lpj tt raka 2 for mpa

KEMENTERIAN HUBUNGAN LUAR

BIRO RELASI ASRAMA KAMPUS DAN ALUMNI

Menteri : Gillang Noor Nugrahaning Gusti(Oseanografi 2012)Kepala Biro : Maulana Ashari (Teknik Geologi 2013)Maganger: Sandi Yudha(FTMD 2014)

Pendahuluan :Biro Relasi Asrama, Kampus dan Alumni (RAKA) merupakan bagian dari Kementerian Hubungan Luar. Biro ini bertugas untuk menjalin serta menjaga komunikasi antara Asrama Bumi Ganesha ITB dengan pihak alumni Asrama Bumi Ganesha ITB, asrama lain, dan kampus. Komunikasi dilakukan dengan melalui berbagai media, baik secara langsung maupun tidak langsung, semisal melalui media elektronik (milis, website BG, facebook, dll).

Sinkronisasi program kerja dengan GBHA:1. Menjalin hubungan yang baik dengan kampus dan rektoratProgram kerja:a. Pesan Untuk Luarb. Video Profil Asrama Bumi Ganesha2. Mengadakan kegiatan yang melibatkan asrama lainProgram kerja:KUAS (Kunjungan Asrama Mahasiswa)3. Menjalin komunikasi dan mengadakan kegiatan dengan alumni BGa. Silaturahim-Bincang Alumnib. Pengutusan Perwakilan dalam Acara Insidentalc. BPAK-BG (Beasiswa Pendidikan Anak Karyawan Bumi Ganesha)d. Jalinan Komunikasi Alumnie. Video Profil Asrama Bumi Ganesha4. Mengundang dan memfasilitasi alumni yang ingin berbagi ilmu dengan penghuni dan calon penghuniProgram kerja:Silaturahim-Bincang Alumni5. Pemutakhiran database alumniProgram kerja:Update Database Alumni BG6. Transparansi dan peningkatan dana beasiswa alumniProgram Kerja:BPAK-BG (Beasiswa Pendidikan Anak Karyawan Bumi Ganesha)7. Pembuatan sistem pengaderan yang terukur dan terkontrolProgram kerja:Pengaderan Maganger

Program Kerja

1. Pesan Untuk Luar

Laporan pelaksanaana. Kepala biro (kabir) membantu Kementrian Sekmen dalam mengambil gambar untuk digunakan pada struktur Badan Pengurus (BP)b. Kepala biro (kabir) membuat daftar pihak luar yang menjadi sasaran program kerja (proker) Pesan Untuk Luarc. Kabir membuat surat pemberitahuand. Kepala biro membuat lembar kendali ketersampaian surat khusus untuk surat pemberitahuan yang dicetak.e. Kabir menyebar surat ke pihak-pihak yang dituju

Waktu pelaksanaansesuai program kerjaa. Pengiriman surat pemberitahuan: minggu keempat Februari 2015.b. Pengiriman kartu ucapan Idul Fitri: minggu kelima Juli 2015 dan minggu pertama Agustus 2015

Waktu realisasia. Pengiriman surat pemberitahuan b. Pengiriman katu ucapan Idul Fitri

Parameter keberhasilanSurat pemberitahuan dan kartu ucapan Idul Fitri tersampaikan kepada pihak-pihak berikut:a. Rektorat ITBb. Lembaga Kemahasiswaan ITBc. Alumni Asrama Bumi Ganesha ITBd. KM-ITB e. 10 asrama mahasiswa di Bandung

AnggaranAnggaran sesuai program kerja:a. Pembelian amplop 12 lembar x 2 x Rp300,00=Rp7.200,00b. Transportasi x 2 x Rp10.000,00=Rp20.000,00+Total=Rp27.200,00

Realisasi anggaran:Pembelian amplop 12 lembar x 2 x Rp300,00=Rp7.200,00

Hambatana. Terjadi keterlambatan dalam pembuatan struktur BPb. Kesulitan penyesuaian waktu dalam mendistribusikan surat ke asrama-asrama

KesimpulanProgram kerja terlaksana dengan ketercapaian parameter sebagai berikut:a. Surat pemberitahuan tersampaikan kepada Rektorat ITB, Lembaga Kemahasiswaan ITB, Alumni Asrama Bumi Ganesha ITB, KM-ITB, dan 5 asrama dari 10 asrama (sedang dalam tahap pengiriman)b. Kartu ucapan Idul Fitri belum tersampaikan

2. Video Profil Asrama Bumi Ganesha

Laporan pelaksanaana. Kabir bekerja sama dengan penghuni dalam menyusun konten videob. Kepala biro melengkapi kebutuhan konten videoc. Kepala biro meminta bantuan teman untuk menyunting video

Waktu pelaksanaansesuai program kerjaPengumpulan konten : Februari 2015Pembuatan video : Maret 2015Publikasi video : minggu ke-1 April 2015

Waktu realisasia. Pengumpulan konten video: Februari 2015

Parameter keberhasilanVideo profil terpasang pada halaman muka situs KAM Bumi Ganesha ITB pada minggu pertama April 2015.

