pejabat ketua pengarah tingkat 12, bangunan risda … · 2013-10-21 · melalui aktiviti...

MEMBENTUK MASYARAKAT PEKEBUN KECIL YANG PROGRESIF DAN SEJAHTERA

MELALUI AKTIVITI PERLADANGAN DAN KOMERSIAL

1

PIHAK BERKUASA KEMAJUAN PEKEBUN KECIL PERUSAHAAN GETAH

KEMENTERIAN KEMAJUAN LUAR BANDAR DAN WILAYAH

PEJABAT KETUA PENGARAH

TINGKAT 12, BANGUNAN RISDA

JALAN AMPANG

KARUNG BERKUNCI 11067 : 03-42564022

50990 KUALA LUMPUR. : 03-42565533

Bilangan:( 6 ) dlm.8.0/9240.00 Jld.3

Tarikh : 27 September 2013

Kepada:

i. Semua Pengarah Bahagian

ii. Semua Pengarah RISDA Negeri

iii. Semua Pegawai RISDA Daerah/Jajahan/Bahagian

iv. Semua Pengetua IKPK/RISTEC

Y.Bhg.Dato’/Tuan/Puan,

ARAHAN PENTADBIRAN BILANGAN 14 TAHUN 2013

PERATURAN PENGGUNAAN & PENYELENGGARAAN KAD PERAKAM WAKTU

Dengan hormatnya saya ingin menarik perhatian Y.Bhg.Dato’/Tuan/Puan mengenai

perkara di atas.

2. Sukacita dimaklumkan bahawa Mesyuarat Pengurusan RISDA Kali Ke - 29

Tahun 2013 pada 23 Ogos 2013 telah bersetuju agar pelaksanaan terhadap

Peraturan Penggunaan & Penyelenggaraan Kad Perakam Waktu diperkasakan

dan dilaksanakan dengan teratur seiring dengan hasrat Pengurusan untuk

meningkatkan produktiviti staf dan Jabatan.



2

Bilangan:( 6 ) dlm.8.0/9240.00 Jld.3


3. Hal ini dilakukan bagi mengukuhkan lagi tahap disiplin staf dan

membolehkan pemantauan serta pengawasan dilaksanakan dengan lebih

berkesan. Sebarang ketidakakuran terhadap perkara ini boleh menyebabkan

pegawai dan kakitangan diambil tindakan tatatertib selaras dengan Akta Badan –

Badan Berkanun (Tatatertib dan Surcaj) 2000.

4. Oleh yang demikian, tatacara penggunaan dan penyelenggaraan Kad

Perakam Waktu bagi staf RISDA telah dipersetujui untuk dilaksanakan seperti

berikut:-

PENYELENGGARAAN KAD PERAKAM WAKTU

4.1 Kad perakam waktu warna KUNING akan ditukar kepada kad warna

HIJAU apabila berlaku 3 kali pelanggaran dalam sesuatu bulan

kepada mana-mana perkara berikut iaitu:-

a) Datang lewat (tanpa kebenaran pegawai atasan)

b) Pulang awal (tanpa kebenaran pegawai atasan)

c) Tidak mengetik kad perakam waktu pada masa rehat (tanpa

kebenaran pegawai atasan) iaitu Hari Jumaat bagi Lain-lain Negeri,

Sabah dan Sarawak – Rujuk Para 11.0

d) Tidak mengetik kad perakam waktu pada masa datang atau masa

pulang

4.2 Staf yang melakukan pelanggaran bagi mana-mana perkara yang

dinyatakan di para 4.1-a/b/c/d, dikehendaki mengisi sendiri Borang

Penyelenggaraan KPW (Lampiran A) dengan segera dan perlu

menyerahkannya bersama Kad Perakam Waktu kepada Pegawai

Atasan untuk diberi pertimbangan samada alasan pelanggaran tersebut

diterima atau ditolak.



3

Bilangan:( 6 ) dlm.8.0/9240.00 Jld.3


4.3 Pegawai atasan boleh memberikan kebenaran di atas pelanggaran

tersebut sekiranya pegawai atasan mendapati alasan yang diberikan

adalah munasabah. Mana – mana pelanggaran yang mendapat

kebenaran adalah dengan itu tidak akan diambil kira dalam perkiraan

pertukaran kad perakam waktu. Pegawai Atasan perlu mencatatkan

KEBENARAN di kad perakam waktu staf tersebut dan menurunkan

tandatangan.

