ipms v2 - 1govuc.gov.my · 1. paparan akses 2. lupa katalaluan 3. paparan utama 4. paparan servis...

Disediakan Oleh:Pejabat Pengurusan Projek, MAMPU & TM BERHAD

IPMS V2 MANUAL PENGGUNA

1

1. Paparan Akses2. Lupa Katalaluan3. Paparan Utama4. Paparan Servis Menu5. Pendaftaran Pengguna Baru Melalui Kod Akses

5.1 Peruntukan Pakej

6. Pendaftaran Pengguna Baru melalui UC Admin6.1 Peruntukan Pakej

7. Meluluskan Akaun Baru8. Melihat Akaun Pengguna - Active

8.1 Penukaran Perincian Akaun8.2 Penukaran Pakej8.3 Penukaran Servis Mailbox8.4 Penukaran Informasi Profil

9. Melihat Akaun Pengguna - Disabled10. Melihat Akaun Pengguna - Requested to Delete11. Melihat Akaun pengguna - Deleted

ISI KANDUNGAN

12. Pendaftaran Secara Pukal – Bulk Register13. Pendaftaran Groups

13.1 Senarai Group13.1.1 Summary13.1.2 Members13.1.3 Email Addressess & Protocol13.1.4 Mail Flows13.1.5 Permissions13.1.6 Member Of

14. Pendaftaran Contact14.1 Senarai Contact

15. Penukaran Secara Pukal16. Laporan17. Konfigurasi Sistem18. Audit Trails

• Melalui “Access Code”

• Melalui dari UC Admin sendiri

“New Account Request”

• Tetapkan pelanpengguna mengikutkelayakan

“Assign Plan”• Meluluskan

permohonanakaun barupenguna

“Account Approval”

PROSES PENDAFTARAN AKAUN BARU

Pertama

• Pengguna memohon untuk menggunakan perkhidmatan1GovUC.

Kedua

• UC Admin akan membuat pengesahan dan kelayakan pemohondaripada Sumber Manusia atau Penyelia.

Ketiga

• UC Admin akan mewujudkan akaun baru dan memaklumkankepada pengguna.

PROSES PERMOHANAN AKAUN

1. Layari https://ipms.1govuc.gov.my/v2

2. UC Admin masukkan Username danPassword pada ruangan teks yang disediakan.

3. Klik Login untuk masuk kedalam IPMS.

1. PAPARAN AKSES

https://ipms.1govuc.gov.my/v2

1. Layari https://ipms.1govuc.gov.my/v2

2. Jika UC Admin lupa katalaluan, klikpada pautan Forgot Password? .

1. Paparan Forgot password? Dipaparkan.

2. Masukkan alamat e-mel semasaanda daftar akaun UC Admin IPMS.

3. Klik pada butang Request to ChangePassword! .

2. LUPA KATALALUAN

4. Jika alamat e-mel yang dimasukkan terdapat di dalam pangkalan data IPMS, sistem notifikasi IPMS akan menghantar maklumat tatacarapenukaran password di dalam e-mel tersebut.

1. Sila lakukan semakan pada akaun e-mel anda.

2. Klik pada Tukar Kata Laluan di dalam e-mel tersebut.

3. Pautan penukaran kata laluan hanya aktif selama sehari sahaja.

1. Paparan Reset Password dipaparkan.

2. Masukkan password baru anda.

3. Masukkan semula password baruanda.

4. Apabila selesai, klik pada Change My Password.

3. PAPARAN UTAMA

Paparan Utama akan dipaparkan.

1. Paparan graf untuk statistik terkini berkenaan dengan sistem IPMS.

2. Paparan Tab untuk pemilihan servis.

5. Paparan di nombor 5 menunjukkan Jumlah Permintaan Akaun Pengguna yang baru.

6. Paparan di nombor 6 menunjukkan Jumlah Akaun Pengguna yang sedang di proses secara Bulk.

7. Paparan di Nombor 7 menunjukkan Jumlah IT Admin yang sedang berada di dalam talian untuk agensi tersebut.

8. Graf di nombor 8 menunjukkan statistik Account Request, Provisioning & Deletion Statistic Per Day.

1. Paparan di nombor 1 menunjukkan Jumlah AkaunPengguna yang Aktif.

2. Paparan di nombor 2 menunjukkan Jumlah AkaunPengguna yang dinyah aktif.

3. Paparan di nombor 3 menunjukkan Jumlah Akaun yangdiminta untuk dipadamkan.

4. Paparan di Nombor 4 menunjukkan Jumlah AkaunPengguna yang telah di padam.

1 2 3 4

5

6

7

8

Sambungan paparan utama adalah paparan mengenai StatistikPakej yang dilanggan dan juga pecahan jumlah mengikut pakejapa yang dilanggan.

