dokumen asal prosedur no. ruj. dokumen : …iso.kejora.gov.my/iso/manual_kualiti/kej ut...
TRANSCRIPT
DOKUMEN ASAL
PROSEDUR OPERASI
NO. RUJ. DOKUMEN : KEJ/UT/001 NO. KELUARAN : 04
PELANTIKAN PERUNDING
TARIKH : 05 SEPT 2019 MUKA SURAT : 1/14
1.0 OBJEKTIF Prosedur ini adalah bertujuan untuk memastikan proses pelantikan perunding bagi projek-projek KEJORA dapat dibuat secara teratur dan menepati peraturan Perolehan Perkhidmatan Perunding yang masih berkuatkuasa.
2.0 SKOP
Prosedur ini digunapakai oleh Unit Teknikal sebagai garis panduan dalam proses pelantikan perunding untuk Kategori Perkhidmatan Perunding Fizikal bagi Kaedah Pelantikan Perunding Secara Lantikan Terus Beserta Kos Siling serta Tender Terbuka. Had nilai perolehan bagi kedua-dua kaedah ini adalah seperti yang berikut: Kaedah Perolehan Had Nilai Perolehan Lantikan Terus Beserta Kos Siling
- Kos projek pembangunan fizikal sehingga RM50 juta
- Kos kajian sehingga RM500 ribu - Kos kerja ukur sehingga RM500 ribu
Tender Terbuka - Kos projek pembangunan fizikal melebihi RM50 juta
- Kos kajian melebihi RM500 ribu - Kos kerja ukur melebihi RM500 ribu
3.0 RUJUKAN
Perolehan Kerajaan (PK) 3 – Perolehan Perunding: a) PK 3.1 – Perolehan Perunding Secara Am b) PK 3.2 – Kos Perkhidmatan Perunding c) PK 3.3 – Kriteria Penilaian Perunding d) PK 3.4 – Dokumen Pelawaan Perunding e) PK 3.5 – Kaedah Lantikan Terus Beserta Kos Siling f) PK 3.6 – Kaedah Perolehan Secara Tender Terbuka g) PK 3.8 – Surat Setuju Terima dan Perjanjian Perunding h) PK 3.9 – Pemantauan dan Penilaian Prestasi Perunding i) PK 3.10 – Pentadbiran Kontrak Perunding
DOKUMEN ASAL
PROSEDUR OPERASI
NO. RUJ. DOKUMEN : KEJ/UT/001 NO. KELUARAN : 04
PELANTIKAN PERUNDING
TARIKH : 05 SEPT 2019 MUKA SURAT : 2/14
4.0 DEFINISI 4.1 Lantikan Terus Beserta Kos Siling
Merupakan satu kaedah pelantikan perunding bagi had nilai perolehan seperti yang berikut:
a) Kos projek pembangunan fizikal sehingga RM50 juta; b) Kos kajian sehingga RM500 ribu; dan c) Kos kerja ukur sehingga RM500 ribu.
4.2 Tender Terbuka
Merupakan satu kaedah pelantikan perunding bagi had nilai perolehan seperti yang berikut:
a) Kos projek pembangunan fizikal melebihi RM50 juta; b) Kos kajian melebihi RM500 ribu; dan c) Kos kerja ukur melebihi RM500 ribu.
4.3 Jabatan Teknik
Jabatan yang telah dipertanggungjawabkan oleh Kerajaan untuk melaksanakan semua projek pembangunan fizikal bagi pihak Kerajaan tanpa mengira had nilai. Jabatan Teknik adalah terdiri daripada Jabatan Kerja Raya (JKR) atau Jabatan Pengairan dan Saliran (JPS).
4.4 TOR (Terms of Reference)
Merupakan satu dokumen yang perlu disediakan oleh Bahagian Pemegang Vot yang mengandungi maklumat-maklumat lengkap berkaitan projek yang ingin dilaksanakan, iaitu seperti yang berikut: a) Latar belakang projek; b) Objektif pelantikan perunding; c) Skop perkhidmatan perunding; d) Tempoh perkhidmatan perunding;
DOKUMEN ASAL
PROSEDUR OPERASI
NO. RUJ. DOKUMEN : KEJ/UT/001 NO. KELUARAN : 04
PELANTIKAN PERUNDING
TARIKH : 05 SEPT 2019 MUKA SURAT : 3/14
e) Kaedah penetapan kos perkhidmatan perunding; f) Deliverables (output yang dihasilkan); g) Maklumat yang boleh disediakan oleh Kerajaan kepada perunding;
dan h) Perkara-perkara lain yang berkaitan.
