jpn sk 04 - 1 ogos 2009

JPNIN

JABATAN PERPADUAN NEGARA DAN INTEGRASI NASIONAL

MS ISO 9001:2008 M/Surat : 1 / 10

Terbitan : 02

Kawalan Rekod Kualiti (JPNIN/SK/04)

Pindaan : 04

Tarikh : 1.8.2009

______________________________________________________________________ Prosedur ini adalah dokumen terkawal dan boleh didapati di laman www.jpnin.gov.my. Jika prosedur ini dicetak, maka prosedur ini bukan dokumen terkawal.

Nama / Jawatan

Tandatangan

Tarikh

(A) Pegawai Menyediakan :

THURKAHTEVI A/P MUNUSAMYTHURKAHTEVI A/P MUNUSAMYTHURKAHTEVI A/P MUNUSAMYTHURKAHTEVI A/P MUNUSAMY

PENOLONG PENGARAH UNIT PENTADBIRAN DAN ASET

(B) Pegawai Memperakukan :

NASIR BIN MAMATNASIR BIN MAMATNASIR BIN MAMATNASIR BIN MAMAT

PENGARAH BAHAGIAN PENGURUSAN

(C) Pegawai Meluluskan :

DATO’ AZMAN AMIN BIN

HASSAN

KETUA PENGARAH JABATAN PERPADUAN NEGARA DAN INTEGRASI NASIONAL

JPNIN


MS ISO 9001:2008 M/Surat : 2 / 10

Terbitan : 02


Pindaan : 04

Tarikh : 1.8.2009


1. OBJEKTIF

Prosedur ini bertujuan untuk memastikan semua rekod kualiti disimpan dengan teratur dan mudah dikesan.

2. SKOP

Prosedur ini diguna pakai oleh Jabatan Perpaduan Negara dan Integrasi Nasional di setiap peringkat dalam mengawasi semua rekod kualiti.

3. RUJUKAN

3.1. Manual Kualiti : Elemen-elemen 4.2 dan 4.2.4 adalah berkaitan. 3.2. Arahan Perkhidmatan.

3.3. Akta Arkib Negara 2003. 3.4. Surat Pekeliling Am Bil. 1 Tahun 1997 – Peraturan Pemeliharaan Rekod-Rekod Kerajaan. 3.5. Surat Kementerian Kewangan Bil. KB 557/97/54 bertarikh 3 November

1993 – Pelupusan Bahan-Bahan Bercetak/Kertas Terpakai daripada Kementerian /Jabatan/Badan Berkanun.

3.6. Garis Panduan – Pelantikan Pegawai Awam untuk mengkelaskan

Surat Rasmi, maklumat atau bahan mengikut Seksyen 2B Akta Rahsia Rasmi 1972.

3.7. Surat Pekeliling Perbendaharaan. 3.8. Garis Panduan Sistem Pengurusan Fail.

3.9. Buku Panduan Aset Alih Kerajaan.

JPNIN


MS ISO 9001:2008 M/Surat : 3 / 10

Terbitan : 02


Pindaan : 04

Tarikh : 1.8.2009


4. DEFINISI

4.1. Rahsia

Dokumen rasmi, maklumat rasmi dan bahan rasmi yang jika didedahkan tanpa kebenaran akan membahayakan keselamatan negara, menyebabkan kerosakan besar kepada kepentingan dan martabat Malaysia atau memberi keuntungan besar kepada sesebuah kuasa asing.

4.2. Sulit

Dokumen rasmi, maklumat rasmi dan bahan rasmi yang jika didedahkan tanpa kebenaran walaupun tidak membahayakan keselamatan negara tetapi memudaratkan kepentingan atau martabat Malaysia atau kegiatan Kerajaan atau orang perseorangan atau akan menyebabkan keadaan memalukan atau kesusahan kepada pentadbiran atau akan menguntungkan sesebuah kuasa asing.

5. SINGKATAN

5.1. KP : Ketua Pengarah

5.2. TKP(P) : Timbalan Ketua Pengarah (Perancangan)

5.3 TKP(O) : Timbalan Ketua Pengarah (Operasi)

5.4 PPN : Pengarah Perpaduan Negeri

5.5 P(B) : Pengarah Bahagian

5.6 PPD/PPB : Peg. Perpaduan Daerah / Peg. Perpaduan

Bahagian

5.7 PPT : Penolong Pegawai Tadbir

5.8 PT(T) : Pembantu Tadbir (Pentadbiran)

5.9 PT(N) : Pembantu Tadbir (Negeri)

5.10 PT(D) : Pembantu Tadbir (Daerah)

5.11 PT(B) : Pembantu Tadbir (Bahagian)

5.12 PT(S) : Pembantu Tadbir (Sulit)

5.13 PA [TKP(P)] : Pembantu Khas [Timbalan Ketua Pengarah

(Perancangan)]

