inovasi jpa · latar belakang projek masalah pemantauan penyelenggaran kerosakan bangunan di...

77

Upload: vunguyet

Post on 29-May-2019

236 views

Category:

Documents


1 download

TRANSCRIPT

Page 1: INOVASI JPA · LATAR BELAKANG PROJEK Masalah pemantauan penyelenggaran kerosakan bangunan di Bahagian Saraan (BS) menyebabkan pelbagai masalah timbul terutamanya melibatkan
Page 2: INOVASI JPA · LATAR BELAKANG PROJEK Masalah pemantauan penyelenggaran kerosakan bangunan di Bahagian Saraan (BS) menyebabkan pelbagai masalah timbul terutamanya melibatkan

INOVASI JPA

TAHUN 2011

Keluaran Pertama : 2011

Sebarang pertanyaan dan keterangan lanjut, sila

hubungi

Sektor Pengurusan Inovasi

Bahagian Khidmat Pengurusan

Jabatan Perkhidmatan Awam

Aras 11, Blok C1

Pusat Pentadbiran Kerajaan persekutuan

62510 W.P. Putrajaya

Tel:603-88853125/3119

Faks: 03-88853111

[email protected]

Hak Cipta Bahagian Khidmat Pengurusan, JPA

2011

Page 3: INOVASI JPA · LATAR BELAKANG PROJEK Masalah pemantauan penyelenggaran kerosakan bangunan di Bahagian Saraan (BS) menyebabkan pelbagai masalah timbul terutamanya melibatkan

INOVASI JPATAHUN 2011

Penasihat

Suhaimi Ali @ Ahmad

Ketua Editor

Wan Baharudin Wan Mahmood

Editor dan Susun atur

Huzaimi Baharudin

Bahan

Noor Aini Mat Sapii

Norbaizura Mohd Yusof

Grafik

Shahrul Azli Lokman

Mohd Najib Abdullah

Cetakan

Hamid Johar

Unit Percetakan dan Dokumentasi

Sektor Pentadbiran

Bahagian Khidmat Pengurusan

Jabatan Perkhidmatan Awam

Page 4: INOVASI JPA · LATAR BELAKANG PROJEK Masalah pemantauan penyelenggaran kerosakan bangunan di Bahagian Saraan (BS) menyebabkan pelbagai masalah timbul terutamanya melibatkan
Page 5: INOVASI JPA · LATAR BELAKANG PROJEK Masalah pemantauan penyelenggaran kerosakan bangunan di Bahagian Saraan (BS) menyebabkan pelbagai masalah timbul terutamanya melibatkan
Page 6: INOVASI JPA · LATAR BELAKANG PROJEK Masalah pemantauan penyelenggaran kerosakan bangunan di Bahagian Saraan (BS) menyebabkan pelbagai masalah timbul terutamanya melibatkan

Perutusan

Perutusan PengurusanUsaha inovasi tidak terhad kepada prosedur dan proses kerjasahaja. Warga JPA diseru menanamkan sikap berinovasi dalamberfikir, berfikiran terbuka, dinamik dan sentiasa kreatif. Iniadalah selari dengan arus perubahan semasa yangmemerlukan setiap Penjawat Awam melaksanakan sistempenyampaian secara cepat dan efektif.

Alangkah bagusnya jika setiaporang dapat memberikansekurang-kurangnya satu ideainovasi setiap tahun.Maksudnya di JPA kita akandapat mengumpulkan lebih3,000 idea inovasi. Dari jumlahtersebut, jika cuma 5% dapatdilaksanakan akan memberiimpak yang besar kepadaJabatan secara khasnya danjuga Perkhidmatan Awamamnya.

Tan Sri Abu Bakar bin Haji Abdullah

Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam

iii

Page 7: INOVASI JPA · LATAR BELAKANG PROJEK Masalah pemantauan penyelenggaran kerosakan bangunan di Bahagian Saraan (BS) menyebabkan pelbagai masalah timbul terutamanya melibatkan

Dato’ Dr. Ismail Alias

TKPPA(O) merangkap

Pengerusi Pasukan Petugas Inovasi

(PPI) JPA

Sadiah Abu Samah

PBU

Tahniah dan Syabas kepada Urussetia atas penerbitan Buku InovasiJPA Tahun 2011. Penghasilan buku inimencerminkan penghargaan kepadapara inovator JPA dalammengetengahkan idea bagimenambahbaik proses kerja sediaada. Sesungguhnya komitmen dankeberanian dalam penghasilansesuatu inovasi adalah buktikesediaan JPA mentransformasiperkhidmatan yang terbaik untukrakyat keseluruhannya.

Inovasi dalam Perkhidmatan Awamsebenarnya mempunyaipendefinisian yang amat luas danianya merangkumi inovasi tadbirurus dan operasi, inovasipengurusan, penjenamaan dansebagainya. Jika kita menghayatikonsep inovasi, sebenarnya, kitaakan dapat melihat bahawa elemenkualiti masih lagi relevan sebagai

salah satu cabang kepada inovasi.

iv

Page 8: INOVASI JPA · LATAR BELAKANG PROJEK Masalah pemantauan penyelenggaran kerosakan bangunan di Bahagian Saraan (BS) menyebabkan pelbagai masalah timbul terutamanya melibatkan
Page 9: INOVASI JPA · LATAR BELAKANG PROJEK Masalah pemantauan penyelenggaran kerosakan bangunan di Bahagian Saraan (BS) menyebabkan pelbagai masalah timbul terutamanya melibatkan
Page 10: INOVASI JPA · LATAR BELAKANG PROJEK Masalah pemantauan penyelenggaran kerosakan bangunan di Bahagian Saraan (BS) menyebabkan pelbagai masalah timbul terutamanya melibatkan

e-Cafe

Siti Khadijah Abd Ghani (BPP)

Kesuntukan masa dengan bebanan tugas telahmembuatkan warga Bahagian Perancangan,Penyelidikan dan Korporat (BPP) kesuntukan waktuuntuk membeli makanan tengah hari. Inimenyebabkan ada sesetengah pegawai terpaksalangkau daripada makan tengah hari. Masalahkesesakan di Kafe C1 di waktu puncak (1.00 petang -2.00 petang) juga merupakan salah satu punca yangmempengaruhi projek inovasi ini dilaksanakan.

Projek inovasi ini cuba untuk menyelesaikan masalahkesukaran pegawai untuk mendapatkan makanantengah hari tanpa berkompromi dengan waktu kerjadan rehat pegawai.

LATAR BELAKANG PROJEK

1

Page 11: INOVASI JPA · LATAR BELAKANG PROJEK Masalah pemantauan penyelenggaran kerosakan bangunan di Bahagian Saraan (BS) menyebabkan pelbagai masalah timbul terutamanya melibatkan

Kafe C10129277845

(Nizam)0194563646

(Saiful)0388853585

[email protected]

RM0.20 Upah PAP

RM0.30 Kelab

Bahagian

DiskaunRM0.50 bagi

makananyang

ditempahberbandingharga biasa

Makanandiambil

menggunakanmangkuk

bertingkatatau bekas

makanan yang diberikan

SMS/emelsebelum jam

10 pagi

Makanandiambil

oleh PAP Bahagianpada jam

12.45

PELAKSANAAN PROJEK

2

Page 12: INOVASI JPA · LATAR BELAKANG PROJEK Masalah pemantauan penyelenggaran kerosakan bangunan di Bahagian Saraan (BS) menyebabkan pelbagai masalah timbul terutamanya melibatkan

AHLI KUMPULAN

Bahagian Saraan

Penambahbaikan Proses PemantauanPenyelenggaraan Kerosakan Bangunan

LATAR BELAKANG PROJEK

Masalah pemantauan penyelenggaran kerosakanbangunan di Bahagian Saraan (BS) menyebabkanpelbagai masalah timbul terutamanya melibatkankelicinan tugas, kesihatan pegawai dan tahapketepatan sesuatu tugas diberikan. Masalah-masalahkebocoran, rekahan, kulat dan kerosakan kerap terjadidan ianya memerlukan pembaikan segera. Melaluiprojek inovasi ini, BS telah berjaya melaksanakanpenambahbaikan bagi mempercepatkan urusanpembaikan.

