pelan strategik sumber manusia 2006-2010
TRANSCRIPT
PELAN STRATEGIKSUMBER MANUSIA
2006-2010
JABATAN PENdAfTARAN NEGARAMALAySIA
PELAN STRATEGIKSUMBER MANUSIA2006-2010JABATAN PENdAfTARAN NEGARAMALAySIA
Jabata
n P
endaft
ara
n N
egara
Pel
an S
trate
gik
Sum
ber
Manusi
a
4
PELAN STRATEGIKSUMBER MANUSIA2006-2010JABATAN PENdAfTARAN NEGARAMALAySIA
KANdUNGANPRAKATA 5
OBJEKTIF PENYEDIAAN PELAN STRATEGIK SUMBER MANUSIA 7
OBJEKTIF & VISI 8
OBJEKTIF PENYEDIAAN PELAN STRATEGIK SUMBER MANUSIA 9
KEPERLUAN PELAN STRATEGIK SUMBER MANUSIA JPN 10
CABARAN DAN ISU KRITIKAL 11
ASAS PENYEDIAAN PELAN STRATEGIK SUMBER MANUSIA JPN 13
SUMBER MANUSIA JPN 14
SUMBER MANUSIA DI JPN MENJELANG 2010 21
PELAN STRATEGIK SUMBER MANUSIA JPN2006 - 2010 23
ASPEK-ASPEK DALAM PENGURUSAN SUMBER MANUSIA DI JPN 31
PENUTUP 33
Jabata
n P
endaft
ara
n N
egara
Pel
an S
trate
gik
Sum
ber
Manusi
a
5
Ketua PengarahJabatan Pendaftaran Negara, Malaysia
Perkembangan persekitaran yang kompleks dan dinamik adalah cabaran utama JPN. Sebagai agensi barisan hadapan,
stakeholders dan pelanggan sentiasa mengharapkan JPN menyediakan perkhidmatan yang melangkaui ekspektasi.
Selaras dengan visi jangka panjang JPN untuk “menjadi jabatan perkhidmatan kaunter terbaik di dunia menjelang 2016”, modal insan perlu diberi keutamaan kerana ianya adalah faktor kejayaan kritikal yang menentukan pencapaian visi JPN.
Pelan Strategik Sumber Manusia 2006 – 2010 JPN disediakan untuk memperjelaskan hala tuju pengurusan sumber manusia secara sistematik selari dengan visi sumber manusia JPN untuk “Menjadikan Anggota JPN Sebagai Anggota Perkhidmatan Awam Terbaik Di Dunia menjelang 2016”.
PRAKATA
Jabata
n P
endaft
ara
n N
egara
Pel
an S
trate
gik
Sum
ber
Manusi
a
6
Adalah diharapkan, buku panduan Pelan Strategik Sumber Manusia ini menjadi asas dan rujukan utama untuk merancang dan melaksana program serta aktiviti pengurusan sumber manusia JPN.
Dato’ Mohd Abdul Halim Bin MuhammadKetua Pengarah Pendaftaran Negara, Malaysia
Jabata
n P
endaft
ara
n N
egara
Pel
an S
trate
gik
Sum
ber
Manusi
a
7
PENGENALAN
Jabatan Pendaftaran Negara (JPN) mengiktiraf sumber manusia sebagai aset terpenting yang perlu dibangun dan diurus secara strategik untuk merealisasikan pencapaian visi, misi serta objektif yang ditetapkan.
PELAN STRATEGIKSUMBER MANUSIA2006-2010JABATAN PENdAfTARAN NEGARA MALAySIA
Jabata
n P
endaft
ara
n N
egara
Pel
an S
trate
gik
Sum
ber
Manusi
a
8
OBJEKTIF JPN
Mengumpul dan menyelenggara rekod-rekod Kelahiran, Kematian, Anak Angkat, Kad Pengenalan, Perkahwinan dan Perceraian serta Warganegara bagi semua penduduk Malaysia untuk memenuhi keperluan keselamatan dan pembangunan negara.
VISI JPN
Visi Jangka PendekJPN sebagai Jabatan Perkhidmatan Kaunter Terbaik Dalam Perkhidmatan Awam.
Visi Jangka Panjang JPN sebagai Jabatan Perkhidmatan Kaunter Terbaik Di Dunia.
VISI SUMBER MANUSIA JPN
Visi Jangka PendekAnggota JPN sebagai Anggota terbaik dalam perkhidmatan awam.
Visi Jangka PanjangAnggota JPN sebagai Anggota Perkhidmatan Awam Terbaik Di Dunia.
