panduan pengguna hrmis 2.0 - pengurusan tatatertib

PANDUAN PENGGUNA

SISTEM MAKLUMAT PENGURUSAN

SUMBER MANUSIA

(HUMAN RESOURCE MANGEMENT

INFORMATION SYSTEM)

MODUL PENGURUSAN KOMUNIKASI DAN TATATERTIB PEKERJA

SUBMODUL PENGURUSAN TATATERTIB

JABATAN PERKHIDMATAN AWAM MALAYSIA

PANDUAN PENGGUNA HRMIS 2.0 : TARIKH PENGEMASKINIAN : SUBMODUL PENGURUSAN TATATERTIB 12/10/2015

2

ISI KANDUNGAN

BIL. PERKARA MUKASURAT

1 PENGENALAN MODUL

1.1 PENERANGAN RINGKAS SUBMODUL 3

2 CARA PENGGUNAAN

2.1 KEMASUKAN MAKLUMAT TATATERTIB 4

2.2 PREVIU RINGKASAN EKSEKUTIF 18

2.3 PREVIU LAPORAN OPERASI 19


3

1.0 PENGENALAN MODUL Modul Pengurusan Komunikasi dan Tatatertib Pekerja merupakan salah satu modul dalam sistem HRMIS. Modul ini mengandungi proses-proses yang akan memaksimakan kerjasama di antara pihak pengurusan dan pekerja. Modul ini juga menggalakkan perasaan muhibah dan harmoni di antara pihak pengurusan dan pekerja. Fokus modul ini ialah menyelenggara dan memperbaiki suasana yang hadir di dalam organisasi di mana ia dapat membantu mewujudkan persekitaran kerja yang sihat. Di antara komponen yang membina dalam proses hubungan dengan pekerja ialah komunikasi, kepercayaan, etika, moral, keadilan, perasaan dan pengendalian konflik. Modul ini dibangunkan dengan mengambilkira kaedah ‘best practice’ dalam pengurusan komunikasi dan tatatertib pekerja iaitu dengan adanya Polisi dan Prosedur yang bertulis, jelas dan dipraktikkan di mana maklumat di dalam polisi dan prosedur tersebut disalurkan dan dimaklumkan kepada semua. Satu lagi kaedah ialah mengiktiraf komunikasi dua hala. Modul Pengurusan Komunikasi dan Tatatertib Pekerja terbahagi kepada tiga submodul iaitu:

Submodul Pengurusan Perhubungan Majikan-Pekerja

Submodul Psikologi & Kaunseling

Submodul Pengurusan Tatatertib

1.1 PENERANGAN RINGKAS MENGENAI SUBMODUL PENGURUSAN TATATERTIB

Submodul ini membolehkan Pentadbir Tatatertib Agensi/Pusat:

Memasukkan kes-kes tatatertib Pemilik Kompetensi di agensi masing-masing menerusi data sejarah

Melakukan pemantauan terhadap Pemilik Kompetensi di bawah agensi masing-masing dengan lebih berkesan dan efektif

Menjana beberapa laporan operasi yang telah disediakan


4

2.0 CARA PENGGUNAAN Berikut merupakan langkah-langkah untuk mencapai Submodul Pengurusan Tatatertib.

2.1 KEMASUKAN MAKLUMAT TATATERTIB

Langkah 1: Klik pada Modul Pentadbiran Sistem.

Rajah 1 : Paparan Skrin Laman Utama Sistem Pengurusan Maklumat Sumber Manusia (HRMIS)

Langkah 2: Klik pada Data Sejarah.

Rajah 2 : Pilih Data Sejarah

Langkah 1: Klik pada Modul

Pentadbiran Sistem

Langkah 2: Klik pada Data Sejarah


5

Langkah 3: Klik pada Pengurusan Komunikasi dan Tatatertib Pekerja > Pengurusan Tatatertib > Carian / Tambah Rekod Tatatertib.

Rajah 3 : Paparan Skrin Laman Menu Fungsi Data Sejarah

Langkah 4:

Masukkan salah satu maklumat Pemilik Kompetensi bagi tujuan carian (contohnya, No. KP/Polis/Tentera).

Rajah 4 : Paparan Skrin Carian Pemilik Kompetensi

Langkah 5: Klik hyperlink No. Kad Pengenalan


6

Langkah 5:

Klik ”OK” jika ingin mewujudkan rekod tatatertib baru.

Rajah 5 : Paparan Skrin Mesej Makluman

Langkah 6: Masukkan maklumat di Tab Maklumat Tatatertib.

Rajah 6 : Paparan Skrin Maklumat Tatatertib Pemilik Kompetensi

Langkah 6: Masukkan maklumat di Tab

Maklumat Tatatertib


7

Langkah 7:

Masukkan kriteria carian Skim Perkhidmatan Pemilik Kompetensi semasa perlanggaran tatatertib.

Rajah 7 : Paparan Skrin Carian Skim Perkhidmatan Pemilik Kompetensi

Langkah 8:

Masukkan kriteria carian Unit Organisasi Pemilik Kompetensi semasa perlanggaran tatatertib.