JPNIN


MS ISO 9001:2008 M/Surat : 4 / 10

Terbitan : 02


Pindaan : 04

Tarikh : 1.8.2009


5.14 PA[TKP(O)] : Pembantu Khas [Timbalan Ketua Pengarah

(Operasi)]

5.15 PPP(K) : Penolong Pegawai Perpaduan Kanan

5.16 PPP : Penolong Pegawai Perpaduan

5.17 PTR : Pembantu Tadbir Rendah

5.18 PAR : Pembantu Am Rendah

5.19 JPNIN : Jabatan Perpaduan Negara dan Integrasi Nasional

6. TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN

TINDAKAN TANGGUNGJAWAB

A. Penerimaan dan Pendaftaran Surat Umum Yang Dialamatkan Kepada Ketua Jabatan

Di Peringkat Ibu Pejabat JPNIN 1. Terima surat, buka, cop tarikh terima dan

daftarkan dalam Buku Daftar Surat.

2. Serahkan kepada KP JPNIN. 3. Ambil tindakan / minit kepada TKP(P) / TKP(O)

/ P(B) untuk tindakan. Jika perlu. 4. Minit kepada P(B)/Pegawai berkaitan. 5. Edarkan kepada Bahagian/Pegawai yang berkaitan untuk tindakan. Di Peringkat Pejabat JPNIN Negeri

6. Terima surat, buka, cop tarikh terima, dan daftarkan dalam Buku Daftar Surat.

7. Serahkan kepada PPN.

8. Ambil tindakan/minit kepada pegawai berkaitan untuk tindakan.

9. Edarkan kepada pegawai berkaitan untuk tindakan.

PT(T)/ PTR / PAR

PAR

KP

TKP (P) / TKP(O) / P(B)

PA (TKP(P) / PA(TKP)(O) / PAR

PT(N)/PTR/PAR

PT(N)/PAR

PPN

PT(N) / PTR / PAR

JPNIN


MS ISO 9001:2008 M/Surat : 5 / 10

Terbitan : 02


Pindaan : 04

Tarikh : 1.8.2009


Di Peringkat Pejabat Perpaduan Daerah/Bahagian 10. Terima surat, buka, cop tarikh terima, dan daftarkan dalam Buku Daftar Surat.

11. Serahkan kepada PPD / PPB. 12. Ambil tindakan/minit kepada pegawai berkaitan untuk tindakan. 13. Edarkan kepada pegawai berkaitan untuk tindakan. B. Surat-surat Untuk Tindakan Segera/Serta Merta (untuk perhatian atas nama pegawai / jawatan /

Bahagian) Di Peringkat Ibu Pejabat 14. Terima surat, buka, cop tarikh terima, dan daftarkan dalam Buku Daftar Surat.

15. Edarkan kepada Pegawai/Jawatan/Bahagian yang berkenaan untuk tindakan.

Di Peringkat Pejabat PPN/PPD/PPB/PPP(K)/PPP

16. Terima surat, buka, cop tarikh terima, dan daftarkan dalam Buku Daftar Surat.

17. Serahkan kepada PPN / PPD / PPB yang berkenaan untuk tindakan. C. Surat Untuk Perhatian Bahagian/Pegawai

Di Peringkat Ibu Pejabat JPNIN/PPN/PPD/PPB/ PPP(K) / PPP

18. Buka surat, cop tarikh terima dan daftarkan dalam Buku Daftar Surat.

19. Edarkan surat tersebut kepada pegawai berkenaan. Jika pegawai itu tidak ada di pejabat, serahkan kepada pegawai atasannya.

PPP / PT(D) / PT(B)/

PAR

PT (D) / PT(B) / PTR / PAR

PPD/PPB PT(D) / PT(B) / PTR /

PAR

PT(T)/PTR/PAR

PAR

PT(N)/PT(D)/ PT(B)/PTR/PAR

PT(N)

PT(T)/PT(N)/PT(D)/ PT(B)/PTR/PAR

PAR

JPNIN


MS ISO 9001:2008 M/Surat : 6 / 10

Terbitan : 02


Pindaan : 04

Tarikh : 1.8.2009


TINDAKAN TANGGUNGJAWAB

D. Surat-Surat Terperingkat (Rahsia/Sulit) Di Peringkat Ibu Pejabat, JPNIN

20. Terima surat, buka surat, cop tarikh terima, dan daftarkan dalam Buku Daftar Surat.

21. Serahkan kepada KP / TKP(P) / TKP(O) / P(B). 22. Ambil tindakan / minit kepada TKP (P) / TKP(O)

/ P(B) / Pegawai berkaitan untuk tindakan selanjutnya.

