pejabat timbalan dekan no. semakan: 02 (akademik...

PERKHIDMATAN UTAMA PRASISWAZAH

PEJABAT TIMBALAN DEKAN (AKADEMIK & ANTARABANGSA)

Kod Dokumen: PU/PS/GP009

Halaman: 1/14

No. Semakan: 02

No. Isu: 02

GARIS PANDUAN PENGURUSAN LATIHAN INDUSTRI

Tarikh: 11/08/2014

NO. SEMAKAN : 02 NO. ISU : 02 TARIKH KUATKUASA : 11/08/2014 m/s 1 drpd 14

1.0 TUJUAN

Garis panduan ini disediakan sebagai rujukan dan panduan kepada Fakulti mengenai

pengurusan latihan industri pelajar prasiswazah di Universiti Putra Malaysia yang

merangkumi perancangan latihan industri, penempatan latihan industri, pemantauan

latihan industri dan laporan keberkesanan latihan industri.

2.0 TANGGUNGJAWAB FAKULTI

2.1 Penubuhan Unit Latihan Industri

a) Unit Latihan Industri ataupun apa jua gelaran diwujudkan di setiap fakulti

bagi mengurus dan menyelaras urusan berkaitan pengendalian Latihan

Industri pelajar pra siswazah UPM.

b) Unit Latihan Industri diketuai oleh Ketua Unit Latihan Industri yang dipilih

dalam kalangan staf akademik.

c) Ketua Unit Latihan Industri dilantik oleh Dekan. Tempoh pelantikan Ketua

Unit Latihan Industri adalah selama tiga (3) tahun dan boleh diperbaharui.

d) Ketua Unit Latihan Industri dibantu oleh Penyelaras Latihan Industri (jika

ada) yang dilantik oleh Ketua Jabatan atau pegawai yang diberi kuasa

mengikut jabatan/program pengajian dan seorang staf bukan akademik.

e) Bilangan Penyelaras Latihan Industri adalah bergantung kepada jumlah

jabatan atau program pengajian yang ditawarkan di fakulti masing-masing.

2.2 Tugas dan Tanggungjawab Ketua Unit Latihan Industri Fakulti

a) Memastikan pelaksanaan latihan industri yang dijalankan mematuhi

Prosedur Pengurusan dan Pelaksanaan Latihan Industri (UPM/PU/PS/P

017);

b) Memantau pelaksanaan latihan industri berjalan lancar mengikut

perancangan yang ditetapkan;

c) Menyediakan laporan pelaksanaan latihan industri;

d) Merancang penambahbaikan pelaksanaan latihan industri dari semasa ke

semasa;

e) Membantu penyediaan belanjawan tahunan latihan industri;




Halaman: 2/14

No. Semakan: 02

No. Isu: 02


Tarikh: 11/08/2014


f) Menyediakan dan mengemas kini senarai organisasi yang menawarkan

penempatan latihan industri;

g) Mengadakan taklimat kepada pelajar sebelum latihan industri dijalankan;

h) Mengenal pasti pensyarah yang akan membuat pemantauan latihan

industri;

i) Menguruskan penyediaan dokumen dan surat berkaitan latihan industri;

j) Lain-lain tugas berkaitan yang diperlukan oleh Dekan/Timbalan Dekan

Fakulti dari semasa ke semasa.

2.3 Tugas dan Tanggungjawab Penyelaras Latihan Industri

a) Bertanggungjawab kepada Ketua Unit Latihan Industri;

b) Menjadi pegawai perantara antara fakulti dan pelajar dengan organisasi

berkaitan dalam urusan latihan industri;

c) Menyediakan jadual lawatan pensyarah pemantau;

d) Memantau penyediaan jadual pembentangan laporan pelajar (jika

berkenaan);

e) Membekalkan buku panduan dan buku log kepada pelajar sebelum

menjalani latihan industri (jika perlu);

f) Lain-lain tugas berkaitan yang diarahkan oleh Ketua Unit Latihan Industri

Fakulti dari semasa ke semasa.

3.0 PENEMPATAN LATIHAN INDUSTRI

3.1 Permohonan Penempatan

a) Pelajar perlu memohon penempatan latihan industri menggunakan borang

yang disediakan oleh fakulti. (Rujuk : Lampiran 1 untuk contoh Borang

Permohonan Tempat Latihan Industri)

b) Setiap pelajar perlu mencadangkan tempat latihan yang dikenal pasti

c) Pemilihan tempat latihan industri oleh pelajar perlu dirujuk kepada

Penyelaras Latihan Industri Jabatan/Program bagi memastikan tempat

tersebut bersesuaian dengan bidang pengajian pelajar.

d) Surat permohonan penempatan perlu disediakan oleh pihak Fakulti.




