1

Kepada : Senarai edaran seperti berlampir Daripada : Bendahari Ruj. Kami : UPSI/BEN/B/71/6(01) Tarikh : JULAI 2010 SYAABAN 1431 Garis Panduan Pengesahan Dokumen Permohonan Pinjaman Kewangan Oleh Jabatan Bendahari Saya dengan hormatnya merujuk perkara tersebut di atas. 2. Jabatan Bendahari telah menemui beberapa pengesahan yang dilakukan oleh Ketua-ketua Pusat Tanggungjawab (PTj) ke atas dokumen-dokumen untuk pinjaman kewangan oleh staf UPSI dengan agensi-agensi pinjaman di mana terdapat maklumat ke atas dokumen tersebut (terutamanya penyata gaji) telah diubah oleh staf. 3. Sehubungan itu, saya memohon kerjasama daripada Y. Bhg. Prof. Dato’/ Prof./ Dr./Tuan/Puan agar tidak mengesahkan apa-apa dokumen yang dikemukakan oleh staf yang ingin memohon pinjaman dengan mana-mana agensi pinjaman, sebaliknya menyerahkannya ke Jabatan Bendahari untuk pengesahan supaya maklumat yang dikemukakan oleh staf adalah benar.

4. Bersama-sama ini disertakan garis panduan berhubung prosedur mendapatkan pengesahan bagi dokumen-dokumen yang diperlukan untuk membuat pinjaman daripada mana-mana agensi yang menyediakan kemudahan tersebut yang berkuatkuasa mulai 16 Ogos 2010. Saya memohon kerjasama pihak Y. Bhg. Prof. Dato’/Prof./Dr./Tuan/Puan untuk memaklumkan perkara ini kepada semua staf di PTj masing-masing. 5. Sebarang pertanyaan atau keterangan lanjut berkenaan garis panduan ini, bolehlah berhubung dengan Unit Gaji, Cuti Belajar & Ticketing, Jabatan Bendahari melalui sambungan 6952 (Cik Rohayu), 6651 (Encik Nazrul) atau 6335 (Encik Azraai/Encik Hasnawi). Sekian, terima kasih. (KHADIJAH BINTI HAMDAN)

Jaba tan B endahar i

6 3 2 9 / 6 3 3 3 / 4 5 8 1 2 1 3 4 5 9 6 2 1 1

2

s.k. Naib Canselor Timbalan Naib Canselor (Akademik & Antarabangsa) Timbalan Naib Canselor (Penyelidikan & Inovasi) Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Pelajar & Alumni) Ketua Unit Audit Dalam

3

GARISPANDUANPENGESAHANDOKUMENPERMOHONANPINJAMAN

JabatanBendahariUniversitiPendidikanSultanIdris

4

1.0 PENDAHULUAN

Garis panduan ini bertujuan untuk memaklumkan kepada semua staf Universiti

Pendidikan Sultan Idris (UPSI) mengenai prosedur pengesahan dokumen berkaitan

permohonan pinjaman kewangan daripada mana-mana institusi yang menyediakan

kemudahan tersebut seperti institusi-institusi perbankan/kewangan, Biro Angkasa, atau

pihak UPSI sendiri.

2.0 KAEDAH PELAKSANAAN

Secara ringkasnya, proses pengesahan dokumen untuk permohonan pinjaman kewangan

oleh mana-mana staf UPSI melibatkan beberapa langkah yang perlu dilaksanakan iaitu:

2.1 Menyediakan dokumen-dokumen berkaitan permohonan pinjaman.

2.1.1 Staf yang ingin mendapatkan kemudahan pinjaman hendaklah

memastikan:-

2.1.1.1 Borang permohonan pinjaman diisi dengan lengkap.

2.1.1.2 Mencetak slip gaji bagi tiga bulan yang terakhir daripada myUPSI

Portal.

2.1.1.3 Dokumen-dokumen lain yang berkaitan disediakan mengikut

syarat yang ditetapkan oleh institusi berkenaan (Contoh : Salinan

Kad Pengenalan, Borang EC, Borang EC Terperinci dan salinan

penyata bank).