Jabata
n P
endaft
ara
n N
egara
Pel
an S
trate
gik
Sum
ber
Manusi
a
9
OBJEKTIF PENYEDIAAN PELAN STRATEGIKSUMBER MANUSIA
Pelan Strategik Sumber Manusia ini disediakan meliputi pengambilan, penempatan, pembangunan kerjaya, latihan, pengiktirafan dan penghargaan serta pelan penggantian anggota JPN
Pelan ini disediakan untuk memastikan JPN:
Mengenalpasti keperluan sebenar perjawatan sehingga 2010. i.
Mengenalpasti bilangan anggota yang akan menamatkan ii. perkhidmatan sama ada bersara wajib atau bersara pilihan.
Merancang pengisian jawatan melalui permohonan jawatan iii. baru atau melalui urusan kenaikan pangkat.
Merancang keperluan latihan anggota berdasarkan bidang iv. tugas dan kumpulan jawatan.
Menetapkan keperluan kepakaran dan kompetensi yang v. diperlukan oleh anggota dalam menjalankan tugas.
Kesimpulannya, Pelan Strategik Sumber Manusia ini membolehkan JPN mempunyai bilangan anggota yang mencukupi, berpengetahuan, kompeten, berintegriti serta mempunyai kemahiran yang sesuai supaya mereka dapat menjalankan tugas dengan cekap dan berkesan.
Jabata
n P
endaft
ara
n N
egara
Pel
an S
trate
gik
Sum
ber
Manusi
a
10
KEPERLUAN PELAN STRATEGIK SUMBER MANUSIA JPN
Fokus utama sektor awam adalah untuk mewujudkan sistem penyampaian perkhidmatan yang berkualiti kepada pelanggan selaras dengan teras kelima RMK9 iaitu mengukuhkan keupayaan institusi dan perlaksanaan.
Senario globalisasi serta perkembangan ICT yang semakin pesat telah mendorong pelanggan menuntut perkhidmatan yang diberikan oleh JPN lebih berkualiti dan efektif. Dalam masa yang sama juga JPN perlu memastikan ekspektasi stakeholders sentiasa dapat dipenuhi.
Untuk merealisasikan ekspektasi stakeholders dan pelanggan, JPN perlu menyediakan anggota yang mempunyai tahap kemahiran serta kepakaran dalam pelbagai bidang iaitu urusniaga utama, ICT, perhubungan dengan pelanggan serta sistem penyampaian perkhidmatan.
Sebagai sebuah agensi menguruskan data kependudukan negara, JPN sentiasa mementingkan integriti di kalangan anggota. Oleh itu, kod nilai dan etika jabatan perlu dihayati serta dipatuhi oleh semua anggota. Usaha ini juga adalah selaras dengan elemen dalam teras kelima iaitu tadbir urus yang baik di JPN.
Peningkatan belanja mengurus dan emolumen pada setiap tahun memerlukan perancangan tenaga manusia dilaksanakan secara komprehensif untuk mengelakkan pembaziran sumber.
Jabata
n P
endaft
ara
n N
egara
Pel
an S
trate
gik
Sum
ber
Manusi
a
11
CABARAN DAN ISU KRITIKAL
Antara cabaran dan isu kritikal yang perlu dihadapi dan ditangani oleh JPN adalah:
Pemalsuan DokumenPemalsuan dokumen merupakan salah satu cabaran utama yang perlu dihadapi oleh JPN. Aktiviti ini memberi ancaman kepada keselamatan Jabatan dan Negara. Jika tiada tindakan diambil ia akan menjejaskan imej dan kredibiliti JPN. Untuk menangani masalah ini JPN perlu meningkatkan ciri-ciri keselamatan dokumen yang dikeluarkan di samping memperkasakan penguatkuasaan undang-undang.
Perkembangan Pesat ICTKemajuan teknologi maklumat yang pesat telah membawa perubahan yang ketara dalam sistem, cara bekerja serta penghasilan output. JPN telah merintis beberapa pembaharuan bagi mempertingkatkan kemampuan dan keupayaan sistem ICT serta menyediakan anggota-anggota yang kompeten dalam mengendalikan sistem serta arus perubahan ICT.
Kehendak dan Ekspektasi PelangganTuntutan dan kehendak pelanggan yang semakin meningkat memerlukan JPN sentiasa memantapkan sistem dan proses kerja supaya dapat memenuhi kehendak, ekspektasi dan keperluan sebenar pelanggan. JPN perlu memperbaiki sistem penyampaian perkhidmatan dengan penjimatan kos dan mempertingkatkan ketelusan serta integriti anggota Jabatan.