Rajah 8 : Paparan Skrin Carian Unit Organisasi Pemilik Kompetensi

Langkah 8: Klik radio button Unit

Organisasi

Langkah 7: Pilih dropdown Klasifikasi dan

Kumpulan Perkhidmatan


8

Langkah 9:

Klik butang Simpan setelah semua maklumat lengkap diisi.

Rajah 9 : Paparan Skrin Carian Unit Organisasi Pemilik Kompetensi

Langkah 10:

Langkah 11:

Langkah 10: Klik ”Yes” untuk menyimpan maklumat tatatertib dan ”No” untuk membatalkan proses simpan.

Langkah 11: Klik ”OK” apabila maklumat Tatatertib berjaya disimpan di dalam pangkalan data.


9

Langkah 12:

Masukkan maklumat latar belakang kes di Tab Peraturan Yang Dilanggar. Ruangan ini ditarik daripada ringkasan laporan kes dan boleh dikemaskini.

Rajah 10 : Paparan Skrin Peraturan Yang Dilanggar

Langkah 13: Klik ”Ok” untuk menyimpan maklumat Latar Belakang Kes yang telah dikemaskini dan ”No” untuk membatalkan proses simpan.

Rajah 11 : Maklumat latar belakang kes yang dikemaskini

Langkah 12: Kemaskini latar belakang kes.

Langkah 13: Kemaskini rekod.

Langkah 14: Klik ”OK” apabila maklumat Latar Belakang Kes berjaya disimpan di dalam pangkalan data.


10

Langkah 15:

Pada ruangan Peraturan Yang Dilanggar, klik butang ”Tambah” untuk menambah Jenis Kesalahan.

Rajah 12 : Paparan skrin perincian Peraturan Yang Dilanggar

Langkah 16:

Pilih Jenis Kesalahan daripada dropdown list bagi kesalahan Pemilik Kompetensi dan klik butang Simpan untuk menyimpan jenis kesalahan.

Rajah 13 : Paparan skrin Tambah Jenis Kesalahan

Langkah 17:

Langkah 15: Klik butang Tambah.

Langkah 16: Pilih jenis kesalahan.

Langkah 17: Klik ”Yes” untuk menyimpan Jenis Kesalahan yang dipilih dan ”No” untuk membatalkan proses simpan.


11

Langkah 18:

Langkah 19: Klik hyperlink Tambah di tab Peraturan untuk menambah Peraturan/Sub peraturan yang dilanggar.

Rajah 14 : Paparan skrin Tambah Peraturan Yang Dilanggar

Langkah 20: Klik ”OK” apabila Jenis Kesalahan berjaya disimpan di dalam pangkalan data.

Langkah 18: Klik ”OK” apabila Jenis Kesalahan berjaya disimpan di dalam pangkalan data. .

Langkah 19: Klik hyperlink Tambah. .


12

Rajah 15 : Paparan terperinci Peraturan Yang Dilanggar

Langkah 21:

Klik pada tab Kronologi Kes dan klik butang Tambah untuk memasukkan maklumat tindakan setiap peringkat.

Rajah 16 : Paparan skrin Kronologi Kes

Langkah 20: Klik ”OK”. .

Langkah 21: Klik butang Tambah. .


13

Langkah 22: Klik ”OK” apabila Kronologi Kes berjaya disimpan di dalam pangkalan data.

Rajah 17 : Paparan kronologi kes berserta maklumat nama Urusetia

(Nama pegawai yang memasukkan maklumat tatatertib)

Langkah 23: Pada ruangan Keputusan Lembaga, klik pada hyperlink Kemaskini di tab Keputusan Lembaga untuk mengemaskini keputusan lembaga.

Rajah 18 : Paparan Keputusan Lembaga


Tempoh Keseluruhan Tindakan=Secara automatik dengan kiraan hari bekerja

.

Langkah 23: Klik hyperlink Kemaskini. .


14

Langkah 24: Masukkan maklumat keputusan lembaga.

Rajah 19 : Paparan Kemaskini Keputusan Lembaga

Langkah 25: Sekiranya Keputusan Lembaga = Bersalah; Pilihan bagi Jenis Hukuman Kes dan Jenis Hukuman akan dipaparkan. **Jenis Hukuman boleh pilih lebih daripada 1 dengan klik butang Ctrl serentak dengan pilihan Jenis Hukuman.

Rajah 20 : Paparan Kemaskini Keputusan Lembaga


15

Langkah 26: Klik ”Yes” untuk menyimpan Keputusan Lembaga dan ”No” untuk membatalkan proses simpan.

Langkah 27: Klik ”OK” apabila Keputusan Lembaga berjaya disimpan di dalam pangkalan data.

Rajah 21 : Paparan terperinci Keputusan Lembaga dipaparkan


16

Langkah 28: Klik pada tab Rayuan dan klik salah satu hyperlink pada senarai jenis kesalahan. Paparan Kemaskini Rayuan dipaparkan. Masukkan maklumat yang diperlukan. Klik butang Simpan.

Rajah 22 : Paparan skrin Kemaskini Rayuan


17

Langkah 29: Klik pada tab Senarai Dokumen Sokongan dan klik butang Tambah untuk memuatnaik dokumen sokongan.

