manual prosedur - fp.ub.ac.id · bagan alir dekan kepada gjm untuk memberi mandat gjm dekan gjm gjm...

Manual Prosedur

Pelaksanaan Audit Internal

Mutu

FAKULTAS PERTANIAN UNIVERSITAS BRAWIJAYA

MALANG 2011

i

Manual Prosedur Pelaksanaan Audit Internal Mutu

FAKULTAS PERTANIAN Universitas Brawijaya

Kode Dokumen : 0040006004

Revisi : 3

Tanggal : 6 Juli 2012

Diajukan oleh : Sekretaris GJM FP UB

ttd

M. Purnomo, SP.MP.PhD

Dikendalikan oleh : Management Representative

ttd

Ir. Didik Suprayogo, MSc. PhD

Disetujui oleh : Dekan

ttd

Prof. Ir. Sumeru Ashari, M.Agr.Sc., PhD.

ii

Daftar Isi

Tujuan ................................................................................................ 1

Ruang Lingkup .................................................................................. 1

Definisi ............................................................................................... 1

Rujukan ............................................................................................. 2

Detail Prosedur .................................................................................. 4

Bagan Alir .......................................................................................... 6

Lampiran .......................................................................................... 10 Lampiran 1. Jadwal Penjelasan AIM Batch I Tahun 2010 .................. 11 Lampiran 2. Daftar Auditor Internal Mutu (AIM) Batch I 2010 UB ...... 12 Lampiran 3. Surat Permohonan Kesediaan menjadi Auditor .............. 13 Lampiran 4. Surat Undangan Refreshing AIM .................................. 15 Lampiran 5. Surat Undangan Penjelasan AIM Batch I Tahun 2010Error! Bookmark not defined. Lampiran 6. Surat Permintaan Kesediaan Waktu AuditError! Bookmark not defined. Lampiran 7. Surat Tugas Tim AIM .................................................. 16 Lampiran 8. Surat Pemberitahuan Uploading DokumenError! Bookmark not defined. Lampiran 9. Surat Pemberitahuan Mengunduh (Download)

Dokumen ....................... Error! Bookmark not defined. Lampiran 10. Checklist Audit Sistem AIM .......................................... 17 Lampiran 11. Borang Laporan Audit Internal ..................................... 18 Lampiran 12. Borang Klarifikasi dan Rencana Tindakan Koreksi .......... 25 Lampiran 13. Borang Laporan Audit Internal Mutu dan Daftar

Ketidaksesuaian (Corrective Action Requirement – CAR) ......................................................................... 25

Lampiran 14. Borang Klarifikasi dan Rencana Tindakan KoreksiError! Bookmark not defined. Lampiran 15. Surat Undangan Klarifikasi Hasil AIMError! Bookmark not defined. Lampiran 16. Format Laporan AIM ....... Error! Bookmark not defined. Lampiran 17. Surat Permintaan Tindakan KoreksiError! Bookmark not defined. Lampiran 18. Borang Laporan Perbaikan atas Permintaan Tindakan

Koreksi ...................................................................... 26 Lampiran 19. Instruksi Kerja Pelaksanaan Audit Sistem (Desk

Evaluation) untuk AuditeeError! Bookmark not defined. Lampiran 20. Instruksi Kerja Pelaksanaan Audit Sistem (Desk

Evaluation) untuk Auditor ............................................ 27 Lampiran 21. Jadwal Pelaksanaan Siklus SPMIError! Bookmark not defined.

1

Tujuan

Menjamin bahwa Fakultas Pertanian Universitas Brawijaya

(FPUB) akan melaksanakan Audit Internal (AI) sesuai dengan jadwal dan standar mutu yang telah ditetapkan.

Ruang Lingkup

Audit batch I merupakan audit sistem (desk evaluation) yang ruang lingkupnya meliputi:

1. Organisasi Fakultas/Program, Jurusan/Program Studi (bagan/

struktur organisasi termasuk struktur GJM, tugas pokok dan fungsi).

2. Sistem dokumen meliputi dokumen Visi, Misi dan Tujuan, dokumen Rencana Strategis (Renstra), dokumen Program Kerja

(Proker) dan dokumen Pedoman Pendidikan.

Definisi

1. Visi Fakultas/Program adalah pernyataan yang berorientasi ke

masa depan tentang apa yang diharapkan oleh Fakultas/Program yang dirumuskan secara jelas untuk

diwujudkan dalam kurun waktu yang tegas.

2. Visi Jurusan/Program Studi adalah pernyataan yang berorientasi

ke masa depan tentang apa yang diharapkan oleh

Jurusan/Program Studi yang dirumuskan secara jelas untuk diwujudkan dalam kurun waktu yang tegas.

3. Misi Fakultas/Program adalah deskripsi mengenai tugas, kewajiban, tanggung jawab, dan rencana tindakan yang

dirumuskan sesuai dengan visi Fakultas/Program yang harus

digunakan untuk pengembangan Tridarma.