2.1.1.4 Dokumen berkaitan pengesahan jawatan hendaklah dikemukakan

kepada Bahagian Sumber Manusia.

5

2.2 Mengemukakan dokumen permohonan pinjaman yang telah disediakan dengan

lengkap berserta dokumen-dokumen di para 2.1.1 (kecuali 2.1.1.4) ke Jabatan

Bendahari untuk tujuan pengesahan.

2.2.1 Dokumen yang telah disediakan dengan lengkap hendaklah dikemukakan

kepada Unit Gaji, Cuti Belajar Dan Ticketing, Jabatan Bendahari.

2.2.2 Sekiranya Jabatan Bendahari mendapati terdapat sebarang pemalsuan

dokumen, permohonan pinjaman staf akan ditolak dengan serta merta dan

perkara ini akan dilaporkan ke Unit Perundangan untuk tindakan

selanjutnya.

2.2.3 Jabatan Bendahari juga akan memastikan bahawa permohonan pinjaman

oleh mana-mana staf UPSI tidak melebihi kadar yang ditetapkan oleh

Perintah Am, iaitu semua potongan gaji bulanan staf (termasuk

permohonan pinjaman yang baru dimohon) tidak melebihi 60% daripada

jumlah gaji pokok dan elaun tetap staf, sebagai langkah untuk

mengurangkan kadar keberhutangan yang serius di kalangan staf UPSI.

2.2.4 Sekiranya staf berhasrat untuk mendapatkan kemudahan pinjaman

daripada institusi yang lain setelah permohonan terdahulu ditolak, maka

staf tersebut hendaklah mengembalikan borang permohonan pinjaman

yang terdahulu kepada Jabatan Bendahari bagi mengelakkan berlakunya

sebarang penyelewengan.

2.2.5 Staf juga perlu mengemukakan Redemption Statement sekiranya hendak

melunaskan baki pinjaman terdahulu melalui permohonan pinjaman yang

baru.

2.2.6 Sekiranya Jabatan Bendahari mendapati dokumen yang dikemukakan

adalah tidak lengkap atau tidak mengikut syarat-syarat yang ditetapkan,

jabatan ini akan menghubungi staf yang terlibat untuk dibuat pembetulan.

6

3.0 TEMPOH PENGESAHAN

3.1 Pengesahan dokumen berkenaan permohonan pinjaman yang dibuat oleh mana-

mana staf akan dibuat dalam masa satu hari.

3.2 Staf boleh mendapatkan semula dokumen yang telah disahkan seperti tempoh

berikut :

PENGHANTARAN DOKUMEN UNTUK PENGESAHAN

KE JABATAN BENDAHARI

DOKUMEN DISERAHKAN SEMULA KEPADA STAF SELEPAS PENGESAHAN

Sebelum pukul 1.00 tengah hari

Selepas pukul 4.00 petang hari yang

sama.

Selepas pukul 2.00 petang

Selewat-lewatnya pukul 12.00 tengah

hari, keesokkan harinya.

3.3 Garis panduan ini adalah berkuatkuasa mulai 16 Ogos 2010. Sebarang

pertanyaan atau keterangan lanjut, sila hubungi Unit Gaji, Cuti Belajar Dan

Ticketing, Jabatan Bendahari melalui sambungan 6952 (Cik Rohayu), 6651 (En

Nazrul) atau 6335 (En Azraai atau En Hasnawi).

7

4.0 CARTA ALIR

PROSEDUR PENGESAHAN DOKUMEN BERKAITAN PERMOHONAN

PINJAMAN KEWANGAN DARIPADA INSTITUSI PERBANKAN/KEWANGAN,

BIRO ANGKASA & UNIVERSITI PENDIDIKAN SULTAN IDRIS

Mengemukakan dokumen yang lengkap ke Jabatan Bendahari

Jabatan Bendahari menyemak dokumen

yang diterima daripada staf

Jabatan Bendahari mengesahkan dokumen

pinjaman staf

Dokumen pinjaman diserahkan semula

kepada staf

Ya

Tidak Dikembalikan

kepada staf Lengkap?

8