3

Page 13: INOVASI JPA · LATAR BELAKANG PROJEK Masalah pemantauan penyelenggaran kerosakan bangunan di Bahagian Saraan (BS) menyebabkan pelbagai masalah timbul terutamanya melibatkan

Sebelum Inovasi

Kerosakan dikesan melaluipemantauan oleh seorang

pegawai UPKS

Tiada borang aduan kerosakan

Tiada rekod aduan kerosakan

Tempoh masa yang panjangdiambil untuk melaporkankepada pihak kontraktor

Aliran proses pengurusanaduan terlalu panjang dan

sukar

Tiada status terkini berkenaan kerosakan

Selepas Inovasi

Setiap pegawai bertanggungjawabmelapor kerosakan di work station

& tempat umum

Penjimatan masa melalui laporankerosakan terus kepada

kontraktor

Wujud rekod di Bahagian Saraanberkenaan kerosakan yang

dilaporkan

Wujud status terkini berkenaankerosakan yang dilaporkan

Laporan kerosakan dapatdiberikan kepada pihak kontraktor

dengan segera

1. Pegawai BS kesan kerosakan dan lapor kepadaUPKS melalui borang aduan

2. UPKS lapor kepada pihak kontraktor dansesalinan makluman kepada pihak BKP JPA

3. Pemantauan kerosakan oleh pihak BKP &kontraktor

4. Tindakan baik pulih kerosakan oleh kontraktor

Carta Alir Pemantauan Penyelanggaran selepas inovasi

4

Page 14: INOVASI JPA · LATAR BELAKANG PROJEK Masalah pemantauan penyelenggaran kerosakan bangunan di Bahagian Saraan (BS) menyebabkan pelbagai masalah timbul terutamanya melibatkan

Sistem Maklumat Kenderaan

Unit Pengurusan Maklumat BKP

PENGURUSAN KENDERAAN

PENGURUSAN PEMANDU

JADUAL TUGAS PEMANDU

TEMPAHAN KENDERAAN

JABATAN

PENYELENGGARAAN

PEMANTAUAN PENGGUNAAN

MINYAK

PEMANTAUAN PENGGUNAAN TOUCH & GO

PEMERIKSAAN BERKALA

(PUSPAKOM)

PENYEWAAN KENDERAAN

TEMPAHAN KENDERAAN

RASMI JAWATAN

(JUSA)

PENGURUSAN BIL

PENYELENGGARAAN, MINYAK DAN TOUCH &

GO

PENGURUSAN BUKU LOG

KENDERAAN

5

Page 15: INOVASI JPA · LATAR BELAKANG PROJEK Masalah pemantauan penyelenggaran kerosakan bangunan di Bahagian Saraan (BS) menyebabkan pelbagai masalah timbul terutamanya melibatkan

1. Sistem ini boleh menjana laporan bagi tujuansemakan tentang amaun bagi setiap servis,minyak dan pembelian lain berkenaan bagisetiap kenderaan jabatan;

2. Memudahkan penyelia untuk membuatsemakan tentang butir-butir kenderaan yangdikendalikan dan diuruskan oleh Jabatan;dan

3. Memudahkan urusan pemantauan.

IMPAK PROJEK

6

Page 16: INOVASI JPA · LATAR BELAKANG PROJEK Masalah pemantauan penyelenggaran kerosakan bangunan di Bahagian Saraan (BS) menyebabkan pelbagai masalah timbul terutamanya melibatkan

STOR SIMULASI INTENGAH diwujudkan bertujuanuntuk merealisasikan hasrat kerajaan untukmengadakan proses tranformasi dalam programlatihan. Kursus Pengurusan Stor di INTAN WILAYAHTENGAH telah dipilih bagi melaksanakan hasrattersebut. Sebelum ini Kursus Pengurusan Stor diINTENGAH hanya berasaskan teori dan kurangmemberi penekanan kepada latihan praktikal.Menyedari hakikat ini , maka usaha telah dibuatuntuk mewujudkan satu STOR SIMULASI yangbertujuan untuk mendedahkan para peserta kepadapersekitaran sebenar sesebuah stor dan proseduryang perlu dilalui dalam sesebuah stor di jabatanKerajaan

LATAR BELAKANG PROJEK

Stor simulasi (INTENGAH)

7

Page 17: INOVASI JPA · LATAR BELAKANG PROJEK Masalah pemantauan penyelenggaran kerosakan bangunan di Bahagian Saraan (BS) menyebabkan pelbagai masalah timbul terutamanya melibatkan

1. Taklimat stor simulasi oleh pegawai projek. 2. Pembentukan kumpulan dan pembahagian tugas

mengikut aktiviti seperti yang berikut:• Proses Penerimaan Stok • Merekod Stok • Penyimpanan • Pengeluaran • Pemeriksaan • Verifikasi Stor • Pelarasan Stok • Pelupusan dan Kehilangan

3. Penyerahan stor simulasi kepada penghulu kursus.4. Aktiviti pendokumentasian dokumen stor (KEW.PS )

sebanyak 22 Borang KEW. PS .5. Post mortem dan kaizen 6. Analisa dan penilaian oleh pegawai projek mengenai

pengurusan stor. 7. Persijilan

PROSES KERJA SEMASA DI STOR SIMULASI

IMPAK

1. Melahirkan tenaga kerja mahir dan bertanggungjawab dalam pengurusan harta awam.

2. Dapat mengurangkan kos latihan terutama dalam penyediaan infrastuktur dan peralatan barangan stor .

3. Prasarana latihan dalam bidang pengurusan aset.

8

Page 18: INOVASI JPA · LATAR BELAKANG PROJEK Masalah pemantauan penyelenggaran kerosakan bangunan di Bahagian Saraan (BS) menyebabkan pelbagai masalah timbul terutamanya melibatkan

Sistem Pemantauan Pergerakan Pegawai

Nor Ashekin binti Anwar (BPPs)

Sistem Pemantauan Pergerakan Pegawai (S3P)dibangunkan pada April 2011 dan mula digunakan Jun2011.

Tujuan : Membolehkan pergerakan seseorang pegawai direkodkan di samping membolehkan pihak pentadbiranbahagian membuat pemantauan terhadap pergerakankeluar masuk pegawai. Ini kerana pergerakan keluarpegawai sangat kerap di bahagian ini yang melibatkanpegawai kaunselor keluar memberi ceramah, membuattugasan luar atau bertemu klien.

LATAR BELAKANG PROJEK

9

Page 19: INOVASI JPA · LATAR BELAKANG PROJEK Masalah pemantauan penyelenggaran kerosakan bangunan di Bahagian Saraan (BS) menyebabkan pelbagai masalah timbul terutamanya melibatkan

• Boleh mengisi maklumat pergerakan pada bila-bila masa(terhad di dalam bahagian sahaja).

• Tiada instalasi diperlukan.

• Tidak seperti jam pergerakan pegawai yang memerlukanpegawai lain datang ke ruang kerja untuk mengetahuistatus pergerakan semasa pegawai.

MUDAH DIADAPTASI

• Antaramuka menarik serta fungsi yang ringkas

• Tidak memerlukan kemahiran khas

• Paparan status pergerakan adalah berdasarkan tarikhsemasa dan paparan dikemaskini setiap 5 minit.

MESRA PENGGUNA

• Senarai pergerakan keluar pegawai akan direkod.

• Menganalisis trend pergerakan keluar pegawai setiapbulan berdasarkan laporan yang boleh dijana melaluisistem.

PENYIMPANAN MAKLUMAT

• Penyelarasan dari segi pemberian, pembahagian tugasdapat dilakukan dengan lebih efektif.

• Memudahkan penyelarasan aktiviti bahagian yang memerlukan penglibatan semua pegawai.

MEMUDAHKAN URUSAN PENTADBIRAN

10

Page 20: INOVASI JPA · LATAR BELAKANG PROJEK Masalah pemantauan penyelenggaran kerosakan bangunan di Bahagian Saraan (BS) menyebabkan pelbagai masalah timbul terutamanya melibatkan

Pekeliling Perkhidmatan dan Surat PekelilingPerkhidmatan JPA Yang Berkuat Kuasa

Saiful Azhar Shaharun(BPP)

LATAR BELAKANG PROJEK

Masalah kesukaran untuk membuat rujukan muktamadberhubung Pekeliling Perkhidmatan dan Surat PekelilingPerkhidmatan sering berlaku. Wujud kebimbangan jikaberlaku PP dan SPP yang dirujuk bukan terkini dandikuatkuasakan. Projek inovasi ini bertujuan untukmemudahkan proses rujukan dibuat dan boleh diaksesoleh sesiapa sahaja. Pautan di Portal JPA ini sangatmesra pengguna dan sentiasa dikemaskini dari masa kesemasa.

11

Page 21: INOVASI JPA · LATAR BELAKANG PROJEK Masalah pemantauan penyelenggaran kerosakan bangunan di Bahagian Saraan (BS) menyebabkan pelbagai masalah timbul terutamanya melibatkan

Apa Yang Anda Boleh Perolehi?

Senarai PP/SPP berkuat kuasa mengikut

tahun dan bilangan

Senarai PP/SPP berkuat kuasa mengikut

kategori

Senarai PP/SPP berkuat kuasa mengikut

teras strategik JPA

Senarai PP/SPP berkuat kuasa terus kepada

capaian

Keaslian dan

Kreativiti?

Praktikal?

Berkesan dan

cekap?

Nilai komersil?

