kod dokumen: upm/opr/ben/ak004/buy arahan kerja...

OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN PEJABAT BENDAHARI

Kod Dokumen: UPM/OPR/BEN/AK004/BUY

Halaman: 1/13

No. Semakan: 02

No. Isu: 02

ARAHAN KERJA PENDAFTARAN SYARIKAT DAN STAF/INDIVIDU

Tarikh: 30/05/2014

TINDAKAN

TANGGUNGJAWAB

1. Setiap syarikat, staf tetap, kontrak dan sambilan serta individu yang mempunyai kontrak serta bayaran berkala yang akan berurusniaga dengan UPM hendaklah berdaftar dengan UPM. Urusan pendaftaran diuruskan oleh Pejabat Bendahari, UPM.

Pejabat Bendahari

2. 3.

Pendaftaran bertujuan untuk memastikan syarikat-syarikat yang berurusniaga dengan UPM:- 2.1 Mempunyai sijil Kementerian Kewangan bagi

bekalan/perkhidmatan. 2.2 Sijil Lembaga Pembangunan Industri Pembinaan Malaysia

(CIDB) bagi kontraktor kerja. 2.3 Memastikan syarikat yang berurusniaga dengan UPM telah

berdaftar di bawah kelas/kod bidang, kepala dan sub kepala yang berkaitan.

2.4 Memastikan tempoh tamat sijil bagi bidang-bidang tersebut

masih berkuatkuasa. Untuk menyemak kod bidang berkenaan secara terperinci rujuk Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 16 Tahun 1993 dan/atau pekelilling semasa (jika ada). Kod bidang ini penting untuk menentukan jenis/bidang kelayakan syarikat semasa menjalankan urusniaga dengan UPM.

4. Proses Pendaftaran Syarikat /Staf/Individu UPM:-

4.1

Syarikat/Staf/Individu boleh mendapatkan borang pendaftaran daripada Pejabat Bursar atau di dalam laman web www.bursar.upm.edu.my.

4.2

.

Semak dan pastikan maklumat-maklumat dilengkapkan pada borang pendaftaran syarikat/staf/individu.

http://www.bursar.upm.edu.my/



Halaman: 2/13

No. Semakan: 02

No. Isu: 02


Tarikh: 30/05/2014

Keperluan Pengguna: Semua pengguna SAGA hendaklah mempunyai user ID dan password. Sekiranya

pengguna belum mendaftar diri sebagai pengguna, sila hubungi Urusetia di Pejabat Bendahari untuk tindakan. SAGA Ver 7.4 boleh digunakan melalui laman web http://mysaga/gdcax/ skrin 1 akan dipaparkan.

5. Cara-cara menginput maklumat syarikat/staf/individu ke dalam Sistem SAGA:-

5.1 Pesanan belian hanya boleh dikeluarkan melalui sistem SAGA. Masukkan userID dan password untuk memasuki sistem SAGA ver 7.4 dan klik OK.

TINDAKAN

TANGGUNGJAWAB

4.3 Input atau hantar maklumat-maklumat syarikat/staf/individu ke dalam Sistem SAGA.

4.4 Jika terdapat perubahan maklumat untuk pendaftaran lama,

syarikat hendaklah membuat arahan pertukaran secara bertulis dan bagi permohonan untuk melanjutkan tempoh tamat sijil hendaklah disertakan salinan sijil pendaftaran terbaru.

4.5 Maklumat syarikat bagi pendaftaran lama akan dikemaskini dari

masa ke semasa melalui sistem yang sama berasaskan surat arahan atau permohonan dari syarikat.

PTK

Skrin 1

http://mysaga/gdcax/



Halaman: 3/13

No. Semakan: 02

No. Isu: 02


Tarikh: 30/05/2014

5.2 Untuk ke paparan skrin utama syarikat pada Modul “Payables”, klik ikon “Enquiry” dan pilih

“Supplier”.

5.3 Skrin 3 di bawah akan dipaparkan.

Skrin 2

Skrin 3



Halaman: 4/13

No. Semakan: 02

No. Isu: 02


Tarikh: 30/05/2014

5.4 Sebelum mendaftar, pastikan syarikat/staf/individu itu masih belum pernah berdaftar

dengan UPM. Untuk menyemak klik ikon . Pilih “Selected”. 5.5 Masukkan nama syarikat di ruangan “Long Name” dengan dimulakan dengan simbol * dan

diakhiri juga dengan simbol *. Contoh untuk syarikat USAHA SHAFA ENTERPRISE masukkan *USAHA*. Sekiranya sistem memaklumkan tiada rekod dijumpai bermakna syarikat belum berdaftar dengan UPM. Skrin seperti di bawah akan dipaparkan.

Skrin 4

Skrin 5



Halaman: 5/13

No. Semakan: 02

No. Isu: 02


Tarikh: 30/05/2014

Untuk memberikan ID kepada syarikat/staf/individu pastikan ejaan nama penuh syarikat yang betul diambil kira.

