RINGKASAN PROJEK INOVASI

KOMPILASI RINGKASAN PROJEK KUMPULAN INOVATIF & KREATIF DAN RINGKASAN PROJEK INOVASIJABATAN PENDAFTARAN NEGARA TAHUN 2016 133

RINGKASAN PROJEK INOVASI JPN TAHUN 2016

JPN: BAHAGIAN PENGURUSAN TEKNOLOGI MAKLUMAT & KOMUNIKASI, JPN PUTRAJAYA

NAMA PROJEK INOVASI: SISTEM PENGURUSAN KEDATANGAN JPN (SISTEM MYKEDATANGAN)

1. RINGKASAN PENGENALAN PROJEK

Sistem kedatangan berkomputer telah dilaksanakan di JPN Ibu Pejabat bermula tahun 2004. Sistem tersebut dibangunkan oleh pihak Syarikat Heitech Padu Sdn. Bhd. Ianya berasaskan PC terminal dan berkonsepkan client-server dimana hanya pihak pentadbir bahagian sahaja yang boleh mencapai sistem. Sistem dan perkakasan yang usang seringkali mengalami masalah dan melibatkan kos yang tidak efisien untuk dibaiki dan melibatkan kos penyelenggaraan dari pembekal yang tinggi. Berdasarkan kajian dan permasalahan sedia ada, pihak Bahagian Pengurusan Teknologi Maklumat & Komunikasi (BTM) telah mengambil langkah inisiatif untuk membangunkan semula sistem kedatangan bagi mengatasi permasalahan ini.

Pada tahun 2013 pihak BTM telah memulakan perancangan dan pembangunan sistem berasaskan web dengan merangka modul-modul dan fungsi sistem berasaskan keperluan pentadbiran. Pembangunan sistem kedatangan baru ini dilaksanakan secara in-house turut melibatkan pegawai Bahagian Pengurusan Sumber Manusia (BPM). Sistem kedatangan baru ini dikenali sebagai Sistem MyKedatangan.

2. ISU YANG DIHADAPI

1. Sistem dan PC terminal seringkali mengalami masalah mengakibatkan kakitangan tidak dapat merekod kehadiran mereka.

2. Kakitangan tidak boleh menyemak dan mengemaskini kehadiran harian/bulanan secara real-time.

3. Pegawai lupa alasan hadir lewat / keluar awal / tidak hadir kerana laporan kedatangan hanya diterima pada awal bulan berikutnya.

4. Alasan sukar dibaca kerana ditulis tangan dan ruangan yang disediakan adalah kecil.

5. Pentadbir bahagian perlu mencetak borang berkaitan cuti seperti borang cuti bersalin dan disediakan di bahagian walaupun tidak digunapakai.

6. Pengurusan tidak boleh melihat kehadiran kakitangan seliaan dengan cepat.

7. Penyelenggaraan peralatan seperti perlu naiktaraf RAM atau hard disk.

8. Kebergantungan kepada pihak pembekal untuk pembaikan atau penambahbaikan sistem dan melibatkan kos.

3. TUJUAN PROJEK INOVASI

Satu sistem merekod kehadiran kakitangan JPN yang berkesan dari segi teknikal dan pemantauan oleh pihak Pentadbiran dapat dilaksana dengan cepat, tepat, real-time dan pada bila-bila masa.

RINGKASAN PROJEK INOVASI

KOMPILASI RINGKASAN PROJEK KUMPULAN INOVATIF & KREATIF DAN RINGKASAN PROJEK INOVASIJABATAN PENDAFTARAN NEGARA TAHUN 2016 134

4. PROSES PELAKSANAAN INOVASI

Pelaksanaan Sistem MyKedatangan bermula Pilot di BTM pada tahun 2014 dan diperluaskan secara berperingkat-peringkat di seluruh bahagian Ibu Pejabat JPN dan terdiri enam (6) fasa semuanya

