o 8 q o 8 6u q)u o
TRANSCRIPT
GARIS PANDUANPELAKSANAAN
AKTIVITI PELAJAREDISI 1/2020
Copyright @ Politeknik METrO Betong Sarawak (PMBS)
eISBN 978-967-15200-7-9
Semua hakcipta terpilihara.
Sebarang bahagian dalam buku ini tidak boleh diterbitkan semula,
disimpan dalam cara yang boleh dipergunakan lagi ataupun
dipindahkan dalam sebarang bentuk atau sebarang cara,
baik dengan cara elektronik, mekanik, pergambaran semula, perakaman
dan sebagainya tanpa izin terlebih dahulu daripada pemilik
Hakcipta buku ini.
Diterbitkan oleh:
Politeknik METrO Betong Sarawak
1-12, Fasa 2, Bandar Baru Betong,
Jalan Baru Betong,
95700, Betong Sarawak.
PRAKATA
Garis Panduan Pelaksanaan Aktiviti Pelajar Politeknik METrO Betong Sarawak ini adalah panduan dan
rujukan lengkap kepada persatuan, kelab dan penasihat persatuan tentang polisi dan prosedur dalam
merancang dan menjalankan aktiviti dan program.
Politeknik METrO Betong Sarawak merakamkan setinggi-tinggi penghargaan kepada semua pihak yang
terlibat secara langsung dan tidak langsung dalam penyediaan Garis Panduan Pelaksanaan Aktiviti Pelajar
Politeknik METrO Betong Sarawak ini. Kami berharap garis panduan ini dapat dijadikan sebagai satu
panduan lengkap untuk persatuan, kelab dan penasihat persatuan tentang polisi dan prosedur dalam
merancang dan menjalankan aktiviti dan program.
i
JAWATANKUASA PENULISAN GARIS PANDUAN PELAKSANAAN AKTIVITI PELAJAR
Edisi 1/2020
Penaung
Suhaili bin Aleh
Penasihat
Yap Tek Chuan
Saptuah@Saptuyah binti Marjiri
Siti Syuhaila binti Zahari
Disediakan oleh
Halimatus Saadiah binti Kariya
Imelda anak Richard Fuchau
Farah Nadia binti Mohd Hasnu
ii
ISTILAH
BPPEL Bahagian Pembangunan Pelajar
JP Jabatan Perdagangan
JPA Jabatan Pengajian Am
JPH Jabatan Pelancongan dan Hospitaliti
JPPKK Jabatan Pendidikan Politeknik dan Kolej Komuniti
KJ Ketua Jabatan
KKA Kertas Kerja Aktiviti
KP Ketua Program
KU Ketua Unit
MPP Majlis Perwakilan Pelajar
MTS Minggu Transformasi Siswa
MSP Majlis Sukan Politeknik
PHEP Pegawai Hal Ehwal Pelajar
PMBS Politeknik METrO Betong Sarawak
TAP Tabung Aktiviti Pelajar
TP Timbalan Pengarah
iii
ISI KANDUNGAN MUKA SURAT
PRAKATA i
JAWATANKUASA PENULISAN GARIS PANDUAN PELAKSANAAN ii
ISTILAH iii
PENGENALAN 1
OBJEKTIF 1
TERMA RUJUKAN 2
KELULUSAN AKTIVITI DAN PERUNTUKAN 3
TATACARA PERMOHONAN KELULUSAN AKTIVITI DAN PERUNTUKAN 4 – 6
CARTA ALIR PERMOHONAN PERUNTUKAN AKTIVITI 7
KADAR PEMBIAYAAN DAN KAEDAH PEMBAYARAN AKTIVITI PELAJAR 8 – 10
PEMBERIAN BANTUAN DAN SUMBANGAN KEWANGAN 11 – 13
CARTA ALIR PERMOHONAN PEMBERIAN BANTUAN ATAU 14
SUMBANGAN KEWANGAN
PEMBERIAN PINJAMAN 15 – 18
CARTA ALIR PERMOHONAN PEMBERIAN PINJAMAN 19
FORMAT KERTAS KERJA AKTIVITI 20 – 28
FORMAT LAPORAN AKTIVITI 29 – 34
BORANG REFLEKSI 35
BORANG PERMOHONAN KELULUSAN TAP 36
BORANG TUNTUTAN KEBAJIKAN 37
LAMPIRAN
RUJUKAN
1.0 PENGENALAN
Garis panduan ini dikeluarkan setelah mengadakan beberapa Mesyuarat Tabung Aktiviti Pelajar Salinan
ketua jabatan dan ketua unit yang mempunyai agihan peruntukan dalam Tabung Aktiviti Pelajar (TAP) dan
kelulusan daripada Ahli Jawatankuasa Politeknik METrO Betong Sarawak berkaitan dasar pengurusan
kewangan untuk TAP. Garis panduan ini merupakan panduan kepada semua jabatan dan unit yang
melaksanakan aktiviti berbentuk akademik, ko-kurikulum dan ekstra kurikulum pelajar dan menggunakan
peruntukan di bawah TAP, Politeknik METrO Betong Sarawak.
2.0 OBJEKTIF
2.1 Mewujudkan satu garis panduan yang komprehensif agar dapat dijadikan panduan oleh pegawai,
penganjur dan pelajar dalam melaksanakan aktiviti.
2.2 Menerangkan peraturan serta tatacara kewangan yang perlu dipatuhi apabila melaksanakan
program aktiviti pelajar.
2.3 Membuat perancangan bagi program aktiviti pelajar setiap semester berdasarkan prosedur yang
telah ditetapkan.
