Download - Kik hero final
2
ABD. AZIZ BIN YUSOF
1 NOVEMBER 20111 NOVEMBER 2011
PENUBUHAN PENUBUHAN KUMPULANKUMPULAN MOHD SAZALI B. ESHAH
NORMADIAH SHAFIESAKRI B. MAT NOOR
NORMI BT. AZIZNORAINI BT. MAHMUD
FAZILAH BT. CHE DIN
AHMADULHADI B. ZAHARI
WAN MOHD HAFIZ B. WAN HUSSIN
KHAIRUL ZAMRY MOHAMAD AMINUR HAKIM B. MOHD RAIS
11
H- HOLISTIC
E- ETHICS
R- RESPECT
12
READY, LOYALTY, UNITY
BERSEDIA, SETIA, BERSATU
13
14
ETIKA KUMPULAN HERO ADALAH :
1. TEPAT PADA MASA MESYUARAT2. BERANI MEMBERI IDEA3. SEMANGAT BERPASUKAN
BIL MESYUARAT 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30
AHLIMOHD SAZALI B. ESHAH 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 BL 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
SAKRI B. MAT NOOR 1 1 1 1 1 BL 1 1 1 1 1 1 1 1 1 BL 1 1 1 1 1 BL 1 1 1 1 1 1 1 1
NORMADIAH SHAFIE 1 1 1 1 1 1 1 CR BR 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 BL 1 1 1 1 1
WAN MOHD HAFIZ B. WAN HUSSIN CR 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 BL 1 1 1 CR 1 1 1 BL 1 1 1 1 1 1 1
MOHAMAD AMINUR HAKIM B. MOHD RAIS 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
KHAIRUL ZAMRY 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
FAZILAH BT. CHE DIN 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 BL 1 1 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1
NORAINI BT. MAHMUD 1 1 1 1 1 1 CS 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
NORMI BT. AZIZ 1 1 1 1 1 1 1 BL 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 CS 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
AHMADULHADI B. ZAHARI 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1
JUMLAH 9 10 8 10 10 8 9 8 8 10 10 9 10 9 8 9 10 10 8 10 9 9 9 10 8 9 10 10 10 10
9
BIL MESYUARAT 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48
AHLIMOHD SAZALI B. ESHAH 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 BL 1 1 1 1
SAKRI B. MAT NOOR 1 1 1 1 1 BL 1 1 1 1 1 1 1 1 1 BL 1 1
NORMADIAH SHAFIE 1 1 1 1 1 1 1 CR BR 1 1 1 1 1 1 1 1 1
WAN MOHD HAFIZ B. WAN HUSSIN CR 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 BL 1 1 1
MOHAMAD AMINUR HAKIM B. MOHD RAIS 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1
KHAIRUL ZAMRY 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
FAZILAH BT. CHE DIN 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 BL 1 1 1
NORAINI BT. MAHMUD 1 1 1 1 1 1 CS 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 1
NORMI BT. AZIZ 1 1 1 1 1 1 1 BL 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
AHMADULHADI B. ZAHARI 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
JUMLAH 9 10 8 10 10 8 9 8 8 10 10 9 10 9 8 9 10 10
PETUNJUKCS – Cuti Sakit CR – Cuti RehatBL - Bertugas Luar
PERATUS KEHADIRAN 277 x 100 = 92% 300
Jumlah 30
KekerapanWaktuTempohTempat
% Kehadiran
Seminggu SekaliISNIN 3.00-4.00 ptg1 jamBilik Mesyuarat Dewan Serbaguna92%
1 OGOS – 31 OKT 20121. Kelulusan Pengurusan2. Pengawasan/ Penyeragaman3. Pencapaian Hasil Projek4. Piawaian (SOP)5. Penilaian Kumpulan
1 JUN-30 JUL 20121. Menilai Keputusan2. Analisis Data3. Mengawasi Keputusan
1 JAN 2012-31 MEI 20121. Uji Cuba Pelaksanaan
