sistem pengurusan minit mesyuarat pengunaan spmm.pdfppkt, kampus kejuruteraan 3 1.0 pengenalan...

26
1 PPKT, KAMPUS KEJURUTERAAN SISTEM PENGURUSAN MINIT MESYUARAT http://spmm.usm.my Versi 1.2 16 Nov 2017

Upload: phamdiep

Post on 02-Mar-2019

229 views

Category:

Documents


0 download

TRANSCRIPT

1 PPKT, KAMPUS KEJURUTERAAN

SISTEM

PENGURUSAN MINIT

MESYUARAT

http://spmm.usm.my

Versi 1.2

16 Nov 2017

2 PPKT, KAMPUS KEJURUTERAAN

JADUAL KANDUNGAN

1.0 PENGENALAN.................................................................................................................................................... 3

2.0 LOGIN SPMM .................................................................................................................................................... 4

3.0 PAPARAN KESELURUHAN SISTEM............................................................................................................ 6

3.1 Daftar mesyuarat baru ................................................................................................................................... 7

3.2 Daftar Ahli Mesyuarat .................................................................................................................................... 8

3.3 Daftar Siri Mesyuarat ................................................................................................................................. 10

3.4 Tetapan siri mesyuarat ........................................................................................................................... 11

3.41 Tetapan : Tambah ahli mesyuarat (ahli tidak tetap) ...................................................................... 12

3.42 Susun / Sort ahli mesyuarat mengikut pangkat/kekananan ......................................................... 13

3.43 Kehadiran ahli mesyuarat .................................................................................................................. 14

3.44 Tetapan peranan ahli mesyuarat ...................................................................................................... 14

3.45 Hapus staf dalam kehadiran mesyuarat .......................................................................................... 15

3.5 Daftar, kemaskini dan hapus agenda mesyuarat ............................................................................... 15

3.6 Menghantar emel jemputan mesyuarat ............................................................................................... 16

3.7 Menulis/memulakan minit mesyuarat ................................................................................................... 18

3.71 kemaskini minit/Menambah sub Minit/Hapus Minit ........................................................................ 21

3.72 Aktifkan minit mesyuarat .................................................................................................................... 22

3.73 Emel tindakan kepada ahli mesyuarat ............................................................................................. 23

3.74 Aktifkan minit mesyuarat .................................................................................................................... 23

3.8 Kemaskini tindakan minit mesyuarat.................................................................................................... 23

3.9 Statistik kehadiran Mesyuarat dan Laporan Senarai tindakan......................................................... 24

3.10 Carian Minit .............................................................................................................................................. 25

5.0 PENUTUP......................................................................................................................................................... 26

3 PPKT, KAMPUS KEJURUTERAAN

1.0 PENGENALAN

Sistem Pengurusan Minit Mesyuarat (SPMM) merupakan sistem yang memudahkan setiausaha

dalam menyediakan minit mesyuarat dengan segera secara online semasa mesyuarat berjalan.

Sistem ini juga memudahkan pengerusi memantau staf dalam memastikan tindakan ke atas

minit tersebut dilaksanakan. Selain dari itu ianya dapat membantu ahli mesyuarat dalam

mengambil tindakan terhadap perkara yang dibangkitkan dalam sesuatu mesyuarat.

Antara ciri-ciri Sistem Pengurusan Minit Mesyuarat adalah:

Setiausaha dapat menyediakan agenda dan membuat jemputan mesyuarat melalui

sistem.

Setiausaha dapat merekodkan minit mesyuarat secara online semasa mesyuarat

berjalan.

Layout yang disediakan juga mengurangkan tugas setiausaha dalam menentukan

nombor minit yang dimasukkan

Ahli mesyuarat tidak perlu lagi meminta minit atau fail mesyuarat kerana semua telah

tersedia secara online.

Tindakan terhadap minit dapat ditetapkan kepada senarai ahli mesyuarat yang hadir.

Staf yang mempunyai tindakan akan mendapat e-mail makluman dan dapat memantau

tugasan/tindakan serta mengemaskini tindakan melalui sistem ini.

Staf akan mendapat peringatan senarai tindakan yang perlu dilakukan melalui emel.

Minit mesyuarat boleh disimpan dalam bentuk PDF.

Staf dalam jabatan boleh melihat makluman umum jika minit tersebut ditandakan

sebagai ‘Hebahan Jabatan’

Produk ini menggunakan capaian Identity Single Sign On dan boleh digunapakai oleh staf di

Kampus Kejuruteraan.

Pengguna boleh mencapai sistem ini di url http://spmm.usm.my

4 PPKT, KAMPUS KEJURUTERAAN

2.0 LOGIN SPMM

Klik image untuk

memaparkan page

login.

