microsoft access 2007

23
MICROSOFT ACCESS 2007 Pengenalan Microsoft Access 2007 Fungsi / kegunaannya : Merupakan salah program pengolah database yang cukup canggih dengan berbagai kemudahan yang ada seperti pengaturan data, pembuatan form, pembuatan laporan, menyaring data dan lain-lain. Maksud dari database itu sendiri adalah kumpulan arsip data berbentuk tabel yang saling berkaitan untuk menghasilkan informasi. Data sebagai masukan yang akan diolah menjadi informasi. Sedangkan informasi merupakan data yang telah diolah sesuai dengan kebutuhan. Informasi bagi satu pihak bias menjadi masukan bagi pihak lainnya. Arsitektur Dalam Microsoft Access : Database yang tersusun didalam Access 2007 terdiri dari beberapa komponen yang membentuk suatu kesatuan system yang disebut Object Database,yang secara umum terdiri dari : Table Database DBMS RDBMS Primary Key Query DDL dan DML SQL Record / Tuple Field Pengertian : . Table Objek utama dalam Access yang digunakan untuk tempat menyimpan data yang akan diolah dalam format baris dan kolom, dan merupakan komponen terpenting dalam database. · Database Created by yoy

Upload: yoy71

Post on 18-Jun-2015

31.717 views

Category:

Documents


3 download

TRANSCRIPT

Page 1: Microsoft Access 2007

MICROSOFT ACCESS 2007

Pengenalan Microsoft Access 2007

Fungsi / kegunaannya :

Merupakan salah program pengolah database yang cukup canggih dengan

berbagai kemudahan yang ada seperti pengaturan data, pembuatan form,

pembuatan laporan, menyaring data dan lain-lain.

Maksud dari database itu sendiri adalah kumpulan arsip data berbentuk tabel

yang saling berkaitan untuk menghasilkan informasi.

Data sebagai masukan yang akan diolah menjadi informasi. Sedangkan

informasi merupakan data yang telah diolah sesuai dengan kebutuhan. Informasi

bagi satu pihak bias menjadi masukan bagi pihak lainnya.

Arsitektur Dalam Microsoft Access :

Database yang tersusun didalam Access 2007 terdiri dari beberapa komponen

yang membentuk suatu kesatuan system yang disebut Object Database,yang

secara umum terdiri dari :

Table

Database

DBMS

RDBMS

Primary Key

Query

DDL dan DML

SQL

Record / Tuple

Field

Pengertian :

. Table

Objek utama dalam Access yang digunakan untuk tempat menyimpan data yang

akan diolah dalam format baris dan kolom, dan merupakan komponen terpenting

dalam database.

· Database

Kumpulan arsip data berbentuk tabel yang saling berkaitan untuk menghasilkan

informasi.

Kumpulan data yang dipakai / ada dalam suatu lingkup tertentu, misalkan instansi,

perusahaan dan lain-lain atau kasus tertentu.

· DBMS

Created by yoy

Page 2: Microsoft Access 2007

MICROSOFT ACCESS 2007

Kumpulan perangkat lunak yang digunakan untuk menangani semua pengaksesan

ke database. Mempunyai fasilitas membuat, mengakses, memanipulasi, dan

memelihara database. Bertujuan untuk efisien dan kenyamanan dalam memperoleh

dan menyimpan informasi dalam database.

Fungsi-fungsi DBMS :

1. Data Definition

2. Data Manipulation

3. Data Security dan Integrity

4. Data Recovery dan Concurrency

5. Data Dictionary

6. Performance

· RDBMS

Merupakan sekumpulan yang disimpan sedemikian rupa sehingga mudah diambil

informasinya bagi pengguna, dan data tersebut saling berhubungan. RDBMS

merupakan suatu paket perangkat lunak yang kompleks digunakan untuk

memanipulasi database.

Ada tiga prinsip dalam RDBMS :

Data Definition

Mendefinisikan jenis data yang akan dibuat ( dapat berupa angka /

huruf ),cara relasi data, validasi data dan lainnya.

