modul ms. access

MENGOPERASIKAN SOFTWARE APLIKASI BASIS DATA SWR.OPR.303(2).A

Disusun Oleh :

EKO SUGIHARTO

SMK TEKNOLOGI INFORMASI DADAHA INFORMATIK

Mengoperasikan Software Aplikasi Basis Data – Eko Sugiharto____________________________ >>

0

TASIKMALAYA

Pendahuluan

Microsoft Office Access 2003

1. Pengertian

Microsoft Access (Ms. Access) adalah “Program aplikasi yang dititikberatkan pada pengolahan sistem Database”. Ms. Access mampu menangani masalah yang berhubungan dengan dengan database seperti data pegawai, data siswa, sistem inventory, dan masih banyak yang lainnya secara cepat dan akurat, baik hanya sebagai database-nya saja maupun sebuah aplikasi siap pakai.

Database adalah “Kumpulan beberapa berkas data yang terpadu dan memiliki keterkaitan (relationship) antara satu dengan yang lainnya”.

Ekstensi file dari database Ms. Access adalah .mdb (master database). Selain Ms. Access, program database lain yang sering digunakan diantaranya MySQL, Ms. SQL Server, Oracle, Foxpro, dan masih banyak yang lainnya.

2. Objek (Komponen) Ms. Access

Objek (komponen) yang terdapat pada Ms. Access adalah : a. Table digunakan untuk menyimpan data yang diolah pada sebuah database b. Query digunakan untuk memanipulasi data sekaligus menyimpan data c. Form digunakan untuk memasukan dan menampilkan data yang diolah d. Report digunakan untuk membuat hasil/laporan data untuk dicetak e. Page digunakan untuk membuat sebuah Web Page (Halaman Web) f. Macro digunakan untuk membuat fungsi atau perintah secara otomatis g. Module digunakan untuk membuat kode program berbasis Visual Basic.

3. Tipe Data (Data Type) pada Ms. Access 2003

Hal penting yang harus diperhatikan dalam merancang sebuah Database adalah efisiensi dari penggunaan memori (ruang penyimpanan). Hal ini berkaitan dengan tipe data yang seharusnya digunakan dalam pembuatan tabel karena setiap field memiliki tipe data yang harus ditentukan. Tipe data yang sediakan akan diuraikan dalam tabel berikut ini.

Tabel 1. Jenis Tipe Data pada Microsoft Access

Tipe Data Memori Keterangan Text Memo Number Date/Time Currency AutoNumber Yes/No OLE Object Hyperlink Lookup Wizard

0 – 255 karakter 0 – 65.536 karakter 1,2,4 atau 8 byte 8 byte 8 byte 4 byte 1 bit 0 – 1 gigabyte (tergantung kapasitas HardDisk) setiap bagian dapat berisi 0 – 2.046 karakter umumnya 4 byte

Karakter, yaitu kombinasi teks dan angka yang tidak diperlukan dalam operasi perhitungan Kombinasi teks dan angka, tetapi jangkauannya lebih luas Angka atau Numerik yang berlaku untuk operasi perhitungan Format Tanggal dan Waktu Data Keuangan atau Numerik yang digunakan pada perhitungan matematika, meliputi data satu sampai empat desimal. Angka yang ditambahkan satu secara otomatis (berurutan) pada Ms. Access ketika record baru dimasukkan. Data AutoNumber tidak dapat dirubah Data pernyataan yang terdiri dari dua kondisi (Yes/No), (True/False), dan (On/Off) Sebuah Objek (seperti gambar, dokumen dari Ms. Word, grafik dan lain-lain Teks atau Objek yang bisa menghubungkan ke media lain Field yang dibuat untuk memilih sebuah nilai dari tabel lain atau daftar nilai yang dibuat sendiri menggunakan list box atau combo box


1

Mengenal Fasilitas pada Ms. Access 2003

1. Memulai Ms. Access 2003

Langkah pertama adalah mengaktifkan terlebih dahulu Ms. Access 2003 dengan langkah-langkah sebagai berikut : a. Klik Start b. Klik Programs c. Klik Microsoft Office d. Klik Microsoft Office Access 2003

Kemudian akan tampil program Ms. Access dalam keadaan kosong (blank), kemudian untuk membuat file database baru, lakukan langkah-langkah berikut ini : a. Klik menu File b. Klik New c. Klik Blank Database pada kota Task Pane disisi kanan layar d. Selanjutnya tampil kotak dialog File New Database e. Tentukan direktori penyimpanan dan nama file database. f. Klik tombol Create

gbr. 1 File New Database

1 : Tentukan directory penyimpanan

2 : Ketik Nama File Database

3 : Klik Create

g. Kemudian akan tampil jendela Database (Database Window)

gbr. 2 Jendela Database

2. Tabel a. Pengertian

Tabel adalah tempat untuk menyimpan semua data yang diolah pada suatu database. Tabel adalah komponen yang sangat penting dalam Ms. Access; tanpa tabel, database tidak akan berfungsi.

b. Langkah Membuat Tabel Terdapat beberapa cara untuk membuat sebuah tabel, salah satunya adalah :

- Klik objek Tables pada jendela Database - Klik ganda (double click) pada pilihan Create table in Design View

gbr. 3 Create table in Design View

2 : Klik Ganda 1 : Klik


2

- Kemudian akan tampil jendela Tabel

gbr. 4 Jendela Tabel - Ketik Field Name, tentukan Data Type dan Field Size dan ketik pada Description bila perlu.

gbr. 5 Membuat Tabel

2 : Tentukan Data Type

4 : Ketik Description

1 : Ketik Field Name

3 : Tentukan Field Size

c. Primary Key

Primary Key merupakan identifikasi yang menjadi identitas suatu data. Primary Key adalah sebuah field yang memiliki data yang unik, yaitu data yang beda antara satu dengan yang lainnya. (tidak boleh sama).