5 PPKT, KAMPUS KEJURUTERAAN

Untuk login sila gunakan emel

@usm.my dan password emel

tersebut

6 PPKT, KAMPUS KEJURUTERAAN

3.0 PAPARAN KESELURUHAN SISTEM

Senarai tindakan yang

memerlukan tindakan individu

itu sendiri.

Senarai mesyuarat yang dihadiri

Warna kelabu : Setiausaha masih

menulis minit dan belum

‘onlinekan’. Warna biru : minit

telah aktif dan boleh dibuka dan

warna hijau minit telah disahkan.

Statistik kehadiran

dan bilangan

tindakan sepanjang

tahun

Senarai makluman

untuk Jabatan

7 PPKT, KAMPUS KEJURUTERAAN

3.1 Daftar mesyuarat baru

1. Klik pada menu ‘SETIAUSAHA MESYUARAT’. Senarai mesyuarat untuk tahun semasa

atau tahun yang dipilih akan dipaparkan. Sila klik butang ‘TAMBAH MESYUARAT BARU’

untuk mendaftar mesyuarat yang baru.

8 PPKT, KAMPUS KEJURUTERAAN

2. Masukkan nama mesyuarat dan tandakan jenis minit samada TIDAK BERSAMBUNG

atau BERSAMBUNG. Kemudian tekan butang SAVE. Nama minit akan disenaraikan

dalam senarai mesyuarat

3.2 Daftar Ahli Mesyuarat

1. Klik ‘DAFTAR AHLI’ untuk daftarkan ahli dalam mesyuarat tersebut. Tandakan ahli

berkenaan dan klik butang . Staf yang daftarkan ahli, nama beliau akan

dimasukkan sebagai ahli mesyuarat secara automatik.

9 PPKT, KAMPUS KEJURUTERAAN

2. Untuk tambahan ahli klik icon dan kemudian klik ‘TAMBAH AHLI’ dan ikuti

langkah seperti di atas. Untuk carian staf diluar PTJ sila klik ‘CARIAN STAF’ pada

tetingkap DAFTAR AHLI, tetingkap CARIAN STAF DILUAR PTJ akan kelihatan sila pilih

kampus dan masukkan sebahagian nama yang di cari. Kemudian klik CARI STAF.

Selepas senarai nama dipaparkan sila klik pada nama staf yang di cari untuk

dimasukkan sebagai ahli mesyuarat.

10 PPKT, KAMPUS KEJURUTERAAN

3.3 Daftar Siri Mesyuarat

1. Pada tetingkap SENARAI MESYUARAT, klik untuk pendaftaran siri mesyuarat.

Pada tetingkap SENARAI SIRI MESYUARAT JAWATANKUASA EMEL,

tekan butang

11 PPKT, KAMPUS KEJURUTERAAN

2. Pada tetingkap DAFTAR SIRI MESYUARAT JAWATANKUASA EMEL, siri mesyuarat

akan automatik diletakkan oleh sistem, namun masih boleh diubah jika perlu. Isi

maklumat yang diperlukan kemudian tekan butang

3.4 Tetapan siri mesyuarat

Klik pada Menu ‘Setiausaha Mesyuarat’, senarai mesyuarat akan disenaraikan. Klik pada

icon

kemudian senarai siri yang didaftarkan akan kelihatan,

Klik pada icon , tetingkap SENARAI AHLI (KEHADIRAN) akan memaparkan ahli

yang didaftarkan

12 PPKT, KAMPUS KEJURUTERAAN

3.41 Tetapan : Tambah ahli mesyuarat (ahli tidak tetap)

Apabila tetingkap tambahan senarai ahli kehadiran dipaparkan, klik pada butang

,

Paparan senarai ahli akan kelihatan, tick pada nama yang dikehendaki atau lakukan

CARIAN STAF untuk staf luar PTJ tersebut. Kemudian tekan butang di

bawah.

13 PPKT, KAMPUS KEJURUTERAAN

Jika tambahan staf melalui CARIAN STAF, hanya klik pada nama tersebut, akan

automatik disimpan.

3.42 Susun / Sort ahli mesyuarat mengikut pangkat/kekananan

Buka senarai ahli (kehadiran), dengan klik icon pada setting siri mesyuarat. Untuk

menyusun senarai staf mengikut pangkat atau kekananan, sila gunakan arrow untuk

mengubah kedudukan staf tersebut.