Pertama seumpamanya sejak

2009

Sangat praktikal dan mudah

digunakan

Berkesan dalam penyampaian

perkhidmatan

Telah dimaklumkan ke

Mesyuarat Ketua Setiausaha

dan Ketua Perkhidmatan serta

agensi lain disaran

melaksanakan inisiatif yang

sama

12

Page 22: INOVASI JPA · LATAR BELAKANG PROJEK Masalah pemantauan penyelenggaran kerosakan bangunan di Bahagian Saraan (BS) menyebabkan pelbagai masalah timbul terutamanya melibatkan

EXCELSIOR (BPP)ACCSM Project Management

LATAR BELAKANG PROJEK

Bahagian Perancangan, Penyelidikan dan Korporat (BPP)telah diberi tanggungjawab menjadi sekretariat bagiASEAN Conference on Civil Service Matters (ACCSM)untuk tahun 2011. BPP mendapati masalah yang timbulsemasa penganjuran majlis tersebut adalah berkaitankelemahan koordinasi dan komunikasi. Projek KIK iniakan memberi fokus bagi penyelesaian Pengurusantugas-tugas persediaan penganjuran dan pergerakanMesyuarat ACCSM yang melibatkan perwakilanantarabangsa dari negara-negara ASEAN

13

Page 23: INOVASI JPA · LATAR BELAKANG PROJEK Masalah pemantauan penyelenggaran kerosakan bangunan di Bahagian Saraan (BS) menyebabkan pelbagai masalah timbul terutamanya melibatkan

PUNCA MASALAH PALING MUNGKIN

1. Kesukaran berurusan dengan pegawai dari pelbagaiBahagian;

2. Pemakluman yang tidak teratur;3. Akses terhad kepada dokumen rujukan; dan4. Beban tugas

PENAMBAHBAIKAN

Mewujudkan Sistem Pemantauan secara online yangmana mampu memantau secara menyeluruh, pantas danterkini. Bersetuju membangunkan Sistem PengurusanProjek ACCSM (ACCSMpm).

IMPAK

1. Kos operasi dapat dijimatkan sehingga 189.28% iaitukos urusan mesyuarat;

2. Kos dokumentasi dapat dijimatkan sehingga 358.6%;3. Pengurangan dan penjimatan kewangan sebanyak

RM43,958.70;4. Kos urus setia penjimatan 100%;5. Pengurangan panggilan telefon sebanyak 60% iaitu

15,680 minit kepada hanya 9,408 minit; dan6. Keseluruhan penjimatan masa sebanyak 12,514

minit iaitu 108.65%

14

Page 24: INOVASI JPA · LATAR BELAKANG PROJEK Masalah pemantauan penyelenggaran kerosakan bangunan di Bahagian Saraan (BS) menyebabkan pelbagai masalah timbul terutamanya melibatkan

BRAVOVATIF (BPM)

Masalah penggunaan toner mesin pencetak A4yang tinggi amat kritikal di JPA. Kesedaran yangrendah penggunaan mesin pencetak dan agihanbilangan mesin pencetak yang tinggi di kalanganwarga JPA adalah salah satu faktor penyumbangkepada masalah tersebut. Melalui projek inovasi,Kumpulan Bravovatif telah berjaya menyelesaikanmasalah tersebut. Langkah penjimatan dapatdiperolehi di peringkat Jabatan di sampingmemastikan mutu perkhidmatan tidak terjejas.

Penggunaan toner mesin pencetak A4 yang tinggi di JPA

LATAR BELAKANG PROJEK

15

Page 25: INOVASI JPA · LATAR BELAKANG PROJEK Masalah pemantauan penyelenggaran kerosakan bangunan di Bahagian Saraan (BS) menyebabkan pelbagai masalah timbul terutamanya melibatkan

IMPAK PROJEK

1. Pengurangan penggunaan toner pencetak lasermonochrome A4 sehingga 33%;

2. Penjimatan kos toner untuk 3 bulan (RM84,672);dan

3. Pengurangan kos penyenggaraan pencetakRM446,000 setahun.

PENYELESAIAN

1. Pengedaran Garis Panduan dan Etika PenggunaanPencetak;

2. Iklan promosi etika penggunaan pencetakmelalui email;

3. Capaian Link Muat Turun Manual PenggunaPencetak; dan

4. Melaksanakan pengamalan perkongsianpencetak di kalangan pengguna

ISU/MASALAH

1. Budaya perkongsian pencetak kurang diamalkan;2. Kurang pengetahuan penggunaan pencetak;3. Kurang mengamalkan printer sharing;4. Tiada panduan pengguna pencetak yang boleh

dikongsi bersama;5. Penggunaan pencetak secara tidak terkawal; dan6. Penyalahgunaan pencetak.

16

Page 26: INOVASI JPA · LATAR BELAKANG PROJEK Masalah pemantauan penyelenggaran kerosakan bangunan di Bahagian Saraan (BS) menyebabkan pelbagai masalah timbul terutamanya melibatkan

i-MIND (BPPs)

BaKaPow (BKP)

LATAR BELAKANG PROJEK

Pengurusan Tempahan Kenderaan Yang Kurang Bersistematik

Pengurusan kenderaan di JPA merupakan satu (1)fungsi utama yang terdapat di Sektor Pentadbiran,Bahagian Khidmat Pengurusan (BKP). Elemenpengurusan kenderaan melibatkan pengurusanpemandu, penjadualan tugas pemandu dantempahan kenderaan Jabatan. BKP telahmelaksanakan projek inovasi untuk menyediakansistem atas talian bagi mempercepatkan urusanpengurusan tempahan kenderaan.

17

Page 27: INOVASI JPA · LATAR BELAKANG PROJEK Masalah pemantauan penyelenggaran kerosakan bangunan di Bahagian Saraan (BS) menyebabkan pelbagai masalah timbul terutamanya melibatkan

PUNCA MASALAH

1. Urusan tempahan kenderaan dilakukan secaramanual yang melibatkan penggunaan kertas dantoner;

2. Jangka masa pemprosesan dalam tempoh 3hingga 5 hari bekerja;

3. Tenaga kerja tambahan diperlukan untukmenguruskan tempahan secara manual; dan

4. Bilangan aduan yang bertambah setiap hari.

PENYELESAIAN

Membangunkan Sistem Tempahan Kenderaan secaraatas talian

FAEDAH DAN IMPAK PROJEK

1. Penjimatan penggunaan kertas dalam tempoh 6bulan sebanyak 600 rim (RM7,000);

2. Penjimatan penyelenggaraan mesin fakssehingga RM960.00;

3. Penjimatan toner sebanyak RM5,600;4. Penjimatan kos operasi sebanyak RM13,040;5. Penjimatan kos pembangunan sistem sebanyak

RM25,500; dan6. Penjimatan masa dari 5 hari kepada 2 hari

bekerja.

18

Page 28: INOVASI JPA · LATAR BELAKANG PROJEK Masalah pemantauan penyelenggaran kerosakan bangunan di Bahagian Saraan (BS) menyebabkan pelbagai masalah timbul terutamanya melibatkan

LATAR BELAKANG PROJEK

Target (BS)

Sistem Pemantauan Sasaran Kerja Tahunan

19

Page 29: INOVASI JPA · LATAR BELAKANG PROJEK Masalah pemantauan penyelenggaran kerosakan bangunan di Bahagian Saraan (BS) menyebabkan pelbagai masalah timbul terutamanya melibatkan

IMPAK PROJEK

20

Page 30: INOVASI JPA · LATAR BELAKANG PROJEK Masalah pemantauan penyelenggaran kerosakan bangunan di Bahagian Saraan (BS) menyebabkan pelbagai masalah timbul terutamanya melibatkan

Terdapat 23 jenis laman sosial yang popular digunakanpada masa kini. Namun begitu, belum wujud lagisebarang rujukan ataupun informasi mengenai SocialNetwork for Office Use. Idea yang ingin diketengahkanini adalah satu bentuk penggunaan laman sosial dikalangan warga SRK untuk membantu tugasan sehariandi pejabat. Kini, dengan adanya MySRK2, aktivitipemantauan projek dapat dilakukan mengikut

kesesuaian dan kehendak warga SRK.

