TAKRIF SURAT

Surat ialah kertas atau segala sesuatu

yang bertulis

Surat kiriman ialah kertas yang

mengandung khabar, maklumat, dan

seumpamanya

Ditulis oleh sesuatu pihak untuk

disampaikan kepada pihak lain secara

berkirim

PENTING DALAM SURAT

KIRIMAN

Pengirim

Penerima

Kandungan Surat

PENGERTIAN SURAT RASMI

Surat yang dituliskan dalam urusan rasmi.

Rasmi bermaksud segala urusan yang

berhubung dengan jabatan seperti

permohonan, pemberitahuan, arahan,

makluman, notis, dan lain.

Pejabat termasuk jabatan kerajaan, badan

berkanun, syarikat swasta dan

perniagaan, institusi pendidikan, dan lain.

BENTUK & FORMAT SURAT

RASMI

Surat rasmi disusunkan mengikut

bentuk dan format yang khusus

mengikut ketetapan jabatan, badan,

dan institusi sebagai gaya khusus

jabatan, badan, dan institusi

berkenaan

UNSUR SURAT RASMI

Maklumat pengirim, maklumat penerima,

kandungan surat, dan beberapa unsur

sampingan

MAKLUMAT PENGIRIM

Maklumat yang terkandung pada

kepala surat ialah nama jabatan,

alamat lengkap jabatan/syarikat,

nombor telefon/ teleks/ faks (yang

berkaitan), maklumat surat (rujukan

pengirim/penerima), dan tarikh

KEPALA SURAT

Format kepala surat pelbagai,

direkabentukkan sesuai untuk

mencerminkan keperibadian jabatan

Kepala surat dimuatkan logo atau

lambang jabatan

ALAMAT PENGIRIM

Alamat pengirim biasanya termuat

dalam kepala surat.

Kepala surat direkabentukkan sebegitu

rupa supaya dapat memuatkan semua

maklumat berkaitan

RUJUKAN SURAT

Pada bahagian kepada surat,

dimuatkan beberapa rujukan surat

Biasanya ada dua rujukan rujukan

penerima (jika ada dan untuk surat

jawapan) dan rujukan pengirim

RUJUKAN SURAT

Tujuan memuatkan maklumat ini

adalah bagi memudahkan rujukan,

baik kepada pihak pengirim mahupun

kepada pihak penerima

RUJUKAN SURAT

Rujukan surat biasanya pada bahagian

kanan surat, sama ada sebahagian

daripada kepala surat, mahupun pada

bahagian bawah kepada surat

Biasanya, rujukan penerima (jika ada)

di atas dan rujukan penerima di bawah

RUJUKAN SURAT

Bagi surat yang tidak menggunakan

kertas surat berkepala, rujukan

biasanya dicatatkan pada bahagian

atas surat sebelah kanan

TANDATANGAN & NAMA

PENGIRIM

Biasanya, dalam jabatan kerajaan,

badan berkanun, syarikat swasta,

institusi kewangan, dan seumpamanya,

surat ditandatangani atas nama ketua

eksekutif

TARIKH SURAT

Tarikh surat, sama ada daripada

pejabat mahupun daripada individu,

mestilah dicatatkan pada surat

Biasanya, tarikh dicatatkan di bawah

rujukan surat, pada bahagian kanan

surat

TARIKH SURAT

Ada banyak cara menuliskan tarikh.

Yang lazim digunakan:

21 Mei 2003

28 h.b. Mac 1995

Gaya Dewan:

28 Mac 1995

26 Syawal 1415

MAKLUMAT TAMBAHAN

Surat rasmi biasa juga dituliskan

mengikut keadaan tertentu. Misalnya,

ada surat yang ditandai segera,

hantar tangan, sulit atau rahsia,

dan seumpamanya.

Bagi surat khusus ini, lazimnya

dinyatakan pada bahagian maklumat

pengirim, di bawah kepada surat.