Data Manipulation

Data yang telah dibuat dan didefinisikan tersebut akan dilakukan beberapa

pengerjaan, seperti menyaring data, melakukan prose Query, dan

seterusnya.

Data Control

Bagian ini berkenaan dengan cara mengendalikan data, seperti siapa saja

yang bisa melihat isi data, bagaimana data bisa digunakan oleh banyak user,

dan seterusnya.

· Primary Key

Field kunci / utama dari suatu tabel yang menunjukkan bahwa field yang menjadi

kunci tersebut tidak bisa diisi dengan data yang sama, dengan kata lain Primary

Key menjadikan tiap record memiliki identitas sendiri-sendiri yang membedakan

satu sama lainnya ( unik ). Primary Key berguna saat menampilkan record hasil

pencarian ( searching ),pengurutan dan proses penampilan data dan lainnya

berlangsung lebih cepat.

· Query

Created by yoy

Page 3: Microsoft Access 2007

MICROSOFT ACCESS 2007

Merupakan bahasa untuk melakukan manipulasi terhadap database, yang telah

distandarkan dan lebih dikenal dengan nama Structured Query Language ( SQL ).

Query dibedakan menjadi 2, yaitu :

a. Untuk membuat / mendefinisikan obyek-obyek database seperti membuat

tabel, relasi dan sebagainya. Biasanya disebut dengan Data Definition

Language ( DDL )

b. Untuk memanipulasi data, yang biasanya dikenal dengan Data Manipulation

Language (DML). Manipulasi data bisa berupa :

- Menambah, mengubah atau menghapus data

- Pengambilan Informasi yang diperlukan dari database, yang mana

datanya diambil dari tabel maupun Query sebelumnya.

· DDL dan DML

a. DDL

Skema basis data dispesifikasikan oleh sekumpulan definisi dengan sebuah

bahasa khusus yang disebut Data Definition Language ( DDL ). Hasil

kompilasi DDL berupa tabel-tabel yang disimpan dalam sebuah file, disebut

Data Dictionary ( Kamus Data ) atau Data Directory.

b. DML

Adalah bahasa untuk memanipulasi data yaitu :

- Pengambilan Informasi yang disimpan dalam Basis Data

- Penyisipan Informasi baru ke Bata Data

- Penghapusan Informasi dari Basis Data

- Modifikasi Informasi ynag disimpan dalam Basis Data

· SQL

Structured Query Language adalah bahasa yang digunakan untuk mengakses basis

data yang tergolong relasional. Standar SQL mula-mula didefinisikan oleh ISO

( International Standards Institute ) yang dikenal dengan sebutan SQL86.

· Record / Tuple

Sebuah tipe data yang mengumpulkan beberapa item data dimana masing-masing

tipe data dari item data ini berbeda-beda.

· Field

Atribut data yang paling kecil yang merupakan kesatuan terkecil dalam suatu Data

Base.

Jenis Relasi Antara 2 Tabel

Relasi

Created by yoy

Page 4: Microsoft Access 2007

MICROSOFT ACCESS 2007

Model data relasional menggunakan sekumpulan tabel berdimensi dua ( yang

biasa disebut relasi atau tabel ) dengan masing-masing tabel tersusun atas

sejumlah baris dan kolom. Pada model data relasional, kaitan atau asosiasi antara

dua buah tabel disebut hubungan (Relationship ). Hubungan dapat berupa :

1-1, yakni satu data pada suatu tabel berpasangan dengan hanya satu data

pada tabel lain.

1-M, yakni satu data pada suatu tabel berpasangan dengan banyak data

pada tabel lain.

Jenis Relasi yang memungkinkan antara 2 tabel :

Penjelasan :

Relasi yang tersusun menjadi beberapa baris dan kolom, sebagaimana

diperlihatkan pada gambar di atas yang membentuk suatu hubungan yang

diperlihatkan pada tabel. Secara konsep, setiap tabel harus memiliki kunci primer.

