pedoman pengembangan sim perpustakaan nasional...
TRANSCRIPT
Pedoman Pengembangan SIM Perpustakaan Nasional RI
PEDOMAN PENGEMBANGAN
SIM PERPUSTAKAAN NASIONAL RI
Daftar Penyusun : Supriatno, A.Md. Sigit Purwoko, S.Sos. Samiran, S.Sos. Chaerul Umam, SS. Arta Simamora, SE.,M.Hum. Desi Mardianingsih, S.Sos. Desti Ayatun Funtayah, S.Sos. Alfa Husnas, SS. Dra. Adriati, M.Hum Dedy J. Laisa, S.Sos. Suharyanto, S.Sos.,M.Hum. Lilies Fardhiyah, S.Sos. C. Juli Odor Nainggolan, S.Ip. Hanita Yulistia Dra. Fathmi, SS. Drs. Yahyono, S.Ip., M.Si. Ade Riri Riyanti, SS. Dra. Sarmiati Saragih Yanerli Haditama Hengky Wiena
Nara Sumber : Firman Ardianyah, M.Komp.
Penyunting : Kepala Bidang Kerjasama Perpustakaan dan Otomasi Kepala Sub Bidang Otomasi
Penanggung Jawab : Kepala Pusat Jasa Perpustakaan dan Informasi
Pengarah : Deputi Bidang Pengembangan Bahan Pustaka dan
Informasi
Pedoman Pengembangan SIM Perpustakaan Nasional RI
i
KATA PENGANTAR
Sebagai ujung tombak Perpustakaan Nasional di sisi layanan publik, Pusat
Jasa Perpustakaan dan Informasi yang bernaung di bawah Deputi
Pengembahgan Bahan Pustaka dan Jasa informasi menerapkan secara maksimal
teknologi informasi untuk memaksimalkan layanan perpustakaannya kepada para
pemustaka. Penerapan teknologi informasi di terapkan dari hulu ke hilir aliran
bahan pustaka mulai dari akuisisi, pengolahan, sirkulasi, checkpoint, dan opac
dilakukan secara konsisten dengan pemusatan data di Pusat Data Perpustakaan
Nasional di lantai 7D gedung layanan.
Untuk mengatur bisnis proses perangkat teknologi informasi tersebut di
atas, dibutuhkan sistem yang baku untuk mengelola semua perangkat tersebut
agar tujuan yang ingin dicapai terpenuhi. Sistem Informasi Manajemen
Perpustakaan Nasional diterapkan untuk mengatur tata kelola teknologi informasi
tersebut beserta alur bisnisnya agar pemustaka sebagai target bisa terlayani
dengan baik.
Dalam perkembangannya sistem yang ada harus terus dikembangkan
sesuai dengan kebutuhan dan sesuai dengan perkembangan teknologi yang ada.
Pengembangan sistem tidak bisa dilakukan secara asal, karena akan
menimbulkan kerugian. Agar tidak ada kesalahan ataupun penyimpanngan dalam
pelaksanaan pengembangan sistem yang ada, dibutuhkan pedoman sebagai
pegangan bagi pembuat kebijakan di lingkungan Pusat Jasa Perpustakaan dan
Informasi agar berperan sesuai tugas pokok dan fungsi dan agar tujuan-tujuan
yang ingin dicapai bisa terlaksana.
Semoga buku pedoman ini bermanfaat bagi para pegawai di lingkungan
Perpustakaan Nasional . Akhir kata penyusun mengucapkan terima kasih yang
sebesar-besarnya kepada semua pihak yang telah membantu penyusunan buku
pedoman ini.
Jakarta, 11 Agustus 2016
Kepala Perpustakaan Nasional RI
Muh. Syarif Bando
Nip: 19640118 199003 1 005
Pedoman Pengembangan SIM Perpustakaan Nasional RI
ii
DAFTAR ISI
Kata Pengantar ........................................................................................... i
Daftar Isi ...................................................................................................... ii
Daftar Gambar ............................................................................................. iii
Bab 1 : Pendahuluan ................................................................................... 1
1.1. Latar Belakang ......................................................................... 1
1.2. Tujuan Penyusunan Pedoman ................................................. 1
1.3. Ruang Lingkup ......................................................................... 2
1.4. Batasan Istilah ......................................................................... 2
1.5. Sistematika Pedoman .............................................................. 6
Bab 2 : Sistem Informasi Manajemen .......................................................... 7
2.1 Definisi Sistem Informasi Manajemen ....................................... 6
2.2 Kegunaan/Fungsi Sistem Informasi Manajemen ....................... 11
2.3 Pengembangan Sistem Informasi Manajemen .......................... 18
Bab 3 : SIM Perpustakaan Nasional RI........................................................ 45
3.1 Proses Bisnis Global ................................................................. 45
3.2 Proses Bisnis Modul Akuisisi ..................................................... 46
3.3 Proses Bisnis Modul Katalog ..................................................... 49
3.4 Proses Bisnis Modul Keanggotaan ............................................ 51
3.5 Proses Bisnis Modul Keanggotaan Online ................................ 53
3.6 Proses Bisnis Modul Sirkulasi ................................................... 55
3.7 Proses Bisnis Modul Administrasi System User ........................ 57
Bab 4 : SOP Pengembangan SIM di Lingkungan Perpusnas RI .................. 58
4.1 Kebijakan Pengembangan SIM ................................................. 58
4.2 Tanggung Jawab....................................................................... 58
4.3 Standar ..................................................................................... 60
Bab 5 : Penutup ........................................................................................... 68
Daftar Pustaka ............................................................................................. 69
Pedoman Pengembangan SIM Perpustakaan Nasional RI
iii
DAFTAR GAMBAR
Gambar : 1. Bisnis Proses Perpustakaan ..................................................... 45
Gambar : 2. Bisnis Proses Akuisisi ............................................................... 47
Gambar : 3. Alur Kerja Proses Akuisisi ......................................................... 48
Gambar : 4. Bisnis Proses Katalog ............................................................... 49
Gambar : 5. Alur Kerja Proses Katalog ......................................................... 50
Gambar : 6. Bisnis Proses Keanggotaan ...................................................... 51
Gambar : 7. Alur Kerja Proses Keanggotaan ................................................ 52
Gambar : 8. Bisnis Proses Keanggotaan Online – Profile ............................. 53
Gambar : 9. Alur Kerja Proses Keanggotaan Online ..................................... 54
Gambar : 10. Bisnis Proses Sirkulasi ............................................................. 55
Gambar : 11. Alur Kerja Proses Sirkulasi ....................................................... 56
Gambar : 12. Bisnis Proses Administrasi System User .................................. 57
Pedoman Pengembangan SIM Perpustakaan Nasional RI
1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar belakang
Berdasarklan undang-undang tentag Perpustakaan, nomor 43 tahun
2007, salah satu tugas Perpustakaan Nasional RI adalah sebagai pusat
jejaring perpustakaan di Indonesia yang memberikan akses, cepat, akurat
dan merata oleh pemustaka. Teknologi informasi telah memungkinkan
Perpustakaan Nasional untuk meningkatkan kualitas layanan yang
memungkinkan Perpustakaan Nasional memenuhi kebutuhan pemustaka
akan akses yang cepat dan mudah ke koleksi dan ke sumber daya
informasi lain.
Pedoman ini mencakup penjelasan mengenai kegiatan
Perpustakaan Nasional yang berkaitan pengembangan dan pemanfaatan
teknologi informasi dalam rangka pembangunan Sistem Informasi
Perpustakaan Nasional.
1.2. Tujuan penyusunan pedoman
Menyediakan acuan dan tata cara pengembangan Sistem Informasi
Manajemen di Perpustakaan Nasional RI agar tercapai :
1. Peningkatan layanan perpustakaan yang berbasis kebutuhan
pengguna, perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi informasi.
2. Memperluas jaringan informasi yang pada gilirannya akan
mempermudah akses ke dalam sumber-sumber informasi apapun
bentuk dan jenisnya.
3. Meningkatkan pengembangan secara sistematis perangkat lunak dank
eras berbasis komputer untuk mendukung tugas mengumpulkan,
menyimpan dan mengatur akses informasi dan pengetahuan dalam
bentuk digital.
Pedoman Pengembangan SIM Perpustakaan Nasional RI
2
4. Dalam rangka menciptakan sistem terintegrasi yang lebih luas,
terjangkau, dan mudah diakses oleh seluruh pemustaka di mana pun
dan kapan pun berada.
1.3. Ruang Lingkup
Kebijakan yang ditetapkan oleh pedoman ini mencakup kegiatan-
kegiatan yang berhubungan dengan pengelolaan bahan pustaka dan
layanan informasi di Deputi Bidang Pengembangan Bahan Pustaka dan
Layanan Informasi yang meliputi :
1. Pusat Jasa Perpustakaan dan Informasi
2. Pusat Pengembangan Koleksi dan Pengolahan Bahan Pustaka
3. Direktorat Deposit
4. Pusat Preservasi.
1.4. Batasan Istilah
Kebijakan ini dibuat untuk menunjukkan arah yang ditetapkan
o Sistem Informasi (Electronic Office, e-Office) adalah aplikasi
perkantoran yang mengganti proses administrasi berbasis manual ke
proses berbasis elektronis dengan memanfaatkan fasilitas LAN.
o Persuratan Elektronis (Electronic Mail, e-mail) adalah sistem
korespondensi yang menggunakan media elektronis, baik dalam lingkup
internal maupun eksternal.
o Pengarsipan Elektronis (Electronic Filling, e-Filling) adalah sistem
penyimpanan, pencarian dan penyajian dokumen dan korespondensi
secara elektronis.
o Kode Akses (Password) adalah kombinasi huruf, angka dan karakter
khusus sebagai pengenal dan pengaman dalam mengakses sistem
komputer.
Pedoman Pengembangan SIM Perpustakaan Nasional RI
3
o Identitas Pengguna (Account) adalah data pengguna yang perlu dicatat
untuk mendapatkan alokasi ruang dalam mengoperasikan Sistem
Informasi dengan memasukkan kode akses.
o Sistem Pengamanan (Security System) adalah sistem yang dibangun
untuk mencegah pengaksesan secara tidak sah dan perusakan, serta
menjamin kerahasiaan data.
o Penampil Informasi/Penjelajah (Browser) adalah perangkat lunak untuk
menjelajah data dan informasi yang terdapat pada jaringan komputer
baik melalui intranet maupun Internet.
o Lemari Penyimpanan File Elektronis (Folder) adalah wadah
penyimpanan data elektronis dalam bentuk file yang tersusun dengan
baik.
o Pengaman Sistem Jaringan Komputer (Firewall) adalah perangkat lunak
dan/atau perangkat keras untuk menjamin penguna yang memiliki
otorisasi dalam mengakses jaringan.
o Program adalah serangkaian instruksi yang memerintah komputer
tentang apa yang harus dilaksanakan dan bagaimana cara
melaksanakannya.
o Data adalah fakta yang sudah ditulis dalam bentuk catatan atau direkam
ke dalam berbagai bentuk media.
o Database adalah kumpulan semua data yang disimpan dalam suatu file
atau beberapa file.
o Sistem Basis Data (Database System) adalah sistem yang memuat data
yang terorganisasi dengan baik sehingga memudahkan penyimpanan
dan pengambilan kembali secara elektronis.
o Informasi adalah data yang sudah diproses menjadi bentuk yang
berguna bagi pemakai, dan mempunyai nilai pikir yang nyata bagi
pembuatan keputusan pada saat sedang berjalan atau untuk prospek
masa depan.
o Perekaman data adalah kegiatan manajemen data atau pengelolaan
data yang meliputi memasukkan isi variabel tertentu ke dalam database.