4. Misi Jurusan/Program Studi adalah deskripsi mengenai tugas,

kewajiban, tanggung jawab, dan rencana tindakan yang dirumuskan sesuai dengan visi Jurusan/Program Studi yang

harus digunakan untuk pengembangan Tridarma.

5. Dokumen adalah informasi dan media pendukungnya

6. Audit adalah proses yang sistematis, independen dan

terdokumentasi untuk mendapatkan bukti audit dan

2

mengevaluasinya secara obyektif untuk menentukan sejauh mana kriteria audit dipenuhi.

7. Audit Internal adalah audit yang dilakukan oleh auditor fakultas /program/jurusan/PS bersangkutan yang dikoordinir oleh

Management Representative.

8. Gugus Jaminan Mutu (GJM) adalah lembaga fungsional yang dibentuk oleh Dekan dan diberi tugas untuk mengembangkan

Sistem Penjaminan Internal (SPMI) di tingkat Fakultas/ Program.

9. Unit Jaminan Mutu (UJM) adalah lembaga fungsional yang dibentuk oleh Dekan dan diberi tugas untuk mengembangkan

Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) di tingkat Jurusan/

Program Studi.

10. Dokumen induk Faukltas adalah dokumen normatif yang

disusun oleh Senat Fakultas dan Dekan dibantu GJM sebagai bagian dari dokumen SPMI. Dokumen induk untuk Fakultas

meliputi Visi, Misi dan Tujuan, Rencana Strategis, Program Kerja

Dekan, dan Pedoman Pendidikan. Adapun Dokumen induk untuk Jurusan/program studi adalah Visi, Misi dan Tujuan,

Rencana Strategis, Program Kerja Ketua Jurusan, dan Pedoman Pendidikan.

11. Dokumen mutu adalah dokumen yang melengkapi dokumen induk, digunakan sebagai alat (sarana) untuk menjalankan

SPMI. Dokumen mutu untuk universitas/fakultas/jurusan/PS

meliputi Manual Mutu, manual prosedur, dokumen pendukung dan borang.

Rujukan

1. BAN-PT. 2008. Akreditasi Program Studi Sarjana. Buku I Naskah

Akademik Akreditasi Program Studi Sarjana. Jakarta.

2. BAN-PT. 2008. Akreditasi Program Studi Sarjana. Buku II

Standar dan Prosedur Akreditasi Program Studi Sarjana.

Jakarta.

3

3. BAN-PT. 2008. Akreditasi Program Studi Sarjana. Buku IIIA Borang Akreditasi Sajana. Jakarta.

4. BAN-PT. 2008. Akreditasi Program Studi Sarjana. Buku IIIB Borang Fakultas-Sekolah Tinggi. Jakarta.

5. BAN-PT. 2008. Akreditasi Program Studi Sarjana. Buku IV

Panduan Pengisian Instrumen Akreditasi S1. Jakarta.

6. BAN-PT. 2008. Akreditasi Program Studi Sarjana. Buku V

Pedoman Penilaian Instrumen Akreditasi Program Sarjana. Jakarta.

7. BAN-PT. 2008. Akreditasi Program Studi Sarjana. Buku VI Matriks Penilaian Instrumen Akreditasi Program Sarjana.

Jakarta.

8. BAN-PT. 2008. Akreditasi Program Studi Sarjana. Buku VII Pedoman Asesmen Lapangan. Jakarta.

9. BAN-PT. 2008. Pedoman Evaluasi Diri. Untuk Akreditasi Program Studi dan Institusi Perguruan Tinggi. Jakarta.

10. BAN-PT 2008. Matriks Penilaian Laporan Evaluasi Diri. Jakarta.

11. BAN-PT 2009. Akreditasi Program Studi Magister. BUKU I Naskah Akademik. Edisi 7 Januari 2010. Jakarta

12. BAN-PT 2009. Akreditasi Program Studi Magister. BUKU II. Standart dan Prosedur. Edisi 7 Januari 2010. Jakarta

13. BAN-PT 2009. Akreditasi Program Studi Magister. Buku IIIA Borang Program Studi. Edisi 7 Januari 2010. Jakarta

14. BAN-PT 2009. Akreditasi Program Studi Magister. Buku IIIB

Borang unit Pengelola Program Studi. Edisi 7 Januari 2010. Jakarta.

15. BAN-PT 2009. Akreditasi Program Studi Magister. Buku IV. Panduan Pengisian Borang Akreditasi. Edisi 7 Januari 2010.

Jakarta.

16. BAN-PT 2009. Akreditasi Program Studi Magister. Buku VI. Matriks Penilaian Instrumen Akreditasi.Edisi 7 Januari 2010.

Jakarta.

17. BAN-PT 2009. Akreditasi Program Studi Magister. Buku VII.

Pedoman Asesmen Lapangan. Edisi 7 Januari 2010. Jakarta.