Harapan StakeholderJPN telah diamanahkan oleh kerajaan untuk mendaftar,
Jabata
n P
endaft
ara
n N
egara
Pel
an S
trate
gik
Sum
ber
Manusi
a
12
menyelenggara, menyimpan dan mengeluarkan rekod pengenalan diri yang sahih kepada semua penduduk negara. Atas kepentingan tersebut JPN perlu mengekalkan keutuhan dan kompetensinya dalam memberikan perkhidmatan tersebut. Untuk memenuhi hasrat ini penurunan kuasa, tanggungjawab dan akauntabiliti kepada Jabatan adalah perlu supaya JPN dapat menentukan dan membangunkan perkhidmatannya mengikut kehendak dan keperluan stakeholder.
Capaian DataData kependudukan di dalam pangkalan data perlu dikemaskini dari masa ke semasa supaya maklumat yang dikeluarkan oleh JPN sentiasa tepat, terkini dan relevan.
Integriti AnggotaDalam keadaan tertentu berlaku amalan-amalan salah laku dan penyelewengan yang diamalkan oleh anggota JPN semasa menjalankan tugas untuk faedah persendirian. Keadaan ini boleh menjejaskan imej dan kredibiliti JPN. Oleh itu setiap anggota JPN dikehendaki mengamalkan konsep ‘good governance’ dalam membuat keputusan-keputusan semasa memberikan perkhidmatan kepada pelanggan melalui proses yang telus dan berintegriti.
Lokasi PejabatPada masa ini terdapat 210 cawangan JPN di seluruh negara.Terdapat Pejabat Cawangan JPN yang letaknya jauh di pedalaman seperti di Sabah dan Sarawak menyebabkan penyampaian perkhidmatan kepada pelanggan tidak dapat diberikan dalam tempoh masa yang ditetapkan. Untuk menempatkan anggota di cawangan berkenaan juga sukar kerana tiada kemudahan yang mereka perlukan walaupun melibatkan kenaikan pangkat.
Jabata
n P
endaft
ara
n N
egara
Pel
an S
trate
gik
Sum
ber
Manusi
a
13
ASAS PENYEDIAAN PELAN STRATEGIK SUMBER MANUSIA JPN
Penyediaan Pelan Strategik Sumber Manusia JPN 2006 – 2010 disediakan berasaskan kepada empat kaedah berikut:
Inward Looking Iaitu menganalisa pengisian jawatan berbanding dengan waran perjawatan. Analisis ini melibatkan kajian berdasarkan kumpulan dan gred jawatan, pengisian di peringkat Bahagian, Pejabat Negeri dan Pejabat Cawangan serta keperluan jawatan di perkhidmatan yang kritikal.
Analisa Keperluan Semasa Jawatan Kaedah ini melibatkan kajian keperluan perjawatan semasa dan keperluan masa depan untuk memenuhi perancangan dan fungsi masa depan JPN.
Analisa Stok Sumber Manusia Semasa Kaedah ini melibatkan kajian pola pergerakan anggota disebabkan oleh pertukaran, kenaikan pangkat, persaraan, perletakan jawatan dan penamatan perkhidmatan.
Analisa DemografiKaedah ini khusus kepada kajian anggota dalam Perkhidmatan Keselamatan dan Pertahanan Awam (KP) berdasarkan gred jawatan, taburan umur, jantina dan tempoh perkhidmatan. Analisis ini membolehkan JPN mengenalpasti stok anggota untuk tempoh lima tahun akan datang berdasarkan kepada pola anggota yang bersara wajib (56 tahun), perletakan jawatan dan penamatan jawatan.
Jabata
n P
endaft
ara
n N
egara
Pel
an S
trate
gik
Sum
ber
Manusi
a
14
SUMBER MANUSIA JPN
Pelan Strategik Sumber Manusia JPN 2006 – 2010, berasaskan kepada lima (5) ciri berikut:
PENGAMBILAN
Proses pengambilan adalah penting untuk memastikan jabatan memiliki anggota yang sesuai dengan keperluan jabatan. Ciri-ciri perkhidmatan JPN adalah seperti berikut:
Sentiasa menjadi perhatian Stakeholders. »Agensi yang terdedah dengan kritikan, aduan dan »penyelewengan.Agensi barisan hadapan yang berurusan terus dengan »pelanggan.Pelanggan yang terdiri daripada pelbagai kaum. »Taburan pelanggan di bandar, luar bandar dan terpencil di »pendalaman.Perkhidmatan yang beroperasi 24 jam. »Menjadi tumpuan pelanggan pada waktu puncak. »
Berasaskan kepada ciri-ciri perkhidmatan sedemikian, JPN perlu mempunyai anggota yang memiliki kualiti berikut:
Jabata
n P
endaft
ara
n N
egara
Pel
an S
trate
gik
Sum
ber
Manusi
a
15
Pengetahuan dan kemahiran asas ICT. »Kemahiran berkomunikasi. »Sikap simpati dan empati. »
Pengabaian kepada ciri-ciri yang diyatakan boleh menjejaskan kualiti perkhidmatan yang disampaikan kepada pelanggan.
