minit mesyuarat pengurusan pejabat setiausaha … peranan tidak hanya terhad kepada tugas hakiki...

1

MINIT MESYUARAT PENGURUSAN

PEJABAT SETIAUSAHA PERSEKUTUAN SARAWAK BILANGAN 1 TAHUN 2013

TARIKH : 8 JANUARI 2013 (SELASA) MASA : 9.00 PAGI TEMPAT : BILIK MESYUARAT, TINGKAT 17, BANGUNAN SULTAN ISKANDAR, JALAN SIMPANG TIGA, KUCHING. PENGERUSI : Y.BHG. DATUK HAJI MD YAHAYA BIN BASIMIN KEHADIRAN: SEPERTI DI LAMPIRAN A

2

1. PERUTUSAN PENGERUSI

1.1. Y.Bhg. Datuk Pengerusi mengucapkan salam serta penghargaan terima kasih di atas kehadiran semua pegawai ke Mesyuarat Bil. 1 Tahun 2013.

1.2. Untuk memperkemaskan urusan pentadbiran dan menjayakan pelaksanaan semua program yang dirancang dalam tahun 2013, Y.Bhg. Datuk Pengerusi menekankan:

(i) Menepati masa di kalangan pegawai dengan datang awal ke pejabat sekurang-kurangnya 15 minit sebelum masa pejabat bermula.

(ii) Menilai prestasi diri sendiri dan jabatan di mana semua pegawai diminta menilai

peranan diri masing-masing. Peranan tidak hanya terhad kepada tugas hakiki sahaja tetapi perlu membantu memperkasakan sistem penyampaian jabatan agar lebih berkesan dan bertambah baik.

(iii) Komited dalam melaksanakan tugas, hadir dalam setiap mesyuarat dan program yang

telah diarahkan dan mengemukakan laporan setelah selesai menghadiri mesyuarat atau program.

(iv) Bersikap pro-aktif. Mengambil serius arahan berbincang yang diminit pada surat-surat

masuk. Berlaku keadaan di mana pegawai tidak berbincang sepertimana arahan dan akhirnya perkara/isu berbangkit tidak diselesaikan dengan sewajarnya.

(v) Tidak berfikiran negatif dan jangan mengeluh kepada tugas-tugas di pejabat.

Tindakan dan Perhatian Semua Pegawai

1.3. Y.Bhg. Datuk Pengerusi juga memaklumkan beban tugas dijangka bertambah pada tahun 2013 terutama persiapan untuk Pilihan Raya Umum Ke-13 yang dijangka diadakan pada bila-bila masa.

Tindakan dan Perhatian Semua Pegawai

2. PENGESAHAN MINIT MESYUARAT

2.1.

Minit Mesyuarat Pengurusan Bilangan 5 Tahun 2012 bertarikh 31 Disember 2012 disahkan dengan pindaan: (i) Mukasurat 5 perkara 3.1.6.: Pamplet ditukar kepada Buletin Khas. (ii) Mukasurat 7 perkara 3.2.5. (b): 21 hingga 23 Mei 2012 dipinda kepada 21 hingga 23

September 2012.

3

(iii) Mukasurat 7 perkara 3.2.5. (c): mesyuarat pembetulan mesyuarat. (iv) Mukasurat 11 perkara 3.3.4.: Mentoring ditambah Coaching and Mentoring. (v) Mukasurat 12 perkara 3.3.8.: Kementerian Kewangan Malaysia dipinda kepada Jabatan

Perkhidmatan Awam Malaysia.

Makluman

3. PERKARA-PERKARA BERBANGKIT

3.1. Unit Pentadbiran dan Pusat Sumber (Bahagian Khidmat Pengurusan)

BIL PERKARA TINDAKAN/MAKLUMBALAS

3.1.1. Lot Parkir Kenderaan Mesyuarat dimaklumkan semua arahan kerja seperti dalam Minit Mesyuarat Bil. 5/2012 telah dan sedang diambil tindakan.

Makluman

3.1.2. Keselamatan Jabatan Tiada isu berbangkit.

Makluman

3.1.3. Cadangan Membuka Pusat Taman Asuhan Kanak-kanak (Taska) Mesyuarat mengambil maklum akan arahan supaya Unit Pembangunan menghantar surat rasmi kepada Jabatan Pelajaran Negeri Sarawak untuk mengosongkan ruang pejabat dengan kadar segera.

Jabatan Pelajaran Negeri telah mengosongkan ruang Pejabat tersebut pada pertengahan Januari. Mesyuarat Jawatankuasa Kecil bagi Penubuhan TASKA telah diadakan pada 6 Mac 2013. Mesyuarat susulan akan diadakan bagi mengesahkan beberapa perkara dan setelah penambahbaikan terhadap komen terhadap susunatur TASKA yang telah dicadangkan oleh Pejabat ini.

Tindakan: KPSUP

4

3.1.4. Pengurusan Risiko Jabatan Mesyuarat dimaklumkan Unit PSM akan menghubungi pihak MAMPU Sarawak untuk tarikh penganjuran Bengkel Pengurusan Risiko Jabatan.