LATAR BELAKANG PROJEK

Zon Komuniti SRK –MYSRK2

Sazrol Fadzil Bojeng - BPM

21

Page 31: INOVASI JPA · LATAR BELAKANG PROJEK Masalah pemantauan penyelenggaran kerosakan bangunan di Bahagian Saraan (BS) menyebabkan pelbagai masalah timbul terutamanya melibatkan

JPA CyberjayaWing Kiri

JPA Cyberjaya Wing Kanan

JPA PutrajayaJPA Sapura

@Mines

SPAM MAIL@ Kuota e-mel

terhad

ketirisan maklumat

jika melalui

Facebook/Twitter

Rumit memantauPemasanga

n Talian

Rumit memantau

prestasi projek

•Komunikasi lebih efektif•Aktiviti pemantauan lebih cekap•Saluran komunikasi dijamin berfungsi

IMPAK PROJEK

1. Idea Baru- Social Network for Office Use2. Pemantauan Status Capaian JPA*Net & Hrmis*Net

Yang Berkesan3. Mesra Pengguna4. Kemudahan Pemantauan Prestasi Pelaksanaan

Projek5. Pemantauan Pemasangan Talian Lebih Berkesan6. Maklum Balas Mengenai Status Capaian7. Menjimatkan Kos

22

Page 32: INOVASI JPA · LATAR BELAKANG PROJEK Masalah pemantauan penyelenggaran kerosakan bangunan di Bahagian Saraan (BS) menyebabkan pelbagai masalah timbul terutamanya melibatkan

LATAR BELAKANG PROJEK

MyBP_DiaryBahagian Pasca Perkhidmatan

MyBP_Diary adalah satu sistem merekod aktiviti kerja– kerja di Bahagian Pasca Perkhidmatan yang manadicetuskan oleh YBhg Dato’ Yeow Chin Keong denganmenulis segala aktiviti kerja pada diari yang dibekalkansetiap tahun. Melalui sistem ini, semua aktiviti failakan direkod dan dijumlahkan dengan mengikut kes-kes tertentu. Sistem ini sesuai digunapakai di semuajabatan kerajaan kerana ianya meliputi prosedurharian seorang kakitangan awam. Sesuai dengan ideaasal sesebuah diari yang merekodkan segala aktivitiharian, Sistem ini juga merekod dan memantau jumlahfail yang telah diproses oleh seseorang pegawai itu.

23

Page 33: INOVASI JPA · LATAR BELAKANG PROJEK Masalah pemantauan penyelenggaran kerosakan bangunan di Bahagian Saraan (BS) menyebabkan pelbagai masalah timbul terutamanya melibatkan

MODUL TERDAPAT DALAM SISTEM

1. Log Pergerakan Fail2. Log Fail Teknikal (fail bermasalah / dokumen tidak

lengkap)3. Log SDP4. Borang Check list

IMPAK PROJEK

1. Pemantauan pergerakan fail;2. Melalui Log Fail Teknikal salah satu modul yang

digunakan sebagai medium perhubungan denganpihak ICT jika berlaku kesilapan data-data dalamsistem POWER

3. Melalui log SDP semua transaksi fail yang di SDPakan direkod dan peringatan akan dikeluarkanjika tarikh matang sudah tiba; dan

4. Penjimatan ruang bagi simpanan borang-borangchecklist.

24

Page 34: INOVASI JPA · LATAR BELAKANG PROJEK Masalah pemantauan penyelenggaran kerosakan bangunan di Bahagian Saraan (BS) menyebabkan pelbagai masalah timbul terutamanya melibatkan

LATAR BELAKANG PROJEK

Koleksi Pekeliling Perkhidmatan Tahun1954 hingga Tahun 2010

Hamid bin Mohd Johar (BKP)

Projek koleksi Pekeliling Perkhidmatan ini bermulapada tahun 2003 dan siap kemaskini pada tahun2008. Rujukan maklumat dibuat di laman web JPAdan perpustakaan JPA. Tujuan utama koleksi iniadalah untuk rujukan/ simpanan setiap wargaperkhidmatan awam kerana mudah dimiliki, senangdikendali, jimat masa, jimat ruang penyimpanan danyang penting jimat kos kertas untuk cetakan.Mengikut perkiraan untuk mencetak, kegunaankertas sebanyak 22669 helai untuk cetakan sebelahmuka, 11335 helai untuk cetakan depan belakangdan jika dibukukan akan menjadi 45 buah buku tetapidengan sekeping CD sahaja ia amat memudahkan.

25

Page 35: INOVASI JPA · LATAR BELAKANG PROJEK Masalah pemantauan penyelenggaran kerosakan bangunan di Bahagian Saraan (BS) menyebabkan pelbagai masalah timbul terutamanya melibatkan

LATAR BELAKANG PROJEK

Pengurusan Jadual Peribadi Pegawai Dan Pengurusan Jadual Mesyuarat

(OWA…OH OWA…)

Khairul Anuar bin Mohd Nordin (BPP)Saiful Azhar Shaharun (BPP)

Menganjurkan mesyuarat merupakan satutugas yang rencam di mana urus setia perlumengetahui sama ada pegawai yang terlibatmempunyai masa yang lapang untukmenghadiri mesyuarat tersebut.

Melalui projek ini, permasalahan tersebutdapat diselesaikan dengan lebih efisien.

26

Page 36: INOVASI JPA · LATAR BELAKANG PROJEK Masalah pemantauan penyelenggaran kerosakan bangunan di Bahagian Saraan (BS) menyebabkan pelbagai masalah timbul terutamanya melibatkan

LATAR BELAKANG PROJEK

Saiful Azhar Shaharun (BPP)Siti Khadijah binti Abd Ghani (BPP)

Luncheon Talk Kita

Luncheon talk merupakan sesi perkongsian ilmuyang mana dikendalikan oleh BPP melibatkan AhliMesyuarat Pengurusan JPA. Sesi ini melibatkanjemputan daripada pakar-pakar luar (GLC, Swasta,NGO) untuk berkongsi pengalaman dan ilmuberhubung pengurusan, kepimpinan dan agendatransformasi. Sesi perkongsian ilmu mesyuaratpengurusan JPA kini boleh diakses dan dicapai olehwarga JPA serta masyarakat umum di laman PortalJPA. Perkongsian ini pasti memberi impak kepadapara penonton/ pendengar dalam melaksanakantugas.

27

Page 37: INOVASI JPA · LATAR BELAKANG PROJEK Masalah pemantauan penyelenggaran kerosakan bangunan di Bahagian Saraan (BS) menyebabkan pelbagai masalah timbul terutamanya melibatkan
Page 38: INOVASI JPA · LATAR BELAKANG PROJEK Masalah pemantauan penyelenggaran kerosakan bangunan di Bahagian Saraan (BS) menyebabkan pelbagai masalah timbul terutamanya melibatkan
Page 39: INOVASI JPA · LATAR BELAKANG PROJEK Masalah pemantauan penyelenggaran kerosakan bangunan di Bahagian Saraan (BS) menyebabkan pelbagai masalah timbul terutamanya melibatkan

Penasihat GENIUS

• Zaki Zakaria

Ketua GENIUS

• Farid Iqbal Ibrahim

Setiausaha GENIUS

• Mohd Noramin Khalid

Editor GENIUS

• Mohd Faisal Anuar

Teknikal ICT GENIUS

• Wan Nazirul Hafeez Wan Safie

Dokumentasi GENIUS

• Aizuddin Aizat Abdul Rahman

e-Penawaran(Bahagian Pembangunan Modal Insan)

ePenawaran dibangunkan bagi menggantikanproses penawaran biasiswa persekutuan sedia adadi mana pelajar yang ditawarkan biasiswa perlumengesahkan penerimaan tawaran secara online.

Melalui e-Penawaran, urusan penawaran biasiswadapat dijalankan dengan lebih efisien.

LATAR BELAKANG PROJEK

28

Page 40: INOVASI JPA · LATAR BELAKANG PROJEK Masalah pemantauan penyelenggaran kerosakan bangunan di Bahagian Saraan (BS) menyebabkan pelbagai masalah timbul terutamanya melibatkan

BMI

Keputusan Penajaandiumumkan

PELAJAR

Pelajar memuatturun surat tawarandan syarat tawaran

PELAJAR

Pelajar mengesahkanpenerimaan tawaran

PELAJAR

Pelajar mengemaskinimaklumat peribadi

dan waris

PELAJAR

Pelajar membukaakaun Bank Islam dan

mengisi maklumatakaun bank

PELAJAR

Pelajar mengisimaklumat penjamin

PELAJAR

Pelajar mencetakdokumen tawaranseperti dokumen

perjanjian

PELAJAR

Pelajar mendaftarkandiri di KolejPersediaan

PELAJAR

Pelajarmenandatangani

dokumen perjanjian

IMPAK PROJEK

1. Penjimatan kos keseluruhan sehinggaRM313,426.88 (kos dokumen, pos, PKS, Elaunlebih masa dan telefon);

2. Proses penawaran lebih efisien (cepat, tepatdan mudah). Sebelum ini proses penghantarandokumen mengambil masa 3-4 minggu;

3. Mesra pengguna – Guided system;4. Mengurangkan kesilapan maklumat pelajar dan

pegawai dapat memberi fokus kepadapemantauan pelajar (pembayaran biasiswa danprestasi akademik); dan

5. Mesra alam sekitar.

29

Page 41: INOVASI JPA · LATAR BELAKANG PROJEK Masalah pemantauan penyelenggaran kerosakan bangunan di Bahagian Saraan (BS) menyebabkan pelbagai masalah timbul terutamanya melibatkan

Kaedah Untuk Gerakan Gaji dan Bonus

Bahagian Perkhidmatan

OBJEKTIF PROJEK

1) Memberi kakitangan lebih berusaha &bermotivasi untuk diri sendiri dan organisasi;

2) Amanah & Jujur;3) Imbuhan yang setimpal;4) Kompetensi yang sebenar; dan5) Menggalakkan bekerja dalam pasukan.