4.4 Jika alasan pelanggaran berkenaan tidak diterima oleh Pegawai

Atasannya, maka Teguran Lisan I (Pelanggaran 1), Teguran Lisan II

(Pelanggaran Ke-2) dan Teguran Lisan III (Pelanggaran Ke-3)

hendaklah diberikan kepada staf berkenaan. Pegawai Atasan perlu

mencatatkan TL1/TL2/TL3 di kad perakam waktu staf tersebut dan

menurunkan tandatangan.

4.5 Selepas Teguran Lisan III dibuat, kad perakam waktu staf hendaklah

ditukarkan kepada kad warna Hijau untuk kegunaan hari berikutnya.

4.6 Dalam sesuatu bulan pula, semasa penama menggunakan kad warna

Hijau dan didapati berlaku lagi pelanggaran kepada mana-mana perkara

yang dinyatakan di para 4.1-a/b/c/d, staf dikehendaki mengisi sendiri

Borang Penyelenggaraan KPW (Lampiran A) dengan segera dan

perlu menyerahkannya bersama Kad Perakam Waktu kepada

Pegawai Atasan untuk diberi pertimbangan samada alasan

pelanggaran tersebut diterima atau ditolak.



4

Bilangan:( 6 ) dlm.8.0/9240.00 Jld.3








tandatangan.


Atasannya, maka Peringatan I (Pelanggaran 1) dan Peringatan II

(Pelanggaran Ke-2) hendaklah diberikan kepada staf berkenaan.

Pegawai Atasan perlu mencatatkan P1/P2 di kad perakam waktu staf

tersebut dan menurunkan tandatangan.

4.9 Ketua Jabatan dikehendaki untuk mengeluarkan surat peringatan

secara bertulis kepada staf yang diberikan Peringatan I dan II seperti

contoh di Lampiran B dan Lampiran C.

4.10 Selepas Peringatan II dibuat, kad perakam waktu staf hendaklah

ditukarkan kepada kad warna Merah untuk kegunaan hari berikutnya.


Merah dan didapati berlaku lagi pelanggaran kepada mana-mana

perkara yang dinyatakan di para 4.1-a/b/c/d, staf dikehendaki mengisi

sendiri Borang Penyelenggaraan KPW (Lampiran A) dengan segera

dan perlu menyerahkannya bersama Kad Perakam Waktu kepada





5

Bilangan:( 6 ) dlm.8.0/9240.00 Jld.3








tandatangan.


Atasannya, maka Peringatan Akhir hendaklah diberikan kepada staf

berkenaan. Pegawai Atasan perlu mencatatkan PA di kad perakam

waktu staf tersebut dan menurunkan tandatangan.

4.14 Ketua Jabatan dikehendaki untuk mengeluarkan surat amaran secara

bertulis kepada staf yang diberikan Peringatan Akhir seperti contoh di

Lampiran D.


Merah dan didapati berlaku lagi pelanggaran kepada mana-mana













6

Bilangan:( 6 ) dlm.8.0/9240.00 Jld.3



tandatangan.


Atasannya, maka Ketua Jabatan hendaklah membuat keputusan untuk

mengemukakan laporan pertimbangan tatatertib kepada Urusetia

Jawatankuasa Tatatertib untuk tindakan selanjutnya.

4.18 Namun demikian, jika dalam tempoh 30 hari itu (selepas Peringatan

Akhir) staf tidak lagi melakukan pelanggaran kepada mana-mana

perkara yang dinyatakan di para 4.1-a/b/c/d, maka kad perakam

waktunya hendaklah ditukarkan kepada kad warna HIJAU dahulu dan

dalam tempoh 30 hari kemudiannya (tiada juga pelanggaran kepada

mana-mana perkara yang dinyatakan di para 4.1-a/b/c/d) hendaklah

ditukarkan kepada kad warna KUNING.

4.19 Walaubagaimanapun, setelah ditukar kepada kad warna HIJAU

semula dan staf mengulangi pelanggaran kepada mana-mana













7

Bilangan:( 6 ) dlm.8.0/9240.00 Jld.3



tandatangan.


