1
TAKLIMAT PENETAPAN PERANAN & ALIRAN KERJA
MODUL / SUBMODUL HRMIS
PENETAPAN PERANAN SUBMODUL ALIRAN KERJA
Klik Menu Pentadbiran Sistem
Klik Menu Sekuriti
Klik Menu Selenggara Profil Pengguna
Klik Menu Penetapan Tugas
Cari Pegawai untuk diberikan peranan/menu melalui No KP atau
Nama Pegawai
Tambah Peranan berdasarkan Peranan dan Tanggungjawab
pegawai sahaja
Rujukan : Nota Penetapan Peranan dan Aliran Kerja Modul
Pentadbiran Sistem
LANGKAH PENETAPAN PERANAN
PERANAN PENTADBIR ALIRAN KERJA
PENETAPAN ALIRAN KERJA
Definisi:
Aliran kerja menunjukkan hubungan di antara seseorang pengguna dengan pengguna lain yang berkaitan bagi
menyempurnakan sesuatu tugasan.
Penghantar Penerima
ALIRAN KERJA
Memastikan hubungan di antara seseorang pengguna (penghantar) dan pengguna lain (penerima) dikonfigurasikan dengan betul bagi menyempurnakan sesuatu tugas
Memastikan maklumat dari penghantar disalurkan kepada penerima yang dikehendaki
OBJEKTIF ALIRAN KERJA
ALIRAN KERJA
Klik Menu Pentadbiran Sistem
Klik Menu Aliran Kerja
Klik Menu Selenggara Aliran Kerja
Klik Menu Selenggara Peraturan
Pilih Modul Penghantar Aliran Kerja = PENGURUSAN REKOD PERIBADI
Taip Kod Aliran Kerja = PR-003
Isikan Maklumat Kumpulan Penghantar, Penghantar, Penerima
Format Nama Kumpulan Penghantar: <Kod AliranKerja><Nama Bahagian><Nama
Sektor>. Contoh : LV-001 BPM SM3
Rujukan : Nota Penetapan Peranan dan Aliran Kerja Modul Pentadbiran Sistem
Rujukan : Rules of Thumb
LANGKAH PENETAPAN ALIRAN KERJA
LANGKAH PENETAPAN ALIRAN KERJA
LANGKAH PENETAPAN ALIRAN KERJA
LANGKAH PENETAPAN ALIRAN KERJA
LANGKAH PENETAPAN ALIRAN KERJA
Untuk PENERIMA yg lebih dari seorang, setkan kumpulan
penerima = GROUP
Klik Menu Pentadbiran Sistem
Klik Menu Aliran Kerja
Klik Menu Selenggara Kumpulan
Klik Menu Hantar Maklumat Kumpulan
Cari Unit Organisasi dimana kumpulan/group ingin diwujudkan
Tambah/Isikan maklumat Kumpulan
Tambah Ahli Kumpulan
Rujukan : Selenggara nama ahli kumpulan
KUMPULAN PENERIMA (GROUP)
SET PENGECUALIAN
PENYELENGGARAAN SK
16
SENARAI ALIRAN KERJA DALAM HRMIS
PENGURUSAN REKOD PERIBADI
PENGURUSAN CUTI
PENGURUSAN PRESTASI
PERISYTIHARAN HARTA
PENGURUSAN SARAAN
PENGURUSAN GAJI
PENGURUSAN TUNTUTAN
PENAMATAN PERKHIDMATAN
PERTUKARAN
PENGESAHAN KUMPULAN
WF - 001
PENTADBIR
ALIRAN
KERJA
PENGESAH
KUMPULAN
Untuk membenarkan Pentadbir
Aliran Kerja mewujudkan
Kumpulan Penerima
SENARAI ALIRAN KERJA DALAM HRMIS
1. PENGESAHAN KUMPULAN
SENARAI ALIRAN KERJA DALAM HRMIS
PR - 003
PEMILIK
KOMPETENSI PENGESAH/
KUMPULAN
PENGESAH
REKOD
PERIBADI
Untuk membenarkan Pemilik
Kompetensi menghantar maklumat
pengemaskinian rekod peribadi
kepada Pengesah/Kumpulan
Pengesah bagi tujuan pengesahan
2. PENGURUSAN REKOD PERIBADI
SENARAI ALIRAN KERJA DALAM HRMIS
PR - 005
PEMILIK
KOMPETENSI
Untuk membenarkan Pemilik
Kompetensi menghantar
maklumat Perisytiharan
Harta kepada Kumpulan
Urusetia untuk tujuan
pengesahan
3. PERISYTIHARAN HARTA
KUMPULAN
URUSETIA
PERISYTIHARAN
HARTA
PENGAMBIL
MAKLUM
[KETUA JABATAN]
USER SELECTION
Urusetia akan memilih Ketua
Jabatan yang telah diberi peranan
sebagai Pengambil Maklum
PEMILIK KOMPETENSI PENGESAH PELULUS
P R
- 0
1 1
P R
- 0
1 2
Land / Share
Endorser Land / Share
Approver
Tanah?
