modul_3-microsoft_excel.pdf

ASAS PENGGUNAAN MICROSOFT EXCEL 2007

Disediakan oleh PIDMAMS SMART FARMING SDN BHD 1

MODUL 3

Asas Penggunaan Microsoft Excel 2007

Disediakan Oleh:

PIDMAMS SMARTFARMING SDN BHD




Untuk memulakan Microsoft Excel 2007, terdapat tiga perbezaan yang mesti anda ketahui kerana ia

seakan-akan sama seperti versi yang sebelumnya. Tiga elemen utama apabila anda bekerja dengan

Microsoft excel ialah:

Microsoft Office Button

The Quick Access Toolbar

Ribbon

.

Spreadsheets

Spreadsheet ialah dokumen elektronik yang boleh menyimpan pelbagai jenis data. Ia mempunyai

vertical column dan row column. Setiap row dan column mempunyai cell. Di setiap cell boleh

dimasukkan data dan boleh digunakan untuk proses pengiraan.Di dalam Excel Spreadsheet boleh

mengandungi Buku Kerja (Workbook) dan helaian kerja (Worksheets).

Cell

Column

Row

Function Bar




Microsoft Office Button memaparkan pelbagai fungsi yang sama File ( Excel versi lama). Butang ini

berfungsi untuk membuat lembaran kerja yang baru (Workbook), membuka lembaran kerja yang sedia

ada (Open File), menyimpan kerja (save and save as), cetak (Print), hantar (send) atau tutup (Close).

Ribbon

Ribbon adalah panel paling utama didalam Microsoft Excel 2007. Ia mengandungi 8 tabs menu iaitu

Home, Page Layouts, Formulas, Data, Review, View dan PDF. Setiap tab menu mempunyai kumpulan

yang tersendiri. Setiap kumpulan mempunyai fungsi yang berlainan samaada dalam proses membina

atau mengubahsuai Excel Spreadsheets.

Home: Clipboard, Fonts, Alignment, Number, Styles, Cells, Editing Insert: Tables, Illustrations, Charts, Links, Text Page Layouts: Themes, Page Setup, Scale to Fit, Sheet Options, Arrange Formulas: Function Library, Defined Names, Formula Auditing, Calculation Data: Get External Data, Connections, Sort & Filter, Data Tools, Outline Review: Proofing, Comments, Changes View: Workbook Views, Show/Hide, Zoom, Window, Macros

PDF: Save as PDF


Ribbon



Contoh rajah kumpulan didalam Microsoft Excel 2007:

Quick Access ToolBar.

Ia berfunsi untuk memaparkan pelbagai jenis toolbar yang mahu digunakan.Quick Access Toolbar

terletak diatas ribbon. Untuk menukar lokasi Quick Access Toolbar, letakkan penunjuk tetikus dihujung

dan kemudian klik Show Below the Ribbon.



Anda juga boleh menambah didalam Quick Access Toolbar. Gerakkan penunjuk tetikus ke More Commands kemudian klik kanan pada tetikus. Apabila anda klik pasa Add to Quick Access, shortcut toolbar akan dipaparkan. Contoh seperti rajah dibawah;

Mini Toolbar

Ia merupakan salah satu penambahan baru di dalam office 2007. Apabila anda klik kanan pada text,

toolbar akan dipaparkan. Antaranya seperti formatting tool seperti Bold, Italics, Fonts, Fonts size dan

Font Color.

Contoh Mini Toolbar



CUSTOMIZE EXCEL

Excel 2007 menawarkan customize yang membolehkan Excel menjadi lebih bagus. Untuk

menggunakan, sila rujuk gamba dibawah;



Contoh Excel Options:

Popular

Popular berfungsi untuk memaparkan mini toolbar, memilih color scheme, pemilihan untuk membuka

lebraan kerja yang baru dan sebagainya. Pengguna juga boleh menukar bahasa (Language Setting) yang

ada.



