panduan pengesahan jawapanaims.mod.gov.my/soalanpdf/user manual_pengesah.pdf · panduan pengesahan...

BAHAGIAN AUDIT DALAM

DAN SIASATAN AM

KEMENTERIAN PERTAHANAN

MALAYSIA

PANDUAN PENGESAHAN JAWAPAN BAGI PERINGKAT PENGESAH PTJ

Administrator

Rectangle


2

MANUAL PENGGUNA UNTUK MENGESAHKAN JAWAPAN SOALAN AUDIT BAGI PERINGKAT PENGESAH DI PTJ

LANGKAH – LANGKAH YANG PERLU DIAMBIL OLEH PERINGKAT PENGESAH DI PTJ SISTEM AIMS

Rajah 1.0 – Double Click Ikon untuk memasuki Sistem menggunakan talian internet.

1.0 MENU UTAMA

1.1. Sila taip URL Sistem AIMS iaitu http://aims.mod.gov.my ke dalam kotak alamat dan tekan ENTER. Seterusnya paparan seperti dibawah akan dipaparkan.

Rajah 1.1 – Menu Utama Sistem AIMS

Double click pada ikon Internet Explorer untuk

memulakan Sistem AIMS

Kotak Alamat: http://aims.mod.gov.my


3

1.2. Masukkan LOGIN dan KATA LALUAN yang diberikan di dalam ruang LOG MASUK di menu utama sistem seperti di Rajah 1.2.

Rajah 1.2 – Masukkan Login dan Kata Laluan

1.3. Klik butang MASUK untuk meneruskan penggunaan Sistem AIMS. Skrin paparan menu dipaparkan seperti Rajah 1.3.

PERHATIAN : Bagi pengguna yang pertama kali menggunakan sistem, sila buat permohonan baru di BAHAGIAN PENTADBIRAN BADSA melalui borang yang disediakan.

1.4. Di Peringkat Pengesah, hanya terdapat empat Menu Utama yang akan digunakan iaitu MUAT TURUN MAKLUMAT, SOALAN, SEMAK JAWAPAN dan PENGESAHAN.

Rajah 1.3 – Menu Utama Di Peringkat Pengesah di Pusat Tanggungjawab ( PTJ )

Klik di sini untuk Login Masuk


4

1.5. Di menu utama juga dipaparkan tempoh untuk Pengesah melaksanakan sesi pengesahan setiap Bahagian Modul soalan yang telah dijawab oleh peringkat penyedia di PTJ melalui sistem sebelum tahap capaian masuk ke dalam sistem disekat. Paparan dapat dilihat pada Rajah 1.4.

Rajah 1.4 – Menu yang terdapat di Peringkat Pengesah dan Tempoh mengesah sebelum sistem disekat.

1.6. Di pilihan Menu Utama ini terdapat beberapa Submenu yang terlibat dengan peringkat pengesah PTJ iaitu :

1.6.1. Menu Muat Turun Maklumat

- Borang Capaian AIMS

- Manual Pengguna

1.6.2. Menu Soalan

- Cetak Soalan

1.6.3. Menu Jawapan

- Semak Jawapan (Bahagian 1 hingga bahagian 6)

1.6.4. Menu Pengesahan

- Borang Pengesahan

Tempoh Yang Masih Ada Untuk Membuat Pengesahan

Pilihan Menu Utama Yang Boleh Dicapai Oleh Pengesah Di PTJ Dan Borang Pengesahan yang perlu disahkan.


5

2.0 SUBMENU MUAT TURUN MAKLUMAT

2.1 Pengesah boleh membuat rujukan penggunaan sistem di submenu ini dengan memuat turun manual pengguna yang disediakan. Di manual ini, pengesah dapat mengetahui langkah-langkah yang perlu dilaksanakan sepanjang tempoh menjawab soalan-soalan.

2.2 Bagi borang capaian pula, mana-mana perubahan keatas penyedia mahupun pengesah di sesebuah PTJ, sila kemukakan borang baru berserta senarai baru bagi pengganti penyedia dan pengesah ke Bahagian Urusetia AIMS BADSA.

3.0 SUBMENU CETAKAN SOALAN

3.1. Tujuan utama skrin ini adalah untuk mencetak setiap soalan mengikut bahagian-bahagian yang telah ditetapkan oleh pihak Audit. Terdapat 6 (enam) bahagian soalan yang perlu dijawab oleh pihak Penyedia di PTJ. Setiap modul soalan adalah dalam bentuk PDF dan modul-modul tersebut adalah seperti di Rajah 1.5 dan Rajah 1.6.

Rajah 1.5 – Menu pilihan cetakan soalan mengikut bahagian.