1
3.0 TERMA RUJUKAN
3.1 Aktiviti Pelajar merujuk kepada aktiviti yang diluluskan untuk dilaksanakan oleh kelab serta
persatuan yang berdaftar di PMBS. Aktiviti pelajar merangkumi aktiviti di dalam dan di luar
kampus yang telah dibenarkan oleh Pengarah untuk disertai.
3.2 Aktiviti Akademik merujuk kepada aktiviti yang mempunyai kaitan secara langsung dengan
pelaksanaan kurikulum pengajian yang melibatkan pelajar.
3.3 Aktiviti Bukan Akademik merujuk kepada aktiviti selain daripada Aktiviti Akademik yang
merangkumi pembangunan diri dan sahsiah, sukan, kesenian dan kebudayaan, kreativiti, kelab
dan persatuan pelajar.
3.4 Penganjur Aktiviti Pelajar merujuk kepada pihak-pihak yang terlibat secara langsung
menganjurkan aktiviti pelajar dan merupakan pihak pertubuhan yang berdaftar secara rasmi di
PMBS. Penganjuran mana-mana aktiviti adalah tertakluk kepada panduan dan peraturan am yang
telah ditetapkan.
3.5 Tabung Aktiviti Pelajar (TAP) merujuk kepada tabung pengumpulan kutipan bayaran
pendaftaran dan bayaran pelbagai oleh pelajar bagi tujuan-tujuan yang telah diluluskan
kutipannya oleh Bahagian Pembangunan Pelajar (BPPEL), Jabatan Pendidikan Politeknik dan
Kolej Komuniti (JPPKK).
3.6 Kertas Kerja Aktiviti (KKA) merujuk kepada kertas kerja yang disediakan untuk memohon
kelulusan pelaksanaan aktiviti dan penggunaan peruntukan daripada Tabung Aktiviti Pelajar dan
peruntukan lain.
3.7 Laporan Aktiviti perlulah dilengkap selepas aktiviti dilaksanakan dan dihantar kepada Ketua
Jabatan.
2
4.0 KELULUSAN AKTIVITI DAN PERUNTUKAN
Satu salinan yang telah diluluskan hendaklah disertakan kepada Bendahari TAP.
Jadual 1: Jadual Kelulusan
KELULUSAN AKTIVITI DAN PERUNTUKAN <RM3,000.00
Peringkat
Program
Disediakan Disemak Disokong Pegawai
Pelulus
Tempoh
Kelulusan
Politeknik Pegawai Ketua Unit /Ketua
Jabatan
Timbalan
Pengarah
Pejabat
Pengarah / TP
Minimum
kelulusan 2
minggu –
Program
terancang
Segera
(program ad-
hoc)
Jabatan Akademik /
Unit Sukan Ko-
Kurikulum &
Kebudayaan
(USKK / Psikologi)
Pegawai Penyelaras
Penasihat / Ketua
Program / Ketua
Kursus
Ketua Jabatan
Akademik /
Ketua Unit
MPP / YES / Kelab
/ Persatuan & Lain-
lain
Pegawai Penyelaras
Penasihat / Kelab
/ Persatuan
Pegawai HEP
Semua penganjur aktiviti pelajar perlu menyediakan KKA (sila rujuk Lampiran 2) sebelum melaksanakan
aktiviti pelajar. Semua KKA yang telah disempurnakan perlu dihantar untuk sokongan dan kelulusan
pihak-pihak yang terdapat dalam Jadual 1.
3
5.0 TATACARA PERMOHONAN KELULUSAN AKTIVITI DAN PERUNTUKAN
5.1 Penganjur aktiviti pelajar hendaklah menyediakan perancangan aktiviti untuk semakan dan
sokongan pihak Jabatan Hal Ehwal Pelajar pada awal setiap semester dua (2) minggu selepas
pendaftaran rasmi pelajar. Rujuk Jadual 1 dan Format 1 (Format KKA).
5.2 Penganjur hendaklah merancang aktiviti yang sesuai dengan objektif dan tujuan penubuhan yang
menyokong pencapaian misi dan visi PMBS, JPPKK dan KPT.
5.3 Penganjur yang ingin melaksanakan aktiviti / program perlu berbincang dengan ketua masing-
masing (Ketua Jabatan / Unit) berkaitan perancangan dan pelaksanaan aktiviti dengan
menyediakan kertas kerja dan dokumen-dokumen yang berkaitan.
5.4 KKA yang telah siap perlu dikemukakan kepada pihak-pihak yang dinyatakan dalam Jadual 1
mengikut tempoh yang ditetapkan.
4
5.5 Tempoh minimum untuk mengemukakan KKA kepada Pegawai Pelulus adalah seperti berikut:
5.5.1 Bagi program yang terancang peringkat kampus, kertas kerja hendaklah dihantar
tidak lewat daripada empat belas (14) hari sebelum tarikh pelaksanaan program.
5.5.2 Bagi program yang terancang peringkat daerah/negeri/kebangsaan, kertas kerja
hendaklah dihantar tidak lewat daripada tiga puluh (30) hari iaitu satu (1) bulan
sebelum tarikh pelaksanaan program.
5.5.3 Bagi program yang terancang peringkat antarabangsa kertas kerja hendaklah dihantar
tidak lewat daripada enam puluh (60) hari iaitu dua (2) bulan sebelum tarikh
pelaksanaan program.
5.5.4 Bagi program yang diarahkan pada bila-bila masa, tempoh minimum permohonan
kepada pegawai pelulus adalah sekurang-kurangnya 3 hari sebelum program
dilaksanakan.
5
5.6 Pegawai Pelulus berhak untuk menolak / tidak meluluskan Kertas Kerja Aktiviti (KKA) jika
permohonan dihantar selepas tempoh yang ditetapkan atau tidak lengkap atau tidak mematuhi
peraturan yang ditetapkan.
