FAIL MEJA PEMBANTU AM PEJABAT N1
Nama Jawatan : PEMBANTU AM PEJABAT GRED N1 Tarikh Kuatkuasa:
Alamat Organisasi: Akademi Kastam Diraja Malaysia Jalan Penghulu Abas, Bukit Baru,
Hang Tuah Jaya, 75150 Melaka.
MAKLUMAT PEGAWAI JAWATAN HAKIKI : PEMBANTU AM PEJABAT GRED JAWATAN : N1 BAHAGIAN/ : UNIT TARIKH MEMEGANG JAWATAN : TARIKH PENEMPATAN:
ARAHAN
1. Fail meja ini mengandungi maklumat-maklumat serta atur cara bagi tiap-tiap tugas
yang dijalankan oleh sesuatu jawatan. 2. Maklumat-maklumat yang perlu ada di dalam fail meja ini adalah:-
2.1 Objektif Jabatan 2.2 Objektif Bahagian/Unit 2.3 Carta Organisasi Jabatan & Piagam Pelanggan 2.4 Carta Organisasi Bahagian/Unit & Piagam Pelanggan (Kedudukan Pegawai) 2.5 Senarai Tugas/Kuasa/Hubungan dengan lain-lain pegawai
(i) Proses Kerja (ii) Carta Aliran Kerja (iii) Senarai Semak (iv) Peraturan-peraturan Pentadbiran (v) Senarai Undang-undang Pekeliling dan Lain-lain Rujukan (vi) Senarai Borang-borang Yang Digunakan
2.6 Senarai Jawatankuasa Yang Di Anggotai 2.7 Norma Kerja 2.8 Format Senarai Tugas Harian 2.9 Senarai Tugas SKT
3. Fail Meja ini bukannya hak pegawai sendiri, tetapi ada kaitan dengan jawatannya.
Oleh itu fail ini mesti diletakkan di atas meja. Pada masa pertukaran, fail ini hendaklah diserahkan kepada Ketua Bahagian / Ketua Pembantu Tadbir Program
4. Ketua Bahagian / Ketua Pembantu Tadbir hendaklah mempastikan bahawa fail
ini dikaji semula dan dikemaskini:-
4.1 Setiap dua (2) tahun sekali; dan
4.2 Apabila pertukaran pegawai berlaku. 5 Catitan hendaklah dibuat di atas grid yang disediakan di sebalik fail ini.
2.1 OBJEKTIF JABATAN
Melengkapkan dan mempertingkatkan pengetahuan, kemahiran dan keupayaan serta memupuk nilai murni dan positif dikalangan anggota jabatan.
Membantu melahirkan masyarakat faham kastam. Menyumbang kepada latihan perkastaman antarabangsa. Mempertingkatkan kualiti pengurusan supaya dapat menyokong
kecemerlangan dan keberkesanan program latihan.
2.2. OBJEKTIF BAHAGIAN/UNIT
Untuk menyediakan kemudahan penginapan kepada peserta yang berkursus di AKMAL
Untuk merancang, mengurus dan melaksanakan program kokurikulum
peserta Untuk merancang dan melaksanakan program kebajikan peserta Untuk menyediakan perkhidmatan kaunseling dan rakan pembimbing
kepada peserta
Timbalan Pengarah
Jab. Penyelidikan & Pembangunan
Timbalan Pengarah
Jab. Teknologi Informasi & Komunikasi
Pusat Sumber
BAV
Maklumat Latihan
Pengurusan Latihan
Pengarah AKMAL
Kecemerlangan
Pengurusan, Kepimpinan & Kerohanian
Pengurusan Kebudayaan,
Istiadat & Jati Diri
Pengurusan Kualiti
Program Berkembar
Kerjasama Swasta
Kerjasama Antarabangsa
Pentadbiran & Liaison
WCO e-Learning
Bahasa & Komunikasi
Kemahiran
Timbalan Pengarah
Jab. Teknikal & Kemahiran
Timbalan Pengarah
Jabatan Sahsiah &
Kepimpinan
Timbalan Pengarah Jabatan Pengajian
Luar
Timbalan Pengarah Jab. Hal
Ehwal Pelajar
Timbalan Pengarah
Jab. Pendaftar
Timbalan Pengarah
Jab. Pengajian Asas
Pengurusan Domestik
Kebajikan Pelajar
Pengurusan Sumber Manusia
Pengurusan Logistik
Pentadbiran Am
Perakaunan & Auditan
Taksiran & Penjenisan
Siasatan & Pendakwaan
Kewangan Perolehan
Pembangunan Profesional
Pembangunan Operasi
Pembangunan Sokongan
P’gurusan Perolehan
Kokurikulum
Tangkas
PIAGAM PELANGGAN AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA
Kami anggota Akademi Kastam Diraja Malaysia dengan penuh iltizam menyempurnakan
tugas yang dipertanggungjawabkan.