18. BAN-PT 2008. Akreditasi Program Studi Magister. Pedoman Evaluasi Diri. Edisi 7 Januari 2010. Jakarta.

4

19. BAN-PT 2009. Akreditasi Program Studi Doktor. Buku I Naskah Akademik. Edisi 7 Januari 2010. Jakarta.

20. BAN-PT 2009. Akreditasi Program Studi Doktor. BUKU II. Standart dan Prosedur. Edisi 7 Januari 2010. Jakarta.

21. BAN-PT 2009. Akreditasi Program Studi Doktor. Buku IIIA

Borang Program Studi. Edisi 7 Januari 2010. Jakarta.

22. BAN-PT 2009. Akreditasi Program Studi Doktor. Buku IIIB

Borang unit Pengelola Program Studi. Edisi 7 Januari 2010. Jakarta.

23. BAN-PT 2009. Akreditasi Program Studi Doktor. Buku IV. Panduan Pengisian Borang Akreditasi. Edisi 7 Januari 2010.

Jakarta.

24. BAN-PT 2009. Akreditasi Program Studi Doktor. Buku VI. Matriks Penilaian Instrumen Akreditasi.Edisi 7 Januari 2010.

Jakarta.

25. BAN-PT 2009. Akreditasi Program Studi Doktor. Buku VII.

Pedoman Asesmen Lapangan. Edisi 7 Januari 2010. Jakarta.

26. BAN-PT 2008. Akreditasi Program Studi Doktor. Pedoman Evaluasi Diri. Edisi 7 Januari 2010. Jakarta.

27. Dokumen SPMI UB 2010, meliputi Visi, Misi dan Tujuan, Statuta, Organisasi dan Tata Kerja, Rencana Strategis, Program Kerja

Rektor, Pedoman Pendidikan, Manual Mutu, Standar Mutu, Manual Prosedur Wajib ISO 9001:2008, instruksi kerja,

dokumen pendukung, serta borang-borang.

28. Peraturan Pemerintah no.17 tahun 2010 tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan Pendidikan

Detail Prosedur

Prosedur pelaksanaan AIM dilakukan dalam dua tahapan,

yaitu Persiapan dan Pelaksanaan.

Persiapan

a. Dekan memberi mandat kepada MR (PDI) dibantu GJM untuk melaksanakan koordinasi Audit internal.

b. GJM menyiapkan ruang lingkup dan dokumen audit.

5

c. Dekan melalui Pembantu Dekan I menyetujui dan mengesahkan ruang lingkup AI.

d. GJM menyusun jadwal sosialisasi dan pelaksanaan AIM serta menentukan auditor yang akan melaksanakan audit.

e. Dekan melalui PDI meminta kesediaan dan alokasi waktu

auditor.

f. Pembantu Dekan I didampingi oleh GJM melakukan koordinasi

pelaksanaan AI dengan para auditee.

g. GJM meminta kesediaan dan waktu pelaksanaan audit kepada

auditee.

h. GJM menyusun distribusi auditor, jadwal, dan tempat

pelaksanaan audit.

i. PDI menyusun konsep surat tugas Tim AI dan auditor, dan menyampaikan kepada Dekan untuk ditandatangani.

Pelaksanaan

a. Dekan membuat surat tugas auditor disertai dengan jadwal, dan

tempat audit kepada auditor.

b. Dekan melalui PDI menyampaikan pemberitahuan kepada

masing-masing unit terkait yg bertindak sebagai auditee untuk mempersiapkan proses audit internal sesuai ruang lingkup yang

disepakati.

c. GJM menyampaikan check list audit dan kelengkapan dokumen

teraudit kepada auditor.

d. Auditor melakukan audit sesuai ruang lingkup AI dalam unit kerja terkait di Fakultas Pertanian,

e. PDI meminta klarifikasi jika ditemukan ketidaksesuaian (KTS) dengan mengundang auditor dan auditee yang bersangkutan.

f. PDI dibantu GJM menyusun laporan hasil audit dan

menyampaikan kepada Dekan disertai dengan konsep permintaan tindakan koreksi (PTK).

g. Dekan menerbitkan dan menyampaikan surat permintaan tindakan koreksi kepada Unit kerja terkait.

h. Unit kerja terkait melakukan tindakan koreksi sesuai permintaan

Dekan dan melaporkan perkembangan tindakan koreksi kepada Dekan.