5.7 Sebarang pindaan tarikh dan tempat serta pembatalan aktiviti hendaklah dimaklumkan
secara bertulis kepada Pegawai Pelulus sebelum tarikh pelaksanaan asal. Pemakluman
hendaklah menyatakan sebab-sebab pindaan tersebut perlu dilakukan.
5.8 Semua wang peruntukan yang telah dibayar untuk program yang dibatalkan perlu
dikembalikan kesemuanya kepada Bendahari.
5.9 Penganjur aktiviti perlu menyediakan satu laporan aktiviti yang telah dilaksanakan dengan
menggunakan format seperti Format 2 (Format Laporan) dalam tempoh 2 minggu setelah
aktiviti dilaksanakan.
5.10 Penganjur aktiviti perlu mengedarkan Borang Soal Selidik Keberkesanan (Borang 1) selepas
aktiviti dilaksanakan dan dimuatkan dalam laporan aktiviti.
6
CARTA ALIR PERMOHONAN PERUNTUKAN AKTIVITI
7
Penyediaan Kertas Kerja
Aktiviti (KKA)
TIDAK
YA
MULA
Rujuk
Jadual 1
Disokong dan Disahkan
oleh KP/KJ/TP
Kelulusan
Pengarah
Mohon pengeluaran peruntukan dengan
menggunakan Borang (Lampiran) dengan
kelulusan Pengarah
Pelaksanaan Aktiviti
Pelajar
Menghantar Laporan
Aktiviti Pelajar kepada
Ketua Jabatan
TAMAT
6.0 KADAR PEMBIAYAAN & KAEDAH PEMBAYARAN AKTIVITI PELAJAR
6.1 Semua pelaksanaan aktiviti hendaklah mematuhi prosedur dan tatacara pengurusan kewangan
yang berkuatkuasa di PMBS.
6.2 Penganjur Aktiviti Pelajar perlu berhemah dalam membelanjakan peruntukan yang diluluskan.
6.3 Semua butiran perbelanjaan hendaklah dinyatakan dengan jelas dan rasional selain menyatakan
sumber peruntukan yang dipohon. Setiap permohonan perlu disertakan dengan sebut harga atau
quotation dari pihak yang menyediakan bekalan dan perkhidmatan.
6.4 Penganjur Aktiviti hendaklah menyerahkan invois kepada Bendahari TAP untuk tujuan
pembayaran kepada pihak yang menyediakan bekalan dan perkhidmatan ini juga akan
memudahkan penyelarasan dan kawalan penggunaan wang TAP, kadar maksimum perbelanjaan
adalah seperti di Jadual 2 dan Jadual 3 dibawah.
6.5 Pembayaran hendaklah dibayar kepada syarikat yang menyediakan bekalan dan perkhidmatan.
Segala urusan pembayaan tidak boleh dibuat atas nama pensyarah/penasihat/penyelaras
program atau pihak penganjur.
8
Jadual 2: Kadar Elaun Makanan Dan Penginapan
PERKARA KADAR
(Per Individu)
Bayaran Makanan Pelajar
Aktiviti Dalam Kampus
Sarapan / Minum
Pagi
RM2.00
RM15.00 sehari
Makan Tengahari RM5.00
Makan Malam RM5.00
Bayaran Makanan Pelajar
Aktiviti Luar Kampus / Luar
Bahagian Betong
Minum Pagi RM3.00 RM20.00 sehari
Makan Tengahari RM6.00
Makan Malam RM6.00
Elaun Harian Pelajar kursus
untuk mewakili PMBS yang
mengikuti aktiviti / lawatan ke
luar
RM20.00 seorang (elaun makanan / elaun harian)
Kadar Penginapan Pelajar 1 Hari RM70.00 seorang (Maksimum)
Kadar Tambang Kapal
Terbang
Tertakluk kepada tambang terendah syarikat penerbangan
MAS/AirAsia/Malindo tanpa makanan dan Hot Seat dan
insuran
** Jumlah peruntukan yang dipohon boleh lebih rendah dari kadar yang ditetapkan
*** Pensyarah / Pegawai tidak boleh menuntut di bawah TAP
9
Jadual 3: Kadar Maksimum Hadiah Dan Saguhati Pelajar
PERKARA KADAR
KADAR
HADIAH
PELAJAR
Tidak
digalakkan
memberi
hadiah
dalam
bentuk
wang tunai
kepada
pelajar
Individu
Pertama RM50.00
Kedua RM30.00
Ketiga RM25.00
Saguhati RM10.00
Berkumpulan
(2-4) orang
Berkumpulan
(5-10) orang
Berkumpulan
(>10) orang
Pertama RM80.00 Pertama RM120.00 Pertama RM150.00
Kedua RM60.00 Kedua RM90.00 Kedua RM120.00
Ketiga RM40.00 Ketiga RM70.00 Ketiga RM100.00
Saguhati RM30.00 Saguhati RM50.00 Saguhati RM70.00
Saguhati Penceramah Luar
RM100.00
6.6 Bayaran Penceramah / Fasilitator
6.6.1 Bayaran kepada penceramah/fasilitator adalah berdasarkan kadar yang telah
ditetapkan dalam garis panduan atau lebih rendah bergantung kepada kedudukan
kewangan semasa.
6.6.2 Semua tuntutan bayaran penceramah/fasilitator hendaklah dibuat dengan mengisi
borang yang disediakan.
10
7.0 PEMBERIAN BANTUAN ATAU SUMBANGAN KEWANGAN
7.1 Pengurusan kebajikan pelajar dilaksanakan dengan menggunapakai tabung kebajikan pelajar
yang telah diwujudkan untuk pelajar yang memerlukan bantuan kewangan dari TAP. Tabung
ini menyediakan kemudahan bantuan kepada pelajar yang menghadapi masalah kewangan
yang serius seperti belum menerima pembiayaan daripada pihak PTPTN / biasiswa atau
hilang sumber kewangan. Namun begitu, keutamaan diberi kepada pelajar yang menghadapi
kesempitan wang yang tidak dijangka untuk membayar yuran pengajian, yuran asrama dan
sara hidup yang asas.
