Panduan Lapor Diri

PANDUAN LAPOR DIRI ANGGOTA-ANGGOTA

DI JABATAN PERKHIDMATAN AWAM

DISEDIAKAN OLEH:

BAHAGIAN SUMBER MANUSIA DAN KHIDMAT PENGURUSAN, JPA

PENDAHULUAN

Buku Panduan ini disediakan untuk menerangkan kepada anggota-anggota yang baru melapor diri di JPA mengenai tindakan yang perlu diambil meliputi penyediaan dokumen-dokumen perkhidmatan dan dokumen-dokumen untuk pembayaran emolumen (gaji dan elaun-elaun), borang-borang yang perlu dilengkapkan, peraturan-peraturan pejabat yang perlu dipatuhi dan kemudahan-kemudahan yang disediakan.

i

SENARAI KANDUNGAN

Kandungan

Muka Surat

Pendahuluan

i

Pengenalan

1

Urusan Semasa Melapor diri

1

Dokumen-dokumen yang Diperlukan

2

Borang-borang

2

Peraturan-peraturan Pejabat

3

Lokasi Bahagian-bahagian

4

Kemudahan-kemudahan

5

Riadah

6

Perhimpunan Bulanan

6

Hari Bersama Pelanggan

6

Lampiran-lampiran

Lampiran A

Borang Keterangan Diri

9

Lampiran B

Borang Pas Keselamatan

15

Lampiran C

Borang Aku Janji

16

Lampiran D

Borang Tapisan Keselamatan

17

Lampiran E

Borang Pengisytiharan Harta

29

Lampiran F

Borang Akta Rahsia Rasmi

34

Lampiran G

Borang Pemilihan Waktu Bekerja

35

Berperingkat

Lampiran H

Borang Maklumat Pinjaman

36

Kenderaan/Komputer

Lampiran I

Senarai Semakan Dokumen bagi

37

Urusan Pembayaran Gaji.

ii

PANDUAN MELAPOR DIRI

DI JABATAN PERKHIDMATAN AWAM1.PENGENALAN

Anggota-anggota yang melapor diri terdiri daripada 2 kategori iaitu:

1.1 Lantikan Baru

a. Tetap

b.Sangkut

c. Kontrak

d.Pekerja Khidmat Singkat (PKS)

e. Sementara

f.Sambilan

g. Skim Sangkutan dan Latihan (SSL)

1.2 Pertukaran

a. Anggota Sedang Berkhidmat

b. Anggota Perkhidmatan Am (Kumpulan)

2.URUSAN SEMASA MELAPOR DIRI

2.1TEMPAT MELAPOR DIRI

Penempatan tuan/puan di JPA adalah diuruskan oleh Bahagian Pengurusan Sumber Manusia dan Khidmat Pengurusan. Bahagian ini terletak di Tingkat 10, Blok C1.

1

Tuan/Puan hendaklah melapor diri kepada pegawai-pegawai berikut:

Gred Pegawai

Pegawai yang BertanggungjawabJUSA

Pengarah Bahagian Sumber Manusia &

Khidmat Pengurusan (PBU)

Gred 1

Timbalan Pengarah Bahagian Sumber Manusia &

Khidmat Pengurusan (TPB(U)S )

Gred 2 dan 3

Ketua Penolong Pengarah (KPP(U)O)

Ketua Penolong Pengarah (KPP(U)S )

Kumpulan

Penolong Pengarah (PP(U)O1)

Sokongan 1 dan II

Penolong Pengarah (PP(U)S2)

2.2DOKUMEN-DOKUMEN YANG DIPERLUKAN

Semasa melapor diri tuan/puan hendaklah menyerahkan dokumen-dokumen berikut.

2.2.1Lantikan Baru

I. Surat Tawaran

II. Surat Setuju Terima

III. Surat Sumpah

IV. Surat Akuan Doktor

V. Salinan Kad Pengenalan

VI. Salinan Buku dan No. Akaun Bank

VII. Salinan Surat KWSP/No. KWSP

VIII. Gambar warna terkini berukuran pasport (2 keping)

2

2.2.2Pertukaran

I. Salinan Surat Pertukaran

II. Salinan Surat Lembaga Kenaikan Pangkat (jika memangku)

III. Salinan Kad Pengenalan

IV. Salinan Buku dan No. Akaun Bank

V. Salinan Surat KWSP/No. KWSP

VI. Sijil Gaji Akhir

VII. Gambar warna terkini berukuran pasport (2 keping)

Bagi anggota-angota yang dalam perkhidmatan, pastikan bahawa pejabat lama tuan/puan menyediakan Sijil Gaji Akhir bagi mempercepatkan urusan pembayaran gaji.

Tuan/Puan adalah diminta bagi menyediakan dan menyerahkan dokumen-dokumen seperti di Lampiran I (yang mana berkenaan) bagi urusan Jabatan ini membuat pembayaran gaji. Dokumen-dokumen ini perlu dibuat di dalam tiga salinan, disahkan dan serahkan kepada pegawai yang bertanggungjawab.

2.3BORANG-BORANG

Semasa melapor diri tuan/puan akan dibekalkan borang-borang berikut untuk dilengkapkan:

I. Borang Keterangan Diri

II. Borang Pas Keselamatan

III. Borang Aku Janji

IV. Borang Tapisan Keselamatan

V. Borang Pengisytiharan Harta

VI. Borang Akta Rahsia Rasmi

VII. Borang Pemilihan Waktu Bekerja Berperingkat

VIII. Borang Maklumat Pinjaman Kenderaan/Komputer

3

Tuan/puan dikehendaki menyerahkan borang-borang di atas yang telah dilengkapkan tidak lewat 3 hari dari tarikh lapor diri.