6

Bagan Alir

Dekan

GJM

Dekan

GJM

GJM

GJM

Memberi mandat kepada PJM untuk melaksanakan AIM

Surat undangan refreshing 00000 09101 04

Mengundang Auditor Internal untuk mengikuti refreshing AIM

Surat permohonan kesediaan

00000 09101 03

Meminta kesediaan dan alokasi waktu auditor

Jadwal sosialisasi dan daftar auditor 00000 09101 01

00000 09101 02

Menyusun jadwal sosialisasi dan pelaksanaan AIM serta

menentukan auditor yang akan melaksanakan audit

Manual Prosedur Pelaksanaan AIM Batch 1/2 2010

Melalui MR (PD 1) menyetujui dan mengesahkan ruang lingkup AIM

Dokumen audit Menyiapkan ruang lingkup dan dokumen audit

Tupoksi GJM

Mulai

Memberi mandat

kepada GJM untuk

melaksanaan AIM

7

GJM

GJM

GJM

GJM

MR Fakultas/ Program,

Jurusan/ Prgram Studi

Dekan

Surat Tugas Tim AIM

Batch I 2010 00000 09101 07

Menerbitkan surat tugas disertai

dengan distribusi auditor, jadwal, dan

tempat audit

Borang Laporan Audit

Internal Melakukan Audit Internal

Konsep surat tugas Menyusun konsep surat tugas Tim AIM dan auditor, serta

menyampaikan kepada Rektor untuk ditandatangani

Distribusi auditor Menyusun distribusi auditor, jadwal, dan tempat pelaksanaan

audit

Surat Kesediaan waktu audit

00000 09101 06

Meminta kesediaan dan waktu pelaksanaan audit melalui laman

(website) kepada auditee

A

A

Surat Undangan

Koordinasi 00000 09101 05

Mendampingi Pembantu Dekan I melakukan koordinasi pelaksanaan

AIM dengan para auditee

8

Pembantu Dekan I

B

Surat Pemberitahuan

uploading dokumen 00000 09101 08

Memberitahukan kepada auditee untuk mengunggah (upload)

ruang lingkup yang diperlukan dalam AIM 2010

9

GJM

Auditor

GJM

GJM

Dekan

Auditee

Selesai

Laporan PTK

00000 09101 18

Melakukan tindakan koreksi sesuai permintaan Dekan dan melaporkannya kepada Dekan

melalui GJM

Surat PTK

00000 09101 17 Menerbitkan dan menyampaikan

surat PTK kepada auditee

Laporan AIM Batch I 2010 00000 09101 16

Menyusun laporan hasil audit dan menyampaikannya kepada Rektor disertai dengan konsep permintaan tindakan koreksi

(PTK)

Surat undangan

klarifikasi hasil AIM Batch I 2010

00000 09101 15

Meminta klarifikasi temuan ketidaksesuaian (KTS) dengan

mengundang auditor dan

auditee yang bersangkutan

Borang Laporan AIM Batch I 2010 & KTS

00000 09101 10 00000 09101 11

00000 09101 12 00000 09101 13

00000 09101 14

Melakukan audit sesuai ruang lingkup AIM 2010 melalui

website masing-masing auditee

Surat Pemberitahuan downloading dokumen

dan checklist audit 00000 09101 09

Menyampaikan checklist audit dan memberitahukan kepada

auditor bahwa audit sudah dapat dilakukan dengan mengunduh

(download) dokumen

B

10

Lampiran

11

Lampiran 1. Jadwal Pelaksanaan Audit Internal Kode: 0040010301

A. Batch I Tahun 2012

Hari/

Tanggal

Pukul /

Tempat Peserta Pelaksana

6 Juni

2012

08.00-10.00

Dekan KTU Dr.Ir. Sudarto.MS.Ph.D

Dr.Ir. Sri Karindah,MS Rina Rachmawati, Sp.MP.Meng

Hagus Tarno, SP.MP.Ph.D

PD 1,2,3 Kasubag

10.00-12.00 Dekan KTU

Kasubag

Nur Baladina, SP.MP

Dwi Retno Andriani, SP.MP M Purnomo, SP.MP.Ph.D

PD 1,2,3

25 Juli 2012

08.00-10.00

Dekan KTU Kasubag

Dr.Ir. Sudarto.MS.Ph.D Dr.Ir. Sri Karindah,MS Rina Rachmawati, Sp.MP.Meng

PD 1,2,3

10.00-12.00 Dekan KTU

Kasubag


Nur Baladina, SP.MP Dwi Retno Andriani, SP.MP

12

Lampiran 2. Daftar Auditor Internal Mutu (AIM) Batch I 2010 UB Kode: 0040010302

No. Nama Auditor Unit Kerja

No. HP E-mail

1.

Dr.Ir. Sudarto.MS.Ph.D

Tanah 081334560564

Sudarto_fpub@yahoo

.co.id

2.

Dr.Ir. Sri Karindah,MS HPT

skarindah@yaho

o.com

3.

Ir. Didik Suprayogo, MSc.PhD

Tanah 08123399648

suprayogo09@y

ahoo.com

4.

Rina Rachmawati, Sp.MP.Meng

HPT 081217828618 rina_rachmawati

@yahoo.com

5.


HPT 0812131029241 h_gustarno@ub.

ac.id

6.

Nur Baladina, SP.MP

Sosek [email protected]

om

7.

Dwi Retno Andriani, SP.MP Sosek 081330306203

dwiretno.fp@ub

.ac.id

8.

