FAIL MEJA PEMBANTU AM PEJABAT N1

Nama Jawatan : PEMBANTU AM PEJABAT GRED N1 Tarikh Kuatkuasa:

Alamat Organisasi: Akademi Kastam Diraja Malaysia Jalan Penghulu Abas, Bukit Baru,

Hang Tuah Jaya, 75150 Melaka.

MAKLUMAT PEGAWAI JAWATAN HAKIKI : PEMBANTU AM PEJABAT GRED JAWATAN : N1 BAHAGIAN/ : UNIT TARIKH MEMEGANG JAWATAN : TARIKH PENEMPATAN:

ARAHAN

1. Fail meja ini mengandungi maklumat-maklumat serta atur cara bagi tiap-tiap tugas

yang dijalankan oleh sesuatu jawatan. 2. Maklumat-maklumat yang perlu ada di dalam fail meja ini adalah:-

2.1 Objektif Jabatan 2.2 Objektif Bahagian/Unit 2.3 Carta Organisasi Jabatan & Piagam Pelanggan 2.4 Carta Organisasi Bahagian/Unit & Piagam Pelanggan (Kedudukan Pegawai) 2.5 Senarai Tugas/Kuasa/Hubungan dengan lain-lain pegawai

(i) Proses Kerja (ii) Carta Aliran Kerja (iii) Senarai Semak (iv) Peraturan-peraturan Pentadbiran (v) Senarai Undang-undang Pekeliling dan Lain-lain Rujukan (vi) Senarai Borang-borang Yang Digunakan

2.6 Senarai Jawatankuasa Yang Di Anggotai 2.7 Norma Kerja 2.8 Format Senarai Tugas Harian 2.9 Senarai Tugas SKT

3. Fail Meja ini bukannya hak pegawai sendiri, tetapi ada kaitan dengan jawatannya.

Oleh itu fail ini mesti diletakkan di atas meja. Pada masa pertukaran, fail ini hendaklah diserahkan kepada Ketua Bahagian / Ketua Pembantu Tadbir Program

4. Ketua Bahagian / Ketua Pembantu Tadbir hendaklah mempastikan bahawa fail

ini dikaji semula dan dikemaskini:-

4.1 Setiap dua (2) tahun sekali; dan

4.2 Apabila pertukaran pegawai berlaku. 5 Catitan hendaklah dibuat di atas grid yang disediakan di sebalik fail ini.

2.1 OBJEKTIF JABATAN

Melengkapkan dan mempertingkatkan pengetahuan, kemahiran dan keupayaan serta memupuk nilai murni dan positif dikalangan anggota jabatan.

Membantu melahirkan masyarakat faham kastam. Menyumbang kepada latihan perkastaman antarabangsa. Mempertingkatkan kualiti pengurusan supaya dapat menyokong

kecemerlangan dan keberkesanan program latihan.

2.2. OBJEKTIF BAHAGIAN/UNIT

Untuk menyediakan kemudahan penginapan kepada peserta yang berkursus di AKMAL

Untuk merancang, mengurus dan melaksanakan program kokurikulum

peserta Untuk merancang dan melaksanakan program kebajikan peserta Untuk menyediakan perkhidmatan kaunseling dan rakan pembimbing

kepada peserta

2.3 CARTA ORGANISASI & PIAGAM PELANGGAN JABATAN

Timbalan Pengarah

Jab. Penyelidikan & Pembangunan

Timbalan Pengarah

Jab. Teknologi Informasi & Komunikasi

Pusat Sumber

BAV

Maklumat Latihan

Pengurusan Latihan

Pengarah AKMAL

Kecemerlangan

Pengurusan, Kepimpinan & Kerohanian

Pengurusan Kebudayaan,

Istiadat & Jati Diri

Pengurusan Kualiti

Program Berkembar

Kerjasama Swasta

Kerjasama Antarabangsa

Pentadbiran & Liaison

WCO e-Learning

Bahasa & Komunikasi

Kemahiran

Timbalan Pengarah

Jab. Teknikal & Kemahiran

Timbalan Pengarah

Jabatan Sahsiah &

Kepimpinan

Timbalan Pengarah Jabatan Pengajian

Luar

Timbalan Pengarah Jab. Hal

Ehwal Pelajar

Timbalan Pengarah

Jab. Pendaftar

Timbalan Pengarah

Jab. Pengajian Asas

Pengurusan Domestik

Kebajikan Pelajar

Pengurusan Sumber Manusia

Pengurusan Logistik

Pentadbiran Am

Perakaunan & Auditan

Taksiran & Penjenisan

Siasatan & Pendakwaan

Kewangan Perolehan

Pembangunan Profesional

Pembangunan Operasi

Pembangunan Sokongan

P’gurusan Perolehan

Kokurikulum

Tangkas

PIAGAM PELANGGAN AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA

Kami anggota Akademi Kastam Diraja Malaysia dengan penuh iltizam menyempurnakan

tugas yang dipertanggungjawabkan.