Klik ikon PDF untuk melihat soalan dalam bentuk PDF


6

3.2. Tajuk bagi modul-modul soalan adalah :

3.2.1. Modul 1: Kawalan Pengurusan

3.2.2. Modul 2: Kawalan Bajet

3.2.3. Modul 3: Kawalan Terimaan

3.2.4. Modul 4: Kawalan Perbelanjaan

3.2.5. Modul 5: Pengurusan Kumpulan Wang Amanah/ Akuan Amanah/ Deposit

3.2.6. Modul 6: Kawalan Pengurusan Aset/ Inventori/ Stor

Rajah 1.6 – Soalan yang dipaparkan dalam bentuk PDF.

Klik ikon pencetak untuk mencetak soalan dan simpan untuk dijadikan sebagai rujukan serta semakan oleh pihak audit


7

4.0 SUBMENU SEMAKAN JAWAPAN

4.1. Objektif utama menu ini adalah untuk melihat semula jawapan yang telah disediakan oleh Peringkat Penyedia adalah benar dan tepat sebelum pengesahan dilakukan oleh Peringkat Pengesah. Pengesah dapat melihat semua jawapan yang telah dimasukkan dan juga jawapan atau bab di dalam modul-modul soalan yang masih belum dijawab atau tertinggal.

4.2. Penyedia dikehendaki klik link bahagian di sebelah kiri paparan dan senarai bab yang belum dijawab serta senarai bab yang terkandung dalam setiap bahagian.

Rajah 1.7 – Menu menjawab soalan

Klik link bahagian untuk melihat jawapan yang telah dibuat oleh penyedia

Senarai bab yang belum

dijawab akan dapat dikesan

Contoh jawapan yang telah

disediakan oleh penyedia


8

5.0 SUBMENU PENGESAHAN

5.1. Langkah-langkah membuat pengesahan adalah seperti berikut:

5.1.1. Pengesahan dikehendaki MEMERIKSA semua terlebih dahulu setiap jawapan yang terdapat di modul soalan seperti di Langkah 1.7 dengan KLIK submenu SEMAK JAWAPAN dan PILIH Bahagian 1 dan seterusnya.

5.1.2. Pengesah boleh melihat senarai bahagian-bahagian mahupun bab soalan yang masih tidak dijawab di peringkat penyedia seperti di Rajah 1.8 dan masih berpeluang untuk mengubah jawapan sebelum pengesahan dilakukan.

5.1.3. Sekiranya semua soalan di setiap bahagian telah dijawab, Pengesah dikehendaki KLIK combo yang disediakan untuk melakukan pengesahan seperti Rajah 1.9.

5.1.4. Setelah selesai menjawab, pengesah perlu mencetak borang pengesahan tersebut untuk disimpan sebagai rujukan sekiranya pihak Audit (BADSA) membuat pemeriksaan secara berkala.

Rajah 1.8 – Paparan senarai bahagian dan bab yang masih belum dijawab oleh peringkat Penyedia.

Bab-bab yang masih belum dijawab oleh pihak penyedia


9

Rajah 1.9 – Paparan untuk pengesahan dilakukan.

PERINGATAN :

Setelah semua jawapan yang disediakan didapati memuaskan, pihak Pengesah perlu membuat pengesahan di ruang yang disediakan. Apabila pihak Pengesah KLIK butang HANTAR, pihak pengesah TIDAK DAPAT melakukan SEBARANG PERUBAHAN ke atas jawapan-jawapan yang telah dibuat. Sekiranya pihak Pengesah TIDAK MEMBUAT PENGESAHAN jawapan-jawapan tersebut atau TIDAK MEMASUKI SISTEM dalam tempoh yang diberikan, sistem akan MENAMATKAN tahap capaian PTJ berkenaan dan PTJ perlulah MENGEMUKAKAN SURAT RAYUAN kepada pihak audit untuk mendapatkan kebenaran mengakses semula sistem atau MENGEMUKAKAN SURAT TUNJUK SEBAB kepada Ketua Setiausaha Kementerian Pertahanan seperti di paparan Rajah 2.0.

Pihak pengesah perlu mengklik combo box yang disediakan


10

Rajah 2.0 – Paparan yang menunjukkan tahap capaian system PTJ telah disekat sekiranya tidak memasuki sistem dalam tempoh yang telah ditetapkan oleh pihak

auditi.

6.0 KELUAR DARI SISTEM

6.1. Setelah selesai membuat pengesahan pada setiap soalan yang berada di dalam sistem, pengesah perlulah klik pada menu KELUAR untuk keluar dari sistem seperti Rajah 2.1 di bawah dan paparan menu utama seperti Rajah 1.1 akan terpapar semula.

Rajah 2.1 – Menu keluar dari sistem

Klik link KELUAR untuk keluar dari

sistem

panduan pengesahan jawapanaims.mod.gov.my/soalanpdf/user manual_pengesah.pdf · panduan pengesahan...

Documents