14 PPKT, KAMPUS KEJURUTERAAN

3.43 Kehadiran ahli mesyuarat

Buka senarai ahli (kehadiran), dengan klik icon pada setting siri mesyuarat. Pada

bahagian KEHADIRAN, klik untuk tandakan jika ahli mesyuarat tersebut Tidak Hadir

Dengan Maklum atau Tidak Hadir. Sistem akan automatic tandakan hadir semasa siri

mesyuarat di daftarkan. Tugas setiausaha untuk kemaskini jika ahli tidak hadir semasa

mesyuarat dijalankan.

3.44 Tetapan peranan ahli mesyuarat

Untuk tentukan peranan ahli mesyuarat klik pada icon sebelah peranan. Staf yang

daftarkan siri akan secara automatik menjadi setiausaha. Manakala semua ahli yang

didaftarkan berperanan sebagai ‘Ahli Mesyuarat’ dan jadi tugas setiausaha untuk tentukan

siapa pengerusi dan sebagainya.

15 PPKT, KAMPUS KEJURUTERAAN

Terdapat 5 peranan di dalam sistem iaitu : Pengerusi, Ahli mesyuarat, Turut hadir,

Wakil dan Setiausaha.

Selepas peranan dipilih, sila tekan butang .

3.45 Hapus staf dalam kehadiran mesyuarat

Untuk hapuskan ahli dalam mesyuarat siri berkenaan sila klik pada senarai siri

mesyuarat.

3.5 Daftar, kemaskini dan hapus agenda mesyuarat

1. Untuk mendaftar agenda mesyuarat klik pada icon , kemudian senarai siri yang

didaftarkan akan kelihatan. Klik pada icon , Kemudian tekan butang TAMBAH

AGENDA BARU. Daftarkan agenda mesyuarat kemudian tekan butang SAVE. Untuk

tambah sub agenda klik butang pada agenda yang dikehendaki, masukkan sub

agenda kemudian tekan butang SAVE.

16 PPKT, KAMPUS KEJURUTERAAN

2. Untuk kemaskini agenda klik dan kemaskini kemudian SAVE.

3. Untuk hapuskan agenda klik kemudian klik OK.

3.6 Menghantar emel jemputan mesyuarat

1. Untuk menghantar emel jemputan mesyuarat kepada ahli mesyuarat klik icon sampul

2. Jika emel telah dihantar sampul akan terbuka dan jika mahu menghantar emel

jemputan sekali lagi, klik pada sampul yang terbuka.

17 PPKT, KAMPUS KEJURUTERAAN

Contoh emel jemputan :

18 PPKT, KAMPUS KEJURUTERAAN

3.7 Menulis/memulakan minit mesyuarat

1. Untuk menulis/memulakan penulisan minit mesyuarat, klik pada menu ‘Setiausaha

Mesyuarat’ , kemudian klik icon , senarai siri mesyuarat tersebut akan

dipaparkan, kemudian klik MULA MINIT.

2. Setelah minit dimulakan, jika setiausaha ingin kemaskini pada masa yang lain

paparan akan menjadi seperti di bawah

3. Jika setiausaha ingin memulakan minit kedua, selepas ‘MULA MINIT ’ ditekan, layout

minit mesyuarat akan dibuat dengan mengambil semua minit pertama yang

mengandungi tindakan dan akan dimasukkan terus ke dalam minit kedua. Ini amat

memudahkan setiusaha agar tidak menyalin semula minit yang lepas.

19 PPKT, KAMPUS KEJURUTERAAN

SPMM

4. Paparan selepas MULA MINIT di tekan

MINIT MESYUARAT JAWATANKUASA. EMEL 1/2014 (DRAF)

Kehdirlln :

Tarikh : 24 Sep 2014

Masa : 9.00 AM Tempat : Bilik

Mesyuarat PPKT

Mohamed Amir Husaini Bin Abdul Hamid

Suzilawati Binti Zainuddin

Shariza Binb Sharuddin

Mohd Hisyam Bin Adnan

Junaidah 8inti Jaapar

Pengerusi Setiausaha

Agenda:

1. Atuan Pengerusi

2. Perbincangan Inisiatif Jawatankuasa 3. Isu Panas Emel

3.1. Spam

3.2. Kegagalan Hard Disk 4. Hal-hal Lain

S. Penutup

20 PPKT, KAMPUS KEJURUTERAAN

Sistem akan terus menghasilkan template berdasarkan apa yang telah di daftarkan

sebelum itu. Setiausaha boleh mula menulis minit mesyuarat. Apabila terdapat

agenda tambahan semasa menulis minit, agenda tersebut perlu juga ditambah

semasa setting agenda. Ini kerana layout untuk agenda menjadi minit mesyuarat

hanya di ambil pada permulaan ‘Mula Minit’ sahaja. Selepas itu setiausaha perlu

kemaskini agenda dan minit jika ada perubahan agenda semasa mesyuarat

dijalankan.