MAKLUMAT PENERIMA

Mengandung nama dan/atau gelar

jawatan penerima surat diikuti alamat

lengkap

Sebagai amalan lazim, surat rasmi

dikirimkan kepada ketua eksekutif

mengikut gelar rasmi institusi

Gelar anugerah penerima hendaklah

diikutsertakan

MAKLUMAT PENERIMA

Jika diketahui pengendali surat, maka

masukkan maklumat tersebut pada

bahagian bawah alamat penerima, iaitu

dengan mencatatkan nama penerima

atau gelar rasmi (gelar jawatan),

melainkan harus melalui saluran tertentu

MAKLUMAT PENERIMA

Jika melalui saluran tertentu, maklumat

tersebut hendaklah dinyatakan dengan

mencatatkan Melalui: diikuti nama dan

alamat lengkap saluran berkaitan yang

boleh lebih daripada satu

MAKLUMAT PENERIMA

Jika lebih daripada satu, maka

hendaklah menyenaraikan penama-

penama yang harus dilalui.

MAKLUMAT PENERIMA

Ada dua cara menyusunkan senarai

laluan ini:

Pertama, mengikut hierarki pangkat

Kedua, mengikut susunan penerima

KANDUNGAN SURAT

Bahagian kandungan surat memuatkan tiga unsur, iaitu tajuk, kandungan surat, dan penutup

SEBELUM KANDUNGAN

Sebelum kandungan sebenar surat

ialah kata sapaan

Biasanya, kata sapaan dicatatkan

langkau dua baris di bawah baris

akhir alamat penerima

Dilangkaukan dua baris pula sebelum

menurunkan tajuk surat

TAJUK SURAT

Surat rasmi seharusnya mempunyai

tajuk surat

Tajuk surat dituliskan mendahului

kandungan surat dan mengikuti rujukan

hormat penerima

Tajuk surat mencerminkan isi

kandungan surat; ringkas dan padat

TAJUK SURAT

Tajuk tidak perlu diakhiri dengan

noktah

Contohnya:

Laporan Tentang Prestasi Klinik 1

Malaysia

Kempen Derma Darah

TAJUK SURAT

Tajuk surat digarisbawahi dan boleh

dalam huruf besar atau huruf kecil

Contohnya:

Permohonan Mengikuti Kursus

Keterampilan Berbahasa Dewan

Bahasa dan Pustaka

Sayembara Penulisan Puisi

Kesihatan

TAJUK SURAT

Contohnya:

PENJELASAN TENTANG

KEKURANGAN BEKALAN SIMEN

DAN BESI

TAJUK SURAT

Dalam perkembangan moden

(menggunakan komputer), tajuk boleh

dicetakkan hitam

Contohnya:

Memohon Cuti Sambilan Selama

Dua Hari Dari 26 Februari 2004

Hingga 27 Februari 2004

KANDUNGAN SURAT

Kandungan surat ialah maklumat,

berita, dan segala sesuatu yang ingin

disampaikan pengirim kepada

penerima

KANDUNGAN SURAT

Kandungan surat dapat disusunkan

dalam beberapa perenggan mengikut

kesesuaian

KANDUNGAN SURAT

Penyampaian surat harus jelas dan

memuatkan hanya maklumat penting

yang berkaitan

KANDUNGAN SURAT

Lazimnya, perenggan-perenggan

kandungan dinombori bagi

memudahkan rujukan

Secara konvensinya, perenggan

pertama dan terakhir tidak dinombori

KANDUNGAN SURAT

Contohnya:

Tuan,

Kursus Keterampilan Berbahasa Pada 26 Februari 2004

Dengan hormatnya saya merujuk perbincangan saya dan tuan pada 26 Februari 2004.

KANDUNGAN SURAT

Penutup:

Sekian, terima kasih.

SUBPERENGGAN

Ada kalanya maklumat yang termuat

dalam perenggan perlu dipecah-

pecahkan ke dalam subperenggan

SUBPERENGGAN

Subperenggan boleh dipecahkan

dengan memberikan nombor pecahan:

Misalnya, 2.1, 2.2 dan seterusnya untuk

perenggan dua, dan 3.1, 3.2, 3.3 dan

seterusnya untuk perenggan tiga.

SUBPERENGGAN

Jika sistem ini tidak mahu diikuti, maka

kita boleh memisahkan perenggan

menggunakan sistem penomboran

yang lain

SUBPERENGGAN

Boleh menggunakan nombor roman

(i, ii, iii dan seterusnya, sama ada

nombor besar atau nombor kecil.

Boleh juga menggunakan abjad a,b,

c, dan seterusnya.