Tindakan Strategik yang diambil oleh JPN adalah seperti berikut :-
TINDAKAN DAN INISIATIF JPN TANGGUNGJAWABMenyediakan pelan gantian yang ♦komprehensif sehingga tahun 2010
Bahagian Pengurusan Sumber Manusia
Menyediakan garis panduan ♦kepada barisan panel untuk temuduga
Bahagian Pengurusan Sumber Manusia
Menetapkan dasar pengambilan:♦
Nisbah pengambilan mengikut o jantina dan kaumNisbah pengambilan OKUo
Nisbah umur calono
Bahagian Pengurusan Sumber Manusia
Latihan mengenai tatacara ♦temuduga
Bahagian Latihan / Bahagian Pengurusan Sumber Manusia
Petunjuk Prestasi:Bilangan perjawatan yang diisi. »Bilangan calon yang dilantik berdasarkan nisbah yang »ditetapkan.
Jabata
n P
endaft
ara
n N
egara
Pel
an S
trate
gik
Sum
ber
Manusi
a
16
PENEMPATAN
Dasar penempatan JPN berpandukan kepada faktor berikut:
Keutamaan kepada pejabat yang memerlukan pengisian »segeraKesesuaian anggota untuk mengisi jawatan berdasarkan »kompetensi dan kesesuaian fungsi tugasHasil daripada kaedah penilaian MBTI ( » Myers-Briggs Type Indicator)Penempatan dibuat berasaskan ketelusan dan keadilan »
Tindakan Strategik yang diambil oleh JPN adalah seperti berikut :-
TINDAKAN DAN INISIATIF JPN TANGGUNGJAWABMenyediakan dasar penempatan♦ Pengurusan tertinggi / Bahagian
Pengurusan Sumber Manusia (BPM)Mengemaskini senarai ♦kekosongan setiap 6 bulan
BPM
Mendapatkan pandangan ♦Pengarah Bahagian/Negeri sebelum penempatan dibuat
BPM
Menubuhkan Jawatankuasa ♦Penempatan dan Rayuan
BPM
Pelaksanaan Pusingan Kerja dan ♦Job Enrichment
BPM
Petunjuk Prestasi :
Bilangan perjawatan yang diisi »Bilangan rayuan penempatan yang diterima »Bilangan aduan terhadap penempatan anggota »Bilangan anggota yang ditempatkan semula berdasarkan »kepada pusingan kerja
Jabata
n P
endaft
ara
n N
egara
Pel
an S
trate
gik
Sum
ber
Manusi
a
17
PEMBANGUNAN KERJAYA
Terdapat dua skim perkhidmatan di JPN iaitu skim perkhidmatan gunasama dan skim perkhidmatan bukan gunasama.
Perkhidmatan gunasama merangkumi skim jawatan Pegawai Tadbir dan Diplomatik, Pegawai Teknologi Maklumat, Penolong Pegawai Tadbir dan Pembantu Tadbir. Pembangunan kerjaya perkhidmatan ini terletak di bawah Ketua Perkhidmatan masing-masing.
Dalam konteks skim perkhidmatan bukan gunasama iaitu Skim Keselamatan dan Pertahanan Awam (KP) yang mewakili lebih daripada 80% jumlah keseluruhan jawatan di JPN. Pembangunan kerjaya perkhidmatan ini adalah di bawah bidang kuasa Ketua Pengarah Pendaftaran Negara. Senario semasa memperlihatkan peluang kemajuan kerjaya yang agak terhad kepada Gred KP38 sahaja. Di samping itu, kumpulan ini juga terpaksa bersaing untuk mengisi jawatan yang terhad jumlahnya. Keadaan ini secara langsung atau tidak langsung boleh menjejaskan motivasi dan produktiviti kepada kumpulan jawatan ini.