Halaman: 3/14

No. Semakan: 02

No. Isu: 02


Tarikh: 11/08/2014


e) Surat permohonan penempatan latihan industri perlu disertakan curriculum

vitae dan garis panduan skop latihan (jika ada) bagi memastikan latihan yang

dijalani oleh pelajar menepati objektif latihan.

f) Industri yang telah dipilih untuk penempatan perlu menetapkan penyelia bagi

memantau aktiviti harian pelajar.

g) Pelajar bertanggungjawab menyediakan kemudahan sara hidup, penginapan

dan pengangkutan sepanjang latihan. Pelajar boleh memohon bantuan

kewangan yang disediakan oleh Pejabat Timbalan Naib Canselor (Jaringan

Industri dan Masyarakat) dan Bahagian Hal Ehwal Pelajar.

h) Pelajar yang menjalani latihan industri di luar negara perlu mendapatkan

kelulusan visa (Sila rujuk Bahagian Antarabangsa).

3.2 PENERIMAAN ATAU PENOLAKAN TAWARAN PENEMPATAN

3.2.1 Penerimaan atau Penolakan oleh Industri

a) Penerimaan pelajar oleh industri mesti disahkan dengan surat

penawaran atau penolakan dari pihak industri.

b) Sekiranya tiada maklum balas diterima dalam tempoh masa yang

ditetapkan oleh fakulti, tindakan susulan dengan pihak industri akan

dilakukan.

3.2.2 Penerimaan atau penolakan oleh Pelajar

a) Pelajar tidak dibenarkan membuat penolakan penempatan selepas

menerima surat tawaran penempatan latihan industri dari pihak

industri tanpa kebenaran Ketua Unit Latihan Industri Fakulti.

b) Pertukaran dan penolakan tempat latihan industri adalah tidak

dibenarkan dalam tempoh dua (2) minggu sebelum latihan industri

bermula.




Halaman: 4/14

No. Semakan: 02

No. Isu: 02


Tarikh: 11/08/2014


3.2.3 Penerimaan atau Penolakan oleh Fakulti

a) Sekiranya pelajar mendapat tawaran penempatan lebih dari satu (1)

industri, keputusan penempatan dibuat atas budi bicara Ketua Unit

Latihan Industri Fakulti.

b) Fakulti berhak menolak penempatan yang dibuat pilihan pelajar atas

sebab yang munasabah seperti keselamatan, ketidaksesuaian

tempat latihan, kesukaran untuk membuat pemantauan dan rekod

lampau industri yang tidak memuaskan.

c) Ketua Unit Latihan Industri Fakulti bertanggungjawab memaklumkan

kepada industri dan pelajar mengenai penerimaan atau penolakan

penempatan.

4.0 PERLAKSANAAN LATIHAN INDUSTRI

4.1 Melapor Diri Menjalani Latihan Industri

a) Pelajar perlu melapor diri pada tarikh dan tempat yang ditetapkan.

b) Pelajar perlu membawa borang pengesahan lapor diri, salinan surat

persetujuan penerimaan penempatan oleh industri dan dokumen lain

seperti berikut (jika perlu) semasa melapor diri:

i. Surat Akuan Perlindungan Insurans (Yang Dikeluarkan Oleh BHEP)

ii. Surat Menanggung Rugi Dan Aku Janji

(Rujuk Lampiran 2: Letter Of Indemnity And Undertaking)

iii. Borang Perjanjian Kerahsiaan

(Rujuk Lampiran 3: Non-Disclosure Agreement)

c) Penyelia industri perlu memberi taklimat kepada pelajar mengenai skop

kerja yang perlu dilakukan oleh pelajar, peraturan dan prosedur industri,

peraturan keselamatan dan lain-lain perkara yang berkaitan.

d) Pelajar dengan bantuan penyelia industri perlu merancang aktiviti

sepanjang latihan industri mengikut skop latihan.

e) Pelajar perlu mematuhi perancangan aktiviti industri sepanjang tempoh

latihan.