4.5 Surat Setuju Terima
Merupakan satu dokumen perundangan yang sah dan merupakan sebahagian daripada dokumen perjanjian. Ia adalah untuk mengesahkan penerimaan sesuatu tawaran berasaskan kepada syarat-syarat yang telah ditetapkan di dalam dokumen pelawaan.
4.6 Memorandum Perjanjian (Memorandum of Agreement)
Satu dokumen perjanjian yang merupakan satu ikatan rasmi antara KEJORA dengan firma dan mengandungi obligasi/persetujuan yang perlu dipatuhi dan dilaksanakan sepanjang tempoh perjanjian tersebut.
5.0 SINGKATAN
5.1 KUT Ketua Unit Teknikal
5.2 JA Jurutera Awam
5.3 JUB Juruukur Bahan
DOKUMEN ASAL
PROSEDUR OPERASI
NO. RUJ. DOKUMEN : KEJ/UT/001 NO. KELUARAN : 04
PELANTIKAN PERUNDING
TARIKH : 05 SEPT 2019 MUKA SURAT : 4/14
5.4 PJUB
Penolong Juruukur Bahan
5.5 PT Pembantu Tadbir
5.6 PAP
Pembantu Am Pejabat
5.7 MOA (Memorandum Of Agreement) Memorandum Perjanjian
5.8 TOR (Terms of Reference) Terma Rujukan
DOKUMEN ASAL
PROSEDUR OPERASI
NO. RUJ. DOKUMEN : KEJ/UT/001 NO. KELUARAN : 04
PELANTIKAN PERUNDING
TARIKH : 05 SEPT 2019 MUKA SURAT : 5/14
6.0 TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN
TANGGUNGJAWAB
TINDAKAN
KUT
JA/PJUB
PJUB
JA
1. Menerima Terma Rujukan (TOR) daripada Bahagian Pemegang Vot berkaitan latar belakang serta penerangan projek yang akan dilaksanakan.
2. Unit Teknikal (UT) akan menyemak TOR yang dimajukan dan membuat pindaan/tambahan maklumat sekiranya perlu.
3. UT akan mendapatkan kebenaran Pegawai Pengawal, iaitu Pengurus Besar KEJORA sebelum melaksanakan proses pelantikan perunding.
4. UT akan merujuk kepada Jabatan Teknik, iaitu JKR atau
JPS akan keperluan pelantikan perunding bagi pelaksanaan projek berkaitan.
5. UT boleh melaksanakan proses pelantikan perunding jika berlaku salah satu situasi yang berikut iaitu:
i) Sekiranya UT menerima surat jawapan daripada Jabatan Teknik yang menyatakan bahawa proses pelantikan perunding boleh dilaksanakan sendiri oleh Agensi; atau
ii) Sekiranya UT tidak menerima sebarang maklumbalas dalam tempoh 14 hari kalendar daripada tarikh surat UT diterima oleh Jabatan Teknik.
DOKUMEN ASAL
PROSEDUR OPERASI
NO. RUJ. DOKUMEN : KEJ/UT/001 NO. KELUARAN : 04
PELANTIKAN PERUNDING
TARIKH : 05 SEPT 2019 MUKA SURAT : 6/14
TANGGUNGJAWAB
TINDAKAN
JA/PJUB
JA/PJUB
PJUB/PT
PJUB/PT/PAP
PJUB/PT/PAP
KAEDAH PELANTIKAN PERUNDING SECARA LANTIKAN TERUS BESERTA KOS SILING
6. Melaksanakan proses pelantikan perunding secara
Lantikan Terus Beserta Kos Siling dengan merujuk kepada PK 3.5 – Kaedah Lantikan Terus Beserta Kos Siling.
7. Melaksanakan proses pelantikan rasmi perunding dengan merujuk kepada PK 3.8 – Surat Setuju Terima dan Perjanjian Perunding.
8. Menyediakan lima (5) set dokumen Memorandum Perjanjian (MoA) merujuk kepada format perjanjian perunding yang terkini mengikut bidang dengan disokong oleh dokumen-dokumen lampiran yang perlu disediakan oleh pihak perunding seperti yang berikut:
i) Metodologi projek; ii) Surat Setuju Terima (SST) yang telah
ditandatangani; iii) Sijil akuan dari Badan Profesional; iv) Jadual pelaksanaan projek; v) Maklumat kakitangan syarikat; dan vi) Salinan surat pendaftaran Cukai Perkhidmatan
(CP).