Piagam Pelanggan tentang perkhidmatan utama dijadikan asas panduan kepada pegawai
bagi memastikan perkhidmatan yang diberi memenuhi kehendak dan jangkaharap
pelanggan. Piagam Pelanggan bagi setiap perkhidmatan utama telah disedia dan
dipamerkan di tempat yang mudah dikihat di AKMAL Induk dan cawangan.
Dalam melaksanakan program latihan berkualiti kepada anggota Jabatan dan orang awam
yang komited dan memerlukan latihan, ke arah membangunkan perkhidmatan yang
profesional.
Kami mengiktirafkan hak-hak klien kami seperti berikut:
1. Mendapat latihan yang mencapai objektif kursus pada tahap minimum 85%;
2. Mendapat kemudahan latihan dan peralatan yang mencukupi serta penginapan yang
selesa pada skor purata minimum 3 dari skala 1 hingga 4;
3. Mendapat bekalan makanan dan minuman yang bersih, berkhasiat dan bermutu pada
skor purata minimum 3 dari skala 1 hingga 4; dan,
4. Mendapat perkhidmatan pensyarah/jurulatih yang kompeten iaitu mencapai skor purata
minimum 2.75 dari skala 1 hingga 4.
Pengarah AKMAL
Timbalan Pengarah AKMAL
Program Pengurusan Domestik Penolong Pengurus Asrama
Ketua Jabatan Hal Ehwal Pelajar Penolong Kanan Pengarah Kastam
Program Kokurikulum Penolong Pengarah Kastam
Program Kebajikan Pelajar Pegawai Kastam Kanan
Penyelia Asrama
Stor Linen Pembantu Am Pejabat
DAUD BIN ABD RAHMAN Unit Penyelenggaraan Pembantu Am Pejabat
ABID 7 Pembantu Am Pejabat
2.5 SENARAI TUGAS, KUASA DAN HUBUNGAN DENGAN PEGAWAI LAIN
Bahagian/Unit : Jawatan : Pembantu Am Pejabat Program Pengurusan Domestik Jabatan Hal Ehwal Pelajar
Tugas Pegawai Atasan Yang Ada Hubungan
Tugas dan Tanggungjawab Kuasa Yang Diberi Tugas Pegawai-Pegawai Lain Yang Ada Hubungan Serta Jenis Hubungan
PENOLONG KANAN PENGARAH KASTAM Perkara-perkara dasar mengenai pengurusan domestik PENOLONG PENGURUS ASRAMA Arahan dan taklimat kerja PENYELIA ASRAMA Menyelia dan membantu PAP dalam kerja-kerja tertentu yang diarahkan.
1. Melaksana kerja-kerja pembaikan
kecil asrama. 2. Memantau kerja-kerja pembaikan
yang dibuat oleh kontraktor. 3. Memeriksa dan melapor
kerosakan dalam bilik penginapan sebelum, semasa dan selepas kursus.
4. Melakukan tugas-tugas
pendaftaran
PEMBANTU AM PEJABAT (ASRAMA) Menyiapkan bilik-bilik penginapan untuk peserta kursus. PEMBANTU AM PEJABAT (UNIT CETAK) Menghantar folder kursus ke Kaunter Pendaftaran KONTRAKTOR PEMBERSIHAN Melakukan kerja-kerja pembersihan dan mengemas katil. Mengambil barangan linen untuk kegunaan asrama.
2.5.1 (i) PROSES KERJA Tugas: Melaksana kerja-kerja pembaikan kecil asrama.
Proses Kerja
Pegawai yang meluluskan/ di
rujuk
Undang-undang/
Peraturan
1. Terima arahan untuk melakukan kerja-kerja
pembaikan kecil. 2. Kenalpasti kerosakan samada boleh dibaiki
sendiri atau perlu khidmat kontraktor. 3. Sekiranya boleh dibaiki sendiri, laksanakan
kerja-kerja pembaikan kecil. 4. Sekiranya perlu khidmat kontraktor, rujuk
Penyelia.
