Membuat Laporan dan Analisis

Data dengan PivotTable

Membuat Laporan dan Analisis

Data dengan PivotTable

Musliadi KH, S.Kom.

PENERBIT PT ELEX MEDIA KOMPUTINDO

Membuat Laporan dan Analisis Data dengan PivotTable

Musliadi KH, S.Kom. 2016, PT Elex Media Komputindo, Jakarta Hak cipta dilindungi undang-undang Diterbitkan pertama kali oleh Penerbit PT Elex Media Komputindo Kelompok Gramedia, Anggota IKAPI, Jakarta 2016

anindita@elexmedia.co.id

716052000

ISBN: 978-602-02- 9716-3

Dilarang keras menerjemahkan, memfotokopi, atau memperbanyak sebagian atau seluruh isi buku ini tanpa izin tertulis dari penerbit.

Dicetak oleh Percetakan PT Gramedia, Jakarta

Isi di luar tanggung jawab percetakan

vii

DAFTAR ISI

Kata Pengantar ......................................................................... v

Daftar Isi ................................................................................ vii

Bab 1 Pengoperasian Dasar Microsoft Excel ............. 1

1.1 Menjalankan Microsoft Excel ............................ 1 1.2 Meng-input Data ke Worksheet......................... 2 1.3 Menyimpan Workbook ................................... 3 1.4 Mengatur Waktu Penyimpanan Workbook ........ 4 1.5 Menentukan Lokasi Penyimpanan Workbook ..... 4 1.6 Menutup dan Mengakhiri Microsoft Excel .......... 5 1.7 Membuka Kembali Workbook .......................... 6

Bab 2 Pengaturan Lembar Kerja .............................. 7

2.1 Mengubah Orientasi Lembar Kerja ................... 7 2.2 Mengubah Nama Worksheet ........................... 8 2.3 Menambah Worksheet Baru ............................. 9 2.4 Memberi Bingkai pada Sel ............................ 10 2.5 Mengatur Tinggi Baris dan Lebar Kolom .......... 11 2.6 Mengatur Margin Kertas ................................ 12 2.7 Menentukan Ukuran Kertas ............................ 13 2.8 Menentukan Set Print Area ............................. 14

viii

Bab 3 Bekerja dengan Data ................................... 17

3.1 Mengatur Perataan Data ................................ 17 3.2 Menentukan Jenis dan Ukuran Huruf ............... 19 3.3 Mengedit Data di Worksheet ........................ 20 3.4 Melakukan Penggantian Data dengan Cepat ... 20 3.5 Mengubah Jenis Data Data ............................ 21 3.6 Menyalin dan Memindahkan Data .................. 21 3.7 Mengganti Data ........................................... 22 3.8 Mengurutkan Data ........................................ 23 3.9 Membuat Penomoran Otomatis ....................... 25 3.10 Melakukan Pencarian dan Penggantian Data ... 26

Bab 4 Bekerja dengan Formula ............................. 29

4.1 Aturan dalam Penulisan Formula ..................... 29 4.2 Cara Penulisan Formula ................................. 30 4.3 Menggunakan Operator Hitung ..................... 31 4.4 Menghitung Cepat dengan AutoSum .............. 32 4.5 Menghitung dengan Cara Meng-input-kan Fungsi

dan Formula ................................................ 34 4.6 Menggunakan Fungsi Logika ......................... 34 4.7 Menggunakan Fungsi Logika Tiga Kriteria ...... 36 4.8 Menggunakan Fungsi Logika dan Fungsi And . 37 4.9 Membuat Sel Relatif dan Sel Absolut .............. 39 4.10 Membuat Nama Range atau Sel .................... 41 4.11 Menghitung Menggunakan Nama Range

atau Sel ....................................................... 42

Bab 5 Pengantar PivotTable ................................... 45

5.1 Mengenal PivotTable ..................................... 45 5.2 Apakah Fungsi PivotTable? ........................... 46 5.3 Istilah-Istilah pada PivotTable ......................... 46

