1

mhah15

SUB MODUL KEBERADAAN GURU

KANDUNGAN

Bil Isi Kandungan Muka Surat

1.0

Pendahuluan ………………………………….………………………………………. 2

2.0

Proses Kerja Sub Modul Keberadaan Guru………………………………. 2

3.0 Peranan Pengetua / Guru Besar / Penolong Kanan Pentadbiran 3.1 Penetapan Peranan Pegawai Daftar Keberadaan Sekolah……..

4

4

4.0 Peranan Pembantu tadbir (Pegawai Daftar Keberadaan Sekolah)..................................................................................... 4.1 Mendaftar Maklumat Keberadaan Guru………………………………. 4.2 Mengesahkan Maklumat Yang Telah Didaftar………………………. 4.3 Penetapan Tarikh Cuti Peristiwa Sekolah……………………………… 4.4 Penetapan Tarikh Sekolah Ganti…………………………………………

7

7

11

11

15

5.0 Pengesahan Maklumat Keberadaan Oleh Pengetua / Guru Besar / Penolong Kanan Pentadbiran………………………………………………… 5.1 Pengesahan Maklumat Keberadaan Guru……………………………..

18

18

6.0 Analisis Kehadiran Dan Keberadaan Guru………………………………… 6.1 Analisis Tahunan…………………………………………………………………. 6.2 Analisis Bulanan………………………………………………………………….. 6.3 Analisis Individu……………………………………………………………………

20

20

21

22

7.0

Kemaskini Maklumat Keberadaan……………………………………………. 23

8.0 Hapus Maklumat Keberadaan…………………………………………………..

24

9.0 Meja Bantuan……..………………………………………………………….......... 25

2

mhah15

SUB MODUL KEBERADAAN GURU

1.0 Pendahuluan.

Keberadaan Guru telah dilaksanakan melalui Sistem Maklumat Asas

Pendidikan (EMIS) mulai 12 Jun 2013. Pelaksanaan Sistem Pengurusan

Sekolah (SPS) yang bermula 1 Januari 2015 yang mengandungi tiga (3)

modul Utama iaitu Sekolah, Guru dan Murid adalah kearah satu pangkalan

data tunggal bagi data sekolah, guru dan murid. Sistem Maklumat Asas

Pendidikan (EMIS) sekarang dinamakan Modul Pengurusan Sekolah (MPS)

yang mengandungi semua data dan maklumat berkaitan sekolah. eOperasi

pula sekarang dinamakan Modul Pengurusan Guru (MPG) yang mengandungi

semua data dan maklumat guru. Manakala Aplikasi Pangkalan Data Murid

(APDM) pula sekarang dinamakan Modul Pengurusan Murid yang

mengandungi semua data dan maklumat murid.

Selaras dengan pelaksanaan SPS ini dan data guru berada di MPG,

maka sub modul Keberadaan Guru yang sebelum ini berada di dalam MPS

telah diletakkan ke dalam MPG. Oleh itu manual pengguna yang disediakan

ini bertujuan supaya semua pihak di sekolah yang akan melaksanakan sub

modul ini dapat menggunakannya berdasarkan panduan di dalam manual

ini.

3

mhah15

SUB MODUL KEBERADAAN GURU

2.0 Proses Kerja Sub Modul Keberadaan Guru.

Mula

Melaporkan status keberadaan guru kepada pihak P/GB/PK1 Sekolah

Pengisian Data Keberadaan Guru menerusi Sub Modul Keberadaan Guru di bawah SMG oleh Pegawai Daftar Keberadaan Sekolah :

1. Sebelum jam 12.00 tengah hari (Sesi Pagi)

2. Sebelum jam 5.00 petang (Sesi Petang)

Pegawai Daftar Keberadaan Sekolah membuat pengesahan Data Keberadaan

Guru di dalam sistem Ya

Pengetua / Guru Besar / Penolong Kanan Pentadbiran / Semua Penolong

Kanan yang diarah menjalankan tugas membuat pengesahan Data

Keberadaan Guru menerusi sistem e-Operasi Ya

Tamat

G

PD

PGB/PK

K

Petunjuk:

