PENGENALAN KEPADA MICROSOFT ACCESS

Unit 1 : Pengenalan

Microsoft Access adalah salah satu produk MICROSOFT OFFICE yang terkenal di dalam dunia pekerjaan.

Ia merupakan satu aplikasi pangkalan data yang dibangunkan bagi keperluan pejabat dan urusan

perniagaan. Microsoft Access digunakan untuk menyimpan maklumat pekerja, pelajar, stok dan sebagainya.

Aplikasi ini memudahkan pengeksesan data, contohnya:- Kita telah memasukkan data pelajar dan pada

satu ketika kita hanya perlu data pelajar yang tinggal pada satu taman tertentu. Dengan menggunakan

pangkalan data yang telah sedia ada, kita hanya perlu menggunakan arahan-arahan tertentu untuk

mendapatkan maklumat tersebut. Ini memudahkan kerja kita tanpa melihat semula dan perlu cari secara

manual pelajar manakah yang tinggal tempat tersebut.

Langkah-langkah untuk membuka Microsoft Access

Langkah 1 : Klik Butang Start Klik All Programs Klik Microsoft Access

Langkah 2 :

Klik Butang Radio Blank Access database jika membina fiel pangkalan data baru

atau Klik Butang Radio Access database wizard, pages and projects jika menggunakan fiel template pangkalan data

atau

Klik Butang Radio Open an existing file jika menggunakan fiel pangkalan data yang sedia

ada Klik OK

1

Langkah 3 : Beri nama file Klik Butang Create

Pengenalan kepada Tetingkap Microsoft Access

2

Menu Bar

Standard Toolbar

Database Window

Object tabs

Tetingkap Database

Tab Objek (Object Tabs)

Tab Objek (Object Tabs) Penggunaan

TablesMenyimpan data sebagai entity ( cth: nama, tempat, harga). Merupakan

elemen asas dalam pangkalan data. Kombinasi beberapa medan (field)

membentuk rekod (records) yang memberi maklumat yang berkaitan

QueriesMendapatkan maklumat tertentu dengan mengeset kriteria-kriteria yang

tertentu

FormsTetingkap yang lebih menarik untuk memanipulasi data

(input, edit ,output)

ReportsMemaparkan atau mengasilkan laporan yang menarik

MacrosDigunakan untuk arahan yang berulang

ModulesMenglibatkan pengatucaraan (programming)

UNIT 2: TABLE

Klik 2x Create table in Design View

Masukkan Nama Medan (Field Name), Jenis Data (Data Type), Penerangan (Description) dan Properti

Medan (Field Properties) serta Kekunci Utama (Primary Key)

3

Langkah 1:

Langkah 2:

Nama Medan (Field Name) cth nama, umur, gaji dan sebagainya

Jenis Data (Data Type)

Jenis Data Penggunaan Size

Text Kombinasi abjad, digit, ruang kosong dan simbol

Max 255 aksara

Memo Kombinasi abjad, digit, ruang kosong dan symbol. Digunakan sebagai catatan ringkas

Max 64 000 aksara

Number Digit 0 hingga 9. Boleh digunakan untuk pengiraan

8 bytes

Date / Time Tarikh dan masa 8 bytes

Currency Mata wang 8 bytes

Yes/No Yes, No, True, atau False (Hanya boleh terima salah satu sahaja)

1 byte

OLE Object Memasukan gambar 1Gb (Terpulang pada ruang HardDisk)

Hyperlink Link halaman lain 64 000 aksara

AutoNumber Nombor berurutan 4 bytes

Lookup Wizard Meformat data yang berulang 4 bytes

Penerangan (Description ) Penerangan kegunaan sesuatu medan

Properti Medan (Field Properties) properti sesuatu medan

Kekunci Utama ( Primary Key) medan yang unik di mana mengenal pasti data tidak berulang

4

Nama MedanJenis Data Penerangan

Kekunci Utama

Medan Propeti

Medan Properti (Field Properies)

Input Mask

Digunakan dalam medan (table dan queries) dan juga pada text boxes serta combo boxes dalam forms. Ia

digunakan untuk meformat data supaya data yang dimasukkan lebih tepat dan boleh menggurangkan

kesalahan maklumat.