Primary Key berfungsi untuk mencegah proses penginputan data yang sama dan sebagai penghubung pada fasilitas Relationship yang nanti akan dipelajari lebih lanjut.

Cara membuat Primary Key : - Simpan kursor di sebuah field yang dianggap unik - Kemudian klik icon Primary Key

gbr. 6 Primary Key

1 : Simpan Kursor

2 : Klik icon Primary Key


3

d. Lookup Wizard Lookup wizard adalah jenis data yang bisa mengambil/mencari dari table/query atau

membuat daftar sendiri sebagai sumber datanya. Cara membuat Lookup Wizard dengan membuat daftar sendiri :

- Pilih Tipe Data Lookup Wizard

Pilih tipe Lookup Wizard

gbr. 7 Tipe Data Lookup Wizard - Setelah itu tampil kotak dialog Lookup Wizard - Pilih I will type in the values that I want, kemudian Next

gbr. 8 I will type in the values that I want

1 : Pilih Option ini

2 : Klik Next

- Ketikan nilai/daftar untuk dipilih pada Col1, kemudian Next

gbr. 9 Memasukan Nilai pada Lookup Wizard

1 : Masukan nilai

2 : Klik Next

- Klik Finish

gbr. 10 Mengakhiri Proses Lookup Wizard

Klik Finish


4

e. Menyimpan Tabel Setelah membuat tabel, kemudian simpan tabel dengan cara :

- Klik File – Save - Ketik nama tabel pada Table Name - Klik OK

gbr. 11 Memberi Nama Tabel

Setelah selesai membuat dan menyimpan tabel, klik Close pada jendela Tabel mode Design View. Kemudian double click tabel pada jendela Database hingga muncul tampilan Tabel mode Datasheet View.

gbr. 12 Tabel mode Datasheet View

2 : Klik OK 1 : Ketik nama

tabel

3. Query dan Relationship (Relasi) a. Pengertian dan Fungsi

Query adalah permintaan sekumpulan data dari suatu tabel atau query lain. Query berfungsi memanipulasi data yang terdapat pada suatu tabel atau query lain seperti : - Menggabungkan dua buah tabel atau lebih - Menampilkan data-data tertentu sesuai dengan kriteria - Mengurutkan data (Sorting) - Menyaring data (Filtering) - Melakukan operasi perhitungan - Dan lain-lain.

b. Relationships Relasi atau Relationships merupakan fasilitas yang berfungsi untuk

menghubungkan/mengaitkan antara tabel satu dengan tabel lainnya. Hasil hubungan tersebut dapat dimanfaatkan sebagai dasar dalam pembuatan query.

Cara yang digunakan untuk membuat relationship adalah sebagai berikut : - Klik Tools – Relationships - Muncul kotak dialog Show Table dan jendela Relationships - Pilih tabel yang akan dihubungkan, kemudian klik Add - Klik Close pada Show Table jika sudah selesai memasukan tabel

gbr. 13 Memilih Tabel untuk Relationships

1 : Gunakan Shift untuk menyeleksi lebih dari satu tabel sekaligus

3 : Klik Close

2 : Klik Add

- Pada jendela Relationships terlihat field Primary Key tertulis lebih tebal - Klik tahan dan Drag field Primary Key di tabel pertama ke field yang sama di tabel kedua

gbr. 14 Membuat Relationships

Klik tahan dan Drag sesuai dengan arah panah


5

- Muncul kotak dialog Edit Relationships - Aktifkan semua Ceklist - Klik Create

gbr. 15 Edit Relationships

2 : Klik Create

- Terlihat hasil relationships seperti contoh

gbr. 16 Hasil Relationships - Tutup jendela Relationships. Jika ada pertanyaan, jawab Yes untuk menyimpan Relationships

c. Pembuatan Query Salah satu pembuatan query yang termudah yaitu menggunakan fasilitas Design View,

yaitu dengan cara : - Klik object Queries pada jendela Database - Klik ganda (double click) pada pilihan Create query in Design View

gbr. 17 Create query in Design View - Kemudian akan tampil kotak dialog Show Table - Klik tabel/query lain yang akan ditambahkan pada query baru - Klik Add - Klik Close bila tabel/query yang dibutuhkan sudah ditambahkan

gbr. 18 Memilih tabel untuk Query

1 : Aktifkan semua ceklist

1 : Klik

2 : Klik Ganda

1 : Gunakan Shift untuk menyeleksi lebih dari satu tabel sekaligus

2 : Klik Add

3 : Klik Close


6

- Masukan field-field yang dibutuhkan dari tabel/query yang telah ditambahkan sebelumnya dengan cara double click pada setiap field hingga field-field tersebut menjadi bagian query yang sedang kita rancang

gbr. 19 Memasukkan field pada Query

Klik ganda pada field-field yang dibutuhkan

- Setelah semuanya selesai, untuk melihat hasilnya, jalankan dengan meng-klik icon Run ( ) - Tampak contoh hasil query yang dijalankan.

gbr. 20 Hasil query saat dijalankan (Datasheet View)

d. Menyimpan Query - Klik File – Save - Ketik nama Query pada Query Name - Klik OK

2 : Klik OK 1 : Ketik nama

query

gbr. 21 Memberi Nama Query

4. Form a. Pengertian

Form adalah media untuk memasukkan data (entry data) dan menampilkan (display) data dengan tampilan yang lebih menarik.