Alternatif Cadangan Penyelesaian
2. Pengumpulan Data
1 NOV-31 DIS 20111. Penubuhan Kumpulan2. Pemilihan Projek3. Penjelasan Projek4. Analisis Punca Masalah5. Pengumpulan Data6. Penetapan Sasaran7. Alternatif Cadangan
Penyelesaian yang Kreatif dan Inovatif
11
ion
Petunjuk : Perancangan Pelaksanaan
14
15
PEMBAZIRAN ELEKTRIK DI PEJABAT
Kos : Penggunaan setiap bulan
Tempat : Semua Bahagian Di Jabatan
Pemerhatian : Penggunaan tidak terancang
Kaedah : Pemantauan pegawai bertugasSemasa
16
Kos : Penggunaan telefon setiap bulan
Tempat : Semua bahagian di Jabatan
Pemerhatian : Penggunaan tidak terancang
Kaedah : Buku catatan penggunaan telefonSemasa
PENGGUNAAN TELEFON TANPA REKOD DI PEJABAT
17
Bilangan : Purata 30 rim sebulan
Tempat : Semua bahagian di Jabatan
Pemerhatian : 1. Lebihan kertas yang terpakai 2. Pembaziran kertas A4 3.Peningkatan kos kertas A4
Kaedah : Pegawai merekod penggunaan kertas Semasa A4
PEMBAZIRAN KERTAS APEMBAZIRAN KERTAS A44 DI DI
PEJABATPEJABAT
18
Bilangan : 10 orang untuk 5 kaunter
Tempat : Semua kaunter di Jabatan
Pemerhatian : 1. Urusan lewat diproses 2. Aduan daripada pelanggan
Kaedah : Papan notis pergerakan pegawai Semasa
PERKHIDMATAN KAUNTER TIDAK PERKHIDMATAN KAUNTER TIDAK
MENEPATI PIAWAIAN YANG MENEPATI PIAWAIAN YANG
DITETAPKANDITETAPKAN
19
Kriteria penetapan
MASALAH PENILAIAN DAN ANALISIS A B C D JUMLAH KEDUDUKAN
Pembaziran elektrik di pejabat
Sepanjang Dua Tahun Yang Lalu pihak pegawai telah memantau pembaziran kos elektrik dari semasa ke semasa 4 1 1 1 7 4
Penggunaan telefon tanpa rekod di pejabat
Sepanjang Dua Tahun Yang Lalu pihak pegawai telah memantau pembaziran kos elektrik dari semasa ke semasa 5 1 1 2 9 3
Pembaziran kertas A4 di pejabat
Sepanjang satu Tahun Yang Lalu terdapat peningkatan penggunaan kertas A4 di semua bahagian menyebabkan pembaziran dan lebiha kertas terpakai 5 5 1 5 16 1
Perkhidmatan kaunter tidak menepati piawaian yang ditetapkan
Berdasarkan kepada aduan pelanggan secara puratanya setiap urusan terpaksa mengambil masa yang lama. 1 2 5 4 12 2
20
1 2 3 4 5
Melibatkan pembaziran sangat rendah rendah sederhana tinggi sangat tinggi
Ekspetasi pelanggan menurun sangat rendah rendah sederhana tinggi sangat tinggi
Kebersihan pejabat sangat rendah rendah sederhana tinggi sangat tinggiMengganggu tugas harian pegawai sangat rendah rendah sederhana tinggi sangat tinggi
21
RUJUKAN : JABATAN (U)/BL/600/06/15(22)BERTARIKH: 1 DISEMBER 2011
22
23
24
2525
26
27
28
1. Kos meningkat2. Alam sekitar terjejas 3. Ruang tidak mencukupi 4. Tiada perubahan sikap
1. Kos meningkat2. Alam sekitar terjejas 3. Ruang tidak mencukupi 4. Tiada perubahan sikap
IMPLIKASI JIKA PEMBAZIRAN KERTAS TIDAK DIATASI
APAKAH MASALAH YANG BERLAKU? PEMBAZIRAN KERTAS DI SEKSYEN PENTADBIRAN MENYEBABKAN PENINGKATAN KOS, PENINGKATAN SUHU DUNIA, DAN MEMERLUKAN RUANG YANG BESAR UNTUK PENYIMPANAN DOKUMEN
APAKAH MASALAH YANG BERLAKU? PEMBAZIRAN KERTAS DI SEKSYEN PENTADBIRAN MENYEBABKAN PENINGKATAN KOS, PENINGKATAN SUHU DUNIA, DAN MEMERLUKAN RUANG YANG BESAR UNTUK PENYIMPANAN DOKUMEN
DIMANA IANYA BERLAKU?