Jabata
n P
endaft
ara
n N
egara
Pel
an S
trate
gik
Sum
ber
Manusi
a
18
Tindakan Strategik yang diambil oleh JPN adalah seperti berikut :-
TINDAKAN DAN INISIATIF JPN TANGGUNGJAWABMewujudkan Skim Perkhidmatan ♦Bersepadu Gred KP41/42
Pengurusan Tertinggi/BPM
Menstruktur semula organisasi ♦untuk memperbanyakkan jawatan yang lebih tinggi
BPM
Menukar lantik jawatan tertentu ♦yang telah dikenalpasti (Contoh: Jawatan Ahli Fotografi B11 kepada Pembantu Pendaftaran KP17)
BPM
Menggalakkan anggota ♦melanjutkan pelajaran ke peringkat lebih tinggi
BPM / Bahagian /Negeri
Petunjuk Prestasi :
Bilangan pengisian jawatan selepas diluluskan oleh JPA »Cadangan penstrukturan diluluskan oleh agensi pusat »Bilangan jawatan yang telah ditukarlantik »Bilangan anggota yang melanjutkan pelajaran »
Jabata
n P
endaft
ara
n N
egara
Pel
an S
trate
gik
Sum
ber
Manusi
a
19
LATIHAN
Sumber manusia adalah komponen terpenting dalam usaha mencapai visi JPN. Sasaran pengurusan sumber manusia JPN adalah untuk memastikan JPN memiliki anggota yang mempunyai ciri-ciri berikut:-
Kompeten, terlatih dan berwibawa; »Mengamal dan menghayati nilai dan etika kerja yang »ditetapkan;Mempunyai semangat berpasukan yang kukuh; »Komited dalam menjalankan tugas dan tanggungjawab; dan »Berintegriti dan berhemah tinggi. »
Tindakan Strategik yang diambil oleh JPN adalah seperti berikut :-
TINDAKAN DAN INISIATIF JPN TANGGUNGJAWABPenyediaan Analisis Keperluan ♦Latihan (TNA)
Bahagian Latihan
Pelaksanaan program latihan ♦berterusan
Bahagian Latihan
Pelaksanaan Learning ♦Organization
Bahagian Latihan
Pengukuhan kemahiran ♦berkomunikasi
Bahagian Latihan
Petunjuk Prestasi :
Bilangan anggota yang hadir kursus »Bilangan anggota yang dikenakan tindakan tatatertib »Bilangan aduan anggota »
Jabata
n P
endaft
ara
n N
egara
Pel
an S
trate
gik
Sum
ber
Manusi
a
20
PENGIKTIRAFAN DAN PENGHARGAAN
JPN sentiasa memberi pengiktirafan dan penghargaan kepada anggota yang telah membuktikan kecemerlangan dalam perkhidmatan. Dua jenis pengiktirafan yang dilaksanakan di JPN iaitu seperti yang telah ditetapkan dalam pekeliling agensi pusat (Anugerah Khidmat Cemerlang) dan pengiktirafan di peringkat Jabatan.
Di peringkat Jabatan, jenis pengiktirafan dan penghargaan yang diberikan kepada anggota adalah seperti berikut:
Tawaran mengikuti kursus/konvensyen diluar negara dan luar »agensi.Surat dan sijil penghargaan dari KPPN kepada semua anggota »yang memberi sumbangan terhadap keberkesanan sistem penyampaian perkhidmatan JPN.Sokongan kenaikan pangkat. »Majlis persaraan. »
TINDAKAN DAN INISIATIF JPN TANGGUNGJAWABMemperakukan pingat ♦kebesaran negeri dan persekutuan
Pengurusan tertinggi / BPM
Menyokong permohonan ♦hadiah biasiswa kerajaan untuk melanjutkan pelajaran
Semua Bahagian
Menganjurkan program dan ♦aktiviti sosial dan kebudayaan untuk mengiktiraf individu atau kumpulan
BPM / Bahagian / Negeri
Petunjuk Prestasi :
Bilangan anggota yang menerima pingat kebesaran »Bilangan anggota yang menerima biasiswa »Bilangan aktiviti sosial dan kebudayaan yang dilaksanakan »
Jabata
n P
endaft
ara
n N
egara
Pel
an S
trate
gik
Sum
ber
Manusi
a
21
SUMBER MANUSIA DI JPN MENJELANG 2010
Menjelang tahun 2010, perkembangan pesat politik, ekonomi dan sosio budaya dalam dan luar negara dijangka lebih hebat mempengaruhi peranan JPN. Impak kepada perkembangan dan perubahan ini, JPN perlu bersedia menghadapi arus perubahan dengan meletakkan modal insan kunci utama kecemerlangan JPN.
Menghadapi cabaran ini, JPN perlu menyediakan modal insan yang memiliki ciri-ciri kualiti unggul untuk memastikan perkhidmatan disampaikan kepada pelanggan adalah berkualiti. Ini adalah selaras dengan penyataan oleh Phillips C. Crosby,
”Only quality people produce quality product”“ “
Jabata
n P
endaft
ara
n N
egara
Pel
an S
trate
gik
Sum
ber
Manusi
a
22
Dalam konteks pengurusan sumber manusia, JPN juga merancang untuk menggunakan secara maksima kemudahan ICT. Sebuah sistem yang mampu mengintegrasi sistem maklumat personel seperti HRMIS dan SISPEL dengan sistem berkaitan urus niaga akan dibangunkan.
