panduan spo
DESCRIPTION
panduan spoTRANSCRIPT
KUMPULAN SOP: LANGKAH-LANGKAH PENYUSUNAN SOP
Langkah - langkah dalam Penyusunan SOP
A. Penulisan SOP
Dalam pembuatan SOP perlu adanya langkah – langkah dalam menyusun SOP tersebut,
agar tidak rancu dan jelas. Standart Operating Procedure (SOP) dapat dikatakan baik jika
semua yang tertulis di dalamya dapat dibaca dan dimengerti oleh setiap orang yang
menggunakannya. Oleh sebab itu diperlukan suatu cara yang benar dalam pembuatan
Standart Operating Procedure. Berikut cara efektif dalam membuat Standart Operating
Procedur:
1. Menuliskan setiap tahapan proses pada suatu prosedure dalam kalimat yang pendek. Kalimat
yang panjang lebih susah dimengerti.
2. Menuliskan setiap tahapan proses pada susatu prosedure dalam bentuk kalimat perintah.
Kalimat perintah menunjukkan langsung apa yang harus dilakukan.
3. Mengkomunikasikan dengan jelas setiap kata yang digunakan pada suatu prosedure.
4. Menggunakan istilah – istilah atau singkatan yang memang sudah umum digunakan dalam
kegiatan sehari-hari.
Pembuatan Standart Operating Procedure harus dengan format yang konsisten dan
sehingga pihak yang menggunakan menjadi terbiasa dan mudah memahami Standart
Operating Procedure yang dimaksud. Berikut susunan isi Standart Operating Procedure
(Tricker, 2005):
1. Lembar Data Dokumen (Document Data Sheet)
Berisi tentang semua informasi yang mewakili dokumen itu sendiri antara lain nama
dokumen, siapa yamg membuat, kapan dokumen disetujui, siapa yang menyetujui, ringkasan
dari isi dokumen, dll.
2. Tujuan dan Ruang Lingkup
Berisi tentang penjelasan tujuan dibuatnya dan alasan mengapa prosedur tersebut dibutuhkan
serta penjelasan batasan-batasan dan area pembahasan prosedur yang dibuat.
3. Prosedur
Prosedur merupakan bagian utama dari dokumen. Prosedur yang dibuat merupakan gambaran
dari suatu yang menjelaskan dengan detail setiap urutan prosesnya. Form yang digunakan
pada suatu proses juga dijelaskan.
4. Tugas dan Tanggung Jawab
Berisi tentang tugas dan tanggung jawab masing-masing pihak yang terkait dalam suatu
proses.
Sebelum pembuatan SOP ada beberapa hal yang harus dipriotaskan dalam
penyusunan SOP tersebut, serta melakukan pilihan-pilihan proses kerja, perlu dikaji isu-isu
sbb:
1. Bagaimana dampak yang timbul, positif atau negatif terhadap pelayanan pasien.
2. Bagaimana dampak terciptanya masalah pada staf/petugas.
3. Apakah proses kerja tersebut menciptakan limbah, masalahwaktu, keperluan peralatan baru,
pengulangan pekerjaan.
4. Dampakdampak spesifik lainnya untuk Rumah Sakit.
Maka dari hal-hal tersebut dapat dipilih SOP yang ditentukan dengan skala prioritas.
B. Prinsip dalam penulisan SOP
1. Tetapkan, telaah kebijakan yang mendasari suatu prosedur/proses kerja.
2. Pertimbangkan prosedur merupakan suatu prosedur menyeluruh atau terdiri dari kumpulan
beberapa prosedur yang lebih kecil (terutama bila prosedur tersebut cukup panjang, dipecah-
pecah, misalnya: Tahap Persiapan, Tahan Kegiatan Awal, Tahap Akhir, Tahap Evaluasi,
dsb).
3. Kapan SOP dibuat, sedapatnya sebelum sesuatu proses kerja baru dilaksanakan.
4. Cari literatur dan informasi lain yang terkait yang mendukung prosedur tersebut.
5. Cari masukan dari staf/petugas terkait agar tidak bersifat terlalu otoriter
6. Tetapkan prosedur tersebut adalah wajib atau sebagai pedoman. Bila wajib, harus jelas
bahwa SOP tersebut harus dilaksanakan dengan tidak ada langkah-langkah lain. Kalau
sebagai pedoman, maka ada peluang untuk langkah alternatif sebagian atau seluruh bagian.
7. Tetapkan hasil (outcome) yang diharapkan.
8. Tuliskan fasilitas yang diperlukan.
9. Tetapkan siapa yang berwenang melaksanakan prosedur tersebut.
10. Langkah-langkah disusun berdasarkan logika, untuk menyelesaikan proses kerja secara
efektif, efisien, dan aman.
11. Agar dibuat sistem penomoran SOP yang terorganisir dan independen.
12. Sosialisasikan SOP
13. Revisi SOP dilakukan sesuai kebutuhan perkembangan: ilmu, informasi lain, perubahan
unit/struktur.
C. Siapa yang seharusnya menulis SOP
Seorang atau kelompok pembuat SOP hendaklah mempunyai tingkat pengetahuan lebih
akurat dan pernah mengalami perkerjaan tersebut. Seperti petugas yang akan melaksanakan
proses kerja, petugas yang akan melaksanakan pemeliharaan alat yang digunakan dalam
proses kerja tersebut, penulis yang sudah biasa menulis SOP, petugas Kesehatan
Lingkungan / K3 / Infeksi Nosokomial. Seandainya Pembuat SOP dekat dengan pekerjaan,
uraian prosedur akan lebih komunikatif, efisien, efektif dan sesuai dengan kebutuhan kerja.
Banyak prosedur tidak dirancang dan tidak dikembangkan secara akurat dan ilmiah. Metode
pengujian dapat dipakai antara lain, metode standard ISO; dan dari beberapa operasi standar
ISO dapat dipakai dalam pembuatan SOP.
D. SOP merupakan produk Hukum
SOP harus diyakini sebagai persetujuan yang dibuat lembaga pemerintahan dalam
Aturan, Surat keputusan, Memo yang secara juridis syah. Dengan kata lain suatu SOP yang
hendak dipakai harus terlibih dulu dibuat SKnya. Ini penting, karena SOP merupakan suatu
produk hukum, atau paling tidak merupakan Juknis dalam internal lembaga tersebut.
Pengingkaran terhadap SOP dapat merupakan pelanggaran hukum dan dapat dituntut secara
hukum, untuk menilai pengingkaran perlu menusuri atau mengidentifikasi pelaksanaan SOP
dan pembuktiannya, umpamanya: seorang Polisi detasemen 88 menembak mati seorang
teroris, tanpa ada peringatan, ini merupakan kesalahan prosedur, Polisi dapat dituntut secara
hukum; Seorang mahasiswa riset melaksanakan pengambilan data tanpa persetujuan
pembimbing skripsi, juga merupakan pelanggaran prosedur, dan dapat diberi sanksi.
3.12 Evaluasi
Tujuan : membudayakan internal audit
Evaluasi dilaksanakan
o berkala, maksimal 3 th sekali
o sesuai kebutuhan dalam melaksanakan SOP tersebut
Tetapkan pelaksana evaluasi
Buat protap tata cara evaluasi SOP
Kembangkan format/check list evaluasi
Hasil evaluasi
Lanjut ke car