BAB III

LATAR BELAKANG TEORI

3.1 PengenalanBab tiga iaitu latar belakang teori seterusnya akan membincangkan tentang teori-teori yang akan digunakan sepanjang penghasilan projek ini. Mula-mula akan diperkenalkan tentang praktis konvensional Jabatan Kerja Raya yang digunakan selama ini. Kemudian diterangkan pula secara teperinci berkenaan dengan DFD dan ERD. Tajuk-tajuk ini dibahagikan kepada pengenalan gambarajah aliran data (DFD) dan model rajah perhubungan entiti (ERD).

Tajuk ERD kemudian pula akan dipecahkan lagi kepada dua tajuk kecil iaitu kepentingan ERD dalam menjalankan projek ini serta komponen utama yang digunakan dalam ERD. Tajuk-tajuk ini amat penting di dalam membina sistem pengurusan CAD bagi projek ini.

3.2 Praktis Konvensional JKR

Pada masa dahulu menjadi masalah kepada jabatan-jabatan kerajaan untuk mencari fail-fail simpanan yang semakin bertambah dari tahun ke tahun dan mengambil masa yang agak lama untuk mendapatkannya kembali. Contohnya Jabatan Kerja Raya (JKR) yang mempunyai fail-fail yang cukup banyak untuk disimpan, memandangkan semua projek infrastruktur kerajaan dibawah pengendaliannya. Fail-fail ini penting untuk menjadi rujukan pada masa hadapan jika projek infrastruktur yang telah dibina hendak diubahsuai atau hendak diperbesarkan. Fail-fail penting seperti pelan dan lukisan struktur perlu disimpan dengan terancang agar tidak berlaku kehilangan fail data atau rosak dimakan usia.

Pada masa dahulu juga, lukisan-lukisan projek dilukis dengan menggunakan tangan sepenuhnya. Kesukaran berlaku jika hendak membuat salinan pendua atau hendak mengubahsuai lukisan tersebut memandangkan pada masa tersebut tiada teknologi yang mampu untuk membuat kerja-kerja tersebut. Projek seperti sekolah, bangunan kerajaan, sistem saliran, jambatan serta beberapa projek lain mempunyai lukisan piawainya yang tersendiri. Ini menjadi masalah kerana lukisan-lukisan tersebut terpaksa dilukis semula dan ini memakan masa yang agak panjang.

Beberapa tahun kebelakangan ini, jabatan-jabatan kerajaan sudah mula menggunakan komputer dalam sistem pentadbiran mereka. Begitu juga dengan JKR. Melalui berbagai jenis perisian pengkalan data, berbagai jenis maklumat di pejabat samada berbentuk tugasan harian atau data-data projek akan dapat disimpan dengan cara yang tersusun, berpusat serta bersistematik. Pengurusan data menjadi lebih efektif dengan menggunakan sistem yang bersesuaian dan juga ramah pengguna. Capaian dan mengemaskini maklumat data menjadi lebih pantas dan efisien berbanding sistem manual yang digunakan pada masa dahulu.

Masalah-masalah konvensional yang timbul seperti keciciran fail data, rosak, kesukaran mendapatkan fail dan lain-lain akan dapat dielakkan. Oleh yang demikian, kepantasan evolusi komputer dan industri teknologi maklumat (IT) seharusnya diiringi dengan penyediaan satu sistem yang dapat memberikan tindakan yang pantas kepada pengguna yang membolehkan maklumat sentiasa berada di hujung jari. Selain menyediakan satu sistem yang ramah pengguna, boleh berinteraksi dan dapat dicapai pada bila-bila masa, mengoptimakan sumber kemudahan komputer sedia ada amatlah penting bagi merealisasikan saranan kerajaan untuk mewujudkan kerajaan elektronik serta sistem tanpa kertas.

Pengkalan data adalah penting dan perlu dalam pengurusan projek pembinaan. Ia adalah perlu dari segi pengurusan dan pengetahuan umum. Dari segi pengurusan, ia merujuk kepada kepentingan pengkalan data kepada pihak pengurusan, samada kepada pihak kontraktor, perunding dan kepada kerajaan. Pengkalan data ini adalah perlu untuk memberi maklumat yang tepat dan terkini kepada pihak pengurusan tentang projek pembinaan di bawah penguasaan mereka dengan cepat dan efektif. Dari masa ke semasa pihak pengurusan boleh mendapatkan maklumat tersebut dengan cepat kerana pengkalan data ini akan disambungkan ke internet. Dengan ini, pihak kerajaan dapat membuat perancangan dan pengawasan yang wajar terhadap projek pembinaan di bawah pengendalian mereka.