7.2 Sebagai panduan menyampaikan bantuan kewangan, kategori berikut disenaraikan sebagai
rujukan untuk pertimbangan. Walau bagaimanapun, senarai rujukan ini tidak terhad kepada
senarai ini sahaja.
7.2.1 Pelajar yang ditimpa musibah seperti kemalangan atau kematian pelajar. Bantuan
akan diberi dalam bentuk mengurus jenazah bagi kematian pelajar.
7.2.2 Pelajar yang ditimpa musibah seperti banjir, tanah runtuh, kebakaran dan
seumpamanya Rujuk kepada syarat permohonan perkara 7.4.
7.2.3 Pelajar yang menjadi mangsa kecurian, samun, rompakan. Kes perlu dibuktikan
dengan salinan laporan polis atau sokongan daripada Pegawai Disiplin.
7.2.4 Pelajar yang dimasukkan ke hospital akibat kemalangan / sakit / pembedahan yang
menyebabkan pelajar tersebut ditahan di wad untuk suatu tempoh tertentu.
11
7.3 Pelajar yang memerlukan bantuan perlu membuat pemohonan dengan mengisi Borang 3
yang disediakan.
7.4 Syarat-syarat permohonan adalah seperti berikut:
7.4.1 Pelajar berstatus Aktif / Aktif Latihan industri
7.4.2 Pelajar memperakukan bahawa segala maklumat yang diberikan adalah benar. Pihak
Pengurusan PMBS berhak mengenakan tindakan tatatertib jika didapati maklumat
yang diberikan adalah palsu.
7.4.3 Mengemukakan dokumen-dokumen berikut sebagai sokongan kepada permohonan:
a) Borang Permohonan yang lengkap diisi; dan
b) Laporan Jabatan Kebajikan Masyarakat (bagi kes bencana alam); atau
c) Laporan Doktor - bagi kes sakit kronik yang memerlukan rawatan; atau
d) Salinan Sijil Kematian lbu / Bapa / Suami / Isteri / Anak - diserahkan kepada
Penasihat Akademik selepas kembali semula ke PMBS; atau
e) Salinan Sijil Kematian Pelajar / Salinan Laporan Polis / Salinan Laporan Hospital
bagi kes kematian pelajar.
12
7.5 Kadar Pemberian adalah seperti di Jadual 4.
Jadual 4: Kadar Maksimum Sumbangan Kewangan
JENIS PEMBERIAN AMAUN
MAKSIMUM CATATAN
Khairat Kematian Pelajar RM500.00 Diberikan kepada keluarga simati.
Pengurusan Jenazah
Pelajar RM1,500.00
*Pemberian adalah untuk membantu
sebahagian kos pengurusan jenazah.
*Bergantung juga kepada jumlah sebenar
kos pengurusan jenazah.
Kematian Ibu / Bapa /
Suami / Isteri / Anak
kepada pelajar
(bantuan tambang
perjalanan pelajar)
RM100.00 Amaun sebenar mengikut budi bicara
Pegawai Pelulus.
Bencana Alam RM300.00 Diberi sekali sepanjang tempoh pengajian.
Sakit kronik yang
disahkan oleh pihak
hospital / Pembedahan
RM100.00
*Bantuan untuk tujuan mendapatkan
rawatan di hospital.
*Bantuan diberi sekali sepanjang tempoh
pengajian.
7.6 Kelulusan peruntukan berdasarkan kadar yang telah ditetapkan dalam Jadual 5 dan diperolehi
daripada Pejabat Pengarah.
13
CARTA ALIR
PERMOHONAN PEMBERIAN BANTUAN ATAU SUMBANGAN KEWANGAN
14
Permohonan daripada
pelajar ke UHEP
TIDAK
MULA
Mengisi
Borang 3
Mengemukakan dokumen
sokongan
Kelulusan
Pengarah
Bantuan
dilaksanakan
TAMAT
Disokong dan Disahkan
oleh UHEP/KP/KJ
YA
8.0 PEMBERIAN PINJAMAN
8.1 Kemudahan pemberian pinjaman ini disediakan bagi meringankan beban awal para pelajar
yang menghadapi masalah kewangan yang serius. Kemudahan ini adalah untuk membantu
para pelajar menjelaskan yuran pengajian / yuran kamsis / bayaran pendaftaran / sara hidup
asas.
8.2 Kemudahan ini disediakan untuk:
8.2.1 Pelajar dari keluarga yang miskin / yatim piatu.
8.2.2 Pelajar yang tidak mempunyai pinjaman atau bantuan kewangan dari organisasi luar
(pelajar perlu membuktikan yang mereka pernah membuat permohonan pinjaman
biasiswa atau PTPTN).
8.2.3 Pendapatan Keluarga pelajar RM3,000.00 sebulan dan ke bawah (Ibu / Bapa tunggal).
15
8.3 Syarat-syarat permohonan Pemberian Pinjaman adalah seperti berikut:
8.3.1 Pelajar berstatus Aktif
8.3.2 Mempunyai status akademik yang BAIK
8.3.3 Mempunyai masalah kewangan yang serius / kecemasan
8.3.4 Tidak pernah disabitkan dengan kesalahan tatatertib.
8.3.5 Menyediakan cadangan jadual bayaran balik pinjaman.
8.3.6 Memperakukan bahawa segala maklumat yang diberikan adalah benar. Pihak
Pengurusan PMBS berhak mengenakan tindakan tatatertib jika didapati maklumat
yang diberikan adalah palsu.