Sistem ini membolehkan JPN memantau dan menilai prestasi dan produktiviti setiap anggota. Maklumat dan data yang diperolehi akan digunakan untuk merancang pembangunan kerjaya anggota. Melalui sistem ini, perancangan kerjaya anggota dapat dilaksanakan secara lebih objektif dan sistematik.
Matlamat mewujudkan modal insan yang berprestasi tinggi memerlukan JPN merancang, melaksana dan memantau program pengurusan sumber manusia secara tersusun dan menyeluruh. Formula Kecemerlangan JPN boleh diperjelaskan melalui formula berikut:
M = Pengurusan AtasanHR = Modal InsanQ = KualitiSP/ICT = Sistem Prosedur/ICTEx = Kecemerlangan
M HR Q SP/ICT Ex+ + + =
Jabata
n P
endaft
ara
n N
egara
Pel
an S
trate
gik
Sum
ber
Manusi
a
23
PENGUKUHAN KEUPAYAAN
ANGGOTA
PEMBENTUKAN BUDAYA KERJA
CEMERLANG
PEMBENTUKAN WARGA BERKUALITI
DAN PRODUKTIF
PENGIKTIRAFAN DAN
PENGHARGAAN
ENAM TERAS UTAMA
PEMBANGUNAN SUMBER MANUSIA
PEMBANGUNAN KOMPETENSI
DAN KEPAKARAN ANGGOTA
1
2
3
4
5
6
PELAN STRATEGIK SUMBER MANUSIA JPN2006 - 2010
Jabata
n P
endaft
ara
n N
egara
Pel
an S
trate
gik
Sum
ber
Manusi
a
24
1. PEMBANGUNAN SUMBER MANUSIA
Sumber manusia adalah komponen terpenting dalam usaha mencapai visi JPN. Sasaran pengurusan sumber manusia JPN adalah untuk memastikan JPN memiliki anggota yang mempunyai ciri-ciri berikut:-
Kompeten, terlatih dan berwibawa; »Mengamal dan menghayati nilai dan etika kerja yang »ditetapkan;Mempunyai semangat berpasukan yang kukuh; »Komited dalam menjalankan tugas dan tanggungjawab; dan »Berintegriti dan berhemah tinggi. »
Tindakan Strategik yang diambil oleh JPN adalah seperti berikut :-
TINDAKAN DAN INISIATIF JPN TANGGUNGJAWABPelaksanaan program latihan ♦berterusan
Bahagian Latihan
Pelaksanaan ♦ Learning Organization
Bahagian Latihan
Pemantapan nilai dan etika♦ Semua Bahagian / NegeriPengukuhan kemahiran ♦berkomunikasi
Bahagian Latihan
Pelaksanaan Pusingan Kerja dan ♦Job Enrichment
BPM
Jabata
n P
endaft
ara
n N
egara
Pel
an S
trate
gik
Sum
ber
Manusi
a
25
Petunjuk Prestasi:Bilangan anggota yang menghadiri latihan. »Bilangan hari/jam kursus yang dihadiri oleh anggota seperti »yang ditetapkan dalam dasar latihan.Bilangan kursus yang dilaksanakan mengikut perancangan. »Bilangan aduan terhadap anggota yang bertanggungjawab »secara langsung dalam penyampaian perkhidmatan kepada pelanggan.Bilangan anggota yang dikenakan tindakan tatatertib. »
Jabata
n P
endaft
ara
n N
egara
Pel
an S
trate
gik
Sum
ber
Manusi
a
26
2. PEMANTAPAN KEUPAYAAN ANGGOTA
Keupayaan anggota adalah pemangkin kepada kejayaan JPN untuk merealisasikan visi, misi dan objektif jabatan. Selaras dengan ini, JPN akan terus memantapkan keupayaan modal insan untuk melahirkan anggota yang mempunyai ciri-ciri kualiti yang unggul seperti berintegriti, responsif, kompeten, proaktif, berpengetahuan, berfikiran positif, berinovasi, berdaya saing dan berhemah.
Tindakan Strategik yang akan diambil oleh JPN adalah seperti berikut:-
TINDAKAN DAN INISIATIF JPN TANGGUNGJAWABPemantapan sistem kerja♦ Semua Bahagian / NegeriPeningkatan produktiviti♦ Semua Bahagian / Negeri
Pelaksanaan Pengukuran ♦Petunjuk Prestasi
Semua Bahagian / Negeri
Pengayaan kreativiti anggota♦ Bahagian LatihanPengayaan minda anggota ♦ Bahagian LatihanPenyertaan anggota/pejabat ♦dalam pertandingan Anugerah Kualiti Jabatan
Bahagian Penyelarasan Dasar dan Pemantauan
Petunjuk Prestasi:Tiada aduan pelanggan dan pertanyaan daripada agensi-agensi »luar.Peratusan produk yang tidak menepati spesifikasi/piawaian. »Pengiktirafan/anugerah dari agensi luar. »Jumlah penyertaan anggota/pejabat dalam Anugerah Kualiti »Jabatan.