Tarikh baru yg dicadangkan adalah pada 12 Mac 2013 (sesi petang), 13 Mac 2013 dan 14 Mac 2013 (sesi pagi).

Tindakan: PPT(PSM)

3.1.5. Kajian Kepuasan Pekerja SUPS Mesyuarat mengambil maklum tiada banyak perubahan dibuat kepada format Borang Kajian Kepuasan Pekerja SUPS.

Borang Kajian telah diedarkan pada 8 Mac 2013 kepada semua unit melalui emel untuk diisi dan dipohon maklumbalas borang dikembailkan kepada Unit Pentadbiran selewatnya pada 12 Mac 2013.

Tindakan: PSUP(P)

3.1.6. Buletin Pejabat SUPS Perkara ini dikekalkan dalam minit mesyuarat kerana terdapat isu berbangkit iaitu: (i) Mesyuarat bersetuju untuk

menerbitkan Buletin Khas 50 Tahun Pejabat SUPS.

Tindakan: PPP

3.1.7. Pengurusan Rekod Mesyuarat dimaklumkan Jabatan Arkib Negara akan memberi Taklimat Sistem Klasifikasi Fail kepada pada 17 – 18 Januari 2013 di Bilik Gerakan, Tingkat 9, Bangunan Sultan Iskandar Kuching.

Seramai 14 orang pegawai telah menghadiri Bengkel Penambahbaik klasifikasi Rekod dan Fail pada 17-18 Februari 2013 di Bilik Gerakan, Tingkat 9, Bangunan Sultan Iskandar, Kuching.

Tindakan: PSUP(P) & PPT(PSM)

5

3.1.8. Laporan Kepuasan Pelanggan Terhadap Perkhidmatan Ambang Wira Sdn. Bhd. Di Bangunan Sultan Iskandar dan Bangunan TDPT Haji Bujang Mesyuarat mengambil maklum akan laporan bahawa sebanyak 132 Borang Kepuasan Pelanggan telah diedarkan dan sebanyak 113 borang dikembalikan. Setakat ini 93.30% responden berpuashati dengan perkhidmatan Ambang Wira S.B. dan angka ini menurun sebanyak 3.39% berbanding tahun 2011.

Makluman

3.2. Unit Inovasi Dan Teknologi Maklumat (Bahagian Khidmat Pengurusan)


3.2.1. Amalan Persekitaran Berkualiti 5S Mesyuarat dimaklumkan Sijil Amalan Persekitaran Berkualiti MAMPU dijangka diterima pada bulan Februari 2013.

Majlis penyerahan Sijil Amalan 5S oleh KP MAMPU telah diadakan pada 25 Februari 2013.

Makluman

3.2.2. MS ISO 9001:2008 PKPA Bil. 2 Tahun 1996 Mesyuarat dimaklumkan tarikh terakhir membuat pembetulan kepada OFI adalah pada 11.1.2013.

Semua ketua unit dipohon memastikan semua prosedur MS ISO 9001:2008 dipatuhi terutamanya objektif kualiti dan ketakakuran yang berlaku perlu direkodkan. Persijilan semula MS ISO 9001:2008 Pejabat SUPS dijangka akan dijalankan pada awal bulan Jun 2013.

Tindakan: Semua Ketua Unit

3.2.3. Pelan Strategik Semua Ketua Unit diminta melengkapkan pencapaian KPI Pelan Strategik unit masing-masing selewat-lewatnya pada 15 Januari

Pembentangan Pencapaian KPI Pelan Strategik dirancangkan dilaksanakan bersama dengan Penetapan SKT 2013

6

2013.

pada 22 Mar 2013.

Tindakan: PSUP(Q)/ Penyelaras Pelan Strategik (TSUP)/

Semua Ketua Unit

3.2.4. Kumpulan Inovatif dan Kreatif PKPA Bil. 7 Tahun 1991 Mesyuarat dimaklumkan 2 Kumpulan KIK telah pun ditubuhkan dan masing-masing diketuai oleh Encik Azrul Idlan bin Adam dan Encik Grey anak Duda. Y.Bhg. Datuk Pengerusi menekankan kedua-dua kumpulan perlu melaksanakan KIK masing-masing pada tahun ini.

Makluman

3.2.5. Pengurusan Ilmu Mesyuarat dimaklumkan sebanyak 3 kursus yang dirancang tidak sempat dilaksanakan pada tahun 2012 dan akan dianjurkan pada tahun 2013. Unit PSM memaklumkan keutamaan akan diberi kepada penganjuran Bengkel Penyediaan Pelan Strategik Sumber Manusia sebagai memenuhi keperluan kriteria SSR.

Bengkel Penyediaan Pelan Strategik Sumber Manusia telah diadakan pada 20 -21 Februari 2013 di Bilik Gerakan, Tingkat 9, Bangunan Sultan Iskandar, Kuching. Bengkel Pengurusan Risiko Jabatan akan diadakan pada 12 hingga 13 Mac 2013 di Bilik Gerakan, Tingkat 9, Bangunan Sultan Iskandar Kuching.