M Purnomo, SP.MP.Ph.D

Sosek 081213714299 mangku_purno

[email protected]

mailto:[email protected]




13

Lampiran 3. Undangan Pelaksanaan Audit Internal Kode: 0040010303

Nomor : 1090A /UN10.4/AK/2012 Malang, 5 Juni 2012

Lampiran : -

Perihal : Pelaksanaan Audit Internal FP UB

Kepada Yth. _______________________________

Fakultas Pertanian,

Universitas Brawijaya Malang

Dalam rangka pelaksanaan Audit Internal Batch I tahun 2012 FP-UB

maka Saudara diharapkan hadir pada,

Hari : Rabu

Tanggal : 06 Juni 2012

Jam : 08.00 WIB

Tempat : Ruang Sidang FP UB Lt II

Acara : Penjelasan dan Pelaksanaan AI Batch I

Mengingat pentingnya acara tersebut, maka Saudara diharapkan hadir

tepat waktu. Atas perhatian dan kehadirannya diucapkan terima

kasih.

Dekan

ttd

Prof. Ir. Sumeru Ashari, M.Agr.Sc.,Ph.D

NIP. 19530328 198103 1 001

Tembusan :

1. Dekan

2. Arsip

14

Lampiran 4 Pemberitahuan Pelaksanaan Audit Internal

Kode: 0040010304 Malang,4 Juni 2012

Nomor : 1080 A /UN10.4/AK/2012

Lampiran : satu lembar

Perihal : Pelaksanaan Audit Internal

Kepada Yth. Kepala Sub Bagian..............................

Fakultas Pertanian

Universitas Brawijaya

Malang

Menindaklanjuti Surat Tugas Dekan No 1076 A /UN10.4/KP/2012

tentang Tim Auditor untuk Audit Internal (AI) Batch I Tahun 2012,

maka dengan ini diharapkan Ketua/Kepala Unit kerja di libgkungan

Fakultas Pertanian untuk mempersiapkan dokumen dan menyediakan

waktu untuk proses audit internal

Alokasi waktu yang ditetapkan untuk audit internal Batch I adalah

Mei- Juli 2012

Atas perhatian dan kerjasamanya diucapkan terima kasih.

Dekan

ttd


NIP. 19530328 198103 1 001

Tembusan:

1. Yth. Ketua GJM

2. Arsip

15

Lampiran 5: Lampiran Kesediaan Menjadi Auditor

Lampiran Surat No. 1077A /UN10.4/AK/2012

S U R A T K E S E D I A A N

Kepada Yth. Dekan

c/q Pembantu Dekan I

Fakultas Pertanian

Universitas Brawijaya

Malang

Sehubungan dengan surat Dekan FP Nomor:1076A/UN10.4/KP/2012

mengenai Permohonan Kesediaan menjadi Auditor untuk AI di

Fakultas Pertanian, Universitas Brawijaya, dengan ini saya sampaikan:

Nama : ____________________________________

Jur./PS/Prog. : ____________________________________

Menyatakan BERSEDIA / TIDAK BERSEDIA *) untuk menjadi

Auditor Internal untuk AI FP-UB bulan ........... tahun ........, serta

tidak mengganggu tugas pokok dalam Tri Dharma PT.

Atas kepercayaan yang diberikan saya mengucapkan terimakasih.

Auditor,

(.....................................)

Tanda tangan & nama terang

*) coret yang tidak perlu

16

Lampiran 6 : Permohonan Kesediaan Menjadi Auditor

Kode: 0040010303 Malang, 7 Mei 2012

Nomor :1077A /UN10.4/AK/2012

Lampiran :1 (satu) lembar

Perihal :Permohonan Kesediaan menjadi

Auditor untuk AI

Kepada Yth. _____________________

(Auditor Internal)

Di Fakultas Pertanian, Universitas Brawijaya

Malang

Dalam rangka pelaksanaan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI).

Fakultas Pertanian Universitas Brawijaya melalui Audit Internal (AI),

maka diperlukan Tim Auditor yang akan melaksanakan Audit

Internal dengan ruang lingkup sesuai Manual Prosedur Pelaksanaan

AI Batch 1 2012. Untuk itu, dimohon kesediaan Saudara untuk

menjadi Auditor sesuai alokasi waktu yang kami sediakan dengan

mengisi Form Kesediaan terlampir. Form tersebut harap dikirim

kembali kepada kami

Atas perhatian dan kesediaannya diucapkan terima kasih.

Dekan

ttd


NIP. 19530328 198103 1 001

17

Lampiran 7 : Surat Tugas Audit Internal FP UB

Kode: 0040010306

S U R A T T U G A S

No. 1076A /UN10.4/KP/2012

Yang bertanda tangan di bawah ini, Dekan Fakultas Pertanian Universitas Brawijaya, menugaskan nama-nama berikut menjadi Tim Auditor Internal (AI) Batch I Tahun 2012 Fakultas Pertanian, Universitas Brawijaya dengan susunan personalia sebagai berikut:

Ketua Ir. Didik Suprayogo, MSc., PhD

Anggota Dr. Ir. Sudarto,MS

Dr. Ir.Sri Karindah,MS


Dr. Ir. Titin Sumarni, MS

Rina Rachmawati, SP.MP.Meng

Nur Baladina, SP.MP

Dwi Retno Andriani, SP.MP

Demikian surat tugas ini dibuat untuk dapat dilaksanakan sebaik-baiknya dan melaporkan hasilnya kepada Dekan melalui Gugus Jaminan Mutu (GJM-UB).

