ringkasan projek inovasi negeri sarawak...

RINGKASAN PROJEK INOVASI

KOMPILASI RINGKASAN PROJEK KUMPULAN INOVATIF & KREATIF DAN RINGKASAN PROJEK INOVASIJABATAN PENDAFTARAN NEGARA TAHUN 2016 247

RINGKASAN PROJEK INOVASI JPN TAHUN 2016

JPN : NEGERI SARAWAK

NAMA PROJEK INOVASI : SISTEM FAIL PINDAAN TIDAK MESRA PENGGUNA

1. RINGKASAN PENGENALAN PROJEK

Peningkatan permohonan pindaan rekod kelahiran dan kematian di JPN Sarawak telah menjadi inspirasi kumpulan ini untuk menjalankan projek inovasi bertajuk Sistem Fail Pindaan Tidak Mesra Pengguna. Sistem yang sedia ada tidak praktikal kerana melibatkan kos yang tinggi, ruang terhad di Bilik Rekod Pindaan dan fail pindaan sukar dicari ketika membuat carian fail.

2. ISU YANG DIHADAPI

Penggunaan fail putih melibatkan kos yang besar

Pembaziran ruang penyimpanan di bilik rekod pindaan

Proses carian fail pindaan yang rumit dan tidak sistematik

3. TUJUAN PROJEK INOVASI

Mengurangkan kos operasi

Menjimatkan ruang penyimpanan di Bilik Rekod Pindaan

Memudahkan dan mempercepatkan proses carian fail pindaan

4. PROSES PELAKSANAAN INOVASI

Menggantikan fail putih dengan FAST A4

MembangunkanSistem E-Pinda

Membukukan Permohonan Yang Telah Siap Diproses

5. PROSES SEBELUM DAN SELEPAS

5.1 SEBELUM PROJEK

• Penggunaan fail putih

• Bilik Rekod Pindaan sesak

• Proses carian fail pindaan yang rumit dan tidak sistematik memerlukan masa yang lama.



5.2 SELEPAS PROJEK

• Penggunaan FAST A4

• Bilik Rekod Pindaan kemas dan teratur

• Proses carian fail pindaan lebih mudah dan cepat

6. IMPAK INOVASI

6.1 ELEMEN INOVATIF / KREATIVITI

• FAST A4

∼ FAST A4 mempunyai format seakan muka hadapan Fail Putih.

∼ Memudahkan proses penyimpanan

∼ FAST A4 lebih MURAH

∼ Menjimatkan masa

• Sistem E-PINDA

∼ Sistem E-Pinda adalah sistem carian fail yang digunakan untuk :

Mengesan tarikh permohonan

Status permohonan pindaan

Lokasi buku pindaan di dalam Bilik Rekod Pindaan

• Buku Rekod Permohonan Pindaan

∼ Memudahkan penyimpanan Fail Pindaan yang telah siap diproses dan menjimatkan ruang penyimpanan di Bilik Rekod Pindaan

6.2 ELEMEN KEBERKESANAN

• Perkhidmatan kaunter lebih effisien (proses carian fail yang lebih cepat)

• Meningkatkan tahap kepuasan pelanggan

• Meningkatkan kualiti kerja

• Meningkatkan produktiviti pekerja terutama kakitangan Unit Pindaan

6.3 ELEMEN SIGNIFIKAN

Cara kerja yang lebih sistematik (selepas wujudnya Sistem E-Pinda) dengan kos yang jauh lebih rendah (penggunaan FAST A4) dapat menjimatkan kos operasi yang ditanggung oleh jabatan berikutan peningkatan permohonan pindaan sejak kebelakangan ini.

6.4 ELEMEN RELEVAN

Projek Inovasi dari kumpulan FAST ini boleh digunapakai di semua JPN Ibupejabat Negeri yang memproses permohonan pindaan.



7. PENGIKTIRAFAN DITERIMA

Kumpulan Fast baru sahaja ditubuhkan. Setakat ini, kumpulan ini belum menerima pengiktirafan daripada mana-mana agensi. Namun begitu, kumpulan ini akan terus berusaha menghasilkan inovasi pada masa akan datang.

8. GAMBAR-GAMBAR Penggunaan Fail Putih Carian fail di dalam Bilik Rekod Pindaan



Perbezaan

Fail Putih

dan

FAST A4

Contoh FAST A4



Fail Putih

FAST A4

Menjimatkan masa kerani proses

Sistem E-Pinda memudahkan carian fail



Perbezaan 50 permohonan pindaan yang telah siap diproses bagi penggunaan Fail Putih (kanan) dan FAST A4 dan seterusnya dibukukan (kiri)

Buku Rekod Permohonan Pindaan di dalam Bilik Rekod Pindaan lebih kemas

dan teratur, serta memudahkan proses

carian.



DISEDIAKAN OLEH:

Nama Pegawai : Patricia Laura anak Patrick Dayey

Jawatan : Pembantu Pendaftaran KP19

Bahagian / JPN : Bahagian Kelahiran, Kematian dan Anak Angkat

JPN Negeri Sarawak

No. Telefon : 082-237860

Emel : [email protected]

ringkasan projek inovasi negeri sarawak...

Documents