21 PPKT, KAMPUS KEJURUTERAAN

3.71 kemaskini minit/Menambah sub Minit/Hapus Minit

1. Klik pada icon untuk menambah sub minit bagi minit berkenaan. Jika minit

tersebut perlu tindakan staf, sila pilih nama staf tersebut di paparan selepas itu.

Jenis tindakan minit :

Tindakan :

- Tidak berkenaan : Tiada tindakan kelihatan pada minit berkenaan

- Tindakan Ahli Mesyuarat : Nama staf yang terlibat akan kelihatan di

bawah minit berkenaan.

- Makluman Semua : Untuk makluman semua ahli mesyuarat sahaja

- Hebahan Jabatan : Untuk hebahan semua staf dalam Jabatan, akan

kelihatan di sebelah kanan (scrolling)

2. Jika minit tersebut perlu tindakan staf, sila pilih nama staf tersebut di paparan selepas

itu.

22 PPKT, KAMPUS KEJURUTERAAN

4. Untuk kemaskini minit klik dan kemaskini kemudian SAVE.

5. Untuk hapuskan minit klik kemudian klik OK.

6. Untuk kemaskini nombor minit klik kemudian klik SAVE.

3.72 Aktifkan minit mesyuarat

Minit yang sedang di tulis oleh setiausaha berada dalam mood DRAF dan ahli mesyuarat

masih belum dapat melihat sehingga diaktifkan oleh setiausaha. Untuk mengaktifkan

minit, di bahagian bawah minit mesyuarat terdapat butang AKTIFKAN MINIT

23 PPKT, KAMPUS KEJURUTERAAN

3.73 Emel tindakan kepada ahli mesyuarat

Untuk emel tindakan kepada staf klik EMEL TINDAKAN selepas minit diaktifkan

3.74 Aktifkan minit mesyuarat

Untuk pengesahan minit mesyuarat pada mesyuarat berikutnya klik SAH MINIT

MESYUARAT. Selepas minit di aktifkan, ianya tidak boleh dipinda lagi oleh setiausaha

mesyuarat.

3.8 Kemaskini tindakan minit mesyuarat

1. Untuk memasukkan dan mengemaskini catatan tindakan bagi minit berkenaan klik

butang menu ‘Status Semasa’ , di bawah senarai tindakan klik pada nama mesyuarat

tersebut.

Tindakan :

- Jum : Jumlah tindakan yang perlu

diselesaikan oleh ahli dalam siri mesyuarat

tersebut.

- Semasa – Jumlah tindakan yang belum

diambil tindakan lagi (tiada catatan tindakan)

dalam siri mesyuarat tersebut.

24 PPKT, KAMPUS KEJURUTERAAN

2. Kemudian klik icon , Jika terdapat lampiran sila masukkan (upload) lampiran tersebut,

masukkan catatan kemudian tekan butang SAVE.

3. Semasa mesyuarat berlangsung ahli mesyuarat dapat membuka lampiran tersebut untuk

dilihat.

3.9 Statistik kehadiran Mesyuarat dan Laporan Senarai tindakan

Untuk melihat statistik kehadiran mesyuarat sepanjang tahun, klik butang menu ‘Status

Semasa’ , lihat pada ‘statistik semasa’. Untuk mendapatkan laporan senarai tindakan klik

pada bilangan tindakan. Senarai tindakan sepanjang tahun akan dipaparkan.

25 PPKT, KAMPUS KEJURUTERAAN

Paparan senarai tindakan sepanjang :

3.10 Carian Minit

1. Untuk mendapatkan minit-minat sebelum ini, butang ‘carian Minit’ telah diwujudkan untuk

memudahkan proses ini.

26 PPKT, KAMPUS KEJURUTERAAN

5.0 PENUTUP

Sistem Pengurusan Minit Mesyuarat yang dibangunkan ini amat membantu PTJ terutamanya

setiasuaha dalam menguruskan mesyuarat yang dijalankan di PTJ masing-masing atau pun

untuk mesyuarat yang merentas PTJ. Sistem ini amat membantu pengerusi, setiausaha dan

ahli dalam memantau tindakan yang perlu dilakukan untuk dilaporkan di dalam mesyuarat yang

akan datang. Layout yang disediakan juga mengurangkan tugas setiausaha dalam menentukan

nombor minit yang dimasukkan. Pengerusi tidak lagi perlu meminta minit atau fail minit

mesyuarat kerana semuanya telah tersedia secara online.

Disediakan Oleh :

Seksyen Aplikasi, Web dan Multimedia

PPKT Kampus Kejuruteraan, USM Sri

Ampangan, Nibong Tebal,

14300 SPS, Pulau Pinang