Tindakan: PPT(PSM)

3.2.6. Audit Q Dicadang digugurkan dari Minit Mesyuarat.

Tindakan: Setiausaha

3.2.7. Manual Prosidur Kerja/Fail Meja PKPA Bil. 8 Tahun 1991 Semua Ketua Unit diminta menyiapkan semakan ke atas 14 kriteria dalam Fail Meja unit masing-masing selewat-lewatnya pada 15 Januari 2013.

Setakat hari ini hanya 11 orang pegawai yang telah kemas kini dan hantar Fail Meja.


7

3.2.8. Maklumbalas Q/Pengurusan Aduan/ ”Customer Relationship Management (CRM)” PKPA Bil. 4 Tahun 1992 Tiada isu berbangkit.

Makluman

3.2.9. Slogan/Cadangan Q Sehingga 7 Januari 2013 tiada cadangan diterima melalui Innovation Tree dan Mi-Idea.

Cadangan dari Innovation Tree pada bulan Februari hingga 6 March 2013: 1. Wujudkan unit register bagi pengurusan fail & rekod

Makluman

3.2.10. Hari Q Penganjuran Hari Q akan dibincang dalam Mesyuarat Penetapan KPI Tahun 2013 Pejabat SUPS.

Penetapan Hari Inovasi akan dibincang dalam Mesyuarat Jawatankuasa Pemandu Inovasi Agensi-Agensi Persekutuan Sarawak.

Tindakan: PSUP(Q)

3.2.11. Perhimpunan Agensi Persekutuan Di Sarawak Perhimpunan Agensi Persekutuan dicadang diadakan pada bulan Februari 2013 dan Jabatan Pelajaran Negeri Sarawak berminat untuk menganjurkan perhimpunan tersebut.

Jabatan Pelajaran Negeri Sarawak akan menjadi hos pertama dan perhimpunan Agensi Persekutuan dijadualkan diadakan pada 15 Mac 2013.

Tindakan: PSUP(P)

3.2.12. Key Performance Indicator (KPI) Mesyuarat dimaklumkan tarikh lawatan

pelaksanaan Penilaian 360 KPI Y.Bhg. Datuk SUPS oleh Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia akan diadakan pada 16 Januari 2013. Manakala tarikh akhir menghantar maklumbalas status pelaksanaan kepada

Kamus KPI SUP Sarawak Tahun 2013 telah dihantar kepada JPA pada 5 Mac 2013. Pada tahun ini pelaksanaan KPI akan diperluaskan kepada Jawatan TSUP juga.

Tindakan: KPSUP & PSUP(Q)

8

Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia adalah pada 9 Januari 2013.

3.2.13. Standard Star Rating (SSR) Mesyuarat dimaklumkan tarikh akhir kemas kini dokumentasi SSR adalah pada 28 Januari 2013. MAMPU Sarawak dijangka mengadakan pra-audit SSR mulai 31 Januari 2013 hingga 3 Februari 2013.

Semakan dokumen oleh MAMPU Cawangan Sarawak akan diadakan pada 26 - 27 Mac 2013.


3.2.14. Occupational Safety And Health (OSH) Mesyuarat dimaklumkan Unit Pentadbiran akan menubuhkan Jawatankuasa OSH Jabatan.

Perbincangan PPT(P) bersama Pihak DOSH (Encik Roszaidi Bin Baung) pada 4 Mac 2013 berkaitan. Pihak OSH memaklumkan akan membuat audit dan pemeriksaan terhadap Pejabat SUPS terlebih dahulu seterusnya memberi khidmat nasihat dalam penubuhan Jawatankuasa DOSH Pejabat SUPS. Dijadualkan akan diadakan pada 28 Mac 2013. Surat jemputan kepada pihak DOSH telah dikeluarkan pada 8 Mac 2013.

Tindakan: PSUP(P)

3.2.15. Perekayasaan Proses dan Prosedur Kerja Mesyuarat dimaklumkan Unit Pengurusan Aset bercadang untuk menaiktaraf sistem eKuarters supaya semua data kuarters di Bahagian-bahagian lain dapat dipantau secara pusat. Kos menaiktaraf akan dikenalpasti dan dikemukakan kepada Y.Bhg. Datuk SUPS untuk pertimbangan.

Anggaran awal untuk kos tersebut adalah sebanyak RM40,000.

Tindakan: PSUP(A)

3.2.16. Pelan Tindakan Inovasi Organisasi Mesyuarat dimaklumkan emel telah dihantar pada 4 Januari 2013 meminta semua Ketua Jawatankuasa mengemukakan pencapaian KPI Pelan Tindakan Inovasi Organisasi kepada Unit

Setakat ini hanya Jawantankuasa Perekayasan Prosedur & Proses Kerja yang diketuai oleh PSUP(B) dan Jawatankuasa Kreativiti yang diketuai

9

Inovasi selewat-lewatnya 30 Januari 2013 untuk didokumenkan dalam fail SSR.

oleh PSUP(Q) yang telah memberi maklum balas. Jawatankuasa Imej & Rebranding yang diketuai oleh PPP dan Jawatankuasa Organisasi Pembelajaran yang diketuai oleh PSUP(P) masih belum hantar maklum balas lagi.