AnggaranAnggaran sesuai program kerja:Rp 0,00Realisasi anggaran:Rp 0,00

HambatanKesulitan dalam mencari pembuat video

KesimpulanProgram kerja belum terlaksana

3. KUAS (Kunjungan Asrama Mahasiswa)

Laporan pelaksanaanKunjungan Asrama Mahasiswa Lampunga. Kabir mengunjungi Asrama Lampung untuk menemui salah satu pengurusnya seminggu sebelum dilaksanakan kunjunganb. Kabir membuat janji untuk melakukan kunjungan c. Kabir memublikasikan kunjungan asrama dan kegiatan yang akan dilakukan kepada penghuni dan calon penghunid. Kabir membuka oprek yang ditempel di mading BGe. Kabir mengoordinir keberangkatan kunjungan ke Asrama Lampungf. Kunjungan diikuti oleh 5 orang penghuni dan 7 orang calon penghunig. Pada kunjungan ini dibahas mengenai sejarah, budaya, sistem organisasi, anggota, dan kegiatan masing-masing asramah. Kabir dibantu calon penghuni dalam mendokumentasikan acarai. Dari kunjungan ini, Asrama Lampung sepakat untuk mengadakan latihan futsal bersama Asrama BG di YPKP Futsalj. Kabir berkoordinasi dengan Kabir Minat dan Bakat (Vianka Hardi) untuk membiayai latihan futsalk. Latihan futsal dihadiri oleh 7 orang penghuni 1 orang capeng dan 2 orang alumni

Waktu pelaksanaanSesuai program kerjaFebruari 2015, April 2015, dan Agustus 2015

Waktu realisasiKunjungan Asrama Lampung: Sabtu, 14 Februari 2015 Latihan futsal : Rabu, 18 Februari 2015

Parameter keberhasilana. Kunjungan terlaksana minimal 3 kali selama kepengurusan.b. Terdapat minimal 9 penghuni dan/atau calon penghuni yang ikut serta dalam kunjungan.c. Pihak asrama lain menghadiri undangan acara di BG minimal 3 kali selama kepengurusan.d. Membuat kegiatan yang melibatkan asrama lain minimal 1 kali selama kepengurusane. Adanya rekomendasi kegiatan yang mungkin dilaksanakan di kepengurusan selanjutnyaf. Hasil dokumentasi program kerja terpublikasikan melalui Kementerian Sekmen

AnggaranAnggaran sesuai program kerja:Bingkisan 3 buah x Rp30.000,00 = Rp90.000,00

Realisasi anggaran: Kunjungan Asrama Lampung Pisang Ambon 2 kg = Rp 20.000,00

Hambatan-

KesimpulanProgram kerja terlaksana dengan ketercapaian parameter sebagai berikut:a. Kunjungan terlaksana 1 kali dari minimal 3 kalib. Kunjungan dihadiri 5 orang penghuni dan 7 orang calon penghunic. Kegiatan bersama (futsal) dihadiri 7 orang penghuni dan 1 orang capeng serta 2 orang alumnid. Hasil dokumentasi program kerja terpublikasikan melalui Kementerian Sekmen

4. Pengutusan Perwakilan dalam Acara Insidental

Laporan pelaksanaanUndangan Pernikahan Mas Ridlo Wahyudi Wibowoa. Kabir memublikasikan undangan di laman facebook KAM Bumi Ganesha ITBUndangan Pernikahan Mas Ismail Sunnia. Kabir memublikasikan undangan di laman facebook KAM Bumi Ganesha ITB

Waktu pelaksanaansesuai program kerjaInsidental selama kepengurusan.

Waktu realisasi-

Parameter keberhasilana. Bingkisan yang terkirim ke alumni 100%, jika keseluruhan undangan tidak lebih dari 9.b. Minimal undangan (selain dari alumni) terhadiri 80%.c. Terdapat minimal 2 penghuni yang ikut serta dalam setiap acara insidental.d. Hasil dokumentasi program kerja terpublikasikan melalui Kementerian Sekmen

Anggarana. Transportasi 4 kali x Rp 185.000,00= Rp740.000,00b. Pemberian bingkisan 9 kali x Rp 40.000,00= Rp360.000,00c. Pengiriman paket 2 kali x Rp 20.000,00 = Rp 40.000,00Total= Rp1.140.000,00Catatan: a. Estimasi trasportasi dibuat dengan menggunakan salah satu bentuk acara insidental yaitu pernikahan alumni.b. Biaya transportasi digunakan untuk pernikahan alumni yang berada di wilayah Bandungc. Anggaran pembelian bingkisan khusus untuk alumni dan keluarga karyawan.