Kunci primer dapat tersusun dari sebuah kolom atau beberapa kolom. Kunci

berperan sebagai identitas yang unik ( tidak kembar ) untuk masing– masing baris

data.

Fungsi / Kegunaan Menu

· Tables

1. Berfungsi sebagaipenyimpan data dalam sebuah obyek.

2. Urutan langkah-langkah :

3. Klik ikon Blank DataBase

4. Kemudian beri nama DataBase yang dibuat dengan Akademika sebagai

berikut :

5. Kemudian setelah itu tekan Create

6. Klik Design View

Created by yoy

Page 5: Microsoft Access 2007

MICROSOFT ACCESS 2007

7. Kemudian masukan nama field dan tipe datanya seperti tampilan berikut ini

8. Klik 2 kali pada tabel Mahasiswa, maka akan muncul tampilan berikut :

Created by yoy

Page 6: Microsoft Access 2007

MICROSOFT ACCESS 2007

Kemudian isikan data sebagai berikut :

NIM NAMA ALAMAT KOTA_ASAL IPK JUMLAH_SKS

22033374

7

Adi Prasetyo Jl. Cianjur Bandung 3,05 145

22053871 Widyaningru

m

Jl. Pajajaran Bandung 2,14 86

22053780 Septama Jl. Surapati Bandung 3,17 81

22053950 Handayani Jl. Buah Batu Bandung 2,01 80

22033333 Denis Jl. Pesantren Bandung 3,99 150

· Queries

Digunakan untuk menampilkan, menyunting, dan menganalisa suatu data dengan

cara lain.

Query Wizard

Cara membuat Query dengan Query Wizard akan lebih mudah karena akan dibantu

oleh Microsoft Access 2007.

Berikut ini adalah langkah-langkah membuat Query dengan Query Wizard :

Created by yoy

Page 7: Microsoft Access 2007

MICROSOFT ACCESS 2007

1. Buka File DataBase yang dimiliki kemudian pilih Toolbar Create kemudian

klik Query Wizard.

2. Kemudian akan muncul kotak New Query, lalu pilih Simple Query Wizard,

klik Ok.

3. Kemudian pilih pilih tabel yang diperlukan pada pilihan Tabel / Query.

4. Keterangan :

Klik > untuk memilih field yang diperlukan dalam Query.

Klik < untuk membatalkan.

Klik >> jika memerlukan semua Field yang ada.

5. Pilih Field NIM, Nama dan IPK. Kemudian klik Next akan muncul jendela

baru kemudian beri nama pada Query yang telah dibuat dan pilih Open The

Query to View Information,

Klik Finish.

6. Berikut Hasilnya :

Created by yoy

Page 8: Microsoft Access 2007

MICROSOFT ACCESS 2007

· Form

Digunakan untuk membuat Control Proses memasukkan, memeriksa, dan

memperbarui data.

Kita akan mencoba membuat suatu form sederhana

Langkah-langkah membuat Form :

1. Untuk membuat suatu Form, dapat membuat berdasarkan pada tabel yang

ada dengan memilih Form pada bagian Create. Sebelumnya pastikan dalam

keadaan Datasheet View, bukan Design View, caranya dengan Double-

Click pada nama Tabel.

2. Maka secara otomatis dapat mendapat suatu Form yang langsung

berdasarkan pada Tabel yang telah dibuat sebelumnya.

Created by yoy

Page 9: Microsoft Access 2007

MICROSOFT ACCESS 2007

Gambar di atas menunjukkan tampilan Form View, selain itu ada juga

tampilan Layout dan Design View dimana dapat mengatur tampilan Form.

Terdapat pada bagian kiri atas menu Home. Tampilan dari Design View

digunakan untuk mengubah susunan dari Form sesuai dengan keinginan

user. Di bawah adalah tampilan Design View.

3. Jika ingin memasukkan suatu data pada tabel, maka harus masuk ke bagian

Form View.