30

Page 42: INOVASI JPA · LATAR BELAKANG PROJEK Masalah pemantauan penyelenggaran kerosakan bangunan di Bahagian Saraan (BS) menyebabkan pelbagai masalah timbul terutamanya melibatkan

STATUS PERATUS DASAR ULASAN PENILAI

KEMENTERIAN/JABATA

N

NOMBORGENAP (2, 4,

6, 8)

KPI (PERCAPAI

ANKESELURU

HAN)

SETIAP TAHUN AKAN

BERUBAH (SETIAP

KAKITANGAN PATUT

TERIMA)

KPPA

INDIVIDU (FUNGSION

AL/PRAKTIKAL)

NOMBOR GANJIL (0, 1,

3, 5)

KPI/LNPT/

PEMERHATIAN

SETIAPTAHUN AKAN

BERUBAH

KPP/PP

GENERIK (PENGETAH

UAN UMUM)

NOMBORMENAIK (0,

1, 2, 3, )

PEPERIKSAAN KHAS

(50 SOALAN)

TIDAK WAJIB TETAPI

KEPUTUSANNYA DIAMBIL

KIRA SELAMA 5

TAHUN.

KEPUTUSANPEPERIKSAA

N(CONTOH MARKAH)

%

0 HINGGA 10

0

11 HINGGA 20

1

21 HINGGA 40

2

41 HINGGA 50

3

31

Page 43: INOVASI JPA · LATAR BELAKANG PROJEK Masalah pemantauan penyelenggaran kerosakan bangunan di Bahagian Saraan (BS) menyebabkan pelbagai masalah timbul terutamanya melibatkan

LATAR BELAKANG PROJEK

EUREKA (Bahagian Pasca Perkhidmatan)

Perhebat Proses Kerja, Jimat Kos Berbelanja

Pemilihan projek diinspirasikan oleh sarananpemimpin-pemimpin negara yang memberi penekananke arah organisasi kejat. Setelah kajian dilakukan,didapati Unit Daftar Bayaran (Unit H) dan Unit Semakan(Unit L) di Cawangan Akaun dan Bayaran telahdikenalpasti sebagai unit yang mempunyai fungsi yanghampir sama iaitu memproses bayaran faedahpersaraan. Penggabungan kedua-dua unit telahmemendekkan proses kerja bayaran faedah persaraan.

32

Page 44: INOVASI JPA · LATAR BELAKANG PROJEK Masalah pemantauan penyelenggaran kerosakan bangunan di Bahagian Saraan (BS) menyebabkan pelbagai masalah timbul terutamanya melibatkan

SEBAB-SEBAB PERLUNYA PENGGABUNGAN

1. Proses kerja yang hampir sama digabungkan;2. Lebih sistematik;3. Memendekkan proses kerja;4. Menjimatkan kos belanja mengurus sehingga

RM625,784.64 setahun ;5. 27 perjawatan telah dikurangkan;6. Mempercepatkan tempoh proses bayaran kerana

bilangan pegawai yang mengesah dan melulusbaucar bayaran bertambah; dan

7. Mengurangkan bilangan aduan.

FAEDAH PROJEK

1. Arahan kerja terdahulu – Tertakluk kepada proseskerja yang telah dibangunkan terdahulu;

2. Unit berbeza bagi memproses dua (2) dokumenyang berbeza daftar bayaran dan baucer bayaran;

3. Setiap proses kerja memerlukan semakan failfizikal; dan

4. Sikap berhati-hati yang memerlukan semakanberulang.

33

Page 45: INOVASI JPA · LATAR BELAKANG PROJEK Masalah pemantauan penyelenggaran kerosakan bangunan di Bahagian Saraan (BS) menyebabkan pelbagai masalah timbul terutamanya melibatkan

LATAR BELAKANG PROJEK

Ketidakhadiran Peserta Kursus SelepasPengesahan Dibuat

GEMPAQ – INTAN Wilayah Utara

Secara purata INTURA menawarkan 800 tempatkepada penjawat awam untuk menghadiri kursuspada satu-satu bulan. Setiap calon peserta yangtelah ditawarkan perlu mengesahkan kehadiran bagimemudahkan urusan kursus di INTURA. Namunbegitu, terdapat calon-calon yang gagal hadir kekursus setelah pengesahan dibuat. Perkara ini telahmenimbulkan implikasi kepada pengurusan kursusdi INTURA dan kos-kos yang terlibat. GEMPAQ telahberjaya menyelesaikan masalah ini melaluipendekatan inovatif dan kreatif.

34

Page 46: INOVASI JPA · LATAR BELAKANG PROJEK Masalah pemantauan penyelenggaran kerosakan bangunan di Bahagian Saraan (BS) menyebabkan pelbagai masalah timbul terutamanya melibatkan

PEMBAZIRAN YANG BERLAKU

1. Menjejaskan peluang peserta lain untukmenghadiri kursus;

2. Kehilangan hasil berjumlah RM3,000 sebulan(pendaftaran peserta RM30 sebulan); dan

3. Pembaziran nota,buku program, makanan dansebagainya.

PENYELESAIAN MELALUI KIK

Menggunakan kombinasi kaedah ‘ waiting list’ danmenelefon peserta yang mengesahkan kehadiranpada hari pendaftaran kursus. Surat tawaran akandihantar kepada 40 peserta yang layak, manakala 10orang peserta lagi akan menerima surat untuk‘waiting list’.

IMPAK

1. Peningkatan kehadiran kursus sehingga 86.5%;2. Peningkatan hasil kutipan yuran (6 bulan)

sebanyak RM15,480;3. Pengurangan pembaziran makan minum

peserta sebanyak RM10,560 dalam tempoh 6bulan;

4. Mengoptimumkan faedah peralatan kursussebanyak RM4,128 (6 bulan); dan

5. Peningkatan kutipan yuran pendaftaran dalamtempoh 6 bulan sebanyak RM15,480

35

Page 47: INOVASI JPA · LATAR BELAKANG PROJEK Masalah pemantauan penyelenggaran kerosakan bangunan di Bahagian Saraan (BS) menyebabkan pelbagai masalah timbul terutamanya melibatkan

KADOBJEKTIF PROJEK

1. Menjadi morale booster kepada rakan sekerja padasetiap hari Isnin untuk hadir bertugas dengan lebihbersemangat dan dapat menangani simptom "MondayBlues" rakan sekerja;

2. Mempertingkatkan produktiviti rakan sekerjabermula pada hari Isnin hingga ke akhir minggu.;

3. Meningkatkan keseronokan bekerja, motivasi dankeceriaan suasana bekerja.; dan

4. Melahirkan kata-kata penghargaan kepada rakansekerja.

36

Page 48: INOVASI JPA · LATAR BELAKANG PROJEK Masalah pemantauan penyelenggaran kerosakan bangunan di Bahagian Saraan (BS) menyebabkan pelbagai masalah timbul terutamanya melibatkan

MUDAH DIADAPTASI (Mudah dilaksanakan, TapiMemberi Impak Tinggi)

MENJIMATKAN KOS (Tiada Kos/Kos Minima)

MESRA PENGGUNA (Kaedah pelaksanaan yang mudahiaitu pengisian X-PRESSI pada hari Jumaat dan edaranpada hari Isnin)

Mula

Edarkan kad X-Pressi kepada semua warga BPPs sewaktu ‘Perhimpunan Pagi’ hari Jumaat

Warga BPPs isi kad X-Pressi (berdasarkan tema, tanpa nama pengirim) ditujukan kepada

rakan yang dipilih

Kad X-Pressi yang telah diisi dikumpulkan sebelum waktu rehat Hari Jumaat jam 12.00

tengahari

Urusetia menapis isi kandungan kad X-Pressi

Kad X-Pressi diberikan kepada pegawai BPPs yang dipilih pada hari Isnin minggu

berikutnya

3 kad X-Pressi yang terpilih akan dibacakan sewaktu sesi ‘Perhimpunan Pagi’ hari Isnin

Semua Pegawai yang dipilih menampal kad X-Pressi di papan kenyataan “Ruang X-Pressi” di

Lobi BPPs

Tamat

37

Page 49: INOVASI JPA · LATAR BELAKANG PROJEK Masalah pemantauan penyelenggaran kerosakan bangunan di Bahagian Saraan (BS) menyebabkan pelbagai masalah timbul terutamanya melibatkan

LATAR BELAKANG PROJEK

B-SMART (BS)

Memudahkan Penyampaian Taklimat Dasar Saraan

Bahagian Saraan (BS) merupakan bahagian yangbertanggungjawab dalam penggubalan, pelaksanaan danpemantauan dasar-dasar saraan sektor awam, sentiasamenerima bilangan permohonan yang tinggi daripadapelbagai agensi di peringkat Persekutuan, Negeri, PBTdan Pihak Berkuasa Berkanun untuk menyampaikantaklimat berkaitan dasar-dasar saraan.

