PEKELILING BENDAHARI BIL : 5/2008

No Rujukan : 100-BBI(PTA.6/6)

PEKELILING PEJABAT BENDAHARI

Tarikh : 1 April 2008

Pengarah UiTM Negeri

Ketua Bahagian / Unit Kewangan Zon Pejabat Bendahari UiTM Malaysia

Ketua Pejabat Bendahari UiTM Negeri

Ahli Jawatankuasa Pembuka Tender dan Sebut Harga Rasmi UiTM

Yg. Bhg. Datuk / Dato’ / Datin / Prof. / Tuan / Puan

GARIS PANDUAN PEMBUKAAN TENDER DAN SEBUT HARGA RASMI UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA

1.0 TUJUAN

Sebagai garis panduan untuk menjelaskan peraturan pembukaan peti tender dan

sebut harga rasmi serta tanggungjawab pihak-pihak yang terlibat dalam proses

tersebut.

GP PBBP:1/2006

1

TAKRIFAN

2.1 “Pusat Tanggungjawab (PTJ)” meliputi semua Bahagian, Fakulti, Jabatan,

Pusat, Akademi dan Kampus UiTM Negeri yang menerima agihan peruntukan

tahunan.

2.2 “Ketua Pusat Tanggungjawab” bermaksud ketua yang telah diberi kuasa dan

tanggungjawab untuk mengurus dan mengawal sumber kewangan dan sumber-

sumber lain yang berkaitan dengan Pusat Tanggungjawab di bawah

kawalannya .

2.3 “Jawatankuasa Teknikal Peralatan” adalah jawatankuasa yang dilantik untuk

menilai keperluan dan spesifikasi suatu peralatan.

2.4 “Perolehan” adalah proses mendapatkan bekalan, perkhidmatan atau kerja-

kerja untuk memenuhi keperluan universiti bagi menjalankan fungsi dan

operasinya dengan terkawal dan berkesan.

2.5 “Bekalan” adalah dimaksudkan sebagai barangan yang dibekal bagi

menjalankan sesuatu aktiviti, program atau projek agensi Kerajaan. Ianya juga

merupakan input kepada sesuatu proses kerja. Contoh bekalan adalah seperti

peralatan makmal / penyelidikan, bahan binaan, makanan, pakaian, kenderaan

dan kelengkapan pejabat.

2.6 “Perkhidmatan” adalah ditakrifkan sebagai khidmat tenaga manusia atau

kepakaran/kemahiran yang diperolehi untuk melaksanakan dan menyiapkan

sesuatu kerja tertentu. Bidang perkhidmatan terbahagi kepada dua (2) seperti

berikut:

GP PBBP:1/2006

2

(a) Perkhidmatan Bukan Perunding:

Perkhidmatan bukan perunding meliputi perkhidmatan seperti

pengendalian kursus dan latihan, penyelenggaraan dan pembaikan,

pencucian dan pembersihan, penyewaan dan pengurusan bangunan.

(b) Perkhidmatan Perunding:

Perkhidmatan perunding meliputi semua jenis kajian seperti kajian

ekonomi, penswastaan, pengurusan, pembangunan fizikal yang

memerlukan input seperti senibina, kejuruteraan dan kerja-kerja ukur,

pengurusan, perundangan dan kepakaran dalam bidang-bidang

khusus seperti alam sekitar dan pertanian. Urusan Perlantikan

Perunding adalah tidak termasuk dalam skop pekeliling ini.

2.7 “Kerja” adalah merupakan perolehan yang melibatkan kerja-kerja pembinaan

dan sivil seperti bangunan, lapangan terbang, pelabuhan, jalan raya, tapak

kawasan dan empangan air serta kerja perparitan. Ia juga merangkumi kerja-

kerja mekanikal dan elektrikal. 2.8 ”Perolehan melalui Tender” adalah perolehan bekalan / perkhidmatan / kerja-

kerja yang nilainya melebihi RM200,000.