Tindakan: Semua

Ketua Jawatankuasa

3.2.17. Laman Web Dan Sistem Atas Talian Mesyuarat dilaporkan: (i) MyMesyuarat telah pun dibangunkan

dan terdapat beberapa error yang sedang diperbetulkan.

(ii) Semua Unit diminta menghantar setiap

aktiviti unit masing-masing untuk dipaparkan di laman web jabatan selewat-lewatnya 5hb setiap bulan.

(i) Error pada sistem

MyMesyuarat telah berjaya diselesaikan. Setakat ini, sistem tersebut masih dalam percubaan dan pengisian maklumat pengguna serta mesyuarat-mesyuarat di pejabat ini.

Tindakan: PPTM

(ii) Setakat ini, perkara ini telah

dipatuhi oleh unit-unit yang ingin memaparkan sesuatu maklumat di laman web.

Tindakan: PPTM & Semua Ketua Unit

3.2.18. Pengurusan Rangkaian

Mesyuarat dimaklumkan pihak Telekom belum lagi melaksanakan kerja-kerja naiktaraf talian 1govUC kerana Pejabat perlu menunggu senarai giliran pemasangan. Unit ICT diminta mengemukakan kos pemasangan kepada Y.Bhg. Datuk Pengerusi.

Untuk makluman, kos kerja-kerja menaiktaraf rangkaian EGNet kepada 1GovUC adalah ditanggung sepenuhnya oleh MAMPU.

Tindakan: PPTM

10

3.2.19. Keselamatan ICT

Mesyuarat dimaklumkan Sistem Keselamatan ICT telah pun dilaksanakan di mana semua lamanweb yang dipercayai boleh mendatangkan ancaman telah disekat pelayarannya.

Untuk makluman, Unit ICT telah menerima emel daripada Pasukan GCERT pada 4 Mac 2013 yang memaklumkan agar Unit ICT mengukuhkan keselamatan ICT jabatan masing-masing. Antara langkah-langkah yang sarankan seperti: a. memasang perisian-perisian

seperti BotHunter, mod-evasive dan antivirus pada server.

b. Membuat pengimbasan secara

berkala di server dan komputer pengguna.

c. Memastikan antivirus sentiasa

di kemaskini. d. Menggunakan kata laluan yang

kukuh sama ada pada server, emel ataupun komputer.

Makluman

3.3. Unit Pembangunan Sumber Manusia (Bahagian Khidmat Pengurusan)


3.3.1. Kekosongan Jawatan Mesyuarat dimaklumkan: (i) Surat permohonan jawatan Pemandu

secara kontrak telah dihantar ke JPA Malaysia pada 21 Disember 2012 dan dimaklumkan pihak JPA telah memanjangkan surat tersebut kepada Kementerian Kewangan Malaysia pada 31 Disember 2012.

Surat kelulusan (JPA KK/BPB/B(2.85) 201/1/2-4 JD.2(59) bth. 18.1.2013) untuk pelantikan Pemandu Kenderaan Secara Kontrak, R3 diterima pada 23 Januari 2013. Walau bagaimanapun, Encik Mohamed Jefferi telah melaporkan diri bertugas

11

(ii) PPT(PSM) diminta menghubungi SPA

Malaysia untuk mendapat maklumbalas sekiranya terdapat kaedah yang dibenarkan/dimudahkan untuk permohonan Encik Mohamed Jefferi bin Mohamad Shukor menukar Ketua Perkhidmatan.

pada 20 Februari 2913 setelah Cuti Tanpa Gaji mulai 1.1.20.13 hingga 19.2.2013.

Tindakan: PPT(PSM)

Unit PSM telah menghubungi Encik Masrom, Ketua Pembantu Tadbir, SPA Malaysia pada 30 Januari 2013. Permohonan berpandu kepada Surat Pekeliling SPA Bil. 1/2001 iaitu: i) Kenal pasti kekosongan

jawatan di JPA/JPM; ii) Dapatkan surat persetujuan

daripada agensi penerima; iii) Ketua Jabatan pemohon

bersetuju pelepasan; iv) LNPT tidak kurang dari 80%; v) Berjawatan tetap; vi) Surat daripada permohon

berserta alasan yang konkrit; dan

vii) Hantar permohonan ke SPA Malaysia, Bahagian Perkhidmatan.

Unit PSM telah menghubungi Puan Nurulsuraya, JPM pada 29 Januari 2013. Pejabat telah dimaklumkan tiada kekosongan di JPM pada masa ini kerana pengambilan jawatan Pemandu baru telah dibuat pada bulan Jun 2012.

Tindakan: PPT(PSM)

3.3.2. Pelan Strategik Sumber Manusia Status pelaksanaan adalah sama seperti perkara 3.2.5.

Seramai 12 orang pegawai telah menghadiri Bengkel Penyediaan Pelan Sumber Manusia yang diadakan pada 20 - 21 Januari 2013.