Namun begitu, kekangan pegawai di Cawangan DasarSaraan (CDS), BS untuk memenuhi permohonan amatkritikal. Banyak permohonan tidak dapat dipenuhi dan iniakan mengakibatkan pihak Kementerian/Jabatan/Agensimenghadapi kesukaran untuk memahami dasar-dasarsaraan sektor awam.

38

Page 50: INOVASI JPA · LATAR BELAKANG PROJEK Masalah pemantauan penyelenggaran kerosakan bangunan di Bahagian Saraan (BS) menyebabkan pelbagai masalah timbul terutamanya melibatkan

KELEBIHAN PROJEK DVD

1. Mengandungi rakaman penerangan mengenaidasar saraan sektor awam;

2. Mengandungi nota taklimat dasar saraan sektorawam;

3. Mengandungi capaian Klik Elaun untuk rujukan;4. Mengandungi capaian ruang interaksi bagi pihak

Kementerian/Jabatan/Agensi membuat rujukandan mendapat penjelasan segera mengenai dasarsaraan sektor awam;

5. Membolehkan pihak Kementerian / Jabatan /Agensi mengendalikan sesi taklimat tanpamelibatkan pegawai BS; dan

6. Penjimatan masa dan penggunaan sumbermanusia yang lebih optimum di BS.

PENYELESAIAN

Penyediaan DVD / ruang interaksi bagi membolehkanpenyampaian taklimat berkaitan dasar saraan sektorawam dapat dipenuhi

39

Page 51: INOVASI JPA · LATAR BELAKANG PROJEK Masalah pemantauan penyelenggaran kerosakan bangunan di Bahagian Saraan (BS) menyebabkan pelbagai masalah timbul terutamanya melibatkan

LATAR BELAKANG PROJEK

Kesukaran klien mengakses perkhidmatan kaunselingmerupakan salah satu isu/masalah yang sering menjadipenghalang ke arah memastikan matlamat rakyatsejahtera sukar dicapai. Keadaan lokasi yang jauh danmemerlukan kos yang tinggi bagi seseorang klien untukmendapatkan sesuatu perkhidmatan kaunseling telahmenjadi asas kepada keberhasilan projek KIK iaitu e-kaunseling. (pendekatan kaunseling secara maya –atastalian).

Memperluaskan akses/capaian klien ke atasperkhidmatan kaunseling

i-MIND (BPPs)

40

Page 52: INOVASI JPA · LATAR BELAKANG PROJEK Masalah pemantauan penyelenggaran kerosakan bangunan di Bahagian Saraan (BS) menyebabkan pelbagai masalah timbul terutamanya melibatkan

KELEBIHAN PROJEK

e-kaunseling boleh dicapai melalui Portal JPA

1. Sistem yang mesra pengguna dan mudah dicapai;2. Sistem yang menarik pengguna (antara muka yang

menarik);3. Memudahkan pemantauan oleh unit yang

menyelaras;4. Pinjamatan kos kewangan (tol, minyak) sehingga

RM319.00 bagi satu perjalanan pergi-balik seorangklien; dan

5. Penjimatan masa.

41

Page 53: INOVASI JPA · LATAR BELAKANG PROJEK Masalah pemantauan penyelenggaran kerosakan bangunan di Bahagian Saraan (BS) menyebabkan pelbagai masalah timbul terutamanya melibatkan

Exchange (BK)Mempercepatkan Urusan Permohonan

Pertukaran Pegawai PerkhidmatanGunasama Persekutuan

LATAR BELAKANG PROJEK

Dalam menguruskan permohonan pertukaranPegawai Perkhidmatan Gunasama Persekutuan,Bahagian Perkhidmatan (BK) sentiasa berusaha untukmempercepatkan proses demi memastikan kebajikanpenjawat awam sentiasa dibela. Hasil daripadapercambahan idea dan perbincangan, pasukan KIK BK(Exchange) telah berjaya mencapai matlamat bagimempercepatkan urusan pertukaran tersebut melaluiModul Perolehan Sumber Manusia (HRMIS).

42

Page 54: INOVASI JPA · LATAR BELAKANG PROJEK Masalah pemantauan penyelenggaran kerosakan bangunan di Bahagian Saraan (BS) menyebabkan pelbagai masalah timbul terutamanya melibatkan

PUNCA MASALAH

1. Prosedur pemohonan pertukaran tidakterperinci;

2. Kesilapan maklumat;3. Lambakan dokumentasi; dan4. Susunan permohonan tidak mengikut

keutamaan.

PENYELESAIAN

Automasi proses kerja secara online melalui e-Tukar

IMPAK

1. Bilangan kekosongan jawatan dapat diketahuipemohon;

2. Meningkatkan keberkesanan dan kecekapanurusan pertukaran;

3. Pengurangan bilangan aduan;4. Penjimatan kos toner pencetak dan kertas A4;5. Penjimatan masa urusan permohonan

pertukaran dari 30 hari ke 14 hari;6. Penjimatan tenaga kerja sebanyak 50% (18

orang); dan7. Urusan pertukaran lebih telus.

43

Page 55: INOVASI JPA · LATAR BELAKANG PROJEK Masalah pemantauan penyelenggaran kerosakan bangunan di Bahagian Saraan (BS) menyebabkan pelbagai masalah timbul terutamanya melibatkan

LATAR BELAKANG PROJEK

Pengurusan Dokumen perjanjian PinjamanYuran Pengajian Luar Negara Kurang Efisien

@greeminds (BMI)

Setiap tahun, Unit Penawaran, BMI akan menguruskanpenawaran Skim Pinjaman Yuran Pengajian LuarNegara (SPYPLN) sebanyak dua (2) sesi penawaraniaitu pada bulan Februari dan Julai. Proses inidikenalpasti melibatkan pengurusan dokumenperjanjian yang memakan masa, tenaga danmemerlukan kos yang tinggi. Melalui pendekataninovatif dan kreatif, @greeminds telah berjayamenyelesaikan masalah pengurusan dokumenperjanjian yang kurang efisien.

44

Page 56: INOVASI JPA · LATAR BELAKANG PROJEK Masalah pemantauan penyelenggaran kerosakan bangunan di Bahagian Saraan (BS) menyebabkan pelbagai masalah timbul terutamanya melibatkan

PENYELESAIAN MELALUI PROJEK KIK

Mewujudkan Sistem Pengurusan DokumenPerjanjian Pinjaman Yuran Pengajian Luar Negara(e-PYLN) yang mana boleh dicapai melalui sistematas talian eSILA ver. 2.1 di Portal JPA.

KELEBIHAN DAN IMPAK PROJEK

1. Mudah diadaptasi;2. Mesra pengguna – Guided System;3. Dokumen boleh dicapai serta-merta;4. Mengurangkan kesilapan maklumat pelajar;5. Penjimatan sebanyak RM31,500 bagi 3 tahun

bagi kos percetakan dan penghantaran;6. Mesra alam sekitar; dan7. Mempercepatkan urusan daripada 140 hari

kepada 119 hari.

45

Page 57: INOVASI JPA · LATAR BELAKANG PROJEK Masalah pemantauan penyelenggaran kerosakan bangunan di Bahagian Saraan (BS) menyebabkan pelbagai masalah timbul terutamanya melibatkan

Pelaksanaan Sistem PengurusanKehadiran Berasaskan Cap Jari Sebagai

Pemangkin Integriti Di BahagianPengurusan Maklumat, JPA

Bahagian Pengurusan Maklumat

Memberi penerangan mengenai SistemMyKedatangan iaitu sistem yang merekodkankehadiran ke pejabat secara elektronik berasaskanbiometrik oleh BPM untuk dipertimbangkan bagiAnugerah Inovator JPA tahun 2011.

LATAR BELAKANG PROJEK

46

Page 58: INOVASI JPA · LATAR BELAKANG PROJEK Masalah pemantauan penyelenggaran kerosakan bangunan di Bahagian Saraan (BS) menyebabkan pelbagai masalah timbul terutamanya melibatkan

Penggunasentuh cap jariyang telahdidaftarkan.

Data akandisimpan

dalam jadualt_datalog di

pangkalandata.

Penggunalog masukke dalamsistem.