2.9 “Panggilan Tender” adalah proses mempelawa syarikat yang berkelayakan

dengan sebaran meluas melalui akhbar harian utama untuk menyertai tawaran

bagi perolehan barang / perkhidmatan / kerja-kerja yang bernilai melebihi

RM200,000 bagi setiap panggilan.

2.10 “Analisa Tender” adalah proses penilaian ke atas tawaran yang dikemukakan

oleh petender mengikut format yang telah ditetapkan. Bagi tender peralatan,

analisa tender disediakan oleh dua (2) Jawatankuasa yang berasingan seperti

berikut:

GP PBBP:1/2006

3

(a) Jawatankuasa Teknikal Peralatan adalah jawatankuasa yang dilantik

untuk menilai peralatan dari sudut spesifikasi teknikal.

(b) Jawatankuasa Analisa Harga adalah jawatankuasa yang dilantik

untuk menilai tawaran harga, kemampuan kewangan, pengalaman

petender dan lain-lain kriteria yang dinyatakan di dalam dokumen harga

tender.

2.11 ”Perolehan melalui Sebut Harga Rasmi” adalah perolehan Bekalan dan

Perkhidmatan yang bernilai melebihi RM50,000 hingga RM200,000 dan bagi

perolehan Kerja yang bernilai melebihi RM 20,000 sehingga RM200,000.

2.12 ”Panggilan Sebut Harga Rasmi” adalah proses mempelawa syarikat untuk

mengemukakan sebut harga rasmi bagi:

a. Perolehan Bekalan dan Perkhidmatan yang bernilai melebihi RM50,000

hingga RM100,000 dipelawa di kalangan syarikat yang berdaftar dengan

Kementerian Kewangan dalam bidang yang berkaitan dan bertaraf

Bumiputera.

b. Perolehan Bekalan dan Perkhidmatan yang bernilai melebihi RM100,000

hingga RM200,000 dipelawa di kalangan syarikat yang berdaftar dengan

Kementerian Kewangan dalam bidang yang berkaitan.

c. Perolehan Kerja-kerja yang bernilai melebihi RM20,000 hingga RM200,000

hendaklah dipelawa di kalangan Kontraktor kelas F yang berdaftar dengan

Pusat Khidmat Kontraktor (PKK) dan Lembaga Pembangunan Industri

Pembinaan Malaysia ( CIDB ) di bawah kepala dan sub-kepala yang

berkaitan.

GP PBBP:1/2006

4

2.13 “FAIS” adalah Sistem Kewangan Komputer Bersepadu Pejabat Bendahari.

2.14 “Pesanan Jabatan / Pesanan Kerja” adalah dokumen yang mengandungi

maklumat pesanan Bekalan / Perkhidmatan / Kerja-kerja kepada pembekal /

kontraktor.

2.15 “Katalog” adalah semua jenis katalog yang dikemukakan oleh syarikat bagi

tujuan penilaian analisa spesifikasi bekalan / perkhidmatan / kerja di dalam

semua kaedah perolehan UiTM. Jenis-jenis katalog tersebut termasuklah

katalog asal dari pembekal, cetakan dari internet, fotostat dan faks.

3.0 PERATURAN PEMBUKAAN PETI TENDER DAN SEBUT HARGA RASMI

3.1 Arahan Perbendaharaan 197 dan 170 menyatakan peti tender dan

sebut harga rasmi hendaklah dibuka oleh Jawatankuasa Pembuka

Tender dan Sebut Harga Rasmi dengan secepat mungkin pada waktu

yang telah ditetapkan. Jawatankuasa Pembuka Tender dan Sebut

Harga Rasmi hendaklah terdiri dari sekurang-kurangnya dua (2)

pegawai di mana seorang daripadanya hendaklah terdiri daripada

pegawai kumpulan pengurusan dan professional.