Rajah 23 : Paparan skrin Senarai Dokumen Sokongan

Langkah 30: Klik ”OK” apabila dokumen sokongan berjaya disimpan di dalam pangkalan data.

Rajah 24 : Paparan skrin Muat Naik Fail

Langkah 31:

Dokumen sokongan akan dipaparkan semula seperti berikut.

Rajah 23 : Paparan skrin Senarai Dokumen Sokongan



18

2.2 PREVIU RINGKASAN EKSEKUTIF Ikuti langkah-langkah berikut untuk previu Ringkasan Eksekutif Tatatertib Pemilik Kompetensi. Langkah 32: Klik hyperlink ”Sini” untuk memaparkan Senarai Fail Tatatertib Pemilik Kompetensi.

Rajah 24 : Paparan skrin Laporan Tatatertib Pemilik Kompetensi

Langkah 33:

Jika klik PREVIU CETAK tanpa memilih No. Fail Tatatertib, mesej gesaan akan dipaparkan seperti di bawah.

Langkah 34:

Klik No. Fail Tatatertib yang dipilih kemudian klik butang Previu Cetak.

Rajah 25 : Paparan skrin Senarai Laporan Tatatertib Pemilik Kompetensi

Langkah 32: Klik ”Sini”. .

Langkah 34: Pilih No. Fail Tatatertib dan klik butang Previu Cetak. .


19

2.3 PREVIU LAPORAN OPERASI Ikuti langkah-langkah berikut untuk previu Laporan Operasi Tatatertib Pemilik Kompetensi. 2.3.1 LAPORAN OPERASI (Bil. Pegawai Yang Dikenakan Tatatertib Mengikut Kumpulan Perkhidmatan)

Rajah 26 : Paparan utama skrin Laporan Operasi

Langkah 37: Klik butang Cari untuk memilih agensi dan masukkan kriteria Prosedur Tatatertib, Nama Kumpulan Agensi, Status Keseluruhan dan Tahun yang terlibat untuk menjana laporan. Langkah 38: Klik butang Previu.

Rajah 27 : Paparan skrin carian Laporan Bilangan Pegawai Dikenakan Tatatertib Mengikut Kump. Perkhidmatan

Langkah 36: Klik pada Bil. Pegawai Yang Dikenakan TT Mengikut Kump. Perkhidmatan.

Langkah 35: Klik pada Laporan Operasi .

Langkah 38: Klik butang Previu untuk paparan laporan.


20

Rajah 28 : Paparan laporan yang dipilih

2.3.2 LAPORAN OPERASI (Bil. Kes Yang Dikenakan Tatatertib Mengikut Jenis Kesalahan)


Langkah 40: Klik pada Bil. Kes TT Mengikut Kump. Perkhidmatan



21


Rajah 30 : Paparan skrin carian Laporan Bilangan Kesalahan Mengikut Jenis Kesalahan




22

2.3.3 LAPORAN OPERASI (Bil. Pegawai Yang Dikenakan Tatatertib Mengikut Jenis Kesalahan)



Rajah 33 : Paparan skrin carian Laporan Bilangan Pegawai Dikenakan Tatatertib Mengikut Jenis Kesalahan &

Kumpulan Perkhidmatan

Langkah 44: Klik pada Bil. Pegawai Yang Dikenakan TT Mengikut Jenis Kesalahan




23


2.3.4 LAPORAN OPERASI (Bil. Kes Tatatertib Mengikut Hukuman)



Langkah 48: Klik pada Bil. Kes TT Mengikut Hukuman



24

Rajah 36 : Paparan skrin carian Laporan Bilangan Kes Tatatertib Mengikut Hukuman




25

2.3.5 LAPORAN OPERASI (Bil. Kes Tatatertib Mengikut Jenis Kesalahan dan Hukuman)



Rajah 39 : Paparan skrin carian Laporan Bilangan Kes Tatatertib Mengikut Jenis Kesalahan Dan Hukuman

Langkah 52: Klik pada Bil. Kes TT Mengikut Jenis Kesalahan Dan Hukuman.




26


2.3.6 LAPORAN OPERASI (Statistik Bil. Pegawai Yang Dikenakan Tatatertib Mengikut Agensi)



Langkah 56: Klik pada Bil. Pegawai Yang Dikena TT Mengikut Agensi.



27

Rajah 42 : Paparan skrin carian Laporan Bilangan Pegawai Yang Dikena Tatatertib Mengikut Agensi




28

2.3.7 LAPORAN OPERASI (Perbandingan Bil. Pegawai Yang Dikenakan Tatatertib Mengikut Kumpulan Perkhidmatan)



Rajah 45 : Paparan skrin carian Perbandingan Bilangan Pegawai Dikenakan Tindakan Tatatertib Mengikut Kumpulan

Perkhidmatan

Langkah 60: Klik pada Perbandingan Bil. Pegawai Dikenakan TT Mengikut Kump. Perkhidmatan .




29


panduan pengguna hrmis 2.0 - pengurusan tatatertib

Documents