G : GURU

PD : PEGAWAI DAFTAR KEBERADAAN SEKOLAH (Dilantik oleh P/GB/PK1) PGB / PK : PENGETUA GURU BESAR / PENOLONG KANAN PENTADBIRAN

(Pentadbir Sekolah iaitu P/GB/PK1 perlu melantik seorang Pembantu Tadbir

sebagai Pegawai Daftar Keberadaan Sekolah menerusi aplikasi sistem e-Operasi)

4

mhah15

SUB MODUL KEBERADAAN GURU

3.0 Peranan Pengetua / Guru Besar / Penolong Kanan Pentadbiran.

3.1 Penetapan Peranan Pegawai Daftar Keberadaan Sekolah.

(a) Paparan akan ke Skrin Menu Capaian untuk kegunaan Pengetua / Guru Besar /

Penolong Kanan Pentadbiran dengan paparan nama, nombor kad pengenalan

pengguna, jawatan, bahagian/jabatan dan Kod Sekolah.

(b) Klik Maklumat Staf pada senarai Menu.

Info Penting;

Pengetua / Guru Besar / Penolong Kanan Pentadbiran perlu melantik hanya seorang Pembantu

Tadbir sebagai Pegawai Daftar Keberadaan Sekolah menerusi sistem e-Operasi sebelum proses

daftar maklumat keberadaan guru dapat dilakukan

5

mhah15

SUB MODUL KEBERADAAN GURU

(c) Paparan Sub Menu Maklumat Staf.

(d) Klik Kemaskini Maklumat Staf.

(e) Paparan Senarai Nama Guru dan staf yang memerlukan pengemaskinian akan

dipaparkan.

6

mhah15

SUB MODUL KEBERADAAN GURU

(f) Pilih Nama Pembantu Tadbir yang ingin dilantik sebagai Pegawai Daftar

Keberadaan Sekolah dan klik Nama Pembantu Tadbir tersebut.

(g) Paparan Maklumat Peribadi Pembantu Tadbir tersebut.

(h) Klik kotak pada Dilantik Pegawai Daftar Keberadaan Sekolah di bahagian

bawah untuk melantik Pembantu Tadbir tersebut sebagai Pegawai Daftar

Keberadaan Sekolah.

(i) Seterusnya klik Kemaskini Maklumat Peribadi.

(j) Pembantu Tadbir secara rasminya telah dilantik sebagai Pegawai Daftar

Keberadaan Sekolah.

7

mhah15

SUB MODUL KEBERADAAN GURU

4.0 Peranan Pembantu Tadbir (Pegawai Daftar Keberadaan Sekolah).

(a) Paparan akan ke Skrin Menu Capaian untuk kegunaan Pegawai Daftar

Keberadaan Sekolah dengan paparan nama, no kad pengenalan pengguna,

jawatan, bahagian/jabatan, sektor dan peranan pegawai.

(b) Klik pada peranan Pegawai Daftar Keberadaan Sekolah dan paparan akan ke

skrin utama Pegawai Daftar Keberadaan Sekolah.

4.1 Mendaftar Maklumat Keberadaan Guru.

(a) Klik Keberadaan Guru pada menu.

(b) Klik pada Daftar Keberadaan.

8

mhah15

SUB MODUL KEBERADAAN GURU

(c) Paparan permulaan proses Daftar Keberadaan Guru akan dapat dilihat seperti

di bawah.

(d) Buat pilihan Nama Guru yang tidak berada di sekolah.

(e) Buat pilihan Sebab Tidak Keberadaan.

9

mhah15

SUB MODUL KEBERADAAN GURU

(f) Buat pilihan Tarikh Bermula.

(g) Buat pilihan Tarikh Sehingga.

(h) Buat catatan di ruang Catatan.