Sebuah data bisa diinput pada tabel/query secara langsung, tetapi disarankan agar lebih profesional dalam memasukkan data gunakanlah fasilitas form.

b. Membuat Form Untuk membuat form sebagai media input data, otomatis diperlukan tabel atau query

sebagai acuan tempat penyimpanan data. Ada beberapa cara untuk membuat sebuah form, diantaranya dengan cara Wizard dan cara

manual. 1) Cara Wizard

Cara termudah untuk membuat form adalah dengan cara wizard, berikut ini langkah-langkah pembuatannya. - Klik objek Form pada jendela Database - Klik ganda (double click) pada pilihan Create form by using wizard

gbr. 22 Create form by using wizard

2 : Klik Ganda

1 : Klik

- Kemudian muncul kotak dialog Form Wizard - Pada pilihan Tables/Queries, pilih tabel/query yang akan dijadikan tempat menyimpan

data - Klik tombol .>>. untuk memasukkan seluruh field yang dibutuhkan pada form – Klik Next


7

gbr. 23 Memilih tabel dan memasukan field

1 : Pilih tabel/query

2 : Klik Tombol ini

3 : Klik Next

- Pada Form Layout, misal pilih Columnar – Klik Next

gbr. 24 Memilih Form Layout

2 : Klik Next

1 : Pilih Jenis Layout Form

- Pada Form Style, misal pilih Standard – Klik Next

gbr. 25 Memilih Form Style

2 : Klik Next

1 : Pilih Jenis Style Form

- Pada isian Form Title, ketik nama form yang anda inginkan, kemudian Klik Finish

(secara otomatis form telah tersimpan)

Klik Finish

gbr. 26 Memberi Title pada Form

- Hingga tampil form dalam mode Form View seperti contoh berikut ini.

gbr. 27 Tampilan Form pada mode Form View

2) Cara Manual (Design View) Sebagai seorang Programmer Profesional anda dituntut untuk membuat form dengan

cara manual. Cara ini fleksibel, sesuai dengan keinginan kita dan juga membutuhkan suatu kreatifitas dan keuletan dari seorang programmer.


8

Berikut ini langkah-langkah pembuatan form cara manual : - Klik objek Form pada jendela Database - Klik ganda (double click) pada pilihan Create form in Design View

gbr. 28 Create form in Design View

2 : Klik Ganda

1 : Klik

- Kemudian tampil area form dengan mode design view dalam keadaan kosong (blank) - Klik kanan di pojok kiri atas – klik Properties

gbr. 29 Menampilan Form Properties

1 : Klik Kanan

2 : Klik Properties

- Klik tab Data - Pada properties Record Source, ubah combo pada pilihan tabel/query yang dijadikan

tempat penyimpanan atau sumber data

gbr. 30 Memilih Data Source Form

1 : Klik

2: Pilih Tabel/Query

- Muncul Field List - Blok semua field yang dibutuhkan pada sebuah form - Klik dan Drag pada area form

gbr. 31 Memasukkan field list pada area Form

Klik tahan dan drag pada posisi yang ditunjuk panah


9

- Hasilnya akan terlihat seperti berikut

gbr. 32 Hasil Memasukkan Field - Tutup terlebih dahulu jendela Form, jika ada pertanyaan jawab Yes untuk menyimpan

form. - Ketik nama Form – Klik OK - Untuk melihat hasilnya, double click form yang telah dibuat pada jendela Database - Hasil tampilannya seperti berikut

gbr. 33 Hasil Tampilan Form

c. Modifikasi Form

Form yang telah anda buat sebelumnya baik dengan cara wizard atau manual, bisa anda modifikasi agar form terlihat lebih menarik dan juga interaktif, seperti menambah teks untuk judul, image untuk logo/gambar, command button untuk tombol perintah, dsb. Modifikasi yang dibahas disini diutamakan pada pembuatan form dengan cara manual.