Saham?
4. PERMOHONAN KEBENARAN UNTUK MEMILIKI TANAH KERAJAAN/ SAHAM
SENARAI ALIRAN KERJA DALAM HRMIS
SENARAI ALIRAN KERJA DALAM HRMIS
LV - 001
PENYOKONG
CUTI
5. PENGURUSAN CUTI
(CUTI REHAT)
LV - 002
PELULUS
CUTI
PEMILIK
KOMPETENSI
Untuk membenarkan Pemilik
Kompetensi menghantar
permohonan Cuti Rehat kepada
Penyokong cuti
Untuk membenarkan Pemilik
Kompetensi menghantar permohonan
Cuti Rehat kepada Pelulus cuti
SENARAI ALIRAN KERJA DALAM HRMIS
LV - 003
PENYOKONG
CUTI
6. PENGURUSAN CUTI
(CUTI SAKIT)
LV - 004
PELULUS
CUTI
PEMILIK
KOMPETENSI
Untuk membenarkan Pemilik
Kompetensi /Pengguna menghantar
permohonan Cuti Sakit
(panel/kerajaan/swasta) kepada
Penyokong cuti
Untuk membenarkan Pemilik
Kompetensi menghantar
permohonan Cuti Sakit
(panel/kerajaan/swasta) kepada
Pelulus cuti
SENARAI ALIRAN KERJA DALAM HRMIS
LV - 014
PENYOKONG
CUTI
7. PENGURUSAN CUTI
(CUTI HAJI)
LV - 018
PELULUS
CUTI
PEMILIK
KOMPETENSI
Untuk membenarkan Pemilik
Kompetensi /Pengguna menghantar
permohonan Cuti Haji kepada
Penyokong cuti.
Untuk membenarkan Pemilik
Kompetensi /Pengguna menghantar
permohonan Cuti Haji kepada Pelulus
cuti untuk kelulusan Cuti Haji.
SENARAI ALIRAN KERJA DALAM HRMIS
PM – 016
PEGAWAI
PENILAI
KEDUA
KUMPULAN
URUSETIA
PENGURUSAN
PRESTASI
Untuk membenarkan
Pegawai Penilai Kedua
menghantar maklumat
prestasi kepada Kumpulan
Urusetia Pengurusan Prestasi
8. PENGURUSAN PRESTASI
SENARAI ALIRAN KERJA DALAM HRMIS
PENTADBIR
SARAAN
9. PENGURUSAN SARAAN
PENYEMAK
SARAAN
PENGESAH
SARAAN
Untuk membenarkan
Pengesah Saraan
menghantar Penyata
Perubahan Gaji [Kew8] yang
telah disahkan kepada
Pentadbir Gaji
RE
M - 0
27
REM - 028
PENTADBIR
GAJI
Untuk membenarkan
Penyemak Saraan menghantar
Penyata Perubahan Gaji
[Kew8] yang telah disemak
kepada Pengesah Saraan
Untuk membenarkan
Pentadbir Saraan
menghantar Penyata
Perubahan Gaji [Kew8]
kepada Penyemak
Saraan
REM - 026
REM - 049
Untuk membenarkan Pengesah Saraan
menghantar makluman kepada
Pentadbir Saraan bahawa Penyata
Perubahan Gaji [Kew8] telah disahkan
dan boleh dicetak
SENARAI ALIRAN KERJA DALAM HRMIS
PENTADBIR
SARAAN
PENYEMAK
SARAAN
PENGESAH
SARAAN
Untuk membenarkan Penyemak
atau Pengesah Saraan menghantar
semula Penyata Perubahan Gaji
[Kew8] yang telah disemak kepada
Pentadbir Saraan untuk tujuan
pembetulan.
