasa Hari KEPAK ini.

Konsep Hari KEPAK ini bertujuan menghidupkan nama KEPAK dan

membina semangat kekitaan atau keKEPAKan dikalangan ahli KEPAK.



11. GLOBAL

A. HUBUNGAN LUAR NEGARA

KEPAK boleh membina hubungan dengan organisasi perkhidmatan

awam di luar negara. Perhubungan dalam bentuk win-win situation ini

boleh meningkatkan lagi profile KEPAK dan membuka peluang untuk

KEPAK meluaskan aktivitinya ke luar negara.

Hubungan dengan organisasi awam di luar Negara merupakan satu

inisiatif bagi meningkatkan hubungan di antara KEPAK dengan

organisasi awam di peringkat antarabangsa.

Skop untuk hubungan ini boleh di bahagikan sebagai

permulaannya ke peringkat ASEAN, Asia dan lain-lain benua.

Hubungan sosial ini boleh di manfaatkan dan di peluaskan untuk

keuntungan jangka panjang KEPAK.

12. KEAHLIAN

A. KEANGGOTAAN

Pada masa ini, terdapat seramai 5,500 orang penjawat awam

berjawatan Penolong Pegawai Tadbir (PPT) yang sedang berkhidmat di

seluruh Malaysia.

Sebagai sebuah organisasi di peringkat kebangsaan, KEPAK perlu

memastikan penyertaan dan penglibatan kesemua anggota Penolong

Pegawai Tadbir secara menyeluruh dan lebih aktif di dalam KEPAK.

Bagi memastikan kecemerlangan dan kejayaan KEPAK pada masa

hadapan, KEPAK perlu memantapkan organisasinya terutama daripada

segi pengurusan organisasi, pentadbiran, keahlian, kebajikan, kewangan,

ekonomi dan penganjuran aktiviti.



13. ORGANISASI

A. KEPAK DI PERINGKAT KEBANGSAAN

KEPAK beroperasi di peringkat kebangsaan dan Ahli-ahlinya

berkhidmat di seluruh negara.

Pentadbiran secara berpusat ini mempunyai kelebihan tersendiri

dan juga kekurangan yang tertentu.

B. KEPAK DI PERINGKAT NEGERI

Di dalam mewujudkan perhubungan dengan Penolong Pegawai

Tadbir di Negeri-negeri, KEPAK telah membuat pelantikan Pengerusi

KEPAK di setiap negeri bagi memainkan peranan untuk mengerakkan

pelbagai aktiviti di peringkat negeri.

Walaubagaimanapun, peranan dan tanggungjawap Pengerusi dan

Ahli Jawatankuasa KEPAK Negeri perlu di bantu oleh KEPAK. Satu

mekanisma akan di sediakan bagi membantu KEPAK Negeri-Negeri.

KEPAK Negeri memerlukan sumber kewangan untuk tujuan

pentadbiran dan penganjuran aktiviti. Dalam hubungan ini, KEPAK perlu

merancang untuk mengadakan program di peringkat negeri bersama-

sama dengan kepimpinan KEPAK Negeri.



14. SOSIAL DAN KEBAJIKAN

A. SOSIAL

Sebagai salah satu pertubuhan di peringkat kebangsaan, KEPAK

perlu mempunyai identiti tersendiri di dalam bidang sosial dan riadah.

KEPAK perlu meletakkan namanya sebagai salah satu pertubuhan

yang terkenal dan akan diingati kerana sumbangannya di dalam bidang

sosial dan kemasyarakatan.

Bagi aktiviti sosial, aktivitinya yang terdekat adalah Majlis Doa

Selamat di Surah Al Munawarrah, Presint 9. Ini secara tidak langsung

akan mendekatkan KEPAK dengan masyarakat setempat.

B. RIADAH

Bagi aktiviti riadah, sebagai permulaan, KEPAK boleh bekerjasama

dengan Persatuan Penolong Pegawai Tadbir Wisma Putra (PPTWP) untuk

menganjurkan Pertandingan Golf Amal KEPAK Bersama YAB Timbalan

Perdana Menteri Malaysia.

Pertandingan Golf Amal ini boleh di jadikan acara tahunan tetap

yang berprestij dan meletakkan KEPAK sebagai sebuah pertubuhan yang

di segani suatu masa nanti.

Hasil daripada penganjuran pertandingan ini juga akan dapat

membantu menambahkan kewangan KEPAK.



C. HAL EHWAL WANITA

Mewujudkan segmen khas untuk aktiviti bagi Ahli-Ahli Wanita

KEPAK.

D. KEBAJIKAN

Aspek kebajikan merupakan satu usaha yang boleh di mainkan

oleh KEPAK untuk membantu Ahli-Ahlinya.

E. ALUMNI

KEPAK perlu mewujudkan Alumni KEPAK bagi memberi peluang

kepada Penolong Pegawai Tadbir yang telah bersara untuk mengadakan

aktiviti.



15. PENILAIAN

KEPAK perlu menyediakan satu platform untuk membolehkan Ahli-

Ahlinya membuat penilaian dan mengemukakan cadangan bagi tujuan

menambahbaik KEPAK.

Penilaian ini boleh di buat setelah dua (2) tahun pelaksanaan Pelan

Tindakan Strategik KEPAK ini dibuat.

Penilaian ini perlu bagi melihat pandangan Ahli-Ahli KEPAK

terhadap prestasi dan penyampaian KEPAK.

16. PENUTUP

Penyediaan Pelan Tindakan Strategik KEPAK 2016 - 2020 ini

merupakan satu inisiatif yang komprehensif bagi menetapkan hala tuju

yang berkesan dengan tujuan membina kemajuan dan kejayaan KEPAK

pada masa yang akan datang.

Pelan Tindakan Strategik KEPAK ini akan memastikan KEPAK dapat

melaksanakan tugas dengan berkesan dan proaktif bagi membina

keyakinan ahli terhadap organisasi.

Kejayaan KEPAK akan mewujudkan semangat kekitaan yang kukuh

dan meningkatkan kesedaran di kalangan Penolong Pegawai Tadbir

untuk segera mendaftar sebagai ahli.

Pelan Tindakan Strategik KEPAK 2016 - 2020 merupakan satu

rancangan jangka pendek yang akan di realisasikan dengan sokongan

dan kerjasama daripada Jawatankuasa Kerja KEPAK serta Ahli-Ahli

KEPAK.

Pelaksanaan dan kejayaan Pelan Tindakan Strategik KEPAK ini

bergantung sepenuhnya kepada komitmen dan kesungguhan setiap Ahli

KEPAK.

pelan tindakan strategik kesatuan pegawai eksekutif … · untuk mencapai prestasi yang selaras...

Documents