Dalam memodifikasi form, salah satu peralatan/fasilitas yang sering digunakan adalah Toolbox. Berikut ini bagian-bagian dari Toolbox :

gbr. 34 Toolbox Untuk memulai modifikasi form, pastikan anda telah mengaktifkan form yang akan

dimodifikasi, kemudian atur tampilan pada mode Design dengan mengklik ikon Design View ( ), selanjutnya ikuti langkah-langkah berikut ini :

Select Objects Control Wizards Label Texbox Option Group Toggle Button Option Button Check Box Combo Box List Box Command Button Image Unbound Object Frame Bound Object Frame Page Break Tab Control Subform/Subreport Line Rectangle More Controls

1) Menampilkan Form Header/Footer - Klik kanan di dalam area form - Klik Form Header/Footer

gbr. 35 Menampilan Form Header/Footer

1 : Klik kanan di area Form

2 : Klik Form Header/Footer


10

2) Menambah Label (Teks) - Klik icon Label pada Toolbox - Simpan kursor di area Form Header - Ketik teks yang diinginkan - Untuk mengatur Format Teks (jenis, ukuran, warna huruf), klik di area form kemudian klik

kembali teks/label yang telah anda ketik

gbr. 36 Menambahkan Label pada Form

1 : Klik icon Label

2 : Simpan Kursor, kemudian ketik Teks

3) Menambah Image (Gambar) - Klik icon Image pada Toolbox - Drag di area form yang dikehendaki

gbr. 37 Menambahkan Image pada Form

2 : Drag di area ini 1 : Klik icon Image

- Kemudian muncul kotak dialog Insert Picture - Cari file gambar yang akan ditambahkan pada form – klik OK

1 : Cari dan Pilih Gambar

2 : Klik OK

gbr. 38 Memilih Gambar

4) Menambah Command Button (Tombol Perintah) - Klik icon Command Button pada Toolbox - Drag di area Detail bagian bawah atau Form Footer

1 : Klik icon Command Button

2 : Drag di area ini

gbr. 39 Menambahkan Command Button pada Form


11

- Muncul kotak dialog Command Button Wizard - Pilih jenis Categories dan Actions – Klik Next

3 : Klik Next

2 : Pilih Actions

1 : Pilih Categories

gbr. 40 Memilih Categories dan Actions - Ketik untuk caption tombol pada pilihan Teks – Klik Next

1 : Ketik Caption Command Button

2 : Klik Next

gbr. 41 Memberi Caption untuk Command Button

- Ketikkan nama untuk Command Button yang anda buat - Klik Finish

1 : Ketik Nama untuk Command Button

2 : Klik Finish

gbr. 42 Memberi Nama Command Button

- Terlihat hasil seperti contoh berikut

gbr. 43 Hasil pembuatan Command Button

Dibawah ini terdapat daftar Categories dan Actions yang bisa tersedia pada Command Button Wizards.

Tabel 2. Daftar Categories dan Actions pada Command Button Wizard

Categories Actions Keterangan

Find Next Mencari record selanjutnya Find Record Mencari record Go To First Record Menuju ke record pertama Go To Last Record Menuju ke record terakhir Go To Next Record Menuju ke record selanjutnya

Record Navigation

Go To Previous Record Menuju ke record sebelumnya Add New Record Menambah record baru Delete Record Menghapus record Duplicate Record Menduplikat record Print Record Mencetak record Save Record Menyimpan record

Record Operations

Undo Record Membatalkan perubahan record


12

Apply Form Filter Menyaring data form Close Form Menutup form Edit Form Filter Mengedit penyaringan form Open Form Membuka form Open Page Membuka halaman web Print a Form Mencetak form Print Current Form Mencetak form yang sedang aktif

Form Operations

Refresh Form Data Memperbaharui data form Mail Report Mengirim laporan via e-mail Preview Report Melihat preview report Print Report Mencetak report Report Operations

Send Report To File Menyimpan report/laporan ke dalam file Quit Application Keluar dari Aplikasi Ms. Access Run Application Menjalankan aplikasi Run MS Excel Menjalankan Microsoft Excel Run MS Word Menjalankan Microsoft Word

Application

Run Notepad Menjalankan Notepad Auto Dialer Menulis nomor telephone Print Table Mencetak tabel Run Macro Menjalankan macro Miscellaneous

Run Query Menjalankan query

5) Mengatur Tampilan Form - Klik kanan di pojok kiri atas form – Klik Properties 1 : Klik Kanan

2 : Klik Properties

gbr. 44 Menampilkan Form Properties

- Klik tab Format - Atur beberapa properties form seperti

• Caption untuk Title Form • Scroll Bars ubah jadi Neither • Record Selector ubah jadi No • Navigation Buttons ubah jadi No • Dividing Lines ubah jadi No • Auto Center ubah jadi Yes • Control Box ubah jadi No

Klik Format

gbr. 45 Mengatur Format Form

- Tutup desain form, apabila ada konfirmasi jawab Yes untuk penyimpanan ulang kemudian aktifkan kembali form tersebut dan lihat hasil modifikasinya.


13

6) Special Effect pada Objek - Klik icon Rectangle - Drag di area form layaknya sebuah bingkai

1 : Klik icon Rectangle

2 : Drag di area ini

gbr. 46 Menambahkan Rectangle pada Form

- Klik kanan pada objek tersebut - Pilih Special Effect

1 : Klik kanan tepat di garis Rectangle

2 : Pilih Special Effect

gbr. 47 Menambahkan Special Effect pada Rectangle

5. Report a. Pengertian

Pada saat kita membutuhkan laporan dalam bentuk hardcopy, tentu saja kurang menarik kalau kita sajikan dalam bentuk tabel/query yang masih mentah. Untuk itu kita perlu memberi hasil tampilan yang lebih menarik dan interaktif dengan menggunakan objek Report.