Halaman: 5/14

No. Semakan: 02

No. Isu: 02


Tarikh: 11/08/2014


4.2 Pelaksanaan/Implementasi Aktiviti Semasa Latihan Industri

a) Bebanan kerja yang ditanggung oleh pelajar perlu setimpal dengan

keperluan dan masa latihan.

b) Skop kerja yang diberikan perlu memenuhi kriteria yang telah ditetapkan

oleh pihak fakulti.

c) Pelajar perlu mematuhi peraturan dan prosedur yang ditetapkan oleh

industri.

d) Pelajar perlu sentiasa menjaga nama baik Universiti dan mereka masih

tertakluk kepada peraturan- peraturan Universiti di mana mereka boleh

dihadapkan kepada Jawatankuasa Tatatertib jika melakukan kesalahan.

e) Pihak fakulti perlu memastikan setiap pelajar yang menjalankan latihan

industri perlu dilindungi insurans. Perolehan insurans boleh dilakukan

melalui Bahagian Hal Ehwal Pelajar. Pelajar juga berhak untuk mendapatkan

perlindungan insurans tambahan atas tanggungan sendiri.

f) Sebarang permohonan cuti semasa latihan adalah bergantung kepada polisi

industri dan perlu disahkan oleh penyelia industri dan ketua/ penyelaras

unit latihan industri.

4.3 Penyediaan Buku Log/Laporan Harian

a) Pelajar perlu melengkapkan buku log mereka setiap hari/minggu/bulan.

b) Buku log perlu disemak dan ditandatangani oleh penyelia industri bagi

mengesahkan aktiviti dan kerja yang dilakukan oleh pelajar.

5.0 PEMANTAUAN LATIHAN INDUSTRI

5.1 Pemantauan Oleh Fakulti

a) Pegawai/pensyarah pemantau perlu berkomunikasi awal dengan penyelia

industri.

b) Fakulti perlu menentukan kekerapan pemantauan/lawatan ke agensi

sekurang-kurangnya sekali sepanjang tempoh latihan. Jadual lawatan (jika

perlu) dimaklumkan kepada pihak pengurusan industri, penyelia industri

dan pelajar.




Halaman: 6/14

No. Semakan: 02

No. Isu: 02


Tarikh: 11/08/2014


5.2 Pemantauan Oleh Penyelia Industri

a) Penyeliaan oleh industri perlu dilakukan oleh penyelia yang telah

ditetapkan.

b) Catatan penyeliaan boleh dilakukan pada buku log/laporan harian.

5.3 Penyerahan Laporan/Pembentangan

a) Pelajar perlu menyerahkan laporan ke Unit Latihan Industri Fakulti dalam

tempoh yang ditetapkan oleh fakulti.

b) Laporan perlu dihantar dalam bentuk salinan keras (hardcopy) dan/atau

salinan lembut (softcopy) mengikut keperluan fakulti.

c) Sekiranya fakulti menetapkan pelajar untuk membuat pembentangan, ia

perlu dilakukan dalam tempoh yang ditetapkan oleh fakulti. Salinan

pembentangan turut dihantar (jika perlu).

6.0 SISTEM PEMARKAHAN

a) Kaedah pemarkahan adalah bergantung kepada ketetapan fakulti berdasarkan

kepada perkara berikut:

i. penilaian oleh pegawai/pensyarah pemantau yang dilantik oleh fakulti

(Rujuk Lampiran 4 : Contoh Kriteria Penilaian Oleh Pensyarah Pemantau)

ii. penilaian oleh penyelia industri

(Rujuk Lampiran 5 : Contoh Kriteria Penilaian Oleh Penyelia Industri)

iii. penilaian ke atas laporan pelajar (laporan, buku log, pembentangan).

b) Peratusan agihan pembahagian markah ditetapkan oleh pihak fakulti

(Rujuk Lampiran 6: Peratusan Pembahagian Markah Mengikut Kelompok

Bidang Pengajaran)

c) Markah Latihan Industri boleh diberikan gred abjad A-F atau gred Memuaskan

(M)/ Tidak Memuaskan (TM) yang ditetapkan di dalam Jadual Keempat

Perkara Akademik. Gred M/TM diberi markah berdasarkan skema

pemarkahan yang ditetapkan dan direkodkan oleh fakulti.