REM - 034
10. PENGURUSAN SARAAN
SENARAI ALIRAN KERJA DALAM HRMIS
PENTADBIR
POTONGAN
PERIBADI
PENGESAH
POTONGAN
PERIBADI
PENTADBIR
GAJI
Penghantaran pembatalan potongan
peribadi dari Pentadbir Potongan Peribadi
kepada Pengesah Potongan Peribadi
PY - 301
PY – 302
Untuk membenarkan Pentadbir
Potongan Peribadi menghantar
permohonan potongan peribadi untuk
tujuan pengesahan kepada Pengesah
Potongan Peribadi
PY – 303
Untuk membenarkan Pengesah
Potongan Peribadi menghantar
potongan peribadi kepada
Pentadbir Gaji
11. PENGURUSAN GAJI
SENARAI ALIRAN KERJA DALAM HRMIS
PENTADBIR
GAJI
PENYEMAK GAJI
Untuk membenarkan Pentadbir
Gaji menghantar semula Kew8
kepada Pentadbir Saraan untuk
tujuan pembetulan
PY – 401
PENGESAH
GAJI
PY – 411
PY
– 4
03
PY
– 4
25
Untuk membenarkan Pentadbir
Gaji menghantar Penyata
Perubahan Gaji untuk disemak
oleh Penyemak Gaji
Untuk membenarkan
Penyemak Gaji
menghantar Penyata
Perubahan Gaji yang
telah disemak kepada
Pengesah Gaji
Untuk membenarkan
Pengesah Gaji
menghantar Penyata
Perubahan Gaji yang
perlu pembetulan
kepada Penyemak Gaji
Untuk membenarkan Pentadbir
Saraan menghantar Penyata
Perubahan Gaji kepada Pentadbir
Gaji untuk tujuan pengiraan
emolumen
12. PENGURUSAN GAJI
PENTADBIR
SARAAN
SENARAI ALIRAN KERJA DALAM HRMIS
13. PENGURUSAN TUNTUTAN [PERJALANAN DLM NEGERI]
PENGESAH
TUNTUTAN
PENYEMAK
PEMBAYARAN
TUNTUTAN
Pemilik Kompetensi (CO)
menghantar permohonan
Tuntutan kepada Pengesah
Tuntutan (Ketua Seksyen
CO)
CL - 066
PENGESAH
PEMBAYARAN
TUNTUTAN
CL - 004
CL
- 011
CL - 016
Pentadbir TNT akan menyemak
dan memastikan amaun TNT betul,
menyediakan ringkasan Baucar
serta senarai semak. Kemudian,
dihantar ke Pengesah TNT utk
pengesahan.
Daripada Pengesah Tuntutan
terus kepada Penyemak
Pembayaran Tuntutan di Unit
Tuntutan. (Sekiranya tiada
penyemak tuntutan)
Setelah Pengesah mengesah
TNT, permohonan akan kembali
kepada kump Pentadbir TNT
utk dimasukkan ke sistem
eSPKB
PEMILIK
KOMPETENSI
PELAKSANA
TUNTUTAN
SENARAI ALIRAN KERJA DALAM HRMIS
14. PENGURUSAN TUNTUTAN [BAYARAN LEBIH MASA]
PENGESAH TUNTUTAN
PENYEMAK
PEMBAYARAN
TUNTUTAN
Pemilik Kompetensi (CO)
menghantar permohonan
Tuntutan kepada Pengesah
Tuntutan (Ketua Seksyen )
PENGESAH
PEMBAYARAN
TUNTUTAN
CL - 824
Daripada
Pengesah
Tuntutan Kedua
terus kepada Unit
ELM, Seksyen
Kewangan.