Jabata
n P
endaft
ara
n N
egara
Pel
an S
trate
gik
Sum
ber
Manusi
a
27
3. PEMBENTUKAN SIKAP POSITIF ANGGOTA
Sikap adalah elemen penting untuk melahirkan anggota yang berkualiti. Sebagai sebuah agensi barisan hadapan yang berurusan secara langsung dengan pelanggan, JPN perlu memastikan setiap anggota sentiasa bersikap positif semasa melaksanakan tugas dan melayani pelanggan. Pembentukan sikap positif ini dilaksanakan melalui tindakan berikut:
TINDAKAN DAN INISIATIF JPN TANGGUNGJAWABPenganjuran dan pengendalian ♦kursus wajib seperti Team Building, Bina Insan, Anjakan Paradigma, pemikiran kreatif dll.
Bahagian Latihan
Pelaksanaan Program Penerapan ♦nilai-nilai murni
BPM
Penggubalan dan penghayatan ♦Kod Etika Kerja
BPM
Pelaksanaan berterusan Program ♦Budi Bahasa
BPM
Petunjuk Prestasi :Bilangan kursus berkaitan dengan pembentukan sikap. »Bilangan peserta yang telah menghadiri kursus. »Bilangan maklumbalas mengenai layanan. »Penerbitan buku Kod Etika Kerja dan Tatakelakuan. »Bilangan Ceramah dan Program Budi Bahasa. »
Jabata
n P
endaft
ara
n N
egara
Pel
an S
trate
gik
Sum
ber
Manusi
a
28
4. PENGUKUHAN KOMPETENSI DAN KEPAKARAN ANGGOTA
Mengadakan latihan dan kursus yang berasaskan keperluan secara sistematik dalam membangunkan kemahiran, bakat, pengetahuan, etika kerja dan disiplin yang diperlukan dalam mempertingkatkan kualiti perkhidmatan dan imej Jabatan.
TINDAKAN DAN INISIATIF JPN TANGGUNGJAWABPenempatan anggota mengikut ♦kepakaran, kemahiran dan keperluan JPN dikenal pasti semasa kursus Team Building dan Kursus Induksi
BPM / Bahagian Latihan
Penyediaan profil kompetensi ♦anggota
BPM
Penggiliran kerja anggota dan ♦job enchrichment
BPM / Bahagian / Negeri
Petunjuk Prestasi :
Bilangan penempatan anggota dan arahan pertukaran. »Bilangan anggota yang telah menghadiri kursus » Team Buliding dan Kursus Induksi.Laporan Penilaian Prestasi Kerja. »
Jabata
n P
endaft
ara
n N
egara
Pel
an S
trate
gik
Sum
ber
Manusi
a
29
5. PENGIKTIRAFAN DAN PENGHARGAAN
Anggota yang memberikan perkhidmatan yang cemerlang dan mempamerkan nilai-nilai murni serta etika kerja yang baik diberi pengiktirafan dan ganjaran yang sewajarnya. Anugerah khidmat cemerlang dan darjah kebesaran/pingat dibuat pada setiap tahun kepada anggota yang berkelayakan dan sesuai selain peluang kenaikan pangkat.
TINDAKAN DAN INISIATIF JPN TANGGUNGJAWABAnugerah Khidmat Cemerlang♦ BPMPencalonan Darjah Kebesaran/ ♦Pingat
Pengurusan Tertinggi / BPM
Kenaikan Pangkat♦ Pengurusan Tertinggi / BPMTawaran mengikuti kursus/♦konvesyen diluar negara dan luar agensi
Bahagian Latihan
Sijil dan surat penghargaan/ ♦cenderamata kualiti
BDP / BPM
Surat penghargaan dari ♦KPPN kepada semua anggota yang memberi sumbangan terhadap keberkesanan sistem penyampaian perkhidmatan JPN
Pengurusan Tertinggi / BPM
Majlis persaraan♦ BPM
Petunjuk Prestasi :
Bilangan Penerima Darjah Kebesaran. »Bilangan anggota yang dinaikkan Pangkat. »Bilangan anggota yang menghadiri kursus di dalam dan di luar »negara.Bilangan majlis pengiktirafan. »
Jabata
n P
endaft
ara
n N
egara
Pel
an S
trate
gik
Sum
ber
Manusi
a
30
6. PEMBENTUKAN BUDAYA KERJA CEMERLANG
Selaras dengan prinsip TQM yang mengutamakan pelanggan, setiap anggota JPN hendaklah mengamalkan budaya kerja yang cemerlang dalam setiap tugas yang dilaksanakan.