Hambatan-


5. Silaturahim-Bincang Alumni

Laporan pelaksanaanBincang Alumni Mas Yumarsono Muhyia. Kabir menghubungi beberapa alumni mengenai rencana silaturahim- bincang alumnib. Alumni yang bersedia mengikuti bincang alumni yaitu mas Yumarsono Muhyic. Kabir membuat janji dengan alumnid. Kabir memberikan beberapa pilihan materi yang akan dibawakan oleh alumnie. Kabir menghubungi alumni kembali untuk memastikan kehadiran di hari Hf. Kabir menyelenggarakan acara bincang alumnig. Kabir mendokumentasikan saat acara berlangsung

Waktu pelaksanaansesuai program kerjaMaret 2015, April 2015, Mei 2015, dan Agustus 2015.

Waktu realisasiBincang Alumni Mas Muhyi : Minggu, 5 April 2015

Parameter keberhasilana. Acara terlaksana minimal 4 kali selama masa kepengurusan.b. Terdapat minimal 9 penghuni dan/atau calon penghuni yang ikut serta dalam setiap pelaksanaan acara ini.c. Piagam tersampaikan kepada alumni yang mengikuti acara ini.d. Hasil dokumentasi program kerja terpublikasikan melalui Kementerian Sekmen

AnggaranAnggaran sesuai program kerja:a. Figura 4 buah x Rp 20.000,00 = Rp80.000,00b. Snack 4 kali x Rp 40.000,00 = Rp160.000,00+Total = Rp240.000,00Catatan:a. Cetak piagam menggunakan printer kantor.

Realisasi anggaran:Bincang alumni bersama Mas MuhyiSnack peserta dan pengisi acara= Rp 40.000,00

HambatanMenyesuaikan jadwal dengan alumni

KesimpulanProgram kerja telah terlaksana dengan ketercapaian parameter sebagai berikut:a. Acara terlaksana 1 kali dari minimal 4 kalib. Acara dihadiri oleh 10 orang penghuni dan 6 orang calon penghunic. Piagam tersampaikan kepada alumni yang mengikuti acara inid. Hasil dokumentasi program kerja belum terpublikasikan melalui Kementerian Sekmen

6. BPAK-BG (Beasiswa Pendidikan Anak Karyawan Bumi Ganesha)

Laporan pelaksanaanBeasiswa Alumnia. Kabir membuat rekening baru tempat transfer dana beasiswa pendidikan anak karyawan oleh alumni BG.b. Kabir menggunakan dana rekening BPAK-BG sebelumnya untuk periode Februari-Maretc. Kabir membuat bukti terima dana beasiswa untuk karyawand. Kabir menyalurkan dana beasiswa ke karyawan dan meminta tanda tangan karyawan sebagai bukti terimae. Kabir melaporkan penyaluran dana beasiswa dan bukti terima beasiswa kepada alumni melalui milis bgforever, grup facebook Asrama Bumi Ganesha

Laporan Prestasi Anak Karyawana. Kabir bekerjasama dengan koordinator karyawan dalam mengumpulkan data prestasi anak karyawan pada semester ganjil tahun ajaran 2014/2015.b. Kabir membuat data prestasi anak karyawanc. Kabir melaporkan data prestasi anak karyawan kepada alumni melalui melalui milis bgforever dan grup facebook Asrama Bumi Ganesha.

Video Ucapan Terimakasih Anak Karyawana. Kabir meminta izin untuk mengunjungi rumah dan mewawancarai anak karyawanb. Kabir meminjam kamera penghuni untuk merekam videoc. Kabir melakukan pengeditan videod. Kabir memublikasikan hasil video melalui youtubee. Kabir memublikasikan link video melalui milis bgforever, facebook Asrama Bumi Ganesha

Waktu pelaksanaanSesuai program kerjaa. Seluruh publikasi mengenai beasiswa alumni: minggu pertama setiap 2 bulan sekali selama kepengurusan. b. Publikasi hasil dokumentasi ucapan terimakasih : minggu keempat Februari 2015 dan minggu keempat Agustus 2015 c. Publikasi laporan prestasi anak karyawan: minggu pertama Februari 2015 dan minggu keempat Agustus 2015