Bagi pendaftaran baru, ID syarikat/staf/individu akan diambil melalui dua pangkal huruf pertama (abjad) setiap nama syarikat. Contoh sekiranya nama syarikat ialah USAHA SHAFA ENTERPRISE, bermakna IDnya ialah US* tetapi sekiranya nama syarikat ialah USAHA ENTERPRISE, ID yang akan digunakan ialah huruf pertama dan kedua nama syarikat bermakna IDnya ialah US*. Perkataan Sdn Bhd/Enterprise tidak akan diambil kira.

Bagi pendaftaran syarikat melalui Sistem Sennego, ID syarikat akan dijana secara automatik oleh Sistem SAGA. ID staf akan diambil mengikut nombor kakitangan.

Contohnya; A02020 - staf tetap (kumpulan profesional) NA4151 - staf tetap (kumpulan sokongan) K01877 - staf kontrak T01877 - tutor (kontrak)

ID staf sambilan akan bermula dengan huruf ‘S’ atau huruf ‘R’ dan diikuti dua pangkal huruf pertama (abjad) setiap nama staf.

Contohnya: Siti Fatimah bt. Ali - SSF0001 (staf sambilan)

Fatimah bt. Ali - RFA0001 (pembantu penyelidik)

5.6 Seterusnya bagi mendapatkan nombor ID pendaftaran syarikat USAHA SHAFA ENTERPRISE taipkan US* di ruangan “supplier ID” kemudian tekan OK, kesemua rekod bagi US* akan dipaparkan. Untuk US* telah ada 54 rekod bermakna rekod seterusnya ialah yang KE-55. Untuk itu Supplier ID untuk USAHA SHAFA ENTERPRISE ialah US000055

Skrin 6



Halaman: 6/13

No. Semakan: 02

No. Isu: 02


Tarikh: 30/05/2014

5.7 Untuk proses input maklumat, ikut langkah seperti berikut:-

(i) Pada skrin 7, klik ikon sehingga skrin 8 dipaparkan.

Skrin 7

Skrin 8



Halaman: 7/13

No. Semakan: 02

No. Isu: 02


Tarikh: 30/05/2014

(ii) Masukkan supplier ID yang telah ditentukan. Contohnya Supplier ID USAHA SHAFA

ENTERPRISE ialah US000055. Tekan OK. (iii) Taip nama syarikat yang hendak didaftarkan pada ruangan “Long Name”. Tekan Tab

sehingga skrin 11 di bawah akan dipaparkan.

Skrin 9

Skrin 10



Halaman: 8/13

No. Semakan: 02

No. Isu: 02


Tarikh: 30/05/2014

(iv) Masukkan alamat syarikat pada ruangan “Postal Address”. Tekan tab. (v) Skrin akan terus memaparkan ruangan “Address & Contact”. Masukkan maklumat pada

ruangan “Contact Details”. Tekan tab.

Skrin 11

Skrin 12



Halaman: 9/13

No. Semakan: 02

No. Isu: 02


Tarikh: 30/05/2014

(vi) Skrin akan terus memaparkan ruangan “Payment”. Lengkapkan semua maklumat pada

ruangan tersebut. Tekan tab. (vii) Skrin akan terus memaparkan ruangan “Statistics”. (viii) Untuk mengisi ruang A Grouping pilih samada syarikat dikategorikan sebagai bekalan/kerja, bekalan/ perkhidmatan, bekalan, kerja atau lain-lain. Tekan OK.

Skrin 13

Skrin 14



Halaman: 10/13

No. Semakan: 02

No. Isu: 02


Tarikh: 30/05/2014

(ix) Pada ruangan B Grouping , pilih n/a seperti skrin 17 dan tekan OK.

Skrin 15

Skrin 16



Halaman: 11/13

No. Semakan: 02

No. Isu: 02


Tarikh: 30/05/2014

(x) Pada ruangan C Grouping , pilih samada syarikat dikategorikan sebagai pemiutang bukan

staf, pemiutang atau pemiutang staf dan tekan OK.

Skrin 17

Skrin 18



Halaman: 12/13

No. Semakan: 02

No. Isu: 02


Tarikh: 30/05/2014

(xi) Skrin akan terus memaparkan ruangan “USER FIELDS”. Lengkapkan semua maklumat yang

berkaitan pada ruangan tersebut seperti skrin 20 di bawah. Tekan OK.

Skrin 19

Skrin 20



Halaman: 13/13

No. Semakan: 02

No. Isu: 02


Tarikh: 30/05/2014

(xii) Skrin akan terus memaparkan ruangan “KOD BIDANG”. Masukkan kod bidang yang

berkaitan pada ruang tersebut seperti skrin 21. Tekan OK dan ID tersebut telah didaftarkan. 6. PERUBAHAN MAKLUMAT Sekiranya berlaku perubahan pada maklumat, contohnya pertukaran alamat, nama dan no. akaun bank, pertambahan kod bidang, lanjutan tempoh tamat sijil kemaskini boleh dilakukan mengikut langkah-langkah berikut:-

6.1 Kenalpasti ID syarikat yang hendak dikemaskini dan pilih ikon . Masukkan maklumat baru yang ingin diperbaharui pada ruangan yang berkaitan.

6.2 Setelah perubahan maklumat dikemaskini dan tekan OK. Semua data baru yang

telah dikemaskini berjaya disimpan.

Skrin 21

kod dokumen: upm/opr/ben/ak004/buy arahan kerja...

Documents