Penubuhan Jawatankuasa Pembuka Tender dan Sebut Harga Rasmi

adalah seperti berikut:

3.1.1 UiTM Malaysia

Dilantik oleh Naib Canselor UiTM di mana jawatankuasa ini dianggotai

oleh dua (2) kumpulan iaitu wakil dari Pejabat Bendahari UiTM dan

wakil dari Pejabat Pendaftar. Setiap kumpulan akan diketuai oleh

seorang Ketua Kumpulan.

GP PBBP:1/2006

5

Ketua Kumpulan wakil Pejabat Bendahari UiTM Malaysia ialah Ketua

Unit Panggilan Tender dan Sebut Harga Rasmi, Bahagian Pengurusan

Perolehan, Pejabat Bendahari UiTM Malaysia manakala Ketua

Kumpulan wakil Pejabat Pendaftar adalah ditentukan oleh Pejabat

Pendaftar.

3.1.2 UiTM Negeri

Dilantik oleh Pengarah UiTM Negeri di mana jawatankuasa ini

dianggotai oleh dua (2) kumpulan iaitu wakil dari Pejabat Bendahari

UiTM Negeri dan wakil dari Pejabat Pengarah. Tertakluk kepada

keperluan, setiap kumpulan boleh diketuai oleh seorang Ketua

Kumpulan.

Ketua Kumpulan wakil Pejabat Bendahari UiTM Negeri ialah Ketua Unit

Perolehan, Pejabat Bendahari UiTM Negeri manakala Ketua Kumpulan

wakil Pejabat Pengarah adalah ditentukan oleh Pengarah UiTM Negeri.

Jika tiada Ketua Kumpulan dilantik, tugas yang disenaraikan di

perenggan 4.0 akan diambil alih oleh Ketua Unit Perolehan, Pejabat

Bendahari UiTM Negeri.

3.2 Arahan Perbendaharaan 196 menetapkan dua kunci yang berbeza

bagi setiap peti tawaran hendaklah diadakan dan anak kunci dipegang

secara berasingan oleh dua (2) orang Pegawai Kanan Jabatan. Bagi

tujuan tersebut, setiap anak kunci peti tender dan sebut harga rasmi

atau anak kunci peti penyimpanan anak kunci peti tender dan sebut

harga rasmi akan diserah secara bertulis dan akan disimpan oleh

setiap ahli kumpulan secara berasingan atau dipegang secara

berasingan oleh dua (2) orang Pegawai Kanan Jabatan.

GP PBBP:1/2006

6

Sebagai langkah kawalan dalaman, pegawai-pegawai berikut adalah

tidak dibenarkan untuk menjadi ahli Jawatankuasa Pembuka Tender

dan Sebut Harga Rasmi:

a. Staf Unit Perolehan, Pejabat Bendahari.

b. Pegawai kumpulan pengurusan dan profesional Pejabat

Bendahari UiTM Negeri.

c. Pengarah UiTM Negeri.

Dalam kes-kes tertentu, Bendahari adalah diberi kuasa untuk memberi

pengecualian kepada peraturan di perenggan 3.2.a, 3.2.b dan 3.2.c.

Pegawai yang mempunyai kepentingan terhadap sesuatu tender atau

sebut harga rasmi atau akan membuat analisa sebut harga rasmi atau

tender adalah diminta mengisytiharkan kepentingan dan tidak

dibenarkan membuka peti tender atau sebut harga rasmi .

3.3 Ketua Unit Panggilan Tender dan Sebut Harga Rasmi, Bahagian

Perolehan / Ketua Unit Perolehan Pejabat Bendahari UiTM Negeri

adalah dilantik sebagai ahli Jawatankuasa Pembuka Tender dan Sebut

Harga Rasmi bagi tujuan menasihat, memantau dan menyelaras proses

pembukaan tender dan sebut harga rasmi. Ketua Unit Panggilan Tender

dan Sebut Harga Rasmi adalah tidak dibenarkan untuk membuka peti

tender dan sebut harga rasmi.