Halaman: 7/14

No. Semakan: 02

No. Isu: 02


Tarikh: 11/08/2014


7.0 KRITERIA PENILAIAN

a) Pelajar perlu memenuhi semua kriteria pemarkahan.

b) Kriteria penilaian oleh penyelia industri dan pensyarah pemantau hendaklah

ditetapkan oleh fakulti masing-masing mengikut keperluan dan kesesuaian

program.

c) Kriteria penilaian perlu dimaklumkan kepada pelajar dan penyelia industri

sebelum latihan dimulakan.

d) Kehadiran pelajar hendaklah dijadikan salah satu kriteria penilaian. Kehadiran

pelajar hendaklah direkodkan dan disahkan oleh penyelia industri. Rekod

kehadiran bergantung kepada kaedah yang dipraktikkan oleh industri

berkenaan.

e) Ketidakhadiran pelajar perlu dibuktikan dengan dokumen sokongan (Contoh:

sijil sakit). Semua dokumen sokongan tersebut perlu disertakan dalam laporan.


LAMPIRAN 1

BORANG PERMOHONAN TEMPAT LATIHAN INDUSTRI

Nama: …………………………………………………………………………………………………………………………………

No. Matrik: …………………………………………………….. No. K/P: ……………………………………………………

Program: …………………………………………………………………………………………………………………………….

Tahun Pengajian/Semester: ………./……. No. Telefon Bimbit: ………………………………………………

Masa Latihan: …………………………………….. Tempoh Latihan: …………………………………………………

Pilihan 1 ………………………………………………….. ………………………………………………………..

………………………………………………….. ………………………………………………………..

………………………………………………….. ………………………………………………………..

Pilihan 2 ………………………………………………….. ………………………………………………………..

…………………………………………………. …………………………………………………………

…………………………………………………. …………………………………………………………

Pilihan 3 ………………………………………………… ………………………………………………………….

………………………………………………… ………………………………………………………….

………………………………………………… ………………………………………………………….

Dimohon oleh: Disokong oleh:

……………………….………….. ………………………………………………………. Tandatangan pelajar Penyelaras Latihan Industri


LAMPIRAN 2

SURAT MENANGGUNG RUGI DAN AKU JANJI

LETTER OF INDEMNITY & UNDERTAKING In consideration of ......................................................... (Company’s Name) accommodating Mr/Ms .............................................. (Student’s Name), ........................... (Student’s I/C No) of Faculty ................................................................, facilities for practical training, Universiti Putra Malaysia (UPM), hereby agrees that :

1. UPM acts as a facilitator for the said student’s practical training and is in no way an agent or principal to or an employer of the said student; and

2. UPM shall not hold ................................................... (Company’s Name) in any way liable

or any claim or take any proceedings against ...................................................... (Company’s Name) with respect of any personal injury to Mr/Ms .............................................................(Student’s Name) or loss or damage to his/her property which he/she may suffer in consequence of the facilities offered to him/her by ................................................................. (Company’s Name) or departments at which he/she will be receiving/her his training.

Date: ………………………….. ………………………………..……………..…

Mr. Wan Azman Wan Omar Registrar

Universiti Putra Malaysia


LAMPIRAN 3

BORANG PERJANJIAN KERAHSIAAN

NON-DISCLOSURE AGREEMENT

This agreement is by and between …………………….….. (Student’s Name) .……….……... (Student’s I/C

No) and having his/her address at …….………………………………………………..……….……… (please insert

address) (hereinafter referred to as "Student") and Universiti Putra Malaysia, a higher institute of

learning established in Malaysia and governed by the University and College University Act 1971

and having an address at 43400 Serdang, Selangor (hereinafter referred to as "UPM").

WHEREBY IT IS AGREED as follows:

Whereas:

a. The Student is desirous of entering into industrial training at

………………………..…………………. (insert Company’s Name);

b. UPM has no objection to the student undergoing the industrial training at

……………………….. (insert Company’s Name); and

The student hereby agrees that:

1. The Student shall hold Confidential Information in confidence and shall not disclose the

same to others, or use the same except for purposes of this Agreement, without the written

consent of UPM and the said company.

2. Confidential Information is any written or oral information which is proprietary to UPM and

or to the said company including know-how, technique, and specification of a characters

regarded by UPM or the said company as the case may be, as confidential but shall not

include any information that Student can show:

(a) was in the public domain prior its disclosure to, or thereafter comes into the public

domain without the fault or breach of any confidentiality obligation by the

Student; or

(b) was known by any third party prior to disclosure; or

(c) was disclosed to by a third party not in violation of any obligation of confidentiality

to the Student; or

(d) is independently developed by any third party; or


(e) the Student is required to disclose pursuant to the lawful order of a court or

governmental agency, provided that The Student shall notify UPM and the said

company of the order, and if requested, shall reasonably cooperate with UPM and

the said company in attempting to legally prevent the required disclosure. Any

combination of known information shall be within any of the foregoing exclusions

only if the combination as such is within such exclusion.