4. Pada tampilan di atas dapat memasukkan inputan data dimana secara

otomatis maka data akan langsung tersimpan dalam Tabel. Apabila ingin

menambahkan data baru maka cukup dengan meng-click bagian Record

yang berada pada bagian bawah tampilan. Selanjutnya membuat tombol

untuk navigasi. Berikut ini adalah langkahlangkah yang harus dilakukan :

Created by yoy

Page 10: Microsoft Access 2007

MICROSOFT ACCESS 2007

1. Bukalah Form yang telah dibuat kemudian pada ribbon Format pilih View

dan pilih Design View.

2. Kemudian akan tampilan seperti tampilan di bawah ini

3. Kemudian pilih tanda Button

4. Buat sebuah button pada Design Viewnya, kemudian akan muncul secara

otomatis Button Wizard sebagai berikut :

5. Kemudian pada Categories pilih Record Navigation dan apada Action

pilih Go to First Record, lalu klik Next. Pilih label berupa Picture, klik Next

lalu Finish. Jika semua benar maka akan muncul sebagai berikut :

Created by yoy

Page 11: Microsoft Access 2007

MICROSOFT ACCESS 2007

6. Dengan cara yang sama seperti no 5 di atas buat Button untuk Navigasi, Go

to Next Record, Go to Previous Record, dan Go to Last Record. Dan

juga untuk Record Operation berupa Add New Record, Delete Record,

Undo dan Save Record. Serta sebuah Form Operation yaitu untuk Button

Close Form.

· Report

Created by yoy

Page 12: Microsoft Access 2007

MICROSOFT ACCESS 2007

Microsoft Access 2007 memudahkan user dalam pembuatan laporan ( Report )

dengan menyediakan fasilitas Report Wizard yang mampu untuk merancang

beberapa bentuk laporan dan dapat memodifikasi bentuk laporan sesuai dengan

pola yang diharapkan.

Cara membuat Report Wizard :

1. Pilih ribbon Create kemudian pilih tanda Report

2. Kemudian akan muncul tampilan sebagai berikut :

Buat tabel dengan aturan sebagai berikut :

Tabel Stok

No Field Name Data Type Field Properties

1 KodeBrg Text Field SizeInput Mask

600-000

Created by yoy

Page 13: Microsoft Access 2007

MICROSOFT ACCESS 2007

Caption Kode Barang2 NamaBrg Text Field Size

Caption25Nama Barang

3 Satuan Text Field SizeCaption

10Unit Satuan

4 StAwal Number Field SizeFormatDecimal PlaceCaption

Long IntegerStandard0Stok Awal

5 HsAwal Number Field SizeFormatDecimal PlaceCaption

Long IntegerStandard0Harga Satuan

Data Tabel Stok

Tabel Pemasok

No

Field Name Data Type Field Properties

1 KodePasok Text Field SizeCaption

9Kode Pasok

2 NamaPasok Text Field SizeCaption

25Nama Pemasok

3 KontakPerson Text Field SizeCaption

20Kontak Person

Created by yoy

Page 14: Microsoft Access 2007

MICROSOFT ACCESS 2007

4 Alamat Text Field SizeCaption

40Alamat

5 Kota Text Field SizeCaption

20Kota

6 Telp Text Field SizeCaption

15Telepon

Data Tabel Pemasok

Created by yoy

Page 15: Microsoft Access 2007

MICROSOFT ACCESS 2007

No

Field Name Data Type Field Properties

1 NoJual Text Field SizeCaption

6No. Faktur

2 TglJual Date/Time FormatInput MaskCaption

Medium Date99/99/0000Tanggal Jual

3 Kode Kasir Text Field SizeCaption

5Kode Kasir

4 KodeBrg Text Field SizeInput MaskCaption

600-000Kode Barang

4 Jml Number Field SizeFormatDecimal PlaceCaption

ByteStandard0Jumlah

4 Uang Text Field SizeFormatCaptionDecimal Place

DoubleCurrencyHarga0

Data Tabel Faktur Penjualan

Field Lookup & Relationship

Relasi digunakan untuk menghubungkan data-data dari table yang berbeda,

sehingga dapat tampil menjadi satu kesatuan,sedangkan lookup wizard digunakan

untuk memilih nilai dari table lain atau dari serangkaian nilai yang telah

didefinisikan sebelumnya.