2.5.1 (ii) CARTA ALIRAN KERJA
Mula
Terima arahan untuk melakukan kerja-kerja pembaikan kecil
Kenalpasti kerosakan samada boleh dibaiki sendiri atau perlu khidmat kontraktor
Pasang cadar, sarung bantal dan sediakan selimut di bilik-bilik yang telah ditetapkan
Tamat
Perlu khidmat kontraktor
Laporkan kepada Penyelia
Laksanakan kerja-kerja pembaikan kecil
2.5.1 (iv) PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN
Tidak berkenaan
2.5.1 (v) SENARAI UNDANG-UNDANG / PERATURAN
Tidak berkenaan
2.5.1 (vi) SENARAI BORANG YANG DIGUNAKAN
Tidak berkenaan
2.5.1 (i) PROSES KERJA Tugas: Memantau kerja-kerja pembaikan yang dibuat oleh kontraktor
Proses Kerja
Pegawai yang meluluskan/ di
rujuk
Undang-undang/
Peraturan
1. Terima arahan untuk memantau kerja-kerja
pembaikan oleh kontraktor.
2. Pastikan kerja-kerja dilakukan mengikut spesifikasi.
3. Laporkan kepada Penyelia.
2.5.1 (ii) CARTA ALIRAN KERJA
Mula
Terima maklumat mengenai kursus tamat
Pantau kerja-kerja mengeluarkan barangan linen daripada bilik asrama.
Kira dengan tepat barangan linen yang kotor bersama pekerja kebersihan
Tamat
Isi borang pengambilan barangan linen
Hantar borang kepada Penyelia Asrama
2.5.1 (iv) PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN
Tidak berkenaan
2.5.1 (v) SENARAI UNDANG-UNDANG / PERATURAN
Tidak berkenaan
2.5.1 (vi) SENARAI BORANG YANG DIGUNAKAN
Tidak berkenaan
2.5.1 (i) PROSES KERJA
Tugas: Melakukan tugas-tugas pendaftaran
Proses Kerja
Pegawai yang meluluskan/ di
rujuk
Undang-undang/
Peraturan
1. Terima arahan daripada Penyelia untuk
melakukan pendaftaran. 2. Serahkan folder dan borang pendaftaran. 3. Terima borang pendaftaran. 4. Serah kunci kepada peserta.
2.5.1 (ii) CARTA ALIRAN KERJA
Mula
Terima permohonan keperluan barangan linen daripada setiap blok asrama
Sediakan barangan linen mengikut bilangan yang diperlukan
Kira dan rekodkan jumlah barangan linen yang dikeluarkan
Tamat
2.5.1 (iv) PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN
Tidak berkenaan
2.5.1 (v) SENARAI UNDANG-UNDANG / PERATURAN
Tidak berkenaan
2.5.1 (vi) SENARAI BORANG YANG DIGUNAKAN
Tidak berkenaan
2.5.1 (i) PROSES KERJA Tugas: Memeriksa dan melapor kerosakan dalam bilik penginapan
Proses Kerja
Pegawai yang meluluskan/ di
rujuk
Undang-undang/
Peraturan
1. Terima maklumat mengenai kursus yang akan
dilaksanakan dan kursus tamat. 2. Buat pemeriksaan pada setiap bilik sebelum,
semasa dan selepas kursus. 3. Laporkan kerosakan kepada Penyelia Asrama.
2.5.1 (ii) CARTA ALIRAN KERJA
Mula
Terima maklumat mengenai kursus yang akan dilaksanakan dan kursus tamat
Buat pemeriksaan pada setiap bilik sebelum, semasa dan selepas kursus
Laporkan kerosakan kepada Penyelia Asrama
Tamat
2.5.1 (iii) SENARAI SEMAK
Tindakan Tindakan Catatan
1. Senarai kerosakan
2. Borang Aduan Kerosakan
3.
4.
2.5.1 (iv) PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN
Tidak berkenaan
2.5.1 (v) SENARAI UNDANG-UNDANG / PERATURAN
Tidak berkenaan
2.5.1 (vi) SENARAI BORANG YANG DIGUNAKAN
Tidak berkenaan
2.6. SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI
- Jawatankuasa dianggotai oleh pegawai sekurang-kurangnya untuk tempoh (6) bulan;
2.7 NORMA KERJA
Bil.
Senarai Tugas/Jenis Kerja
MasaYang Diambil
(minit)
Jumlah Unit yang boleh dijalankan dalam seminggu
1.
2.
3.
4.
5. .
2.8. SENARAI TUGAS HARIAN
Nama: Jawatan:
Tarikh:
Bil.
Butir-butir tugas
Catatan
Catatan: Sila letakkan senarai ini diatas meja anda