Pedoman Pengembangan SIM Perpustakaan Nasional RI
4
o Peremajaan data adalah kegiatan manajemen data yang meliputi
menambah, mengubah, dan menghapus data tertentu dan merekamnya
ke dalam database.
o Milis (Mailing List) adalah suatu kumpulan alamat email yang digunakan
oleh perorangan atau suatu organisasi untuk mengirimkan pesan
kepada seluruh anggota group tersebut.
o Domain Name System (DNS) adalah distribute database system yang
digunakan untuk pencarian nama komputer (name resolution) di
jaringan yang mengunakan TCP/IP (Transmission Control
Protocol/Internet Protocol). DNS biasa digunakan pada aplikasi yang
terhubung ke Internet seperti web browser atau e-mail, dimana DNS
membantu memetakan host name sebuah komputer ke IP address.
o Cincin Tiket (Token Ring) adalah suatu desain jaringan komputer
berbentuk lingkaran yang memiliki suatu frame jaringan yang disebut
sebagai tiket (token) dan hanya komputer yang memiliki token yang
mempunyai hak untuk menggunakan jaringan dalam periode waktu
tertentu.
o Komputer ke Komputer (Peer-to-Peer) adalah suatu desain jaringan
yang menghubungkan suatu komputer dengan komputer lain dalam
tingkat jaringan yang sama sehingga komputer-komputer tersebut dapat
bertukar informasi secara langsung tanpa melalui server.
o Backout Plan adalah rencana pemulihan sistem ke kondisi semula sebelum
terjadi problem terkail proses implementasi.
o Fall-backplan adalah merupakan rencana alternatif (yang menghilangkan
dampak negatif) apabila terjadi kegagalan di dalam implementasi TIK.
o Integration testing adalah pengujian integrasi dari unit-unit dalam suatu
sistem informasi yang sudah teruji dalam unit testing.
o Jejak audit (audit trail) adalah urutan kronologis catatan audit yang
berkaitan dengan pelaksanaan suatu kegiatan.
o Joint Application Development (JAD) adalah pengembangan sistem informasi
yang dilaksanakan secara bersama-sama oleh Pengembang sistem
Pedoman Pengembangan SIM Perpustakaan Nasional RI
5
informasi di lingkungan Kementerian Keuangan dan Pengembang
sistem informasi dari Pihak Ketiga.
o Konsep dasar operasional adalah dokumen yang menjelaskan
karakteristik kuantitatif dan kualitatif suatu sistem yang dibutuhkan dari
sudut pandang calon pengguna sistem.
o Kriteria penerimaan (acceptance criteria) adalah serangkaian persyaratan
yang harus dipenuhi oleh suatu produk sehingga produk tersebut dapat
diterima oleh pengguna. Kriteria penerimaan harus dapat memastikan
suatu produk berfungsi sesuai dengan kebutuhan.
o Rancangan tingkat tinggi (high level design) adalah suatu overview terhadap
sistem informasi yang memperlihatkan gambaran menyeluruh dari suatu
sistem informasi.
o Siklus pengembangan sistem informasi disebut juga sebagai System
Development Life Cycle/SDLC adalah siklus pengembangan sistem informasi
terdiri dari proses analisis kebutuhan, proses perancangan, proses
pengembangan, proses pengujian, proses implementasi, dan proses
tinjauan pasca implementasi sistem informasi yang dapat dilaksanakan
oleh internal, pihak ketiga, atau melalui Joint Application Development (JAD).
o System testing adalah pengujian perangkat keras/lunak yang baru terhadap
sistem informasi yang sudah terpasang. Pengujian ini bertujuan untuk
melihat apakah perangkat keras/lunak yang baru dapat berintegrasi
dengan baik dengan sistem informasi yang sudah ada.
o Unit testing adalah pengujian masing-masing unit dalam komponen suatu
rilis untuk memastikan bahwa setiap unit bekerja dengan baik sesuai
dengan fungsinya.
o User Acceptance Test (UAT) adalah uji penerimaan yang dilakukan oleh
pemilik proses bisnis dan pengguna. Suatu sistem informasi dikatakan
dapat diterima apabila telah lulus dari UAT. UAT terdiri dari uji
penerimaan sistem (systems acceptance testing), pilot acceptance test, uji setiap fase
roll-out, dan pengujian akhir (final acceptance test).
1.5. Sistematika Pedoman
Pedoman Pengembangan SIM Perpustakaan Nasional RI
6
Pedoman ini dibagi menjadi lima bagian,
Bab 1 Penjelasan Mengenai Pedoman ini;
Bab 2 Penjelasan mengenai apa itu SIM;
Bab 3 menjelaskan mengenai SIM di Perpustakaan Nasional RI;
Bab 4 mengenai SOP pengembangan SIM di Perpustakaan Nasional
RI, dan
Bab 5 Penutup.
Pedoman Pengembangan SIM Perpustakaan Nasional RI
7
BAB 2
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
2.1 Definisi Sistem Informasi Manajemen
Informasi dapat diibaratkan sebagai darah yang mengalir di dalam
tubuh manusia, seperti halnya informasi di dalam sebuah
lembaga/perpustakaan yang sangat penting untuk mendukung
kelangsungan perkembangannya, sehingga terdapat alasan bahwa
informasi sangat dibutuhkan bagi sebuah lembaga/perpustakaan. Akibat
bila kurang mendapatkan informasi, dalam waktu tertentu
lembaga/perpustakaan akan mengalami ketidakmampuan mengontrol
sumber daya, sehingga dalam mengambil keputusan-keputusan strategis
sangat terganggu, yang pada akhirnya akan mengalami kekalahan dalam
bersaing dengan lingkungan pesaingnya. Disamping itu, sistem informasi
yang dimiliki seringkali tidak dapat bekerja dengan baik. Masalah utamanya
adalah bahwa sistem informasi tersebut terlalu banyak informasi yang tidak
bermanfaat atau berarti (sistem terlalu banyak data). Memahami konsep
dasar informasi adalah sangat penting (vital) dalam mendesain sebuah
sistem informasi yang efektif (effective business system). Menyiapkan
langkah atau metode dalam menyediakan informasi yang berkualitas
adalah tujuan dalam mendesain sistem baru.
Sebuah lembaga/perpustakaan mengadakan transaksi-transaksi
yang harus diolah agar bisa menjalankan kegiatannya sehari-hari. Daftar
gaji harus disiapkan, penjualan dan pembayaran atas perkiraan harus
dibutuhkan: semua ini dan hal-hal lainnya adalah kegiatan pengolahan data
dan harus dianggap bersifat pekerjaan juru tulis yang mengikuti suatu
prosedur standar tertentu. Komputer bermanfaat utnuk tugas-tugas
pengolahan data semacam ini, tetapi sebuah sistem informasi menajemen
melkasanakan pula tugas-tugas lain dan lebih dari sekedar sistem
pengolahan data. Adalah sistem pengolahan informasi yang menerapkan
Pedoman Pengembangan SIM Perpustakaan Nasional RI
8
kemampuan komputer untuk menyajikan informasi bagi manajemen dan
bagi pengambilan keputusan.
Sistem informasi manajemen (SIM) digambarkan sebagai sebuah
bangunan piramida dimana lapisan dasarnya terdiri dari informasi,
penjelasan transaksi, penjelasan status, dan sebagainya. Lapisan
berikutnya terdiri dari sumber-sumber
informasi dalam mendukung operasi manajemen sehari-hari.
Lapisan keriga terdiri dair sumber daya sistem informasi untuk membantu
perencanaan taktis dan pengambilan keputusan untuk pengendalian
manajemen. Lapisan puncak terdiri dari sumber daya informasi utnuk
mendukung perencanaan dan perumusan kebijakan oleh tingkat
manajemen.
Definisi sebuah sistem informasi manajemen, istilah yang umum
dikenal orang adalah sebuah sistem manusia/mesin yang terpadu
(intregeted) untuk menyajikan informasi guna mendukung fungsi operasi,
manajemen, dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi. Sistem
ini menggunakan perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak
(software) komputer, prosedur pedoman, model manajemen dan
keputusan, dan sebuah “data base”.
2.1.1 Konsep Dasar Informasi
Terdapat beberapa definisi, antara lain:
1. Data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih
berarti bagi yang menerimanya.
2. Sesuatu yang nyata atau setengah nyata yang dapat
mengurangi derajat ketidakpastian tentang suatu keadaan atau
kejadian. Sebagai contoh, informasi yang menyatakan bahwa
nilai rupiah akan naik, akan mengurangi ketidakpastian
mengenai jadi tidaknya sebuah investasi akan dilakukan.
Pedoman Pengembangan SIM Perpustakaan Nasional RI
9
3. Data organized to help choose some current or future action or
nonaction to fullfill company goals, the choice is called business
decision making (Robert G. Murdick, 1997).
2.1.2 Nilai Informasi
Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih
efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya dan sebagian
besar informasi tidak dapat tepat ditaksir keuntungannya dengan
satuan nilai uang, tetapi dapat ditaksir nilai efektivitasnya
2.1.3 Sistem Manusia/Mesin Berdasarkan Komputer
Pada dasarnya orang dapat membahas sistem informasi
manajemen tanpa komputer, tetapi adalah kemampuan komputer
yang membuat SIM terwujud. Persoalannya bukan dipakai atau
tidaknya komputer dalam sebuah sistem informasi manajemen,
tetapi adalah sejauh mana berbagai proses akan dikomputerkan.
Gagasan suatu sistem informasi/keputusan berdasarkan komputer
berarti automatisasi total. Konsep sistem manusia/mesin
menyiratkan bahwa sebagian tugas sebaiknya dilaksanakan oleh
manusia, dan lainnya lebih baik dilakukan oleh mesin. Dalam
sebagian terbesar persoalan, manusia dan mesin membentuk
sebuah sistem gabungan dengan hasil yang diperoleh melalui
serangkaian dialog dan interaksi antara komputer dan seorang
manusia pengolah.
Kenyataan bahwa sebuah SIM adalah berdasarkan komputer
berarti bahwa para perancang harus memilih pengetahuan cukup
mengenai komputer dan penggunaannya dalam pengolahan
informasi. Konsep manusia/mesin bahwa perancang sebuah sistem
informasi manajemen harus memahami kemampuan manusia
Pedoman Pengembangan SIM Perpustakaan Nasional RI
10
sebagai pengolah informasi dan perilaku manusia dalam mengambil
keputusan.
2.1.4 Sistem Terpadu dengan “Data base”
Sebuah sistem terpadu berdasarkan pada anggapan bahwa
harus ada integrasi antara data dan pengolahan. Integrasi data
dicapai melalui “data base”. Pada sebuah sistem pengolahan
informasi, “data base” terdiri dari semua data yang dapat dijangkau
oleh sistem. Pada SIM berdasarkan komputer, istilah “data base”
biasanya dipakai khusus untuk data yang dapat dijangkau secara
langsung oelh komputer. Manajemen sebuah “data base” adalah
sebuah sistem perangkat lunak komputer yang disebut sebagai
sebuah sistem manajemen “data base”. Sesuatu penerapan yang
mamakai sebuah item (butir) data akan mengambil item data yang
sama, yang hanya sekali disimpan dan disediakan untuk semua
penerapan. Suatu peremajaan dari sebuah item data membuatnya
sesuai untuk semua pemakaian.
Pengolahan terpadu dicapai melalui sebuah perencanaan
sistem secara menyeluruh. Sistem dirancang sebagai suatu
gabungan beberapa subsistem dan bukan sebagai sebuah sistem
tunggal. Perancangan sistem ini dapat berupa sebuah komputer
pusat besar, atau dapat pula merupakan sebuah jaringan kerja
beberapa komputer kecil. Gagasan pokoknya adalah paduan
terencana dari berbagai penerapan yang layak dan efektif.
2.1.5 Dukungan Operasi
Kecenderungan dalam pengolahan transaksi pada sistem-
sistem mutakhir adalah menuju pengumpulan data secara “online”
dan permintaan informasi (inquiry) secara online pula. Kemampuan
Pedoman Pengembangan SIM Perpustakaan Nasional RI
11
memperoleh informasi secara online sangat besar peranannya
dalam mendukung informasi. Ini berarti bahwa setiap petugas yang
berwenang dapat memperoleh jawaban langsung atas sesuatu
permintaan informasi seperti posisi terakhir perkiraan seorang
pemustaka atau sediaan yang ada untuk jenis barang tertentu.
2.1.6 Pemanfaatan Manajemen dan Model Keputusan
Model-model pembantu keputusan ynag dipakai dalam sistem
dapat berupa model cerdas (intelligence model) untuk menemukan
persoalan, model keputusan (decision model) utnuk mengenali dan
menganalisis penyelesaian yang mungkin, dan berbagai model
pilihan seperti model optimisasi (optimization model) yang
memberikan suatu penyelesaian optimal atau metode pemuas untuk
memutuskan atas sebuah penyelesaian yang memuaskan.
Dengankata lain, diperlukan berbagai ancanagan anlitis dan
permodelan untuk memenuhi berbagai situsi yang memerlukan
keputusan.
2.2 Kegunaan / Fungsi Sistem Informasi Manajemen
Supaya informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi dapat
berguna bagi manajamen, maka analis sistem harus mengetahui
kebutuhan-kebutuhan informasi yang dibutuhkannya, yaitu dengan
mengetahui kegiatan-kegiatan untuk masing-masing tingkat (level)
manajemen dan tipe keputusan yang diambilnya. Berdasarkan pada
pengertian-pengertian di atas, maka terlihat bahwa tujuan dibentuknya
Sistem Informasi Manajemen atau SIM adalah supaya organisasi memiliki
informasi yang bermanfaat dalam pembuatan keputusan manajemen, baik
yang meyangkut keputusan-keputusan rutin maupun keputusan-keputusan
yang strategis.
Pedoman Pengembangan SIM Perpustakaan Nasional RI
12
Sehingga SIM adalah suatu sistem yang menyediakan kepada
pengelola organisasi data maupun informasi yang berkaitan dengan
pelaksanaan tugas-tugas organisasi.
Beberapa kegunaan/fungsi sistem informasi antara lain adalah
sebagai berikut:
1. Meningkatkan aksesibilitzas data yang tersaji secara tepat waktu dan
akurat bagi para pemakai, tanpa mengharuskan adanya prantara
sistem informasi.
2. Menjamin tersedianya kualitas dan keterampilan dalam memanfaatkan
sistem informasi secara kritis.
3. Mengembangkan proses perencanaan yang efektif.
4. Mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan akan keterampilan pendukung
sistem informasi.
5. Menetapkan investasi yang akan diarahkan pada sistem informasi.
6. Mengantisipasi dan memahami konsekuensi-konsekuensi ekonomis
dari sistem informasi dan teknologi baru.