Tindakan: Unit PSM

12

3.3.3. Pelan Operasi Latihan Pelan Operasi Latihan Tahun 2013 belum lagi dibuat.

Pelan Operasi Latihan 2013 telah siap dibuat dan dihantar melalui email ke JPM pada 29 Januari 2013. Hard copy dan CD dihantar dengan Pos Laju pada tarikh yang sama.

Tindakan: PPT(PSM)

3.3.4. Coaching And Mentoring Mesyuarat dimaklumkan laporan Coaching and Mentoring bulan Disember 2012 akan dihantar selewat-lewatnya 11 Januari 2013.

Laporan Pementoran peringkat jabatan telah di hantar ke JPA pada 31 Januari 2013.

Tindakan: PPT(PSM)

3.3.5. Kaunseling Mesyuarat dimaklumkan: (i) Puan Anny Lee Chiao Chen dan Encik

Matthew Anyan anak Jawa telah ditauliahkan sebagai kaunselor dalaman jabatan.

(ii) Sesi Kaunseling kepada pemandu

pejabat telah dibuat pada 31 Disember 2013 oleh PPT(PSM).

Makluman

Makluman

3.3.6. Pelan Integriti Organisasi (PIO) Mesyuarat dimaklumkan PIO telah pun siap dan dipersetujui oleh penceramah pelan. Pelan dan prakata Y.Bhg. Datuk SUPS akan dikemukakan kepada Y.Bhg. Datuk SUPS untuk kelulusan.

Pelan Integriti Organisasi telah dihantar ke Percetakan Nasional Berhad untuk cetakan.

Tindakan: PSUP(KP)

13

3.3.7. Sasaran Kerja Tahunan Mesyuarat mengambil maklum: (i) Penilaian LNPT pegawai dan kakitangan

akan siap pada 11 Januari 2013. (ii) LNPT Y.Bhg. Datuk telah diganti dengan

pelaksanaan Petunjuk Prestasi Utama (KPI) Bagi Penjawat Pengurusan Tertinggi Perkhidmatan Awam dan Setiausaha Kerajaan Negeri/ Setiausaha Persekutuan Sarawak sepertimana dimaklumkan surat JPA Malaysia bil. JPA(BK)(S)226/7/39 Jld.2(20) bertarikh 24 Disember 2012.

Mesyuarat Penyediaan SKT 2013 akan dilaksanakan pada 22 Mac 2013. Sehubungan itu, semua unit diminta menyiapkan sasaran kerja dan membentangkan pencapaian 2012 dan sasaran 2013 di dalam mesyuarat tersebut untuk dipersetujui.

Tindakan: Ketua Semua unit

Makluman

3.3.8. HRMIS Mesyuarat dimaklumkan Unit PSM hanya dapat menyemak status terkini waran perjawatan Cik Sutinah binti Sabri dalam Buku Waran Perjawatan, Kementerian Kewangan. Setakat ini, pejabat belum lagi menerima Buku Waran Perjawatan tersebut.

Buku Waran Perjawatan 2013 telah diterima pada 10 Januari 2013. Walau bagaimanapun, jawatan Pembantu Tadbir Rendah Gred N11/N14 masih diwujud di bawah Unit Pengurusan Harta. Unit PSM akan menghubungi JPM mengenai status perjawatan ini.

Tindakan: Unit PSM

3.3.9. Pembekuan Pengambilan/Pengisian Jawatan Dan Pemansuhan Jawatan Kosong Tiada isu berbangkit.

Makluman

14

3.3.10. Pemantauan Pegawai-pegawai Di Luar Pejabat Semasa Waktu Bekerja Permohonan untuk keluar pejabat 4 jam akan sentiasa dipantau dari masa ke semasa.

Laporan kebenaran untuk meninggalkan pejabat dalam waktu bekerja disediakan setiap bulan oleh Unit PSM dan diedar kepada Ketua Unit.

Tindakan: Unit PSM

3.3.11. Contract For Service Dan Contract Of Service Tiada isu berbangkit.

Makluman

3.3.12. Pemakluman Surat Edaran, Pekeliling Dan Surat Pekeliling Tiada pemakluman pekeliling baru yang berkuatkuasa.

Makluman

3.3.13. Cuti Perayaan Pegawai atau kakitangan dinasihat memohon cuti mengikut kelayakan tahunan untuk mengelak isu berbangkit semasa urusan pencen nanti.

Cuti rehat yang diberi untuk tujuan kecekapan dan kepentingan pegawai adalah berdasarkan perkhidmatan yang melayakkan.