9. Mengemukakan kesemua dokumen MoA kepada pihak perunding untuk ditandatangani.
10. Menerima kelima-lima dokumen MoA yang telah lengkap ditandatangani oleh perunding.
DOKUMEN ASAL
PROSEDUR OPERASI
NO. RUJ. DOKUMEN : KEJ/UT/001 NO. KELUARAN : 04
PELANTIKAN PERUNDING
TARIKH : 05 SEPT 2019 MUKA SURAT : 7/14
TANGGUNGJAWAB
TINDAKAN
PJUB/PT/PAP
PJUB/PT/PAP
KUT
PJUB/PT/PAP
11. Mengemukakan dokumen MoA kepada Ketua Unit Perundangan dan Pengurus Besar untuk ditandatangani.
12. Mengemukakan semula kesemua dokumen MoA kepada perunding untuk dimatikan setem.
13. Menerima tiga (3) set dokumen “SALINAN” dan satu
(1) set dokumen “ASAL” MoA yang telah dimatikan setem oleh perunding. UT hanya akan menerima 4 set dokumen MoA sahaja kerana 1 set MoA (yang bertanda “SALINAN”) adalah merupakan simpanan pihak perunding.
14. Menyimpan/mengedarkan dokumen MoA
sebagaimana yang berikut: i) ASAL – simpanan UT; ii) SALINAN – simpanan UT; iii) SALINAN – edaran kepada Bahagian
Kewangan untuk simpanan dan rekod; dan iv) SALINAN – edaran kepada Ketua Unit
Perundangan untuk simpanan dan rekod.
DOKUMEN ASAL
PROSEDUR OPERASI
NO. RUJ. DOKUMEN : KEJ/UT/001 NO. KELUARAN : 04
PELANTIKAN PERUNDING
TARIKH : 05 SEPT 2019 MUKA SURAT : 8/14
TANGGUNGJAWAB
TINDAKAN
JA/PJUB
JA/PJUB
PJUB/PT
PJUB/PT/PAP
PJUB/PT/PAP
KAEDAH PELANTIKAN PERUNDING SECARA TENDER TERBUKA 1. Melaksanakan kaedah pelantikan perunding secara
Tender Terbuka dengan merujuk kepada PK 3.6 – Kaedah Perolehan Secara Tender Terbuka.
2. Melaksanakan proses pelantikan rasmi perunding dengan merujuk kepada PK 3.8 – Surat Setuju Terima dan Perjanjian Perunding.
3. Menyediakan lima (5) set dokumen Memorandum
Perjanjian (MoA) merujuk kepada format perjanjian perunding yang terkini mengikut bidang dengan disokong oleh dokumen-dokumen lampiran yang perlu disediakan oleh pihak perunding seperti yang berikut:
i) Metodologi projek; ii) Surat Setuju Terima (SST) yang telah
ditandatangani; iii) Sijil akuan dari Badan Profesional; iv) Jadual pelaksanaan projek; v) Maklumat kakitangan syarikat; dan vi) Salinan surat pendaftaran Cukai
Perkhidmatan (CP). 4. Mengemukakan kesemua dokumen MoA kepada pihak
perunding untuk ditandatangani.
5. Menerima kelima-lima dokumen MoA yang telah lengkap ditandatangani oleh perunding.
DOKUMEN ASAL
PROSEDUR OPERASI
NO. RUJ. DOKUMEN : KEJ/UT/001 NO. KELUARAN : 04
PELANTIKAN PERUNDING
TARIKH : 05 SEPT 2019 MUKA SURAT : 9/14
TANGGUNGJAWAB
TINDAKAN
PJUB/PT/PAP
PJUB/PT/PAP
KUT
PJUB/PT/PAP
6. Mengemukakan dokumen MoA kepada Ketua Unit Perundangan dan Pengurus Besar untuk ditandatangani.
7. Mengemukakan semula kesemua dokumen MoA kepada perunding untuk dimatikan setem.
8. Menerima tiga (3) set dokumen “SALINAN” dan satu
(1) set dokumen “ASAL” MoA yang telah dimatikan setem oleh perunding. UT hanya akan menerima 4 set dokumen MoA sahaja kerana 1 set MoA (yang bertanda “SALINAN”) adalah merupakan simpanan pihak perunding.