7. Memperbaiki produktivitas dalam aplikasi pengemzzbangan dan
pemeliharaan sistem.
8. Organisasi menggunakan sistem informasi untuk mengolah transaksi-
transaksi, mengurangi biaya dan menghasilkan pendapatan sebagai
salah satu produk atau pelayanan mereka.
9. Bank menggunakan sistem informasi untuk mengolah cek-cek nasabah
dan membuat berbagai laporan rekening koran dan transaksi yang
terjadi.
10. Lembaga/perpustakaan menggunakan sistem informasi untuk
mempertahankan persediaan pada tingkat paling rendah agar
konsisten dengan jenis barang yang tersedia.
11. SIM untuk Pendukung Pengambilan Keputusan
Pedoman Pengembangan SIM Perpustakaan Nasional RI
13
Sebuah sistem keputusan, yaitu model dari sistem dengan mana
keputusan diambil, dapat tertutup atau terbuka. Sebuah sistem
keputusan tertutup menganggap bahwa keputusan dipisah dari
masukkan yang tidak diketahui dari lingkungan. Dalam sistem ini
pengambil keputusan dianggap:
a. Mengetahui semua perangkat alternatif dan semua akibat atau
hasilnya masing-masing
b. Memiliki metode (aturan, hubungan, dan sebagainya) yang
memungkinkan dia membuat urutan kepentingan semua alternatif.
c. Memilih alternatif yang memaksimalkan sesuatu, misalnya laba,
volume penjualan, atau kegunaan.
Konsep sebuah sistem keputusan tertutup jelas menganggap orang
rasional yang secara logis menguji semua alternatif, mengurutkan
berdasarkan kepentingan hasilnya, dan memilih alternatif yang
membawa kepada hasil yang terbaik/maksimal. Model kuantitatif
pengambilan keputusan biasanya adalah model sistem keputusan
tertutup.
Sebuah sistem keputusan terbuka memandang keputusan sebagai
berada dalam suatu lingkungan yang rumit dan sebagian tak diketahui.
Keputusan dipengaruhi oleh lingkungan dan pada gilirannya proses
keputusan kemudian mempengaruhi lingkungan. Pengambilan
keputusan dianggap tidak harus logis dan sepenuhnya rasional, tetapi
lebih banyak memperlihatkan rasionalitas hanya dalam batas yang
dikemukakan oleh latar belakang, pandangan atas alternatif,
kemampuan menangani suatu model keputusan, dan sebagainya.
12. SIM Berdasarkan Aktivitas/Kegiatan Manajemen
Kegiatan dan proses informasi untuk tiga tingkat adalah saling
berhubungan. Contohnya pengendalian inventaris pada tingkatan
operasional bergantung pada proses yang tepat dari transaksi; pada
tingkat dari pengendalian manajemen, pembuatan keputusan tentang
Pedoman Pengembangan SIM Perpustakaan Nasional RI
14
keamanan persediaan dan frekuensi memesan lagi bergantung pada
pembetulan ringkasan dari hasil operasi-operasi; pada tingkat strategi,
hasil dalam operasi-operasi dan pengendalian manajemen yang
dihubungkan pada tujuan-tujuan strategi, saingan tindak tanduk dan
sebagainya untuk mencapai strategi inventaris. Tampaknya terdapat
kontras tajam antara ciri-ciri informasi untuk perencanaan pengendalian
dan taktis berada di tengahnya. Tabel 6 menunjukkan perbedaan tujuh
macam ciri. Dengan melihat perbedaan ini, sistem informasi untuk
perencanaan strategik tidaklah identik dengan sistem informasi untuk
pengendalian operasional.
13. Sistem Informasi Untuk Pengendalian Operasional
Pengendalian operasional adalah proses pemantapan agar kegiatan
operasional dilaksanakan secara efektif dan efisien. Pengendalian
operasional menggunakan prosedur dan aturan keputusan yang sudah
ditentukan lebih dahulu. Sebagian besar keputusan bisa diprogramkan.
Pendukung pemrosesan untuk pengendalian operasi terdiri dari:
a. Proses transaksi
b. Proses laporan
c. Proses pemeriksaan
Beberapa contoh di bawah ini menggambarkan jenis dukungan
keputusan yang dapat dibuat dalam sistem pengendalian operasional:
a. Suatu transaksi penarikan kembali sediaan menghasilkan suatu
dokumen transaksi. Pengolahan transaksi juga dapat menyelidiki
persediaan yang ada, dan memutuskan apakah suatu pesanan
pembelian sediaan harus diadakan.
b. Suatu pemeriksaan terhadap file pegawai menjelaskan keperluan
untuk suatu posisi. Komputer menyelidiki file pegawai
menggunakan program untuk memilih kandidat secara kasar.
c. Laporan rutin dihasilkan secara periodik. Tetapi suatu aturan
keputusan yang diprogramkan dalam suatu prosedur pengolahan
Pedoman Pengembangan SIM Perpustakaan Nasional RI
15
laporan bisa menciptakan laporan khusus dalam suatu bidang
masalah. Contoh: suatu analisis pesanan yang masih belum
dilayani setelah 30 hari.
14. Sistem Informasi Untuk Pengendalian Manajemen
Informasi pengendalian manajemen diperlukan oleh manajer
departemen untuk mengukur pekerjaan, memutuskan tindakan
pengendalian, merumuskan aturan keputusan baru untuk diterapkan
personalia operasional, dna mengalokasi sumber daya. Proses
pengendalian manajemen memerlukan jenis informasi berikut:
1. Pekerjaan yang telah direncanakan (standar, ekspektasi, anggaran,
dll)
2. Penyimpangan dari pekerjaan yang telah direncanakan
3. Sebab penyimpangan
4. Analisis keputusan atau arah tindakan yang mungkin
Database untuk pengendalian manajemen terdiri dari dua elemen
utama: (1) database dari operasional, dan (2) rencana, anggaran,
standar, dll yang mendefinisikan perkiraan tentang pelaksanaan, juga
beberapa data eksternal seperti perbandingan industri dan indeks
biaya.
Proses untuk mendukung keputusan kegiatan pengendalian
manajemen adalah sebagai berikut:
1. Model perencanaan dan anggaran
2. Program-program laporan penyimpangan
3. Model-model analisis masalah
4. Model-model keputusan
5. Model-model pemeriksaan/pertanyaan
Pedoman Pengembangan SIM Perpustakaan Nasional RI
16
Keluaran dari sistem informasi pengendalian manajemen adalah:
rencana dan anggaran, laporan yang terjadwal, laporan khusus, analisis
situasi masalah, keputusan untuk penelaahan, dan jawaban atas
pertanyaan.
15. Sistem Informasi Untuk Perencanaan Strategis
Tujuan perencanaan strategis adalah untuk mengembangkan strategi
dimana suatu organisasi akan mampu mencapai tujuannya. Horison
waktu untuk perencanaan strategis cenderung lama, sehingga
perubahan mendasar dalam organisasi bisa diadakan, sebagai contoh:
a. Perpustakaan memutuskan untuk mengembangkan sistem layanan
dari layanan konvensional menjadi layanan interaktif, seperti
diberlakukannya layanan SDI (Selective Dissemination of
Information) untuk pemustaka.
b. Perpustakaan berniat untuk mendekatkan koleksinya ke pemustaka
seperti mengadakan perpustakaan keliling berbasis elekstronik
contohnya PUSTELING (Perpustakaan Elektronik Keliling) di
Perpustakaan Nasional.
Aktifitas perencanaan strategis tidak harus terjadi dalam suatu siklus
periode seperti kegiatan pengendalian manajemen. Kegiatan ini
memang agak tidak teratur, meskipun beberapa perencanaan strategis
bisa dijadwalkan ke dalam perencanaan tahunan dan siklus
penganggaran.
Beberapa jenis data yang berguna dalam perencanaan strategis
menunjukkan ciri data:
a. Prospek peningkatan ekonomi instansi induk perpustakaan yang
berimbas pada peningkatan anggaran belanja perpustakaan. contoh
peningkatan pendapatan daerah bisa diharapkan untuk peningkatan
layanan perpusakaan.
b. Perkembangan sosial politik dan budaya yang sangat mungkin
berimbas pada peningkatan kunjungan ke perpustakaan
Pedoman Pengembangan SIM Perpustakaan Nasional RI
17
c. Kemampuan perpustakaan untuk berkembang lebih maju
berdasarkan kondisi yang ada sekarang. Bila perpustakaan sudah
punya landasan sistem otomasi yang kuat, bisa direncanakan untuk
dikembangkan ke arah perpustakaan digital.
d. Prospek untuk bekerjasama dengan perpustakaan lain untuk
memperkuat layanan koleksi untuk memudahkan pemustaka
mendapatkan koleksi yang diinginkan.
e. Pembangunan layanan-layanan baru yang lebih informatif untuk
pemustaka.
Dukungan sistem informasi untuk perencanaan strategis tidak bisa
selengkap seperti bagi pengendalian manajemen dan pengendalian
operasional. Namun demikian sistem informasi manajemen dapat
memberi bantuan yang cukup pada proses perencanaan strategis,
misalnya:
a. Evaluasi kemampuan yang ada didasarkan atas data internal yang
ditimbulkan kebutuhan pengolahan operasional.
b. Proyeksi kemampuan mendatang dapat dikembangkan oleh data
masa lampau dan diproyeksikan ke masa mendatang
c. Data pasar dan persaingan yang mungkin bisa direkam dalam
database komputer.
16. SIM Berdasarkan Fungsi Organisasi
Sistem informasi manajemen dapat dianggap sebagai suatu federasi
subsistem yang didasarkan atas fungsi yang dilaksanakan dalam suatu
organisasi. Masing-masing subsistem membutuhkan aplikasi-aplikasi
yntuk membentuk semua proses informasi yang berhubungan dengan
fungsinya, walaupun akan menyangkut database, model base dan
beberapa program komputer yang biasa untuk setiap subsistem
fungsional. Dalam masing-masing subsistem fungsional, terdapat
aplikasi untuk proses transaksi, pengendalian operasional,
pengendalian manajemen, dan perencanaan strategis.
Pedoman Pengembangan SIM Perpustakaan Nasional RI
18
2.3 Pengembangan Sistem Informasi Manajemen
Pengembangan sistem merupakan penyusunan suatu sistem yang
baru untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau
memperbaiki sistem yang telah ada.
2.3.1 Tim Pengembangan Sistem
Pengembangan sistem tentunya harus didukung oleh
personalpersonal yang kompeten di bidangnya. Suatu Tim biasanya
terdiri dari:
1. Manajer Analis Sistem
Manajer analis sistem (manager of system analysis) ini disebut
juga sebagai koordinator proyek dan mempunyai tugas dan
tanggung jawab sebagai berikut:
a. Sebagai ketua/ koordinator tim pengembangan sistem
b. Mengarahkan,mengontrol dan mengatur anggota tim
pengembangan sistem lainnya
c. Membuat jadwal pelaksanaan proyek pengembangan sistem
yang akan dilakukan
d. Bertanggung jawab dalam mendefinisikan masalah,studi
kelayakan, disain sistem dan penerapananya.
e. Memberikan rekomendasi-rekomendasi perbaikan sistem
f. Mewakili tim untuk berhubungan dengan pemakai sistem
dalam hal perundingan-perunndingan dan pemberian-
pemberian nasehat kepada manajemen dan pemakai sistem.
g. Membuat laporan-laporan kemajuan proyek (progress report)
h. Mengkaji ulang dan memeriksa kembali hasil kerja dari tim.
Pedoman Pengembangan SIM Perpustakaan Nasional RI
19
2. Ketua Analis Sistem
Ketua analis sistem (lead system analyst) biasanya menjabat
sebagai wakil dari manajer analisis sistem.Tugasnya adalah
membantu tugas dari manajer analisis sistem dan mewakilinya
bila manajer analis sistem berhalangan.
3. Analis Sistem Senior
Analis sisten senior (senior system analyst) merupakan analis
sistem yang sudah berpengaalaman.
4. Analis sistem
Analys sistem (system analyst) merupakan analis sistem yang
cukup berpengalaman dan dapat bekerja sendiri tanpa
bimbingan dari analis sistem senior.
5. Analis sistem yunior
Analis sistem yunior (junior system analyst) merupakan analis
sistem yang belum berpengalaman dan masih membutuhkan
bimbingan-bimbingan dari analis sistem yang lebih senior. Analis
sistem yunior ini sering juga disebut dengan analis sistem yang
masih dilatih (system analyst trainee).
6. Pemrogram aplikasi senior
Permograman aplikasi senior (senior application programmer)
merupakan pemrigraman computer yang sudah berengalaman
dengan tugas merancang spesifikasi dari program aplikasi dan
mengkoordinasi kerja dari pemrogram yang lainnya.Pemrogram
aplikasi senior ini kadang-kadang juga disebut dengan
pemrogram / analis.
7. Pemrogram aplikasi
Pemrogram apliaksi (application programmer) merupakan
pemrogram computer yang cukup berpengalaman dan dapat
melakukan tugasnya tanpa harus dibimbing secara langsung
lagi.
