mendeskripsikan ruang lingkup pertemuan

8/17/2019 Mendeskripsikan Ruang Lingkup Pertemuan

1/4

Mendeskripsikan ruang lingkup pertemuan

A. Pengertian rapat

Menurut KBBI adalah pertemuan untuk membicarakan sesuatu

Menurut buku etika komikasi samsir rambe rapat adalah kumpulan beberap

orang atau organiasi yang akan membicarakan masalah atau kepentingan

bersama

Menurut buku etika kantor jg wursanto adalah pertemua antar anggota di

linkunagn kantor organisasi untuk membicarakan, merundingkan suatu

masalah yang enyangkut kepentingan bersama

B. Tujuan rapat

Adapun tujuan rapat

!. "ntuk memecahkan atau encari jalan keluar suatu masalah

#. "ntk menyampaikan in$ormasi, perintah, pernyataan

%. &ebagai alat koordinasi antar interen dan ekstern

'. Agar peserta rapat dapt berprtisipasi kepada masalah ( masalah yang sedangterjadi

). Mempersiapkan sutu acara atau kegiatan

Agar tujuan rapat dapat tercapai, maka dapat dilakukan dengan cara

mengajukanbeberapa pertanyaan

!. Apakah tujuan tersebut sudah realistik

Tujuan rapat yang hendak dicapai apakah ungkin dapa dilaksanakan

sesuai dengan kondisi dan kemampuan yang ada

#. Apakah waktunya sudah tepat *Ketika menyampaikn suatu gagasan atau ide perlu dipertimbangkan

mengenai ketepata waktu yang ada

%. Apakah orang ( orang yng terlibat atau panitia sudah tepat*

+rang orang yang terlibat atu panitia harus termasuk oang yang

memahami situasi dan tujuan didakannya rapat erta bertanggung jaab

penuh

'. Apakh tujuan rapat sudah sesuai engan A-A/T *

0. 1enis ( jenis rapat dan syarat ( syaratnya

!. 1enis jenis rapat

a2 Berdasarkan tujuan

!. Penjelasan#. /apat pemecahan masalah

%. /apat perundingan

b2 Berdasarkan si$at

!. /apat $ormal

#. /apat terbuka

%. /apat in$ormal

'. /apat tertutup

c2 Berdasarkan jangka waktu

!. /apat mingguan

#. /apat bulanan%. /apat semester


2/4

'. /apat tahunan

d2 Berdasarkan $rekuensi

!. /apat rutin

#. /apat icidental

e2 Bardasarkan nama

!. /apat kerja#. /apat dinas

%. Musyawarah kerja

#. &yarat ( syarat rapat

a2 Mebicarakan suatu masalah yang berkaitan dengan tujuan organisasi

perusahaan, instansi pemerintah dan lain ( lain.

b2 Pada saat rapat seluruh peserta harus berperan akti$.

c2 &etiap pembicaraan ketika rapat berlangsung harus bersi$at terbuka 3tidak

ada yang disembunyikan.

d2 Adanya unsur ( unsur rapat seperti peminpin, notulen, moderator, peserta,

masalah yang dibahas.

Adapun yang perlu dipersiapkan dalam elaksanaan rapat

!. Menetukan tujuan dan acara rapat.

#. Menentukan waktu, tanggal, hari, tahun.

%. Menetukan tempat.

'. Akomodasi.

). Konsumsi.

4. Media peralatan.

-. "nsur ( unsur rapat!2 Tujuan rapat

#2 Masalah yang dirapatkan

%2 Pemimpin rapat

'2 Peserta rapat

)2 5otulissekretaris

!. Tipe pemimpin rapat

a2 Tipe otoriter

&eorang pemimpin yang mempunyai rasa bahwa dirinya orang yang

berkuasa, paling mengetahui dalam segala hal dan setiap keputusan

ditentukan dirinya.

b2 Tipe demokratis

&eorang pemimpin yang bersiat adil, terbuka, memberikankesempatan

para peserta untuk mengemukakan pendapat, pendengar, pertanyaan,

saran dan berperan akti$ menentukan tujan kelompok.

c2 Tipe laisei6 ( $aire

&eorang pemimpin rapat yang memberikan kebebasan kepada para

peserta rapat untuk mengambil berbagai macam langkah atau cara

dalam menyelesaikan masalah.


3/4

#. Tipe peserta rapat

a2 Tipe pemersatu

7aitu penuh perhatian, persahabatan, berjiwa besar, tekun, ulet dan

mempunyai sikap toleransi.

b2 Tipe perantara

Biasanya bertindak sebagai penghubung antara satu orang dengankelompok lain ataupun kelompok dengan seseorang.

c2 Tipe pendengar

d2 Tipe inisiati$

Kelompok yang rajin, tekun, kreati$itas yang tinggi serta mempunyai

keinginan yang baik.

e2 Tipe pemberi in$ormasi

Tipe peserta yang memmpunyai pengalaman dan pengetahuan yang

cukup b8anyak bergaul dan dapat dipercaya.

$2 Tipe penyerang

Peserta ini bersi$at mendobrak, menentang terhadap masalah yangdibaahas, pendapat dan sikap orang lain.

%. 9ungsi peserta rapat

a2 &ebagai penyumbang pendapat

b2 &ebagai penyimpul

c2 &ebagai penyumbang data

d2 &ebagai penerima hasil keputusan

:. Teknik penyelenggaraan rapat

!. Persiapan rapat

a2 ;hy 3mengapa2

Mengapa rapat perlu diselenggarakan

b2 ;ahat 3apa2

Materi apa yang dibahas dalam rapat

c2 ;ho 3siapa2

+rang yang terlibat dan diundang dalam rapat haruh disesuaikan

dengan latarbelakangnya.

d2 ;here


4/4

Penentuan tempat diselenggarakannya rapat harus turut

dipertimbangkan dengan sebaik ( baiknya

e2 ;hen

Penentuan waktu, hari, tanggal harus dipertimbangkan dengan nasihat

kondisi dan situasi perkembangan organisasi.

$2

mendeskripsikan ruang lingkup pertemuan

Documents