5.3.1 Tentang Data .......................................... 47 5.3.2 Jenis-jenis Field ........................................ 50

ix

5.3.3 Tentang Layout ........................................ 52 5.4 Menyusun Sumber Data ................................ 55 5.5 Menggunakan PivotTable .............................. 56

5.5.1 Memilih Jenis Sumber Data ....................... 58 5.5.2 Menetapkan Sumber Data ........................ 58 5.5.3 Menentukan Lokasi PivotTable ................... 60 5.5.4 Menetapkan Layout PivotTable .................. 61

5.6 Menggunakan Recommended PivotTable ......... 62 5.7 Mengubah Sudut Pandang PivotTable ............ 63 5.8 Mengubah Data pada Sumber Data .............. 65 5.9 Menyusun Sendiri Layout PivotTable ................ 65

Bab 6 Tip Pengaturan PivotTable ........................... 67

6.1 Membuat PivotTable Kosong ......................... 67 6.2 Menampilkan Data pada PivotTable Kosong ... 68 6.3 Mengubah Nama Field pada PivotTable

Kosong ....................................................... 69 6.4 Memberi Nama pada PivotTable ................... 70 6.5 Menghapus Field PivotTable Satu per Satu ....... 71 6.6 Menghapus Semua Field PivotTable Sekaligus .. 72 6.7 Membuat PivotChart dari Sumber Data ........... 72 6.8 Membuat PivotChart dari PivotTable ............... 73 6.9 Mengganti Sumber Data PivotTable ................ 74 6.10 Menyembunyikan Grand Totals

pada PivotTable ............................................ 75 6.11 Memilih Ragam Jenis Layout PivotTable .......... 76 6.12 Memindah Lokasi PivotTable .......................... 77 6.13 Menentukan Styles PivotTable ........................ 78 6.14 Membuat Fungsi Filters Data .......................... 79 6.15 Mengembalikan Hasil Filters ......................... 80 6.16 Menghapus Fungsi Filters Data ...................... 81 6.17 Memberi Nama PivotChart ........................... 82 6.18 Memindahkan PivotChart pada Lembar Kerja

Baru ........................................................... 82

x

6.19 Menambah Elemen PivotChart ....................... 83 6.20 Menentukan Warna PivotChart ...................... 84 6.21 Memilih Styles PivotChart .............................. 85 6.22 Memutar Baris atau Kolom PivotChart ............ 86 6.23 Mengubah Type PivotChart ........................... 87 6.24 Memilih Layout PivotChart dengan Cepat ....... 88 6.25 Memutar Baris atau Kolom PivotChart Melalui Select

Data Source ................................................ 88 6.26 Membuat Slicer ........................................... 89 6.27 Menampilkan Data dengan Slicer .................. 90 6.28 Membuat Slicer Dua Kriteria ......................... 91 6.29 Menampilkan Data dengan Slicer

Dua Kriteria ................................................. 92 6.30 Menggabung Slicer ...................................... 93 6.31 Mengatur Urutan Tombol pada Slicer ............. 94 6.32 Mengatur Styles Slicer .................................. 95 6.33 Menerapkan Kolom pada Tombol Slicer ......... 96 6.34 Mengatur Ukuran Form Slicer ........................ 96 6.35 Mengatur Ukuran Tombol ............................. 97 6.36 Menghapus Penyaringan pada Slicer ............. 98 6.37 Menghapus Slicer ........................................ 98 6.38 Menghilangkan atau Menampilkan

Judul Slicer ................................................... 99 6.39 Menggandakan Slicer ................................ 100 6.40 Melepas Koneksi Slicer dengan Data

PivotTable ................................................. 101

Bab 7 Contoh Kasus Laporan Proses Belajar Mengajar ................................................... 103

7.1 Membuat Source Data ................................ 103 7.2 Membuat PivotTable ................................... 106 7.3 Menghitung Jumlah Jam Mengajar Guru ........ 108 7.4 Menghitung Jumlah Gaji Guru ..................... 108

xi

7.5 Laporan Jumlah Jam dan Gaji Guru ............. 109 7.6 Mencari Berapa Kali Mata Pelajaran

Diajarkan ................................................... 116 7.7 Mencari Mata Pelajaran yang Diampu Guru . 117 7.8 Mencari Mata Pelajaran yang Diampu Oleh Dua

atau Lebih Guru .......................................... 119 7.9 Menampilkan Jumlah Jam Guru per Hari ....... 120