3. The Student agrees that all information, including drawings, designs, specifications,

formulations, flow sheets, sketches, descriptions, data, samples and other material pertaining to Confidential Information and obtained from or through UPM or the said company shall remain the property of UPM or the said company respectively. The Student agrees to return all Confidential Information and all copies thereof, at the request of UPM or the said company.

4. No right or license is granted hereby to The Student, expressly or by implication, with

respect to the Confidential Information or under any patent, patent application or other proprietary right of UPM or the said company, notwithstanding the expiration of the confidentiality obligations of this Agreement.

5. The Student further agrees that during the industrial training at the said company, the

student shall at all times observe his/her demeanors and shall not conduct himself/herself in any manner prejudicial to the interest, well-being good name of UPM or conduct himself/ herself against public order, safety or security, morality, decency or disciplines.

6. This Agreement shall be governed by and construed in accordance with the Malaysia Law.

IN WITNESS WHEREOF, each of the parties has caused the Agreement to be signed by its duly authorized representative.

If to UPM:- (office in charge of this NDA) Universiti Putra Malaysia 43400 Serdang Selangor Darul Ehsan (Attn : person in charge) Tel: Fax: Email:

Witness by:

If to Student:- Name: IC No.: Address: Tel: Fax: Email:


LAMPIRAN 4

CONTOH KRITERIA PENILAIAN OLEH PENSYARAH PEMANTAU

Bil Kriteria

Catatan 1 2 3 4 5

A Ciri Kognitif (30%)

1 Pengetahuan/kefahaman tentang prinsip sains/konsep latihan

2 Laporan kemajuan berdasarkan buku log – menulis cara kerja, hasil kerja, perbincangan kumpulan, kesimpulan

B Psikomotor (30%)

1 Tahap latihan praktikal (hands-on) yang diperolehi

C Ciri Afektif (40%)

1 Sikap, tingkah laku, kesesuaian pakaian, kehadiran

2 Keyakinan diri, profesionalisme, komitmen

3 Penglibatan, interaksi, komunikasi dengan syarikat/industrI dan rakan-rakan

Jumlah

Skala: 1=tidak memuaskan, 2=memuaskan, 3=baik, 4=sangat baik, 5=cemerlang

Kesesuaian tempat latihan: Amat baik Baik Sesuai Sederhana Tidak Sesuai Jika tempat latihan tidak sesuai, nyatakan sebab:

Masalah semasa latihan:

Ulasan dan cadangan:


LAMPIRAN 5

CONTOH KRITERIA PENILAIAN OLEH PENYELIA INDUSTRI

Bil Kriteria Penilaian Skala

Catatan 1 2 3 4 5

A Ciri Peribadi

1 Minat

2 Kerjasam/kerja berpasukan

3 Pergaulan

4 Sopan santun/sahsiah

5 Kemahuan belajar

6 Kebolehan berkomunikasi

7 Kepatuhan/disiplin/beretika

8 Kematangan

B Prestasi Pekerjaan

1 Tanggungjawab/komitmen

2 Kehadiran

3 Ketepatan masa

4 Pengetahuan tentang tugas

5 Mutu dan hasil kerja

6 Kejujuran/amanah

7 Berdikari

8 Kebolehan memberi idea baru/inovasi/inisiatif

9 Kebolehan menyelesaikan masalah/berfikiran kritis

10 Ketahanan mental dan fizikal

11 Kepimpinan

Jumlah

Skala: 1=tidak memuaskan, 2=memuaskan, 3=baik, 4=sangat baik, 5=cemerlang


LAMPIRAN 6

PANDUAN PERATUSAN PEMBAHAGIAN MARKAH MENGIKUT KLASTER

Penilaian Sains Tulen

Sains Gunaan

Sains Sosial

Kejuruteraan Sains kesihatan

Penyelia industri/ sekolah

40 40 40 50 40

Pensyarah pemantau

40 20 20 - 20

Laporan pelajar/ pembentangan

20 40 40 50 40

Jumlah 100 100 100 100 100

pejabat timbalan dekan no. semakan: 02 (akademik...

Documents