3.4 Bagi setiap pembukaan peti tender dan sebut harga rasmi, pegawai

pembuka mestilah terdiri daripada wakil dari dua kumpulan yang

berlainan.

GP PBBP:1/2006

7

4.0 TUGAS KETUA UNIT PANGGILAN TENDER DAN SEBUT HARGA RASMI BAHAGIAN PENGURUSAN PEROLEHAN / KETUA UNIT PEROLEHAN PEJABAT BENDAHARI UiTM NEGERI

4.1 Menyedia dan mengemaskini Jadual Pembukaan Tender dan Sebut

Harga Rasmi setiap hari. (Contoh adalah di Lampiran D).

4.2 Menghantar Jadual Pembukaan Tender dan Sebut Harga Rasmi kepada

Ketua-ketua Kumpulan setiap hari Isnin atau hari bekerja berikutnya jika

hari Isnin merupakan hari cuti.

4.3 Meminda tarikh dan masa pembukaan Tender dan Sebut Harga Rasmi,

jika perlu dan memaklumkan maklumat tersebut kepada Ketua-ketua

Kumpulan.

4.4 Menyelaras senarai ahli yang akan membuka peti tender dan sebut

harga rasmi dengan memastikan sekurang-kurangnya terdiri daripada

dua (2) orang pegawai di mana seorang daripadanya mestilah pegawai

kumpulan pengurusan dan professional serta terdiri daripada wakil dua

(2) kumpulan yang berlainan dan mempunyai seorang pencatat

maklumat.

4.5 Memaklumkan kepada Ketua-ketua Kumpulan jika terdapat

perubahan masa dan tarikh bagi sesuatu sesi pembukaan Tender dan

Sebut Harga Rasmi.

4.6 Menutup peti tender dan sebut harga rasmi pada masa dan tarikh tutup

yang ditetapkan.

GP PBBP:1/2006

8

4.7 Membuat pemantauan untuk memastikan peti tender dan sebut harga

rasmi dibuka secepat mungkin selepas tender dan sebut harga rasmi

ditutup.

4.8 Menyelaras staf sokongan bagi sesi pembukaan peti tender dan sebut

harga rasmi sehingga kepada proses pembukaan dokumen dan urusan

menandatangani dokumen yang berkaitan.

4.9 Menguruskan penyerahan dokumen tender / sebut harga rasmi yang

berkaitan berserta dengan Jadual Pembukaan Tender / Sebut Harga

Rasmi bagi tujuan analisa. Jadual Pembukaan Tender / Sebut Harga

Rasmi yang dihantar kepada Jawatankuasa Analisa Teknikal Peralatan

mestilah TIDAK mempunyai maklumat nama syarikat dan nilai tawaran.

Penghantaran dan penerimaan hendaklah dibuat secara bertulis

(Contoh surat adalah di Lampiran B1, B2 dan B3 dan Contoh Jadual

Pembukaan Tender /Sebut Harga Rasmi yang dihantar adalah di

Lampiran C).

4.10 Ketua Unit Panggilan Tender Dan Sebut Harga Rasmi Bahagian

Pengurusan Perolehan UiTM Malaysia menghantar salinan Borang PB

3/80 ( Pindaan 1/2002 ) untuk kesemua tender dan sebut harga rasmi

yang diuruskan oleh Pejabat Pengurusan Fasiliti UiTM Malaysia /

Bahagian Pembangunan kepada Ketua Unit Kewangan Zon 5 untuk

tujuan pengemaskinian rekod belanjawan.

4.11 Ketua Unit Perolehan Pejabat Bendahari UiTM Negeri menghantar

salinan Borang PB 3/80 ( Pindaan 1/2002 ) untuk kesemua tender dan

sebut harga rasmi yang diuruskan oleh Bahagian Pengurusan Fasiliti

UiTM Negeri kepada Ketua Unit Belanjawan, Pejabat Bendahari UiTM

Negeri untuk tujuan pengemaskinian UiTM Negeri.

