fungsi pengurusan

BaB 2

P.P 1

FUNGSI PENGURUSANDefinisi Pengurusan

Melaksanakan sesuatu kerja melalui sumbersumber organisasi, iaitu manusia, kewangan, bahan mentah dan juga modal ke arah mencapai matlamat dan objektif yang telah ditetapkan secara cekap dan berkesan.

Fungsi Pengurusan

PerancanganProses menentukan matlamat yang ingin dicapai dan tindakan yang perludiambil untuk mencapai matlamat organisasi.

PengorganisasianProses menyususn dan mengagihkan sumber sumber organisasi untukmelaksanakan tugas yang telah ditetapkan supaya matlamat organisasi dapatdicapai.

KepimpinanProses dimana pengurus cuba mempengaruhi gelagat pekerja melaksanakantugas dengan cekap dan berkesan.

PengawalanProses pemantauan prestasi dan memastikan hasil akhir kerja tercapai sepertiyang telah dijangkakan.

1

Peranan Pengurus

Komunikator-melibatkan perhubungan dengan individu dan kumpulan-peranan komunikator dibahagikan kepada tiga iaitu pemantau,penyampai danjurucakap.

Pendorong-bijak memotivasi dan mendorong pekerja.-melibatkan pekerja dalam proses membuat keputusan.

Penyelesai masalah-pengurus perlu berhadapan dengan masalah.-diselesaikan dengan tegas walaupun tindakan yang diambil tidak disukai.-perlu memikirkan kesan jangka panjang terhadap organisasi dalam semuatindakannya.

Usahawan-perlu membuat keputusan tentang pembaharuan yang diperlukanolehorganisasi samada dalam bentuk proses pengurusan, pengeluaran baranganatau perkhidmatan yang ditawarkan .-pengurus perlu menggunakan inisiatif mereka untuk memulakan perubahanyang positif.-bijak mengambil peluang.

Keberkesanan Dan KecekapanKecekapan dan keberkesanan penting dalam pencapaian matlamat supayadapat kesemua sumber yang ada digunakan dengan sebaik mungkin tanpaada pembaziran dan memastikan apakah matlamat yang ingin dicapaisebelum memutuskan bagaimana mudah mencapai matlamat tersebut daniannya digunakan untuk menilai pengurus.Keberkesanan:Sebagai melakukan sesuatu kerja yang betul (doing the right things), iaitumenyempurnakan sesuatu kerja yang membantu ke arah memenuhi objektiforganisasi.Kecekapan:

2

Sebagai melakukan sesuatu kerja dengan betul (doing things right), iaitumelaksanakan sesuatu kerja dengan usaha, perbelanjaan dan sisa yangminimum.

PERANCANGAN

Definisi sebagai satu proses di mana pengurus menentukan matlamat danmemutuskan apakah tindakan yang paling sesuai yang perludiambil untuk mencapai matlamat tersebut

Kepentingan Perancangan

1. Memberi hala tuju kepada pengurusPengurus dapat memastikan apa yang sebebnarnya ingin dilakukan, bagaimana untuk melakukansesuatu perkara yang telah diputuskan, mengapa beliau perlu malakukan perkara tersebut, bila untukmelakukannya dan siapa yang harus melaksanakannya dan sebagainya.

2. Membantu pengurus untuk menyelaras dan mengorganisasi semua sumber yang perludigunakan untuk mencapai matlamat organisasi.Sumber kebendaan dan sumber manusia dalam organisasi perlu digembeleng.contoh untuk ditingkatkanjualan.jurujual perlu ada kemahiran untuk menjual,sistem ganjaran juga perlu dirancang.

3. Membantu memfokuskan segala usaha untuk mencapai matlamat.Semua bahagian atau unit dalam organisasi dapat memahami dengan jelas tentang sumbangan yangmereka patut berikan.komitmen dan usaha pekerja akan dapat dipentingkan.

4. Membantu pengurus membuat keputusan.Melalui perancangan jangka pendek dan jangka panjang, pengurus boleh membuat keputusan tentang

3

tindakan yang sesuai.contoh untuk menjadi pengedar barangan yang terkemuka dirantau Asia.pengurusperlu membuat keputusan sewajarnya.andaikata jualan tidak sampai sasaran jualan yang telahditetapkan, pengurus perlu membuat keputusan tentang negara lain yang mengamalkan pasaranterbuka yang boleh ditembusi.

