NO. SEMAKAN : 03 NO. ISU : 02 TARIKH KUATKUASA: 01/07/2016 1 drp. 2

1. Tujuan

Garis panduan ini bertujuan untuk menerangkan tentang tatacara Pengurusan Majlis Rasmi Universiti Putra Malaysia dan kaedah pengurusan di peringkat universiti atau Pusat Tanggungjawab.

2. Latar belakang

Majlis Rasmi Universiti ialah majlis rasmi yang dijalankan oleh mana-mana Pusat Tanggungjawab di dalam UPM yang melibatkan Canselor, Pro Canselor, Lembaga Pengarah Universiti, Pihak Pengurusan Universiti, Menteri Kabinet atau Orang Kenamaan sama ada di dalam atau di luar kampus. Majlis Rasmi boleh dikategorikan kepada dua (2), iaitu;

a) Majlis Rasmi yang diadakan secara berkala, iaitu seperti:

i) Majlis Anugerah Penyelidik Cemerlang ii) Majlis Sambutan Hari Raya iii) Majlis Gemilang Putra iv) Majlis Perutusan Naib Canselor v) Majlis Gemilang Akademia Putra

b) Majlis Rasmi yang dijalankan berdasarkan kelulusan atau arahan Pihak

Pengurusan Universiti, iaitu seperti:

i) Majlis Perasmian/Penutup AGREX08 (konferensi) ii) Syarahan Khas iii) Pertandingan Golf Amal UPM

OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN

PEJABAT NAIB CANSELOR OPR/PNC-PSKK/GP01/MAJLIS RASMI

GARIS PANDUAN MAJLIS RASMI UNIVERSITI (UMUM)

NO. SEMAKAN : 03 NO. ISU : 02 TARIKH KUATKUASA: 01/07/2016 2 drp. 2

3. Panduan Pengurusan

(a) Dapatkan minit mesyuarat yang berkaitan bagi mengesahkan kelulusan permohonan untuk mengadakan majlis telah diluluskan termasuk dengan kelulusan peruntukkan kewangan.

Contoh; Nama majlis : Majlis Perasmian Jubli Perak KOSAAS Minit berkaitan : Minit Mesyuarat Pihak Pengurusan

Universiti Putra Malaysia ke 303 pada 25hb Jun 2008 [Minit 303.05(n)] : Permohonan Kelulusan dan Peruntukkan untuk lawatan DYMM Sultan Selangor Sempena Jubli Perak KOSASS pada 26hb Julai 2008 (kertas PPU Bil. 303/31)

Ataupun arahan daripada Pihak Pengurusan UPM secara bertulis untuk melaksanakan sesuatu majlis, contoh mengadakan syarahan awam sempena lawatan tokoh kehormat.

(b) Rancang majlis dengan merujuk Manual Pengurusan Majlis UPM.

(c) Kenal pasti tugas dan tindakan yang perlu dilaksanakan oleh PSKK

(d) Pastikan bahawa persediaan majlis dibuat dengan menggunakan Senarai Semak Majlis Rasmi Umum/MoU/MoA (OPR/PNC-PSKK/SS01/UMUMMoUMoA) mengikut perkara-perkara yang berkaitan (tugas PSKK).