Sehingga sekarang, pihak JKR telah menyediakan laman web untuk penender mendapatkan maklumat tentang projek yang akan dilaksanakan oleh kerajaan. Ini memberi kemudahan kepada penender selain daripada penender mendapatkan sendiri maklumat tentang projek tersebut di pejabat JKR sendiri. Dengan adanya laman web ini semua maklumat tentang projek yang akan dilaksanakan nanti seperti lokasi, kos, serta infrastruktur yang hendak dibina boleh diperolehi.

Orang ramai yang ingin mengetahui perkara-perkara tentang projek tersebut juga boleh mendapatkannya melalui internet. Hal ini akan memudahkan pihak pengurusan JKR kerana tidak lagi perlu melayan setiap orang yang berminat kerana orang tersebut hanya perlu sambung ke internet dan melihatnya di laman web yang disediakan. Melalui cara ini, orang ramai dapat mengetahui apakah projek yang akan dilaksanakan oleh kerajaan di dalam kawasan mereka dalam masa terdekat ini. 3.3Pengenalan Kepada Gambarajah Aliran Data (DFD)

Gambarajah aliran data adalah carta yang digunakan untuk mewakili sesuatu sistem beserta dengan komponen aktif dan interaksi di antara datanya. Komponen-komponen grafik di dalam gambarajah aliran data adalah seperti aliran data, proses, stor data (data stores) dan terminators.

Aliran data adalah suatu elemen yang mewakili arah aliran data. Anak panah digunakan untuk mewakili aliran data dengan nama data dinyatakan disisinya. Pilihan nama data mestilah ringkas dan setepat yang mungkin. Biasanya nama aliran data tidak melebihi tiga patah perkataan supaya hasil gambarajah adalah kemas dan mudah difahami.

Di dalam konteks gambarajah aliran data, proses merupakan elemen yang melambangkan transformasi atau perubahan bentuk data. Transformasi data boleh terbahagi kepada dua bentuk iaitu perubahan struktur data (mengformat semula) atau perubahan kandungan (menambah atau memadam maklumat). Satu bulatan digunakan untuk mewakili proses dengan nama proses ditunjukkan di dalam bulatan tersebut. Nama proses mestilah mewakili fungsinya dengan tepat supaya tidak menimbulkan kekeliruan. Sebaik-baik nama yang dipilih adalah tidak melebihi tiga perkataan dan setiap satunya dinomborkan.

Adakalanya sesuatu sistem mempunyai beratus-ratus proses sehingga menyebabkan gambarajah aliran data yang dihasilkan terlalu kompleks dan tidak kemas. Masalah ini diselesaikan dengan membahagikan proses ke dalam beberapa peringkat.

Proses bagi peringkat pertama dilabelkan sebagai 0 dan dinamakan sebagai Context Diagram. Context Diagram ini merupakan proses peringkat tertinggi yang ingin direkabentuk atau skop kajian. Keseluruhan organisasi diwakili sebagai satu unit di bawah proses ini.

Sekiranya sesuatu proses mempunyai sub proses, maka proses tersebut akan dipaparkan diperingkat yang berlainan. Nombor bulat melambangkan analisis peringkat pertama. Misalnya jika sesuatu proses dilabelkan sebagai 1.1, 1.2 dan seterusnya. Sekiranya proses 1.1 mempunyai sub proses lagi, maka ia akan dilabelkan sebagai 1.1.1, 1.1.2 dan seterusnya.

Stor data (data store) adalah tempat dimana data disimpan secara tetap supaya boleh diekstrak apabila diperlukan. Data boleh dipanggil berulangkali atau juga di dalam format yang berlainan. Maklumat yang disimpan tidak terhad kepada data yang disimpan dalam disket sahaja tetapi mungkin juga data lain seperti kalendar, senarai, indeks kad dan sebagainya. Stor data diwakili oleh dua garisan selari dengan satu garisan menegak pada sebelah kiri. Nama fail ditunjukkan di dalam.

Terminators terdiri daripada source dan sink. Terminators adalah tempat di mana data masuk atau keluar dari proses. Terminators diwakili oleh satu kotak segi empat. Source menunjukkan input data manakala sink menunjukkan output data. Terminators memainkan peranan dalam menetapkan skop kajian.