Jenis dan tahap rancangan

Rancangan strategik-Rancangan yang merupakan satu garis panduan kepada sebarang tindakanyang perlu dilaksanakan.-Ianya merupakan hala tuju umum organisasi.-Dibentuk dengan mengambil kira keupayaan organisasi,persekitaran dimanaorganisasi beroperasi dan juga matlamat organisasi.

Rancangan taktikal-Dibentuk oleh pengurus pertengahan.-Melibatkan jangka waktu sederhana dan pengagihan sumber pada jabatan ataucawangan.-Rancangan taktikal perlu mendokong rancangan strategik yang telah ditetapkan.

Rancangan operasi-Rancangan yang lebih sempit dan khusus untuk satu-satu unit kerja atauindividu.-Ianya menggariskan dengan lebih khusus peranan dan tanggungjawab yangperlu dimainkan oleh pihak-pihak yang berkaitan.Lazimnya dibentuk oleh pengurus bawahan seperti penyelia.

4

Proses Dan Kitaran Perancangan

1. Menetapkan matlamat/Objektif-Proses perancangan bermula dengan penetapan matlamat umum dan menyeluruh bagi seluruhorganisasi.Matlamat ini adalah untuk setiap cawangan, jabatan dan unit dalam organisasi.-Matlamat yang dibentuk perlu jelas disetiap peringkat organisasi.-Penetapan matlamat perlu ambil kira faktor persekitaran seperti pesaing, pelanggan, teknologi danundang undang.

2. Menganalisis persekitaran/Mentafsir kedudukan semasa-Pengurus perlu memantau persekitaran luaran dan dalaman.-Pengurus perlu melihat apa yang sedang berlaku dan seterusnya meramal apa yang akan berlaku.-Contohnya jika diramalkan bahawa ekonomi dunia pada tahun depan akan berkembang dan lebih banyaknegara akan mengamalkan dasar pasaran bebas, pangurus harus merancang untuk menambahkanpelaburan syarikatnya.

3. Menetapkan tindakan alternatif.-Langkah krtiga adalah menentukan tindakan alternatif yang perlu diambil.-Pengurus perlulah menentukan lebih daripada satu cara untuk mencapai sesuatu matlamat yang telahditetapkan.-Pengurus perlu menggunakan pelbagai teknik dan kaedah untuk membantu tindakan alternatif sepertiteknik Delphi.

4. Menilai alternatif dan memilih alternatif-Pengurus perlu menilai semua tindakan alternatif yang telah dibentuk.-Penilaian dibuat berdasarkan kekuatan dan kelemahan setiap tindakan alternatif dan bagaimana setiapalternatif ini dapat mencapai matlamat yang telah ditetapkan.

5. Memilih dan melaksanakan tindakan.

5

-Pengurus perlu membuat persiapan keatas setiap alternatif yang telah dibuat dengan teliti.-Alternatif yang telah dipilih perlu dilaksanakan dengan berkesan dan cekap.

Misi-Satu kenyataan format yang jelas tentang kewujudannya.-Berubah ubah mengikut perubahan operasi organisasi.

Objektif-Merupakan hasil atau keputusan yang dijangkakan dapat dicapai oleh sesebuahorganisasi.-Lebih luas dan bersifat jangka panjang.

Dasar.-Satu garis panduan yang umum untuk sesuatu organisasi.-Membantu memutuskan isu sebelum ia menjadi masalah.

Taktik-langkah yang digunakan untuk menyokong perlaksanaan rancangan strategik.-dibentuk dan ditetapkan oleh pengurusan pertengahan.-menerangkan peranan yang perlu dimainkan oleh setiap jabatan.

Operasi-Sasaran atau matlamat yang lebih khusus yang perlu dicapai oleh unit atau individupekerja.-Dibentuk dan ditetapkan oleh pengurus lini dan Rancangan jangka pendek organisasi.