10

mhah15

SUB MODUL KEBERADAAN GURU

(i) Setelah semuanya lengkap, klik butang HANTAR.

(j) Setelah klik butang HANTAR, maklumat guru yang Tidak Berada di sekolah

akan dipaparkan seperti di bawah.

Analisis Keberadaan Guru

Sekolah.

Senarai Nama Guru Tidak

Berada.

11

mhah15

SUB MODUL KEBERADAAN GURU

4.2 Mengesahkan Maklumat Yang Telah Didaftar.

(a) Klik butang SAHKAN KEBERADAAN UNTUK HARI INI.

4.3 Penetapan Tarikh Cuti Peringkat Sekolah.

(a) Klik menu Cuti Sekolah.

Info Penting;

Penetapan Tarikh Cuti hanya boleh didaftarkan setelah mendapat kelulusan KPM,

JPN atau PPD yang melibatkan Cuti Peristiwa, Cuti Ganti dan Cuti Bencana.

Manakala Cuti Penggal, Cuti Umum dan Cuti Negeri dijana secara automatik

oleh sistem.

Info Penting;

Maklumat keberadaan guru perlu disahkan oleh Pembantu Tadbir yang dilantik sebagai

Pegawai Daftar Keberadaan Sekolah setelah didaftarkan.

12

mhah15

SUB MODUL KEBERADAAN GURU

(b) Klik butang Tambah Cuti.

(c) Pilih Tarikh Cuti Mula.

(d) Pilih Tarikh Cuti Akhir.

13

mhah15

SUB MODUL KEBERADAAN GURU

(e) Pilih Sebab Cuti.

(f) Masukkan maklumat Keterangan bagi menjelaskan maksud cuti tersebut.

14

mhah15

SUB MODUL KEBERADAAN GURU

(g) Setelah selesai, klik butang SIMPAN.

(h) Paparan Jadual Senarai Cuti Sekolah.

15

mhah15

SUB MODUL KEBERADAAN GURU

4.4 Penetapan Tarikh Sekolah Ganti.

(a) Klik menu Sekolah Ganti.

(b) Klik butang Tambah.

16

mhah15

SUB MODUL KEBERADAAN GURU

(c) Pilih Tarikh Sekolah Ganti.

(d) Masukkan maklumat Keterangan.

17

mhah15

SUB MODUL KEBERADAAN GURU

(e) Setelah selesai klik butang SIMPAN.

(f) Paparan Jadual Senarai Sekolah Ganti.

Info Penting;

a) Pemilihan tarikh, hari, bulan dan tahun adalah penting dalam pengisian

keberadaan guru. Oleh itu, Pembantu Tadbir perlu memastikan pemilihan

tarikh, hari, bulan dan tahun yang betul dalam pengisian.

b) Pembantu Tadbir tidak perlu memilih sesi persekolahan. Sesi persekolahan

guru-guru akan dijana secara automatik.

18

mhah15

SUB MODUL KEBERADAAN GURU

5.0 Pengesahan Maklumat Keberadaan Oleh Pengetua / Guru Besar /

Penolong Kanan Pentadbiran.

5.1 Pengesahan Maklumat Keberadaan Guru.

(a) Paparan akan ke Skrin Menu Capaian untuk kegunaan Pengetua / Guru Besar

dengan paparan nama, no kad pengenalan pengguna, jawatan dan kod sekolah.

(b) Klik butang Keberadaan Guru pada menu di sebelah kiri.

Info Penting;

Proses Pengesahan Maklumat Keberadaan Guru hanya boleh dilakukan oleh Pengetua / Guru

Besar / Penolong Kanan Pentadbiran / Semua Penolong Kanan berdasarkan arahan

menjalankan tugas setelah Pembantu tadbir yang dilantik sebagai Pegawai Daftar Keberadaan

Sekolah melakukan proses mendaftar dan mengesahkan maklumat keberadaan guru.

