FIESTA GALA GEOLOGI ‘15HARI KELUARGA GEOLOGI

LAPORAN POST JAMUAN

EXCO:

1. NUR HUDA BINTI HUSSEIN (KETUA POS) A1496292. KAIRUL IKHWAN BIN ABD RAHIM (TIMBALAN KETUA POS) A1487583. KAMILIA SOFIA BINTI MOHD HATHIM A1510104. NUR ASIRAH BINTI RAHMAT A1511415. NURFARAH DAYANA BINTI MOHD DZULKHAR A151608

GERAK KERJA:

Bil. Tarikh Gerak Kerja Tempat

1. -Penerangan ringkas program. -Perbincangan mengenai tugas-tugasajk jamuan sepanjang program dijalankan.

Makmal Tahun 1, Bangunan Geologi

2. -Merancang gerak kerja pertama iaitu:a) Merangka jadual bertugas pada hari program dijalankan.

i. Kairul: Membantu dalam persiapan makanan

ii. Kamilia: Membantu dalam persiapan makanan

iii. Farah: Menjadi usher jamuan vipiv. Asirah: Menjadi usher jamuan vip

Makmal Tahun 1, Bangunan Geologi

3. -Mula meninjau (survey) harga makanan untuk sarapan pagi dan makan tengahari di setiap kolej-kolej dalam Ukm.

Kolej-kolej UKM, Bangi

4. -Semua ajk bersetuju untuk menempah makanan di Kolej Ungku Omar (KUO) untuk makanan tengahari sewaktu Family Day.-Semua ajk bersetuju untuk menempah makanan di KESKA untuk sarapan pagi sewaktu Family Day.

KUO, UKMKESKA, UKM

5. -Makanan telah ditempah.-Barang-barang untuk keperluan jamuan sewaktu Family Day sudah disewa.

UKM, Bangi

6. 25/4/2015 -Perlaksanaan Program Family Day Padang Hoki, UKM, Bangi

KEKUATAN:

Kami mempunyai semangat kerjasama yang sangat tinggi di mana setiap Exco menjalankan tugas dengan baik walaupun terdapat halangan pada saat-saat akhir.

Kami juga berkomunikasi secara efektif bersama majlis tertinggi dan Exco-exco lain bagi memastikan kelancaran program.

KELEMAHAN:

Perubahan masa dan tempat dan kesukaran mendapat penaja memberi kesan dalam kelancaran program kami kerana kami harus memikirkan pelan yang seterusnya.

CADANGAN:

Meningkatkan komunikasi dengan semua pos demi memastikan kelancaran program.

Merangka pelan-pelan alternatif dengan lebih awal bagi mengelakkan masalah-masalah yang timbul di saat-saat akhir.

Disediakan oleh,

___________________________(NUR HUDA BINTI HUSSEIN)Ketua Pos,Exco Jamuan,Program Family Day,Fiesta Gala Geologi,Fakulti Sains dan Teknologi Tahun 1,Universiti Kebangsaan Malaysia

LAPORAN POST CENDERAMATA

Tanggal 25 April 2015, Fiesta Geologi telah dijalankan dengan jayanya bermula dari jam 8 pagi sehingga jam 1 tengah hari. Post cenderamata yang terdiri daripada 3 orang ahli telah terlibat dalam menjadi ahli jawatankuasa bagi acara ‘Hari Keluarga’.

Bertemakan ‘Wrecking Gemstone’, perancangan yang rapi telah dilaksanakan melalui perbahasan dan sumbangan idea oleh ahli-ahli melalui medium mesyuarat yang telah dijalankan setelah beberapa kali. Kata sepakat yang telah dipersetujui oleh kami serta ahli jawatankuasa acara yang lain sebulan sebelum acara berlangsung telah memberikan kami ruang dan peluang untuk menyediakan segala senarai barang-barang yang ingin dijadikan hadiah untuk setiap pertandingan yang dijalankan berserta cenderamata yang akan diberikan kepada para ‘VIP’.

Namun begitu, permasalahan mula terbit semasa ingin membeli barangan dek kerana pihak bendahari tidak dapat menyediakan perbelanjaan yang kami perlukan tatkala ingin membeli barangan tersebut. Namun begitu, kami telah berjaya meyenaraikan semula senarai barang-barang yang mampu dibayar oleh pihak bendahari. Hadiah yang kami sediakan ialah hamper, beg cenderahati dan plat. Setelah kami mendapati senarai barangan yang ingin dibeli, seterusnya kami telah membahagikan tugas bagi memudahkan proses pembelian hadiah-hadiah tersebut.

Pada malam sebelum acara yang juga merupakan waktu kemuncak gerak kerja di bahagian post kami, hanya beberapa bahagian hadiah sahaja yang ditempah telah selamat tiba di tempat yang dijanjikan. Setelah pihak kami berhubung dengan pembekal yang menyediakan hadiah-hadiah tersebut, pihak mereka berjaya menghantar ke semua hadiah yang ditempah ke destinasi yang kami tetapkan.