Piagam Pelanggan tentang perkhidmatan utama dijadikan asas panduan kepada pegawai

bagi memastikan perkhidmatan yang diberi memenuhi kehendak dan jangkaharap

pelanggan. Piagam Pelanggan bagi setiap perkhidmatan utama telah disedia dan

dipamerkan di tempat yang mudah dikihat di AKMAL Induk dan cawangan.

Dalam melaksanakan program latihan berkualiti kepada anggota Jabatan dan orang awam

yang komited dan memerlukan latihan, ke arah membangunkan perkhidmatan yang

profesional.

Kami mengiktirafkan hak-hak klien kami seperti berikut:

1. Mendapat latihan yang mencapai objektif kursus pada tahap minimum 85%;

2. Mendapat kemudahan latihan dan peralatan yang mencukupi serta penginapan yang

selesa pada skor purata minimum 3 dari skala 1 hingga 4;

3. Mendapat bekalan makanan dan minuman yang bersih, berkhasiat dan bermutu pada

skor purata minimum 3 dari skala 1 hingga 4; dan,

4. Mendapat perkhidmatan pensyarah/jurulatih yang kompeten iaitu mencapai skor purata

minimum 2.75 dari skala 1 hingga 4.

2.4 CARTA ORGANISASI BAHAGIAN/UNIT & PIAGAM PELANGGAN (Carta Organisasi Kedudukan Pegawai)

Pengarah AKMAL

Timbalan Pengarah AKMAL

Program Pengurusan Domestik Penolong Pengurus Asrama

Ketua Jabatan Hal Ehwal Pelajar Penolong Kanan Pengarah Kastam

Program Kokurikulum Penolong Pengarah Kastam

Program Kebajikan Pelajar Pegawai Kastam Kanan

Penyelia Asrama

Stor Linen Pembantu Am Pejabat

DAUD BIN ABD RAHMAN Unit Penyelenggaraan Pembantu Am Pejabat

ABID 7 Pembantu Am Pejabat

2.5 SENARAI TUGAS, KUASA DAN HUBUNGAN DENGAN PEGAWAI LAIN

Bahagian/Unit : Jawatan : Pembantu Am Pejabat Program Pengurusan Domestik Jabatan Hal Ehwal Pelajar

Tugas Pegawai Atasan Yang Ada Hubungan

Tugas dan Tanggungjawab Kuasa Yang Diberi Tugas Pegawai-Pegawai Lain Yang Ada Hubungan Serta Jenis Hubungan

PENOLONG KANAN PENGARAH KASTAM Perkara-perkara dasar mengenai pengurusan domestik PENOLONG PENGURUS ASRAMA Arahan dan taklimat kerja PENYELIA ASRAMA Menyelia dan membantu PAP dalam kerja-kerja tertentu yang diarahkan.

1. Melaksana kerja-kerja pembaikan

kecil asrama. 2. Memantau kerja-kerja pembaikan

yang dibuat oleh kontraktor. 3. Memeriksa dan melapor

kerosakan dalam bilik penginapan sebelum, semasa dan selepas kursus.

4. Melakukan tugas-tugas

pendaftaran

PEMBANTU AM PEJABAT (ASRAMA) Menyiapkan bilik-bilik penginapan untuk peserta kursus. PEMBANTU AM PEJABAT (UNIT CETAK) Menghantar folder kursus ke Kaunter Pendaftaran KONTRAKTOR PEMBERSIHAN Melakukan kerja-kerja pembersihan dan mengemas katil. Mengambil barangan linen untuk kegunaan asrama.

2.5.1 (i) PROSES KERJA Tugas: Melaksana kerja-kerja pembaikan kecil asrama.

Proses Kerja

Pegawai yang meluluskan/ di

rujuk

Undang-undang/

Peraturan

1. Terima arahan untuk melakukan kerja-kerja

pembaikan kecil. 2. Kenalpasti kerosakan samada boleh dibaiki

sendiri atau perlu khidmat kontraktor. 3. Sekiranya boleh dibaiki sendiri, laksanakan

kerja-kerja pembaikan kecil. 4. Sekiranya perlu khidmat kontraktor, rujuk

Penyelia.

2.5.1 (ii) CARTA ALIRAN KERJA

Mula

Terima arahan untuk melakukan kerja-kerja pembaikan kecil

Kenalpasti kerosakan samada boleh dibaiki sendiri atau perlu khidmat kontraktor

Pasang cadar, sarung bantal dan sediakan selimut di bilik-bilik yang telah ditetapkan

Tamat

Perlu khidmat kontraktor

Laporkan kepada Penyelia

Laksanakan kerja-kerja pembaikan kecil

2.5.1 (iii) SENARAI SEMAK

Tindakan Tindakan Catatan 1.