16
8.3.7 Mengemukakan dokumen-dokumen berikut sebagai sokongan kepada permohonan:
a) Borang permohonan -Borang 3 (yang disediakan di pejabat HEP); dan
b) Salinan penyata gaji Ibu/Bapa/Penjaga terkini; atau
c) Sekiranya tiada penyata gaji, surat pengesahan tiada penyata gaji / tidak bekerja
hendaklah disahkan oleh Wakil Rakyat / Pegawai Kerajaan Kumpulan
Pengurusan & Professional / Pengamal Undang-undang / Pesuruhjaya Sumpah /
Pengetua Sekolah Kerajaan / Guru Besar Sekolah Kerajaan / Ketua Kampung /
Penghulu / Penggawa / Tuai Rumah / Ketua Kaum atau Mukim yang dilantik;
dan
d) Salinan Kad Pengenalan; dan
e) Salinan Kad Pelajar; dan
f) Salinan Keputusan Peperiksaan terkini yang disahkan.
17
8.4 Jumlah maksimum pinjaman yang boleh dipohon oleh pelajar adalah RM250.00 setiap
semester dan tertakluk kepada kedudukan kewangan tabung semasa permohonan diproses.
8.5 Permohonan pinjaman tidak akan diluluskan sekiranya pelajar masih mempunyai hutang
tertunggak dengan tabung ini.
8.6 Wang pinjaman perlu dibayar balik kesemuanya sebelum tamat sesi pengajian semasa.
8.7 Pihak Pengurusan PMBS berhak menahan Tranksrip / Diploma pelajar sekiranya pelajar
masih gagal menjelaskan wang pinjaman sebelum tamat pengajian.
8.8 Borang permohonan yang telah lengkap diisi beserta semua dokumen sokongan yang
diperlukan hendaklah dihantar kepada pegawai-pegawai dalam Jadual 5 untuk diproses:
Jadual 5: Pegawai Penyokong Dan Pelulus Permohonan Pinjaman
Amaun
Pemberian /
Peruntukkan
Dicadang Oleh
Disokong Oleh
Dilulus Oleh
RM300 hingga
RM2,500
Penasihat
Akademik
(PA)
KJ / PHEP
Pengarah / TP
18
CARTA ALIR
PERMOHONAN PEMBERIAN PINJAMAN
19
Permohonan daripada
pelajar ke UHEP
TIDAK
MULA
Mengisi
Borang 3
Mengemukakan dokumen
sokongan
Kelulusan
Pengarah
Pinjaman
dilaksanakan
TAMAT
Disokong dan Disahkan
oleh UHEP/KP/KJ
YA
FORMAT 1
9.0 FORMAT KERTAS KERJA
MUKA HADAPAN (KULIT KERTAS KERJA)
i) Logo PMBS di bahagian tengah
ii) Latar belakang perlu berwarna putih
iii) Kulit luar perlu mempunyai butiran seperti berikut:
a) Nama Aktiviti
b) Cadangan Tarikh
c) Anjuran
d) Kelolaan
e) Kerjasama
f) Disediakan oleh
1. NAMA AKTIVITI
i) Tajuk berkenaan program yang dijalankan
ii) Jelas dan tepat
2. LATARBELAKANG / PENGENALAN
i) Terangkan secara ringkas latar belakang aktiviti
ii) Tujuan aktiviti diadakan
iii) Penglibatan/Kerjasama Persatuan/Agensi/Organisasi dan lain-lain
iv) Impak pelaksanaan program
3. OBJEKTIF AKTIVITI
Sekurang-kurangnya tiga (3) objektif yang ingin dicapai dari pelaksanaan aktiviti ini
4. CADANGAN TARIKH & LOKASI AKTIVITI
i) Tarikh
ii) Lokasi
5. PENYERTAAN / PESERTA / KUMPULAN SASARAN
i) Pelajar
ii) Komuniti
20
6. AKTIVITI (JADUAL) AKTIVITI DAN PENGISIAN
i) Terangkan butiran aturcara setiap hari termasuk aturcara perasmian dan penutup
ii) Beri butiran nama penceramah dan topik
ii) Beri butiran pengendalian aktiviti dalam aturcara (jika berkaitan)
7. CARTA JAWATANKUASA
Nyatakan Penaung / Penasihat dan ahli jawatankuasa yang terlibat
i) Penaung : Pengarah PMBS
ii) Penasihat : <Nama>
iii) Pengerusi : <Nama>
iv) Naib Pengerusi : <Nama>
v) Setiausaha : <Nama>
vi) Naib Setiausaha : <Nama>
vii) Bendahari : <Nama>
viii) Ahli Jawatankuasa : <Senarai Nama> peranan dan skop tugas bagi setiap Ahli
Jawatankuasa
8. CARTA PERBATUAN
i) Makan/minum meliputi jamuan perasmian/penutup dan jamuan VIP
ii) Pentadbiran meliputi percetakan/urusan pos/urusetia dll
iii) Logistik meliputi tempat/penginapan/pengangkutan/peralatan audio visual dll
iv) Cenderahati meliputi cenderahati perasmian/penceramah/honorarium penceramah/ahli panel
v) Publisiti meliputi kain pemidang (banner/bunting) / latar belakang pentas (backdrop) / poster
/ flyers
9. ANGGARAN PERUNTUKAN PROGRAM
i) Makan/minum meliputi jamuan perasmian/penutup dan jamuan VIP
ii) Pentadbiran meliputi percetakan/urusan pos/urusetia dll
iii) Logistik meliputi tempat/penginapan/pengangkutan/peralatan audio visual dll
iv) Cenderahati meliputi cenderahati perasmian/penceramah/honorarium penceramah/ahli panel
v) Publisiti meliputi kain pemidang (banner/bunting) / latar belakang pentas (backdrop) / poster
/ flyers
21
10. IMPAK PROGRAM
Hasil yang akan dicapai dan diperolehi daripada pelaksanaan program kepada:
i) Pelajar
ii) Pensyarah / Pegawai / Staf
iii) Komuniti
iv) Industri
v) Return on Investment (ROI)
11. KESIMPULAN
Ringkasan rumusan
12. PENGESAHAN PEGAWAI
i) Disediakan oleh
ii) Disemak oleh
13. SEMAKAN PERUNTUKAN
Ulasan daripada Unit Kewangan
14. PENGESAHAN DAN KELULUSAN PENGARAH
Kelulusan daripada Pengarah
22
KERTAS CADANGAN
NAMA AKTIVITI
CADANGAN TARIKH
CADANGAN TARIKH PELAKSANAAN
ANJURAN
UNIT HAL EHWAL PELAJAR
KELOLAAN
POLITEKNIK
KERJASAMA
NAMA AGENSI / NGO
DISEDIAKAN OLEH
NAMA PEGAWAI
POLITEKNIK
23
Program *Sila tanda-
kan ( / )
Pengurusan Kurikulum Kokurikulum Penyelidikan Pembangunan Sumber
Hal Ehwal Pelajar
Lain-lain
1.0 NAMA AKTIVITI
i. Tajuk berkenaan program yang akan dijalankan.