(Sekiranya tiada
penyemak
tuntutan)
Pengesah Tuntutan (Ketua Seksyen
CO) mendapati tuntutan tersebut
melebih 1/3 gaji pokok, menghantar
permohonan kepada Pengesah
Tuntutan Kedua (TSUB CO)
Setelah Pengesah
mengesah ELM,
permohonan akan
kembali kepada kump
Pentadbir ELM utk
dimasukkan ke sistem
eSPKB
PEMILIK
KOMPETENSI
PELAKSANA
TUNTUTAN
PENGESAH TUNTUTAN 2
CL - 804
CL
- 83
1
CL - 811 CL - 814
Pentadbir ELM akan menyemak
dan memastikan amaun ELM
betul dan menyediakan
ringkasan Baucar serta senarai
semak. Kemudian, dihantar ke
Pengesah ELM utk pengesahan
Daripada Pengesah Tuntutan
(sekiranya permohonan tIdak melebihi
1/3 gaji pokok) terus kepada Unit ELM,
Seksyen Kewangan. (Sekiranya tiada
penyemak tuntutan)
SENARAI ALIRAN KERJA DALAM HRMIS
15. TUNTUTAN [BAYARAN SAGU HATI PENSYARAH, PENCERAMAH DAN
FASILITATOR SAMBILAN]
PENGESAH TUNTUTAN
[UNIT ORGANISASI PEMOHON]
PENYEMAK
PEMBAYARAN
TUNTUTAN
[PENGANJUR]
Pemilik Kompetensi (CO)
menghantar permohonan
Tuntutan kepada Pengesah
Tuntutan (Ketua Unit
Organisasi Pemohon)
PENGESAH
PEMBAYARAN
TUNTUTAN
[PENGANJUR]
CL - 304
Selepas Penyelia menyemak
permohonan, permohonan akan
dihantar kepada Pengesah Tuntutan
(Ketua Unit Organisasi Penganjur)
Setelah Pengesah Tuntutan (Ketua
Seksyen CO) mengesahkan tuntutan,
permohonan tuntutan akan terus
kepada Penyemak Tuntutan (Penyelia
di Unit Organisasi yang menganjurkan
ceramah tersebut)
Setelah Pengesah
mengesah BIL,
permohonan akan
kembali kepada kump
Pentadbir BIL utk
dimasukkan ke sistem
eSPKB
PELAKSANA
TUNTUTAN
[PENGANJUR]
PENYEMAK TUNTUTAN
[PENGANJUR]
CL - 352
CL
- 31
4
CL - 324
Pentadbir BIL akan
menyemak dan
memastikan amaun BIL
betul dan menyediakan
ringkasan Baucar serta
senarai semak.
Kemudian, dihantar ke
Pengesah BIL utk
pengesahan.
PENGESAH
TUNTUTAN
[PENGANJUR]
CL - 319
Setelah Pengesah
Tuntutan Unit
Organisasi yang
menganjurkan
mengesahkan,
permohonan akan
dihantar kepada Unit
BIL, Seksyen
Kewangan.
PEMILIK
KOMPETENSI
SENARAI ALIRAN KERJA DALAM HRMIS
16. PENAMATAN PERKHIDMATAN [PERSARAAN WAJIB HAD UMUR]
PENGESAH
PENAMATAN
PERKHIDMATAN
LINE MANAGER
Penghantaran maklumat
penamatan perkhidmatan
untuk pengesahan
SP - 312 SP - 301
Pemberitahuan untuk
mendapatkan maklumat logistik
*Nilai Penghantar : BU/AP
Pemilik Rekod
PENTADBIR
PENAMATAN
PERKHIDMATAN
PENTADBIR
SARAAN SP - 308
Untuk memaklumkan
kepada Pentadbir Saraan
untuk menyediakan
Penyata Perubahan Gaji
Penamatan Perkhidmatan
SP - 304
SP - 310
SP-304
Pemberitahuan kepada Pentadbir untuk
membuat penjadualan temu duga
SP - 310
Pemberitahuan kepada Pentadbir untuk
menyediakan surat akuan
SP - 777
Selepas pengesahan pemberitahuan penamatan/permohonan bersara pilihan, Wf kemaskini maklumat alamat dan akaun type send back to sender Tak perlu penetapan Bersara pilihan : tindakan CO untuk kemaskini Mati dan wajib : tindakan pentadbir
SENARAI ALIRAN KERJA DALAM HRMIS
Hantar untuk pemberitahuan
kepada pentadbir tuntutan
Hantar untuk
memperoleh
maklumat logistik
*Nilai Penghantar :
BU/AP Pemilik
Rekod
17. PENAMATAN PERKHIDMATAN [PERSARAAN PILIHAN]
PEMILIK
KOMPETENSI
SP - 001
Memohon Persaraan
Pilihan
PENGESAH PENAMATAN
PERKHIDMATAN
Hantar
permohonan
untuk perakuan
SP - 005
Hantar untuk pelepasan ikatan
kontrak pengajian
OBLIGATION ADMIN
SP - 018
Hantar untuk perakuan
pelepasan Ikatan
PERAKU PENAMATAN
PERKHIDMATAN
PENTADBIR
TUNTUTAN
SP
- 00
2
LINE MANAGER