Maklumat berkaitan Value Added Services juga dipaparkandidalam Pie Chart

Paparan menunjukkan jumlah Statistik Mailbox Storagepengguna. Pecahan menunjukkan setiap saiz mailbox (MB) terdapat berapa bilangan Pakej yang menggunakan saiztersebut.

Sambungan paparan utama adalah paparan mengenai Statistik Account Creation & Deletion Statistic.

1. Tekan pada Dashboard untuk ke Paparan Utama.

2. Tekan pada Access Code untuk permintaan kod akses yang baru.

3. Tekan pada Registrations untuk Pendaftaran Baru (Register New), Senarai Permintaan Baru (List of New Request) danPendaftaran Secara Pukal (Bulk Register).

4. Tekan pada Accounts untuk Aktif (Active), Tidak Boleh Digunakan (Disabled), Permintaan Untuk Dipadam (Request To Delete) dan sudah dipadam (Deleted).

5. Tekan pada Groups untuk Pendaftaran Baru (Register New) dan Senarai Kumpulan (List Groups).

6. Tekan pada Contacts untuk Pendaftaran Baru ( Register New) dan juga Senarai Dihubungi (List Contacts).

7. Tekan pada Bulk Changes untuk Pemadaman Akaun (Account Deletion).

8. Tekan pada Reportings untuk Laporan Pakej (Packages), Laporan Akses kali terakhir (Generate Last Logon Reports), Laporan Servis Tambahan (Value Added Services), Laporan Pendaftaran Akaun (Account Creation) dan Laporan Akaunyang telah dipadam (Account Deletion).

9. Tekan pada System Configurations untuk Senarai IT Admin (List IT Admin(s)), Bahagian (Department) dan juga Perubahan Log (Change Logs).

10. Tekan Find All untuk mencari pengguna yang berdaftar

11. Tekan Audit Trails menunjukkan log aktiviti untuk agensi anda

4. PAPARAN SERVIS MENU

Untuk membolehkan pemohon mendapatkan akaun secara SELF REGISTRATION, UC Admin perlulah menjana Access Code.

Tekan kepada Access Code dan pilih Generate Access Code untukmeminta Kod Akses yang baru. Paparan baru akan terpapar.

Paparan Registration New Account akan terpapar.

1. Pilih Mail Type sama ada Government Servant atau Other.- Government Servant : Untuk kegunaan penjawat awam- Others : Untuk kegunaan berkumpulan.

2. Kemudian isikan nama pengguna dan juga no kadpengenalan/nombor passport/nombor polis atau nombor tentera.

5. PENDAFTARAN PENGGUNA BARU MELALUI KOD AKSES

3. Masukkan Email pengguna yang akan menerima Access Code tersebut.

4. Kosongkan ruang CC To jika tidak perlu.

5. Apabila selesai, tekan pada Generate Access Code dan paparan mesej berjaya akan terpapar.

6. Pengguna baru akan menerima pautan untuk melakukanpendaftaran sendiri.

7. Tekan pada pautan Daftar dan pengguna akan dibawa kepaparan baru.

1. Paparan Borang Pendaftaran Pengguna akan terpapar.

2. Isikan nama seperti dalam kad pengenalan pada ruangFullname.

3. Kemudian, isikan Maklumat Agensi di ruangan yang disediakan:- Kementerian- Bahagian- Divisyen- Seksyen- Unit- Pangkat Kerja- Kerja- Gred

4. Isikan juga maklumat untuk dihubungi di ruangan yang disediakan.- Nombor Telefon Pejabat- Nombor Telefon Bimbit- Alamat- Poskod- Negeri- Negara

5. Apabila selesai, tekan pada Register Me.

Pengguna akan dibawa ke paparan baru yang menyatakan bahawaPendaftaran Berjaya.

Kemudian tekan pada Go to 1GovUC Portal.

