panduan pengguna online achiving - 1govuc.gov.my · ( contoh: 31/01/2017) 30 hari sebelum ......

Disediakan Oleh:Pejabat Pengurusan Projek, MAMPU & TM BERHAD

Panduan PenggunaOnline Achiving

1

2

Panduan ini merangkumi perkara berikut:

1. Pengenalan

2. Bagaimana Online Archiving Berfungsi?

3. Pendaftaran Perkhidmatan

4. Akses Melalui Webmail

5. Akses Melalui Outlook 2010/2013

6. Soalan Lazim

KANDUNGAN PANDUAN

3

PENGENALAN

• Online Archiving merupakan fungsi yang membolehkan e-mel pengguna diarkibkan secara atas talian.

• Ciri ini membantu menjimatkan ruang storan dalam mailboxpengguna, dalam masa yang sama membolehkan pengguna untuk akses kembali e-mel yang diarkibkan.

• Emel yang telah diarkibkan boleh dicapai melalui kaedah berikut:1. Aplikasi Outlook pada komputer2. Webmail 1GovUC melalui pelayar web

4

• Sistem Online Archiving akan arkibkan e-mel berusia lebih dari 30 hari.

• Proses pengarkiban e-mel akan berjalan dengan automatik secaraberkala. Tiada tindakan yang perlu dilakukan oleh pengguna.

• Gambaran tempoh pengarkiban e-mel digambarkan di rajah berikut:

Emel Diarkibkan Emel Dalam Inbox

Tarikh Hari Ini(Contoh: 31/01/2017)

30 Hari Sebelum(Contoh: 01/01/2017)

Tarikh Emel Pertama(Contoh: 24/04/2015)

BAGAIMANA ONLINE ARCHIVING BERFUNGSI?

5

• Pengguna boleh melanggan pada perkhidmatan Online Archiving melalui Pentadbir UC di agensi masing-masing.

PENDAFTARAN PERKHIDMATAN

6

AKSES MELALUI WEBMAIL

7

Keperluan Untuk Akses Melalui Webmail

Untuk mengakses e-mel arkib melalui Webmail, pengguna perlupastikan keperluan berikut tersedia:

1. Pelayar web (Internet Explorer / Mozilla Firefox / Google Chrome)

2. Akaun e-mel pengguna melanggan Online Archiving.

Akses Melalui Webmail

8

1. Buka pelayar web (Internet Explorer / Mozilla Firefox / Google Chrome).

2. Taipkan alamat Webmail (https://webmail.1govuc.gov.my) padaruangan carian pada pelayar web.


https://webmail.1govuc.gov.my/

9

3. Masukkan user name dan password pengguna.


10

4. E-mel yang telah diarkibkan akan ditandakan seperti berikut:


11

5. Untuk membuka e-mel arkib berkenaan beserta attachment asal, lakukan double-click pada e-mel berkenaan.


12

6. E-mel tersebut akan dipaparkan beserta dengan attachment asal(seperti dokumen dan gambar).


13

AKSES MELALUI OUTLOOK 2010/2013

14

Keperluan Untuk Akses Melalui Outlook

Untuk mengakses e-mel arkib melalui Outlook, pengguna perlupastikan keperluan berikut tersedia:

1. Outlook 2010 atau 2013 terpasang pada komputer.

2. Akaun e-mel digunapakai pada Outlook.

3. Add-on Online Archiving perlu dipasang pada Outlook.

15

1. Buka aplikasi Outlook yang terpasang pada komputer (2010 atau2013).

Kaedah Pemasangan Add-On Online Achiving

16

• Sekiranya pengguna menggunakan Outlook 2010, klik pada File di bahagian kiri atas.

Kaedah Pemasangan Add-On Online Achiving(Outlook 2010)

17

• Klik pada Help kemudian ambil maklum versi Outlook yang digunakan (32-bit atau 64-bit).


18

• Sekiranya pengguna menggunakan Outlook 2013, klik pada FILE di bahagian kiri atas.


19

• Klik pada Office Account, kemudian klik pada About Outlook.


20

• Ambil maklum versi Outlook yang digunakan (32-bit atau 64-bit).


21

2. Muat turun Add-On Online Archiving dari laman 1GovUC (http://www.1govuc.gov.my/muat-turun/).


http://www.1govuc.gov.my/muat-turun/

22

3. Pasangkan add-on yang telah dimuat turunberdasarkan versiOutlook yang digunakan.


23

4. Klik Yes pada paparan yang ditunjukkan.


24

• Pemasangan yang berjaya akan menunjukkan menu add-onEnterprise Email Archive di atas.

Outlook 2013

Outlook 2010


25

• Double-click pada e-mel berkenaan atau klik pada pautan Click here to view the original message untuk mendapatkan e-mel tersebut.

Akses Melalui Outlook 2010

26

• E-mel tersebut dan attachment akan dipaparkan di tetingkap baru.


27

• Double-click pada emel berkenaan atau klik pada pautan Click here to view the original message untuk mendapatkan e-mel tersebut.


28

• E-mel tersebut dan attachment akan dipaparkan di tetingkap baru.


29

SOALAN LAZIM

30

Soalan 1:

Mengapakah sesetengah attachment dalam e-mel arkib bertukar menjadiArchiveSummary.txt?

Jawapan:

Bagi menjimatkan ruang mailbox, attachment dalam e-mel arkib turutdiarkibkan. Fail ArchiveSummary.txt diletakkan dalam e-mel arkib untukdijadikan rujukan oleh sistem.

Pengguna boleh akses kandungan attachment yang asal dengan melakukandouble-click pada e-mel tersebut.

31

Soalan 2:

Mengapakah e-mel arkib di Webmail mengambil masa yang lama untukdibuka?

Jawapan:

Kecepatan sesuatu e-mel arkib dibuka bergantung pada prestasisemasa talian rangkaian. E-mel arkib yang mempunyai attachmentbersaiz besar biasanya akan mengambil masa yang lebih lama daribiasa untuk dimuatkan.

32

SEKIAN

panduan pengguna online achiving - 1govuc.gov.my · ( contoh: 31/01/2017) 30 hari sebelum ......

Documents