GP PBBP:1/2006

9

4.12 Menyelaras staf yang terlibat untuk memastikan ruang masuk dokumen

peti tender dan sebut harga rasmi dikunci tepat pada pukul 12.00

tengahari.

4.13 Mempamerkan Jadual Harga Rasmi Tender dan Sebut Harga Rasmi di

papan kenyataan seberapa segera yang boleh dengan catatan Harga

Rasmi tidak mengikut susunan Harga Rasmi atau kod syarikat.

4.14 Merekodkan kelewatan penerimaan dokumen tender dan sebut harga

rasmi dengan menggunakan kad perakam khas.

4.15 Menyediakan Jadual ’Cut Off’ dan menyimpan maklumat tersebut

dalam fail am tender dan sebut harga rasmi (Contoh di Lampiran F)

4.16 Ketua Unit Panggilan Tender dan Sebut Harga Rasmi, Bahagian

Perolehan dan Ketua Unit Perolehan Pejabat Bendahari UiTM Negeri

adalah diminta untuk mengemaskinikan ahli Jawatankuasa Pembuka

Tender dan Sebut Harga Rasmi dari masa ke semasa.

4.17 Menyimpan dokumen tender dan sebut harga rasmi yang telah dibuka

di tempat yang terkawal / berkunci supaya kerahsiaan maklumat dan

keselamatan dokumen adalah terjamin.

4.18 Mengarahkan ahli Jawatankuasa Pembuka Tender dan Sebut Harga

Rasmi menyemak semula dokumen tender dan sebut harga rasmi serta

membuat laporan jika terima aduan dalam tempoh 14 hari dari

penerima dokumen bagi perselisihan dokumen di antara Jadual

Pembukaan Tender / Sebut Harga Rasmi dengan dokumen fizikal

yang diterima.

GP PBBP:1/2006

10

5.0 TUGAS KETUA KUMPULAN JAWATANKUASA PEMBUKA TENDER DAN SEBUT HARGA RASMI

5.1 Menyedia jadual kehadiran pembuka tender dan sebut harga rasmi

berdasarkan kepada Jadual Pembukaan Tender dan Sebut Harga

Rasmi yang diterima daripada Ketua Unit Panggilan Tender dan Sebut

Harga Rasmi, Bahagian Perolehan UiTM Malaysia / Ketua Unit

Perolehan Pejabat Bendahari UiTM Negeri. (Contoh adalah di

Lampiran E).

5.2 Memastikan pegawai yang membuka tender dan sebut harga rasmi

bukan di kalangan pegawai yang akan membuat analisa harga rasmi

atau teknikal.

5.3 Menghantar jadual kehadiran pembuka tender dan sebut harga rasmi

kepada Unit Panggilan Tender dan Sebut Harga Rasmi Bahagian

Pengurusan Perolehan / Unit Perolehan Pejabat Bendahari UiTM

Negeri setiap hari Rabu atau hari bekerja berikutnya jika hari Rabu

merupakan hari cuti.

5.4 Mendapatkan pegawai pengganti jika pegawai asal tidak dapat hadir

pada hari pembukaan peti tender dan sebut harga rasmi.

5.5 Memaklumkan kepada Unit Panggilan Tender dan Sebut Harga Rasmi

Bahagian Pengurusan Perolehan / Unit Perolehan Pejabat Bendahari

UiTM Negeri jika tiada wakil dapat hadir pada hari yang telah

ditetapkan dan memberi nama pegawai dan tarikh baru sebagai ganti.

5.6 Melapor kepada Unit Panggilan Tender dan Sebut Harga Rasmi

Bahagian Pengurusan Perolehan / Unit Perolehan Pejabat Bendahari

UiTM Negeri jika berlaku kehilangan dan kecurian anak kunci peti

GP PBBP:1/2006

11

tender dan sebut harga rasmi atau anak kunci peti penyimpanan anak

kunci dengan serta merta.