Pengguna akan dibawa ke Halaman Utama 1GovUC.

IT Admin akan menerima e-mel berkenaan dengan Pemberitahuan PermintaanAkaun Baru.

• Selepas pengguna berjaya mendaftar, dan IT Admin mendapat notifikasi, IT Admin perlu mengakseske Portal IPMS untuk tindakan Assign Package dan seterusnya melakukan Approval pada akaunyang telah lengkap.

• Selepas log masuk, tekan Registrations dan pilih List of New Request.

• Paparan baru terpapar.

Paparan New Account Request akan terpapar.

1. Pastikan pengguna yang baru berdaftar wujud di dalam senarai.2. Tekan pada Assign Plan pada pengguna tersebut.3. Tekan pada Edit untuk membetulkan semula maklumat profil4. Tekan Remove untuk membatalkan pendaftaran akaun.

5.1. PERUNTUKAN PAKEJ

3. Paparan Borang Penetapan Plan akan terpapar.

4. Pemilihan PrimaryEmail dan juga LoginID dilakukan pada modul ini.

5. Sistem akan melakukan semakan pada pemilihan PrimaryEmail danLoginID. Hanya PrimaryEmail dan LoginID yang valid dan availablesahaja yang akan diterima.

6. Untuk Perincian Pakej, isikan tempat yang disediakan.• Email Utama• Login ID• Kata Laluan Baru• Pengesahan Kata Laluan Baru• Jenis Pakej• Gred Pangkat• Storan E-mel

7. Kemudian, untuk Servis Tambahan, pilih mana yang berkenaan.

8. Apabila selesai, tekan pada Assign Plan.

Mesej berjaya akan terpapar setelah pakej ditetapkan.

Pengguna yang telah ditetapkan pakej akan dipaparkan di Already Assign Plan.1. Tekan Edit untuk membetulakan maklumat profil2. Tekan Assign Plan untuk menukar pelan.3. Tekan Approve untuk meluluskan akaun tersebut.

Apabila UC Admin mahu mendaftarkan untuk pengguna baru, dimanapengguna tersebut memilih untuk UC Admin melakukan keseluruhan prosespendaftaran, maka UC Admin boleh menggunakan cara Register New

1. Tekan kepada Registrations dan pilih Register New.

2. Kemudian, paparan baru akan terpapar.

3. Isikan bahagian :• Maklumat Pengguna• Maklumat Agensi• Maklumat untuk dihubungi.

6. PENDAFTARAN PENGGUNA BARU MELALUI UC ADMIN

4. Apabila selesai, tekan pada Save & Go To Assign Plan.

5. Mesej akan terpapar setelah IT Admin berjaya mendaftarkan pengguna baru.

1. Tekan pada Registrations dan pilih List Of New Request.

Paparan New Account Request akan terpapar.

1. Pastikan pengguna yang baru mendaftar wujud di dalam senarai.

2. Tekan pada Assign Plan pada pengguna tersebut.

6.1. PERUNTUKAN PAKEJ

3. Paparan Borang Penetapan Plan akan terpapar.

4. Untuk Perincian Pakej, isikan tempat yang disediakan.• Email Utama• Login ID• Kata Laluan Baru• Pengesahan Kata Laluan Baru• Jenis Pakej• Gred Pangkat• Storan E-mel

5. Kemudian, untuk Servis Tambahan, pilih mana yang berkenaan.

6. Apabila selesai, tekan pada Assign Plan.

1. Untuk meluluskan akaun baru, pilih pada Registrations dan klik List Of New Request.

2. Pilih pada Already Assign Plan.

3. Paparan senarai akaun yang telah lengkap diperuntukkan dengan maklumat pakej, saizdan Value Added Services akan dipaparkan.