Prosedur / tatacara.-Tatacara ialah rancangan sedia ada yang menjelaskan apakah tindakan yang perludiambil dalam sesuatu situasi.-Ditulis secara formal dalam buku dan dibuat oleh pengurusan atasan.

Alat-Alat Perancangan

Analisis pulangan modalSatu teknik yang membantu pembuat keputusan atau pengurus memahami

6

hubung kait antara volum jualan, kos dan keuntungan.

BelanjawanRancangan kegunaan tunggal yang memperuntukkan sumber untuk perlaksanaansesuatu aktiviti, projek atau program. Mengenal pasti aktiviti yang perlu diberikeutamaan.

Carta GanttDigunakan untuk menunjukkan setakat manakah kemajuan yang sedang dicapaibagi setiap aktiviti projek.

Analisis teknik menilai dan menyemak program (PERT)Digunakan bagi membantu melicinkan pengurusan projek.

Carta Laluan Genting (CPM)Digunakan untuk membolehkan masa aktiviti diketahui secepat mungkin dan jugauntuk memudahkan pengurus untuk membuat pengawalan dari segi kos.

PENGORGANISASIAN

Definisi:

Merupakan proses merangka dan membentuk sumbermanusia dan bukan manusia supaya rancangan organisasi dapatdigerak.

Kepentingan:1. Dapat membantu pengurus melaksanakan apa yang telahdiputuskan dalam perancangan.2. Dapat mengelakkan kerja-kerja daripada bertindih.3. Bertindak sebagai suatu usaha bagi penyatuan kerja.4. Menjelaskan tugas-tugas setiap individu dalam organisasi.5. Mengenal pasti siapa yang bertanggungjawab terhadap siapa.

7

6. Membentuk saluran komunikasi yang formal.

PROSES PENGORGANISASIAN

1. Menentukan Objektif.Supaya Objektif tersebut boleh dijadikan panduan unukmennetukan aktiviti-aktiviti organisasi yang perlu dilakukan.

2. Pengenalpastian Aktiviti.Aktiviti-aktiviti ditetapkan dan perlu dikenalpati. Dengan khususdan terperinci

3. Pengelasan dan pengelompokan aktiviti.Aktiviti akan dikelas dan dikelompokan mengikut bahagianbahagiantertentu berdasarkan fungsi dan sifatnya.

4. Pengagihan tugasTugas perlu diagihkan kepada pekerja atau kumpulan yangmempunyai kebolehan dan kepakaran dalam bidang tugaasyang berkaitan.

5. Autoriti dan tangungjawab.Autoriti dan tangungjawab perlu diberikan kepada pekerja agardapat melaksanakan tugasnya dengan cekap dan berkesan danmenetukan hubungan majikan dengan pekerjanya melaluirantaian arahan.

Kesimpulan:

Proses pengorganisasian melibatkan empat elemen penting:

1. Pengkhususan2. Pembahagian kerja3. Penjabatanan4. Hierarki organisasi dan penyelarasan.

8

Carta Organisasi

Definisi: Merupakan rajah yang memaparkan hubungan autoriti mengikut fungsi,jabatan dan polisi individu dalam organisasi.

Maklumat-maklumat yang terdapat dalam carta organisasi:

1. Tugas- menunjukkan tugas yang berbeza dalam organisasi.2. Pembahagian kerja – satu kotak mewakili satu posisi kerja.3. Peringkat pengurusan – mengambarkan hirarki pengurusan dari pengurus atasan sehingga pengurusan bawahan.4. Autoriti lini – Garis menegak dalam carta menunjukkan hubungan autoriti dalam organisasi.5. Komunikasi – komunikasi formal akan berlaku mengikut autoriti lini.

9

Struktur organisasiCarta Organisasi

Manual Organisasi

Penjabatanan

Manual Organisasi

Definisi:

Dokumen berkaitan dengan polisi dan prosedur organisasiyang releven dan ia meliputi semua aspek pengurusan organisasi.

Kepentingan:

Digunakan untuk membantu pengurus membuat keputusan.Oleh itu manual organisasi mesti dikaji secara berterusan.

Maklumat dalam manual organisasi:

1. Objektif2. Kegunaan3. Bidang kuasa manual berkenaan4. Aspek-aspek utama dalam sesuatu bidang pengurusan.

Penjabatanan

Definisi:

satu proses mengumpulkan manusia dan aktivitiaktivitiyang sama dan berkaitan ke dalam satu kelompok dandisusun secara secara sistematik.