5.7 Memaklumkan kepada Unit Panggilan Tender dan Sebut Harga Rasmi

Bahagian Pengurusan Perolehan / Unit Perolehan Pejabat Bendahari

UiTM Negeri jika terdapat ahli jawatankuasa yang bertukar ke Kampus

UiTM Negeri / berhenti/ bersara.

5.8 Memaklumkan kepada Unit Panggilan Tender dan Sebut Harga Rasmi

Bahagian Pengurusan Perolehan / Unit Perolehan Pejabat Bendahari

UiTM Negeri jika terdapat ahli jawatankuasa yang mempunyai masalah

disiplin atau mempunyai kepentingan di dalam menjalankan tugas

tersebut.

5.9 Menjalankan tugas sebagai pembuka peti tender dan sebut harga rasmi

mengikut peraturan di perenggan 6.0 garis panduan ini tertakluk

kepada syarat-syarat di perenggan 3 pekeliling ini.

6.0 TUGAS PEMBUKA PETI TENDER DAN SEBUT HARGA RASMI

6.1 Berada pada tempat, tarikh dan masa yang telah ditetapkan untuk tujuan

pembukaan peti tender dan sebut harga rasmi secara serentak. Pegawai

Pembuka DIMESTIKAN hadir tepat pada masa yang telah ditetapkan. Memaklumkan 3 hari sebelum tarikh buka tender /sebut harga rasmi kepada Ketua Kumpulan Jawatankuasa Pembuka Tender / Sebut Harga Rasmi jika tidak dapat hadir.

6.2 Melantik pengerusi dan ahli pembuka bagi setiap pembukaan tender dan

sebut harga rasmi. Mengisytiharkan tiada kepentingan atau tidak akan membuat analisa harga rasmi atau teknikal bagi tender /sebut harga

rasmi yang akan dibuka.

GP PBBP:1/2006

12

6.3 Melihat dalam peti tender dan sebut harga rasmi untuk memastikan

semua dokumen tender dan sebut harga rasmi telah dikeluarkan

daripada peti tender dan sebut harga rasmi. Peti tender dan sebut harga

rasmi hendaklah dikunci sebaik sahaja kesemua dokumen tender dan

sebut harga rasmi dikeluarkan.

6.4 Pastikan bahawa tawaran harga dan teknikal bagi tender bekalan

dikemukakan dalam dua (2) sampul surat yang berasingan dan bergam /

berlakri. Bagi tender kerja-kerja dan perkhidmatan, memadai dengan

satu sampul surat berlakri /bergam.

6.5 Menyemak, menulis Kod Petender serta menandatangan ringkas pada

dokumen tender:

(a) Bekalan

(i) Teknikal – Muka hadapan fail/buku, katalog, sampul surat,

semua dokumen-dokumen yang berasingan/

tambahan dari dokumen induk dan pada sebarang

pindaan oleh syarikat (jika ada).

MESTI SEMAK SETIAP HELAIAN UNTUK MEMASTIKAN TIADA TANDA NAMA SYARIKAT PETENDER DI DALAM DOKUMEN TEKNIKAL. Padamkan/potong tanda nama supaya

penganalisa tidak dapat mengetahui nama syarikat

yang menender.

Menyemak bilangan mukasurat dokumen spesifikasi adalah lengkap.

GP PBBP:1/2006

13

(ii) Harga – Borang Tender, Ringkasan Harga Rasmi, Bill of

Quantity, Sampul Surat, sebarang pindaan oleh

syarikat (terutama sekali Pindaan Harga Rasmi)

dan pada muka hadapan semua dokumen-

dokumen yang berasingan/ tambahan dari

dokumen induk.