TINDAKAN DAN INISIATIF JPN TANGGUNGJAWABPenyediaan Piagam Pelanggan ♦Jabatan, Bahagian dan individu
Semua Bahagian / Negeri
Lawatan panel kualiti piagam ♦pelanggan
BDP
Mewujudkan Pejabat ♦Perkhidmatan Pelanggan di setiap Ibu Pejabat Negeri
Pej. Perhubungan Awam
Borang aduan pelanggan dan ♦borang maklum balas kepuasan hati pelanggan
Pej. Perkhidmatan Pelanggan
Peti Cadangan♦ Semua Bahagian / NegeriBuku Kod Etika dan Tatakelakuan ♦Jabatan
BPM
Hari bersama pelanggan♦ Pej. Perkhidmatan Pelanggan
Petunjuk Prestasi :
Bilangan maklumbalas yang diterima daripada pelanggan. »Pencapaian tempoh masa seperti yang ditetapkan dalam »piagam pelanggan Bilangan aduan yang diterima. »Bilangan pujian. »Bilangan pelawat. »
Jabata
n P
endaft
ara
n N
egara
Pel
an S
trate
gik
Sum
ber
Manusi
a
31
ASPEK-ASPEK DALAM PENGURUSAN SUMBER MANUSIA DI JPN
Hala Tuju Pengurusan Sumber Manusia
Sumber Manusia di JPN ini diurus secara strategik bagi mengenalpasti keperluan tenaga manusia di masa depan seperti saiz kompetensi, sikap dan kemahiran yang diperlukan. Perkara ini dibincangkan dalam mesyuarat Perancangan Strategik Jabatan pada setiap tahun oleh pengurusan atasan.
Bajet Untuk Pembangunan Sumber Manusia
Untuk membangunkan sumber manusia ke arah pencapaian matlamat yang disasarkan oleh Jabatan, pengurusan atasan telah menetapkan supaya sekurang-kurangnya 1% daripada peruntukan emolumen JPN diperuntukkan bagi maksud pembangunan sumber manusia.
Mengkaji Keperluan Dan Pengisian Jawatan
Pengurusan atasan JPN telah membuat kajian dari segi keperluan untuk mengisi kekosongan jawatan-jawatan sejak pertengahan tahun 2004 supaya organisasi sentiasa mempunyai bilangan anggota yang mencukupi untuk mencapai matlamat yang ditetapkan.
Jabata
n P
endaft
ara
n N
egara
Pel
an S
trate
gik
Sum
ber
Manusi
a
32
Penempatan Anggota
Semua penempatan anggota untuk mengisi sesuatu jawatan dibuat berasaskan kepada kesesuaian, kemahiran dan kepakaran yang dimiliki oleh anggota tersebut.
Mewujudkan Dasar Keperluan Latihan
Pengurusan atasan Jabatan telah menyediakan kursus-kursus yang perlu dihadiri oleh setiap peringkat anggota dan menetapkan setiap anggota perlu hadir sekurang-kurangnya dua kursus atau menjalani 45 jam kursus dalam setahun.
Pelaksanaan Pusingan Kerja
Bagi meningkatkan kemahiran dan motivasi anggota, dasar pusingan kerja telah diperkenalkan dimana anggota yang telah berkhidmat selama 8 hingga 15 tahun di sesuatu bahagian atau pejabat ditukarkan ke bahagian atau pejabat lain.
Pembelajaran Berterusan
Pengurusan atasan JPN telah menggalakkan setiap anggota meningkatkan pengetahuan dan kemahiran bagi melahirkan anggota yang kreatif, inovatif dan kompetetif di samping memiliki fikiran yang positif bagi membantu Jabatan melaksanakan program-program yang telah dirancang.
Jabata
n P
endaft
ara
n N
egara
Pel
an S
trate
gik
Sum
ber
Manusi
a
33
PENUTUP
Pelan Strategik Sumber Manusia JPN ini dilaksanakan bertujuan untuk meningkatkan prestasi perkhidmatan anggota JPN ke arah mencapai visi, misi dan objektif Jabatan di samping dapat menangani cabaran semasa akibat perubahan persekitaran yang kompleks, tidak menentu dan sukar diramal serta memantapkan organisasi JPN sebagai institusi yang berwibawa dan mempunyai reputasi tinggi.
PELAN STRATEGIKSUMBER MANUSIA
2006-2010
JABATAN PENdAfTARAN NEGARAMALAySIA