Download - PENULISAN SURAT RASMI
PENULISAN SURAT RASMI
Disediakan oleh:
INTAN SHARIZAT MUHAMAD NASIR
PEN. PENGARAH (PENGURUSAN)
HOSPITAL KUALA KRAI
ISI KANDUNGAN
OBJEKTIF
1. Memberi kefahaman kepada peserta mengenai perbezaan surat rasmi jabatan dan memo.
2. Mendedahkan teknik penulisan surat rasmi yang berkualiti
3. Memberi kesedaran kepada peserta kepentingan pengurusan rekod dan surat-menyurat
• Surat ialah alat komunikasi bertulis.• Ia dibahagikan 2 KATEGORI : - surat rasmi - surat tidak rasmi• Surat rasmi memainkan peranan penting dalam
kerjaya pada masa kini.• Kepentingan surat rasmi: - dokumentasi yang dijadikan bahan rujukan
apabila timbul sesuatu masalah. - sebagai duta iaitu duta peribadi, jabatan atau n
negara.
PENGENALAN
RUJUKAN
JENIS SURAT RASMI
CIRI-CIRI SURAT RASMI
KEGUNAAN SURAT RASMI
KEGUNAAN SURAT RASMI
FORMAT SURAT RASMI
• Pengenalan pengirim dan penerima• Rujukan fail (pengirim/ penerima)• Tarikh surat• Tajuk Surat• Isi surat• Penutup surat (harapan, nama pengirim dan
jawatan)• Identation (jarak tepi permulaan menulis)• Jarak perenggan• Jarak baris
1
2
6
78
5
3 4
9
CONTOH FORMAT SURAT RASMI
BIL PERKARA KANDUNGAN
1 Kepala Surat Maklumat Penghantar:• logo• Nama Jabatan• Alamat Jabatan• Poskod• No. Telefon Jabatan• No Faks Jabatan• E-mail
2 Maklumat Penerima
• Rujukan penerima• Rujukan pengirim• Tarikh keluar surat• Nama penerima dan jawatan• Alamat penuh penerima• (u.p.:) Nama pegawai petugas – jika perlu• Melalui: (ketua penerima surat – jika berkenaan)
CONTOH FORMAT SURAT RASMI
BIL PERKARA KANDUNGAN
3 Sapaan / Gelaran Dato’/ Datin/ Tuan/ Puan
4 Tajuk Surat • Ditaip dengan huruf besar• Dihitamkan• Digaris bawah
5 Isi/ Maksud surat • Pembukaan bicara dan rujukan(Angka 1 tidak ditaip sebagai pengenalan)• Perenggan pertama: maksud sebenar surat(Angka 2 – Isi/ maksud surat yang utama• Pecahan isi surat – sebab musabab dan tujuanCth: 2.1 Senarai nama yang akan hadir kursus sebagaimana berikut:- i) Azmi b. Abas ii) Rosak Anak Binasa
CONTOH FORMAT SURAT RASMI
BIL PERKARA KANDUNGAN
6 Penutup Penutup surat dan ucapan terima kasih
7 Slogan Ungkapan khas organisasi
8 Pengakuan Kesetiaan
Saya yang menurut perintah
9 Pengirim •Tandatangan pengirim•Nama pengirim•Jawatan pengirim•Kenyataan perwakilan (b.p. jika perlu)
10 Penerima salinan s.k Ketua Jabatan Patologi Penyelia Asrama
PRINSIP PENULISAN SURAT(4C + 1P)
PRINSIP PENULISAN SURAT(4C + 1P)
• Ejaan • Tatabahasa• Laras bahasa (penggunaan ganti nama
& gelaran)• Data, fakta dan maklumat• Wacana• Format teknik
CORRECT (BETUL)
PRINSIP PENULISAN SURAT(4C + 1P)
• Tujuan• Perkara / Tajuk / mesej• Protokol/ prosedur penulisan• Struktur penulisan• Ayat mudah difahami• Urutan logik• Penggunaan perenggan• Sistem nombor
CLEAR (JELAS)
PRINSIP PENULISAN SURAT(4C + 1P)
• Terus kepada mesej• Tiada pembaziran perkataan• Tiada ayat-ayat berbunga
CONSICE(RINGKAS & PADAT)
PRINSIP PENULISAN SURAT(4C + 1P)
• Data utama dan data sokongan• Spesifikasi terperinci• Maklumat lengkap• Rasional/ justifikasi• Konstruktif
COMPREHENSIVE (LENGKAP)
PRINSIP PENULISAN SURAT(4C + 1P)
• Diplomasi• Wacana hormat• Wacana rujukan• Wacana harapan• Wacana antisipasi (jangkaan)
POLITE (SOPAN)
PRINSIP PENULISAN SURAT(4C + 1P)
• Diplomasi• Wacana hormat• Wacana rujukan• Wacana harapan• Wacana antisipasi (jangkaan)
POLITE (SOPAN)
MEMO
• Ia merupakan singkatan perkataan ‘memorandum’.
• Ia bermaksud catatan atau peringatan.• Ia berperanan seperti surat tetapi
biasanya digunakan untuk jabatannya sendiri.
PENGENALAN
MEMO
• Gaya bahasa yang digunakan untuk tulis memo berbeza dengan gaya penulisan rasmi.
• Memo memfokuskan kepada isi yang hendak disampaikan.
GAYA BAHASA
MEMO
• Ringkas, padat dan jelas• Lembut dan berdiplomasi• Tidak menimbulkan sikap negatif pada
pembaca• Tidak timbulkan prasangka• Elakkan daripada membuat teguran
berbentuk negatif.
TIPS BAHASA
MEMO
• Bersama-sama ini dikembalikan draf memo berkenaan. Draf ini kurang memuaskan dari segi ejaan dan tatabahasa. Tuan diminta menulis semula dengan membetulkan ejaan dan tatabahasa yang telah ditanda sebelum memo ini diedarkan.
Contoh 1
MEMO
• Bersama-sama ini dikembalikan draf memo berkenaan. Draf ini telah pun disemak dan dikesan terdapat sedikit kesilapan ejaan dan tatabahasa seperti yang telah ditandai. Saya berharap tuan dapat membaikinya sebelum mengedarkannya.
Contoh 2
MEMO
KAEDAH PENULISAN
MEMO
KAEDAH PENULISAN
KERTAS KERJA
• Biasanya kertas kerja dibuat untuk tujuan berikut:-
a)Permohonan pelaksanaan kursusb)Memberi cadangan & alternatifc) Tatatertib
KERTAS KERJA
1. Latar belakang2. Objektif3. Penyertaan4. Kumpulan sasaran5. Tempat 6. Tarikh7. Penganjur8. Penceramah 9. Anggaran Perbelanjaan10. Tentatif Program11. Penutup12. Keputusan
PERMOHONAN ANJUR KURSUS