Report adalah bentuk output hasil pengolahan database untuk keperluan pencetakan dari sebuah tabel/query sebagai sumber datanya.

b. Membuat Report Secara prinsip, pembuatan Report hampir sama dengan cara pembuatan pada Form,

terdapat beberapa cara dan pilihan untuk membuat sebuah report, salah satu yang termudah yaitu dengan cara Wizard

Berikut langkah-langkah pembuatan report dengan wizard : - Klik object Report pada jendela Database - Klik ganda (double click) pada pilihan Create report by using wizard

2 : Klik Ganda

1 : Klik

gbr. 48 Create report by using wizard


14

- Setelah itu tampil kotak dialog Report Wizard - Pada pilihan Table/Queries, pilih tabel/query yang akan dibuat report - Untuk memasukkan semua field yang ada di tabel/query klik tombol .>>. – Klik Next

1 : Pilih tabel/query

2 : Klik Tombol ini

3 : Klik Next

gbr. 49 Memilih tabel/query dan memasukkan field - Untuk sementara abaikan saja pilihan grouping levels – Klik Next

Klik Next

gbr. 50 Grouping Levels - Pilih field yang akan dijadikan acuan dalam pengurutan data pada sebuah database – Klik

Next

gbr. 51 Memilih field untuk pengurutan data - Pilih bentuk Layout dan Orientation untuk posisi kertas – Klik Next

1 : Pilih field yang akan jadi acuan dalam pengurutan data

2 : Klik Next

2 : Klik Next

1 : Pilih bentuk layout dan orientation kertas

gbr. 52 Memilih Layout dan Orientation

- Pilih jenis Style untuk report yang kita buat – klik Next

2 : Klik Next

1 : Pilih jenis Style

gbr. 53 Memilih Report Style


15

- Terakhir pada isian Title, ketik Nama atau Judul Report - Klik Finish

2 : Klik Finish

1 : Ketik Nama atau Judul Report

gbr. 54 Memberi Nama/Judul Report

- Kemudian muncul Report dalam mode Print Preview

gbr. 55 Report mode Print Preview

c. Modifikasi Report

Bila hasil pembuatan report menggunakan fasilitas wizard dianggap kurang memuaskan, anda bisa memodifikasi report sesuai dengan keinginan anda seperti, mengatur ukuran dan batas kertas, mengganti warna background, menambahkan beberapa objek pada toolbox dan masih banyak yang lainnya.

Berikut ini beberapa hal yang bisa dilakukan untuk memodifikasi report. 1) Mengatur ukuran dan batas kertas

Untuk mengatur ukuran dan batas kertas, hampir sama dengan mengatur ukuran dan batas kertas pada program Ms. Word yaitu melalui menu File – Page Setup

2) Mengganti warna background Ubah terlebih dahulu tampilan report pada mode Design View. Jika sudah, terlihat

beberapa bagian yang terdapat pada tampilan report yaitu : a) Report Header berada di posisi bagian atas report, report header hanya akan tampil di

halaman pertama saja b) Page Header berada di bawah Report Header, page header akan tampil di setiap

halaman report c) Detail berada di bagian utama report, detail akan menampilkan data yang tersimpan pada

sebuah tabel/query d) Page Footer berada di bagian bawah report diatas Report Footer, page footer akan tampil

di setiap halaman report e) Report Footer berada paling bawah sebuah report, report footer hanya tampil di halaman

terakhir saja. Jika anda sudah mengenali setiap bagian pada report mode design view, langkah

selanjutnya untuk mengubah warna background yaitu klik kanan pada bagian report kemudian aktifkan properties, klik tab Format kemudian pilih Back Color.

6. Macro

a. Pengertian Macro adalah perintah atau fungsi yang telah disediakan yang dapat dijadikan perintah

otomatis. Namun sebuah macro tidak bisa dijalankan begitu saja, harus disisipkan pada sebuah kejadian (event) suatu objek. Misalnya, saat form dibuka, form ditutup, form aktif, form tidak aktif, command button di klik, command button di double click, dan lain sebagainya.

b. Membuat Macro Berikut ini langkah-langkah membuat macro :

- Klik objek Macros pada jendela Database - Klik tombol New


16

gbr. 56 New Macro

2 : Klik New

- Pilih jenis Action - Atur beberapa pengaturan pada Action Arguments untuk melengkapi Action pada Macro

1 : Pilih Jenis Action

2 : Atur beberapa Action Arguments

1 : Klik Macros

gbr. 57 Setting Macro

c. Menyimpan Macro Berikut cara menyimpan macro :

- Klik File – Save - Beri nama macro – Klik OK

Membuat Aplikasi Sederhana pada MS. Access 2003

Pada bagian ini kita akan membahas tentang sistem informasi sederhana tentang Data Nilai Siswa pada salah satu mata pelajaran. Dimana aplikasi tersebut bisa menampilkan keterangan dari nilai yang diperoleh masing-masing siswa baik dalam bentuk soft copy maupun hard copy bila diperlukan.