Pedoman Pengembangan SIM Perpustakaan Nasional RI
20
8. Pemrogram aplikasi yunior
Pemrogram aplikasi yunior (junior application programmer)
merupakan pemrogram computer yang belum berpengalaman
dan masih dibawah bimbingan langsung dari pemrogram yang
lebih senior. Pemrogram aplikasi yunior biasanya hanya
dilibatkan pada pembuatan modul-modul program yang
sederhana, seperti misalnya pembuatan bentuk-bentuk I/O.
Pemrogram aplikasi yunior ini sering juga disebut dengan
pemrogram aplikasi yang masih dilatih (application programmer
trainee).
Jumlah personil Tim di atas diperlukan apabila sistem yang
akan dikembangkan cukup besar. Apabila sistem yang akan
dikembangkan kecil, maka personilnya dapat disesuaikan
berdasarkan kebutuhan.
2.3.2 Perlunya Pengembangan Sistem
Sistem lama yang perlu diperbaiki atau diganti disebabkan
karena beberapa hal:
1. Adanya permasalahan-permasalahan (problems) yang timbul di
sistem yang lama. Permasalahan yang timbul dapat berupa:
Ketidakberesan sistem yang lama
Ketidakberesan dalam sistem yang lama menyebabkan
sistem yang lama tidak dapat beroperasi sesuai dengan
yang diharapkan.
Pertumbuhan organisasi
Kebutuhan informasi yang semakin luas, volume pengolahan
data semakin meningkat, perubahan prinsip akuntansi yang
baru menyebabkan harus disusunnya sistem yang baru,
karena sistem yang lama tidak efektif lagi dan tidak dapat
Pedoman Pengembangan SIM Perpustakaan Nasional RI
21
memenuhi lagi semua kebutuhan informasi yang dibutuhkan
manajemen.
2. Untuk meraih kesempatan-kesempatan
Dalam keadaan persaingan pasar yang ketat, kecepatan
informasi atau efisiensi waktu sangat menentukan berhasil atau
tidaknya strategi dan rencana-rencana yang telah disusun untuk
meraih kesempatankesempatan dan peluang-peluang pasar,
sehingga teknologi informasi perlu digunakan untuk
meningkatkan penyediaan informasi agar dapat mendukung
proses pengambilan keputusan yang dilakukan oleh
manajemen.
3. Adanya instruksi dari pimpinan atau adanya peraturan
pemerintah
Penyusunan sistem yang baru dapat juga terjadi karena adanya
instruksiinstruksi dari atas pimpinan ataupun dari luar organisasi,
seperti misalnya peraturan pemerintah
2.3.3 Indikator Diperlukannya Pengembangan Sistem
1. Keluhan pemustaka
2. Keterlambatan pengiriman bahan perpustakaan dari unit
pengadaan ke pengolahan atau dari pengolahan ke sirkulasi.
3. Kurangnya insentif bagi pustakawan
4. Laporan yang tidak tepat waktu
5. Isi laporan yang sering salah
6. Tanggung jawab yang tidak jelas
7. Waktu kerja yang berlebihan
8. Ketidakberesan kas
9. Produktivitas tenaga kerja yang rendah
10. Banyaknya pekerja yang menganggur
11. Kegiatan yang tumpang tindih
12. Tanggapan yang lambat terhadap keluhan pemustaka
Pedoman Pengembangan SIM Perpustakaan Nasional RI
22
13. Kurang memiliki daya saing
14. Proses pengembangan koleksi yang tidak efisien
15. Biaya operasi yang tinggi
16. Pengembangan koleksi yang tidak sesuai dengan permintaan
pemustaka
17. Keluhan dari supplier bahan perpustakaan karena tertundanya
pembayaran
2.3.4 Dengan adanya sistem baru diharapkan terjadi peningkatan
dalam hal:
1. Kinerja, yang dapat diukur dari throughput dan respon time.
Throughput adalah jumlah pekerjaan yang dapat dilakukan pada
suatu saat tertentu, Respon time adalah Rata-rata waktu
tertunda di antara dua transaksi.
2. Kualitas informasi yang disajikan
3. Keuntungan (penurunan biaya). Berhubungan dengan jumlah
sumber daya yang digunakan
4. Kontrol (pengendalian)
5. Efisiensi
6. Pelayanan
2.3.5 Prinsip Pengembangan Sistem
Prinsip-prinsip pengembangan sistem, adalah:
1. Sistem yang dikembangkan adalah untuk manajemen
2. Sistem yang dikembangkan adalah investasi modal yang besar.
Maka setiap investasi modal harus mempertimbangkan 2 hal
berikut ini:
Semua alternatif yang ada harus diinvestigasikan
Investasi yang terbaik harus bernilai
3. Sistem yang dikembangkan memerlukan orang yang terdidik
4. Tahapan kerja dan tugas-tugas yang baru dilakukan dalam
proses pengembangan sistem
Pedoman Pengembangan SIM Perpustakaan Nasional RI
23
5. Proses pengembangan sistem tidak harus urut
6. Jangan takut membatalkan proyek
7. Dokumentasi harus ada untuk pedoman dalam pengembangan
sistem
2.3.6 Siklus Hidup Pengembangan Sistem
Bila dalam operasi sistem yang sudah dikembangkan masih
timbul permasalahan-permasalahan yang tidak dapat diatasi dalam
tahap pemeliharaan sistem, maka perlu dikembangkan kembali
suatu sistem untuk mengatasinya dan proses ini kembali ke proses
yang pertama. Siklus ini disebut dengan Siklus Hidup suatu Sistem.
Siklus Hidup Pengembangan Sistem dapat didefinisikan
sebagai serangkaian aktivitas yang dilaksanakan oleh profesional
dan pemakai sistem informasi untuk mengembangkan dan
mengimplementasikan sistem informasi.
Siklus hidup pengembangan sistem informasi saat ini terbagi
atas enam fase, yaitu:
1. Perencanaan sistem
2. Analisis sistem
3. Perancangan sistem secara umum / konseptual
4. Evaluasi dan seleksi sistem
5. Perancangan sistem secara detail
6. Pengembangan Perangkat Lunak dan Implementasi sistem
7. Pemeliharaan / Perawatan Sistem
Keenam fase siklus hidup pengembangan sistem ini dapat
digambarkan seperti pada Gambar di bawah ini.
Pedoman Pengembangan SIM Perpustakaan Nasional RI
24
Gambar 2.1 Siklus Hidup Pengembangan Sistem
1. Fase Perencanaan Sistem
Dalam fase perencanaan sistem:
Dibentuk suatu struktur kerja strategis yang luas dan pandangan
sistem
informasi baru yang jelas yang akan memenuhi kebutuhan-
kebutuhan pemakai informasi.
Proyek sistem dievaluasi dan dipisahkan berdasarkan
prioritasnya.
Proyek dengan prioritas tertinggi akan dipilih untuk
pengembangan.
Sumber daya baru direncanakan untuk, dan dana disediakan
untuk mendukung pengembangan sistem.
Selama fase perencanaan sistem, dipertimbangkan:
Pedoman Pengembangan SIM Perpustakaan Nasional RI
25
faktor-faktor kelayakan (feasibility factors) yang berkaitan
dengan kemungkinan berhasilnya sistem informasi yang
dikembangkan dan digunakan,
faktor-faktor strategis (strategic factors) yang berkaitan
dengan pendukung sistem informasi dari sasaran bisnis
dipertimbangkan untuk setiap proyek yang diusulkan. Nilai-nilai
yang dihasilkan dievaluasi untuk menentukan proyek sistem
mana yang akan menerima prioritas yang tertinggi.
Faktor kelayakan
(feasibility factors)
Faktor strategis
(strategic factors)
Kelayakan teknis Produktivitas
Kelayakan ekonomis Diferensiasi
Kelayakan legal Manajemen
Kelayakan operasional
Kelayakan rencana
Suatu sistem yang diusulkan harus layak, yaitu sistem ini harus
memenuhi kriteria-kriteria sebagai berikut:
Kelayakan teknis untuk melihat apakah sistem yang diusulkan
dapat
dikembangkan dan diimplementasikan dengan menggunakan
teknologi
yang ada atau apakah teknologi yang baru dibutuhkan.
Kelayakan ekonomis untuk melihat apakah dana yang tersedia
cukup untuk mendukung estimasi biaya untuk sistem yang
diusulkan.
Kelayakan legal untuk melihat apakah ada konflik antara sistem
yang sedang dipertimbangkan dengan kemampuan lembaga/
perpustakaan untuk melaksanakan kewajibannya secara legal.
Kelayakan operasional untuk melihat apakah prosedur dan
keahlian
Pedoman Pengembangan SIM Perpustakaan Nasional RI
26
pegawai yang ada cukup untuk mengoperasikan sistem yang
diusulkan
atau apakah diperlukan penambahan/pengurangan prosedur dan
keahlian.
Kelayakan rencana berarti bahwa sistem yang diusulkan harus
telah
beroperasi dalam waktu yang telah ditetapkan.
Selain layak, proyek sistem yang diusulkan harus mendukung faktor-
faktor strategis,seperti
Produktivitas mengukur jumlah output yang dihasilkan oleh
input yang tersedia. Tujuan produktivitas adalah mengurangi atau
menghilangkan biaya tambahan yang tidak berarti. Produktivitas
ini dapat diukur dengan rasio antara biaya yang dikeluarkan
dengan jumlah unit yang dihasilkan.
Diferensiasi mengukur bagaimana suatu lembaga/perpustakaan
dapat menawarkan produk atau pelayanan yang sangat berbeda
dengan produk dan pelayanan dari saingannya. Diferensiasi
dapat dicapai dengan meningkatkan kualitas, variasi,
penanganan khusus, pelayanan yang lebih cepat, dan biaya yang
lebih rendah.
Manajemen melihat bagaimana sistem informasi menyediakan
informasi untuk menolong manajer dalam merencanakan,
mengendalikan dan membuat keputusan. Manajemen ini dapat
dilihat dengan adanya laporanlaporan tentang efisiensi
produktivitas setiap hari.
2. Fase Analisis Sistem
Dalam fase ini:
Pedoman Pengembangan SIM Perpustakaan Nasional RI
27
Dilakukan proses penilaian, identifikasi dan evaluasi komponen
dan hubungan timbal-balik yang terkait dalam pengembangan
sistem; definisimasalah, tujuan, kebutuhan, prioritas dan kendala-
kendala sistem; ditambah identifikasi biaya, keuntungan dan
estimasi jadwal untuk solusi yang berpotensi.
Fase analisis sistem adalah fase profesional sistem melakukan
kegiatan analisis sistem.
Laporan yang dihasilkan menyediakan suatu landasan untuk
membentuk suatu tim proyek sistem dan memulai fase analisis
sistem.
Tim proyek sistem memperoleh pengertian yang lebih jelas
tentang alasan untuk mengembangkan suatu sistem baru.
Ruang lingkup analisis sistem ditentukan pada fase ini.
Profesional sistem mewawancarai calon pemakai dan bekerja
dengan pemakai yang bersangkutan untuk mencari penyelesaian
masalah dan menentukan kebutuhan pemakai.
Beberapa aspek sistem yang sedang dikembangkan mungkin
tidak diketahui secara penuh pada fase ini, jadi asumsi kritis
dibuat untuk memungkinkan berlanjutnya siklus hidup
pengembangan sistem.
Pada akhir fase analisis sistem, laporan analisis sistem
disiapkan. Laporan ini berisi penemuan-penemuan dan
rekomendasi. Bila laporan ini disetujui, tim proyek sistem siap
untuk memulai fase perancangan sistem secara umum. Bila
laporan tidak disetujui, tim proyek sistem harus menjalankan
analisis tambahan sampai semua peserta setuju.
3. Fase Perancangan Sistem secara Umum/Konseptual
Pedoman Pengembangan SIM Perpustakaan Nasional RI
28
Arti Perancangan Sistem
Tahap setelah analisis dari Siklus Hidup Pengembangan Sistem
Pendefinisian dari kebutuhan kebutuhan fungsional
Persiapan untuk rancang bangun implementasi
Menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk
Yang dapat berupa penggambaran, perencanaan dan
pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang
terpisah ke dalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi
Termasuk menyangkut mengkonfirmasikan
Tujuan Perancangan Sistem
Untuk memenuhi kebutuhan para pemakai sistem
Untuk memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun
yang lengkap kepada pemrogram komputer dan ahli-ahli teknik
lainnya yang terlibat
Sasaran Perancangan Sistem
Harus berguna, mudah dipahami dan mudah digunakan
Harus dapat mendukung tujuan utama lembaga/perpustakaan
Harus efisien dan efektif untuk dapat mendukung pengolahan
transaksi, pelaporan manajemen dan mendukung keputusan
yang akan dilakukan oleh manajemen, termasuk tugas-tugas
yang lainnya yang tidak dilakukan oleh komputer
Harus dapat mempersiapkan rancang bangun yang terinci untuk
masingmasing komponen dari sistem informasi yang meliputi
data dan informasi, simponan data, metode-metode, prosedur-
prosedur, orang-orang, perangkat keras, perangkat lunak dan
pengendalian intern
Dalam fase ini:
Pedoman Pengembangan SIM Perpustakaan Nasional RI
29
dibentuk alternatif-alternatif perancangan konseptual untuk
pandangan pemakai. Alternatif ini merupakan perluasan
kebutuhan pemakai. Alternatif perancangan konseptual
memungkinkan manajer dan pemakai untuk memilih rancangan
terbaik yang cocok untuk kebutuhan mereka.
pada fase ini analis sistem mulai merancang proses dengan
mengidentifikasikan laporan-laporan dan output yang akan
dihasilkan oleh sistem yang diusulkan. Data masing-masing
laporan ditentukan. Biasanya, perancang sistem membuat sketsa
form atau tampilan yang mereka harapkan bila sistem telah
selesai dibentuk. Sketsa ini dilakukan pada kertas atau pada
tampilan komputer.