Pada hari kejadian, semua hadiah telah disusun mengikut peringkat iaitu dari tempat pertama sehingga tempat ketiga. Setelah semua pertandingan selesai dipertandingkan, hadiah-hadiah yang telah disediakan telah diberikan oleh perasmi iaitu Dr. Habibah binti Jamil semasa hari kejadian kepada rumah sukan yang menang. Pada malam itu pula, pihak kami telah menyediakan hamper bagi pemenang khemah tercantik dan pemenang keseluruhan.

LAPORAN POST LOGISTIK

Pada 25 April 2015 yang lalu, Fiesta Gala Geologi telah dijalankan dengan jayanya. Fiesta Gala Geologi telah dimulakan dengan Hari Keluarga seawal jam 8 pagi. Post logistik yang terdiri daripada 3 orang ahli telah terlibat dalam menjadi ahli jawatankuasa acara ini dengan gerak kerja penyediaan tapak kawasan, pemasangan khemah, dan penyediaan barang-barang asas seperti meja, kerusi, kipas, rostrum, dan sebagainya. Gerak kerja dimulakan dengan penempahan tapak kawasan dari pihak Pusat Sukan UKM dan barang-barang dari pihak Jabatan Pembangunan dan Pelaksanaan (JPP). Penempahan ini telah kami lakukan dua bulan sebelum acara dilaksanakan. Pemasangan khemah dan penghantaran barang-barang oleh pihak JPP telah dialakukan sehari sebelum acara dilaksanakan dan semua ahli jawatankuasa Hari Keluarga telah diamanahkan untuk menjaga barang-barang tersebut pada waktu malam sebelum hari kejadian secara bergilir-gilir untuk memastikan tidak berlaku sebarang kehilangan barang. Setelah tamat acara, pihak JPP telah membuka semula khemah dan mengambil barang-barang yang dipinjam sehari selepas acara dilaksanakan. Secara keseluruhan, ahli jawatankuasa Hari Keluarga termasuk ahli Post Logistik telah menjalankan tugas dengan penuh dedikasi dan tiada sebarang kehilagan atau kerosakan barang.

LAPORAN POST TEKNIKAL

Tanggal 25 Jun 2015, Hari Keluarga Fiesta Gala Geologi telah dijalankan dengan jayanya bermula dari jam 8.00 pagi sehingga jam 1.00 tengah hari. Post teknikal yang terdiri daripada 3 orang ahli jawatankuasa telah menjalankan tugas sejak sebelum program ini berlangsung. Antara gerak kerja terpenting bagi post teknikal ini ialah memohon pinjaman set sistem siaraya dari pihak Jabatan Pembangunan dan Penyelenggaraan ( JPP). Borang peminjaman barangan dari pihak JPP ini telah dihantar sejak dua bulan sebelum program berjalan. Antara barangan teknikal yang dipinjam dari pihak JPP ialah mikrafon, speaker, stand mikrafon dan lain-lain. Dua hari sebelum program berlangsung terdapat beberapa masalah yang dihadapi oleh post teknikal dan logistic dimana apabila unit elektrik dari pihak JPP datang untuk memasang elektrik di khemah mereka mengatakan bahawa tiada sumber elektrik yang boleh disambung untuk ke padang D, padang dimana khemah telah dipasang. Kemudiannya, kami harus memikirkan penyelesaian untuk mendapatkan sumber bekalan elektrik. Menurut pusat sukan dan pihak unit elektrik kami harus memindahkan khemah ke padang lain. Pusat sukan memberikan penyelesaian dengan memindahkan khemah ke padang hoki kerana tiada padang lain yang kosong. Seterusnya, kami harus memikirkan cara untuk memindahkan khemah kerana padang hoki ini agak jauh dari padang D. menurut pihak JPP mereka tidak dapat bantu untuk pemindahan khemah kerana mereka sibuk jadinya kami harus mengupah pihak luar untuk pemindahan khemah dan barangan-barangan lain ke padang D dengan dibantu oleh pelajar-pelajar tahun satu yang lain. Pada malam sebelum program berlangsung, terdapat satu lagi masalah apabila pihak unit teknikal JPP tidak dapat dihubungi untuk penghantaran barangan teknikal. Kami ahli post teknikal telah memikirkan cara lain jika kami tidak dapat barangan teknikal dari pihak JPP, namun pihak JPP kemudiannya telah tiba untuk penghantaran dan pemasangan barangan teknikal. Pada hari kejadian segalanya berjalan dengan lancar tanpa sebarang masalah dari pihak post teknikal.

