GARIS PANDUAN PERTANDINGAN PEJABAT TERBAIK SEKTOR AWAM KEMENTERIAN KERJA RAYA TAHUN 2006

1. TUJUAN

Garis panduan ini adalah bertujuan untuk menggariskan syarat dan kelayakan untuk

Anugerah Kualiti KKR (kategori pengurusan pejabat terbaik) di Ibu Pejabat

Kementerian, Jabatan-jabatan setiap agensi di Kementerian Kerja Raya Malaysia.

Program ini adalah merupakan sebahagian dan program Pengurusan Kementerian

yang bertujuan memberi pengiktirafan kepada pejabat-pejabat yang telah berusaha

untuk meningkatkan kualiti dan urus tadbir yang baik dan cemerlang. Semua

Bahagian/Cawangan/Agensi di Kementerian Kerja Raya yang berada di kawasan

Lembah Klang adalah layak/wajib menyertai pertandingan ini.

2. OBJEKTIF

2.1 Pertandingan Pejabat Terbaik ini diwujudkan dengan objektif – objektif berikut:

2.1.1 mewujudkan suasana persekitaran yang bersesuaian dan selesa untuk

bekerja serta melahirkan rasa kecintaan dan berbangga dengan pejabat

masing-masing;

2.1.2 Memberi pengiktirafan kepada pejabat yang mempunyai prestasi yang

cemerlang dan sentiasa berusaha ke arah meningkatkan kualiti

perkhidmatan;

2.1.3 memberi pengiktirafan secara formal kepada Bahagian/Jabatan Awam

yang menunjukakan kecemerlangan dalam peningkatan keberkesanan

sistem penyampaian perkhidmatan Kerajaan;

2.1.4 memupuk kesepakatan dan semangat berpasukan/kekitaan (esprit de

corps);

2.1.5 Menggalakkan persaingan dan berusaha ke arah meningkatkan lagi

mutu perkhidmatan masing-masing; dan

2.1.6 menggalakkan persaingan sihat di antara Bahagian/Jabatan Awam ke

arah penambahbaikan yang berterusan dalam amalan pengurusan

kualiti.

1

3. BENTUK HADIAH

3. 1 Pemenang Pertandingan Pejabat Terbaik akan menerima hadiah wang dalam

bentuk waran peruntukan sebanyak RM1000 dan piala pusingan. Manakala

RM700 bagi tempat kedua dan RM500 bagi tempat ketiga beserta sijil

pemenang.

* dengan syarat mendapat kelulusan daripada Perbendaharaan

3.2Waran peruntukan tersebut hendaklah digunakan untuk aktiviti-aktiviti yang dapat

rnengeratkan silatulrahim antara pegawai/staf dan/atau meningkatkan ilmu

pengetahuan pegawai/staf Bahagian berkenaan.

4. KEKERAPAN PERTANDINGAN

4.1 Pertandingan ini akan diadakan sekali setahun seperti berikut :-

Aktiviti Jadual

4.1.1 Pelawaan untuk

Menyertai Pertandingan

4.1.2 Urusetia menyediakan Borang Penilaian

dan melantik Penel Penilai

4.1.3 Lawatan ke Bahagian/Jabatan Awam

4.1.4 Penerimaan Keputusan daripada

Penel Penilai

4.1.5 Persediaan Hadiah

4.1.6 Penyampaian Hadiah semasa

Perhimpunan Sektor Awam

5. METODOLOGI PENILAIAN

5.1 Peniaian Panel Hakim ke atas pejabat terbaik akan dijalankan melalui pendekatan berikut :-

5.1.1 Pemerhatian

Pemerhatian akan dibuat melalui lawatan ke Bahagian/ Cawangan/Agensi

berasaskan kriteria – kriteria yang ditentukan.

5.5.2 Temubual

Menemubual kakitangan bertugas di Bahagian/Cawangan/Agensi

berkenaan untuk mendapatkan maklumat serta penjelasan.

2

6. KRITERIA PENILAIAN DAN PEMARKAHAN

6.1 Peniaian Pertandingan ini memberi tumpuan kepada perkara-perkara berikut :-

6.1.1 Keadaan persekitaran dan suasana dalam pejabat dan luar pejabat

(25 markah);

6.1.2 Program-program bagi meningkatkan kesepakatan dan semangat

berpasukan (25 markah);

6.1.3 Budaya kualiti dalam menjalankan kerja/tempat kerja (25 markah);

6.1.4 Kemudahan dan panduan untuk pelanggan (25 markah).

Kriteria – kriteria terperinci adalah seperti di Lampiran II.

6.2 Sekiranya dua pejabat memperolehi markah yang sama, pejabat yang mendapat

lebih markah dalam “Keadaan Persekitaran dan Suasana Dalam Pejabat dan

Luar Pejabat” dikira sebagai Pemenang.