Jenis Penjabatanan

10

i. Penjabatanan mengikut fungsianii. Penjabatanan mengikut produkiii. atau servisiv. Penjabatanan mengikut pelangganv. Penjabatanan mengikut geografivi. Penjabatanan mengikut matriks

Penjabatanan mengikut fungsian

Sesuai kepada organisasi yang mempunyai persekitaran yang mantap dankawalan ketat terhadap proses dan operasi.

Contoh: Hospital, universiti, dan syarikat perniagaan.

Kelebihan :

1. Menggalakkan pengkhususan kemahiran.2. Kurangkan duplikasi penggunaan sumber.3. Meningkatkan pembangunan kerjaya dan jabatan.4.Memberi peluang kepada penyelia dan subordinat berkongsi kemahiran.5. Penyelesaian masalah lebih cekap kerana pekerja lebih mahir dalam bidang mereka.6. Keputusan adalah dipusatkan

Kelemahan1. Menekankan kepada satu tugas yang rutin.2. Mengurangkan komunikasi antara satu jabatan dengan jabatan lain.3. Sukar untuk membuat penjadualan antara jabatan dengan jabatan yang lain.4. Lebih mementingkan jabatan daripada organisasi.

11

5. Pembangunan pengurus dan pekerja hanya dalam bidang yang terhad.

Penjabatanan mengikut produk atau servis

Sesuai kepada organisasi yang kompleks dan syarikat multinasional yangmengeluarkan pelbagai jenis produk.

Contohnya: Syarikat Matsushita.

Kelebihan

1. Sesuai untuk organisasi yang menghadapi perubahan yang cepat pada produk.2. Dapat menyesuai dan mementingkan permintaan pelanggan.3.Mempunyai tangungjawab yang jelas bagi setiap jabatan.4. Pembangunan dan perkembangan pengurus didapati disepanjang fungsi lini.

Kelemahan

1. Akan berlaku penggunaan sumber dan kemahiran yang tidak cekap.2. Tidak memupuk koordinasi kegiatan antara unit produk.3. Perebutan dalam pengagihan sumber antara jabatan.4. Penyelesaian masalah hanya terhad pada satu jabatan produk.5. Menghadkan pergerakkan kerjaya di luar unit produk.

12

Konsep Pengorgnisasian

Akauntabiliti-Harapan bahawa setiap pekerja boleh dipersalahkan atau diberi penghargaan atashasil kerja yang dicapai.-Pekerja yang mempunyai akauntabiliti akan bertanggungjawab penuh keatas apa yangdihasilkannya.-Dia tidak akan meletakkan kesalahannya ke atas bahu orang lain.

13

Autoriti-Hak untuk membuat keputusan dan mengambil tindakan untuk menjalankan sesuatukerja.-Ianya membolehkan mengarah dan menurunkan kuasanya kepada staf dibawahnya.-Hak untuk membuat keputusan dan mengambil tindakan tertakluk kepada ruang lingkupyang terhad.

Tanggungjawab-Kewajipan seseorang pekerja untuk melaksanakan tugas yang diberikan kepadanya.-Apabila pengurus mengarahkan pekerja untuk membuat sesuatu kerja maka pekerjatersebut bertanggungjawab untuk melaksanakan kerja tersebut.

Pemusatan dan Pemencaran Autoriti

Pemusatan Autoriti:

Berlaku apabila autoriti dipusatkan kepada pihak pengurusanatasan, ini bermaksud keputusan dibuat oleh pihak pengurusan atasan yang memegangautoriti.Pemencaran Autoriti:

Berlaku apabila pihak atasan memberikan autoriti kepadajabatan atau pengurus di bawahnya membuat keputusan.

14

Faktor-faktor yang mempengaruhi pemusatan dan pemencaran autoriti.