LAPORAN POST TUGAS-TUGAS KHAS

Tanggal 25 Jun 2015, Fiesta Geologi telah dijalankan dengan jayanya bermula dari jam 8 pagi sehingga jam 1 tengah hari. Post tugas-tugas khas yang terdiri daripada 6 orang ahli telah terlibat dalam menjadi ahli jawatankuasa acara ini dengan gerak kerja sebagai perancang utama bagi kecerian kawsan aktiviti di samping menyiapkan gimik perasmian yang telah dirancang oleh ahli post persembahan. Bertemakan ‘Wrecking Gemstone’, perancangan yang rapi telah dilaksanakan melalui perbahasan dan sumbangan idea oleh ahli-ahli melalui medium mesyuarat yang telah dijalankan setelah beberapa kali. Kata sepakat yang telah dipersetujui oleh kami serta ahli jawatankuasa acara yang lain sebulan sebelum acara berlangsung telah memberikan kami ruang dan peluang untuk menyediakan segala bahan dan barang keperluan yang diperlukan dengan lebih awal serta terancang. Namun begitu, permasalahan mula terbit semasa ingin membeli barangan dek kerana pihak bendahari tidak dapat menyediakan perbelanjaan yang kami perlukan tatkala ingin membeli barangan tersebut. Namun begitu, alternatif lain telah kami temui dengan mendahulukan wang perbelanjaan peribadi bagi tujuan jual beli itu yang memakan belanja sebanyak RM229.90. Barangan yang kami beli adalah seperti tali, kertas, kad manila, pen pelbagai warna, belon, cat semburan dan lain-lain. Setelah dirasakan segala barangan mencukupi, seterusnya kami telah membahagikan tugas bagi menukar dan menyiapkan barangan itu menjadi bahan hiasan yang tentunya telah berjaya menghiasi, menceriakan dan menjadi tumpuan serta tarikan bergambar bagi peserta-peserta yang terlibat semasa hari kejadian. Pada malam sebelum acara yang juga merupakan waktu kemuncak gerak kerja di bahagian post kami, semua ahli serta beberapa ahli jawatankuasa acara yang lain telah bertungkus-lumus untuk menaikkan serta melengkapkan idea-idea yang telah dirancang. Berbekalkan tenaga kerja yang ada segala tugas dapat dilaksanakan dengan mudah pada awalnya sehingga pada satu saat di mana langit yang mendung mula menurunkan sisa-sisa air hujannya namun tidaklah begitu lebat. Perkara ini telah menimbulkan permasalahan yang baharu di mana pihak kami terpaksa menangguh dan menurunkan semula hiasan yang telah dinaikkan kerana bahan asas yang digunakan adalah sensitif terhadap air. Hal ini telah merunsingkan kami dan telah menyebabkan kami terpaksa menangguh kerja tersebut sehingga larut malam. Tetapi, itu semua tidak melunturkan semangat kami yang telah menyiapkan diri dengan kekuatan fizikal dan mental lantas dapat membuatkan kami berjaya menaikkan segala hiasan yang telah disediakan walaupun sehingga ke tengah pagi. Selesai berkenaan hiasan, beralih pula ke gimik perasmian. Gimik perasmian ini tidak mendatangkan masalah yang besar kepada kami dan semuanya berjalan lancar sehingga gimik itu disempurnakan oleh perasmi iaitu Dr. Habibah binti Jamil semasa hari kejadian. Berikut merupakan serba sedikit hiasan yang telah berjaya dilaksanakan semasa hari kejadian:

LAPORAN POST PROTOKOL

Assalamualaikum wbtPada 25 April 2015 yang lalu telah diadakan acara Hari Keluarga Geologi bertempat di Padang UKM. Saya MOHD EZWAN SYAH BIN YUSOFF, Tahun 1 selaku ketua Pos Protokol telah memberi penelitian terhadap beberapa perkara yang saya rasa perlu untuk ditambah baik lagi pada masa akan datang. Antaranya ialah:

1. Kebersihan tempat kejadian.2. Penglibatan pelajar-pelajar Geologi dari Tahun 1, 2 dan 3 pada hari kejadian.3. Ketepatan masa para pelajar.4. Persembahan senamrobik.

Jadi untuk itu antara cadangan penambah baikan yang saya rasa perlu selaku wakil ialah:1. Penyediaan lebih banya plastic-plastik sampah.2. Komitmen dan tahap kesedaran yang tinggi oleh para pelajar.3. Memastikan para pelajar sentiasa diingatkan tentang tentatif program.4. Sentiasa adakan latihan berterusan bagi memastikan kelancaran.

Saya rasa sekian, moga pada masa akan datang akan ditambah baik lagi bagi memastikan kelansungan yang cemerlang Hari Keluarga Geologi.

LAPORAN POST CENDERAMATA

Bil Senarai barang Untuk1. Sejambak bunga

Plak Perasmi

2. Goodies bagRibbonHoney jarCupcake Al-mathuratMagnet

Goodies bag: Pensyarah dan alumni

3. Goodies bagRibbonPretzelCupcakeAl-mathuratMagnet

Goodies bag: Pelajar

4.Plak Hamper

Plak Hamper

PlakHamper

Hamper

BungaHamper

Hamper

Anugerah alumni:Tokoh alumni kerajaan

Tokoh alumni swasta

Tokoh alumni akademik

‘Batch Paling Havoc’

Alumni berdedikasi

‘Keluarga bahagia’5.

PlaqueSejambak bunga

Anugerah Pensyarah:Pensyarah paling tip top

6.Sijil

Anugerah Pelajar:Anugerah pelajar dekan

7. HamperBuku

Cabutan bertuah

PROGRAM MASALAH PENYELESAIANSEBELUM 1. Menentukan hadiah untuk

anugerah, cabutan bertuah dan goodies bag.