9. Menyimpan/mengedarkan dokumen MoA
sebagaimana yang berikut: i) ASAL – simpanan UT; ii) SALINAN – simpanan UT; iii) SALINAN – edaran kepada Bahagian
Kewangan untuk simpanan dan rekod; dan iv) SALINAN – edaran kepada Ketua Unit
Perundangan untuk simpanan dan rekod.
DOKUMEN ASAL
PROSEDUR OPERASI
NO. RUJ. DOKUMEN : KEJ/UT/001 NO. KELUARAN : 04
PELANTIKAN PERUNDING
TARIKH : 05 SEPT 2019 MUKA SURAT : 10/14
7.0 REKOD-REKOD KUALITI
BIL JENIS REKOD LOKASI TEMPOH SIMPANAN
NO. RUJUKAN /REKOD
-
-Tiada-
-
-
-
DOKUMEN ASAL
PROSEDUR OPERASI
NO. RUJ. DOKUMEN : KEJ/UT/001 NO. KELUARAN : 04
PELANTIKAN PERUNDING
TARIKH : 05 SEPT 2019 MUKA SURAT : 11/14
8.0 CARTA ALIRAN 8.1 Prosedur Pelantikan Perunding (Kaedah Lantikan Terus Beserta Kos
Siling - Kos Projek Pembangunan Fizikal Sehingga RM50 Juta/Kos Kajian Sehingga RM500 Ribu/Kos Kerja Ukur Sehingga RM500 Ribu)
Menerima Terma Rujukan (ToR) daripada Bahagian Pemegang Vot
Merujuk kepada Jabatan Teknik (JKR/JPS) akan keperluan pelantikan perunding
Melaksanakan proses pelantikan perunding secara Lantikan Terus Beserta Kos Siling (Rujuk PK 3.5 – Kaedah Lantikan Terus Beserta Kos Siling)
Pelantikan perunding dilaksanakan oleh
Jabatan Teknik Pelantikan perunding dilaksanakan oleh KEJORA
MULA
PROSES TAMAT
Menyemak ToR dan membuat pindaan/tambahan maklumat terhadap ToR sekiranya perlu
Mendapatkan kebenaran Pegawai Pengawal
Melaksanakan proses pelantikan rasmi perunding (Rujuk PK 3.8 – Surat Setuju Terima dan Perjanjian Perunding)
A
DOKUMEN ASAL
PROSEDUR OPERASI
NO. RUJ. DOKUMEN : KEJ/UT/001 NO. KELUARAN : 04
PELANTIKAN PERUNDING
TARIKH : 05 SEPT 2019 MUKA SURAT : 12/14
Menyimpan/mengedarkan dokumen MoA
Proses penyediaan dokumen MoA
TAMAT
A
DOKUMEN ASAL
PROSEDUR OPERASI
NO. RUJ. DOKUMEN : KEJ/UT/001 NO. KELUARAN : 04
PELANTIKAN PERUNDING
TARIKH : 05 SEPT 2019 MUKA SURAT : 13/14
8.2 Prosedur Pelantikan Perunding (Kaedah Tender Terbuka - Kos Projek Pembangunan Fizikal Melebihi RM50 Juta/Kos Kajian Melebihi RM500 Ribu/Kos Kerja Ukur Melebihi RM500 Ribu)
Menerima Terma Rujukan (ToR) daripada Bahagian Pemegang Vot
Merujuk kepada Jabatan Teknik (JKR/JPS) akan keperluan pelantikan perunding
Melaksanakan proses pelantikan perunding secara Tender Terbuka (Rujuk PK 3.6 – Kaedah Perolehan Secara Tender Terbuka)
Pelantikan perunding dilaksanakan oleh
Jabatan Teknik Pelantikan perunding dilaksanakan oleh KEJORA
MULA
PROSES TAMAT
Menyemak ToR dan membuat pindaan/tambahan maklumat terhadap ToR sekiranya perlu
Mendapatkan kebenaran Pegawai Pengawal
Melaksanakan proses pelantikan rasmi perunding (Rujuk PK 3.8 – Surat Setuju Terima dan Perjanjian Perunding)
A
DOKUMEN ASAL
PROSEDUR OPERASI
NO. RUJ. DOKUMEN : KEJ/UT/001 NO. KELUARAN : 04
PELANTIKAN PERUNDING
TARIKH : 05 SEPT 2019 MUKA SURAT : 14/14
Menyimpan/mengedarkan dokumen MoA
Proses penyediaan dokumen MoA
TAMAT
A