Atasannya, maka Peringatan II (Pelanggaran 1) terus diberikan

kepada staf berkenaan. Pegawai Atasan perlu mencatatkan P2 di kad

perakam waktu staf tersebut dan menurunkan tandatangan.

4.22 Selepas Peringatan II dibuat, kad perakam waktu staf hendaklah

ditukarkan kepada kad warna Merah untuk kegunaan hari berikutnya

dan mengikuti tatacara yang dinyatakan di para 4.11 hingga 4.17.

4.23 Demikian juga pelaksanaannya setelah kad ditukar kepada warna

KUNING semula dan staf mengulangi pelanggaran kepada mana-

mana perkara yang dinyatakan di para 4.1-a/b/c/d, maka Teguran

Lisan III terus diberikan kepada staf berkenaan. Pegawai Atasan perlu

mencatatkan TL3 di kad perakam waktu staf tersebut dan menurunkan

tandatangan.

4.24 Selepas Teguran Lisan III dibuat, kad perakam waktu staf hendaklah

ditukarkan kepada kad warna Hijau untuk kegunaan hari berikutnya

dan mengikuti tatacara yang dinyatakan di para 4.6 hingga 4.17.

4.25 Jika selepas 30 hari staf kembali menggunakan kad warna KUNING

dan tiada lagi pelanggaran kepada mana-mana perkara yang

dinyatakan di para 4.1-a/b/c/d, maka proses penyelenggaraan kad

perakam waktu berikutnya bolehlah dimulakan dengan Teguran Lisan

I.



8

Bilangan:( 6 ) dlm.8.0/9240.00 Jld.3


4.26 Semua dokumen berkaitan kad perakam waktu seperti Borang

Penyelenggaraan KPW (Lampiran A), dokumen sokongan dan

sebagainya hendaklah disimpan dengan selamat dalam satu fail

yang diselenggara oleh staf yang menguruskan kad perakam waktu.

4.27 Staf yang bertanggungjawab menyelenggara kad perakam waktu

juga dikehendaki untuk mengemaskini ruangan catatan di semua kad

perakam waktu Pusat Tanggungjawab masing-masing bagi hal-hal

berkaitan cuti dan kursus/seminar/bengkel/persidangan/taklimat.

4.28 Manakala bagi tugas mencatatkan urusan rasmi seperti mesyuarat,

lawatan dan lain-lain tugas rasmi, pemilik kad perakam waktu

sendiri diarahkan mengemaskini kadnya pada bila-bila masa di

ruangan catatan yang disediakan. Setiap catatan haruslah selari dengan

tuntutan perjalanan yang dibuat pada bulan berkenaan.

4.29 Semua staf diarahkan untuk membuat ketikan di kad perakam waktu

masing-masing apabila hendak melaksanakan tugas luar termasuk

kursus / seminar / bengkel / taklimat / persidangan, mesyuarat,

lawatan dan lain-lain tugas rasmi.

RAJAH ALIRAN PENYELENGGARAAN KAD PERAKAM WAKTU

5. Aliran penyelenggaraan kad perakam waktu adalah sepertimana Lampiran

E.

PEGAWAI ATASAN

6. Definisi pegawai atasan mengikut kategori Pusat Tanggungjawab adalah

seperti berikut:-

Bahagian Ibu Pejabat:

Pengarah Bahagian / Timbalan Pengarah Bahagian / Pegawai Tadbir

Bahagian



9

Bilangan:( 6 ) dlm.8.0/9240.00 Jld.3


Pejabat RISDA Negeri:

Pengarah RISDA Negeri / Timbalan Pengarah RISDA Negeri / Pegawai

Tadbir Negeri

Pejabat RISDA Daerah/Jajahan/Bahagian:

Pegawai RISDA Daerah/Jajahan/Bahagian / Timbalan Pegawai RISDA

Daerah/Jajahan/Bahagian. Ketua Pejabat RISDA Stesen/Pembantu

Pertanian Kanan bagi PRS.

7. Diingatkan juga bahawa penerimaan atau penolakan alasan oleh pegawai

atasan akan memberi kesan kepada pertukaran kad perakam waktu. Demikian

ditegaskan bahawa semua pegawai atasan yang diberi kuasa diminta menjalankan

tanggungjawab dengan jujur dan menggunakan kebijaksanaan masing –

masing dalam membuat penilaian.