2. Kekangan kewangan untuk membeli barangan.

3. Sukar untuk mendapatkan sponsor daripada pihak JPPEL.

4. Ketiadaan air untuk membuat cenderamata core.

1. Meminta pendapat dari rakan-rakan mengenai hadiah tersebut.

2. Mendapatkan barangan yang lebih murah harganya.

3. Mencuba sedaya upaya untuk dapatkan sponsor daripada pihak lain.

4. Mencari jalan alternatif lain untuk membuat cenderamata tersebut.

SEMASA 1. Goodies bag untuk alumni tidak mencukupi akibat peningkatan jumlah alumni secara tiba-tiba.

2. Tertukar pemberian hadiah khemah tercantik kepada rumah merah daripada rumah kuning.

3. Kesilapan dalam menentukan pensyarah yang bersara.

1. Kekangan bilangan goodies bag digantikan dengan goodies bag pihak post cenderamata sendiri.

2. Mengembalikan hadiah kepada pihak yang menang.

3. Memberi penghargaan tersebut selepas majlis berlangsung.

SELEPAS Tiada TiadaKesimpulanPost cenderamata telah mencuba sedaya upaya dalam menyediakan hadiah untuk setiap anugerah dan goodies bag. Walaupun terdapat masalah yang dihadapi namun masalah yang dihadapi tidak mengugat post cenderamata dalam menjalankan tugas.

Disediakan oleh,__________________(NADHIRAH BINTI OMAR)KETUA PENGARAH CENDERAMATA

LAPORAN POST MEDIA DAN PENERANGAN

TARIKH AKTIVITI : 25 APRIL 2015

Ahli jawatankuasa media.

BIL

NAMA NO. MATRIK

1 MUHAMMAD SUFI BIN MUSA A1456222 MOHD SYAFIQ BIN MAT ISA A1458783 NOORNASHELA RAIESA BINTI NOORDIN4 MUHAMMAD NUR FIRDAUS BIN

MOHAMMAD TAIN

PERKARA:1.Mempromosikan FGG (sebelum program dijalankan)

-unit media dan penerangan ditugaskan untuk menghasilkan poster dan banner untuk mempromosikan setiap program yang dianjurkan dibawah program FGG.

-Bekerjasama bersama unit program untuk mendapatkan maklumat tentang setiap program yang akan dijalankan.

-Menghebahkan setiap poster program 2 minggu sebelum program dijalankan.

-setiap ahli jawatankuasa diberi tugas untuk menyiapkan setiap poster program secara adil dan teratur.

Permasalahan yang timbul

-Mendapat maklumat tentang setiap program yang akan dijalankan tidak seperti yang dijadualkan.

-Maklumat program sentiasa bertukar-tukar sehingga melambatkan gerak kerja unit media dan penerangan.

Penyelesaian masalah

-Setiap ahli jawatankuasa unit media diminta untuk menyediakan rangka poster bagi setiap program dengan lebih awal agar memudahkan proses menambah maklumat mengenai program sejurus mendapat maklumat dari unit program tentang program yang akan dijalankan.

-Sentiasa mengikuti dan mendapatkan maklumat tentang program .

2. Sepanjang program dijalankan ( 25 April 2015)

-Merekod gambar dan video setiap program yang dijalankan.

-Menyediakan jadual bagi setiap ahli jawatankuasa untuk bertugas merekod gambar dan video program.

-Memviralkan suasana program melalui FGG di laman Facebook.

Permasalahan

-Terdapat ahli jawatankuasa tidak dapat menjalankan tugas seperti yang telah dijadualkan.

Penyelesaian masalah

-Ahli jawatankuasa lain yang berkelapangan mengambil alih tugas dengan menukar waktu bertugas masing-masing.

FIESTA GALA GEOLOGI ’15MAJLIS MAKAN MALAM BERSAMA ALUMNI

LAPORAN POST JAMUAN

Ketua Pengarah Jamuan : Hamizah bt Mohamad (A145605)Timbalan Pengarah : Muhammad Al Hadi bin Mohamad Roslan (A145613)Ahli Jawatankuasa : Nursyafiqah bt Zaini (A145592)

Wong Jia Mang (A145593) Fadhlan Hadi Fashan (A142434)

Tugas-tugas sebelum program: Menyenaraikan senarai tugasan yang perlu dilakukan. Membahagikan tugas di antara ahli jawatankuasa. Melakukan survei terhadap ‘catering’ di sekitar Bangi Membuat perbandingan menu serta harga yang ditawarkan oleh setiap ‘catering’. Mencari maklumat-maklumat dan senarai alumni bagi tahun yang ditugaskan. Menghubungi dan menjemput alumni-alumni untuk hadir ke majlis. Berbincang dengan pihak’ catering’ hotel mengenai menu yang diinginkan. Membuat pilihan bagi menu terakhir yang diinginkan. Menentukan susun atur meja bagi setiap tetamu sama ada VIP, pensyarah, alumni

mahupun pelajar. Menyediakan tanda nama bagi kerusi VIP. Menyediakan tanda nama bagi setiap meja.