4. Pilih pada akaun yang hendak diluluskan pendaftaran akaun 1GovUC dengan klik padabutang Approve.

5. Tunggu sehingga proses selesai , di mana sistem akan membawa kepada modul Account Details untuk paparan.

7. MELULUSKAN AKAUN BARU

Untuk melihat akaun pengguna yang Aktif :

1. Tekan pada Accounts dan pilih Active.

2. Tekan Details pada akaun pengguna yang perlu dikemaskini.

3. Pada modul ini terdapat 4 panel seksyen berkaitan akaun tersebut:

a) Account Details.

b) Package & Services

c) Mailbox Services

d) Profile Information

8. MENYEMAK AKAUN PENGGUNA - ACTIVE

1. Pilih Panel Account Details dan klik Manage Account Status & Change Password.

2. Paparan borang kemaskini Password akan dipaparkan.

3. Masukkan kata laluan baru di ruangan Password dan masukkan juga di ruangan Retype Password untuk pengesahan.

4. Klik pada butang Change Password.

8.1. PENUKARAN PERINCIAN AKAUN

1. Untuk Action for this account, UC Admin boleh membuat tindakan pada akaun pengguna:A. ActiveB. DisableC. Delete

2. Selepas UC Admin memilih status untuk akaun pengguna tersebut, UC Admin boleh memilih Reason dan juga tarikh untuk tindakantersebut.

3. Seterusnya, UC Admin boleh memberi mesej kepada akaun pengguna tersebut terhadap tindakan di atas.

1. Pilih Panel Package & Services dan tekan pada Change Package & Storage.

2. Untuk penukaran Pakej dan Storan, UC Admin boleh memilih Jenis Pakej :1. A – Outlook Web Access (OWA) only2. B – Outlook Web Access (OWA) & Outlook Client3. C – Outlook Web Access (OWA), Outlook Client & Microsoft LYNC

8.2. PENUKARAN PAKEJ

3. Kemudian, UC Admin boleh menukar:4. Gred Position5. Email Storage

4. Bagi Value Added Services, tandakan pada yang berkenaan.

5. Apabila selesai, tekan pada Update Packages & Services.

1. Pilih Panel Mailbox Services dan tekan pada Open Mailbox Settings.

2. Terdapat pilihan untuk Penetapan Mailbox:

8.3. PENUKARAN SERVIS MAILBOX

General – Email Info Details1. Pada Primary Email, UC Admin boleh menukar alamat

e-mel akaun pengguna tersebut.2. Apabila selesai tekan pada Update Primary Email.

Email Addressess & Protocol – Email Information1. Untuk bahagian ini, UC Admin boleh menambah

alamat e-mel pada akaun pengguna tersebut.2. Tekan pada Add New Email.

3. Paparan baru akan terpapar. Pilih Email Type dan masukkanEmail Address yang baru. Apabila selesai tekan pada Save Changes.

4. Untuk memadam e-mel yang lain, tekan pada Remove dan pop-up page akan terpapar.

5. Tekan pada OK dan mesej berjaya dipadam akan terpapar.

Mail Flows1. Untuk bahagian ini, UC Admin boleh menambah Forwarding Address dan juga meletakkan e-mel untuk Send On Behalf.

2. Untuk Forwarding Address, ianya bermaksud, pengguna tersebut mempunyai e-mel kedua tetapi hanya mahu login kepada satu e-mel sahaja. Tekan padaEnable Forwarding, dan masukkan Email Forward to. Apabila selesai, tekan pada Add Email. Secondary email akan dihantar secara automatik jika adae-mel yang masuk

3. Untuk Send On Behalf, ianya bermaksud, personal assistant boleh menghantar e-mel bagi pihak pengguna. Tetapi penerima, tidak dapat melihatpenghantarnya adalah personal assistant. Masukkan e-mel tempat yang disediakan dan tekan pada Add Email. E-mel tersebut akan terpapar .

Permissions1. Untuk bahagian ini, UC Admin boleh memasukkan e-mel

sebagai Send As kepada akaun pengguna tersebut. Ianyabermaksud, personal assistant boleh menghantar e-mel bagipihak pengguna, tetapi penerima dapat melihat bahawapersonal assistant yang menghantar e-mel.

2. Untuk Send As, masukkan e-mel pada ruang yangdisediakan apabila selesai tekan pada Add Email. Mesejberjaya akan terpapar dan e-mel tersebut akan terpapardiruang tersebut.

3. Untuk Full Access, ianya bermaksud, personal assistant dapat full access terhadap akaun pengguna tanpa perlu mengetahui kata laluan pengguna tersebut. Hanya masukkan e-mel pada ruang yang disediakan. Apabila selesai tekan pada Add Email. Mesej berjaya akan terpapar. E-mel tersebut juga akan terpapar diruang tersebut.