TEMPOH MAKSIMUM YANG DIBENARKAN

8. Sebarang penerimaan alasan/kebenaran oleh pegawai atasan hendaklah

tertakluk kepada tempoh maksimum yang dibenarkan iaitu tidak melebihi 4 jam

sehari (tidak termasuk waktu rehat) . Jika didapati melebihi tempoh maksimum

yang dibenarkan, staf dikehendaki mengambil Cuti Rehat atau lain-lain cuti yang

berkelayakan. Jika didapati tiada cuti yang berkelayakan, maka staf tersebut

dianggap tidak hadir dan tindakan pemotongan gaji dan emolumen boleh

dilakukan.

9. Demikian Arahan Pentadbiran Bilangan 4 Tahun 2013 para 3.2 yang

membolehkan kebenaran diberi jika masa rawatan lebih daripada 2 jam dengan

surat pengesahan daripada Pegawai Perubatan adalah dibatalkan.



10

Bilangan:( 6 ) dlm.8.0/9240.00 Jld.3


10. Ketua Jabatan juga boleh menetapkan bahawa staf tersebut perlu

menggantikan semula tempoh waktu bekerja yang telah digunakan atas apa jua

alasan supaya penyampaian perkhidmatan Jabatan tidak terjejas.

KETIKAN KAD PERAKAM WAKTU PADA MASA REHAT PADA HARI JUMAAT

11. Selaras dengan usaha penambahbaikan berterusan untuk mempertingkatkan

sistem penyampaian perkhidmatan kepada orang awam dan memperkasakan

disiplin staf, Pengurusan telah bersetuju agar ketikan kad perakam waktu turut

dilaksanakan pada masa rehat Hari Jumaat seperti berikut:-

Lain-lain Negeri:

Ketikan masa rehat pada Hari Jumaat iaitu:

1. Waktu Rehat pada atau selepas 12.15 tengahari

2. Waktu bertugas semula pada atau sebelum 2.45 petang

Negeri Sabah:


1. Waktu Rehat pada atau selepas 11.30 pagi

2. Waktu bertugas semula pada atau sebelum 2.00 petang

Negeri Sarawak:


1. Waktu Rehat pada atau selepas 11.45 pagi

2. Waktu bertugas semula pada atau sebelum 2.15 tengahari

Negeri Kelantan, Kedah dan Terengganu:

Dikecualikan kerana hari rehat mingguan adalah pada Hari Jumaat



11

Bilangan:( 6 ) dlm.8.0/9240.00 Jld.3


12. Oleh yang demikian, kad perakam waktu perlu diketik 4 kali pada masa

yang dinyatakan seperti di atas.

TARIKH KUATKUASA

13. Arahan Pentadbiran ini berkuatkuasa mulai 1 Oktober 2013.

PEMBATALAN

14. Dengan berkuat kuasanya Arahan Pentadbiran ini, maka surat pekeliling

bahagian dan surat edaran berkaitan dengan kad perakam waktu seperti mana

berikut adalah dibatalkan:

a. Arahan Pentadbiran Bilangan 13 Tahun 2012

b. Surat edaran Pejabat Ketua Pengarah Bil.(01)dlm.11.0/9970.06/01

bertarikh 15 Disember 2009

c. Surat Pekeliling Bahagian Pentadbiran dan Pengurusan Sumber

Manusia Bilangan 5 Tahun 2006

d. Surat edaran Bahagian Pentadbiran Bil.(66) Dlm.2.1/9970.06/1 bertarikh

30 Mac 1991

e. Surat edaran Bahagian Pentadbiran dan Kakitangan Bil.(31)

dlm.2.1/9970.06/1 bertarikh 8 Februari 1990.

f. Arahan Pentadbiran Bilangan 4 Tahun 1989

g. Arahan Pentadbiran Bilangan 32 Tahun 1989 (Buku Daftar Kehadiran

dikekalkan selagi PRS tidak menerima mesin kad perakam waktu)

15. Sehubungan dengan itu, semua Ketua Pusat Tanggungjawab diminta

menjalankan tugas kawalan dan pengawasan tatatertib ke atas staf seliaan

masing – masing dan mengambil tindakan yang bersesuaian bagi apa - apa

pelanggaran kepada arahan ini.

pejabat ketua pengarah tingkat 12, bangunan risda … · 2013-10-21 · melalui aktiviti...

Documents