Dekan ttd Prof. Ir. Sumeru Ashari, M.Agr.Sc.,Ph.D NIP. 19530328 198103 1 001

Tembusan: 1. Pembantu Dekan I FP-UB 2. Pembantu Dekan II FP-UB 3. Pembantu Dekan III FP-UB 4. Ketua GJM-UB 5. Yang bersangkutan

18

Lampiran 8 : Chek List Dokumen UKPA Siklus 11

Nama UKPA :

Nama Auditor Ketua :

Nama Auditor Anggota :

Tanggal Penilaian :

A. Permintaan Tindakan Koreksi (PTK)

No Kriteria Dokumen Ada/Tidak

Keterangan (tulis dengan ringkas dan

padat)

1. Tindakan Koreksi atas temuan AIM UKPA Siklus 10 Tahun 2012

2. Tindakan Koreksi atas temuan Surveillance Tahap I ISO 9001:2008

B. Implementasi SPMI berbasis Persyaratan SMM ISO 9001:2008

No Kriteria Dokumen Ada/Tida

k


padat)

1. 4.1. a) s.d f)

Persyaratan Umum Organisasi (Unit Kerja)

2. Struktur organisasi

3. TUPOKSI.

4. Penetapan dan persyaratan Pelanggan (Input dan output)

5. Produk (Jasa) Organisasi (Unit kerja) (klausul 7.2.3)

6. 4.1 a) &

b) Proses bisnis organisasi (Unit Kerja)

7. 4.1 c) Menentukankriteriadanmetodasupaya proses-prosesnyaberjalanefektif (MP Proses, standar layanan dll.)

8. 4.1 d) Penyediaansumberdayadaninformasi yang mendukungpengoperasiandanpemantauan proses-prosesnya. (berkaitan Klausul 6)

9. 4.1 e) &

f) Siklus PDCA (Untuk setiap proses kegiatan)

10.

4.2.; 4.2.2.; 4.2.3.; 4.2.4.

Sistem Dokumen

11. Ruang lingkup sistem manajemen mutu Unit kerja, termasuk alasan setiap pengecualian persyaratan

12. Kebijakan mutu

19



k


padat)

13. Sasaran Mutu, termasuk pemantauan capaiannya

14. Ada sinkronisasi antara Renstra Universitas, Renstra Unit Kerja, kebijakan mutu, Program Kerja dan sasaran mutu

15. Daftar dokumen induk

16. Daftar dokumen mutu (termasuk Manual Prosedur Wajib), setidaknya 5 MP layanan utama sudah memasukkan time frame

17. Daftar acuan silang dengan ISO 9001:2008

18. Rekaman setiap proses kegiatan (output) (berkaitan dengan semua baris warna kuning)

19.

5.1; 5.2; 5.3; 5.4.1.; 5.4.2.; 5.5.1.; 5.5.2.; 5.5.3.; 5.6.1.; 5.6.2.; 5.6.3.

Komitmen Top Manajemen

20. Menunjuk Wakil Manajemen (Management Representative = MR).

21. Komunikasi Internal.

22. 5.6.1 Management Review (tinjauan manajemen).

23.

6.1.; 6.2.; 6.2.1.; 6.2.2.; 6.3.; 6.4.

Penyediaan Sumberdaya

24.

Penyediaan sumberdaya manusia (SDM) sesuai kompetensi (Curriculum Vitae à pemetaan SDM --> Job analisis --> Gap Analisis --> peningkatan kompetensi). (Curriculum Vitae à pemetaan SDM --> Job analisis --> Gap Analisis --> peningkatan kompetensi). Contoh Kompetensi Dosen: SERDOS.

25. 6.2.2 Uraian pengalaman dan peningkatan kompetensi SDM (studi lanjut, pelatihan, lokakarya, magang dsb).

26. Evaluasi Kinerja SDM (Contoh: Evaluasi Kinerja Pegawai).

27. Uraian Infrastruktur dan semua fasilitas yang dibutuhkan.

28. Penetapan lingkungan kerja atau suasana akademik yang dibutuhkan (Pemeliharaan,

20



k


padat)

kenyamanan dan kebersihan).

29.

7.1.; 7.2.1.; 7.2.2.; 7.2.3.; 7.3.1.; 7.3.2.; 7.3.3.; 7.3.4.; 7.3.5.; 7.3.6.; 7.3.7.; 7.4.2.; 7.4.3.; 7.5.1.; 7.5.2.; 7.5.3.; 7.5.4.; 7.5.5.; 7.6.