PENTADBIR SARAAN PENTADBIR CUTI
Hantar untuk
pemberitahuan
kepada pentadbir
saraan
Hantar untuk
pemberitahuan
kepada pentadbir
cuti
SP
- 01
7
SP-028
Pemberitahuan kepada Pentadbir untuk
membuat penjadualan temu duga
SP - 019
Pemberitahuan kepada Pentadbir untuk
menyediakan surat akuan
SP – 019
SP – 028
PENTADBIR
PENAMATAN
PERKHIDMATAN
SENARAI ALIRAN KERJA DALAM HRMIS
18. PENAMATAN PERKHIDMATAN [MATI DALAM PERKHIDMATAN]
PENGESAH
PENAMATAN
PERKHIDMATAN
LINE MANAGER
Penghantaran
maklumat penamatan
perkhidmatan untuk
pengesahan
SP - 101
Hantar untuk pemberitahuan
kepada pentadbir tuntutan
PENTADBIR
SARAAN
SP - 103
Untuk memaklumkan kepada
Pentadbir Saraan untuk
menyediakan Penyata Perubahan
Gaji Penamatan Perkhidmatan
SP - 108
SP - 106
SP - 106
Hantar untuk semakan maklumat logistik
SP – 108
Hantar untuk penyediaan Nota Serah Tugas
*Nilai Penghantar : BU/AP Pemilik Rekod
PENTADBIR
TUNTUTAN
SP - 107
PENTADBIR
PENAMATAN
PERKHIDMATAN
SENARAI ALIRAN KERJA DALAM HRMIS
19. PENAMATAN PERKHIDMATAN [PELAKSANAAN]
PENGESAH
PENAMATAN
PERKHIDMATAN
Pemberitahuan
Maklumat Persaraan
Telah Disahkan
SP - 314
PENTADBIR
PENAMATAN
PERKHIDMATAN
LINE MANAGER
SP - 024
Penghantaran Notis
Penyerahan Tugas yang
dilengkapkan oleh Pemilik
Kompetensi
*Nilai Penghantar : BU/AP
Pemilik Rekod
Pemberitahuan
Maklumat Persaraan
telah dikemaskini.
SP - 315
SP - 777 Selepas pengesahan pemberitahuan penamatan/permohonan bersara pilihan, Wf kemaskini maklumat alamat dan akaun type send back to sender Tak perlu penetapan Bersara pilihan : tindakan CO untuk kemaskini Mati dan wajib : tindakan pentadbir
SENARAI ALIRAN KERJA DALAM HRMIS
Untuk membenarkan Pemohon
menghantar permohonan pertukaran
terus kepada Urusetia Pertukaran
JPA
PENYOKONG [PSM
BAHAGIAN/CAWANGAN/DAERAH]
URUSETIA
PERTUKARAN JPA
PEMILIK
KOMPETENSI
20. PERTUKARAN
Untuk membenarkan
Penyokong
menghantar sokongan
permohonan
pertukaran kepada
Urusetia Pertukaran di
JPA
RS
- 11
0
Untuk membenarkan pemohon
menghantar maklumat untuk
sokongan permohonan pertukaran
Salinan Kepada
1. PSM HQ/Negeri/Agensi
2. PSM Kementerian/Induk
Untuk membenarkan Pemohon
memaklumkan pembatalan
permohonan pertukaran terus
kepada Urusetia Pertukaran JPA
RS – 113
RS - 111
LAIN-LAIN FUNGSI DALAM ALIRAN KERJA
1) Klik Menu Pentadbiran Sistem
2) Klik Menu Aliran Kerja
3) Klik Menu Memantau Senarai Transaksi
4) Masukkan butiran
MEMANTAU SENARAI TRANSAKSI
1) Klik Menu Pentadbiran Sistem
2) Klik Menu Aliran Kerja
3) Klik Menu Selenggara Aliran Kerja
4) Klik Menu Papar Profil Penghantar
5) Masukkan butiran
PAPAR PROFIL PENGHANTAR
MENJEJAKI ALIRAN KERJA
1) Klik Menu Pentadbiran Sistem
2) Klik Menu Aliran Kerja
3) Klik Menu Selenggara Aliran Kerja
4) Klik Menu Menjejaki Aliran Kerja
5) Masukkan butiran
KEMASKINI TRANSAKSI ALIRAN KERJA
1) Klik Menu Pentadbiran Sistem
2) Klik Menu Aliran Kerja
3) Klik Menu Selenggara Aliran Kerja
4) Klik Menu Kemaskini Transaksi Aliran Kerja
5) Masukkan Jenis Carian, COID/No.KP, Modul, Kod Aliran Kerja
1) Klik Menu Pentadbiran Sistem
2) Klik Menu Penyelenggaraan Rekod
3) Klik Menu Pengurusan Rekod Peribadi
4) Klik Menu Menjejaki Rekod Transaksi
5) Masukkan No KP Pemilik Rekod, Kod Aliran Kerja dan klik Teruskan.
MENJEJAKI REKOD TRANSAKSI
43
TERIMA KASIH
Sebarang Masalah, Boleh Hubungi:
Unit Hrmis Agensi masing-masing
Email Ke [email protected]
Sertakan sekali screen capture / lampiran/ No Kad Pengenalan