Jadual berikut adalah contoh InputMask

Definasi Input mask Contoh

(000) 000-0000 (206) 555-0248

(999) 999-9999! (206) 555-0248

( ) 555-0248

(000) AAA-AAAA (206) 555-TELE

#999 -20

2000

>L????L?000L0 GREENGR339M3

MAY R 452B7

>L0L 0L0 T2F 8M4

00000-9999 98115-

98115-3007

>L<?????????????? Maria

Pierre

ISBN 0-&&&&&&&&&-0 ISBN 1-55615-507-7

ISBN 0-13-964262-5

>LL00000-0000 DB51392-0493

Aksara yang dibenarkan

Aksara Kegunaan

0 Digit (0 hingga 9; plus [+] dan minus [-] tidak dibenarkan).

9 Digit atau ruang kosong (plus [+] dan minus [-] tidak dibenarkan; ).

# Digit or space (plus [+] dan minus [-] dibenarkan; ).

L Abjad (A hingga Z, mesti diisi).

? Abjad (A hingga Z, optional ).

A Abjad atau digit (mesti diisi).

a Abjad atau digit (optional).

& Aksara atau ruang kosong (mesti diisi).

C Aksara atau ruang kosong (optional).

. , : ; - / Pemisahan titik perpuluhan dan kedudukan digit, tarikh, dan masa.

5

< Huruf kecil.

> Huruf besar.

! Bermula dari kanan ke kiri

Password Akan memapark *

Klik Table Design Toolbar View

Sebelum ke Datasheet View, anda perlu menyimpan Jadual (Save Table)Beri nama Jadual yang bersesuaian dan Klik OK

Masukkan data yang dikehendaki pada Datasheet View

6

Langkah 3:

View

Langkah 4:

Langkah 5:

MENGHASILKAN JADUAL MENGGUNAKAN WIZARD

- Klik 2 kali pada Create table by using wizard

- Pilih kategori

- Pilih Field

- Klik >> pada samples field pilihan

- Klik Next

- Lengkapkan wizard

- Masukkan data dalam jadual anda

7

Klik create table by using wizard

Pilih katogeri jadual

Pilih Samples Fields

Klik butang next Pilih next sehingga finish dan klik butang finish

Langkah 1:

Langkah 2:

Langkah 3:

Langkah 4:

Klik create table by using Entering Data

Langkah 1:

MENGHASILKAN JADUAL MENGGUNAKAN ENTERING DATA

- Klik 2 kali pada create table by Entering Data

- Jadual sedia untuk dimasukkan data

Mengubahsuai Format Paparan Jadual Yang Telah Dihasilkan

- Klik Format

- Klik Datasheet

- Buat pilihan pada paparan

- Klik ok

8

Masukkan data anda di sini

Langkah 2:

Latihan 1

a) Fail Pangkalan Data PELAJAR mempunyai JADUAL bernama MAKLUMAT PELAJAR dimana terdiri

daripada medan-medan berikut:

b) Anda dikehendaki meformat Field Property berikut (dan yang berkenaan):

NOIC JANTINA

Field Size 14 1Format >Input Mask 0000-00-0000CaptionDefault ValueValidation Rule “L” or “P”Validation Text Hanya dibenarkan L untuk Lelaki dan P untuk PerempuanRequiredAllow Zero Lenghth

c) Masukkan rekod berikut(cell yang kosong, isikan data yang berkenaan):

NOIC 940812-05-4569 930228-07-7899 941117-04-5698 920525-08-4785 930703-12-4589NAMA Kassim Selamat Bujang Lapok Minah Rahman Dewi Gopal Ah Low LanALAMAT 43,Blok D, Taman