PENUTUP SURAT

Surat rasmi lazimnya ditutupkan

dengan memasukkan maklumat

berkaitan dengan arahan, syarat, dan

seumpamanya.

PENUTUP SURAT

Lazimnya, surat-surat rasmi daripada

jabatan kerajaan, badan berkanun,

institusi, dan lain diakhiri dengan

ungkapan seperti BERKHIDMAT

UNTUK NEGARA, BERSATU

BERTAMBAH MUTU dll.

HUJUNG SURAT

Bahagian ini memuatkan maklumat tentang pengirim, nama, dan gelar jawatan rasmi pengirim

Hujung surat juga memuatkan maklumat tambahan, jika perlu

TANDATANGAN & NAMA

PENGIRIM

Tidak semua surat ditandatangani oleh

ketua eksekutif.

Ada pegawai tertentu yang dibenarkan

menandatangani surat, mengikut

kepentingan, hierarki, dan sebagainya.

TANDATANGAN & NAMA

PENGIRIM

Penama yang mendapat kebenaran menandatangani surat mencatatkan namanya pada bahagian bawah tandatangannya.

Contohnya:

T.T.

(HJ. AMIN BIN ABU)

TANDATANGAN & NAMA

PENGIRIM

Di bawah namanya, diturunkan gelar

jawatan rasminya diikuti dengan

kependekan b.p. (bagi pihak) dan

gelaran ketua eksekutif jabatan

tersebut.

TANDATANGAN & NAMA

PENGIRIM

Contohnya:

T.T.

..

(HJ. AMIN BIN ABU)

b.p. Pengarah Urusan,

Syarikat Gaya Hidup Sihat Sdn.

Bhd.

SUASANA SURAT RASMI

Suasana yang dibawa oleh surat

rasmi adalah formal atau tak

bersahaja

Terbina satu gaya atau laras bahasa

yang tersendiri

SUASANA SURAT RASMI

Ada beberapa gaya dan laras bahasa

bagi mengungkapkan sesuatu secara

khusus untuk menyatakan sesuatu

maksud.

PENGGUNAAN GANTI NAMA

DIRI

Kata ganti diri pertama yang diguna-

kan dalam surat rasmi ialah SAYA

untuk tunggal dan KAMI untuk jamak

PENGGUNAAN GANTI NAMA

DIRI

Jika ditujukan kepada raja pemerintah

seperti D.Y.M.M. Seri Paduka Baginda

Yang di-Pertuan Agong, dan Sultan

digunakan kata ganti diri orang

pertama PATIK

PENGGUNAAN GANTI NAMA

DIRI

Bagi orang yang bergelar RAJA,

tetapi bukan pemerintah negeri,

digunakan ganti nama diri orang

pertama biasa SAYA, KAMI, dan

lain yang sesuai dengan jawatannya

Kata Ganti Diri Kedua

KGD kedua yang sesuai untuk surat

rasmi ialah TUAN dan PUAN menurut

kesesuaian

Tidak dibezakan wanita berkahwin

dengan wanita bujang kedua-

duanya dirujuk dengan ganti nama

diri orang kedua PUAN

Kata Ganti Diri Kedua

Jika penerima surat orang bergelar, maka lebih wajar jika kita menggunakan gelarannya sebagai ganti nama orang kedua.

Ada cara panggilan hormat yang harus dicatatkan, mendahului gelar dan/atau namanya.

Cara Panggilan Hormat

Raja pemerintah Duli Yang Maha

Mulia

Orang Kenamaan Yang Berbahagia

PM/MB/KM Yang Amat Berhormat

Cara Panggilan Hormat

Wakil Rakyat/ Senator/ SKN/

Penasihat Undang-Undang Negeri:

Yang Berhormat (jika raja Yang

Berhormat Mulia)

Yang Dipertua Negeri/Duta Besar

Tuan Yang Terutama

Cara Panggilan Hormat

Ketua Hakim Negara Yang Amat

Arif

Hakim Yang Arif (jika raja Yang

Arif Mulia)

Orang biasa Tuan/Puan

Kata Ganti Diri Orang Ketiga

Dalam surat rasmi, rujukan orang

ketiga ialah BELIAU.

Raja pemerintah baginda bersama

atau tanpa kata TUANKU, SERI

PADUKA, dan seumpamanya.