1. Falsafah pengurusan organisasi2. Sejarah pertumbuhan organisasi3. Penyebaran geografik organisasi4. Sama ada terdapatnya kawalan yang berkesan5. Mutu pengurusan diperingkat yang berbeza6. Pelbagai pengeluaran dan perkhidmatan yang disediakan7. Kos membuat keputusan dan risiko8. Tempoh yang diberi untuk membuat keputusan9. Faktor persekitaran.10. Keseragaman polisi dan dasar.11. Ciri-ciri dan sifat tugas12. Kematangan dan kebolehan subodinat.

Kelebihan pemusatan autoriti:

1. Membolehkan kawalan yang lebih berkesan dilakukan dan mengurangkan keperluan kepada membuat keputusan.

2. Pelan tindakan yang lebih seragam dan tersusun.

3. Keputusan yang lebih selari dan memenuhi tuntutan organisasi secara keseluruhan.

4. Mengurangkan risiko kesilapaan yang dilakukan oleh staf bawahan yang tidak berkebolehan.

5. Penggunaan khidmat pakar secara maksimum.

15

Kelemahan pemusatan autoriti:

1. Tidak memberi peluang membentuk pengalaman di kalangan pihak bawahan.

2. Subordinat akan merasakan mereka tidak dipedulikan. Ia mengurangkan motivasi keberkesanan mereka.

3. Meletakkan autoriti untuk membuat keputusan terlalu jauh dari tempat keputusan . akan dilaksana sehingga memungkinkan realiti dan keadaan sebenar tidak dapat . difahami dengan baik.

4. Membuat keputusan akan menjadi lebih rumit dan memakan masa yang panjang, . kerana terlalu banyak peringkat pengurusan yang perlu dilalui.

5. Kos kendalian yang tinggi menyebabkan maklumat terpaksa dihantar melalui saluran . yang khusus.

6. Terlalu membebankan pengurusan atasan. Mereka tidak dapat menggunakan masa yang lebih untuk perancangan startegik bagi mencapai objektof organisasi.

7. Inovasi dan kreativiti sukar dicetuskan.

8. Boleh mendorong berlakunya rasuah.

16

Penugasan Autoriti

Adalah satu proses di mana pengurus memberikan hak kepada subodinat untuk membuat keputusan dan bertindak dalam bidang tertentu. Dan ini bermaksud pengurus memberikan tugas kepada subodinat berserta kuasa bagi membuat kerja dengan berkesan . Penugasan autoriti bermula dari tanggungjawab.Komponen asas bagi proses penugasan autoriti adalah menetapkan hasil yang diharapkan memberikan tugas dan autoriti yang diperlukan untuk mencapi hasil tersebut.

Autoriti lini dan staf

Autoriti lini: merupakan autoriti yang paling utama dalam sesebuah organisasi. Dimilikioleh pengurus yang mempunyai hak untuk mengarah dan mengawal aktiviti stafbawahannya yang melakukan tugas penting untuk mencapi objektif organisasinya.Lazimnya terdiri daripada pangurus yang mengawal dan menguruskan aktiviti utamaorganisasi.Autoriti Staf: mempunyai hak untuk tidak memberikan cadangan,nasihat,membuatpenyelidikan,menyediakan perkhidmatan dan perkhidmatan khusus kepada mereka yang mempunyai autoriti lini.

17

Jangkauan Kawalan

Ianya merujuk kepada sekumpulan subodinat yang bertangungjawab secara langsungkepada seseorang eksekutif atau penyelia. Mempunyai implikasi dari segi implikasi danpenyeliaan. Jangkauan kawalan memberi kesan kepada bilangan tahap pada peringkatorganisasi.

Rajah: Jangkauan kawalan yang sempit

Rajah: Jangkauan kawalan yang luas

18

Rantaian arahan

Garisan autoriti yang tidak terputus yang menyambungkan setiap individu dengan pihakpengurusan atasan melalui jawatan pengurusan disetiap tahap pengurusan.Terdapat dua prinsip asas yang digunakan untuk membentuk rantaian arahan iaitu rantaian arahan yang mengikut skalar dan rantaian arahan mengikut prinsip satu arahan.

KEPIMPINAN

DEFINISI: Merupakan satu proses di mana pemimpin akan cuba mempengaruhigelagat atau tingkah laku pekerjanya supaya melaksanakan sesuatu tugas bagimencapai matlamat kerja bagi unit dan organisasi berkenaan.