(b) Kerja-Kerja/Perkhidmatan - Sampul surat, Borang Tender,

Ringkasan Harga Rasmi, Bill of

Quantity, sebarang pindaan oleh

syarikat (terutama sekali Pindaan

Harga Rasmi dan lain-lain, muka

hadapan fail/buku, katalog,

dokumen-dokumen yang

berasingan/tambahan dari

dokumen induk).

6.6 Menyemak, menulis Kod Penyebutharga serta menandatangan ringkas

pada dokumen Sebut Harga Rasmi / MTO: Borang Rasmi Sebut Harga

Rasmi, Ringkasan Harga Rasmi, Bill of Quantity, Sampul Surat,

Pindaan Harga Rasmi dan pada semua muka hadapan fail/buku,

katalog dan dokumen-dokumen yang berasingan / tambahan dari

dokumen induk.

6.7 Catat/Cop pada Muka Hadapan fail/buku jika ada dokumen yang tidak

lengkap atau janggal dalam dokumen seperti – ’TIADA DOKUMEN TEKNIKAL DISERTAKAN’, ’BILANGAN MUKASURAT TIDAK LENGKAP’, ’TIDAK MENGISI BORANG TENDER / BORANG RASMI SEBUT HARGA’, ’DOKUMEN TENDER / SEBUT HARGA RASMI LEWAT DITERIMA’.

GP PBBP:1/2006

14

6.8 Menyemak, mengasingkan dan mencatatkan dokumen petender /

penyebut harga yang tiada dalam senarai pembeli sebagai ”TIADA DALAM SENARAI PEMBELI”.

6.9 Menyemak, mengasingkan dan mencatatkan dokumen petender yang

tidak sama dengan nombor siri dokumen belian sebagai ” NOMBOR SIRI DOKUMEN DISERTAKAN TIDAK SAMA DENGAN NOMBOR SIRI DOKUMEN BELIAN”.

6.10 Menyemak semua dokumen tender dan sebut harga rasmi dan

mencatat semua dokumen yang telah disertakan dalam Jadual

Pembukaan Tender / Sebut Harga Rasmi dengan mengisi Lampiran A1 (Bekalan), Lampiran A2 (Kerja) dan Lampiran A3 (Perkhidmatan). Maklumat tersebut mestilah dicatat sama ada oleh

pengerusi atau ahli Jawatankuasa Pembuka Tender dan Sebut Harga

Rasmi yang hadir. Sebarang pindaan pada maklumat di Lampiran A1, A2 dan A3 mesti ditandatangan.

6.11 Menyimpan anak kunci peti tender dan sebut harga rasmi atau anak

kunci peti penyimpanan anak kunci peti tender dan sebut harga rasmi

dengan selamat.

6.12 Jika mempunyai dua (2) peti penyimpanan anak kunci peti tender dan

sebut harga rasmi yang berasingan(satu peti untuk Kumpulan Pejabat

Bendahari dan satu peti lagi untuk Kumpulan Pejabat

Pendaftar/Pengarah), menyimpan anak kunci peti tender dan sebut

harga rasmi di dalamnya.

6.13 Melapor kepada Ketua Unit Panggilan Tender dan Sebut Harga Rasmi

Bahagian Pengurusan Perolehan / Unit Perolehan Pejabat Bendahari

UiTM Negeri jika berlaku kehilangan dan kecurian anak kunci peti

GP PBBP:1/2006

15

tender dan sebut harga rasmi atau anak kunci peti penyimpanan anak

kunci dengan serta merta.

6.14 Memaklumkan kepada Ketua Kumpulan jika tidak dapat hadir tiga (3)

hari sebelum tarikh pembukaan yang telah ditetapkan.

6.15 Tidak Membuka dokumen tender dan sebut harga rasmi yang lewat

diterima kecuali dengan alasan yang munasabah, misalannya terdapat

kejadian tanah runtuh/banjir di atas jalan dalam kampus yang

menghubungi Unit Perolehan/ Bahagian Perolehan dan sebagainya

(dicatatkan alasan tersebut pada muka hadapan dokumen tender dan

sebut harga rasmi).