Perencanaan dan realisasi produk

30. 7.1 & 7.2.2

Perencanaan Produk (Proses kegiatan di unit kerja sesuai persyaratan mutu dan persyaratan produk (jasa)) (contoh: Kegiatan pengadaan barang dan jasa sesuai dengan KEPPRES 80? Dan menggunakan E-Proc)(Rekaman kesesuaian dan tinjauannya)

31.

Pemantauan validasi alat ukur setiap proses kegiatan unit kerja(contoh: validasi penilaian kenaikan pangkat staf, validasi materi Audit Internal Mutu dsb).

32. Persyaratan khusus yang ditetapkan pelanggan output (misal: hasil analisis LSIH sesuai standar baku, dsb) (Klausul 4.1.).

33. Persyaratan sesuai peraturan dan UU yang berlaku atau persyaratan lain yang ditetapkan organisasi.

34. Uraian khusus tahapan desain dan pengembangan program unit kerja.

35.

Pemantauan dan evaluasi output dan tindak lanjut (Contoh: salah satu produk PJM adalah hasil audit mutu maka diperlukan analisis hasil audit dan temuan yang kurang bermutu ditindak lanjuti melalui pelatihan atau kegiatan yang sesuai).

36. 7.4.1. Proses pembelian (pengadaan barang, pengadaan konsultan, auditor, asesor, reviewer, fasilitator dsb)

37. Ada kriteria seleksi, evaluasi dan re-evaluasi

21



k


padat)

pemasok.

38. Ada kegiatan pemeriksaan untuk memastikan produk yang dibeli sesuai dengan persyaratan/spesifikasi pembelian.

39. 7.5.1 Rekaman untuk bukti terkendalinya pelaksanaan produksi atau layanan jasa

40. 7.5.2 Rekaman untuk bukti validasi proses produksi atau layanan

41. 7.5.4 Rekaman milik pelanggan

42.

8.1.; 8.2.1.; 8.2.2.; 8.2.3.; 8.2.4.; 8.3.; 8.4.; 8.5.1.; 8.5.2.; 8.5.3.

Pemantauan, Pengukuran, Analisis dan Tindak lanjut perbaikan

43. Ada borang pemantauan setiap proses kegiatan, dan hasil (rekaman) pemantauan dianalisis.

44.

Pengukuran kepuasan pelanggan pada setiap proses kegiatan (Contoh: menggunakan borang Indeks Kepuasan Masyarakat (IKM) atau borang kepuasan pelanggan yang dibuat sendiri).

45. Ada analisis kepuasan pelanggan dan tindak lanjutnya

46. 8.2.2 Ada audit internal yang terjadwal (termasuk rekaman audit)

47. 8.2.2 &

8.4 Ada rekaman tindak lanjut hasil audit (Permintaan Tindakan Koreksi = PTK)

48. 8.2.4 Rekaman pemantauan dan pengukuran karakteristik produk (8.2.4)

49. 8.3 Rekaman Pengendalian produk tidak sesuai (8.3)

C. Implementasi SPMI berbasis Kinerja Standar 3 dan 4 BAN-PT


Keterangan (tulis dengan ringkas dan padat)

1. Isian Borang III-A untuk Program Studi *)

2. Isian Borang III-B untuk Fakultas/Program *)

a. Program Studi Strata 1 (Sarjana)

b. Program Studi Strata 2 (Magister)

22

C. Implementasi SPMI berbasis Kinerja Standar 3 dan 4 BAN-PT


Keterangan (tulis dengan ringkas dan padat)

c. Program Studi Strata 3 (Doktor)

Catatan: *) Jika melakukan audit kepada program studi, maka tidak perlu mengisi poin 2. Jika melakukan audit kepada fakultas/program, maka tidak perlu mengisi poin 1

D. Implementasi Pelayanan Prima


Keterangan

(tulis dengan

ringkas dan padat)

1 Visi-Misi-Motto

a Visi dan misi mampu memotivasi pelaksana untuk memberikan pelayanan terbaik

b Motto yang mampu memotivasi pegawai untuk memberikan pelayanan terbaik

c Motto layanan disosialisasikan secara luas kepada pengguna layanan (stakeholders)

d Maklumat Pelayanan atau janji pelayanan atau dokumen sejenis yang berisi pernyataan kesanggupan untuk memenuhi standar pelayanan

2 Sistem dan Prosedur

a Prosedur tetap (SOP/MP) dan atau standar pelayanan

b Sistem pengelolaan berkas/dokumen

c Sertifikat ISO 9001:2008 dalam menyelenggarakan pelayanan publik

d Sistem/prosedur pengelolaan pengaduan pengguna layanan

e Sistem pengelolaan mutu pelayanan

f Uraian tugas pegawai yang jelas

g Persyaratan pelayanan yang disosialisasikan kepada pengguna layanan (stakeholders)

h Biaya/tarif pelayanan ditetapkan secara resmi, berdasarkan hukum dan disosialisasikan

i Standar waktu untuk penyelesaian pelayanan

j Keterbukaan informasi pelayanan kepada pengguna layanan (stakeholders)