Jadi, perancangan sistem secara umum berarti untuk
menerangkan secara luas bagaimana setiap komponen
perancangan sistem tentang output, input, proses, kendali,
database dan teknologi akan dirancang. Perancangan sistem ini
juga menerangkan data yang akan dimasukkan,
dihitung atau disimpan. Perancang sistem memilih struktur file
dan alat penyimpanan seperti disket, pita magnetik, disk
magnetik atau bahkan filefile dokumen. Prosedur-prosedur yang
ditulis menjelaskan bagaimana data diproses untuk
menghasilkan output.
4. Fase Evaluasi dan Seleksi Sistem
Akhir fase perancangan sistem secara umum menyediakan point
utama untuk keputusan investasi. Oleh sebab itu dalam fase
evaluasi dan seleksi sistem ini nilai kualitas sistem dan
biaya/keuntungan dari laporan dengan proyek sistem dinilai secara
hati-hati dan diuraikan dalam laporan evaluasi dan seleksi sistem.
Jika tak satupun altenatif perancangan konseptual yang dihasilkan
pada fase perancangan sistem secara umum terbukti dapat
Pedoman Pengembangan SIM Perpustakaan Nasional RI
30
dibenarkan, maka semua altenatif akan dibuang. Biasanya,
beberapa alternatif harus terbukti dapat dibenarkan, dan salah
satunya dengan nilai tertinggi dipilih untuk pekerjaan akhir. Bila satu
alternatif perancangan sudah dipilih, maka akan dibuatkan
rekomendasi untuk sistem ini dan dibuatkan jadwal untuk
perancangan detailnya.
5. Fase Perancangan Sistem secara Detail/Fungsional
Fase perancangan sistem secara detail menyediakan spesifikasi
untuk perancangan secara konseptual. Pada fase ini semua
komponen dirancang dan dijelaskan secara detail. Perencanaan
output (layout) dirancang untuk semua layar, form-form tertentu dan
laporan-laporan yang dicetak. Semua output direview dan disetujui
oleh pemakai dan didokumentasikan. Semua input ditentukan dan
format input baik untuk layar dan form-form biasa direview dan
disetujui oleh pemakai dan didokumentasikan.
Berdasarkan perancangan output dan input, proses-proses
dirancang untuk mengubah input menjadi output. Transaksi-
transaksi dicatat dan dimasukkan secara online atau batch. Macam-
macam model dikembangkan untuk mengubah data menjadi
informasi. Prosedur ditulis untuk membimbing pemakai dan pesonel
operasi agar dapat bekerja dengan sistem yang sedang
dikembangkan.
Database dirancang untuk menyimpan dan mengakses data.
Kendali-kendali yang dibutuhkan untuk melindungi sistem baru dari
macam-macam ancaman dan error ditentukan. Pada beberapa
proyek sistem, teknologi baru dan berbeda dibutuhkan untuk
merancang kemampuan tambahan macam-macam komputer,
peralatan dan jaringan telekomunikasi.
Pedoman Pengembangan SIM Perpustakaan Nasional RI
31
Pada akhir fase ini, laporan rancangan sistem secara detail
dihasilkan. Laporan ini mungkin berisi beribu-ribu dokumen dengan
semua spesifikasi
untuk masing-masing rancangan sistem yang terintegrasi menjadi
satu kesatuan. Laporan ini dapat juga dijadikan sebagai buku
pedoman yang lengkap untuk merancang, membuat kode dan
menguji sistem; instalasi peralatan; pelatihan; dan tugas-tugas
implementasi lainnya.
Meskipun sejumlah orang telah me-review dan menyetujui setiap
komponen rancangan sistem, review terhadap rancangan sistem
secara detail harus dilakukan kembali secara menyeluruh dan
lengkap oleh pemakai sistem dan personel manajemen, sedangkan
profesional sistem mungkin tidak terlibat dalam kegiatan ini.
Tujuan dilakukannya review secara menyeluruh ini adalah untuk
menemukan error dan kekurangan rancangan sebelum
implementasi dimulai. Jika error dan kekurangan atau sesuatu yang
hilang ditemukan sebelum implementasi sistem, sumber daya yang
bernilai dapat diselamatkan dan kesalahan yang tidak diinginkan
terhindari. Setelah semua review secara menyeluruh selesai
dilaksanakan, perubahan-perubahan dibuat dan pemakai dan
manajer sistem menandatangani laporan perancangan secara detail.
Alat-alat Perancangan
Alat-alat perancangan menolong profesional sistem untuk
membentuk struktur sistem yang akan memenuhi kebutuhan
pemakai selama aktivitas analisis. Alat-alat perancangan sistem
yang digunakan adalah:
Spesifikasi proses untuk menjelaskan bagaimana data
ditransformasikan menjadi informasi, seperti Pseudocode,
Structure english, dan Tabel keputusan.
Pedoman Pengembangan SIM Perpustakaan Nasional RI
32
Hierachy Plus Input, Process, Output (HIPO) untuk
merepresentasikan hirarki modul-modul program tidak termasuk
dokumentasi interface antar modul.
Structure chart untuk merepresentasikan hirarki modul-modul
program
termasuk dokumentasi interface antar modul.
Diagram Warnier-Orr (W/O) untuk merepresentasikan struktur
program dari gambaran umum sampai detail.
Diagram Jackson untuk merepresentasikan struktur program.
2.3.7 Fase Implementasi Sistem dan Pemeliharaan Sistem
Pada fase ini:
1. sistem siap untuk dibuat dan diinstalasi.
2. Sejumlah tugas harus dikoordinasi dan dilaksanakan untuk
implementasi sistem baru.
Laporan implementasi yang dibuat pada fase ini ada dua bagian,
yaitu:
1. rencana implementasi dalam bentuk Gantt Chart atau Program
and Evaluation Review Technique (PERT) Chart dan
penjadwalan proyek dan teknik manajemen.
2. Bagian kedua adalah laporan yang menerangkan tugas penting
untuk melaksanakan implementasi sistem, seperti:
pengembangan perangkat lunak
Persiapan lokasi peletakkan sistem
Instalasi peralatan yang digunakan
Pengujian Sistem
Pelatihan untuk para pemakai sistem
Persiapan dokumentasi
2.3.8 Pendekatan Pengembangan Sistem
Pedoman Pengembangan SIM Perpustakaan Nasional RI
33
Terdapat beberapa pendekatan untuk mengembangkan
sistem, yaitu Pendekatan Klasik, Pendekatan Terstruktur,
Pendekatan Dari Bawah Ke Atas, Pendekatan Dari Atas Ke Bawah.
1. Pendekatan Klasik
Pendekatan Klasik (classical approach) disebut juga dengan
Pendekatan Tradisional (traditional approach) atau Pendekatan
Konvensional (conventional approach). Metodologi Pendekatan
Klasik mengembangkan sistem dengan mengikuti tahapan-
tahapan pada System Life Cycle. Pendekatan ini menekankan
bahwa pengembangan akan berhasil bila mengikuti tahapan
pada System Life Cycle.
Permasalahan-permasalahan yang dapat timbul pada
Pendekatan
Klasik adalah sebagai berikut:
Pengembangan perangkat lunak akan menjadi sulit
Pendekatan klasik kurang memberikan alat-alat dan teknik-
teknik di dalam mengembangkan sistem dan sebagai
akibatnya proses pengembangan
perangkat lunak menjadi tidak terarah dan sulit untuk
dikerjakan oleh pemrogram. Lain halnya dengan pendekatan
terstruktur yang memberikan alat-alat seperti diagram arus
data (data flow diagram), kamus data (data dictionary), tabel
keputusan (decision table). diagram IPO, bagan terstruktur
(structured chart) dan lain sebagainya yang memungkinkan
pengembangan perangkat lunak lebih terarah berdasarkan
alat-alat dan teknik-teknik tersebut
Biaya perawatan atau pemeliharaan sistem akan menjadi
mahal Mahalnya biaya perawatan pada pendekatan sistem
klasik disebabkan karena dokumentasi sistem yang
dikembangkan kurang lengkap dan kurang terstruktur.
Dokumentasi ini merupakan hasil dari alat-alat dan teknik -
Pedoman Pengembangan SIM Perpustakaan Nasional RI
34
teknik yang digunakan. Karena pendekatan klasik kurang
didukung oleh alat-alat dan teknik-teknik, maka dokumentasi
menjadi tidak lengkap dan walaupun ada tetapi strukturnya
kurang jelas, sehingga pada waktu pemeliharaan sistem
menjadi kesulitan.
Kemungkinan kesalahan sistem besar Pendekatan klasik
tidak menyediakan kepada analis sistem cara untuk
melakukan pengetesan sistem, sehingga kemungkinan
kesalahankesalahan sistem akan menjadi lebih besar.
Keberhasilan sistem kurang terjamin
Penekanan dari pendekatan klasik adalah kerja dari personil-
personil pengembang sistem, bukan pada pemakai sistem,
padahal sekarang sudah disadari bahwa dukungan dan
pemahaman dari pemakai sistem terhadap sistem yang sedang
dikembangkan merupakan hal yang vital untuk keberhasilan
proyek pengembangan sistem pada akhirnya.
Mulai awal tahun 1970 muncul suatu pendekatan baru disebut
dengan Pendekatan Terstruktur. Pendekatan ini pada dasarnya
mencoba menyediakan kepada analis sistem dengan alat-alat
dan teknik-teknik untuk mengembangkan sistem disamping tetap
mengikuti ide dari System Life Cycle.
2. Pendekatan terstruktur (Structured Approach)
Pendekatan terstruktur dilengkapi dengan alat-alat (tools) dan
teknik teknik yang dibutuhkan dalam pengembangan sistem,
sehingga hasil akhir dari sistem yang dikembangkan akan
didapatkan sistem yang strukturnya didefinisikan dengan baik
dan jelas. Beberapa metodologi pengembangan sistem yang
terstruktur telah banyak yang diperkenalkan baik dalam
Pedoman Pengembangan SIM Perpustakaan Nasional RI
35
bukubuku, maupun oleh lembaga/perpustakaan-lembaga/
perpustakaan konsultan pengembang sistem.
Metodologi ini memperkenalkan penggunaan alat-alat dan
teknik-teknik untuk mengembangkan sistem yang terstruktur.
Konsep pengembangan sistem terstruktur bukan merupakan
konsep yang baru. Teknik perakitan di pabrik-pabrik dan
perancangan sirkuit untuk alat-alat elektronik adalah dua contoh
baru konsep ini yang banyak digunakan di industri-industri.
Konsep ini memang relatif masih baru digunakan dalam
mengembangkan sistem informasi untuk dihasilkan produk
sistem yang memuaskan pemakainya. Melalui pendekatan
terstruktur, permasalahanpermasalahan yang kompleks dalam
organisasi dapat dipecahkan dan hasil dari sistem akan mudah
untuk dipelihara, fleksibel, lebih memuaskan pemakainya,
mempunyai dokumentasi yang baik, tepat pada waktunya,
sesuai dengan anggaran biayanya, dapat meningkatkan
produktivitas dan kualitasnya akan lebih baik (bebas kesalahan).
3. Dari Bawah Ke Atas (Bottom-up Approach)
Pendekatan ini dimulai dari level bawah organisasi, yaitu level
operasional dimana transaksi dilakukan. Pendekatan ini dimulai
dari perumusan kebutuhan-kebutuhan untuk menangani
transaksi dan naik ke level atas dengan merumuskan kebutuhan
informasi berdasarkan transaksi tersebut. Pendekatan ini ciri-ciri
dari pendekatan klasik. Pendekatan dari bawah ke atas bila
digunakan pada tahap analisis sistem disebut juga dengan
istilah data analysis, karena yang menjadi tekanan adalah data
yang akan diolah terlebih dahulu, informasi yang akan dihasilkan
menyusul mengikuti datanya.
Pedoman Pengembangan SIM Perpustakaan Nasional RI
36
4. Pendekatan Dari Atas Ke Bawah (Top-down Approach)
Pendekatan Dari Atas Ke Bawah (Top-down Approach) dimulai
dari level atas organisasi, yaitu level perencanaan strategi.
Pendekatan ini dimulai dengan mendefinisikan sasaran dan
kebijaksanaan organisasi. Langkah selanjutnya dari pendekatan
ini adalah dilakukannya analisis kebutuhan informasi. Setelah
kebutuhan informasi ditentukan, maka proses turun ke
pemrosesan transaksi, yaitu penentuan output, input, basis data,
prosedurprosedur operasi dan kontrol. Pendekatan ini juga
merupakan ciri-ciri pendekatan terstruktur. Pendekatan atas-
turun bila digunakan pada tahap analis sistem disebut juga
dengan istilah decision analysis, karena yang menjadi tekanan
adalah informasi yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan
oleh manajemen terlebih dahulu, kemudian data yang perlu
diolah didefinisikan menyusul mengikuti informasi yang
dibutuhkan.