MukautamaSistem

MyKedatangan

LaporanPentadbir

LaporanPenyelia

LaporanIndividu

Aktiviti Kos Pembelian Kaedah Sedia Ada (setahun)

MyKedatangan

Kos mesinperakam

RM3,600.00 RM6,500

Kos kad perakam RM285.00 Tidak perlu

Upah cetak kad perakam (4 jam)

RM234.00 Tidak perlu

Upah menyediakan laporan bulanan

RM1,404.00 Tidak perlu

Kos menyalin/ mencetak kad perakam untuk laporan bulanan

RM142.00 Jika perlu

JUMLAH RM2,066.40

Aliran Proses Sistem MyKedatangan

Penjimatan Kos bagi Tahun Pertama

47

Page 59: INOVASI JPA · LATAR BELAKANG PROJEK Masalah pemantauan penyelenggaran kerosakan bangunan di Bahagian Saraan (BS) menyebabkan pelbagai masalah timbul terutamanya melibatkan

Be POsitive (BPO)

LATAR BELAKANG PROJEK

Mencapai Ketepatan Data Perjawatan Sektor Awam

Bahagian Pembangunan Organisasi (BPO) merupakanrujukan utama maklumat sumber manusia perkhidmatanawam keseluruhannya. Namun begitu, wujudpermasalahan tiadanya keseragaman data perjawatanantara BPO dengan agensi-agensi sektor awam yang lain.Ini menyebabkan berlakunya kemungkinan dataperjawatan tidak tepat dan boleh dipercayai.

48

Page 60: INOVASI JPA · LATAR BELAKANG PROJEK Masalah pemantauan penyelenggaran kerosakan bangunan di Bahagian Saraan (BS) menyebabkan pelbagai masalah timbul terutamanya melibatkan

KELEBIHAN APLIKASI MyPOST

CADANGAN PENYELESAIAN

Aplikasi MyPost

Sistem aplikasi yang dibangunkan untuk menyimpanrekod maklumat mengenai data perjawatan yang telahdiluluskan oleh Perbendaharaan Malaysia

1. Mampu mengatasi masalah ketepatan dataperjawatan sektor awam;

2. Sumber rujukan data perjawatan sektor awam;3. Menyimpan semua maklumat sektor awam; dan4. Memudahkan proses analisis data perjawatan.

Maklumat Perjawatan

Perakuan Perjawatan secara

on-line

Profil AgensiPemantauan permohonan Perjawatan

49

Page 61: INOVASI JPA · LATAR BELAKANG PROJEK Masalah pemantauan penyelenggaran kerosakan bangunan di Bahagian Saraan (BS) menyebabkan pelbagai masalah timbul terutamanya melibatkan

Program Pembangunan Kepakaran (PPK) Pegawai ICT BPM

Salmiah binti Ismail

Program yang dirancang dan dilaksana secara sistematikuntuk meningkatkan kepakaran pegawai ICT dalampelaksanaan dan penyenggaraan HRMIS. Idea asaldicetus oleh keadaan (pengalamanmengendalikan HRMIS bersama Vendor). Melaluiprojek inovasi ini, BPM akan sentiasa bersediamemberikan khidmat kepakaran kepadapengguna/stakeholder.

LATAR BELAKANG PROJEK

50

Page 62: INOVASI JPA · LATAR BELAKANG PROJEK Masalah pemantauan penyelenggaran kerosakan bangunan di Bahagian Saraan (BS) menyebabkan pelbagai masalah timbul terutamanya melibatkan

Kreativiti menggunakan kaedah warna yangmudah dipraktik dan hampir dengan

kehidupan manusia.

STATUS WARNA• Kepakaran < 50% : Merah • Kepakaran 50% - 79%: Kuning• Kepakaran 80% ke atas: Hijau

• Penjimatan -Vendor RM8.1 juta setahun• Kompetensi meningkat• Keyakinan bertambah• Menjadi Pakar rujuk teknikal/modul• Persaingan sihat di kalangan PTM/PPTM

mempercepatkan pembangunan kepakaran

IMPAK PROJEK

ProsesModul

Rekabentuk

TeknikalModul

Database/

Tables Modul

LaporanModul/

Cube EIS

. Penyedi

aanSpesifik

asiProgra

m

Penyediaan

Impact Analysis

Form (IAF)

PEMANTAUAN DAN PENILAIAN

MO:Ahmad Fitri bin MazlamModul/Submodul:DEV-CDP

51

Page 63: INOVASI JPA · LATAR BELAKANG PROJEK Masalah pemantauan penyelenggaran kerosakan bangunan di Bahagian Saraan (BS) menyebabkan pelbagai masalah timbul terutamanya melibatkan

Rancangan Sesi Pembelajaran UntukSlot Multimedia Program Interaktif

Pemandu Cemerlang.

Yusuf Mok (INTAN Sarawak)

LATAR BELAKANG PROJEK

Program berdurasi 2 – 4 jam ini dilaksanakan khasbuat pemandu dari Gred R3 hingga R4 yangbertanggungjawab memberi khidmat pemandukenderaan kepada pelanggan dalaman atau luaran.Di akhir program/slot ini, peserta akan:1. Dapat kefahaman dan kemahiran yang

diperlukan berkaitan pemandu cemerlang;2. Dapat mengamalkan nilai-nilai yang sesuai

semasa menjalankan tugas sebagaipemandu;dan

3. Dapat mengamalkan sikap, kelakuan danperwatakan yang positif terhadap peraturandan pegawai lain semasa menjalankan tugassebagai pemandu.

52

Page 64: INOVASI JPA · LATAR BELAKANG PROJEK Masalah pemantauan penyelenggaran kerosakan bangunan di Bahagian Saraan (BS) menyebabkan pelbagai masalah timbul terutamanya melibatkan

Bil

.Masa Kandungan Proses

Alat

Bantuan

1. 5 minit

Penerangan kepada

persediaan tayangan

video

Taklimat

2. 5 minitPecah kumpulan kecil

(5 / 6 orang sekumpulan)

Pecah

Kumpulan

3. 20 minit Tayangan video Tayangan

Skrin,

Pemain

DVD,

audio

pembesar

suara

4. 30 minit

Perbincangan kumpulan

mengenai pengajaran

dalam video

Perbincangan

5. REHAT

6.

7 - 10

minit satu

kumpulan

Setiap kumpulan

membuat pembentangan

mengenai pemerhatian

dan pengajaran seperti

dalam tayangan video

Pembentangan

Kertas

manila

(flip chart)

dan pen

marker

7. 30 minitSlaid PowerPoint untuk

jawapan

Ceramah dan

Q&A Skrin dan

komputer8. 15 minit Rumusan Ceramah

Prosedur Interaktif

53

Page 65: INOVASI JPA · LATAR BELAKANG PROJEK Masalah pemantauan penyelenggaran kerosakan bangunan di Bahagian Saraan (BS) menyebabkan pelbagai masalah timbul terutamanya melibatkan
Page 66: INOVASI JPA · LATAR BELAKANG PROJEK Masalah pemantauan penyelenggaran kerosakan bangunan di Bahagian Saraan (BS) menyebabkan pelbagai masalah timbul terutamanya melibatkan
Page 67: INOVASI JPA · LATAR BELAKANG PROJEK Masalah pemantauan penyelenggaran kerosakan bangunan di Bahagian Saraan (BS) menyebabkan pelbagai masalah timbul terutamanya melibatkan

Sistem Kawalan Peruntukan (SiKaP)

Sistem Inovasi Kawalan Peruntukan INTENGAH (Sikap)adalah satu kaedah penyelesaian kepada mengawalperuntukan jabatan bagi mengukur prestasiperbelanjaan dan amalan perbelanjaan berhemahberdasarkan kepada Dasar Belanjawan dengan tepatdan mengikut masa yang telah ditetapkan.

Sistem Inovasi Kawalan Peruntukan INTENGAH (Sikap)merupakan satu usaha dalam bidang pengurusankewangan untuk membantu pengurusan atasanmemantau dan menyelia kedudukan akaun jabatan.Sehubungan itu, projek ini memudahkan aktivitiperbelanjaan dan pemantauan prestasi kewanganjabatan

OBJEKTIF PROJEK

INTENGAH

54

Page 68: INOVASI JPA · LATAR BELAKANG PROJEK Masalah pemantauan penyelenggaran kerosakan bangunan di Bahagian Saraan (BS) menyebabkan pelbagai masalah timbul terutamanya melibatkan

OBJEKTIF PROJEK

1. Mudah diakses

2. Telus dan selamat

3. Real-time

4. Mudah diselenggara

5. Antaramuka yang mesra

pengguna

1. Laporan perbelanjaan cekap dan tepat mengikuttempoh;

2. Sistem kawalan dalaman yang berkesan;3. Membantu audit dalam dan audit negara; dan4. Penjimatan kos dan penggunaan sumber sedia ada.