Member Of1. Untuk Member Of, UC Admin boleh menambahkan akaun pengguna tersebut ke dalam Group yang sedia ada. Ianya berfungsi untuk melihat bahawa

akaun tersebut berapa di dalam Group yang sedia ada.

2. Masukkan e-mel diruang yang disediakan. Apabila selesai, tekan pada Add Account to Group. Mesej berjaya akan terpapar dan e-mel tadi akan terpapardi ruang tersebut.

Informasi Pengguna adalah perincian mengenai pengguna tersebut.

1. Untuk mengubah Informasi Pengguna, tekan pada Edit Profile.

8.4. PENUKARAN INFORMASI PROFIL

2. Paparan Edit Profile akan terpapar.

3. Isikan semua tempat yang disediakan pada :a. User Informationb. Agency Informationc. Contact Information

4. Apabila selesai, tekan pada Update Profile.

5. Mesej berjaya akan terpapar.

Untuk melihat akaun pengguna yang tidak diaktifkan :

1. Tekan pada Accounts dan pilih Disabled.

2. Tekan Details pada akaun pengguna yang perlu dikemaskini.

3. Untuk mengaktifkan semula akaun pengguna tersebut, tekan pada Manage Account Status & Change Password.

9. MELIHAT AKAUN PENGGUNA - DISABLE

4. Di bahagian Action for this accounts, pilih Status kepada Active dan pilih tarikh untuk tindakan tersebut.

5. Apabila selesai, tekan pada Update Account dan mesej berjaya akan terpapar.

6. Untuk membuat penukaran yang lain, sila ikuti langkah-langkah 8.1, 8.2, 8.3 dan 8.4.

10. MELIHAT AKAUN PENGGUNA – REQUEST TO DELETE

Untuk melihat akaun pengguna untuk dipadam (Requested to Delete) :

1. Tekan pada Accounts dan pilih Requested to Delete.

2. Senarai akaun pengguna untuk dipadam akan terpapar. Untuk tindakan, tekan Details pada akaun pengguna yang perlu dikemaskini.

3. Untuk mengubah semula penetapan pengguna tersebut, sila ikuti langkah-langkah di 8.1, 8.2, 8.3 dan 8.4

Untuk melihat akaun pengguna yang telah dipadam (Deleted):

1. Tekan pada Accounts dan pilih Deleted.

2. Senarai akaun pengguna yang telah dipadam akan terpapar.

11. MELIHAT AKAUN PENGGUNA – DELETE

UC Admin boleh mendaftarkan pengguna secara pukal (Bulk Register):

1. Tekan pada Registration dan pilih Bulk Register.

2. Paparan Bulk Register akan terpapar.

4. Muat turun dahulu format untuk Bulk Register dengan menekan salah satu format. Kemudian isikan pengguna-pengguna yang mahu didaftar di dalamformat tersebut.

a. Sample Format Excel 97-2003 (.xls) – Untuk Office tahun 97-2003 dalam bentuk (.xls)b. Sample Format Excel 2007 & Onwards (.xlsx) – Untuk Office tahun 2007 dan keatas dalam bentuk (.xlsx).

12. PENDAFTARAN SECARA PUKAL

KETERANGAN EXCEL FILE

LAJUR KETERANGAN Wajib Isi

FullName Nama penuh pengguna 1GovUc Ya

NoIC No kad pengenalan/Passport/Tentera/Polis untuk akaun Individu.

Isikan “0” sekiranya akaun adalah jenis “Others”

Ya

Department Bahagian pekerjaan di agensi Ya

VipOrNormal VIP atau Normal Tidak

JobTitle Pangkat pekerjaan.Contoh : Ketua Pengarah, Timbalan Pengarah, Pegawai

Tidak

Job Jawatan pekerjaan.Contoh : Pegawai Teknologi Maklumat, Pegawai Perubatan

Tidak

Gred Gred jawatan pekerjaan Tidak

Division Cawangan pekerjaan Tidak

Section Seksyen perkerjaan Tidak


Unit Unit Tidak

Phone Nombor telefon pejabat Tidak

MobilePhone Nombor telefon bimbit pengguna 1GovUc Tidak

Address Alamat Tidak

City Bandar Tidak

Postcode Poskod Tidak

State Negeri Tidak


LoginID LoginID untuk mengakses ke “Mailbox”

Isikan LoginID tanpa perlu isi “Extension Login”.