Jadual 3.1 dibawah meringkaskan aktiviti yang biasanya terdapat di dalam gambarajah aliran data dan simbol yang lazimnya digunakan.

SimbolAktiviti

No.-

Nama

ProsesObjek bulat melambangkan proses. Nombor menunjukkan peringkat proses.

Nama Stor DataStor data

Nama Terminators

Terminators

Nama Aliran Data

Aliran

Jadual 3.1: Aktiviti dan simbol dalam gambarajah aliran data.

(C. W. Bachman, 1969)

3.4Model Rajah Perhubungan Entiti (ERD)

Definisi Rajah Perhubungan Entiti (Entity Relationship Diagram) atau singkatannya ERD ialah model yang digunakan untuk menggambarkan dan menerangkan komponen-komponen atau proses-proses dalam merekabentuk suatu pengkalan data yang efektif di mana sebarang jenis maklumat boleh dihubungkait di antara satu sama lain.

Model logik tersebut merupakan pusat untuk sesuatu pangkalan data yang direkabentuk. Oleh itu, model rajah perhubungan entiti mestilah mempunyai sifat-sifat yang menyokong keperluan yang berbeza-beza daripada pengguna. Komponen dalam model ini adalah bersifat tetap dan mewakili keadaan proses sebenar dalam sesuatu organisasi. Maka, bentuknya tidak perlu ditukar melainkan terdapat perubahan pada keadaan proses sebenar untuk sesuatu organisasi.

Model ERD ini juga merupakan salah satu kaedah yang digunakan oleh sesuatu organisasi untuk menerangkan keperluannya terhadap sesuatu maklumat dan data. Fungsi utama model ini adalah untuk memberikan maklumat ini kepada perekabentuk sistem maklumat dalam membangunkan sistem yang betul-betul memenuhi keperluan organisasi tersebut.

Objektif utama penggunaan ERD ialah mempersembahkan data atau maklumat yang diperlukan oleh sesuatu organisasi dengan tepat dan mudah difahami. Model ini biasanya digunakan sebagai model awal untuk membangunkan sistem baru ataupun untuk mempertingkatkan kualiti sistem yang sedia ada dalam sesuatu organisasi.

Model ini tidak bergantung kepada penyimpanan dan cara memperolehi data. Maka, perekabentuk diberi kebebasan untuk membuat keputusan ke atas sistem yang sedia ada dalam teknik perlaksanaan atau pergabungan dengan sistem lain. Satu lagi ciri penting model ERD ialah ia mestilah cukup fleksibel untuk sebarang perubahan pada masa depan. Model ERD juga tidak dipengaruhi oleh sebarang implementasi fizikal.

3.4.1 Kepentingan ERD

Penggunaan komputer semakin meluas dalam menyelesaikan masalah terutamanya dalam persekitaran korporat. Penggunaan komputer telah melalui evolusi seperti yang berikut:

i. Experimentation

ii. Insolated Functional Systems

iii. Deparmental Systems

iv. Integrated Operational System

v. Office Automation

vi. Management Information

(C. W. Bachman, 1969)

Pada peringkat awalnya, kebanyakan daripada pelopor yang terlibat dalam bidang ini hanya mengemukakan idea tanpa sebarang tindakan yang bersesuaian untuk meminimumkan percanggahan data atau pengulangan data. Selain itu, perkaitan dan penggabungan data yang sesuai sukar dicapai dan tidak dapat mencerminkan fungsi yang sebenar dengan tepat.

Kepentingan pembentukan model ERD yang bagus adalah seperti berikut:

i. Memenuhi keperluan pengguna-pengguna yang berlainan kerana setiap pengguna memerlukan data yang berlainan.

ii. Keperluan pengguna mungkin berbeza mengikut perubahan masa.

iii. Pengguna tidak perlu berhadapan dengan kesulitan penyimpanan data dalaman.

iv. Keperluan untuk mengubahsuai struktur data tanpa membawa masalah kepada pengguna.

v. Struktur sistem maklumat tidak akan dipengaruhi dengan perubahan kepada aspek fizikal penyimpanan misalnya seperti jenis mesin untuk simpanan data.