Di bagian ini pula akan dibahas dari mulai merancang database hingga menjadikan sebuah aplikasi siap pakai menggunakan menu pulldown kreasi sendiri. 1. Merancang database

a. Buatlah sebuah file database dengan nama “Aplikasi Data Siswa” di folder masing-masing. b. Membuat Tabel

- Tbl_Siswa Tabel pertama yang akan dibuat berfungsi menyimpan semua data siswa secara umum. Rancang tabel sesuai dengan ketentuan berikut ini :

Field Name Data Type Field Size * No_Induk Text 10 Nama Text 25 Kelas Text 10 Jenis_Kelamin Lookup Wizard - Alamat Text 50

Ket : * = Primary Key

- Tbl_Nilai Tabel kedua adalah tabel dasar yang akan menyimpan data nilai siswa, tabel ini nantinya akan disempurnakan dengan query, intinya tabel ini hanya tabel dasar untuk pembuatan query. Berikut ini ketentuannya :

Field Name Data Type Field Size Decimal Places Default Value No_Induk Text 10 - - Afektif Number Single 0 - Psikomotor Number Single 0 - Kognitif Number Single 0 -

Ket : Tabel ini tanpa Primary Key, jika saat penyimpanan tabel terdapat konfirmasi primary key jawab No c. Membuat Relationships

Untuk pembuatan relationships, lihat kembali pada pembuatan relationships yang telah dibahas sebelumnya.

d. Membuat Query Seperti telah disinggung sebelumnya bahwa Tbl_Nilai akan disempurnakan dengan query.

Query inilah yang akan kita bahas sekarang ini. Query ini akan melengkapi beberapa fasilitas


17

yang tidak bisa diselesaikan menggunakan objek Tabel, seperti mencari rata-rata nilai per siswa dan juga menampilkan keterangan kelulusan siswa.

Masukan kedua tabel pada rancangan query seperti yang terdapat pada contoh di pembahasan pembuatan query sebelumnya. Masukkan field-field yang dibutuhkan dengan memperhatikan tabel sumbernya.

Sebagai ilustrasi lihat contoh di bawah ini !

gbr. 58 Desain Query Nilai

Kemudian tambahkan dua buah field baru di sebelah kanan field Kognitif dengan

mengetikan :

1 : Nama Field

2 : Tabel Sumber

• Field Pertama : Rata-rata:([Afektif]+[Psikomotor]+[Kognitif])/3 • Field Kedua : Keterangan:Iif([Rata-rata]<50;”Tidak Lulus”;”Lulus”)

Hingga terlihat seperti contoh berikut ini :

gbr. 59 Menambah Field Baru pada Query

Simpan query tersebut dengan nama Data_Nilai.

e. Membuat Form Seperti sudah dibahas sebelumnya bahwa form berfungsi untuk menginput data pada

sebuah database dengan tampilan yang lebih interaktif dan menarik. Pada aplikasi ini, kita membutuhkan dua buah form yang akan dijadikan media input data. - Form Data Siswa

Form pertama ini dirancang untuk meng-input data siswa dengan Tbl_Siswa sebagai data source-nya atau tempat menyimpan data-data yang kita input pada form Data Siswa.

Untuk selanjutnya, cara pembuatan form bisa anda lakukan dengan cara wizard ataupun manual seperti yang telah dibahas sebelumnya. Silakan anda mencoba merancang sendiri sebuah form, sebagai acuan perhatikan gambar dibawah ini.

gbr. 60 Tampilan Form Siswa

Setelah itu ikuti langkah-langkah berikut ini :

• Tambahkan satu buah combo box untuk fasilitas Cari pada Form. Tempatkan tepat diatas text box NoInduk

Drag di Area ini

gbr. 61 Menambah Combo Box Cari


18

• Muncul kotak dialog Combo Box Wizard • Pilih option paling bawah – Klik Next

1: Klik pada Option ini

2: Klik Next

gbr. 62 Combo Box Wizard • Pilih field NoInduk dan Nama, tambahkan field tersebut dengan meng-klik tombol . > . –

Klik Next

1: Klik pada Tombol ini

gbr. 63 Memasukkan Field pada Combo Box • Non-aktifkan ceklist pada Hide key column (recommended) – Klik Next

2: Klik Next

1: Non-aktifkan Cek List

2: Klik Next

gbr. 64 Me-non aktifkan Cek List • Ketik Cari pada label combo box – Klik Finish

gbr. 65 Memberi Nama Label Combo Box

• Hasilnya tampak seperti contoh berikut ini

1: Ketik Cari

2: Klik Finish

gbr. 66 Hasil Tampilan Combo Box Cari


19

• Kemudian tambahkan tiga buah Command Button di Form Footer dengan ketentuan sebagai berikut :

Categories Actions Text Nama Record Operations Add New Record &Tambah cmd_Tambah Record Operations Delete Record &Hapus cmd_Hapus Form Operations Close Form &Selesai cmd_Selesai

Sehingga tampak seperti contoh berikut ini :

Tambahkan 3 buah Command Button

gbr. 67 Hasil Tampilan Command Button • Aktifkan Properties Form • Klik tab Format, kemudian atur beberapa properties berikut ini :

Caption isi dengan SMKTI Dadaha Informatik Scroll Bars ubah jadi Neither Record Selector ubah jadi No Navigation Buttons ubah jadi No Dividing Lines ubah jadi No Auto Center ubah jadi Yes Control Box ubah jadi No

• Kemudian klik tab Event, pilih baris On Open untuk menambahkan baris kode pemrograman agar setiap kali form dibuka, menambah record baru.