6.3 Keputusan Penel Hakim adalah muktamad.

7. URUSETIA

Sebarang pertanyaan boleh dikemukakan kepada Urusetia Pertandingan Pejabat Terbaik seperti berikut:

Urus setia

Pertandingan Pejabat Terbaik KKR

Bahagian Pentadbiran

Tingkat Bawah, Blok A

Kompleks Kerja Raya

Jalan Sultan Salahuddin

50580 Kuala Lumpur.

3

Lampiran II

KRITERIA PENILAIANPERTANDINGAN PEJABAT TERBAIK SEKTOR AWAM

KEMENTERIAN KERJA RAYA MALAYSIA

BIL KRITERIA MARKAH YANG DIBERI

1. Keadaan Persekitaran dan Suasana Dalam Pejabat dan Luar Pejabat (Markah:25)

i) Susun atur pejabat (10)

a) Susun atur dinding penghadang/meja pegawai/kakitangan

b) Tanda nama yang dilekatkan di dinding penghadang pegawai.

c) Susun atur kelengkapan pejabat, cabinet/rak fail dan segi workflow

d) Susun atur/hiasan kaunter dan ruang menunggu

ii) Kebersihan di dalam dan di luar pejabat termasuk tangga dan bilik air (4)

iii) Keindahan pejabat dan ruang tempat kerja (termasuk hiasan, inovasi dan kreativiti dalam menghias pejabat (4)

iv) Penggunaan ruang pejabat yang optima (4)

vi) Elemen 5S dalam Pengurusan Kualitia) Sortb) Straightenc) Sweep d) Standardizee) Self – discipline

v) Tunjuk arah (signage) yang jelas (3)

vii) Susun atur dan keselesaan pejabat; dan kaitannya dengan keselamatan dan kesihatan pekerjanya

viii) Kebersihan Pejabat

ix) Kemudahan-kemudahan fizikal kepada pelanggan seperti kemudahan ruang menunggu, kaunter, bilik air, ruang bacaan dan lain-lain

x) Hiasan / landskap pejabat

xi) Program-program dan aktiviti yang boleh meningkatkan sumbangan dan keceriaan pekerja seperti program kecergasan, kelab kebajikan, puspanita dan lain-lain.

4

BIL KRITERIA MARKAH YANG DIBERI

2. Program – program bagi Meningkatkan Kesepakatan dan Semangat Berpasukan (Markah:25)

i) Pemakaian tanda nama bagi semua pegawai/staf (2)

ii) Mengusahakan program – program mengeratkan silatulrahim antara pegawai/staf (7)

iii) Inovasi yang diperkenalkan bagi memupuk dan meningkat semangat berpasukan dan kesepakatan di antara pegawai/staf (6)

iv) Kekerapan mengadakan mesyuarat untuk membincangkan pelbagai isu yang berkaitan dengan kerjasama dan hubungan dan pelbagai unit/cawangan dalam bahagian (5)

v) Kesediaan pegawai – pegawai dalam menyertai program – program kebajikan/program bukan bidang tugas hakiki

3. Budaya Kualiti Dalam Menjalankan Kerja/Tempat Kerja (Markah : 25)

i) Program – program untuk meningkatkan ilmu pengetahuan pegawai/staf (4)

ii) Penghayatan kepada konsep Q (4)

iii) Fail Meja dan Manual Prosedur Kerja dan tarikh dikemaskinikan (3)

iv) Keakuran pegawai dan staf kepada sistem kad perakam waktu (3)

v) Penjagaan dan penggunaan peralatan pejabat (3)

vi) Pengurusan program keselamaan pejabat (3)

vii) Pengurusan sistem fail yang tersusun dan baik mengikut bahagian (3)

viii) Pengemaskinikan laman web (2)

4. Kemudahan dan Panduan Untuk Pelanggan (Markah : 25)

i) Papan tanda/papan kenyataan/tunjuk arah/peti cadangan (4)

ii) Mempamerkan Piagam Pelanggan, Carta Aliran Proses Kerja utama dan Senarai Semak di tempat – tempat strategik (6)

5

BIL KRITERIA MARKAH YANG DIBERI

iii) Kemudahan di kaunter/tempat bertanya termasuk tempat duduk/ruang menunggu dan bahan bacaan (5)

iv) Borang maklum balas kepuasan pelanggan dan analisisnya (5)

v) Kualiti layanan perkhidmatan telefon (5)

6

The focus of 5S activity is to organize the workplace in

order to make it more productive.

The five words beginning with ‘S’ are:

1. Sort

2. Straighten

3. Sweep

4. Standardize

5. Self – discipline

The less 5S you have to do, the better you are.

SortSort what is needed and what is not needed. When in doubt throw it out.

StraightenKeep everything that is needed in an orderly fashion so that things can be accessed easily.

SweepClean the machines floors and walls, looking for sources of filth. Eliminate the sources.

StandardizeMake standards so that any abnormality becomes obvious.

Self – disciplineSustain the improvement to prevent backsliding.

5s & Workplace Organization

7