Maluri, 68000 Ampang Selangor

56, Jalan Lama 2, Taman Rimba, 78000 PJ Selangor

48/7A, Regina Court, 58000 A, Pudu ,KL

456A,. Jalan145Taman Botani, 68000 Amapng Selangor

23, Blok A/4 Flat Sri Wangi57000 Kepong KL

JANTINAUMURKETURUNANAGAMATARIKH LAHIRNAMA BAPA Selamat Bin Dollah Lapok Bin Ramli Rahman Sabu Gopal A/L Raju Ah Cin LaiKERJABAPA Cikgu Tentera Kerani Cikgu PeniagaGAJIBAPA RM1500 RM1900 RM1000 RM1800 RM3500NAMA IBU Aisyah Ali Zida Ibrahim Liza Kenen Mala A/P Dorai Alice YoKERJAIBU Juru Jual Kerani Suri Rumah Cikgu Suri RumahGAJI IBU RM800 RM750 - RM1500 -GAMBAR

Nama Medan Jenis Data Nama Medan Jenis Data

NOIC (Primary Key) Text BulanL LookupWizardNAMA Text TahunL LookupWizardALAMAT Text NAMA BAPA TextTAMAN Text KERJABAPA TextPOSKOD Number GAJIBAPA CurrencyBANDAR LookupWizard NAMA IBU TextNEGERI LookupWizard KERJAIBU TextJANTINA Text GAJI IBU CurrencyUMUR Number GAMBAR OLE ObjectKETURUNAN LookupWizardAGAMA LookupWizardTarikhL LookupWizard

9

d) Untuk medan gambar, gunakan OLE Object

e) Susun data menggikut umur pelajar.

f) Senaraikan nama pelajar yang ibunya tidak bekerja.(Gunakan arahan Filter by selection , sebelum itu kursur anda mestilah berada pada medan

KERJAIBU “Suri rumah” dan klik Apply Filter. Untuj dapatkan Jadual asal, klik Remove Filter)

g) Senaraikan nama pelajar perempuan yang tinggal di Kuala Lumpur .(Gunakan arahan Filter by Form )

h) Gaji bernilai RM800 diganti dengan RM850 (Gunakan arahan Edit Find )

Latihan 2

a) Fail Pangkalan Data BUKU ALAMAT mempunyai JADUAL bernama BIODATA dimana terdiri daripada

medan-medan berikut:

(jika perlu anda boleh tambah medan )

b) Masukkan sekurang-kurangnya 10

rekod.

c) Simpan untuk latihan seterusnya.

NOID EMAILNAMA WEBSITEALAMAT FOTOTARIKH LAHIRKETURUNANNOTELRUMAHNOTELPEJNOH/P

10

UNIT 3: FORM

Borang digunakan untuk memaparkan data dalam bentuk interaktif yang kemas dan menarik. Selain itu

borang juga boleh digunakan dalam mencari, menghapus, menambah dan mengemaskini data.

Cara mencipta borang dengan menggunakan wizard

- Klik 2 kali pada create form by using wizard

- Pilih nama jadual atau queries yang hendak dijadikan borang

- Pilih nama medan yang diperlukan

- Klik >>

- Lengkapkan wizard

- Finish

11

Klik 2 kali pada create form by using wizard

Pilih nama jadual atau queri

Klik Medan yang diperlukan

Langkah 1:

Langkah 2:

Langkah 3:

Cara mencipta borang dengan menggunakan Design View

- Klik New

- Klik Design View

- Pilih nama jadual

- Ok

- Klik dan tarik setiap medan yang diperlukan pada paparan

- Ubah suai borang anda dengan memasukkan elemen yang perlu

12

Lengkapkan wizard dan klik Next selepas pilihan

Borang yang terhasil dengan menggunakan wizard, untuk mengubah sebarang bentuk rekaan klik view design view