Bab 8 Contoh Kasus Laporan Posisi Keuangan..... 123

8.1 Mempersiapkan Sumber Data ...................... 124 8.2 Membuat PivotTable .................................... 125 8.3 Menyusun Laporan ...................................... 126

Bab 9 Contoh Kasus Laporan Absensi Pegawai .... 129

9.1 Membuat Sumber Data ................................ 129 9.2 Membuat PivotTable .................................... 131 9.3 Membuat Laporan Absensi Karyawan ........... 132

Daftar Pustaka ..................................................................... 137 Tentang Penulis ................................................................... 139

1

Pengoperasian Dasar

Microsoft Excel Pembahasan pada bab ini mengenai pengoperasian dasar Microsoft Excel seperti menjalankan, meng-input data, menyimpan, menutup, dan membuka kembali workbook dengan menampilkan urutan proses penggunaan. Setelah mempelajari pembahasan pada bab ini, pembaca diharapkan dapat memahami pengoperasian dasar Microsoft Excel.

1.1 Menjalankan Microsoft Excel Setiap aplikasi, bila ingin digunakan tentu harus dijalankan terlebih dahulu, begitu pula pada Microsoft Excel. Cara menjalankan Microsoft Excel dapat dilakukan dengan dua cara di bawah ini.

1. Apabila Anda berada di tampilan desktop, Anda dapat meng-klik ganda pada shortcut Microsoft Excel.

2. Kemudian, aplikasi akan dijalankan dan pilih Blank workbook dan workbook akan ditampilkan.

3. Akan tetapi, jika di tampilan desktop tidak terdapat shortcut Microsoft Excel, Anda dapat menjalankan aplikasi spreadsheet dengan menekan kombinasi tombol perintah Windows+E melalui keyboard untuk menampilkan dialog Run.

2

Gambar 1.1 Kombinasi tombol Windows+E dan dialog run

4. Input-kan kata EXCEL pada kotak dialog yang tampil, kemudian pilih OK dan aplikasi akan dijalankan.

5. Silakan pilih Blank workbook di tampilan start screen untuk membuat workbook yang baru dan kosong.

Gambar 1.2 Tampilan lembar kerja workbook kosong

1.2 Meng-input Data ke Worksheet Setelah lembar kerja worksheet tersedia, tentu Anda akan meng-input data ke dalam lembar kerja tersebut. Untuk meng-input data ke lembar kerja, lakukan bebebapa cara di bawah ini.

1. Data dapat di-input di dalam lembar kerja dengan memilih sel yang diinginkan, kemudian input-kan data melalui keyboard.

3

2. Atau, pilih sel yang diinginkan, kemudian letakkan pointer di formula bar dan input-kan data melalui keyboard.

Gambar 1.3 Contoh penginputkan data

1.3 Menyimpan Workbook Setelah selesai mengerjakan laporan, tentu laporan tersebut akan disimpan agar dapat digunakan di kemudian hari. Proses menyim-pan workbook dapat dilakukan dengan cara di bawah ini.

1. Apabila di Quick Access Toolbar terdapat ikon Save yang diwakili dengan ikon disket, maka pilih ikon tersebut dan halaman Save As akan ditampilkan.

2. Pilih Computer > Browse untuk menampilkan dialog Save As seperti di bawah ini.

Gambar 1.4 Urutan menyimpan workbook

3. Tentukan nama workbook di bagian File Name kemudian simpan workbook dengan memilih perintah Save dan workbook akan disimpan.