Tindakan: Unit PSM & Makluman

Semua Pegawai

15

3.3.14. Laporan Latihan/Kursus Laporan status latihan/kursus adalah seperti maklumbalas.

Kehadiran tujuh hari atau lebih kursus sehingga 28 Feruari 2013 ialah 4.65% atau 2 dari 43 orang. Pecahan kehadiran mengikut kumpulan perkhidmatan adalah seperti berikut:

Ha

ri

Pe

ngu

rusa

n

Tert

ingg

i

Pe

ngu

rusa

n &

Pro

fesi

on

al

Soko

nga

n I

Soko

nga

n II

Jum

. P

ega

wai

Ber

kurs

us

Pe

ratu

san

(%

)

7 & lebih

0 0 2 0 2 4.65

6 0 0 0 0 0 0

5 0 0 1 0 1 2.33

4 0 2 5 0 7 16.28

3 0 0 2 0 2 4.65

2 0 1 9 0 10 23.26

1 1 1 0 1 3 6.98

O 0 4 8 6 18 41.86

Tindakan: Unit PSM

3.4. Unit Kewangan (Bahagian Khidmat Pengurusan)


3.4.1. Laporan Prestasi Perbelanjaan Mesyuarat dilaporkan setakat 8 Januari 2013 baki peruntukan tahun 2012 adalah sebanyak RM 84,660.14 (1.19%). Pencapaian perbelanjaan adalah sebanyak 98.81%. Peruntukan tahun 2013 Sedia Ada = RM7,220,000.00 One-Off (Emolumen Kakitangan Kontrak) = RM103,200.00

Sehingga 28 Februari 2013 Pejabat ini telah berbelanja sebanyak RM465,667.64 daripada peruntukan tahun 2013 iaitu RM7,220,000.00. Jumlah perbelanjaan ini adalah 6.48% daripada peruntukan keseluruhan Jabatan dan ianya adalah kurang 6.02% daripada sasaran perbelanjaan untuk tempoh tersebut.

Tindakan: Unit Kewangan

3.4.2. Strategic Programming Outcome Based Budgeting (OBB) Unit Pembangunan akan mengemukakan output OBB kepada Unit Kewangan selewat-

Kerangka Pengurusan Prestasi Aktiviti (APMF) untuk permohonan Bajet

16

lewatnya 11 Januari 2013.

2014 telah dikunci masuk ke dalam sistem MyResult sebelum 8 Mac 2013 seperti yang telah diarahkan oleh pihak Kewangan JPM.

Tindakan: Unit Pembangunan

3.4.3. eBidding Unit Pembangunan diminta menyediakan laporan eBidding Tahun 2012.

Laporan ebidding disediakan oleh unit kewangan pada setiap bulan untuk dihantar ke JPM.

Tindakan: Unit Pembangunan

3.4.4. Indeks Akauntabiliti (IA) Mesyuarat dimaklumkan Pengauditan Pengurusan Kewangan Berdasarkan Indeks Akauntabiliti bagi tahun 2012 masih dijalankan.

Proses audit telah selesai dijalankan pada 8 Februari 2013 .Pihak Jabatan Audit Negara di dalam proses menyediakan laporan penemuan audit dan akan mengadakan exit conference setelah semua porses selesai.

Makluman

3.5. Unit Perhubungan Awam (Bahagian Khidmat Pengurusan)


3.5.1. Mesyuarat Penyelarasan Ketua-ketua Jabatan dan Badan Berkanun Persekutuan (MKJ) Mesyuarat Penyelarasan Ketua-ketua Jabatan dan Badan Berkanun Persekutuan Bilangan 1 Tahun 2013 dijangkan diadakan pada 26 Februari 2013. Lokasi mesyuarat dicadang diadakan di Hotel Promenade Kota Kinabalu.

Mesyuarat ini akan dilaksanakan selepas Pilihan Raya Umum diadakan.

Tindakan: PPP

3.5.2. Buletin Pejabat SUPS Mesyuarat dimaklumkan Buletin Pejabat SUPS Bil. 2 Tahun 2012 dijangka siap dalam tempoh

PNMB masih dalam proses final editing dan dijangka akan siap pada

17

2 minggu dari tarikh mesyuarat.

minggu ketiga Mac 2013.

Tindakan: PPP

3.5.3 Aduan Mesyuarat mengambil maklum: (i) Kesemua 5 aduan diterima berkaitan

dengan Fungsi Utama Pejabat SUPS telah pun diselesaikan.

(ii) Aduan berkenaan kekurangan lot parkir

di Wisma Persekutuan Sibu, status tindakan setakat ini Pejabat telah menghantar permohonan kepada KPTG. Y.Bhg. Datuk Pengerusi meminta Unit Pembangunan menulis surat kepada EPU supaya membuat lawatan ke lokasi tapak untuk mendapat gambaran tepat.

Setakat Februari 2013, hanya satu aduan diterima berkenaan kekasaran pengawal keselamatan dan selesai selepas 3 hari aduan diterima.

Makluman

Tindakan: KPSUP

3.5.4. Lawatan Kerja Y.Bhg. Datuk SUPS Lawatan kerja ke FAMA akan diadakan pada 11 Januari 2013.

Satu (1) lawatan JKPI telah dilaksanakan pada bulan Februari ke KKLW dan lawatan bulan Mac telah dilaksanakan ke Jabatan Penerbangan Awam Wilayah III.

Tindakan: PPP

3.5.5. Penggunaan Tag Line/Moto Pejabat SUPS Cadangan Tag Line/Moto masih lagi terbuka dan akan berakhir pada 15 Januari 2013.

Tag-line yang dicadangkan tidak menepati kehendak Datuk SUPS dan akan diolah semula supaya lebih sesuai dengan visi dan misi pejabat.