2. 3.

2.5.1 (iv) PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN

Tidak berkenaan

2.5.1 (v) SENARAI UNDANG-UNDANG / PERATURAN

Tidak berkenaan

2.5.1 (vi) SENARAI BORANG YANG DIGUNAKAN

Tidak berkenaan

2.5.1 (i) PROSES KERJA Tugas: Memantau kerja-kerja pembaikan yang dibuat oleh kontraktor

Proses Kerja

Pegawai yang meluluskan/ di

rujuk

Undang-undang/

Peraturan

1. Terima arahan untuk memantau kerja-kerja

pembaikan oleh kontraktor.

2. Pastikan kerja-kerja dilakukan mengikut spesifikasi.

3. Laporkan kepada Penyelia.

2.5.1 (ii) CARTA ALIRAN KERJA

Mula

Terima maklumat mengenai kursus tamat

Pantau kerja-kerja mengeluarkan barangan linen daripada bilik asrama.

Kira dengan tepat barangan linen yang kotor bersama pekerja kebersihan

Tamat

Isi borang pengambilan barangan linen

Hantar borang kepada Penyelia Asrama

2.5.1 (iii) SENARAI SEMAK

Tindakan Tindakan Catatan 1. Borang Pengambilan Barangan Linen

2. 3.

2.5.1 (iv) PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN

Tidak berkenaan

2.5.1 (v) SENARAI UNDANG-UNDANG / PERATURAN

Tidak berkenaan

2.5.1 (vi) SENARAI BORANG YANG DIGUNAKAN

Tidak berkenaan

2.5.1 (i) PROSES KERJA

Tugas: Melakukan tugas-tugas pendaftaran

Proses Kerja

Pegawai yang meluluskan/ di

rujuk

Undang-undang/

Peraturan

1. Terima arahan daripada Penyelia untuk

melakukan pendaftaran. 2. Serahkan folder dan borang pendaftaran. 3. Terima borang pendaftaran. 4. Serah kunci kepada peserta.

2.5.1 (ii) CARTA ALIRAN KERJA

Mula

Terima permohonan keperluan barangan linen daripada setiap blok asrama

Sediakan barangan linen mengikut bilangan yang diperlukan

Kira dan rekodkan jumlah barangan linen yang dikeluarkan

Tamat

2.5.1 (iii) SENARAI SEMAK

Tindakan Tindakan Catatan

1. Rekod pengeluaran barangan linen

2.

3.

2.5.1 (iv) PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN

Tidak berkenaan

2.5.1 (v) SENARAI UNDANG-UNDANG / PERATURAN

Tidak berkenaan

2.5.1 (vi) SENARAI BORANG YANG DIGUNAKAN

Tidak berkenaan

2.5.1 (i) PROSES KERJA Tugas: Memeriksa dan melapor kerosakan dalam bilik penginapan

Proses Kerja

Pegawai yang meluluskan/ di

rujuk

Undang-undang/

Peraturan

1. Terima maklumat mengenai kursus yang akan

dilaksanakan dan kursus tamat. 2. Buat pemeriksaan pada setiap bilik sebelum,

semasa dan selepas kursus. 3. Laporkan kerosakan kepada Penyelia Asrama.

2.5.1 (ii) CARTA ALIRAN KERJA

Mula

Terima maklumat mengenai kursus yang akan dilaksanakan dan kursus tamat

Buat pemeriksaan pada setiap bilik sebelum, semasa dan selepas kursus

Laporkan kerosakan kepada Penyelia Asrama

Tamat

2.5.1 (iii) SENARAI SEMAK

Tindakan Tindakan Catatan

1. Senarai kerosakan

2. Borang Aduan Kerosakan

3.

4.

2.5.1 (iv) PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN

Tidak berkenaan

2.5.1 (v) SENARAI UNDANG-UNDANG / PERATURAN

Tidak berkenaan

2.5.1 (vi) SENARAI BORANG YANG DIGUNAKAN

Tidak berkenaan

2.6. SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI

- Jawatankuasa dianggotai oleh pegawai sekurang-kurangnya untuk tempoh (6) bulan;

2.7 NORMA KERJA

Bil.

Senarai Tugas/Jenis Kerja

MasaYang Diambil

(minit)

Jumlah Unit yang boleh dijalankan dalam seminggu

1.

2.

3.

4.

5. .

2.8. SENARAI TUGAS HARIAN

Nama: Jawatan:

Tarikh:

Bil.

Butir-butir tugas

Catatan

Catatan: Sila letakkan senarai ini diatas meja anda

2.9: SASARAN KERJA TAHUNAN ………..

Nama: No.Kad Pengenalan: Jawatan: Kem./Jab. Bertanggungjawab kepada: Senarai Tugas : ( sama seperti mengikut format fail meja)