Tugas-tugas semasa program: Melaksanakan tugas seperti yang dirancang. Mendapatkan senarai nama VIP yang telah memberi kepastian untuk hadir. Meletakkan tanda nama setiap VIP di kerusi masing-masing. Meletakkan tanda nama di setiap meja sama ada meja VIP, alumni dan pensyarah

ataupun pelajar. Memberi tentatif program kepada pengurus makanan. Memastikan perjalanan masuk makanan dengan pengurus makanan. Merancang perjalanan masuk pelajar tahun akhir yang diraikan oleh semua

tetamu. Memastikan tetamu yang hadir duduk di tempat yang telah ditetapkan. Menghidangkan makanan bagi VIP. Memastikan makanan sentiasa cukup dan ditambah apabila berkurang. Memastikan setiap AJK program dapat makan.

Memastikan perjalanan keluar makanan setelah majlis tamat.

Tugas-tugas selepas program: Menyediakan laporan kepada setiausaha.

Masalah yang dihadapi: Sukar untuk menghubungi alumni kerana kekurangan maklumat terkini mereka. Berlaku salah faham dengan pengurus makanan mengenai waktu sebenar

perjalanan masuk dan keluar makanan. Terdapat AJK program yang tidak mempunyai masa untuk makan.

Penambahbaikan: Mendapatkan dan mengemaskini maklumat terkini setiap alumni bagi setiap

tahun. Menyediakan dan menerangkan tentatif program agar pengurus makanan jelas

dengan perjalanan majlis. Memastikan setiap AJK dapat makan dan sekiranya tidak mempunyai masa,

membawakan atau menyimpan terlebih dahulu makanan untuk mereka.

Disediakan Oleh,

Hamizah Binti Mohamad

Ketua Pengarah Jamuan

Fiesta Gala Geologi’15

LAPORAN POST LOGISTIK

Nama-nama ahli jawatankuasa:Pengarah Logistik : Muhammad Azman Bin Aseri (A145590)Timbalan Pengarah : Ahmad Barril Hakami bin Ahmad Nazeri (A145626)AJK : Muhammad Yusuf bin Sazali (A145595)

: Lok Kah Kit (A152058): Nurfarahin bt Rambedan (A148964): Muhammad Burhanuddin Helmi bin Azmi (A146856)

Tugas-tugas sebelum program: Membantu dalam pencarian dewan di sekitar Bangi dan Putrajaya, bersama post

Program. Bersama-sama post Jamuan, Pemasaran dan Program, kami telah membuat

pertukaran tempat di Perdana Ballroom Palm Garden Resort Hotel, IOI Marriot. Pertukaran tempat daripada Dewan De Seri Endon ini dibuat kerana bilangan yang menghadiri Majlis Makan Malam Alumni ini hanya 250 orang, berbanding dengan target asal, iaitu sebanyak 700 orang.

Menguruskan hal pengangkutan, terutama tempahan bas untuk kemudahan pelajar Tahun Pertama untuk datang ke Palm Garden Hotel di Putrajaya.

Menyediakan pengangkutan kepada ahli jawatankuasa yang lain, terutama apabila melibatkan pengurusan dengan pihak hotel di Putrajaya.

Menyediakan pengangkutan kepada ahli jawatankuasa yang lain, terutama apabila mereka mahu membeli barang kelengkapan atau mahu mengambil barang tempahan seperti Banner, barang-barang cenderemata, t-shirt Family Day dan sebagainya.

Menguruskan tempat Parking untuk bas dan 2 orang VVIP dengan pihak hotel. Berhubung dengan pembantu peribadi VVIP, bagi mendapatkan maklumat

mengenai kehadiran VVIP ini serta mendapatkan nombor plat kereta yang dinaiki mereka.

Merangka perjalanan pelajar Tahun Pertama bagi yang menaiki bas, agar mereka tidak terlewat menghadiri majlis makan malam pada hari kejadian.

Merangka perjalanan pelajar Tahun Dua, agar semua barang-barang kelengkapan dan ahli jawatankuasa yang lain dapat sampai ke Palm Garden Hotel, Putrajaya selewatnya pukul 2.00 petang agar dapat membuat persediaan secukupnya untuk program di sebelah malam.

Tugas-tugas semasa program: Pada malam kejadian, kami diberi tanggungjawab untuk mengiringi tetamu yang

datang dari pintu luar Hotel Palm Garden. Pada malam kejadian, kami juga diberi tanggungjawab untuk berurusan dengan

pihak hotel tentang kesalamatan tetamu-tetamu yang hadir.

Masalah yang dihadapi: Mengalami kesukaran untuk mendapatkan tempahan Bas dari pihak UKM, kerana

mereka menyatakan tiada peruntukan untuk Majlis Makan Malam. Namun, sebulan sebelum program, kami mendapat berita bahawa UKM meluluskan tempahan bas, dan ditanggung sepenuhnya oleh FST.