• Pilih Event Procedure – Klik icon Builder (titik tiga)

Pilih Event Procedur, kemudian klik icon Builder

gbr. 68 Mengatur Event On Open • Tulis kode program pada Visual Basic Editor seperti contoh berikut ini :

Private Sub Form_Open(Cancel As Integer) DoCmd.GoToRecord , , acNewRec End Sub

• Tutup jendela Visual Basic Editor • Jika perlu tambahkan beberapa objek lain seperti Line (garis) dan Rectangle (kotak

persegi) pada Form • Simpan Form dengan nama Form Data Siswa • Berikut ini contoh tampilan form mode Form View

gbr. 69 Tampilan Form Siswa mode Form VIew


20

- Form Data Nilai Form kedua ini berfungsi untuk meng-input nilai yang diperoleh masing-masing siswa

sekaligus hasil kelulusannya. Data Source form ini adalah query Data_Nilai. Silakan anda rancang form bisa menggunakan cara wizard ataupun manual.

Sebagai ilustrasi, perhatikan contoh berikut ini.

gbr. 70 Form Data Nilai mode Design View

Pada text box NoInduk perlu dimodifikasi menjadi combo box agar control Nama dan

Kelas secara otomatis terisi berdasarkan NoInduk yang kita pilih atau isi sesuai dengan data yang ada pada Data Siswa. Untuk itu lakukan langkah-langkah berikut ini : • Klik kanan pada text box NoInduk • Pilih Change To – Klik Combo Box

2: Pilih Change To

1: Klik Kanan

3: Klik Combo Box

gbr. 71 Change To Combo Box • Hasilnya text box NoInduk berubah menjadi Combo Box • Aktifkan Properties Combo Box NoInduk • Klik tab Data – Pilih baris Row Source, kemudian klik icon Builder (titik tiga)

gbr. 72 Menentukan Row Source

Klik Icon Builder pada Baris Row Source

• Muncul Kotak Show Tabel – Masukan Tbl_Siswa – Klik Close • Masukkan field NoInduk dan Nama pada SQL Statement : Query Builder

gbr. 73 Tampilan SQL Statement

Sisipkan Field NoInduk dan Nama


21

• Tutup Jendela SQL Statement – Klik Yes • Klik tab Format, atur beberapa properties di bawah ini

Column Count ganti dengan 2 Column Widths isi dengan 2cm;5cm List Width ganti dengan 7cm

• Klik tab Event – pilih baris After Update • Pilih Event Procedure – Klik icon Builder (titik tiga) • Ketik kode program berikut ini

Private Sub NoInduk_AfterUpdate() Afektif.SetFocus End Sub

• Kemudian lengkapi beberapa objek lainnya seperti Combo Box Cari, Tiga buah Command Button, Line dan Rectangle dan juga kode program (event procedure) On Open seperti pada form sebelumnya hingga tampilannya kurang lebih seperti contoh dibawah ini.

• Simpan form dengan nama Form Data Nilai

gbr. 74 Tampilan Form Data Nilai mode Form View

f. Membuat Report

Jika suatu saat kita membutuhkan informasi dari aplikasi database dalam bentuk hard copy atau dicetak pada kertas sebagai laporan data, maka kita harus merancang report. Begitu juga dalam aplikasi ini kita membutuhkan dua buah report, masing-masing Data_Siswa dan Data_Nilai.

Silakan anda coba rancang sendiri sebuah report dengan fasilitas wizard seperti yang telah dibahas sebelumnya. Sebagai acuan perhatikan beberapa aturan berikut ini. - Data_Siswa

• Data Source : tabel Tbl_Siswa • Orientation (Orientasi Kertas) : Potrait • Label : Data_Siswa

gbr. 75 Report Data Siswa mode Design View

- Data_Nilai • Data Source : query Data_Nilai • Orientation (Orientasi Kertas) : Landscape • Label : Data_Nilai

2. Membangun Aplikasi

Setelah kita selesai merancang struktur database, tentu saja kita tidak bisa menyajikan langsung secara mentah begitu saja. Untuk itu kita perlu membangun sebuah aplikasi database yang aman dari ancaman tangan-tangan usil dan juga membuat aplikasi lebih profesional seolah-olah berdiri sendiri (stand alone). Berikut ini langkah-langkah untuk membangun sebuah aplikasi database profesional.


22

a. Membuat Macro

Macro yang akan dibuat disini, nantinya akan digunakan untuk mengaktifkan menu hasil kreasi sendiri. Dengan kata lain, agar menu yang nantinya kita rancang bisa berfungsi sesuai dengan yang kita inginkan dibutuhkan fasilitas yakni macro. Berikut ini daftar macro yang akan kita buat.

No Action Form Name / Report Name View Nama Macro

1 Open Form Form Data Siswa Form Data_Siswa 2 Open Form Form Data Nilai Form Data_Nilai 3 Open Report Data_Siswa Print Preview Lap_DataSiswa 4 Open Report Data_Nilai Print Preview Lap_DataNilai 5 Quit - - Keluar

b. Membuat Menu dan Submenu

Sebelum anda membuat menu dan submenu, supaya lebih jelas perhatikan struktur/diagram menu berikut ini.

Master Laporan Utility

Data Siswa

Data Nilai

Keluar

Informasi Siswa

Informasi Nilai

Compact and Repair

Print

gbr. 76 Struktur Menu dan Submenu

Terlihat bahwa terdiri dari 3 menu utama, yaitu menu Master, Laporan dan Utility dan

masing-masing menu mempunyai submenu yang jumlahnya 7 buah submenu. Berikut ini langkah-langkah untuk membuat menu dan submenu.