4

1.4 Mengatur Waktu Penyimpanan Workbook Setiap kali ada perubahan data pada laporan yang dikerjakan, tentu Anda akan menyimpan perubahan tersebut. Apabila setiap ada perubahan Anda menyimpannya dengan menekan Ctrl+S, maka Anda akan menggunakan perintah tersebut berulang kali. Nah, agar tidak menggunakan fitur penyimpanan tersebut berulang kali, Anda dapat melakukan waktu penyimpanan otomatis workbook. Adapun pengaturannya adalah sebagai berikut

1. Buka tab File > Options untuk membuka dialog Excel Options.

2. Silakan pilih perintah Save dan temukan pengaturan Save AutoRecover information every di bagian Save workbook.

3. Ubahlah nilai waktu penyimpanan dengan nilai yang Anda inginkan kemudian pilih OK untuk menyimpan pengaturan.

Gambar 1.5 Mengubah nilai waktu penyimpanan

1.5 Menentukan Lokasi Penyimpanan Workbook Mengatur lokasi penyimpanan workbook bertujuan untuk mengelom-pokkan dokumen yang dikerjakan pada satu lokasi penyimpanan tanpa harus memilih lagi lokasi pada saat menyimpan workbook. Nah, untuk melakukan pengaturan tersebut, Anda dapat meng-gunakan cara berikut.

5

1. Pastikan lembar kerja Workbook dalam keadaan terbuka kemudian buka tab File > Options dan kotak dialog Excel Options akan ditampilkan.

2. Di kotak dialog Excel Options, pilih Save kemudian atur lokasi penyimpanan di bagian Default local file location: dengan mengopi alamat yang diinginkan di kotak yang disediakan (misalnya, D:\Documents)

3. Selanjutnya, simpan pengaturan dengan memilih perintah OK.

Gambar 1.6 Tampilan pengaturan lokasi default penyimpanan

1.6 Menutup dan Mengakhiri Microsoft Excel Tidak selamanya Anda akan bekerja dengan workbook, untuk menutup lembar kerja dan mengakhiri workbook, lakukanlah cara di bawah ini.

1. Buka tab File dan pilih perintah Close kemudian lembar kerja akan ditutup.

2. Mengakhiri Microsoft Excel juga dapat dilakukan dengan memilih tombol Close yang ada di sudut kanan lembar kerja yang diwakili dengan simbol X.

139

Tentang Penulis

Musliadi KH, lebih kerap disapa Adi merupakan anak pertama dari pasangan Kailuddin dan Hada yang dilahirkan pada bulan Februari 1989 di dusun Lemo, Desa Mekkatta. Penulis mengenyam bangku pendidikan dari SD sampai SMA di tanah kelahiran, Kecamatan Malunda, Kabupaten Majene, Sulawesi Barat. Sedangkan gelar sarjana penulis selesaikan di kampus STMIK Handayani Makassar, jurusan Teknik Informatika pada tahun 2014.

Saat ini, penulis bekerja sebagai tenaga pengajar (guru produktif) di beberapa Sekolah Menengah Kejuruan, di antaranya SMK Bunga Bangsa Sejahtera jurusan TKJ, SMK Harapan Bangsa Majene jurusan TKJ, dan SMK Negeri 6 Majene jurusan Multimedia. Selain itu, ia juga bekerja sebagai ketua Jurusan Teknik Komputer dan Jaringan di SMK Bunga Bangsa Sejahtera dan Wakil Kepala Sekolah di SMK Harapan Bangsa Majene.

Sehari-harinya, ia menggeluti hal-hal yang berhubungan dengan aplikasi perkantoran, bahasa pemrograman, teknik komputer dan jaringan, visualisasi menggunakan unreal engine, serta blender dan animasi. Sejak tahun 2012 sampai saat ini penulis telah menyelesaikan enam judul buku bertema Office dan Website CMS dan buku ini

140

merupakan buku kedua penulis yang diterbitkan oleh Elex Media Komputindo.

Penulis dapat dihubungi melalui email dan web:

musliadi.esqway165@yahoo.co.id www.adipustaka.com

Catatan:

Untuk melakukan pemesanan buku, hubungi Layanan Langsung PT Elex Media Komputindo: Gramedia Direct Jl. Palmerah Barat No. 29-37, Jakarta 10270 Telemarketing/CS: 021-53650110/111 ext: 3901/3902/3292