19

mhah15

SUB MODUL KEBERADAAN GURU

(c) Paparan Pengesah Keberadaan Guru akan dapat dilihat. Klik pada Pengesah Keberadaan Guru.

(d) Klik butang ‘YA’ pada PENGESAH PENGETUA / GURU BESAR untuk mengesahkan

maklumat Keberadaan Guru yang didaftar oleh Pembantu Tadbir (Pegawai

Daftar Keberadaan).

(e) Kemudian Klik butang SAHKAN KEBERADAAN UNTUK HARI INI.

20

mhah15

SUB MODUL KEBERADAAN GURU

6.0 Analisis Kehadiran Dan Keberadaan Guru.

(a) Analisis Kehadiran dan Keberadaan Guru adalah bertujuan untuk memberi ruang

kepada pihak sekolah melihat analisis keseluruhan kehadiran dan keberadaan

mengikut harian dan bulanan.

(b) Bagi melihat analisis ini, klik pada menu Senarai Keberadaan.

6.1 Analisis Tahunan.

(a) Paparan Senarai Kehadiran dan Keberadaan Guru yang telah disahkan oleh

Pengetua/Guru Besar bagi (*) pada tahun ………. (mengikut tahun semasa yang

dipilih).

(b) Terdapat paparan jadual kehadiran dan keberadaan dalam sebulan bagi

Pentadbir Sekolah serta jadual Kehadiran dan Keberadaan Dalam Sebulan bagi

Guru.

21

mhah15

SUB MODUL KEBERADAAN GURU

6.2 Analisis Bulanan.

(a) Bagi melihat analisis bulanan, klik pada Jumlah hari.

(b) Paparan jadual Kehadiran dan Keberadaan Dalam Bulan XXXX 2015 Bagi

Pentadbir dan jadual Kehadiran dan Keberadaan Mengikut Bulan Bagi Guru.

22

mhah15

SUB MODUL KEBERADAAN GURU

6.3 Analisis Individu.

(a) Bagi melihat analisis setiap guru, klik pada Senarai Nama Guru.

(b) Paparan Senarai Kehadiran Individu akan dapat dilihat seperti di bawah.

23

mhah15

SUB MODUL KEBERADAAN GURU

7.0 Kemaskini Maklumat Keberadaan.

(a) Klik butang untuk mengemaskini maklumat keberadaan guru.

(b) Kemaskini maklumat guru yang tidak berada di sekolah. Kemudian klik butang

KEMASKINI.

Info Penting;

Kemudahan butang hanya digunakan sekiranya berlaku kesalahan dalam pengisian

data keberadaan guru. Klik butang hanya untuk melakukan pembetulan pengisian.

24

mhah15

SUB MODUL KEBERADAAN GURU

(c) Kemudian Klik butang SAHKAN KEBERADAAN UNTUK HARI INI.

8.0 Menghapus Maklumat Keberadaan.

(a) Klik butang untuk menghapuskan data keberadaan guru yang salah.

Info Penting;

Kemudahan butang hanya digunakan sekiranya berlaku kesalahan dalam

pengisian data keberadaan guru terbabit. Klik butang hanya untuk hapuskan data

keberadaan.

25

mhah15

SUB MODUL KEBERADAAN GURU

(b) Klik butang OK untuk menghapuskan data tersebut.

(c) Data telah dihapuskan.

9.0 Meja Bantuan.

Sekiranya terdapat sebarang pertanyaan atau memerlukan maklumat

lanjut berhubung perkara ini,

pihak sekolah boleh menghubungi pegawai di Kementerian ini

melalui talian berikut:

03-88849457

En. Muhammad Hafiz bin Ahmad Hanit

03-88849443

En. Mohd Fauzi Raveendran bin Abdullah

Unit ICT, Sektor Pentadbiran, Kewangan dan ICT

Bahagian Pengurusan Sekolah Harian,

Aras 4, Blok E2, Parcel E

Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan

62604 Putrajaya Malaysia