6.16 TIDAK BOLEH membuka peti tender dan sebut harga rasmi jika

mempunyai kepentingan terhadap tender atau sebut harga rasmi

tersebut atau akan membuat analisa sebut harga rasmi dan tender.

6.17 TIDAK BOLEH membuka peti tender dan sebut harga rasmi tanpa

kehadiran wakil pembuka yang lain.

6.18 TIDAK BOLEH membuka peti tender dan sebut harga rasmi jika salah

seorang pegawai pembuka bukan daripada pegawai kumpulan

pengurusan dan professional.

6.19 HANYA BOLEH membuka peti tender dan sebut harga rasmi jika

pegawai-pegawai pembuka adalah terdiri daripada wakil dari dua

kumpulan yang berlainan.

6.20 Menyemak semula dokumen tender /sebut harga rasmi jika terdapat

aduan perbezaan maklumat di dalam Jadual Pembukaan Tender /

Sebut Harga Rasmi dengan dokumen fizikal yang diterima.

GP PBBP:1/2006

16

Menyediakan laporan kepada Ketua Unit Panggilan Tender dan Sebut

Harga Rasmi, Bahagian Perolehan / Ketua Unit Perolehan Pejabat

Bendahari UiTM Negeri.

7.0 TANGGUNGJAWAB PENERIMA DOKUMEN TENDER DAN SEBUT HARGA RASMI BAGI TUJUAN ANALISA

7.1 Menyemak dan memastikan semua dokumen yang diterima sama

seperti yang dicatat di dalam Jadual Pembukaan Tender dan Sebut

Harga Rasmi.

7.2 Memastikan bilangan dokumen mencukupi.

7.3 Maklumkan secara bertulis kepada Ketua Unit Panggilan Tender Dan

Sebut Harga Rasmi Bahagian Pengurusan Perolehan / Ketua Unit

Perolehan Pejabat Bendahari UiTM Negeri dalam tempoh 14 hari dari

terima dokumen dari Ketua Unit Panggilan Tender dan Sebut Harga

Rasmi, Bahagian Perolehan / Ketua Unit Perolehan Pejabat Bendahari

UiTM Negeri jika terdapat perselisihan dokumen yang diterima..

7.4 Menyimpan dokumen tender dan sebut harga rasmi yang telah dibuka

di tempat yang terkawal / berkunci supaya kerahsiaan maklumat dan

keselamatan dokumen adalah terjamin.

7.5 Membuat laporan dengan serta merta kepada Unit Ketua Unit

Panggilan Tender Dan Sebut Harga Rasmi Bahagian Pengurusan

Perolehan / Ketua Unit Perolehan Pejabat Bendahari UiTM Negeri jika

berlaku kehilangan dokumen tender dan sebut harga rasmi.

GP PBBP:1/2006

17

Semua maklumat pembukaan dokumen tender dan sebut harga rasmi hendaklah

DIRAHSIAKAN.

8.0 PEMAKAIAN DAN TARIKH KUAT KUASA

8.1 Pekeliling ini hendaklah digunapakai oleh Universiti Teknologi MARA

Malaysia dan Negeri, mulai 1 April 2008. 8.2 Pekeliling Bendahari yang berkaitan dengan peraturan pembukaan peti

tender dan sebut harga rasmi yang terdahulu adalah dibatalkan.

Saya yang menurut perintah,

SANIP WAHID Bendahari Universiti Teknologi MARA

s.k 1. Naib Canselor 2. Timbalan Naib Canselor (Akademik dan Antarabangsa)

3. Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Pelajar dan Alumni)

4. Timbalan Naib Canselor (Penyelidikan & Inovasi) 5. Timbalan Naib. Canselor (Jaringan Industri dan Masyarakat)

GP PBBP:1/2006

18