23. Serah kepada TKP (P) / TKP(O) / P(B) /

Pegawai berkaitan untuk tindakan

Di Peringkat Pejabat JPNIN Negeri/PPD/PPB/ PPP(K) / PPP 24. Terima surat, cop tarikh terima dan daftar dalam buku daftar. 25. Serahkan kepada PPN/PPD/PPB untuk tindakan. E. Pendaftaran, Penyimpanan dan Pengedaran Fail, Pemindahan dan Pelupusan Fail

26. Bagi aktiviti-aktiviti di atas, rujuk Garis Panduan Sistem Pengurusan Fail.

F. Pelupusan Rekod

27. Pelupusan dibuat dalam jangkamasa 5 tahun merujuk kepada Akta Arkib Negara.

28. Cara Pelupusan akan berpandukan kepada Panduan Perbendaharaan Tatacara Pengurusan Stor dan juga Buku Panduan Aset Alih Kerajaan yang dikeluarkan oleh Kementerian Kewangan.

PT(S)

PT(S)

KP

PT(S)

PT(N)/PTR/PAR

PT(N)/PTR/PAR

PPT/PTK (P)/PT

PPT/PTK (P)/PT

PPT/PTK (P)/PT

JPNIN


MS ISO 9001:2008 M/Surat : 7 / 10

Terbitan : 02


Pindaan : 04

Tarikh : 1.8.2009


7. REKOD KUALITI

JENIS TEMPOH LOKASI

1. Buku Daftar surat dan edaran 2. Daftar fail beserta pergerakan fail 3. Buku Daftar Surat

5 tahun

-sda-

-sda-

Ibu Pejabat JPNIN

-sda-

-sda-

8. LAMPIRAN Tiada

JPNIN


MS ISO 9001:2008 M/Surat : 8 / 10

Terbitan : 02


Pindaan : 04

Tarikh : 1.8.2009


9. CARTA ALIRAN KERJA (A) Surat Umum Yang Dihantar Kepada Ketua Jabatan Di Peringkat Ibu Pejabat, Jabatan Perpaduan Negara dan Integrasi Nasional

IP PPN PPD /

PPB/PPP(K)/PPP PELANGGAN AGENSI LUAR

Terima surat dan cop tarikh terima

Daftar dalam Buku Daftar Surat

Serahkan pada Ketua Pengarah

Minit kepada Timbalan Ketua Pengarah (Perancangan) /Timbalan Ketua Pengarah (Operasi) / Pengarah Bahagian

Minit kepada Peg. Bahagian / Peg. berkaitan

Edarkan kepada Peg. Bahagian / Peg. berkaitan

Terima surat dan cop tarikh terima


Serah kepada PPN / PPD / PPB/PPP(K)/PPP

Edarkan kepada pegawai berkenaan

Ambil tindakan atau minit pada pegawai berkenaan

JPNIN


MS ISO 9001:2008 M/Surat : 9 / 10

Terbitan : 02


Pindaan : 04

Tarikh : 1.8.2009


(B) Surat-surat untuk Tindakan Segera / Serta-merta

PERINGKAT IBU PEJABAT PERINGKAT NEGERI/DAERAH/

BAHAGIAN

(C) Surat untuk perhatian pegawai peringkat Ibu Pejabat / Pejabat JPNIN Negeri / Daerah / Bahagian

Daftar dalam buku daftar surat

Terima surat, cop tarikh terima

Serah kepada pegawai berkenaan untuk tindakan

Terima surat buku, cop tarikh terima

Daftar dalam buku daftar surat

Serah kepada PPN / PPD / PPB /PPP(K)/PPP yang berkenaan untuk tindakan

Terima surat, cop tarikh terima


Edarkan kepada pegawai berkenaan

JPNIN


MS ISO 9001:2008 M/Surat : 10 / 10

Terbitan : 02


Pindaan : 04

Tarikh : 1.8.2009


(D) Surat-Surat Terperingkat (i) Di peringkat Ibu Pejabat

Terima surat, buka, cop tarikh terima dan daftarkan dalam Buku Daftar Surat Serahkan surat kepada KP

Ambil tindakan/minit kepada TKP (P) / Pegawai berkaitan

Edarkan kepada Bahagian/Pegawai yang berkaitan

(ii) Di peringkat Negeri

Terima surat, buku, cop tarikh terima dan daftarkan dalam Buku Daftar Surat Serahkan surat kepada PPN/PPD/PPB/PPP(K)/ PPP Edarkan kepada Pegawai berkaitan

jpn sk 04 - 1 ogos 2009

Documents