5. Pendekatan Sepotong (piecemeal approach)
Pengembangan yang menekankan pada suatu kegiatan/aplikasi
tertentu tanpa memperhatikan posisinya di sistem informasi atau
tidak memperhatikan sasaran organisasi secara global
(memperhatikan sasaran dari kegiatan atau aplikasi itu saja).
6. Pendekatan Sistem (systems approach)
Memperhatikan sistem informasi sebagai satu kesatuan
terintegrasi untuk masing-masing kegiatan/aplikasinya dan
menekankan sasaran organisasi secara global.
Pedoman Pengembangan SIM Perpustakaan Nasional RI
37
7. Pendekatan Sistem menyeluruh (total-system approach)
Pendekatan pengembangan sistem serentak secara
menyeluruh, sehingga menjadi sulit untuk dikembangkan (ciri
klasik).
8. Pendekatan Moduler (modular approach)
Pendekatan dengan memecah sistem komplek menjadi modul
yang sederhana, sehingga sistem lebih mudah dipahami dan
dikembangkan, tepat waktu, mudah dipelihara (ciri terstruktur)
9. Lompatan jauh (great loop approach)
Pendekatan yang menerapkan perubahan menyeluruh secara
serentak menggunakan teknologi canggih, sehingga
mengandung resiko tinggi, terlalu mahal, sulit dikembangkan
karena terlalu komplek.
10. Pendekatan Berkembang (evolutionary approach)
Pendekatan yang menerapkan teknologi canggih hanya untuk
aplikasiaplikasi yang memerlukan saja dan terus dikembangkan
untuk periode berikutnya mengikuti kebutuhan dan teknologi
yang ada.
Keuntungan pendekatan terstruktur:
1. Mengurangi kerumitan masalah (reduction of complexity).
2. Konsep mengarah pada sistem yang ideal (focus on ideal).
3. Standarisasi (standardization).
Pedoman Pengembangan SIM Perpustakaan Nasional RI
38
4. Orientasi ke masa datang (future orientation).
5. Mengurangi ketergantungan pada disainer (less reliance on
artistry).
2.3.9 Metodologi Pengembangan Sistem
Metodologi adalah kesatuan metode-metode, prosedur-
prosedur, konsep-konsep pekerjaan, aturan-aturan, postulat-postulat
yang digunakan oleh suatu ilmu pengetahuan, seni atau disiplin
lainnya. Metode adalah suatu cara, teknik yang sistematik untuk
mengerjakan sesuatu. Metodologi Pengembangan sistem berarti
metode-metode, prosedur-prosedur, konsepkonsep pekerjaan,
aturan-aturan dan postulat-postulat (kerangka pemikiran) yang akan
digunakan untuk mengembangkan suatu sistem informasi.
Uruturutan prosedur untuk pemecahan masalah dikenal dengan
istilah Algoritma Metodologi pengembangan sistem adalah metode-
metode, prosedurprosedur, konsep-konsep pekerjaan, aturan-aturan
dan postulat-postulat (dalil) yang akan digunakan untuk
mengembangkan suatu sistem informasi.
Klasifikasi dari metodologi:
1. Functional decomposition methodologies
Metodologi ini menekankan pada pemecahan dari sistem ke
dalam subsistem-subsistem yang lebih kecil, sehingga akan
lebih mudah untuk
dipahami, dirancang dan ditetapkan. Yang termasuk dalam
kelompok metodologi ini adalah:
HIPO (Hierarchy plus Input Process Output)
Stepwise Refinement (SR) atau Iterative Stepwise
Refinement (ISR)
Information Hiding
Pedoman Pengembangan SIM Perpustakaan Nasional RI
39
2. Data Oriented Methodologies
Metodologi ini menekankan pada karakteristik dari data yang
akan diproses. Dikelompokkan ke dalam dua kelas, yaitu:
a. Data flow oriented methodologies, sistem secara logika dapat
digambarkan secara logika dari arus data dan hubungan
antar fungsinya di dalam modul-modul di sistem. Yang
termasuk dalam metodologi ini adalah:
SADT (Structured Analysis and Design Techniques)
Composite Design
SSAD (Structured System Analysis and Design)
b. Data Structured oriented methodologies. Metodologi ini
menekankan struktur dari input dan output di sistem. Yang
termasuk dalam metodologi ini adalah:
JSD (Jackson’s System Development)
W/O (Warnier/Orr)
3. Prescriptive Methodologies
Yang termasuk dalam metodologi ini adalah:
ISDOS (Information System Design dan Optimization System),
merupakan perangkat lunak yang dikembangkan di University of
Michigan. Kegunaan dari ISDOS adalah mengotomatisasi
proses pengembangan sistem informasi. ISDOS mempunyai
dua komponen, yaitu:
PSL (Program Statement Language), merupakan komponen
utama dari ISDOS, yaitu suatu bahasa untuk mencatat
kebutuhan pemakai dalam bentuk machine readable form.
PSL dirancang sehingga output yang dihasilkannya dapat
dianalisis oleh PSA. PSL merupakan bahasa untuk
Pedoman Pengembangan SIM Perpustakaan Nasional RI
40
menggambarkan sistemnya dan bukan merupakan bahasa
pemrograman prosedural.
PSA (Program Statement Analyzer) merupakan paket
perangkat lunak
yang mirip dengan kamus data (data dictionary) dan
digunakan untuk mengecek data yang dimasukkan,
disimpan, dianalisis dan yang dihasilkan sebagai output
laporan.
2.3.10 Alat dan Teknik Pengembangan Sistem
Alat-alat pengembangan sistem yang berbentuk grafik diantaranya
adalah:
1. HIPO diagram
2. Data flow diagram
3. Structured chart
4. SADT diagram
5. Warnier / Orr diagram
6. Jackson’s diagram
Beberapa alat berbentuk grafik yang sifatnya umum, yaitu dapat
digunakan disemua metodologi yang ada. Alat-alat ini berupa suatu
bagan, diantaranya:
1. Bagan untuk menggambarkan aktivitas (activity charting):
a. Bagan alir sistem (System Flowchart)
b. Bagan alir program (Program Flowchart)
Bagan alir logika program (Program logic Flowchart)
Bagan alir program komputer (Detailed computer
program Flowchart)
c. Bagan alir kerta kerja (Paperwork Flowchart) atau disebut
juga Bagan alir formulir
Pedoman Pengembangan SIM Perpustakaan Nasional RI
41
d. Bagan alir hubungan database (Database relationship
Flowchart)
e. Bagan alir proses (Process Flowchart)
f. Gant chart
2. Bagan untuk menggambarkan tata letak (Layout charting)
3. Bagan untuk menggmbarkan hubungan personil (Personal
relationship charting):
a. Bagan distribusi kerja (Working distribution chart)
b. Bagan organisasi (Organization chart)
Teknik yang digunakan untuk pengembangan sistem diantaranya:
1. Teknik manajemen proyek, yaitu CPM (Critical Path Method) dan
PERT (Program Evaluation and Review Technique). Teknik ini
digunakan untuk penjadwalan proyek
2. Teknik untuk menemukan fakta (Fact finding technique), yaitu
teknik yang dapat digunakan untuk mengumpulkan data dan
menemukan fakta-fakta dalam kegiatan mempelajari sistem
yang ada. Teknik ini diantaranya adalah
Wawancara (Interview)
Persiapan yang dilakukan:
buat janji pertemuan
pastikan orang yang akan diwawancarai
pokok permasalahan
Pada saat wawancara yang perlu diperhatikan:
Siapa yang akan diwawancarai
Pokok permasalahan
Tanggapan
Kapan akan bertemu kembali
Observasi (Observation)
Daftar pertanyaan (Questionaires)
Pengumpulan Sampel (Sampling)
Pedoman Pengembangan SIM Perpustakaan Nasional RI
42
3. Teknik analisis biaya/manfaat (Cost Effectiveness Analysis atau
Cost Benefit Analysis) adalah suatu teknik yang digunakan untuk
menghitung biaya yang berhubungan dengan pengembangan
sistem informasi seperti ;
biaya pengadaan
biaya persiapan
biaya proyek
biaya operasi
serta manfaat yang didapat dari sistem informasi seperti ;
manfaat mengurangi biaya
manfaat mengurangi kesalahan
manfaat meningkatkan kecepatan aktivitas
manfaat meningkatkan perencanaan dan pengendalian
manajemen
4. Teknik untuk menjalankan rapat
Tujuan dari rapat dalam pengembangan sistem diantaranya
adalah untuk ;
mendefinisikan masalah
mengumpulkan ide-ide
memecahkan permasalahan-permasalahan
menyelesaikan konflik-konflik yang terjadi
menganalisis kemajuan proyek
mengumpulkan data atau fakta
perundingan-perundingan
Tahapan pelaksanaan kegiatan ;
merencanakan rapat
menjalankan rapat
menindaklanjuti hasil rapat
Pedoman Pengembangan SIM Perpustakaan Nasional RI
43
5. Teknik Inspeksi / Walkthrough
Proses dari analisis dan desain sistem harus diawasi.
Pengawasan ini dapat dilakukan dengan cara memverifikasi
hasil dari setiap tahap pengembangan sistem. Verifikasi hasil
kerja secara formal disebut dengan Inspeksi (inspection)
sedangkan yang tidak formal disebut Walkthrough.
2.3.11 Penyebab kegagalan pengembangan sistem:
1. Kurangnya penyesuaian pengembangan sistem
2. Kelalaian menetapkan kebutuhan pemakai dan melibatkan
pemakai
3. Kurang sempurnanya evaluasi kualitas dan analisis biaya
4. Adanya kerusakan dan kesalahan rancangan
5. Penggunaan teknologi komputer dan perangkat lunak yg tidak
direncanakan dan pemasangan teknologi tidak sesuai
6. Pengembangan sistem yang tidak dapat dipelihara
7. Implementasi yang direncanakan dilaksanakan kurang baik
2.3.12 Evaluasi
1. Apakah yang dimaksud dengan pengembangan sistem ?
2. Mengapa perlu pengembangan sistem ?
3. Jelaskan ! Kriteria apa yang harus dipenuhi sistem sehingga
dapat dikatakan layak?
4. Apa saja prinsip dalam pengembangan sistem yang harus
diperhatikan ?
5. Jelaskan langkah-langkah pada siklus hidup pengembangan
sistem ?
6. Ada beberapa pendekatan untuk mengembangkan sistem, apa
saja pendekatan tersebut, jelaskan!.
Pedoman Pengembangan SIM Perpustakaan Nasional RI
44
7. Peralatan apa saja yang dapat digunakan dalam
mengembangkan sistem ? Jelaskan.
8. Sebutkan dan jelaskan metodologi-metodologi pengembangan
sistem.
9. Teknik apa saja yang dapat digunakan dalam mengembangkan
sistem ? Jelaskan.
10. Uraikan hal-hal yang bisa menjadi penyebab gagalnya
pengembangan sistem.
Pedoman Pengembangan SIM Perpustakaan Nasional RI
45
BAB 3
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PERPUSTAKAAN NASIONAL RI
Bisnis proses yang ada di Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan
Nasional modul-modul antara lain:
1. Akuisisi
2. Pengolahan/Katalogisasi
3. Keanggotaan
4. SirkulasI
5. OPAC
6. Chekpoint
7. Laporan
8. Administrasi System User
3.1 PROSES BISNIS GLOBAL
Secara umum proses bisnis perpustakaan dapat digambarkan
sebagai berikut
Pedoman Pengembangan SIM Perpustakaan Nasional RI
46
Gambar 1. Bisnis Proses Perpustakaan
Dari proses bisnis perpustakaan tersebut, maka dibutuhkan System
perpustakaan yang memenuhi kriteria umum sebagai berikut:
1. Kemampuan sistem untuk dapat diakses multi user.
2. Kemampuan sistem untuk dapat diakses secara online / offline.
3. Entry katalog berdasarkan standart INDOMARC.
4. Kemampuan untuk dapat melakukan penelusuran data melalui OPAC
yang dapat diakses oleh public.
5. Kemampuan untuk melakukan interface/integrasi antar modul.
6. Kemampuan untuk melakukan kontrol terhadap hak akses dari setiap
user untuk menjamin otoritas akses pada institusi terkait dan keamanan
data secara menyeluruh.
7. Kemampuan untuk mencatat log transaksi yang dilakukan.
8. Mampu mengelola item dalam jumlah besar, tersedia mekanisme untuk
mengakses secara cepat.