ii. Jelas dan tepat.
2.0 LATARBELAKANG / PENGENALAN
Hubungkait antara program dengan kluster yang dipilih bersandarkan kepada Pelan Pembangunan
Pendidikan Malaysia (Pendidikan Tinggi), Pelan Tindakan Keusahawanan IPT 2016-2020, Dasar
Keusahawanan Nasional 2030 (DKN), Wawasan Kemakmuran Bersama 2030, Pelan Strategik
Politeknik dan Kolej Komuniti 2018-2025, TVET 4.0 Framework (2018-2025) dan Revolusi
Industri (IR) 4.0.
3.0 OBJEKTIF AKTIVITI
Objektif yang akan dicapai dalam program yang dianjurkan.
4.0 CADANGAN TARIKH & LOKASI PROGRAM
5.0 PENYERTAAN / PESERTA / KUMPULAN SASARAN
Pelajar (institusi / semester dll)
Komuniti (pelajar sekolah / orang kampung / NGO dll)
6.0 AKTIVITI (JADUAL) PROGRAM DAN PENGISIAN
Seperti contoh di Lampiran A
7.0 CARTA JAWATANKUASA
Senarai jawatankuasa pelaksana sahaja. (dilampiran)
24
8.0 CARTA PERBATUAN
Carta perbatuan program - perancangan sebelum, semasa dan selepas
pelaksanaan program.
PERINGKAT TEMPOH PERSEDIAAN
Kebangsaan / Antarabangsa 6 - 10 bulan sebelum program
Format carta perbatuan seperti di bawah:
Contoh:
BIL. PERKARA
BULAN
JAN FEB
M1 M2 M3 M4 M1 M2 M3 M4
1. Mesyuarat
pertama
25
9.0 ANGGARAN PERUNTUKAN AKTIVITI
Jumlah perbelanjaan bagi pelaksanaan program mengikut pecahan Objek Sebagai (OS) dan Tabung
Aktiviti Pelajar yang terlibat.
PERINGATAN: 70% – 80% adalah perbelanjaan aktiviti manakala 20% - 30% sahaja merupakan
perbelanjaan bagi pengurusan program.
Seperti format perbelanjaan di bawah:
Contoh:
PECAHAN
KEPALA PERKARA JUMLAH (RM)
21000
Penginapan (lojing)
Elaun Makan / Elaun Harian
Perjalanan
( )
24000 Sewaan
( )
29000
Bayaran Perkhidmatan Latihan
( )
Bayaran Penceramah
Sokongan : RM80.00 / jam
Gred 41-44 : RM120.00 / jam
Gred 45-52 : RM150.00 / jam
Gred 53-54 : RM200.00 / jam
(Had maksimum tidak melebihi separuh gaji
bulanan pegawai)
Penyediaan Makan dan Minum
(RM x bilangan peserta x hari)
Bayaran Pakej Penginapan Termasuk Makan
dan Minum
42000
Penginapan
( )
Makan / Minum
( )
Lain/lain (nyatakan)
JUMLAH KECIL
PERUNTUKAN
TABUNG
AKTIVITI
PELAJAR
Penginapan
Elaun Pelajar
Lain-lain (nyatakan)
JUMLAH KECIL
JUMLAH KESELURUHAN
26
10.0 IMPAK PROGRAM
Hasil yang akan dicapai dan diperolehi daripada pelaksanaan program kepada:
i. Pelajar
ii. Pensyarah / Pegawai / Staf
iii. Komuniti
iv. Industri
v. Return on Investment (ROI)
11.0 KESIMPULAN
Nyatakan kesimpulan secara ringkas dan padat tentang perancangan program yang hendak
dilaksanakan.
12.0 PENGESAHAN PEGAWAI
i. Disediakan oleh:
……………………………….. NAMA PEGAWAI
JAWATAN
JABATAN/UNIT
POLITEKNIK METrO BETONG SARAWAK
TARIKH :
ii. Disemak oleh:
…………………………….. NAMA KETUA JABATAN/KETUA UNIT
KETUA JABATAN/KETUA UNIT
JABATAN/UNIT
POLITEKNIK METrO BETONG SARAWAK
27
13.0 SEMAKAN PERUNTUKAN
i. Ulasan Kewangan :
__________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________
ii. Disahkan oleh:
…………………………….. NAMA
JABATAN/UNIT
POLITEKNIK METrO BETONG SARAWAK
14.0 PENGESAHAN DAN KELULUSAN PENGARAH
ii. Ulasan Pengarah/Timbalan Pengarah:
__________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________
Diluluskan / Tidak Diluluskan oleh:
………………………….………………………………..