Created by yoy

Page 16: Microsoft Access 2007

MICROSOFT ACCESS 2007

Field yang memiliki tipe lookup akan menyediakan nilai-nilai yang dapat dipilih

ketika memasukkan data. Field lookup adalah field yang pengisiannya didasarkan

pada pencarian data dari tabel lain.

Langkah-Langkah Menetapkan Lookup Wizard

1. Field KodeBrg pada tabel Faktur Penjualan akan ditetapkan sebagai Lookup

ke field KodeBrg di Tabel Stok. Buka tabel Faktur Penjualan dalam modus

Design View :

Ubah field isian type KodeBrg menjadi Lookup Wizard seperti tampilan

dibawah ini :

2. Setelah pilihan Lookup Wizard Di-Klik maka akan muncul gambar seperti di

bawah ini :

Created by yoy

Page 17: Microsoft Access 2007

MICROSOFT ACCESS 2007

3. Terdapat dua pilihan,klik pilihan pertama yaitu, ‘I want the lookup column to

look up the values in a table or query’ ,karena pemasukan datanya akan

mencari ke tabel lain yaitu Tabel Stok.

4. Klik Next dan akan tampil kotak dialog seperti dibawah ini :

Klik pada tabel Stok Karena tabel ini sebagai tabel sumber pancariannya

(lookup) datanya

5. Klik Next sehingga kemudian akan ditampilkan kotak dialog berikut ;

Created by yoy

Page 18: Microsoft Access 2007

MICROSOFT ACCESS 2007

Pindahkan field KodeBrg dari kotak Available Fields ke kotak Selected Fileds.

6. Klik Next akan tampil kotak dialog yang memberikan pilihan apakah data

akan dibuat berurut atau tidak.

7. Pada kotak dialog berikutnya terdapat barisan data seperti ini :

Created by yoy

Page 19: Microsoft Access 2007

MICROSOFT ACCESS 2007

Berarti tabel stok sudah pernah dimasukkan data,jika tampilan kotak dialog

diatas kosong, berarti data belum pernah dimasukkan.

8. Kemudian akan ditanyakan apakah tampilan field lookup akan diberi nama

lain, tetapi untuk memudahkan pemeriksaan nama field lookup disamakan

dengan nama field aslinya yaitu KodeBrg.

9. Setelah tombol Finish di-klik maka proses lookup wizard akan berakhir,

Access akan dengan otomatis menghubungkan tabel Stok dengan tabel yang

berisi lookup wizard yaitu tabel FakturPenjualan.

10.Kembali ke tampilan design tabel, terjadi perubahan keterangan pada lookup

properties,

Created by yoy

Page 20: Microsoft Access 2007

MICROSOFT ACCESS 2007

Tambahkan tabel baru dengan aturan sebagai berikut :

No

Field Name Data Type Field Properties

1 KodeBrg Text Field SizeInput MaskCaption

600-000Kode Barang

2 NamaBrg Text Field SizeCaption

25Nama Barang

3 Satuan Text Field SizeCaption

10Unit Satuan

4 StAwal Number Field SizeFormatDecimal PlaceCaption

Long IntegerStandard0Stok Awal

5 HsAwal Number Field SizeFormatDecimal PlaceCaption

Long IntegerStandard0Harga Satuan

6 QBeli Number Field SizeFormatDecimal PlaceCaption

Long IntegerStandard0Qty

Created by yoy

Page 21: Microsoft Access 2007

MICROSOFT ACCESS 2007

7 HsBeli Number Field SizeFormatDecimal PlaceCaption

Long IntegerStandard0Harga Beli

Tabel Pembelian

Created by yoy