Waktu realisasia. Penyaluran beasiswa alumni:2 Februari 2015, 10 April 2015b. Publikasi beasiswa alumni:11 Februari 2015c. Publikasi laporan prestasi anak karyawan dilaksanakan pada:14 Februari 2015d. Publikasi hasil video ucapan terimakasih anak karyawan28 Februari 2015

Parameter keberhasilana. Penyaluran dan laporan penyaluran dana beasiswa anak karyawan terlaksana setiap dua bulan sekali selama kepengurusan.b. Laporan prestasi anak karyawan terlaksana 2 kali selama kepengurusan.c. Publikasi hasil dokumentasi ucapan terimakasih anak karyawan terlaksana 2 kali selama kepengurusan


Hambatan-

KesimpulanProgram kerja terlaksana dengan ketercapaian parameter sebagai berikut:a. Penyaluran dana dan laporan terlaksana pada bulan Februarib. Laporan prestasi anak karyawan terpublikasikan 1 kali dari 2 kali selama kepengurusanc. Publikasi hasil dokumentasi ucapan terimakasih anak karyawan terlaksana 1 kali dari 2 kali selama kepengurusan

7. Jalinan Komunikasi Alumni

Laporan pelaksanaana. Kabir memperkenalkan diri kepada alumni pada bulan Februari 2015.b. Kabir melaporkan penyaluran beasiswa alumni pada bulan Februari 2015.c. Kabir memberikan ucapan ulang tahun kepada alumni pada bulan Februari 2015.d. Kabir menyampaikan laporan prestasi anak karyawan pada bulan Februari 2015.e. Kabir memublikasikan hasil video ucapan terimakasih anak karyawan pada bulan Februarif. Kabir menanggapi transfer dana beasiswa alumni yang dilakukan oleh mas Abang A. Riza pada bulan Februari 2015g. Kabir menanggapi transfer dana beasiswa alumni yang dilakukan oleh Alumni BG angkatan 2003h. Kabir menghubungi beberapa alumni untuk menjadi pembicara pada bincang alumni bulan Maret 2015i. Kabir memberikan ucapan ulang tahun kepada alumni pada bulan Maret 2015.j. Kabir menanggapi ucapan terimakasih alumni atas ucapan selamat ulangtahun yang diberikan pada bulan Maret 2015k. Kabir mengonfirmasi ketersampaian transfer dana beasiswa pendidikan anak karyawan pada bulan April 2015

Waktu pelaksanaansesuai program kerjaa. Jalinan komunikasi : 2 minggu sekali dalam satu bulan selama kepengurusan.b. Publikasi poster ulang tahun : minggu pertama setiap bulan selama kepengurusan.

Waktu realisasiJalinan komunikasi : 2 minggu sekali dalam satu bulanPublikasi poster ulang tahun: 5 Februari 2015, 11 Maret 2015

Parameter keberhasilana. Kepala biro memposting/menanggapi informasi kegiatan yang ada di BG kepada alumni dan sebaliknya melalui milis bgforever dan Whats App alumni BG dilaksanakan minimal 2 kali setiap bulan.b. Minimal publikasi poster ulang tahun alumni sebanyak 8 kali selama kepengurusan


Hambatan-

KesimpulanProgram kerja terlaksana dengan ketercapaian parameter sebagai berikut:a. Publikasi poster ulang tahun terlaksana 2 kali dari 8 kali selama kepengurusanb. Kepala biro memposting/menanggapi informasi kegiatan yang ada di BG kepada alumni dan sebaliknya melalui milis bgforever dan Whats App alumni BG dilaksanakan minimal 2 kali setiap bulan.

8. Update Database Alumni BG

Laporan pelaksanaan-

Waktu pelaksanaan sesuai program kerjaUpdate database alumni BG : April 2015 dan Agustus 2015.

Waktu realisasi-

Parameter keberhasilana. Update database terlaksana dengan jumlah minimal 92 alumni BG sejak 2002 hingga 2010 yang terdata.b. Minimal terdapat 5 kontak alumni BG tiap angkatan dari angkatan 1986-2000

AnggaranAnggaran sesuai program kerja:Pulsa paket sms Rp 11,500 x 2 : Rp 23.000,00Realisasi anggaran:-

Hambatan-


9. Pengaderan Maganger

Laporan pelaksanaan-

Waktu pelaksanaan sesuai program kerja1. Pembuatan dan persetujuan kurikulum : Februari 20151. Penerapan kurikulum: Maret 2015 hingga September 2015.

Waktu realisasi

Parameter keberhasilan1. Pertemuan dengan maganger minimal 80% dari perencanaan.1. Nilai pengaderan maganger minimal 70 skala 100.


Hambatan-


lpj tt raka 2 for mpa

Documents