Contoh : “mohd.moh”. Isikan “mohd” sahaja. Sistem akan tambahkan “.moh” secaraautomatik.

Ya

PrimaryEmail Alamat emel pengguna. Isikan alamat emel tanpa “Domain”.

Contoh :“[email protected]”. Isikan “mohd” sahaja. Sistem akan tambahkan“@moh.gov.my” secara automatik.

Ya


Package Pilihan Pakej

Contoh: Pakej A hanya perlu diisi APakej B hanya perlu diisi BPakej C hanya perlu diisi C

Ya

GredNo Pangkat Nombor Gred.

Contoh:Gred N40 hanya perlu diisi 40. Hanya nombor sahaja dibenarkan

Ya

Storage Saiz Storan

Contoh:500 untuk 500MB1000 untuk 1GB2000 untuk 2GB

Ya


Sso Single Sign On (Sekali Log Masuk)

Contoh: Isikan 1 untuk melangganIsikan 0 untuk tidak melanggan

Ya

Bmt Big Mail Transfer


Ya

Adrms Active Directory Right Management Services


Ya


Archiving Arkib


Ya

Conferencing Persidangan Video


Ya

EnterpriseVoice Perusahaan Suara


Ya


Enterprisenumber Nombor Perusahaan

Sekiranya anda memilih untuk melanggan EnterpriseVoice silamasukkan nombor telefon talian tetap.

Contoh:+603*******+609*******

Ya

5. Untuk memuat naik semula format yang telah diisi, tekan pada Choose File.

6. Paparan untuk memilih fail akan terpapar. Pilih fail dan tekan Open.

7. Tekan Upload untuk memuat naik fail tersebut.

8. Mesej berjaya akan terpapar dan fail tersebut akan terpapar di senarai Bulk Upload List.

9. Untuk melihat senarai pengguna-pengguna yang telah dimuat naik, tekan pada Open Task Items pada nama fail tersebut.

10. Paparan senarai nama pengguna-pengguna akan dipaparkan.

1. Cancel request menunjukkan akaun yang telah dibatalkan ketika melakukan registration.

1. Tekan pada Groups dan pilih Register New.

2. Kemudian, isikan Paparan Nama, Email, Login ID (Auto-Generate) dan isikan Username yang akanmenguruskan Group tersebut di ruang Managed by.

3. Apabila selesai, tekan pada Register Group.


13. PENDAFTARAN GROUPS

1. Tekan pada Groups dan pilih List Groups.

2. Kemudian, tekan Details pada kumpulan yang berkenaan untuk penetapan.

13.1. SENARAI GROUPS

13.1.1. SUMMARY

i. Summary1. Untuk menukar penetapan Groups Details, isikan pada ruang Primary Email Address dan juga e-mel yang akan mengurus

2. Apabila selesai, tekan Update.


Group tersebut di ruang Managed By.

13.1.2. MEMBERS

ii. Members1. Untuk Members, ia akan menyenaraikan senarai pengguna-pengguna yang berada di dalam Group tersebut.2. Untuk menambah pengguna di dalam Group tersebut, masukkan Username atau Email dan tekan pada Add members to Group.3. Untuk menambah pengguna di dalam Group secara pukal (Bulk), Muat turun Sample pada odd members via file dan mohon isikan

template tersebut.4. Mesej berjaya akan terpapar dan pengguna tersebut akan dimasukkan kedalam Group tersebut.5. Untuk memadam pengguna yang berada di dalam Group, tekan Remove pada pengguna tersebut. Mesej berjaya akan terpapar dan

pengguna tersebut telah dipadam dari Group tersebut.

Lajur Keterangan Wajib Diisi

LoginID Senarai penguna yang ingin memohon untuk pemadaman akaun(Request To Delete)

Isikan LoginID dengan mengisi “1GOVUC\” terdahulu.

Contoh : 1GOVUC\pengguna.agensi1GOVUC\pengguna2.agensi

Ya

Reason Keterangan tujuan menyahaktifkan akaun

Contoh:“Tidak lagi bekerja disini”

Ya

KANDUNGAN SAMPLE TEMPLET

1. Untuk Email Addresses & Protocol, UC Admin boleh menambahkan e-mel baru. Ianya bermaksud, pengguna hanya perlu login satu e-mel untuk melihat kedua-dua e-mel yang masuk.