Borang dalam keadaan design view. Sebarang

perubahan rekabentuk mestilah berada dalam

keadan ini

Langkah 5:

Klik NewLangkah 1:

13

Klik Design View

Pilih nama jadual yang ingin dijadikan borang

Klil Ok

Klik dan tarik medan yang diperlukan ke kawasan paparan yang telah disediakan

Masukkan text, label, command button dan sebagainya untuk melengkapkan borang anda

Langkah 2:

Langkah 3:

Langkah 5:

Field List

Toolbox

Latihan 3

a) Buka Fail Pangkalan Data PELAJAR yang mempunyai JADUAL bernama MAKLUMAT PELAJAR. Bina

FORM seperti dibawah:

14

Contoh Borang yang telah diubahsuai

WARISAN PERKASA

b) Namakan sebagai frmmaklumat pelajar

c) Buka Fail Pangkalan Data PELAJAR. Bina JADUAL bernama SUBJEK, manakala medan-medan

serta datanya adalah seperti berikut:

COD NAMASUBJEKT1BM BAHASA MALAYSIAT1M MATEMATIKT1E ENGLISHT2BM BAHASA MALAYSIAT2M MATEMATIKT2E ENGLISH

Bina FORM yang sesuai. Namakan sebagai frmSUBJEK.

Latihan 4

a) Buka Fail Pangkalan Data BUKU ALAMAT yang mempunyai JADUAL bernama BIODATA. Bina FORM

dan namakan sebagai frmBIODATA

UNIT 4: REPORT

Mencipta borang menggunakan wizard

− klik 2 kali pada create report by using report

− Pilih nama jadual yang diperlukan

− Pilih medan yang diperlukan dengan klik pada >

− Next

− Lengkapkan semua pilihan sehingga finish

15

Klik 2 kali pada Create report by using wizard

Pilih nama jadual atau queries di sini

Klik nama medan yang diperlukan

Klik butang ini

Klik next sehingga tamat pilihan dan kemudian klik finish

Langkah 1:

Langkah 2:

Langkah 3:

Langkah 4:

Langkah 5:

16

Contoh laporan yang telah siap dengan menggunakan wizard dan sedikit pengubahsuaian

Laporan dalam keadaan design view. Sebarang pengubahsuaian mestilah dalam keadaan ini. Untuk mendapatkan keadaan ini klik view dan klik design view manakala setelah siap merekabentuk klik view dan klik print preview untuk melihat hasil laporan yang telah direkabentuk

Latihan 5

a) Buka Fail Pangkalan Data PELAJAR. Bina REPORT dengan menggunakan JADUAL MAKLUMAT

PELAJAR serta medan-medannya ialah NOIC, NAMA NAMA BAPA GAJI BAPA. Beri tajuk report yang

sesuai.

b) Namakan sebagai repGaji

Latihan 6

b) Buka Fail Pangkalan Data BUKU ALAMAT yang mempunyai JADUAL bernama BIODATA. Hasilkan

(Report) satu senarai maklumat dimana terdiri nama dan no tel. Namakan sebagai Nama&NoTel.

17

UNIT 5: QUERY

Queries digunakan untuk mencari data yang terdapat dalam sesuatu pangkalan data dengan kadar yang

segera dan mudah

Memulakan Queries

- Aktifkan pilihan Queries

- Klik 2 kali pada create queries in design view

- Pilih nama jadual yang tersenarai

- Klik butang Add

- Klik Close

- Klik 2 kali pada medan terpilih

- Masukkan criteria carian

- Klik view

- Klik datasheet view untuk melihat hasil carian

18

Klik 2 kali pada create query in Design View

Pilih nama table yang diperlukan

Klik Add

Klik Close

Klik 2 kali pada nama medan data yang diperlukan

Masukkan carian di ruangan criteria

Langkah 1:

Langkah 2:

Langkah 3:

Langkah 4: Langkah 5:

Langkah 6:

KAEDAH UNTUK MENETAPKAN CRITERIA CARIAN

Simbol Maksud Contoh penggunaan* Mewakili aksara lain

Digunakan untuk carian data yang mempunyai data jenis text atau date/time

• A* - Nama yang bermula huruf A dan diikuti oleh aksara lain

• *A – nama yang berakhir dengan huruf A dan didahului oleh aksara lain.