5. PROSES SEBELUM DAN SELEPAS

5.1 SEBELUM PROJEK

1. Sistem MyKedatangan menggunakan PC terminal berkonsep client-server.

2. Sistem hanya boleh dicapai oleh pentadbir bahagian.

3. MyKad sebagai kad perakam waktu.

4. Dibangunkan oleh pihak vendor.

5.2 SELEPAS PROJEK

1. Sistem MyKedatangan menggunakan smart reader berkonsep web based.

2. Sistem boleh dicapai oleh pentadbir bahagian, pengurusan, penyelia dan semua kakitangan Ibu Pejabat.

3. MyKad sebagai kad perakam waktu dan dilengkapi ciri terkini iaitu finger print.

4. Dibangunkan oleh pegawai BTM.

RINGKASAN PROJEK INOVASI

KOMPILASI RINGKASAN PROJEK KUMPULAN INOVATIF & KREATIF DAN RINGKASAN PROJEK INOVASIJABATAN PENDAFTARAN NEGARA TAHUN 2016 135

6. IMPAK INOVASI

6.1 ELEMEN INOVATIF/KREATIVITI

1. Rekabentuk empat segi tepat melambangkan logo JPN, identiti Jabatan

2. Dengan menggunakan smart reader sebagai peralatan Sistem MyKedatangan maka aktiviti penaiktarafan seperti CPU, RAM, hard disk, windows patches dan antivirus tidak diperlukan berbanding dengan menggunakan PC terminal.

3. Smart reader berkonsep Power over Ethernet (PoE). Elektrik dibekalkan dari rangkaian (teknologi terkini).

6.2 ELEMEN KEBERKESANAN

1. Penyelia boleh memantau kehadiran pegawai seliaan dengan cepat, tepat dan pada bila-bila masa.

2. Menggunakan produk JPN iaitu akses secara MyKad sebagai pengenalan diri individu yang sah malah ditambah ciri terkini iaitu finger print (sekiranya kakitangan tertinggal MyKad / Mykad rosak / kehilangan MyKad).

3. Sistem berupaya menjana laporan-laporan berkaitan dengan cepat dan tepat seperti ketidakhadiran bekerja/kehadiran lewat yang melebihi tiga (3) kali dalam sebulan.

6.3 ELEMEN SIGNIFIKAN

1. Sistem ini memperkenalkan produk JPN iaitu MyKad kad pintar pelbagaiguna dan menyokong penjimatan dimana agensi Kerajaan tidak perlu membuat perolehan kad akses.

2. Kakitangan boleh muatturun borang-borang berkaitan menerusi sistem sekiranya memerlukan sahaja.

3. Pembangunan secara in-house memberi penjimatan dan tiada kebergantungan kepada pihak pembekal.

6.4 ELEMEN RELEVAN

1. Selaras Agenda Nasional CTI-PCI iaitu Cepat, Tepat dan Integriti manakala PCI pula adalah Productivity, Creativity dan Innovation.

2. Sistem ini boleh diperkembangkan di peringkat agensi Kerajaan secara perkongsian teknologi kerana pembangunan sistem ini adalah berasaskan open source.

RINGKASAN PROJEK INOVASI

KOMPILASI RINGKASAN PROJEK KUMPULAN INOVATIF & KREATIF DAN RINGKASAN PROJEK INOVASIJABATAN PENDAFTARAN NEGARA TAHUN 2016 136

7. PENGIKTIRAFAN DITERIMA

Johan Pertandingan Anugerah Inovasi JPN 2016

8. GAMBAR-GAMBAR

Mesyuarat Sistem MyKedatangan bersama BPM Latihan kepada pentadbir bahagian secara hands on

Clock-Out KPPN, Dato’ Sri Sulaiman bin Hj Keling pada 13 Mei 2016 menerusi Sistem MyKedatangan

Smart reader Sistem MyKedatangan turut mendapat perhatian pelawat yang mengadakan lawatan EKSA di BTM

RINGKASAN PROJEK INOVASI

KOMPILASI RINGKASAN PROJEK KUMPULAN INOVATIF & KREATIF DAN RINGKASAN PROJEK INOVASIJABATAN PENDAFTARAN NEGARA TAHUN 2016 137

DISEDIAKAN OLEH:

Nama Pegawai: Rasidah binti Ghazali

Jawatan: Ketua Penolong Pengarah

Bahagian: Bahagian Pengurusan Teknologi Maklumat & Komunikasi

No.Tel:03-8880 7594

Emel: rasidahg@jpn.gov.my