Tindakan: PPP

18

3.5.6. Piagam Pelanggan Mesyuarat bersetuju Piagam Pelanggan Pejabat SUPS dipinda seperti berikut: (i) Pelanggan yang berurusan di kaunter

akan diberi layanan serta-merta dan tidak melebihi tempoh lima (5) minit.

(ii) Permohonan tempahan bilik mesyuarat

dan auditorium akan dijawab dalam tempoh 18 jam hari bekerja.

(iii) Permohonan kuarters akan diberi

maklum balas dalam tempoh 18 jam hari bekerja.

(iv) Aduan Penghuni Kuarters akan disiasat

dalam tempoh 18 jam hari bekerja. (v) Permohonan pembaikan kerosakan

atau kecemasan akan dijawab dalam tempoh 18 jam hari bekerja. (Kerja-kerja kecemasan akan diambil tindakan dalam tempoh 3 jam).

(vi) Pembayaran bil dan tuntutan akan

dilaksanakan dalam tempoh 7 hari bekerja dari tarikh dokumen lengkap diterima.

Makluman & Tindakan: Semua Pegawai

3.5.7. Kepuasan Pelanggan Tiada isu berbangkit.

Makluman

3.6. Unit Pembangunan (Bahagian Pembangunan Dan Pengurusan Harta Dan Aset)


3.6.1. Bangunan Gunasama Persekutuan Samarahan Mesyuarat dimaklumkan 3 Jabatan yang telah memohon penangguhan masih belum menduduki ruang pejabat yang disediakan.

Setakat ini satu (1) daripada 3 (tiga) Jabatan tersebut telah menduduki bangunan tersebut iaitu Jabatan

19

Perpaduan dan Integrasi Nasional. Dua jabatan yang belum memasuki bangunan tersebut adalah

a) KEMAS b) Jabatan Penerangan

Makluman

3.6.2. Tapak Bangunan Gunasama Persekutuan Serian Tarikh sebutan kes belum dimaklumkan lagi.

Makluman

3.6.3. Kuarters Gunasama Persekutuan Mukah Prestasi kemajuan fizikal projek setakat 14 Disember 2012 adalah 96.5%.

Prestasi kemajuan setakat 1 Mac 2013 adalah 98%. Pihak Kontraktor telah diarah oleh pihak JKR supaya menyiapkan kerja- kerja major sebelum 15 Mac 2013.

a) Kabinet dapur b) Jeriji besi tingkat bawah Kelas

E,F dan G. c) Water Pump d) Penyambungan Elektrik

Tindakan: PSUP(B)

3.6.4. Bangunan Gunasama Persekutuan Kapit Keputusan permohonan bagi 3rd Rolling Plan belum lagi diumumkan.

Telah dimaklumkan oleh pihak EPU bahawa projek ini tidak tersenarai dalam RP-3.

Makluman

20

3.6.5. Bangunan Gunasama Persekutuan Limbang Keputusan permohonan bagi 3rd Rolling Plan belum lagi diumumkan.

Telah dimaklumkan oleh pihak EPU bahawa projek ini tidak tersenarai dalam RP-3.

Makluman

3.6.6. Kerja-kerja Menaiktaraf Bilik Mesyuarat/Bilik Gerakan Di Bangunan Gunasama Persekutuan Telah selesai dilaksanakan.

Makluman

3.7. Unit Pengurusan Harta Dan Aset (Bahagian Pembangunan Dan Pengurusan Harta Dan Aset)


3.7.1. Rekod Aset Dan Inventori Mesyuarat dimaklumkan Server dan Software SPA telah diterima pada 26 Disember 2013. Pihak MOF dalam proses menyemak data- data yang telah dihantar bagi tujuan implementasi.Setelah selesai semakan data, pihak MOF akan menguji kestabilan sistem sebelum boleh digunakan sepenuhnya.

Unit pengurusan aset dalam proses membuat penyelarasan terhadap aset –aset sedia ada untuk didaftarkan ke dalam Sistem SPA. Pihak JPM telah memberi tempoh sehingga penghujung April 2013 untuk melengkapkan kemasukkan data.

Tindakan: PSUP(B) & PPTM

3.7.2. Kerja Pembaikan Kuarters Telah selesai dilaksanakan.

Sebutharga pembaikan Kuarters 2013 telah diiklankan pada 22 Februari 2013 dan tarikh tutup iklan pada 11 Mac 2013 yang melibat lima (5) kawasan tersebut:

a) Kuching b) Daro c) Sri Aman d) Tatau e) Bintulu

Makluman

21

3.7.3. Penghuni Kuarters Kekosongan 2 unit pintu di Kuarters Gunasama Persekutuan Stampin telah pun diisi.

Tiada kekosongan di Kuarters Stampin setakat ini.

Makluman

3.7.4. Urusan Mengambilalih Pengurusan Kuarters Kunjungan untuk perbincangan rasmi dijangka dibuat pada penghujung Januari 2013 yang akan diketuai oleh Timbalan Setiausaha Persekutuan Sarawak.

Kunjung hormat ke Pejabat Daerah Marudi telah diadakan pada 8 Mac 2013 manakala kunjungan hormat ke Pejabat Daerah Belaga akan dijadualkan pada pertengahan Mac 2013.