3.4.2 Komponen Utama Dalam ERD

Hubungan antara entiti (Entity Relationship) atau singkatannya ER merupakan model data yang berdasarkan kepada persepsi dunia nyata yang mengandungi dua set objek yang asas iaitu entiti (Entities) dan hubungan (Relationships). Model ini dibangunkan untuk memudahkan rekabentuk pengkalan data melalui spesifikasi enterprise scheme. Skema ini mewakilistruktur logik keseluruhan bagi pengkalan data.

Entiti merupakan objek yang boleh dikenalpasti dengan jelas dan elemen yang mustahak untuk sistem maklumat sesuatu organisasi. Misalnya jadual kontraktor yang mengandungi semua maklumat kontraktor dalam bahagian penyelenggaraan sesebuah organisasi.

Hubungan adalah perkaitan di antara entiti dari set yang berlainan atau sama. Entiti-entiti dikaitkan atas sebab perniagaan. Hubungan biasanya boleh diwakili dengan kata kerja. Misalnya:

TIANG - sokong RASUK

Dalan contoh di atas, sokong merupakan hubungan yang mengaitkan entiti rasuk dan tiang.

Oleh kerana anggapan atau pengertian yang dibuat dalam model ER adalah tidak tepat, maka set entiti dan hubungan boleh digambarkan dalam pelbagai cara. Perbezaan utamanya ialah cara mengendalikan pelbagai attributes yang ada. Attributes adalah ciri yang menerangkan sesuatu entiti. Misalnya :

Nama Bangunan adalah attribute untuk Jadual Data Bangunan

Walaubagaimanapun, pembentukan ER ini mestilah mematuhi syarat tertentu yang dinamakan sebagai mapping cardinalities. Mapping cardinalities ini menyatakan bilangan entiti yang boleh dihubungkan dengan entiti yang lain melalui set hubungan. Syaratnya ialah hubungan antara entiti mestilah salah satu daripada empat jenis yang berikut:

i). One-to-one Relationship

Hubungan ini jarang digunakan. Biasanya digunakan apabila terdapat keperluan untuk mengasingkan data atas sebab-sebab keselamatan. Contohnya maklumat am dan sulit pekerja.

ii). One-to-many Relationship

Digunakan untuk menghubungkan satu entiti di A dengan bilangan tidak terhad di B. Tetapi, entiti di B hanya boleh dihubungkan dengan satu entiti di A.

iii). Many-to-one Relationship

Keadaan yang berlawanan dengan One-to-many Relationshipiv). Many-to-many Relationship

Hubungan yang biasanya melibatkan sepasang One-to-many Relationship di antara dua jadual. Misalnya hubungan antara Jadual Maklumat Subjek dan Jadual Daftar Pelajar. Hubungan ini tidak digunakan dalam kajian ini kerana terlalu kompleks.

Struktur logikal keseluruhan dalam pengkalan data yang digambarkan dalam ERD mempunyai komponen dan simbol yang berikut:

SimbolAktiviti

Segiempat bujur mewakili set Entity.

Bentuk elips mewakili Attributes.

Berbentuk potongan wajik mewakili set hubungan (Relationship).

Garisan menghubungkan Attributes kepada set Entity dan set Entity kepada set hubungan.

Jadual 3.2 Aktiviti dan simbol dalam gambarajah hubungan entiti

(C. W. Bachman, 1969)

3.5Kesimpulan

Dalam bab ini telah diterangkan kaedah-kaedah penyimpanan maklumat data yang digunakan oleh JKR sejak dahulu lagi di dalam tajuk praktis konvensional JKR. Tajuk ini memperkatakan tentang latar belakang penyimpanan maklumat serta perubahan-perubahan yang JKR telah lakukan sehingga sekarang. Perubahan-perubahan ini dirasakan masih tak mencukupi memandangkan JKR merupakan satu jabatan kerajaan yang amat penting untuk membangunkan negara.

Tajuk pengenalan kepada gambarajah aliran data (DFD) memperihalkan secara terperinci tentang komponen serta kaedah-kaedah membuatnya. Bagi memudahkan untuk difahami, tajuk ini menyediakan contoh-contohnya sekali bagi menampakkan gambaran sebenar apa itu DFD.

Kemudian diterangkan secara teperinci juga tajuk model gambarajah perhubungan entiti atau singkatannya ERD. Tajuk ini juga memperkatakan tentang kepentingan serta komponen utama ERD yang perlu ada dalam gambarajah ini. Tajuk ini juga ada menyediakan contoh yang sesuai untuk memahami dengan lebih lanjut.