2. Tekan pada Add New Email , pilih Email Type dan isikan e-mel di ruang Email Address.

3. Apabila selesai tekan pada Save Changes dan e-mel tersebut akan terpapar pada ruang Email Addresses & Protocol.

4. Untuk memadam e-mel, tekan Remove dan mesej berjaya akan terpapar.

13.1.3. EMAIL ADDRESS AND PROTOCOL

1. Untuk Mail Flows, masukkan e-mel untuk Grant Permission to. Fungsi ini bermaksud, personal assistant boleh menghantar e-melmenggunakan e-mel anda dan penerima akan dapat melihat bahawa personal assistant anda yang menghantar e-mel.

2. Kemudian tekan Add Email.

3. Mesej berjaya akan terpapar dan e-mel tersebut akan dipaparkan di senarai Send on Behalf.

13.1.4. MAIL FLOWS

1. Accept Message From & Reject Message From membolehkan pengguna menerima penghantar e-mel dari pengguna-pengguna tertentu danmenghalang dari menerima e-mel dari pengguna tertentu yang telah di daftarkan.

1. Fungsi send as akan membenarkan personal assistant untuk menghantar e-mel bagi pihak anda tetapipenerima akan melihat bahawa anda yang menghantar e-mel kepada mereka.

2. Untuk Permissions, masukkan e-mel untuk Grant Permission to.

3. Kemudian tekan Add Email.


13.1.5. PERMISSION

1. Fungsi ini bermaksud, e-mel akaun anda, andalah members kepada group mailing list. 2. Untuk Member of, masukkan e-mel di ruangan yang disediakan.3. Kemudian tekan Add Email.4. Mesej berjaya akan terpapar.

13.1.5. MEMBER OF

1. Contacts ini adalah bertujuan untuk registration third party email. Untuk memudahkan e-mel tersebutdidaftarkan didalan group mail list

2. Tekan pada Contacts dan pilih Register New.

3. Kemudian, isikan Display Name dan Primary Email.

4. Apabila selesai tekan pada Register Contact.

14. PENDAFTARAN CONTACT

1. Tekan pada Contacts dan pilih List Contact.

2. Kemudian, paparan baru akan memaparkan senarai hubungan yang sedia ada. (semua OU dapatmelihat contact yang sama)

14.1. SENARAI CONTACT

1. Tekan pada Bulk Changes dan pilih Account Deletion.

2. Kemudian, paparan baru akan terpapar untuk penukaran secara pukal untuk Pemadaman Akaun(Account Deletion).

15. PENUKARAN SECARA PUKAL

3. Pilih Bahagian (Department) untuk dipadam.

4. Apabila selesai, pilih akaun pengguna dengan menekan pada ruang List Accounts. UC Admin boleh memilih akaun penggunalebih daripada satu nama.

5. Apabila selesai tekan pada Add Record to List. Pengguna-pengguna tersebut akan tersenarai untuk tindakan lanjut di ruang dibawah.

6. Kemudian, pilih tindakan pada ruang Select Command.

7. Pilih juga tujuan untuk tindakan tersebut di ruang Select Reason.

8. Pilih tarikh untuk tindakan tersebut pada ruang Select Date.

9. UC Admin diberi pilihan untuk menghantar mesej pada tindakan tersebut.

10. Apabila selesai, tekan pada Submit.

11. Di bahagian List Account, tekan pada Remove pada pengguna tersebut untuk dipadam.

1. Tekan pada Bulk Changes dan pilih File Deletion Via File.2. Kemudian, paparan baru akan terpapar untuk penukaransecara pukal untuk Pemadaman Akaun (Account Deletion).3. Muat turun Sample Format untuk mengisi akaun

PENUKARAN SECARA PUKAL (FILE)

• 1. Muat turun contoh format pemadaman secarapukal.

• 2. Ubah suai dan isi LoginID dan Reason

• 3. Tekan butang Upload dan pilih File yang telahdiubah suai.