Dari kriteria umum tersebut diatas, maka akan dibuat spesifikasi detail
dari System SIM PERPUSNAS – Perpustakaan Nasional RI yang terdiri dari
beberapa modul, yaitu:
1. Modul Akuisisi
2. Modul Katalog
3. Modul Keanggotaan dan Keanggotaan Online
4. Modul Sirkulasi
5. Modul Checkpoint
6. Modul OPAC
7. Modul Laporan
8. Modul Administrasi System User
3.2 PROSES BISNIS MODUL AKUISISI
Secara global bisnis proses modul akuisisi dapat dilihat dari gambar
sebagai berikut:
Pedoman Pengembangan SIM Perpustakaan Nasional RI
47
Gambar 2. Bisnis Proses Akuisisi
Modul akuisisi digunakan untuk menginput data koleksi perpustakaan,
dengan spesifikasi sebagai berikut:
a. Akuisisi dalam SIM PERPUSNAS dapat diakses secara online, karena
menggunakan web based solution, sehingga tim akuisisi dapat langsung
bekerja di lokasi manapun, termasuk pada saat mereka hunting ke toko
buku
b. Meliputi alur proses Hunting, Seleksi, Prioritas, Pengadaan
c. Dengan mekanisme worklfow, sehingga proses pengetikan merupakan
hal yang reusable
d. Menggunakan Worksheet based akuisisi, untuk memudahkan pengisian
e. Output dari proses ini terhubung langsung ke proses berikutnya, yaitu
pengolahan
f. Dapat mencetak Label dan Barcode.
g. Dapat mencetak Label berwarna.
h. Dapat mencetak pengiriman bahan pustaka.
i. Dapat menginput dan mencetak cardex untuk bahan pustaka serial.
Pedoman Pengembangan SIM Perpustakaan Nasional RI
48
Alur kerja dari proses akuisisi dapat dilihat dari diagram berikut ini:
Gambar 3. Alur Kerja Proses Akuisisi
Pedoman Pengembangan SIM Perpustakaan Nasional RI
49
3.3 PROSES BISNIS MODUL KATALOG
Secara global proses bisnis dimodul katalog dapat dilihat dari diagram
dibawah ini.
Gambar 4. Bisnis Proses Katalog
Modul Katalog digunakan untuk menginput data katalog buku dengan
spesifikasi sebagai berikut:
a. Terdapat daftar atau master kode INDOMARC termasuk kode tag dan
keterangan lainnya.
b. Menggunakan Worksheet based dalam proses input dengan daftar kode
INDOMARC yang umum digunakan, sehingga pustakawan dapat lebih
cepat dalam entry katalog.
c. Dapat melakukan proses copy katalog dari LoC, KIN maupun dari
perpustakaan lain yang memiliki standar MARC.
d. Semua data katalog dapat ditelusur dan ditampilkan di OPAC.
e. Data katalog dapat dieksport kedalam bentuk MARC, XML dan TXT.
Pedoman Pengembangan SIM Perpustakaan Nasional RI
50
f. Dapat melakukan cetak kartu katalog.
Alur kerja proses yang ada dalam modul katalog dapat digambarkan
dalam diagram sebagai berikut:
act Katalog
Initial
Worksheet
Entry Katalog
Simpan Katalog
Upload Cov er Buku Upload Digital File Publish to OPAC Publish to KIN
Finished
Selesai
Copy Katalog
«datastore»
Katalog DatabasePenelusuran
Katalog
Detail Katalog
Send Filter
Accept
Filtered
Data
Edit
Delete Katalog
Cetak Katalog
«Delete»
«Input Lagi ?»
Gambar 5. Alur Kerja Proses Katalog
Pedoman Pengembangan SIM Perpustakaan Nasional RI
51
3.4 PROSES BISNIS MODUL KEANGGOTAAN
Secara global bisnis proses modul keanggotaan dapat dilihat dari
gambar berikut ini:
Gambar 6. Bisnis Proses Keanggotaan
Modul keanggotaan digunakan untuk menginput data member atau
anggota perpustakaan, dengan spesifikasi sebagai berikut:
a. Dapat mengambil foto secara langsung dari kamera digital maupun
webcam.
b. Dapat juga load foto secara manual, dengan menyertakan file gambar
fotonya.
c. Nomor anggota secara otomatis dapat degenerate oleh sistem.
d. Dapat mengenerate kode Barcode dari nomor anggota.
e. Dapat mencetak kartu anggota berikut kode Barcode-nya.
f. Validasi untuk anggota yang sudah terdaftar dapat menggunakan nomor
ID (KTP, SIM, dll), nama, maupun kombinasi keduanya.
Pedoman Pengembangan SIM Perpustakaan Nasional RI
52
Alur kerja dari proses modul keanggotaan dapat dilihat dari diagram
berikut ini:
act Keanggotaan
Initial
Sudah
Daftar ?Entry Anggota
Baru
Edit Anggota Cetak Kartu
Anggota
Upload Photo Aktiv asi Anggota
Simpan
Hapus Anggota
Finished
Input Lagi ?
«Sudah Daftar»
«Selesai»
«Ya»
«Belum Daftar»
Gambar 7. Alur Kerja Proses Keanggotaan
Pedoman Pengembangan SIM Perpustakaan Nasional RI
53
3.5 PROSES BISNIS MODUL KEANGGOTAAN ONLINE
Secara global bisnis proses modul keanggotaan online sama dengan
keanggotaan offline, namun ada penambahan untuk profile anggota seperti
dalam gambar berikut:
Gambar 8. Bisnis Proses Keanggotaan Online – Profile
Modul keanggotaan online digunakan untuk menginput data member
atau anggota perpustakaan secara mandiri melalui jalur internet, dengan
spesifikasi sebagai berikut:
a. Publik dapat mendaftar menjadi anggota perpustakaan secara mandiri
melalui jalur internet.
Pedoman Pengembangan SIM Perpustakaan Nasional RI
54
b. Publik yang mendaftar melalui jalur online akan mendapat nomor
registrasi, setelah itu menyerahkan nomor tersebut ke Perpustakaan
Nasional RI untuk dibuatkan kartu anggota.
c. Anggota yang mendaftar melalui keanggotaan online akan mendapatkan
nomor anggota dan password yang dapat digunakan untuk akses ke
menu keanggotaan online.
d. Anggota yang sudah login di keanggotaan online dapat mengakses menu
yang ada diantaranya:
Profil : untuk melihat dan mengedit profil dari anggota tersebut.
Katalog : untuk melakukan penelusuran katalog.
History Peminjaman: untuk melihat history peminjaman yang
dilakukan.
History Baca d PNRI: untuk melihat history buku yang dibaca di PNRI.
Alur kerja dari proses keanggotaan online dapat dilihat dari diagram berikut ini:
act Keanggotaan Online
Initial
Sudah
Daftar ?Entry Anggota
Baru
Login Anggota
Profile Anggota
Approv al Anggota
Baru
Katalog History
PeminjamanHistory Baca Di
PNRI
Final
«Sudah Daftar»
«Belum Daftar»
Gambar 9. Alur Kerja Proses Keanggotaan Online
Pedoman Pengembangan SIM Perpustakaan Nasional RI
55
3.6 PROSES BISNIS MODUL SIRKULASI
Secara global bisnis proses modul sirkulasi dapat dilihat dari gambar
berikut ini:
Gambar 10. Bisnis Proses Sirkulasi
Modul sirkulasi digunakan untuk melakukan proses peminjaman
maupun pengembalian buku di Perpustakaan Nasional, dengan spesifikasi
sebagai berikut:
a. Entry peminjaman dapat dilakukan dengan scan Barcode dari kartu
anggota untuk menampilkan profile dari anggota yang akan meminjam.
b. Untuk meminjam buku dapat dilakukan dengan cara scan Barcode yang
ada di buku yang akan dipinjam.
c. Dapat mendukung RFID dalam proses pengembalian buku.
d. System secara otomatis dapat menghitung keterlambatan dan juga
Pedoman Pengembangan SIM Perpustakaan Nasional RI
56
denda dari proses peminjaman dan pengembalian buku.
e. Dapat menampilkan historical peminjaman dan pengembalian buku.
Alur kerja dari modul sirkulasi dapat dilihat dari diagram berikut ini:
act Sirkulasi
Initial
Anggota ?
Daftar
Keanggotaan
Entry
Peminjaman
Koleksi Tersedia ?
Finished
Lagi ?
Simpan
Cari Koleksi
Peminjaman ?Entry
Pengembalian
Denda &
Keterlambatan
Terlambat ?
«Ya»
«Tidak»
«Selesai»
«Ya»
«Ya»
«Bukan Anggota»
«Ya»
«Tidak»
«Pengembalian Buku»
«Ya»
Gambar 11. Alur Kerja Proses Sirkulasi
Pedoman Pengembangan SIM Perpustakaan Nasional RI
57
3.7 PROSES BISNIS MODUL ADMINISTRASI SYSTEM USER
Secara global proses bisnis modul administrasi dapat dilihat dari
gambar berikut ini:
Gambar 12. Proses Bisnis Administrasi System User
Modul Administrasi System ini digunakan untuk mengatur
pengoperasian System, supaya sesuai dengan keinginan dari user. Didalam
modul ini memiliki spesifikasi sebagai berikut:
a. Dapat menambah, mengedit, dan menghapus user.
b. Dapat mengatur hak akses untuk setiap masing-masing user.
c. Dapat mensetting perilaku dari System disesuaikan dengan masing-
masing perpustakaan.
Pedoman Pengembangan SIM Perpustakaan Nasional RI
58
BAB 4
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PENGEMBANGAN SIM
DI LINGKUNGAN PERPUSTAKAAN NASIONAL RI
4.1 KEBIJAKAN PENGEMBANGAN SIM
4.1.1 Setiap Pimpinan Unit Eselon I bertanggung jawab dalam penerapan
Kebijakan dan Standar Siklus Pengembangan Sistem Informasi di
Lingkungan Perpustakaan Nasional yang ditetapkan dalam
Keputusan Kepala Perpustakaan Nasional ini di lingkungan unit
eselon I masing-masing.
4.1.2 Unit eselon I harus menerapkan Kebijakan dan Standar Siklus
Pengembangan Sistem Informasi di Lingkungan Perpustakaan
Nasional yang ditetapkan dalam Keputusan Kepala Perpustakaan
Nasional ini di lingkungan unit eselon I masing-masing.
4.1.3 Setiap Pimpinan Unit Eselon I bertanggung jawab dalam
membangun kompetensi pengembangan sistem informasi bagi
Pejabat/Staf di lingkungan unit eselon I masing-masing untuk
mendukung kelancaran pengembangan sistem informasi.
4.1.4 Sistem informasi yang sudah dikembangkan menjadi milik
Perpustakaan Nasional dan tidak boleh digunakan di luar
Perpustakaan Nasional tanpa izin dari pejabat yang berwenang.
4.2 TANGGUNG JAWAB
4.2.1 Pemilik proses bisnis mempunyai tanggung jawab terhadap:
1. Pemberian persetujuan
a. Dokumen analisis dan spesifikasi kebutuhan sistem
informasi serta perubahannya;
b. Dokumen rancangan tingkat tinggi (high level design) dan
rancangan rinci (detail design);
c. Dokumentasi pengembangan sistem informasi; dan
d. Dokumen rencana dan skenario pengujian.
Pedoman Pengembangan SIM Perpustakaan Nasional RI
59
2. Pelaksanaan User Acceptance Test (UAT);
3. Pemeriksaan laporan UAT untuk memastikan luaran yang
dihasilkan oleh Pengembang sistem informasi sesuai dengan
dokumen sebagaimana dimaksud pada butir 4.1.1.a;
4. Pemeriksaan dan penandatanganan berita acara analisis hasil
pengujian dan juga berita acara hasil tinjauan pasca
implementasi sistem informasi; dan
4.2.2 Pengguna mempunyai tanggung jawab terhadap pemberian
masukan kepada Pemilik proses bisnis terkait pengembangan dan
penyempurnaan sistem informasi.
4.2.3 Pengembang sistem informasi mempunyai tanggung jawab
terhadap:
1. Pelaksanaan siklus pengembangan sistem informasi sesuai
Kebijakan dan Standar Siklus Pengembangan Sistem Informasi
di Lingkungan Perpustakaan Nasional;
2. Tindak lanjut masukan dari Pemilik proses bisnis terkait
pengembangan dan penyempurnaan sistem informasi;
3. Pemeriksaan dan penandatanganan berita acara analisis hasil
pengujian dan juga berita acara hasil tinjauan pasca
implementasi sistem informasi;
4. Penyusunan laporan status dan kemajuan pelaksanaan
pengembangan sistem informasi secara berkala serta pelaporan
kepada pemilik proses bisnis;
5. Penyusunan laporan terkait perubahan pengembangan sistem
informasi berdasarkan hasil UAT serta pelaporan kepada pemilik
proses bisnis; dan
6. Penyusunan dokumentasi yang merupakan luaran pada semua
tahapan pengembangan sistem informasi.
Pedoman Pengembangan SIM Perpustakaan Nasional RI
60
4.2.4 Tim quality assurance pengembangan sistem informasi mempunyai
tanggung jawab terhadap:
1. Pendampingan dan penjaminan mutu dalam pengembangan
sistem informasi;
2. Penyusunan laporan quality assurance dalam setiap tahapan
pengembangan sistem informasi.