3.PERATURAN-PERATURAN PEJABAT

3.1Sementara surat penempatan/pertukaran dikeluarkan, tuan/puan hendaklah sentiasa mematuhi perkara-perkara berikut:

i) WAKTU BEKERJA

Di bawah Sistem Waktu Bertugas Berperingkat (WBB), terdapat dua waktu bekerja iaitu:

Waktu Pertama

Pukul 7.30 pagi hingga 4.00 petang (Isnin hingga Jumaat)

Pukul 7.30 pagi hingga 12.20 tengahari (Sabtu)

Waktu Kedua

Pukul 8.15 pagi hingga 4.45 petang (Isnin hingga Jumaat)

Pukul 8.25 pagi hingga 1.15 tengahari (Sabtu)

Tuan/Puan hendaklah mengisi borang pemilihan waktu bekerja berperingkat dan mengetik kad perakam waktu pada tiap-tiap hari bekerja.

4

ii)TEMPATTuan/Puan ditempatkan di bilik yang dikhaskan iaitu Bilik Orkid, Tingkat 10, Blok C1 atau boleh juga berada di Perpustakaan JPA, di Tingkat 8, Blok C1.

Tuan/Puan hendaklah mendapat kebenaran dari pegawai yang bertanggungjawab (seperti di para 2) untuk keluar pejabat atas urusan rasmi atau peribadi.

iii)CUTI

Sekiranya tuan/puan ingin memohon cuti, tuan/puan boleh memohon dari pegawai yang bertanggungjawab dengan mengisi borang permohonan cuti rehat (AM 42 pin. 2/91).

Bagi anggota Perkhidmatan Am (Kumpulan) sekiranya tuan/puan ditempatkan secara pentadbiran di bahagian-bahagian lain di Jabatan Perkhidmatan Awam atau di jabatan-jabatan lain, kuasa meluluskan cuti adalah Ketua Bahagian atau Ketua Jabatan berkenaan. Tuan/puan dikehendaki menghantar salinan kad perakam waktu setiap bulan minggu pertama bulan berikutnya kepada KPP(U)S, Bahagian Sumber Manusia & Khidmat Pengurusan.

iv) KECEMASAN

Untuk tujuan perhubungan, tuan/puan dinasihatkan supaya memaklumkan kepada pegawai yang bertanggungjawab nombor telefon rumah dan waris terdekat untuk tujuan panggilan kecemasan dan sebagainya. Sekiranya pihak keluarga/waris tuan/puan ingin menghubungi tuan/puan, bolehlah menggunakan talian 03-88853181 atau 88853192.

5

v)PAKAIAN

Tuan/Puan hendaklah sentiasa mematuhi peraturan pakaian pejabat dan sentiasa kelihatan kemas.

Tuan/Puan dikehendaki memakai tanda nama dan Pas Keselamatan di sepanjang waktu pejabat.

4. HAL-HAL LAIN

4.1LOKASI BAHAGIAN-BAHAGIAN

Kedudukan Bahagian-bahagian adalah seperti berikut:

Blok C1

Pejabat Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam- Aras 13

Bahagian Penyelidikan dan Perancangan

- Aras 12

HRMIS

- Aras 8

Bahagian Sumber Manusia & Khidmat Pengurusan- Aras 7 - 11

Bahagian Psikologi

- Aras 7

Bahagian Latihan

- Aras 4 - 6

Bahagian Teknologi Maklumat

- Aras 3

Blok C2

Bahagian Saraan

- Aras 9 - 10

Bahagian Pembangunan Organisasi

- Aras 7 8

Bahagian Perkhidmatan

- Aras 6 7

Bahagian Pencen

- Aras 2 5

HRMIS

- Aras 1

6

4.2KEMUDAHAN-KEMUDAHAN

Kaunter Pertanyaan-Aras 2, Blok C1

Surau

- Aras 5, Blok C1

Kafetaria - Aras 2, Blok C1

Gimnasium

- Aras 7, Blok C1

Auditorium

- Aras 4, Blok C1

TASKA

- Aras 1, Blok C2

Kuarters

-Maklumat mengenai kemudahan ini boleh

diperolehi dengan menghubungi Cawangan

Khidmat Pengurusan di talian

03-88853000 sambungan 3222.

4.3PERHIMPUNAN BULANAN

Perhimpunan Bulanan JPA diadakan pada setiap hari Rabu minggu pertama setiap bulan di Auditorium, Aras 4, Blok C1.

4.4 RIADAHHari Bersenam Bersama-sama KPPA adalah pada setiap hari Rabu jam 5.15 petang.

Sessi Regangan Otot diadakan setiap hari jam 11.00 pagi di setiap Bahagian.

7

4.5 HARI BERSAMA PELANGGAN

Hari Bersama Pelanggan peringkat JPA diadakan pada setiap Sabtu minggu ke empat setiap bulan.

4.6 PEGAWAI-PEGAWAI YANG BOLEH DIHUBUNGI

Jika ada sebarang masalah atau pertanyaan sila hubungi pegawai-pegawai berikut:

Encik Dahri bin Ibrahim

e-mail: dahri@gov.my

Tel:88853007

En. Wahab b. Mohd. Yassin

e-mail: wahab_y@jpa.gov.my

Tel:88853064

Cik Hajah Zaidah binti Mohd. Jaman

e-mail: zaidah@jpa.gov.my

Tel:88853037

Puan Rosemi binti Hamdan

e-mail: rosemi@jpa.gov.my

Tel:88853258

Puan Zabidah binti Safar

e-mail: zabidah@jpa.gov.my

Tel:88853185

Puan Lita Alis binti Abdul Malek

e-mail: lita@jpa.gov.my

Tel:888531808