• 4. Tekan butang OK

BULK ACCOUNT DELETE PROGRESS

Untuk laporan, terdapat beberapa pilihan untuk menghasilkan laporan :

A. Laporan Pakej (Package Report)

1. Tekan pada Reportings dan pilih Packages.

2. Paparan Report by Packages akan terpapar.

3. Pilih Bahagian (Department) dan pilih pakej.

4. Apabila selesai, tekan pada Export to CSV dan laporan akandi muat turun.

16. LAPORAN

B. Penghasilan Log Akses Kali terakhir (Generate Last Logon Report)

1. Tekan pada Reportings dan pilih Generate Last Logon Reports.

2. Paparan Last Logon Task List akan terpapar.

3. Pilih Bahagian (Department) dan tekan Generate Report untukpenghasilan laporan untuk keseluruhan bahagian tersebut. Apabilasistem selesai menghasilkan laporan, mesej berjaya akan terpapar danUC Admin akan menerima e-mel untuk memuat turun laporan tersebut.

4. Untuk laporan individu, pilih bahagian dan senarai bahagian tersebut akan terpapar. Tekan pada Download Report danlaporan akan dimuat turun.

C. Value Added Services

1. Tekan pada Reportings dan pilih Value Added Services.

2. Paparan Account with all Value Added Services akan terpapar.

3. Pilih bahagian dan tekan pada Show all.

4. Untuk menghasilkan laporan, tekan pada Export CSV dan laporanakan dimuat turun.

D. Accounts Creation

1. Tekan pada Reportings dan pilih Accounts Creation.

2. Paparan Account Creation akan terpapar.

3. Pilih tarikh yang berkenaan dan bahagian (Department)

4. Apabila selesai, tekan pada Show All. Untuk menghasilkan laporan, tekan pada Export CSV dan laporan akan dimuat turun.

E. Accounts Deletion

1. Tekan pada Reportings dan pilih Accounts Deletion.

2. Paparan Account Deletion akan terpapar.

3. Pilih tarikh dan bahagian (Department) yang berkenaan.

4. Apabila selesai, tekan pada Show All. Untuk menghasilkan laporan, tekan pada Export CSV dan laporan akan dimuatturun.

Untuk konfigurasi Sistem (System Configurations), terdapat beberapa pilihan :

A. Senarai UC Admin (List UC Admin)

1. Tekan pada System Configuration dan pilih List UC Admin(s).

2. Untuk menambah Profil UC Admin, tekan butang “+” seperti gambar rajah dibawah

17. KONFIGURASI SISTEM

3. Pilih Role :Normal Admin : Tidak boleh tambah admin yang lain dan hanya boleh menyurus akaun di dalam OU sendiri sahaja.Reset Password Only: Admin yang dilantik untuk reset password sahajaSuper Admin : Boleh tambah admin yang lain dan boleh melihat OU lain yang dibawah penyeliaan nya sahaja

4. Isikan butiran-butiran di ruang yang disediakan.

5. Apabila selesai, tekan pada Create.

Untuk konfigurasi Sistem (System Configurations), terdapat beberapa pilihan :

B. Senarai UC Admin (List UC Admin)

1. Tekan pada System Configuration dan pilih List UC Admin(s).

2. Untuk menukar Profil UC Admin, tekan Edit pada pengguna tersebut.

3. Paparan Admin Details akan terpapar.

4. Isikan butiran-butiran di ruang yang disediakan.

5. Apabila selesai, tekan pada Update My Profile.

B. Bahagian (Departments)

1. Tekan pada System Configurations dan pilih Departments.

2. Paparan Senarai Bahagian akan terpapar.

3. Untuk menambah Bahagian, isikan nama Bahagian padaruang Add New Department.

4. Apabila selesai, tekan Create New Department.

5. Mesej berjaya akan terpapar dan Bahagian yang baru akan tersenarai di senarai Bahagian.

6. Untuk mengubah nama Bahagian, tekan Edit pada Bahagian tersebut.

7. Isikan nama Bahagian dan tekan Update Department. Mesej berjaya akan terpapar.

8. Untuk memadam Bahagian, tekan pada Remove pada Bahagian tersebut.

7. Mesej berjaya akan terpapar apabila berjaya.

C. Pengumuman (Announcement)

1. Tekan pada System Configurations danpilih Change Logs.

2. Paparan Pengumuman akan terpapar.

Untuk melihat logs Akaun yang aktif, berikut adalah caranya:

1. Tekan pada Audit Trails.

2. Paparan Logs untuk Akaun yang aktif akan terpapar.

18. AUDIT TRAILS

ipms v2 - 1govuc.gov.my · 1. paparan akses 2. lupa katalaluan 3. paparan utama 4. paparan servis...

Documents