IMPAK PROJEK

55

Page 69: INOVASI JPA · LATAR BELAKANG PROJEK Masalah pemantauan penyelenggaran kerosakan bangunan di Bahagian Saraan (BS) menyebabkan pelbagai masalah timbul terutamanya melibatkan

e-REQUISITION merupakan singkatan bagi electronicrequisition yang merujuk kepada permohonan pesanantempatan sama ada secara pembelian terus, kontrakpusat/sistem panel, sebut harga dan tender.

e-REQUISITION merupakan sebuah sistem yangdibangunkan bertujuan supaya pegawai dapat membuatpermohonan belian barangan, perkhidmatan atau kerjadi peringkat pusat/program/unit secara berperingkatdan lebih teratur.

Ianya juga merupakan medium sistem pemantauanterbaru berpandukan elemen kreatif dan inovatif.

LATAR BELAKANG PROJEK

e-Requisition (INTAN Bukit Kiara)

56

Page 70: INOVASI JPA · LATAR BELAKANG PROJEK Masalah pemantauan penyelenggaran kerosakan bangunan di Bahagian Saraan (BS) menyebabkan pelbagai masalah timbul terutamanya melibatkan

Perihal, Nama dan

Alamat Pembekal.

Pemohon

(Pegawai

Pusat/Program/Unit)

Penyokong (Ketua

Program/Penyelaras

Program

Kanan/Penyelaras

Program)

Unit Perolehan

(teratur / tidak teratur)

Klik

Pelulus

(Pengarah/Pendaftar/Tim. Pendaftar

Kanan Kwgn/Tim. Pendaftar Kwgn)

Log In

Unit Kewangan

(semak baki peruntukan)

MEKANISMA & KEFUNGSIAN SISTEM e-requisition

IMPAK PROJEK

1. Sistem yang mudah digunakan - User friendly.

2. Melalui sistem tarikh adalah muktamad dan tidakboleh dipinda atau ‘di-backdate’.

4. Mengurangkan kadar dan potensi kesilapan atauhuman error.

3.Laporan boleh diakses oleh pengurusan serta merta.

57

Page 71: INOVASI JPA · LATAR BELAKANG PROJEK Masalah pemantauan penyelenggaran kerosakan bangunan di Bahagian Saraan (BS) menyebabkan pelbagai masalah timbul terutamanya melibatkan

LATAR BELAKANG PROJEK

Template Kenyataan Tuntutan (INTIM)

Dalam pelaksanaan Tuntutan Elaun Perjalanan DalamNegeri (TNT) di INTIM, timbul masalah apabila setiapTNT yang dihantar tidak seragam. Di samping itu juga,timbul juga masalah di kalangan mereka yang masihkurang mahir dalam penggunaan Submodul PengurusanPermohonan Tuntutan melalui HRMIS.

INTIM telah berjaya memperkenalkan suatu sistem/prosedur dalaman yang lebih menjuruskan kepadaaplikasi prosedur yang dijalankan secara pentadbiran, dimana satu templet borang kenyataaan tuntutanseragam yang akan digunapakai oleh semua kakitangandi INTIM.

58

Page 72: INOVASI JPA · LATAR BELAKANG PROJEK Masalah pemantauan penyelenggaran kerosakan bangunan di Bahagian Saraan (BS) menyebabkan pelbagai masalah timbul terutamanya melibatkan

Mengurangkan Kos Operasi

Penjimatan Masa

Peningkatan hasil kerja

Peningkatan KepuasanPelanggan

KENYATAAN TUNTUTAN

Waktu

Tarikh Bertolak Sampai Tujuan/Tempat Jarak (k.m)

tarikhhari

tarikhhari

waktu bertolak

waktu bertolak

waktu sampai

waktu sampai

TUJUAN PERJALANANDari rumah/ pejabat/ lain-lain bertolakmenggunakan kenderaan sendiri/ pejabat kenama tempat untuk menghadiri tujuanperjalanan pada tarikh tujuan Bermalam di _________

(sila nyatakan alamat lojing sekiranyamenuntut Elaun Lojing)

Makanan (disediakan/tidak)(sila nyatakan sekiranya makanan hanyadisediakan sebahagian sahaja)

Dari tempat bertolak bertolak balik kerumah/pejabat setelah selesai semua urusan

Tuntutan:Sila nyatakan tuntutan, contohnya:

kilometer(kenderaan

sendiri sahaja)

JUMLAH

59

Page 73: INOVASI JPA · LATAR BELAKANG PROJEK Masalah pemantauan penyelenggaran kerosakan bangunan di Bahagian Saraan (BS) menyebabkan pelbagai masalah timbul terutamanya melibatkan

Antara tugas utama Unit Kewangan ialah membuattempahan waran perjalanan udara bagi semuapegawai yang menjalankan tugas rasmi di luar pejabat.Walau bagaimanapun, terdapat beberapa kelemahanyang telah dikenalpasti iaitu:

• Borang yang diisi tidak lengkap• Borang yang digunakan tidak seragam

Bagi mengatasi masalah ini, satu sistem yang dikenalisebagai SiS-WUA telah dibangunkan. Sistem inidikongsi bersama melalui rangkaian jaringan komputeruntuk setiap pegawai bagi memudahkan semua urusanpermohonan waran perjalanan udara.

Sistem Penempahan Waran Perjalanan Udara Awam INTAN Sarawak (SiS-WUA)

LATAR BELAKANG PROJEK

60

Page 74: INOVASI JPA · LATAR BELAKANG PROJEK Masalah pemantauan penyelenggaran kerosakan bangunan di Bahagian Saraan (BS) menyebabkan pelbagai masalah timbul terutamanya melibatkan

1. Permohonan waran perjalanan udara dibuatmenggunakan sistem

2. Permohonan dihantar kepada pelulus melaluinotification

3. Menyimpan rekod perjalanan udara pegawai4. Menyimpan rekod jumlah perbelanjaan bagi

setiap perjalanan5. Menyimpan rekod jumlah tambang terkumpul

bagi setiap agensi6. Menyimpan rekod kekerapan perjalanan

kakitangan INTAN Sarawak mengikut destinasi.

CIRI-CIRI SiS-WUA

1. Memudahkan permohonan waranperjalanan udara.

2. Pengwujudan pangkalan data yangmelibatkan rekod maklumat pegawai, rekodperjalanan pegawai dan rekod jumlahtambang terkumpul setiap agensi.

3. Membantu dalam membuat unjuranperbelanjaan dan penyediaan permohonanperuntukan.

4. Memudahkan Unit Kewangan menyemakrekod bayaran balik (refund)

5. Memudahkan penyemakan Laporan Pukal:BP21.

IMPAK

61

Page 75: INOVASI JPA · LATAR BELAKANG PROJEK Masalah pemantauan penyelenggaran kerosakan bangunan di Bahagian Saraan (BS) menyebabkan pelbagai masalah timbul terutamanya melibatkan

LATAR BELAKANG PROJEK

1. Pegawai yang bertanggung jawab tidakmembuat pengesahan pada bil telefon;

2. Bil bagi telefon berkenaan tidak diterimaoleh Sektor Kewangan; dan

3. Terdapat tunggakan pada bil telefon.

ISU / MASALAH

Pekeliling bilangan 4 tahun 2009 - peraturanmengenai kemudahan alat komunikasi mudah alihmenerangkan tentang syarat-syarat kelayakanpegawai untuk memperoleh kemudahan tersebut.Setiap gred jawatan mempunyai kadar pembeliandan had caj panggilan maksimum bagi setiapbulan. Projek inovasi ini dilaksanakan bagimemantau pematuhan kepada pekeliling tersebut.

Sistem Pemantauan Bayaran Bil Telefon JPA(BKP)

62

Page 76: INOVASI JPA · LATAR BELAKANG PROJEK Masalah pemantauan penyelenggaran kerosakan bangunan di Bahagian Saraan (BS) menyebabkan pelbagai masalah timbul terutamanya melibatkan

1. Bil dapat dibayar tepat pada masa yangditetapkan dalam tempoh 14 hari dari tarikhperkhidmatan selaras dengan arahanperbendaharaan 103(a)

2. Tiada tunggakan terhadap bil-bil berkenaanseterusnya tidak berlaku sekatan yang dibuatoleh pihak Celcom.

3. Dapat mencapai sasaran bayaran di bawah AP58(a) sifar khasnya bagi bil telefon bimbit.

IMPAK

Mewujudkan sistem pemantauan secara individudan laporan keseluruhan bagi kemudahan telefonbimbit yang dibekalkan kepada pegawai yang layak.

PENYELESAIAN INOVASI

63

Page 77: INOVASI JPA · LATAR BELAKANG PROJEK Masalah pemantauan penyelenggaran kerosakan bangunan di Bahagian Saraan (BS) menyebabkan pelbagai masalah timbul terutamanya melibatkan