Tempahan bas yang dibuat ialah untuk kemudahan pelajar Tahun Pertama untuk pergi ke Palm Garden Hotel pada waktu yang ditetapkan, iaitu pada pukul 8.00 pm, namun yang menaiki bas hanya 6 orang. Oleh kerana ramai yang pergi ke dewan dengan kenderaan sendiri, ini menyebabkan kelewatan untuk program itu bermula.

Penambahbaikan: Menyediakan banyak back-up plan jika plan asal tidak menjadi. AJK perlu memastikan program dijalankan mengikut masa yang ditetapkan.

Disediakan oleh,

Muhammad Azman Bin AseriPengarah LogistikFiesta Gala Geologi’15

LAPORAN POST PROGRAM

NAMA AHLI JAWATANKUASA:

1) MUHAMMAD FARHAN BIN SHAFIEI A 1456152) SITI NORAISHAH BINTI MOHD AZLI A 1456103) WAN NUR ATHIRAH BINTI W. ABD MUHAIMI A145616 

PERJALANAN TUGAS-TUGAS POST PROGRAMSEBELUM

1. Menyenaraikan tugas yang perlu dilakukan.2. Membahagikan tugas kepada para AJK3. Membahagikan bilangan alumni yang perlu dihubungi kepada para AJK4. Menjemput alumni-alumni melalui telefon, email dan menghantar jemputan.5. Menjemput dan mengedarkan kad jemputan kepada para pensyarah, staf geologi6. Mengenal pasti kehadiran mereka dari semasa ke semasa.7. Menyediakan tentatif program dan sentiasa update akan perubahan setiap tentatif.8. Menyediakan skrip program yang mempunyai setiap tugas post yang terlibat pada hari

kejadian9. Menjalankan raptai program sebelum majlis bermula.

SEMASA1. Menukarkan tentatif program secara drastic akibat kekangan masa2. Sentiasa berhubung dengan post seperti protokol,teknikal,MC untuk memulakan majlis.3. Memastikan kelancaran program4. Menyediakan para penerima anugerah dan pemberi anugerah di tepi pentas.

SELEPAS1. Post mortem di adakan dalam post program2. Laporan di tulis dan di hantar kepada setiausaha.

MASALAH YANG DIHADAPI:1. Sukar menghubungi alumni kerana ada number yang tidak wujud dan ada juga yang tidak

membalas email dari pihak kami.2. Program bermula agak lewat kerana menunggu kehadiran VIP.3. Suasana agak bising pada waktu informal kerana kebanyakkan alumni bersembang-

sembang dengan rakan-rakan nya dan tidak memberi perhatian kepada majlis.

PENAMBAHBAIKAN1. Menubuhkan persatuan alumni yang aktif supaya hubungan antara alumni lebih erat dan

banyak program boleh dilakukan pada masa akan datang dan tidak perlu menunggu program setap 5 tahun.

2. Setiap post perlu memahami tugas masing-masing sebelum program bermula .

Disediakan oleh:

SITI NORAISHAH BINTI MOHD AZLI A 145610TIMBALAN POST PROGRAM MAJLIS MAKAN MALAM ALUMNI GEOLOGI

LAPORAN POST PROTOKOL

Nama-nama Ahli JawatanKuasa :

Pengarah Protokol : Jumaini Silamuddin (A145614)Tim. Pengarah : Amaleina bt Mohd. Kamaruddin (A145597)AJK : Nur Marjeena bt Mohd Yusof (A142581)

Liya Saffura bt Roeslan (A145618)Nurshafra bt Drahman (A145591)Norfitri bt Josip (A141157)Siti Shahera bt Mohd Aris (A149105)

Tugas-tugas sebelum program : Menyenaraikan tugas yang perlu dilakukan Membahagikan tugas semasa ahli jawatankuasa Mendapat senarai nama alumni Geologi UKM Mencari maklumat-maklumat alumni yang boleh dihubungi Menjemput atau menghubungi alumni-alumni untuk hadir ke majlis Mendapatkan senarai pensyarah geologi UKM yang dapat hadir pada hari kejadian. Menyediakan teks untuk pengacara rasmi dan tidak rasmi

Tugas-tugas semasa program : Melaksanakan tugas seperti yang dirancang Mengambil senarai kehadiran alumni, pensyarah dan juga pelajar yang hadir Memastikan tetamu yang hadir mempunyai tempat duduk Mengiringi para tetamu kehormat setiap kali penyampaian anugerah Memastikan program berjalan dengan lancar

Tugas-tugas selepas program : Menyediakan laporan kepada setiausaha

Masalah yang dihadapi : Sukar untuk menghubungi alumni kerana maklumat yang diperoleh tidak cukup Program bermula lambat Berlaku perubahan tentatif disebabkan kesuntukan masa

Penambahbaikan : Menubuhkan satu post khas yang ditugaskan untuk jemputan

AJK perlu memastikan program dijalankan mengikut masa yang telah ditetapkan

Disediakan oleh, Jumaini SilamuddinKetua Pengarah ProtokolFiesta Gala Geologi’15

LAPORAN POST TEKNIKAL

TARIKH : 1/5/2015MASA : 3.00 PMPERKARA:

I. Mesyuarat buat kali pertama iaitu dengan memilih jawatankuasa-jawatankuasa program majlis makan malam geologi.

II. Menyenaraikan keperluan teknikal yang diperlukan sebelum ataupun semasa program berlangsung.

III. Mengisi borang peminjaman barang di panggung seni dan telah diluluskan. Antara barang yang di yang telah diluluskan:- mesin kabus

- pembesar suara x2

- mikrofon tanpa wayar x2

- walkie talkie x8IV. Tempat pada awalnya ingin dilakukan adalh di dewan Hotel Seri Endon dan hotel ini

telah membekalkan pa sistem yang lengkap dengan layar putih dan projector.V. Tempat baru ditukarkan iaitu dewan Hotel Palm Garden kerana akibat kos sewa yang

terlalu mahal di tempat sebelumnya dan hotel ini mempunyai pa system yang tidak boleh melakukan aktiviti menyanyi dan terpaksa mencari pa sistem yang baru.

VI. Barang yang dipinjam di panggung seni tidak dapat dipinjam kerana pihak panggung seni mempunyai agenda yang tersendiri pada tarikh tersebut.

VII. Plan B diteruskan dengan melakukan pinjam barang oleh pelajar dan hanya dua walkie talkie sahaja dapat di pinjam.

VIII. Pa sistem pula disewa dengan harga rm300 untuk :- Pa sistem x1

- Pembesar suara x4

- Mikrofon tanpa wayar x2

- Pemegang mikrofon x2IX. Projector dan pemegang mikrofon x2 di pinjam program geologi untuk kegunaan majlis.X. Program berjalan dengan lancarnya.

LAPORAN TUGAS – TUGAS KHAS(TTK)

Sepanjang tempoh persiapan dalam mengadakan program makan malam alumni pada 25/4/2015, banyak aktiviti yang telah dijalankan dan perkara ingin diterangkan dalam laporan adalah aktiviti-aktiviti yang dijalankan, pelan gerak kerja yang tidak terlaksana dan belanjawan post ini.

1. AKTIVITI POST TUGAS –TUGAS KHAS(TTK)Antara aktiviti yang dijalankan adalah :

a) Membantu post protokol dalam mencari senarai nama alumni-alumni khususnya pada tahun 1997,1998 dan 2005 untuk menghadiri makan malam alumni.

b) Mencari idea dalam menghias dewan.

c) Menganggar belanjawan yang berpatutan bagi menghias dewan.

d) Membeli barang yang diperlukan untuk menghias dewan.

e) Membantu post-post lain menyelesaikan tugas mereka.

2. PELAN GERAK KERJA YANG TIDAK TERLAKSANA.

Pembahagian tugas ajk-ajk TTK asalnya ingin dilaksanakan, tetapi disebabkan keseluruhan ajk TTK terdiri daripada pelajar tahun 1, pembahagian tugas tidak dapat dilaksanakan kerana ajk tahun 1 harus memberi tumpuan dalam perlaksanaan program hari keluarga . oleh itu, gerak kerja kami banyak dibantu oleh ajk-ajk daripada post lain.

3. WANG BELANJAWAN TTK

Pada peringkat awal, anggaran kasar belanjawan barangan telahpun dirangka:NO

ITEM HARGA SEUNIT (RM)

JUMLAH (RM)

MEJA PENDAFTARAN1 ALAS KAIN (3M) 2.00 6.002 CANDY & MARSHAMALLOW 50.00 50.00

PHOTOBOOTH1 KAIN (10M) 2.00 20.002 GAM 4.00 4.003 GUNTING (2) 2.00 4.004 STAPLE GUN 25.00 25.00

PENTAS1 KAIN ELA(5M) 2.00 10.002 POLYSYTRENE (3) 4.00 12.003 CARDBOARD(2) 5.00 10.00

ATAS MEJA MAKAN1 GOODIES BAG 12.00

LAIN – LAIN1 RENCAM 500.00 500.00

JUMLAH 641.00

Namun, disebabkan kos yang dianggarkan ini agak tinggi, proses pengurangan kos telah dilakukan. Wang yang diberikan oleh bendahari kepada post ttk adalah sebanyak RM 168.60 dan wang yang telah digunakan adalah sebanyak RM 247.56. hal ini menunjukkan belajawan telah melebihi kos sebanyak RM 78.96.

Disediakan oleh,

-----------------------------( Muhammad Khairel Izzuan Bin Ismail)Pengarah Tugas-tugas KhasFiesta Gala Geologi’15Kelab Geologi Universiti Kebangsaan Malaysia.