KEPENTINGAN:

1. Kepimpinan melibatkan orang lain. Jika pengikut sanggup menerimaarahannya bermaksud kepimpinannya diterima.2. Kepimpinan melibatkan pengagihan kuasa antara pemimpin dan ahlikumpulannya.3. Seseorang pemimpin mempunyai kebolehan untuk menggunakan pelbagaibentuk kuasa untuk mempengaruhi gelgat pekerjanya.4. Kepimpinan mewujudkan nilai moral seseorang pemimpin.

GAYA KEPIMPINAN:Adalah berhubung dengan pendekatan yang digunakan oleh seseorangpemimpin untuk mempengaruhi pengikutnya

19

CIRI-CIRI PEMIMPIN:

1. Bertanggungjawab, berkeyakinan, dan bersemangat.2. Berpengetahuan, berkemahiran, dan berkebolehan dalam kerjaya.3. Bertimbang rasa dan bertolak ansur.4. Adil jujur dan amanah5. Mempunyai disiplin diri yang tinggi.6. Bersedia menerima teguran serta bersedia mengakui dan membetulkan kesilapan diri.7. Tidak mendahulukan kepentingan diri.8. Tidak memandang rendah terhadap kebolehan pekerja.9. Tekun dan sabar.

SOKONGAN YANG BOLEH DIBERI OLEH PEMIMPIN KEPADA PEKERJA.

21

1. Memberi keyakinan kepada pekerja dan mengakui kebolehan pekerja.2. Menjelaskan matlamat pekerja dan tugas dengan terang kepada mereka.3. Melibatkan pekerja dalam aktiviti tertentu.4. Memberi latihan, pendidikan dan pendedahan yang sempurna kepada pekerja.5. Memberi sokongan moral dan material kepada pekerja dalam menjalankan tugas mereka.6. Memberi ganjaran yang sesuai dan berpatutan disamping peluang memajukan diri mereka.7. Menetapkan standard dan memberi maklum balas pencapaian prestasi kepada pekerja dengan jelas dan jujur.8. Mewujudkan hubungan dua hala antara pemimpin dengan pekerja.9. Mengambil berat tentang kebajikan pekerja .

22

PERBEZAAN ANTARA PENDEKATAN TIMUR DAN PENDEKATAN BARAT

PENDEKATAN BARAT

- Motivasi sebagai proses psikologi yangmendorong manusia mencapai elemenyang bersifat fizikal dan lahiriah. (lihat teori-teoribarat)- Pencapaian manusia akan lebih tinggi jikawujud elemen ganjaran yang diukur dalambentuk fizikal dan lahiriah.- Pihak pengurusan harus menyediakanprasarana yang baik dan mencukupi,menjaga kelselamatan pekerja danmemberi ganjaran dalam bentuk bonus,kenaikan pangkat dan kuasa.- Barat tidak menekankan aspeksosiobudaya dan agama, kesannya masihada pekerja di barat masih melakukantunjuk perasaan walaupun tuntutan darisegi fizikal dan lahiriah mereka sudahdipenuhi.

PENDEKATAN TIMUR (TEORI Z – WILLIAM OUCHI)

-Masih melihat faktor motivasi sebagai elemen yang mendorong manusia untuk bertindak dengan lebih efektif.-Mementingkan kesetian pekerja antara syarikat .-Menekankan kepentingan penglibatan dan peyertaan bersama semua pekerja dalam semua peringkat organisasi .-menyediakan pekerjaan seumur hidup bagi meningkatkan kesetiaan pekerja.-Memberi tumpuan kebajikan pekerja di dalam dan luar kerja -Terjadi di syarikat-syarikat besar di Jepun .

30

Faktor-faktor yang mempengaruhi keutamaan majikan dalammenentukan pakej faedah yang menarik :

1. Jumlah kos pampasan2. Perbandingan antara kos dan faedah3. Tawaran pesaing4. Peranan faedah dalam menarik, mengekal dan memotivasikan pekerja.5. Keperluan undang-undang6. Jenis kerja yang dilakukan dan jawatan yang dipegang7. Kesatuan sekerja8. Lokasi geografi.

44

fungsi pengurusan

Documents