(NAMA PENGARAH)
PENGARAH
POLITEKNIK METrO BETONG SARAWAK
KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI
TARIKH:
28
FORMAT 2
10.0 FORMAT LAPORAN PROGRAM / AKTIVITI
MUKA HADAPAN (KULIT LAPORAN)
i) Logo PMBS di bahagian tengah
ii) Tajuk Program / Aktiviti
iii) Tarikh Pelaksanan Program
1. NAMA AKTIVITI
Tajuk Program / Aktiviti
2. LATAR BELAKANG/RASIONAL
i) Bila dan dimana aktiviti dilaksanakan
ii) Bilangan peserta yang hadir
iii) Kaedah pelaksanaan
iv) Aktiviti-aktiviti yang dijalankan
vi) Pengendali/fasilitator yang terlibat
3. ANJURAN
4. OBJEKTIF
Tujuan dan matlamat yang dicapai
5. BUTIRAN AKTIVITI
i) Tarikh
ii) Hari
iii) Program terlibat
iv) Tentatif
iv) Tempat
v) Bilangan peserta
6. PERBELANJAAN SEBENAR
i) Bukti perbelanjaan (sertakan bil / resit / dokumen yang telah disahkan)
ii) Keuntungan / baki yang diperolehi
7. AHLI JAWATANKUASA / PETUGAS
Nyatakan Penaung / Penasihat dan ahli jawatankuasa yang terlibat
29
8. RUMUSAN PELAKSANAAN AKTIVITI DAN PENCAPAIAN TERHADAP OBJEKTIF
i) Maklumbalas peserta
ii) Maklumbalas daripada pihak luar (jika berkaitan)
iii) Hasil yang dicapai dari pelaksanaan program / aktiviti
iv) Perbandingan hasil dengan objektif
v) Secara ringkas huraikan kemajuan / masalah yang dihadapi semasa pelaksanaan program /
aktiviti
9. MAKLUMBALAS AKTIVITI DARIPADA PESERTA
Rumusan daripada Refleksi Pelajar
10. CADANGAN PENAMBAHBAIKAN
{ segala cadangan yang hendak dikemukakan perlu bergantung kepada rekleksi peserta dan juga
hasil pemerhatian jawatankuasa (sebaiknya hasil daripada mesyuarat post-mortem yang patut
diadakan selepas aktiviti dijalankan) }
11. LAMPIRAN (BUKTI)
i) Senarai nama peserta
ii) Sertakan gambar foto aktiviti
12. PENGESAHAN
i) Disediakan oleh
ii) Disahkan oleh
30
LAPORAN AKTIVITI
NAMA PROGRAM / AKTIVITI
Yang Telah Diadakan Pada
TARIKH
31
FORMAT PELAPORAN PROGRAM / AKTIVITI
(Dilengkapkan oleh pegawai dalam tempoh SATU minggu selepas tamat aktiviti)
1. NAMA AKTIVITI
2. LATAR BELAKANG/RASIONAL
(Ringkasan aktiviti merangkumi keperluan untuk pelaksanaan aktiviti)
3. ANJURAN
4. OBJEKTIF
(Hasil yang diharapkan setelah tamatnya aktiviti. Ianya perlulah tepat, boleh diukur, boleh capai, realistik dan tempoh yang sesuai)
5. BUTIRAN AKTIVITI
Tarikh
Hari
Program Terlibat
Tentatif
Tempat
Bilangan Peserta
32
6. KOS
(Kos yang telah dibelanjakan sepanjang aktiviti melibatkan peruntukan dari ABM)
PECAHAN PERKARA JUMLAH (RM)
OS24 SEWAAN
OS29 PERKHIDMATAN
OS42 AKTIVITI PELAJAR
Lain-lain
Sila nyatakan:
7. AHLI JAWATANKUASA
8. RUMUSAN PELAKSANAAN AKTIVITI DAN PENCAPAIAN
TERHADAP OBJEKTIF/OUTCOME
9. MAKLUMBALAS AKTIVITI DARIPADA PESERTA
(Maklumbalas yang berkaitan haruslah merupakan rumusan dari Lampiran 4: Refleksi Pelajar)
33
10. CADANGAN PENAMBAHBAIKAN (CQI)/AMALAN BAIK/ISU/CABARAN
(Isu dan cabaran haruslah merupakan isu yang perlu diselesaikan di peringkat JPPKK atau lebih tinggi. Sekiranya terdapat sebarang
isu yang boleh diselesaikan di peringkat politeknik maka tidak perlu dinyatakan di sini)
11. LAMPIRAN (BUKTI)
a. Senarai nama peserta beserta tandatangan
b. Gambar aktiviti
c. SATU salinan Refleksi Peserta (Lampiran 4)
d. Kertas Cadangan (jika ada) bagi aktiviti yang melibatkan kos
Disediakan oleh: Disahkan oleh:
…………………………….……... …………………………….……...
Nama : Nama :
Cop : Cop :
Tarikh : Tarikh :
Nota:
Pegawai yang menyediakan laporan ini merupakan pegawai yang terlibat secara langsung dalam pelaksanaan aktiviti yang
dilaporkan.
Pegawai yang mengesahkan dokumen terdiri dari Pengarah/Timbalan Pengarah (Akademik)/Timbalan Pengarah/Ketua
Jabatan/Ketua Program.
Jika aktiviti yang dibuat merentasi program/jabatan, memadai hanya 1 laporan dibuat.