Ungkapan Khusus

Dalam surat-menyurat terdapat

ungkapan yang bagaikan khusus

bentuknya, hingga dapat membentuk

gaya dan laras bahasa persuratan

rasmi.

Semua ini menjadi penanda dilihat

daripada beberapa kelompok.

Penanda Rujukan

Penanda rujukan diwujudkan oleh

ungkapan yang merujuk kembali

perkara yang sudah berlaku atau

disebut, mungkin secara langsung

mahupun tidak langsung.

Contoh Penanda Rujukan

Merujuk kepada (perkara yang

tersebut di atas)

Berhubung dengan surat tuan

(perenggan 2)

Sehubungan dengan (permohonan

tuan untuk)

Contoh Penanda Rujukan

Berkenaan dengan (maklumat

tersebut)

Menurut (pendapat yang

dikemukakan)

Menurut (aturan yang ditetapkan)

Menggunakan ayat lengkap

Sukacita saya merujuk kepada perkara

yang tersebut di atas.

Perbincangan kita tempoh hari dirujuk.

Perbualan telefon antara saya dan

pihak tuan pada 21 Mei 2003 dengan

hormatnya dirujuk.

Penanda Penyertaan

Ungkapan ini memberikan semacam

tanda bahawa disertakan sesuatu dengan

surat berkaitan.

Contohnya:

Bersama-sama surat ini (disertakan.)

Dengan ini (saya lampirkan.)

Penanda Pemakluman

Pihak kami ingin memaklumkan

bahawa

Dengan hormatnya dimaklumkan

bahawa

Sukacita/dukacita dimaklumkan

bahawa

Penanda Pemakluman

Seperti yang sedia tuan/puan

maklumi bahawa

Sukacita saya memaklumi tuan

bahawa

Sukacita saya memaklumkan

bahawa

Penanda Sebab-Musabab

Penanda sebab-musabab berfungsi

menimbulkan perkaitan peristiwa.

Contohnya:

Berhubung dengan lawatan Yang

Amat Berhormat Perdana Menteri ke

Beijing, jabatan ini mencadangkan

dua orang wakil untuk turut serta

dalam rombongan tersebut.

Penanda Sebab-Musabab

Oleh sebab 15 hari bulan hari Ahad,

maka cuti am digantikan pada hari

Isnin, 16 hari bulan.

Atas kerjasama tuan (Oleh sebab

tuan memberikan kerjasama), kami

mengucapkan terima kasih banyak.

Penanda Perintah

Dalam surat rasmi, ungkapan

perintah dapat dilihat daripada dua

sudut.

Pertama Perintah Hormat: dapat

diungkapkan dengan menggunakan

ungkapan yang membawa maksud

harapan, nasihat, dan permohonan.

Penanda Perintah

Perintah Hormat Harapan

Contohnya:

Saya harap tuan maklum bahawa

Kami mengharapkan bahawa

Perkara itu menjadi harapan kami bahawa

Penanda Perintah

Perintah Hormat Nasihat

Contohnya:

Tuan dinasihatkan supaya

Sukacita saya menasihati tuan

Dalam hal ini, saya ingin menasihati tuan supaya

Penanda Perintah

Perintah Hormat Permohonan

Contohnya:

Tuan diminta mengemukakan

Sukacita kami meminta tuan melaporkan

Sila sampaikan borang tuan

Perintah Kurang Hormat

Menggunakan ungkapan yang ditandai kata arahan

Contohnya:

Saya telah diarahkan supaya memberitahu tuan

Tuan diingatkan bahawa

Puan dikehendaki melapor diri

Penanda Matlamat

Penanda jenis ini menunjukkan

adanya matlamat atau tujuan yang

hendak dicapai. Ungkapan yang

menjalankan tugas ini biasanya

bermula dengan kata untuk.

Penanda Matlamat

Contohnya:

Untuk tujuan

Untuk makluman dan tindakan tuan

Untuk makluman puan

Untuk pertimbangan puan

Penanda Perwakilan

Ungkapan jenis ini diwujudkan untuk menyatakan bahawa surat tersebut dituliskan bagi pihak atau dituliskan sebagai wakil.