Tindakan: PSUP(A)

3.7.5. Sistem e-Kuarters Permohonan yang diterima melalui e-Kuarters sehingga 7 Januari 2013 adalah sebanyak 5 permohonan.

Makluman

3.7.6. Green Card Untuk Pegawai Yang Bertugas Di tapak Projek Mesyuarat dimaklumkan Green Card untuk Y.Bhg. Datuk SUPS dan TSUP tidak dapat dipertimbangkan kerana Green Card dikeluarkan untuk pegawai yang bertugas di tapak projek sahaja.

Makluman

4. HAL-HAL LAIN


4.1. Kelab Rekreasi Dan Kebajikan Pejabat SUPS (KSKR) Mesyuarat mengambil maklum akan cadangan untuk menganjurkan larian kesihatan anjuran KSKR bersama Jabatan Kesihatan Negeri Sarawak. Tarikh dan lokasi larian akan dikenal

Telah dibawa ke Mesyuarat AJK Induk KSKR pada 28 Februari 2013 dan program ini telah dimasukkan ke dalam takwim Biro Sukan KSKR.

22

pasti.

Tarikh dan lokasi sesuai belum diputuskan kerana memerlukan perbincangan khas dengan pihak seketariat MAKSAK Sarawak bagi menganjurkan program tersebut.

Tindakan: Jawatankuasa

Sukan KSKR

4.2. Laporan Berkala Ketua Setiausaha Negara (KSN) Mesyuarat mengambil perhatian kepada: (i) Arahan Y.Bhg. Datuk Pengerusi supaya

semua Ketua Unit menyediakan format laporan unit masing-masing untuk dilaporkan kepada Y.Bhg. Dato’ Sri Dr. KSN.

(ii) TSUP telah mengadakan perbincangan

bersama Jabatan Belia dan Sukan Negeri Sarawak dan Kementerian Pertahanan Negeri Sarawak sebagai agensi yang dipertanggungjawabkan untuk melaksanakan Program My Beautiful Malaysia Day pada 7 Januari 2013.

Maklumbalas PPP Laporan kepada Ketua Setiausaha Negara untuk Januari dan Februari telah dihantar ke emel KSN.


Tiada maklumbalas daripada Unit-unit lain.

Makluman

5. PENANGGUHAN MESYUARAT

5.1.

Mesyuarat ditangguhkan pada jam 12.45 tengah hari.

Unit Pentadbiran Pejabat Setiausaha Persekutuan Sarawak Jabatan Perdana Menteri Tarikh: 11 Januari 2013

23

LAMPIRAN A Senarai Kehadiran HADIR: 1. Y.Bhg. Datuk Haji Md Yahaya bin Basimin

Setiausaha Persekutuan Sarawak

- Pengerusi

2. Encik Mohamed Zahari bin Razali Timbalan Setiausaha Persekutuan Sarawak

3. Encik Abdul Halim bin Abang Naili Ketua Penolong Setiausaha (Pembangunan)

4. Puan Roslinda Hanim binti Mohd. Yusoff Penolong Setiausaha (Khidmat Pengurusan)

5. Puan Anny Lee Chiao Chen Penolong Setiausaha (Kualiti)

6. Cik Siti Ayeshah binti Morshidi Penolong Setiausaha (Aset)

7. Encik Matthew Anyan anak Jawa Penolong Pegawai Tadbir (PSM)

8. Encik Wan Zairul bin Wan Zin Penolong Pegawai Tadbir (Pentadbiran)

9. Encik Idris bin Hassan Penolong Pegawai Penerangan

10. Puan Norsidah binti Mansor Penolong Pegawai Tadbir (Pembangunan)

11. Puan Hasimah binti Rosli Penolong Akauntan (SPS)

12. Puan Maria anak Munyen Pembantu Tadbir (Kewangan)

13. Encik Hassim bin Bustaman Pembantu Tadbir (Aset)

24

14. Puan Aidasuraya binti Bujang Seran

Setiausaha Pejabat - Setiausaha

TURUT HADIR 1. Encik Mohamad Shakri bin Johari (Mewakili Unit ICT) Juruteknik (ICT) TIDAK HADIR DENGAN MAAF 1. Encik Khairul Shahril bin Idrus

Timbalan Setiausaha Persekutuan Sarawak (Khas)

- Tugas rasmi luar pejabat

2. Cik Syarifah Nattassyya Aidid Penolong Setiausaha (Pentadbiran)

- Kursus DPA

3. Encik Wazi bin Seman Penolong Setiausaha (Kewangan)

- Kursus DPA

4. Cik Afidah binti Sulong Pegawai Tadbir (Pembangunan) (SPS)

- Cuti Sakit

5. Encik Voon Boon Syn Pembantu Tadbir (Pentadbiran)

- Klinik

6. Encik Kamaruddin bin Basri Penolong Pegawai Sistem Maklumat

- Cuti Rehat

minit mesyuarat pengurusan pejabat setiausaha … peranan tidak hanya terhad kepada tugas hakiki...

Documents