<

>

=

<=

>=

Between.. and ..

Digunakan untuk carian number atau currency

Kurang daripada

Lebih daripada

Sama dengan

Kurang dan sama

Lebih dan sama

Nilai di antara 2 nombor

<10 0,2,3……9

>10 11,12,13…….

=10 10

<=10 1,2……10

>=10 10,11,…..

Between 5 and 10 6,7,8,9

Menggunakan sort (Isih)

Sort digunakan untuk menyusun hasil carian mengikut turutan yang diperlukan oleh pengguna

19

Masukkan pilihan sort di sini sekiranya pengguna memilih Ascending ini bermaksud nama akan diisih dari A ke Z tetapi jika Descending pula nama akan diisih dari Z ke A

MENGIRA MENGGUNAKAN QUERY

Dalam Access pengiraan boleh dilakukan dengan menggunakan query.

Sintaks pengiraan

Contoh:

Jumlah Markah :[Markah 1]+[Markah 2]

20

nama medan :[nama medan] operator [nama medan]

Masukkan pengiraan anda di sini

Latihan 6

a) Buka Fail Pangkalan Data PELAJAR. Bina JADUAL bernama RESULT, manakala medan-medan serta

datanya adalah seperti berikut:

COD NOIC UJIAN (20%) PEPERIKSAAN (80%)T1BM 920525-08-4785 13 56T1BI 920525-08-4785 15 70T1M 920525-08-4785 9 58T2BM 930703-12-4589 6 45T2BI 930703-12-4589 10 72T2M 930703-12-4589 18 15

b) Bina FORM yang sesuai. Namakan sebagai frmRESULT pelajar

c) Taipkan sekurang-kurangnya 10 rekod.

d) Masukkan medan baru MARKAH dan STATUS.

Pengiraan markah

MARKAH = UJIAN + PEPERIKSAAN

Status keputusan Peperiksaan

MARKAH STATUS

80 – 100 Cemerlang

67 – 79 Baik

50 – 64 Lulus

0 – 49 Gagal

e) Senaraikan nama pelajar serta nama matapelajaran yang gagal

f) Kirakan pendapatan keluarga untuk setiap pelajar

g) Senaraikan nama pelajar yang layak menerima bantuan ( Pendapatan bulanan kurang dari RM2500)

21

Latihan 7

a) Berikut adalah Jadual untuk Kedai Koperasi Sekolah Sri Murni.

STOCK

KODITEM NAMAITEM HARGA KUANTITI PENGELUAR1000 MILO250 12.50 20 NESTLE1020 MILO500 22.90 10 NESTLE1100 EVERYDAY 15.00 9 P & G1300 KAO BLEACH 1.95 10 KAO CORP1370 SUNLIGHT 2.20 6 UNILEVER1400 LUX 2.00 4 UNILEVER1450 TEA BOH 6.89 12 CAMERON

HARGA BARU

KODITEM HARGA BARU1000 12.601020 22.901100 15.901300 2.001370 2.301400 2.001450 6.90

b) Dapatkan senarai barang stok yang dibekalkan oleh “Nestle”

c) Senaraikan KODITEM, NAMAITEM, KUANTITI bagi barang-barang yang mempunyai kuantiti dalam stok sebanyak 20 unit atau lebih

d) Senaraikan KODITEM dan NAMAITEM dan cari berapakah perbezaan diantara harga stok dengan hanrga baru.

©

WARISAN PERKASA SERVICESWarisan2u@gmail.com

Tel/fax: 03-89223142016-6209547

22