• Menu Utama - Klik menu View - Pilih Toolbars - Klik Customize

gbr. 77 Customize Toolbars

3: Klik Customize

2: Pilih Toolbors

1: Klik View

- Muncul jendela Customize - Klik tab Toolbars – Klik New

1: Klik Toolbars

2: Klik New


23

Gbr. 78 Membuat New Toolbar

- Ketik Menu Utama pada Toobar Name – Klik OK

1: Ketik Menu Utama

2: Klik OK

gbr. 79 Memberi Nama Toolbar

- Klik Properties - Muncul Jendela Properties - Pada pilihan Type, pilih Menu Bar – Klik Close

1: Pilih Menu Bar

2: Klik Close

gbr. 80 Mengganti Tipe menjadi Menu Bar

- Klik tab Commands - Pada bagian Categories pilih New Menu (paling bawah) - Pada bagian Commands, drag New Menu ke area Menu Utama yang telah kita buat.

Drag New Menu ke area Menu Utama

gbr. 81 Memasukkan Menu ke dalam Menu Utama

- Tambahkan 2 buah Menu lagi sehingga hasilnya tampak sebagai berikut

gbr. 82 Membuat 3 buah Menu Setelah selesai membuat 3 buah menu, langkah selanjutnya adalah mengganti Property dengan memberi nama pada masing-masing menu yaitu dengan cara : - Klik kanan pada New Menu - Pada bagian Name ketik &Master


24

gbr. 83 Mengganti Property Name Menu Keterangan : Menambahkan simbol (&) berfungsi untuk memberikan shortcut pada menu. Contohnya Alt + M untuk menu Master

1: Klik Kanan

2: Ketik &Master

- Selanjutnya berikan nama pada menu selanjutnya dengan nama &Laporan dan &Utility

gbr. 84 Tampilan Menu Utama

• Submenu Berikut ini langkah-langkah menambahkan submenu pada Menu Utama - Masih di jendela Customize, pada bagian Categories pilih File - Pada bagian Commands pilih Custom - Drag Custom ke menu Master

gbr. 85 Menambahkan Submenu - Hasilnya seperti pada contoh gambar berikut ini

gbr. 86 Hasil Penambahan Submenu

Drag Custom ke area menu Master

- Tambahkan lagi 2 buah Custom ke menu Master, sehingga menu Master mempunyai 3 buah submenu (lihat kembali gambar struktur menu dan submenu gbr. 76)

- Pada menu Laporan, tambahkan submenu Print yang telah tersedia pada bagian Commands

- Pada menu Utility, tambahkan submenu Compact and Repair Database yang terdapat pada bagian Categories Tools

Untuk selanjutnya kita juga dapat mengganti nama dan menambahkan gambar/icon pada masing-masing submenu dengan cara : - Klik kanan pada submenu yang akan diedit - Pada bagian Name ketik nama submenu, contoh Data &Siswa - Pada bagian Change Button Image silakan ada pilih icon yang anda sukai


25

Gbr. 87 Mengatur Beberapa Property pada Submenu - Khusus pada submenu Keluar, kita bisa menambahkan property Begin a Group

gbr. 88 Menambahkan Property Begin a Group

Kemudian supaya submenu yang telah kita buat dapat berfungsi, maka kita perlu menyisipkan macro-macro yang telah kita buat sebelumnya yaitu dengan cara

1 : Klik kanan pada Submenu

2 : Ketik nama Submenu

3 : Pilih gambar/icon

- Klik kanan pada submenu yang ingin disisipkan macro - Klik Properties - Pada bagian On Action pilih Macro yang sesuai dengan fungsi submenu tersebut. - Klik Close

gbr. 89 Menyisipkan Macro pada Submenu

2 : Klik Close

1 : Pilih Macro

c. Membuat Startup Dan akhirnya langkah terakhir dalam merancang aplikasi database menggunakan Ms.

Access adalah mengatur Fitur Startup. Fasilitas ini berpengaruh pada file aplikasi database setiap kali file tersebut dijalankan secara Run Time.

Ada beberapa yang perlu disetting agar hasil akhir file aplikasi kita terlihat seperti halnya aplikasi yang dihasilkan oleh software Bahasa Pemrograman yang bersifat Stand Alone (berdiri sendiri) dan juga dapat mencegah file aplikasi dari sifat jahil orang-orang yang tidak bertanggung jawab. Berikut ini langkah-langkahnya :


26

- Klik menu Tools - Klik Startup - Muncul kotak dialog Startup - Pada bagian Application Title kita dapat ketik Aplikasi Data Siswa - Non-aktifkan ceklist pada bagian Display Database Window dan Allow Built-in Toolbars - Klik OK

Klik OK

Gbr. 90 Mengatur Startup

Setelah anda selesai melakukan pengaturan pada Startup, coba anda tutup file aplikasi terlebih dahulu kemudian aktifkan kembali file aplikasi tersebut. Hasilnya tampak tampilan baru yaitu dengan tidak adanya jendela database dan deretan menu yang tampil ada menu yang telah kita rancang sebelumnya.

Dan akhirnya program aplikasi tersebut tampil dengan tampilan yang lebih profesional. (Good Luck…!!!).


27

modul ms. access

Documents