LAPORAN POST PEMASARAN

Senarai jawatan ahli:

Pengarah Pemasaran : Afiq Farhan bin Abdul Rahim ( A146697)Timbalan Pengarah : 1. Nurul Afiqah bt Mohamad Zahir ( A145594) 2. Nur Amalina bt Mohamad Rosdi ( A145600)Ahli Jawatankuasa : Liew Huei Ling @ Farah A/P Liew King Man ( A145598) Maisarah Idrus ( A146688 )

Tugas-tugas Jawatankuasa Pemasaran Sebelum Program:

-Membuat perancangan dan strategi pemasaran semasa pertemuan Mesyurat pertama diadakan. Antara perancangan yang dibuat:

- mengadakan ‘carwash’ di sekitar kwasan FST, UKM -Menbuat jualan di Kapreza, Temasya Gemilang -membuat senarai syarikat geologi yang hendak dihubungi -Membuat jualan kerepek di sekitar kolej

- Memohon surat pengecualian cukai, namun ditolak pada cubaan pertama. Kertas kerja dikemas kini dan permohonan diterima pada percubaan kedua.- Membuat panggilan, menghantar surat permohonan secara emel dan surat kepada beberapa syarikat untuk memohon sumbangan dari segi kewangan. Syarikat tersebut ialah:

- British Petroleum (BHP)- Petroliam Nasional Berhad (Petronas)- Shell Malaysia- Jurutera Perunding Zaaba- Engeo Bumi Sdn. Bhd.- AMT Services Sdn. Bhd.- Geo Mag Engineering Sdn. Bhd.- Geology Society Malaysia

- Turut memohon sumbangan dari Alumni semasa membuat panggilan jemputan Alumni ke majlis makan malam ini.- Memohon sumbangan dari Dekan Fakulti Sains dan Teknologi dan Persatuan

Mahasiswa UKM (PMUKM).-Membuat jualan kerepek di sekitar kolej-kolej, mengadakan jualan roti sosej dan otak-otak di Kolej Pedeta Zabaa semasa Program KAPREZA’15.- Selain itu, permohonan sumbangan dalam bentuk minuman juga dibuat kepada Permanis Sdn. Bhd. namun permohonan berkenaan ditolak.- Permohonan sumbangan kewangan diikuti dengan panggilan telefon bagi menyatakan hasrat memohon sumbangan.- Walau bagaimanapun, hanya syarikat berikut yang memberikan sumbangan:

- Geo Mag Engineering Sdn. Bhd. - RM 2000- AMT Services Sdn. Bhd. - RM 1000

-Permohonan sumbangan dari PMUKM dan Dekan FST diluluskan dengan sumbangan:

-Dekan FST: RM 200.00 -PMUKM : RM500.00

- Pada hari kejadian Fiesta Gala Geologi, dengan kerjasama ahli jawatankuasa pos cenderamata,jualan cenderamata berupa batu (core sampel) berharga dibuat bagi mengutip sumbangan tambahan. Sebanyak RM 840.00 berjaya dikutip.

Tugas-tugas Jawatankuasa Pemasaran Semasa Program:

- Setiap ahli dibahagikan tugas masing-masing bagi membantu post yang lain terutama post cenderamata dan protokol.

LAPORAN POST PERSEMBAHAN

Nama-nama Ahli JawatanKuasa :

Pengarah Protokol : Ibnu Yakhzan (A146657)Tim. Pengarah : Mohamad Yusof Bin Kamaruzaman (A146512)AJK : Brian Jefri (A146659)

Raymond Entebang anak stephen arin (A141119)Muhammad Adib Bin Haris(A142391)Nurafeefah Binti Asli (A149207)Jhstolistikha Percy Dos (A149338)

Tugas-tugas sebelum program : Menyenaraikan tugas yang perlu dilakukan Membahagikan tugas semasa ahli jawatankuasa Mendapat senarai nama alumni Geologi UKM Mencari maklumat-maklumat alumni yang boleh dihubungi Menjemput atau menghubungi alumni-alumni untuk hadir ke majlis Mendapatkan senarai pensyarah geologi UKM yang dapat hadir pada hari kejadian. Memastikan pihak yang berkenaan untuk membuat persembahan

Tugas-tugas semasa program : Melaksanakan tugas seperti yang dirancang Bekerjasama dengan jawatan kuasa teknikal dalam menyusun jadual persembahan

atau menyesuaikan persembahan dengan atur cara majlis. mengikut kesesuaian sepanjang sesuatu aktiviti atau projek berlangsung.

Memastikan peralatan audio dan visual berkeadaan baik dan sentiasa boleh digunakan di sepanjang persembahan berlangsung

Membantu pengarah lain dalam melicinkan perlaksanaan aktiviti Memastikan program berjalan dengan lancar

Tugas-tugas selepas program : Menyediakan laporan kepada setiausaha

Masalah yang dihadapi : Sukar untuk menghubungi alumni kerana maklumat yang diperoleh tidak cukup Program bermula lambat Berlaku perubahan terhadap pelakon persembahan yang hendak diundang ke majelis

makan malam

Penambahbaikan : Menubuhkan dua post khas yang ditugaskan untuk memastikan alat dan pihak

berkenaan datang pada majelis makan malam. AJK perlu memastikan program dijalankan mengikut masa yang telah ditetapkan

Disediakan oleh,

IBNU YAKHZANKetua Pengarah Persembahan Fiesta Gala Geologi’15