Formulas

Formulas (Rumus) digunakan untuk melaksanakan pengiraan secara elektronik ke atas data yang

disimpan. Melalui rumus, operasi penambahan, penolakan, pendaraban dan pembahagian dapat

dilaksanakan dengan mudah.Rumus juga berfungsi untuk memngubahsuai pengiraan, bekerja dengan

formula, mengesan kesalahan dan mengesan peraturan kesalahan.



Proofing

Proofing memaparkan cara membetulkan kesalahan perkataan dan format teks.



Save

Save berfungsi untuk menyimpan lembaran kerja yang dibuat dan bagaimana lembaran kerja disimpan.

Pengguna boleh mengenal menetukan samaada menyimpana kerja secara automatic atau memilih

dimana lokasi lembaran kerja akan disimpan.



Advanced

Advanced memaparkan pelbagai pemilihan untuk proses mengubahsuai (editing), copy, paste, pengiraan dan sebagainya.



Customize

Customize memudahkan pengguna untuk menambah Quick Access Toolbar.



BEKERJA DENGAN BUKU KERJA (WORKBOOK)

Fail Microsoft Excel merupakan buku kerja yang terdiri daripada beberapa helaian kerja. Apabila

memulakan Microsoft Excel, buku kerja baru dibuka. Secara lalaian (default), satu buka kerka

memaparkan 3 helaian kerja iaitu Sheet1, Sheet2 dan Sheet3.

Cara mencipta buku kerja baru:

Klik Microsoft Office Toolbar

Klik New

Pilih Blank Document



Pengguna juga boleh memilih untuk membuat New Document dengan memilih template yang

disediakan. Pengguna cume klik pada New Document, dan kemudian klik Intalled Templetes.



MENYIMPAN BUKU KERJA

Terdapat 2 pilihan untuk menyimpan buku kerja yang dibuat. Anda boleh memilih samaada Save atau

Save as.

Cara menyimpan dokumen kerja:

Klik Mirosoft Office Button

Klik Save

Pengguna juga boleh menyimpan buku kerja dibawah nama yang berbeza ataupun menyimpan sebagai

versi lain.



*peringatan: Mirosoft Excel versi lama tidak boleh menerima atau membuka buku kerja dari Microsoft

Excel 2007, kecuali jika pengguna menyimpannya sebagai format Excel97-2003. Untuk menggunakan

butang Save As, sila rujuk langkah-langkah berikut:

Klik Microsoft Office Buutton

Clik Save As

Tulis nama buku kerja anda

Didalam kotak Save as Type, pilih Excel 97-2003 Workbook



MEMBUKA BUKA KERJA YANG ADA

Untuk membuka buku kerja yang sedia ada, sila lihat langkah-langkah berikut:

Klik Microsoft Office Button

Klik Open

Cari tempat buku kerja disimpan

Pilih nama buku kerja

Klik Open



MENGISI DAN MEMASUKKAN DATA

Terdapat 2 perbezaan dalam memasukkan data didalam cell.

Memasukkan data didalam active cell:

o Klik pada cell yang hendak diisi data

o Taip data

Memasukkan data didalam formula bar

o Klik pada cell yang anda ingin masukkan data

o Letakkan penunjuk tetikus pada Formula Bar

o Taip data



MANUPULATING DATA

Excel juga menyediakan pebagai butang seperti move, copy dan paste dan perisian cell seperti cut

and paste dan copy and paste

Select Data (Melilih Data)

Untuk memilih cell atau data yang hendak Copy atau cut

Klik pada cell

Untuk memilih dan menjadikan cell banyak, Klik dan tarik penunjuk tetikus.