34
REFLEKSI PESERTA (Dilengkapkan oleh pelajar dalam tempoh SATU minggu selepas tamat aktiviti)
1. Aktiviti yang saya ikuti ini ialah: (Nama aktiviti)
BORANG 1
2. Di akhir sesi aktiviti ini, saya seharusnya … (Objektif)
3. Setelah mengikuti aktiviti ini, saya … (Hasil pembelajaran dan pengalaman yang telah diperolehi selesai mengikuti aktiviti ini)
1: Lemah 2: Sederhana 3: Baik 4: Sangat Baik
PERKA
RA
Petunjuk
4 3 2 1
1 Saya dapat mengadaptasi kemahiran kerja kepada hasil pembelajaran. 2 Saya boleh berkomunikasi dengan orang luar. 3 Saya boleh bekerjasama dalam kumpulan dan orang luar. 4 Saya berjaya meningkatkan kreativiti diri. 5 Saya berkemahiran menggunakan peralatan (tools). 6 Saya berkemahiran mendengar dengan baik. 7 Saya berupaya mengurus masa. 8 Saya berkemahiran membentangkan laporan/hasil.
9 Saya berpendapat lawatan/latihan yang diterima di sini sesuai dengan bidang yang
saya pelajari di politeknik.
10 Saya mengesyorkan organisasi ini sesuai untuk pelajar datang pada masa akan
datang.
4. Pada masa akan datang saya ingin mencadangkan kepada pensyarah agar … (Ruang penambahbaikan/keperluan bagi meningkatkan pengetahuan dan kemahiran)
5. Secara keseluruhannya saya berpandangan … (Apa-apa sahaja pandangan pelajar)
Disahkan oleh:
…………………………….……...
Nama :
Cop :
Tarikh :
Nota:
Laporan ini sebaiknya disediakan secara atas talian melalui aplikasi secara atas talian. Ianya perlu disemak oleh pensyarah yang
menganjurkan aktiviti ini/atau mana-mana pensyarah lain yang dilantik.
Laporan ini juga boleh digunakan oleh pensyarah bagi penyediaan maklumbalas dan penambahbaikan untuk Pelaporan Aktiviti.
35
36
BORANG 2
H AKTIVITI
UNIT HAL EHWAL PELAJAR
BORANG TUNTUTAN KEBAJIKAN PELAJAR 1. BUTIR PERIBADI PELAJAR
Nama Pelajar :
No. Pendaftaran : No. K/P :
Program : Sesi Pengajian :
Alamat Semasa :
No. H/P :
No. Tel :
Alamat Tetap :
No. H/P :
No. Tel :
Nama Penaja (jika Ada) : Jumlah : RM setahun
2. BUTIR-BUTIR IBU BAPA / PENJAGA
Nama Penuh Bapa/Penjaga
1
:
No. K/P : No. H/P :
Alamat Semasa :
Pekerjaan :
Pendapatan Sebulan : RM Bil. Tanggungan :
Nama Penuh Ibu/Penjaga 2 :
No. K/P : No. H/P :
Alamat Semasa
:
Pekerjaan :
Pendapatan sebulan : RM
Tujuan Bantuan : *Kematian / Kemalangan / Urusan Jenazah / bayaran Yuran / Sara Hidup / Lain-lain
Jumlah Diperlukan : RM _______
3. AKUAN PELAJAR DAN SOKONGAN KETUA JABATAN
Saya akui bahawa segala maklumat di atas adalah benar.
………………………………………………..
( ) Tarikh:
*Disokong / Tidak Disokong
………………………………………
( ) Tarikh:
4. MAKLUMAT PEMBERIAN BANTUAN (UNTUK KEGUNAAN UHEP)
Status Pemberian : *Mutlak / Pinjaman
Jumlah : RM
Tempoh Bayar Balik (Jika Pinjaman) : RM sebulan
Nama Saksi/Pegawai Yang Mengesahkan :
……………………………………. (T/tangan Saksi / Pegawai)
Tarikh: Cop Rasmi :
5. UNTUK DIPENUHI OLEH BENDAHARI
Peruntukan dari Tabung Khairat Kematian : RM
Baki Peruntukan : RM
Pembayaran Melalui : *Tunai / Cek
Nama Bendahari Yang Menguruskan :
……………………………………..
( T/tangan Bendahari )
Tarikh: Cop Rasmi :
6. KELULUSAN PENGARAH / TIMBALAN PENGARAH
*Diluluskan / Tidak Diluluskan
……………………………………
( )
Pengarah Politeknik METrO Betong Sarawak
Tarikh: Cop Rasmi :
37
BORANG 3
LAMPIRAN A
CONTOH AKTIVITI / JADUAL PROGRAM
i. Seperti format di bawah:
Contoh:
CADANGAN TENTATIF
PROGRAM _____________________________________________
HARI PERTAMA
Masa Masa Masa Masa Masa Masa Masa Masa
Perjalanan Aktiviti Aktiviti Take 30 Aktiviti Me
Time Aktiviti Me Time
CONTOH PENGISIAN PROGRAM
ii. Seperti format di bawah:
Contoh:
BIL. SLOT AKTIVITI OUTCOME
1. Slot 1 i. Senaraikan aktiviti yang dijalankan
i. Nyatakan hasil yang diperolehi daripada aktiviti yang
dijalankan.
RUJUKAN
Buku Panduan Pendaftaran Pelajar Baharu 2019. (n.d.). Jabatan Pendidikan Politeknik dan
Kolej Komuniti (JPPKK). http://www.mypolycc.edu.my/index.php/muat-turun/garis-
panduan-c/bahagian-ambilan-dan-pembangunan-pelajar
POLITEKNIK METrO BETONG SARAWAK1-12, FASA 2 ,
BANDAR BARU BETONG,JALAN BARU BETONG,
95700 BETONG, SARAWAK
(+60)83-472 676
www.pmbs.edu.my
PMBSEdu
(+60)83-472 991