3 Sumber Daya Manusia

a Pedoman internal tentang sikap dan perilaku (etika pegawai)

b Sikap dan perilaku pegawai dalam memberikan

23

D. Implementasi Pelayanan Prima


Keterangan

(tulis dengan

ringkas dan padat)

pelayanan kepada pengguna layanan

c Kedisiplinan pegawai dalam memberikan pelayanan kepada pengguna layanan

d Kepekaan/respon pegawai dalam memberikan pelayanan kepada pengguna layanan

f Ketrampilan pegawai dalam memberikan pelayanan kepada pengguna layanan

g Kebijakan pengembangan pegawai dalam rangka peningkatan ketrampilan/ profesionalisme pegawai dengan tujuan meningkatkan kualitas pelayanan kepada pengguna layanan

4 Sarana dan Prasarana

a Sarana yang dipergunakan untuk proses pelayanan telah didayagunakan secara optimal

b Sarana pelayanan yang tersedia memberikan kenyamanan kepada pengguna layanan (perhatikan: Kebersihan, kesederhanaan, kelayakan dan kemanfaatan)

c Sarana pengaduan (kotak pengaduan, loket pengaduan, telepon tol, email dan lainnya)

Auditor Ketua, ____________________________

(nama dan tandatangan)

24

Lampiran 7. Borang Laporan Audit Internal Kode: 0040010308

Audit ke : …………..

Bulan : …………..

No. Temuan

Tanggal

Temuan

Kategori

Temuan Status Temuan

Auditor Auditee Bidang yang

diaudit

Uraian

Ketidaksesuaian

Tindakan

Perbaikan

Target Waktu

Selesai

Verifikasi Status Akhir

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11) (12)

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

dst

Malang, ........

Management Representative

…………………………………………

NIP. ………………………………… (1) Nomer temuan (2) Tanggal temuan (3) Kategori temuan: KTS, Observasi (4) Status: New, open, closed (5) Nama Auditor (6) Unit kerja yang diaudit (7) Bidang yang diaudit (8) Deskripsi temuan ketidaksesuaian (9) Tindakan perbaikan yang dilakukan (10) Tanggal waktu penyelesaian (11) Verifikasi pada dokumen yang diperbaiki (12) Status Akhir: open, closed

25

Lampiran 8. Borang Klarifikasi dan Rencana Tindakan Koreksi Kode: 0040010309

Kategori Temuan :

Tanggal Temuan :

No. Temuan : Auditor : 1. 2.

Uraian temuan:

Akar penyebab:

Rencana tindakan koreksi atas temuan :

Rencana tindakan perbaikan atas akar penyebab :

adwal penyelesaian tindakan koreksi : Penanggung jawab tindakan koreksi :

Dipersiapkan oleh: ___________________ Tanggal: ________________ Catatan :

Tanda Tangan Auditee :

(Nama Teraudit)

(Lembar ini diperuntukkan untuk satu temuan dan dapat diperbanyak sesuai banyaknya temuan)

26

Lampiran 10. Borang Laporan Perbaikan atas Permintaan Tindakan Koreksi Kode: 0040010311

Audit ke : Auditor : 1. 2.

Tanda tangan Ketua Auditor :

Tanggal : Auditee :

Tanda tangan Auditee:

No

Kategori Status

Uraian Temuan

Tindakan Perbaikan

Tanggal Perbaikan

Dokumen

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)

(1) Nomor Urut (2) KTS Berat, KTS Ringan, Observasi (3) New (Kasus Baru), Open (Masih belum diselesaikan), Close (sudah diselesaikan) (4) Uraian Temuan (5) Uraian tindakan perbaikan (6) Tanggal perbaikan (7) Nama dokumen yang dirujuk

27

Lampiran 11. Instruksi Kerja Pelaksanaan Audit Sistem (Desk Evaluation) untuk Auditor

Kode: 0040010201

1. Mengisi/menanda-tangani daftar hadir acara dan mengambil konsumsi

2. Melakukan Audit Sistem terhadap tiga dokumen, Visi, Misi dan Tujuan, Rencana Strategis, Program Kerja dan Laporan Audit Pendahuluan. a. Memeriksa kelengkapan organisasi dan dokumentasi b. Mengisi Borang Laporan Audit Internal dan Daftar Ketidaksesuaian (Corrective

Action Requirement – CAR) c. Memberikan saran perbaikan

3. Menyerahkan hasil audit sistem ke PDI/ GJM

Jumlah halaman : 1 Tanggal disahkan : Revisi ke : 0 Dibuat oleh : Sekretaris GJM Dikendalikan oleh : Ketua Gugus Jaminan Mutu Disetujui oleh : Pembantu Dekan I

Ir. Didik Suprayogo, MSc., PhD NIP.

manual prosedur - fp.ub.ac.id · bagan alir dekan kepada gjm untuk memberi mandat gjm dekan gjm gjm...

Documents