MEMILIH (SELECT) ROW ATAU COLUMN

Untuk memilih Row atau Column, Klik pada Row atau Column Header

COPY DAN PASTE

Untuk Copy dan Paste data:

Pilih cell yang hendak di copy

Klik Home tab dan klik Copy

Pilih cell yang dikehendaki

Klik pada Home tab, dah pilih Paste



CUT DAN PASTE

Untuk Cut dan Paste sila lihat langkah-langkat dibawah:

Pilih cell yang hendak di copy

Klik Home tad dan pilih Cut

Pilih cell yang dikehendaki

Klik Home tab, dah pilih Paste

UNDO DAN REDO

Gerakkan penunjuk tetikus pada Quick Access Toolbar

Klik Undo dan Redo

AUTO FILL

Untuk menggunakan Auto Fill sila rujuk langkah-langkah dibawah;

Klik pada Fill Handle

Gerakkan Fill Handle sehingga ke penghujung cell



MENGUBAH SUAI KERTAS KERJA (WORKSHEET)

MEMASUKKAN CELL, ROW DAN COLUMN

Untuk memasukkan cell, row dan column didalam Microsoft Excel, sela rujuk langkah-langkah

dibawah;

Letakkan penunjuk tetikus dibawah cell yang hendak dimasukkan row atau colunm yang baru

Klik Home tab, kemudian klik Insert didalam Cell group

Pilih samaada : Cell, Row ataupun Column.

DELETE CELLS, ROW DAN COLUMN

Letakkan penunjuk tetikus pada cell, row ataupun column yang hendak dibuang (delete)

Klik delete pada Home tab

Pilih samaada: Cell, Row ataupun Column



FIND DAN REPLACE

Untuk mencari data atau menukar data:

Klik Find & Select didalam Editing daripada Home tab

Pilih Find atau Replace

Klik pada Options untuk mencari pilihan yang lain



PENGIRAAN (CALCULATION)

EXCEL FORMULA (Rumus)

Rumus digunakan untuk melaksanakan pengiraan secara elektronik ke atas data yang disimpan. Melalui

rumus, operasi penambahan, penolakan, pendaraban dan pembahagian dapat dilaksanakan dan mudah

untuk disunting. Setiap formula dimulakan dengan an=sign

Terdapat pelbagai elemen dan excel formula, antaranya:

References: Menentukan cell yang akan digunakan untuk pembuat pengiraan

Operators: Memaparkan specific pengiraan seperti simbol (+,-,*,/,atc)

Constants: Nombor atau teks yang tidak boleh diubah nilainya

Functions: menentukan formula didalam Excel

Untuk membuat permulaan formula didalam Excel:

Pilih cell untuk formula

Taip = (sama dengan) dan formula

Klik Enter



MEMBUAT PENGIRAAN DENGAN MENGGUNAKAN FUNCTION

Function digunakan untuk membuat formula didalam Microsoft Excel.Function mempunyai nama dan

rangkaian (mathematical function). Antara function didalam Excel ialah:

Sum: menambah semua nilai yang ada didalam cell

Average: Mengira purata nilai yang ada didalam cell

Min: Memilih nilai yang terendah (minimum)

Max: Mimilih nilai yang tertinggi (Maximum)

Untuk membuat pengiraan Function

Klik pada cell yang hendak menggunakan function

Klik pada Insert Function

Pilih function

Klik OK

Lengkapkan nombor 1 pada cell yang pertama

Lengkapkan nombor 2 cell yang terakhir



FUNCTION LIBRARY

AutoSum: Memudahkan penambahan dilakukan.

Recently Used: Memaparkan semua function yang digunakan

Financial: Pengiraan yang melibatkann kewangan

Logical: And, If, True, False dan sebagainya

Text: Untuk teks sahaja

Date & Time: Mengira masa dan juga tarikh

Math & Trig: Mathematical functions.



GRAPHIC

MEMASUKKAN GAMBAR

Klik Insert tab

Klik Picture Button

Mencari gambar didalam file yang ada

Klik nama gambar yang dikehendaki

Klik Insert

Klik dan gerakkan gamba ketempat yang dikehendaki.