Contohnya:

Bagi pihak rakan sejawatan dan diri saya sendiri, saya

Saya bagi pihak Pengarah merakamkan penghargaan

Penanda Pendapat

Umumnya, ungkapan yang menunjukkan pendapat ditandai oleh kata-kata seperti pendapat, fikiran, hemat, pandangan, dan seumpamanya.

Contohnya:

Pada pendapat saya,

Pada fikiran kami,

Kami berpandangan bahawa

Pada hemat kami,

Penanda Sambungan

Ungkapan yang sering digunakan

sebagai penanda sambungan seperti:

Sebagai lanjutan kepada surat tuan

Berikutan daripada percakapan telefon

antara

Lanjutan daripada perbincangan kita

tempoh hari

Penanda Sikap

Penanda sikap positif sikap positif

dapat ditandai dengan ungkapan-

ungkapan penghargaan, pernyataan

kesanggupan, persetujuan, dan

seumpamanya.

Penanda Sikap Positif

Contohnya:

Saya mengucapkan ribuan terima kasih kerana

Kerjasama tuan itu sangat kami hargai.

Sukacita dimaklumkan bahawa tuan

Kami tidak keberatan membantu

Saya bersetuju membenarkan tuan

Penanda Sikap Negatif

Sikap negatif ditandai dengan ungkapan-ungkapan yang berentuk kesal, enggan, dan seumpamanya.

Contohnya:

Dukacita dimaklumkan bahawa tuan

Kejadian itu sangat dikesali

Kami keberatan menerima cadangan tuan

Saya memandang berat kejadian itu

Penanda Jangkaan

Ada kalanya kita membuat andaian terhadap sesuatu. Untuk itu, kita tandai dengan ungkapan yang menunjukkan adanya andaian atau antisipasi.

Contohnya:

Segala kerjasama pihak tuan, kami dahului dengan

Penanda Penamat

Penanda penamat ialah ungkapan

yang menandai bahawa surat akan

berakhir.

Contohnya:

Sekian untuk makluman dan

perhatian tuan.

Kerjasama tuan kami dahului dengan

setinggi-tinggi terima kasih.

BAHASA AKHIR SURAT

Biasanya, akhiran surat memadai dengan ungkapan:

Sekian.

Sekian, terima kasih.

Sekian, kerjasama tuan didahului

dengan ucapan terima kasih.

Sekian, semoga mendapat kerjasama tuan. Terima kasih.

TERIMA KASIH

JUMPA LAGI

Terima kasih atas perhatian

dan kerjasama baik kalian

semua.

BENGKEL

KUMPULAN 1

Tulis sepucuk surat kepada Yang

Amat Berhormat Ketua Menteri untuk

memohon kesudian beliau

merasmikan bangunan tambahan

jabatan anda dengan mematuhi

tatacara dan format surat rasmi yang

betul.

BENGKEL

KUMPULAN 2

Tulis sepucuk surat rasmi kepada

Ketua Jabatan anda untuk

memaklumkan perkembangan projek

yang sedang anda laksanakan

dengan mematuhi tatacara dan

format surat kiriman rasmi yang betul.

BENGKEL

KUMPULAN 3

Tulis sepucuk surat kepada Yang Dipertua Majlis Kerajaan Tempatan memohon kerjasama beliau untuk membekalkan tong sampah yang sesuai di kawasan kediaman anda dengan mematuhi tatacara dan format surat kiriman rasmi yang betul.

BENGKEL

KUMPULAN 4

Tulis sepucuk surat kepada Menteri Pembangunan Luar Bandar dan Urbanisasi memohon peruntukan untuk membina jambatan baharu di kampung anda untuk menggantikan jambatan lama yang sudah usang mengikut tatacara dan format surat kiriman rasmi yang betul.

BENGKEL

KUMPULAN 5

Tulis sepucuk surat kepada seorang pegawai yang bertanggungjawab di sebuah jabatan kerajaan melalui ketua jabatan beliau untuk mendapatkan khidmat kepakaran beliau dengan mematuhi tatacara dan format surat rasmi yang betul.

BENGKEL

KUMPULAN 6

Tulis sepucuk surat kepada seorang Hakim Mahkamah memohon khidmat beliau untuk menyampaikan ceramah tentang aspek perundangan dalam pengurusan harta tanah dengan mematuhi tatacara dan format surat rasmi yang betul.