4.3 STANDAR
4.3.1 Siklus Pengembangan Sistem Informasi
1. Proses analisis kebutuhan sistem informasi
a. Meliputi kegiatan:
1) Pengumpulan, analisis, penyusunan, dan pendokumen-
tasian spesifikasi kebutuhan bisnis dan sistem informasi
yang mencakup:
a) Kebutuhan sistem informasi termasuk fungsi/
kemampuan yang diinginkan, target kinerja, tingkat
keamanan, dan kebutuhan spesifik lainnya;
b) Identifikasi dan analisis risiko teknologi serta
rencana miligasi;
c) Deskripsi sistem informasi yang sudah ada (jika
ada), dan analisis kesenjangannya (gap analysis)
dari target sistem informasi yang diinginkan;
d) Target waktu pengembangan sistem informasi;
e) Konsep dasar operasional sistem informasi;
f) Rencana kapasitas (capacity planning); dan
g) Infrastruktur pendukung.
2) Pendokumentasian perubahan analisis dan spesifikasi
kebutuhan sistem informasi yang terjadi dalam proses
ini.
Pedoman Pengembangan SIM Perpustakaan Nasional RI
61
b. Menghasilkan luaran:
1) Dokumen analisis dan spesifikasi kebutuhan sistem
informasi; dan
2) Dokumen perubahan analisis dan spesifikasi kebutuhan
sistem informasi.
2. Proses Perancangan Sistem Informasi
a. Sistem aplikasi dan basis data, meliputi kegiatan:
1) Penyusunan dan pendokumentasian rancangan tingkat
tinggi dengan mengacu pada dokumen sebagaimana
dimaksud pada butir 5.1.1.b.l) yang mencakup:
a) Kebutuhan informasi dan struktur informasi;
b) Pemetaan hak akses atas informasi oleh peran-
peran yang terlibat; dan
c) Infrastruktur pendukung yang mencakup jaringan
komunikasi, server, workstation, perangkat
pendukung, perangkat lunak, dan media
penyimpanan data.
2) Penyusunan dan pendokumentasian rancangan rinci
yang mencakup:
a) Rancangan kebutuhan sistem aplikasi dan basis
data serta infrastruktur pendukung dengan mengacu
pada rancangan tingkat tinggi;
b) Rancangan antarmuka pengguna (user interface)/
rancangan layar (screen design) data entry, inquiry,
menu bantuan, dan navigasi dari layar ke layar
sesuai dengan tingkatan pengguna dan pemisahan
fungsi tugas (segregation of duties);
c) Rancangan proses real-time dan/atau proses batch;
d) Rancangan laporan dan dokumen luaran;
Pedoman Pengembangan SIM Perpustakaan Nasional RI
62
e) Pre-printed form (jika dibutuhkan) serta distribusinya
sesuai dengan tingkatan pengguna dan pemisahan
fungsi tugas;
f) Rancangan antarmuka (interface) dan integrasi
dengan sistem informasi yang lain (jika dibutuhkan);
g) Rancangan konversi dan/atau migrasi data (jika
dibutuhkan);
h) Rancangan kendali internal (internal control) yang
diperlukan dalam kegiatan antara lain validasi,
otorisasi dan, audit trail; dan
i) Rancangan keamanan logic.
b. Sistem jaringan, meliputi kegiatan:
1) Penyusunan dan pendokumentasian rancangan tingkat
tinggi dengan mengacu pada dokumen sebagaimana
dimaksud pada butir 5.1.1.b.l) yang mencakup:
a) Gambaran secara garis besar mengenai sistem
jaringan yang ada dan rencana penempatan sistem
jaringan baru; dan
b) Gambaran integrasi antar sistem jaringan.
2) Penyusunan dan pendokumentasian rancangan rinci
yang mencakup:
a) Rancangan kebutuhan sistem jaringan dengan
mengacu pada rancangan tingkat tinggi;
b) Rancangan kapasitas, dengan mengacu pada
rencana kapasitas (capacity planning) dan/atau
kebutuhan;
c) Rancangan integrasi dengan sistem jaringan yang
sudah ada;
d) Rancangan keamanan yang meliputi keamanan fisik
maupun logic; dan
Pedoman Pengembangan SIM Perpustakaan Nasional RI
63
e) Rancangan penempatan dan pemasangan yang
sesuai dengan Kebijakan dan Standar Sistem
Manajemen Keamanan Sistem Informasi di
Lingkungan Perpustakaan Nasional.
c. Menghasilkan luaran:
1) Dokumen rancangan tingkat tinggi; dan
2) Dokumen rancangan rinci.
3. Proses Pengembangan Sistem Informasi
a. Sistem aplikasi dan basis data, meliputi kegiatan:
1) Pelaksanaan pengembangan sistem aplikasi dan basis
data sesuai dengan rancangan rinci yang telah disetujui;
2) Pengelolaan perubahan dalam proses pengembangan
sistem aplikasi dan basis data;
3) Penyusunan dokumentasi pengembangan sistem
aplikasi dan basis data yang terdiri dari:
a) Formulir perubahan;
b) Rencana dan laporan hasil pengembangan;
c) Dokumentasi setiap tahapan pengembangan sistem
aplikasi dan basis data;
d) Petunjuk instalasi sistem aplikasi dan basis data;
e) Petunjuk instalasi dan pengoperasian perangkai
pendukung (jika dibutuhkan);
f) Petunjuk teknis yang, selaras dengan proses bisnis;
dan
g) Materi pelatihan.
4) Pengendalian terhadap kode sumber (source code) yang
sesuai dengan Kebijakan dan Standar Sistem
Manajemen Keamanan Sistem Informasi di Lingkungan
Perpustakaan Nasional.
b. Sistem jaringan, meliputi kegiatan:
Pedoman Pengembangan SIM Perpustakaan Nasional RI
64
1) Pelaksanaan pengembangan sistem jaringan sesuai
dengan rancangan rinci yang lelah disetujui;
2) Pengelolaan perubahan dalam proses pengembangan
sistem jaringan;
3) Penyusunan dokumentasi pengembangan sistem
jaringan:
a) Formulir perubahan;
b) Rencana dan laporan hasil pengembangan;
c) Dokumentasi setiap tahapan pengembangan sistem
jaringan;
d) Petunjuk instalasi sistem jaringan;
e) Petunjuk teknis pengoperasian dan pemeliharaan
sistem jaringan; dan
f) Materi pelatihan.
4) Pengendalian konfigurasi perangkat jaringan yang
sesuai dengan Kebijakan dan Standar Sistem
Manajemen Keamanan Sistem Informasi di Lingkungan
Perpustakaan Nasional.
c. Menghasilkan luaran:
1) Sistem aplikasi dan basis data, atau sistem jaringan
sesuai dengan rancangan rinci; dan
2) Dokumentasi pengembangan sistem informasi.
4. Proses Pengujian Sistem Informasi
a. Meliputi kegiatan:
1) Penyusunan rencana dan skenario untuk setiap jenis
pengujian yang mencakup:
a) Tujuan dan sasaran;
b) Strategi dan metode, termasuk langkah-langkah jika
gagal;
c) Ruang lingkup;
d) Asumsi dan batasan;
Pedoman Pengembangan SIM Perpustakaan Nasional RI
65
e) Jadwal;
f) Pihak pelaksana dan kompetensi yang dibutuhkan;
g) Alat bantu;
h) Skenario dengan mempertimbangkan risiko teknologi
yang telah diidentifikasi;
i) Kriteria penerimaan (acceptance criteria); dan
j) Sumber daya yang diperlukan, termasuk penyiapan
lingkungan pengujian yang mencerminkan
lingkungan operasional.
2) Pelaksanaan setiap jenis pengujian dengan mengacu
pada rencana dan skenario. Jenis pengujian terdiri dari:
a) Unit testing;
b) System testing;
c) Integration testing; dan
d) UAT.
3) Pelaksanaan analisis hasil pengujian.
b. Menghasilkan luaran:
1) Dokumen rencana dan skenario pengujian;
2) Dokumen hasil pengujian;
3) Dokumen analisis hasil pengujian.
5. Proses Implementasi Sistem Informasi
a. Meliputi kegiatan:
1) Penyusunan rencana implementasi sistem informasi di
lingkungan operasional yang mencakup sekurang-
kurangnya:
a) Kebutuhan sumber daya;
b) Urutan langkah implementasi dari komponen sistem
informasi;
c) Pemindahan perangkat lunak dan/atau perangkat
keras dari lingkungan pengujian ke lingkungan
operasional;
Pedoman Pengembangan SIM Perpustakaan Nasional RI
66
d) Fall-backplan dan/atau backout plan untuk
mengantisipasi jika implementasi sistem informasi
gagal dilakukan; dan
e) Jadwal pelatihan dan pengajar.
2) Pelaksanaan implementasi sistem informasi sesuai
rencana implementasi dengan memperhatikan kebijakan
dan standar manajemen rilis yang akan ditetapkan
dalam ketentuan tersendiri;
3) Pelaksanaan pelatihan dan transfer pengetahuan;
4) Pendampingan dalam pengoperasian sistem informasi
dalam kurun waktu tertentu; dan
5) Serah terima sistem informasi berikut dokumentasinya
kepada pemilik proses bisnis.
b. Menghasilkan luaran:
1) Dokumen rencana implementasi sistem informasi;
2) Dokumen implementasi/rilis sistem informasi;
3) Laporan pelaksanaan pelatihan; dan
4) Berita acara serah terima sistem informasi.
6. Proses Tinjauan Pasca Implementasi Sistem Informasi
a. Meliputi kegiatan:
1) Pelaksanaan evaluasi yang dijadikan bahan
pembelajaran untuk pengembangan sistem informasi
selanjutnya yang mencakup:
a) Pencapaian tujuan pengembangan sistem informasi;
dan
b) Pelaksanaan pengembangan sistem informasi.
2) Penuangan hasil tinjauan pasca implementasi sistem
informasi ke dalam dokumen tinjauan pasca
implementasi sistem informasi.
b. Menghasilkan luaran:
1) Laporan evaluasi pasca implementasi sistem informasi;
2) Dokumen tinjauan pasca implementasi sistem informasi.
Pedoman Pengembangan SIM Perpustakaan Nasional RI
67
4.3.2 Penjaminan Mutu
1. Meliputi kegiatan:
a. Menyusun rencana penjaminan mutu pengembangan sistem
informasi;
b. Melaksanakan penjaminan mutu pengembangan sistem
informasi melalui evaluasi/audit; dan
b. Melaporkan hasil kegiatan penjaminan mutu.
2. Setiap kegiatan pada penjaminan mutu merupakan tanggung
jawab dari Tim quality assurance pengembangan sistem
informasi.
3. Menghasilkan luaran berupa laporan penjaminan mutu.
4.3.3 Standar keamanan sistem informasi yang dikembangkan harus
mengacu pada Kebijakan dan Standar Sistem Manajemen
Keamanan Informasi di Lingkungan Perpustakaan Nasional.
Pedoman Pengembangan SIM Perpustakaan Nasional RI
68
BAB 4
P E N U T U P
Pedoman ini diharapkan dpat dijadikan sebagai kerangka acuan
pelaksanaan pengembangan Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan di
lingkungan Deputi Pengembangan Bahan Pusataka dan Jasa Informasi sehingga
diperoleh hasil-hasil yang sesuai dengan visi, misi, dan tujuan dibangunya Sistem
Informasi Manajemen Perpustakaan di Deputi 1 pada khususnya, dan di seluruh
Perpustakaan Nasional pada umumnya.
Pedoman Pengembangan SIM Perpustakaan Nasional RI
69
DAFTAR PUSTAKA
1. Perpustakaan Nasional RI. 2007. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2007
tentang Perpustakaan. http://datahukum.pnri.go.id. 20 Nopember 2012.
2. Perpustakaan Nasional RI. 2007. Undang-Undang Nomor 4 Tahun 1990
tentang Serah Simpan Karya Cetak dan Karya Rekam.
http://datahukum.pnri.go.id. 20 Nopember 2012.
3. Perpustakaan Nasional RI. 2007. Keputusan Kepala Perpustakaan Nasional
Republik Indonesia Nomor 3 Tahun 2001 tentang Organisasi dan Tata Kerja
Perpustakaan Nasional Republik Indonesia. http://datahukum.pnri.go.id. 20
Nopember 2012
4. Perpustakaan Nasional RI. 2007. Keputusan Kepala Perpustakaan Nasional
Nomor 20 tahun 2012 tentang pembentukan organisasi pengelola informasi
dan dokumentasi Perpustakaan Nasional RI. http://datahukum.pnri.go.id. 20
Nopember 2012
5. Pedoman Pengolahan Bahan Perpustakaan Perpustakaan Nasional RI.
Jakarta : Perpustakaan Nasional RI, 2011
6. Peraturan Pengkatalogan Indonesia. Jakarta : Perpustakaan Nasional RI,
2011
7. Pedoman Penyusunan Standar Operating Procedures (SOP). Jakarta :
Maiestas Publishing, 2008.
8. Gordon B. Davis, Kerangka Dasar Sistem Informasi Manajemen. Jakarta :
Pustaka Binaman Pressindo, 1993.
9. Vincent Gaspers. Sisem Informasi Manajemen, Suatu Pengantar. Bandung :
Armico, 1987.
10. Robert G. Murdick, Joel E. Ross, James R. Claggett. Sistem Informasi untuk
Manajemen Modern. Jakarta : Erlangga, 1997.