DI SEKSYEN PENTADBIRAN
DIMANA IANYA BERLAKU?
DI SEKSYEN PENTADBIRAN
BILAKAH IANYA BERLAKU?
BERLAKU SEMASA PERCETAKAN DOKUMEN DARIPADA SISTEM DAN PENGGUNAAN BORANG DALAM MELAKSANAKAN URUSAN PENTADBIRAN
BILAKAH IANYA BERLAKU?
BERLAKU SEMASA PERCETAKAN DOKUMEN DARIPADA SISTEM DAN PENGGUNAAN BORANG DALAM MELAKSANAKAN URUSAN PENTADBIRAN SIAPAKAH YANG TERLIBAT?
KAKITANGAN PENTADBIRAN
SIAPAKAH YANG TERLIBAT?
KAKITANGAN PENTADBIRAN
MENGAPA IANYA BERLAKU?
TIDAK MENGIKUT PROSEDUR PERCETAKAN, CETAKAN BERULANG-KALI PADA PERKARA YANG SAMA DAN AMALAN ‘SAKA’
MENGAPA IANYA BERLAKU?
TIDAK MENGIKUT PROSEDUR PERCETAKAN, CETAKAN BERULANG-KALI PADA PERKARA YANG SAMA DAN AMALAN ‘SAKA’BAGAIMANA IANYA BERLAKU?
APABILA KAKITANGAN TIDAK MAHIR MENGGUNAKAN SISTEM YANG BARU
KURANG DIBERI LATIHAN BERKAITAN KAEDAH YANG LEBIH EFISIEN
BAGAIMANA IANYA BERLAKU?
APABILA KAKITANGAN TIDAK MAHIR MENGGUNAKAN SISTEM YANG BARU
KURANG DIBERI LATIHAN BERKAITAN KAEDAH YANG LEBIH EFISIEN
30
CUAI
MANUSIAPERALATAN/MESIN
PERSEKITARANKAEDAH
SIKAP
KURANG PENGETAHUAN
KURANG KEMAHIRAN
LAMA
TIDAK DISELENGGARA
BORANG TEBAL
BUDAYA LAMA
TIADA KAWALAN PENGGUNAAN KERTAS
TIADA REKOD STOK KERTAS
BAJET TIDAK EFISIEN – PERUNTUKAN KERTAS BERLEBIHAN
BORANG RUMIT
TIADA PANDUAN ISI BORANG
PEMBAZIRAN KERTAS DI SEKSYEN PENTADBIRAN
TIADA SELIAAN
5M SEBAB KEPUTUSAN ALASAN AHLI YANG BERTANGGUNGJAWAB
MANUSIA • SIKAP
•KURANG KESEDARAN• TIDAK BERTANGGUNGJAWAB•SUKA MEMBAZIR
•KURANG KEMAHIRAN• KURANG PENDEDAHAN • TIADA KURSUS/TIADA LATIHAN
•KURANG PENGETAHUAN•TIADA PEMANTAUAN•KURANG ILMU IT
•CUAI• BEKERJA SAMBIL LEWA• TIDAK FOKUS
DITERIMADITERIMA
DITERIMA
DITOLAKDITOLAK
DITERIMADITERIMA
DITOLAKDITOLAK
SECARA KESELURUHANNYA, PUNCA YANG MELIBATKAN SIKAP ADALAH PENYEBAB KEPADA PEMBAZIRAN
TIDAK RELEVAN DENGAN PENYEBAB PEMBAZIRAN KERTAS
KURANG PENGETAHUAN MENYEBABKAN MASALAH PEMBAZIRAN PENGGUNAAN KERTAS TERUS BERLAKU
TIDAK RELEVAN MEMANDANGKAN KECUAIAN BOLEH DI ATASI
FAZILAH
NORMI
HAFIZ
SAZALI
31
32
5M SEBAB KEPUTUSAN ALASAN AHLI YANG BERTANGGUNGJAWAB
PERSEKITARAN BORANG TEBAL
MASIH GUNA CARA LAMA
BORANG RUMIT
TIADA PANDUAN ISI BORANG
BANYAK BUTIRAN DAN PERLUKAN BANYAK HELAIAN.
TULIS DRAF DAN ISI BORANG SECARA MANUAL.
BANYAK PENJELASAN/ PANDUAN DISEDIAKAN BAGI BORANG YANG RUMIT.