MENAMBAH CLIP ART

Klik insert tab

Klik Clip Art button

Cari Clip Art didalam dialog box

Klik Clip Art

Klik dan gerakkan Clip Art ke tempat yang dikehendaki

EDIT GAMBAR DAN CLIP ART

Adjust: Mengawal warna gambar, cahaya dan sebagainya

Picture Style: menambah frame, border pada gamba, dan sebagainya

Arrange: Mengawal susunan gamba (alignment, rotation)

Size: Mengawal dan mengubah size gambar



ADDING SHAPE

Klik Insert tab

Klik Shapes button

Klik bentuk yang dipilih

Klik Worksheets

Gerakkan penunjuk tetikus untuk membesarkan gambar

UNTUK MEMFORMAT SHAPE

Klik Shape

Klik Format tab



MENAMBAH SMART ART

Klik Insert tab

Klik Smart Art Button

Klik pada Smart Art yang dipilih

Gerakkan Smart ke dalam worksheet



FORMAT HELAIAN KERJA (WORKSHEET)

MEMBUAT CARTA (CHART)

Pilih cell untuk memasukkan carta

Klik Insert tab

Klik carta yang dipilih

CONVERT TEKS KEPADA COLUMN

Hitamkan column yang hendak ditukar

Klik Texts to Column dari Data tab

Klik Delimited



MENGUBAH TULISAN (FONTS)

Klik pada cell

Klik Font dari Home tab, pilih font tyepe, size, bold, italic, underline or color

FORMAT CELL DAN DIALOG BOX

Klik cell yang dikehendaki

Klik Dialog Box dalam Alignment group dari Home tab



MENAMBAH BORDER DAN WARNA KEDALAM CELL

Klik Border kebawah, didalan Font dari Home tab

Pilih Border yang dipilih.

Untuk memilih warna:

Klik Fill dalam Font group dari Home tab

Pilih warna



MENUKAR LEBAR COLUMN DAN TINGGI ROW

Klik Format button dalam Cells group dari Home tab

Tukar secara manual ketinggian dan lebar dengan menekan Row Height atau Column Width

Selain menggunakan cara manual, AutoFit guna berfungsi untuk mengubah lebar Column dan

tinggi Row

HIDE OR UNHIDE ROW ATAU COLUMN

Pilih row atau column

Klik Format pada Cell group dari Home tab

Klik Hide & Unhide



MERGE CELLS

Klik Merge & Center dalam Alignment dari Home tab

Terdapat 4 pilihan merge cell:

o Merge & Center

o Merge Across

o Merge Cells

o Unmerge Cells



MEMBINA BUKU KERJA (WORKBOOK)

MENAMAKAN KERTAS KERJA:

Buka haelaian yang hendak diberi nama

Klik Format dari Home tab

Klik Rename

Taip nama helaian

Tekan Enter



MENUKAR WARAN TAB HELAIAN KERJA (WORKSHEET TAB)

Buka helaian kerja

Klik Format dari Home tab

Klik tab Color

Klik color

INSERT DAN DELETE WORKSHEET

INSERT WORKSHEET

Buka Workbook

Klik Insert Button dalam Cell group dari Home tab

Klik Insert Sheet



DELETE WORKSHEET

Buka workbook

Klik Delete button dalan Cell group dari Home tab

Klik Delete Sheet

COPY DAN PASTE WORKSHEETS

Klik Worksheet tab yang hendak di copy

Klik kanan pada tetikus, pilih Move atau Copy

Pilih tempat untuk helaian

Klik Create a Copy

Klik OK



MEMBINA HEADER DAN FOOTER

Klik Header and Footer dalam Insert tab, dan akan keluar paparan Header&Footer Design Tool

tab

Klik Go To Header atau Go To Footer

Masukkan teks pada Header atau Footer

Klik Approprite button untuk memasukkan page number, Date, Time, filr name atau sheet name

Klik pada cell lain untuk menukar lokasi data



SET PAGE MARGINS

Klik Margin dari Page Layout tab

Pilih satu daripada pilihan yang diberi, atau

Klik Custom Margin

Lengkapkan Page Margin

Klik OK



MENUKAR PAGE LAYOUT

Klik Orientation button dari Page Layout tab

Pilih samaada Potrait atau Landscape

modul_3-microsoft_excel.pdf

Documents