TIADA PANDUAN BAGI PENGIISIAN BAGI ORANG AWAM.
KEPERLUAN PERKHIDMATAN BAGI SESETENGAH OPERASI.
PENJAWAT TIDAK MENGGUNAKAN KAEDAH TERKINI.
PENJAWAT TIDAK MENGGUNAKAN KAEDAH TERKINI.
INFO YANG MUDAH PADA BORANG TETAPI MASIH MELAKUKAN KESIALAPAN SEMASA MENGISI.
X
X
X
X
33
5M SEBAB KEPUTUSAN ALASAN AHLI YANG BERTANGGUNGJA
WAB
PERALATAN TIDAK DISELENGGARA
TIDAK DISELENGGARA BAGI TEMPOH YANG DITETAPKAN
PERALATAN LAMA MELEBIHI LIMA TAHUN PENEMPATAN
TIADA SELIAAN
PEGAWAI BEBAS DAN TIADA KAWALAN MENGGUNAKAN SEMUA ALATAN.
DITOLAK
DITOLAK
DITERIMA
ALATAN MUDAH DISELENGGARA OLEH PEGAWAI YANG MENGGUNAKAN PERLU DIBUAT PELUPUSAN BERKALA.
EMPOWERMENT KEPADA SEMUA PEGAWAI BAGI KEMUDAHAN DAN KELANCARAN OPERASI.
SAKRI
NORMADIAH
WAN HAFIZ
34
5M SEBAB KEPUTUSAN ALASAN AHLI YANG BERTANGGUNGJAWAB
KAEDAH •TIADA KAWALAN PENGGUNAAN KERTAS
PENGGUNA BEBAS MENGAMBIL DAN MENGGUNAKANNYA
TIADA REKOD PENGGUNAAAN KERTAS.
CATATAN PENGGUNAAN TIADA.
•BAJET TIDAK EFISIEN-PERUNTUKAN KERTAS BERLEBIHAN.
BANYAK KALI PENBELIAN DIBUAT TANPA PENGURUSAN PEMBELIAN TERANCANG.
DITERIMA
DITERIMA
DITOLAK
TIADA PEGAWAI YANG BERTUGAS
TIADA SISTEM YANG SISTEMATIK.
SELALU KEHABISAN STOK DAN PEMBELIAN SELALU DIBUAT.
NORMI
FAZILAH
NORANI
35
MANUSIAPERALATAN/MESIN
KAEDAH
SIKAP
KURANG PENGETAHUAN
TIDAK SELIAAN
TIADA KAWALAN PENGGUNAAN KERTAS
TIADA REKOD STOK KERTAS
PEMBAZIRAN KERTAS DI SEKSYEN PENTADBIRAN
36
37
PUNCA PALING MUNGKIN
MINGGU JUMLAH
1 2 3 4
TIADA REKOD STOK KERTAS 32
TIADA KAWALAN PENGGUNAAN KERTAS
41
TIADA SELIAAN6
KURANG PENGETAHUAN 17
SIKAP8
llllllllllllllll
llll llllllllllllllll
l
ll
llllll
lll llll
llll llll
llllllll llll
ll ll
l llllll
lllllll
38
TIADA REKOD STOK KERTAS
TIADA KAWALAN PENGGUNAAN KERTAS
TIADA SELIAAN
KURANG PENGETAHUAN
SIKAP
PUNCA
39
PUNCA PALING MUNGKIN
JUMLAH KEKERAPAN
JUMLAH KEKERAPAN TERKUMPUL
PERATUS KEKERAPAN
PERATUS KEKERAPAN TERKUMPUL
TIADA REKOD STOK KERTAS
41 41 39.4 39.4
TIADA KAWALAN PENGGUNAAN KERTAS
32 73 30.8 70.2
TIADA SELIAAN 17 90 16.3 86.5
KURANG PENGETAHUAN 8 98 7.7 94.2
SIKAP 6 104 5.8 100.0
Tiada rekod stok kertas
Tiada seliaan
Kurang pengetahuan
Sikap
PUNCA
0%
50%
104
Tiada kawalan penggunaan kertas
40
Tiada rekod stok kertas
Tiada seliaan
Kurang pengetahuan
Sikap
PUNCA
0%
50%
104
Tiada kawalan penggunaan kertas
80%
41
42